Кто ставит номер договора заказчик или исполнитель. Работа с договорами: делопроизводственные нюансы. Согласование договоров: кто участвует в процессе

Ведь если одна организация присвоит ему номер и начнет оформление своих документов, а другая организация без согласования с первой допишет через косую черту или иныи образом свою часть номера договора и в подготавливаемых для подписания документах будет использовать уже «удлиненный» номер договора, то закончится это тем, что в комплекте первичных документов, относящихся к оплате и исполнению данного договора, будут фигурировать разные номера договоров. Тогда позже придется приводить все к единообразию, т.е. вносить исправления в ранее оформленные документы, а те, что нельзя исправлять – оформлять заново. Может потребоваться направление письма в банк об уточнении (корректировке) назначения уже проведенного платежа.

Может ли договор поставки быть без номера

Позже данное решение налогового органа было признано судом незаконным, так как было установлено следующее:

• в платежных поручениях и договорах полностью совпадают получатели платежа и суммы платежа,
• контрагенты налогоплательщика подтвердили, что названные договоры являются единственными сделками с налогоплательщиком в течение года, а налоговым органом не представлены доказательства того, что данные платежи осуществлены по каким-либо иным договорам и могут быть предъявлены или уже предъявлены к вычету по другим счетам-фактурам.

Ну что же, в этом конкретном случае повезло компании, и только потому, что с данным налогоплательщиком не было заключено других договоров, а если бы они были заключены (и тоже без присвоения номера), то решение арбитражного суда могло быть совершенно другим и не в пользу данной компании. Этот пример особо поучителен.

Обязательно ли ставить в договоре номер или можно обойтись без нумерации?

Он показывает важность правильного присвоения номера договору. Законодательство, как уже отмечалось, не содержит специальных требований на этот счет, но практика говорит о другом.

Автору вопроса следует обратить особое внимание на Пример 2. Представители контрагента, вернувшие Вам договор, могут быть правы при определенных обстоятельствах.

И то, что они обратили внимание на неправильное проставление номера договора, говорит об определенном уровне организации договорной работы на их предприятии. А поскольку я и сама сталкивалась с такими проблемами, то знаю, насколько это важно для ­организации.

Дам пояснения своей позиции. Договор – это документ, который насквозь пронизывает работу всех структурных подразделений предприятия. Сначала это служба делопроизводства, где договору присваивается номер, который проставляется на договоре и вносится в соответствующие регистрационные формы.

Регистрационный номер договора

Важно

На практике многие читатели сталкивались с тем, что иногда договор не имеет номера. Но вместе с тем именно отсутствие номера на договоре иногда приводит к серьезным проблемам, которые порой приходится решать в суде.

Номер договора!

Внимание

Поэтому прежде чем проставлять регистрационный номер договора, необходимо изучить раздел «Дополнительные условия».

• На практике возможен и другой способ присвоения договору номера: если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны (номер контрагента), то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на оборотной стороне последнего листа договора. В этом случае номером договора будет считаться только присвоенный контрагентом и указанный на первой странице договора.
• При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным номером вашей организации, и тогда он проставляется на первой странице документа.

Может ли договор быть без номера

Тогда вам необходимо внести изменение номера во все регистрационные формы.Это будет возможно только в том случае, если оплата или оформление иных документов по договору не производились. И хотя все действия (оплата, отгрузка товара и др.) должны производиться только по договору, подписанному двумя сторонами, на практике случаются и другие варианты.
Поэтому, внося изменения во все регистрационные формы, следует обращать на это внимание.Правила регистрации договоров не могут быть произвольными. Все конкретные варианты присвоения номера должны быть закреплены в Положении о договорной работе либо в ином внутреннем нормативном ­документе вашей организации.
Только так можно избежать путаницы. на Электронная подписка за 8400 руб.

Может ли трудовой договор быть без номера

CRM-систем (систем взаимоотношений с клиентами). Об этом свидетельствуют и вопросы слушателей, которые задаются на семинарах. Многие организации нашли ей решение, но обо всем по порядку.
Для начала давайте разберемся, откуда появилась такая тяга к добавлению своего номера договора через косую черту. Дело в том, что регистрация договоров помогает упорядочить работу с ними:

• подтвердить факт подписания договора в определенные сроки,
• отследить количество подписанных договоров, а также
• дает возможность эффективно использовать информацию при подготовке ответов на запросы при принятии управленческих решений, оперативно предоставлять информацию при проведении различных проверок на предприятии.

Каждая сторона по договору, как правило, должна после подписания присвоить ему номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию.
Если такой документ не имеет номера, то придется написать «по договору № б/н от 12.01.2009 г.» или «по счету № б/н от 12.01.2009 г.». После этого начинается исполнение договора (отгружается товар, оказывается услуга), и ответственный исполнитель обязан предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие исполнение обязательств по договору.
Это могут быть накладные на товар или акты выполненных работ (услуг), в которых опять же должна содержаться ссылка на номер и дату договора. Как видите, номер договора указывается сразу в нескольких документах обеими организациями и быть разным он просто не может.
IP/Host: .146.249.80.dynamic.onl.ru Re: Присвоение договору порядкового номера Ну если обнаружится два договора б/н от 29.10.2003г. с идентичным предметом и между теми же сторонами, тогда дело действительно плохо:)): неужто нельзя было эти идентичные предметы забить в один договор.Так что я с Романом согласен безоговорочно. #6 IP/Host: 212.248.21. Re: Re: Присвоение договору порядкового номера Большое всем спасибо! #7 IP/Host: .msk.internet2.ru Re: Re: Присвоение договору порядкового номера Дык фирмы две, в одном офисе. Но это уже дело прошлое.Какой был бардак ни словом сказать, ни пером описать #8 Извините, у вас недостаточно прав для того, чтобы создавать темы или отвечать на этом форуме.

Может ли быть договор без номера только дата

• Кому: [email protected]
• Тема: Консультации по делопроизводству

Я работаю начальником секретариата более 10 лет, имею специальное образование (историко-архивное). В последнее время у меня возникла следующая проблема, которую я не могу ­решить ­ни поисками в Интернете, ни консультациями у коллег.

На меня возложена обязанность по регистрации договоров. Так как это двусторонний документ, подписываемый и заверенный печатями обеих сторон, я считала, что и номер он должен иметь двойной, так как регистрируется документ в обеих организациях.

Но в последнее время я столкнулась с тем, что из нескольких государственных организаций нам были возвращены договоры, которые имели, кроме их первоначального номера, регистрационый номер нашей организации, добавленный через косую черту. Причина возврата: «Вы испортили договор, вы не имели права ставить свой номер».

Может ли быть трудовой договор без номера

Александра! Ваш вопрос носит явный коммерческий характер. Почему бы юридическому лицу-кредитору не обратиться к юристу, чтобы он помог взыскать долг с должника, тем более, что оплату услуг юриста можно также взыскать с должника? В общих чертах. Договор может заключаться как в форме одного письменного документа, так и в виде обмена документами (заявка, товарная накладная, платежное поручение и т.п.). Если оплата не осуществлена по отдельной поставке, то срок должен исчисляться со дня поставки (оформления товарной или товарно-транспортной накладной) и при этом для оплаты должен применяться разумный срок — как правило 7 дней. Более конкретно узнавайте у юриста, показав ему все имеющиеся документы. Удачи.При Вашем желании могу оказать более конкретную помощь.
Причем при заключении двустороннего договора номер ему может присвоить любая из подписывающих его сторон. Но чаще поступают следующим образом: организация, которая предложила свой проект договора или свою типовую форму для подписания, и присваивает ему номер.

Затем организация, которая должна по договору получить за свой товар или услугу деньги, выставляет счет на оплату. В нем должна содержаться ссылка на номер и дату договора.

Это помогает упорядочить финансовые отношения. Ведь по одному договору может быть предусмотрено выставление нескольких счетов с разными основаниями или с разным временем оплаты. Наличие в них ссылки на договор помогает упорядочить взаимные расчеты по нему.

Затем бухгалтерия другой организации осуществляет платеж. При этом в платежном документе обязательно должна присутствовать ссылка на номер и дату договора либо счета.

Понятие и структура преамбулы договора с ИП и ООО

Правом на это обладает директор (управляющий) компании.

1. Очень часто при заключении договора индивидуальные предприниматели фиксируют себя в качестве физического лица, что способствует в дальнейшем изменению налогового режима и повышению налоговой ставки. Чтобы избежать подобных последствий, необходимо в преамбуле указать статус ИП и номер свидетельства.
2. Не предоставляется информация, свидетельствующая о правах (полномочиях) подписавшего соглашение лица.

1. Преамбула договора (это часть, в которой описывается, кем являются стороны, заключающие).
2. Предмет (здесь описывается сама суть).
3. Права и соответствующие им обязанности каждой стороны.
4. Цены и способ ведения расчета по договору.
5. Ответственность, которую несут стороны, заключившие соглашение.
6. Срок, а также порядок изменения и заключения дополнений к договору.
7. Реквизиты и подписи сторон.

• название («Договор купли-продажи», «Договор аренды» и т.
• номер договора;
• сведения о месте заключения;
• указание даты подписания;
• полные наименования обеих сторон: для юридических лиц это будет фирменное наименование с указанием организационной формы, для ИП и граждан - полное имя, паспортные данные, при необходимости - данные свидетельства о регистрации ИП;
• имена и занимаемые должности тех, кто подписывает договор, с указанием оснований, по которым они вправе это делать («на основании Устава», «на основании доверенности» и т.

В преамбуле любого указывается, между кем он заключается. Стороны договора, или его участники, – это первое, на что нужно обратить внимание.

Получатель риэлторских услуг, обычно называемый в текстах «Заказчик», – это вы. Вторая сторона, которая будет оказывать эти услуги, – агентство недвижимости, как правило, называемое «Исполнитель».

Поскольку агентство является юридическим лицом, то в соответствии с законодательством заключать договоры и принимать обязательства от имени данной фирмы может только его исполнительный орган, который указан в уставе.

Это может быть генеральный директор, директор, президент или другой представитель руководства. Любое иное лицо, в том числе и заместитель руководителя, вправе заключать договоры только на основании доверенности. В этом случае клиенту следует иметь у себя копию такой доверенности.

Имейте в виду, что информация, содержащаяся в уставе или доверенности, согласно действующему законодательству не может быть отнесена к коммерческой тайне фирмы.

Агентство обязуется оказать какую-либо риэлторскую услугу, найти покупателя на имеющееся жилье или подобрать квартиру для ее приобретения, найти вариант обмена и т. д. Клиент обязуется уплатить за данную услугу определенную денежную сумму.

А случись что, желаемое (деньги, товар, услугу и т.п.) стребовать можно с контрагента, но никак не с номера. Если решение вопроса о наличии или отсутствии нумерации договоров лежит только в сфере Вашего удобства-неудобства, то указание в наименовании вида договора имеет глубокий гражданско- и налогово-правовой смысл, который нагляднее всего растолковывается на возможных налоговых последствиях посреднических сделок (агентский, комиссия, поручение).

Нужна ли в договоре преамбула и как ее составить: 5 ключевых элементов

Это – необязательный элемент преамбулы.

Юридического значения он не имеет, но облегчает организацию документооборота у сторон и позволяет точно сослаться на соглашение в последующей переписке. Поскольку каждая из сторон организует хранение и учёт договоров по своему, соглашения часто имеют «двойной» номер, например, «132/Д-13», составленный из номеров договоров, присвоенных ему каждой из сторон.

Если место подписания договора не приводится в его тексте, то, в соответствии со ст.

jurgeek.ru — скорая юридическая помощь

Юридические консультации по всей России

Преамбула договора: что это такое?

А напрасно: преамбула договора при ее неверном составлении может стать очень эффективном оружием в руках оппонента. Преамбула контракта — часть, которой как правило не уделяют особого интереса.

Место преамбулы в структуре контракта

Что такое преамбула контракта в обычной практике?

Ошибки при составлении преамбулы

Пространство преамбулы в структуре договора

Впрочем на практике за годы оборота сформировался обычай, по которому соглашение должен включать в себя надлежащие разделы: Российское законодательство не уточняет требований к тому, какую структуру обязан иметь договор.

Преамбула контракта (это часть, в которой описывается, кем считаются стороны, заключающие договор).

Вещь (здесь описывается сама сущность договора).

Права и соответственные им обязанности каждой стороны.

Стоимости и способ ведения расчета по соглашению.

Ответственность, которую несут стороны, заключившие договор.

Срок, а также порядок перемены и заключения дополнений к договору.

Реквизиты и подписи сторон.

В случае надобности в текст договора могут подключаться и другие условия (форс-мажорная обмолвка, порядок разрешения споров, величина ответственности и т.

собственно что такое преамбула договора в обыкновенной практике?

Преамбула договора по притязаниям, сложившимся на практике, подключает в себя:

название контракта («Договор купли-реализации», «Соглашение аренды» и т. п.);

сведения о месте заключения;

распоряжение даты подписания;

полные названия обеих сторон: для юридических лиц это несомненно будет фирменное наименование с указанием организационной формы, для ИП и людей — полное имя, паспортные данные, при надобности — данные свидетельства о регистрации ИП;

имена и занимаемые должности тех, кто подписывает соглашение, с указанием оснований, по коим они вправе это создавать («на основании Устава», «на основании доверенности» и т. д.).

Скачать форму контракта

Скачать форму договора

Промахи при составлении преамбулы

Обычными примерами ошибок при оформлении преамбулы контракта являются:

В этом случае меняется налоговый режим, и сторона, платящая ИП, несомненно будет платить повышенную налоговую ставку. Распоряжение ИП как обычного господина.

Регистрационный номер договора

Избежать этой ошибки элементарно: нужно указать статус ИП и номер свидетельства.

Недоступность сведений о полномочиях подписавших соглашение лиц. Документ в этом случае имеет возможность быть признан недействительным.

Для соглашений внешней торговли это весьма важно, поскольку касается законодательства, используемое к сделке. Неуказание места подписания.

Интерес! Поскольку в преамбуле содержатся сведения, как правило имеющиеся в уставе фирмы, ее оглавление не может быть платной тайной!

Posted on30.11.2017by. This entry was posted in Название категории. Bookmark the permalink.

Реестр договоров – это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства.

Номер договора!

Любое соглашение, после его подписания сторонами, передается их делопроизводителям для дальнейшей регистрации. В случае, если на предприятии (в организации) нет необходимости в отделе, ведущем делопроизводство, обязанности делопроизводителя выполняет сотрудник, уполномоченный на это руководителем.

После того, как договор поступил на регистрацию, ему присваивается номер, по которому он будет числиться в организации. Существует два варианта присвоения соглашению регистрационного номера:

• если договор поступил уже пронумерованным, то делопроизводитель организации присваивает ему индивидуальный номер на обратной стороне. В этом случае на обратной стороне также проставляется специальный штамп, а номером соглашения считается ранее присвоенный контрагентом;
• присвоение сложного номера через дробь. В этом случае номером договора будет считаться очередной номер внутреннего реестра организации.

Унифицированной формы реестра договоров не существует, поэтому каждая организация составляется его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Общими данными, содержащимися в каждом реестре, являются:

• номер договора по порядку;
• номер и дата подписания договора;
• полное наименование контрагента;
• предмет соглашения;
• период действия документа;
• общая сумма соглашения.

Способы ведения реестра также могут разными. Так, реестр ведут с использованием электронных носителей в виде таблицы, в виде специально разработанного программного обеспечения или вручную в специально отведенном журнале.

Предмет договора Товар, который есть у продавца в наличии на момент подписания соглашения, или появится в обозримом будущем (будет создан, получен, приобретен), и является предметом договора поставки. Товар определяют по родовым или индивидуальным признакам. В договоре предмет отражен максимально конкретно – не только наименованием. Подробнее читайте в следующем разделе. Цена и условия оплаты Стоимость товара можно указывать, как непосредственно в договоре, так и в спецификации. Цену определяют за единицу товара.

Договор поставки товара

Каким образом покупатель может гарантировать себе приобретение такой продукции, которая бы его вполне устраивала по параметрам качества, была бы задействована в хозяйственной деятельности и приносила ожидаемый доход?

1. Указать в договоре поставки номера и индексы стандартов и технических условий, применяемых сторонами для определения качества товара (можно использовать все виды документации, содержащей информацию, определяющую эталон).
2. При отсутствии публикации этих документов в общедоступных изданиях, покупатель выдвигает поставщику требование об обязательном приложении копий документов к договору.

Поставщик (продавец) обязан передать покупателю товар такого качества, которое оговорено в соглашении, или соответствует общеустановленным стандартам.

Образец типового договора поставки товаров

Внимание

Если докажет, что надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, например таких как: стихийные и экологические бедствия, забастовки, военные действия, аварии на транспорте и производстве, эпидемии и эпизоотии, карантины, акты органов государственной власти и органов местного самоуправления.

Если Сторона, ссылающаяся на обстоятельства непреодолимой силы, не известит другую Сторону о наступлении указанных обстоятельств в -дневный срок, такая Сторона несет ответственность за нарушение своих обязательств в соответствии с настоящим Договором.

СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА И ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ 9.1. Настоящий Договор вступает в силу с момента подписания Сторонами первой Спецификации и действует до полного исполнения Сторонами своих обязательств по Договору.

В случае нарушения Покупателем сроков оплаты Товара, установленных настоящим Договором и Спецификациями (при отгрузке Товара до его полной оплаты) Покупатель уплачивает неустойку в размере 0,5 (Ноль целых пять десятых) процента от оставшейся суммы неоплаченного Товара за каждый день просрочки, но не более 30 % стоимости этого Товара.

7.2.
7.3.
7.5.
8.

Договор поставки — подробно о соглашении и выполнении

При возникновении встречных требований, Стороны вправе произвести их зачет.

8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН 8.1. При просрочке оплаты Товара, либо поставки Товара согласно условиям настоящего Договора виновная Сторона уплачивает пени из расчета % от стоимости недопоставленной, неоплаченной продукции, за каждый день просрочки, но не более % от общей цены Договора.

При этом право на их получение возникает у Стороны после выставления письменной претензии с расчетом суммы пени и признания их виновной Стороной, либо вынесения судебного решения о присуждении пени, если претензии не выставлялись или виновной Стороной признаны не были.

как присваивать номер договору

8.2. Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая свои обязательства по настоящему Договору, освобождается от ответственности в случае наступления форс-мажорных обстоятельств: 8.2.1.

Договор поставки – серьезный документ, хоть он и составлен в простой форме. Кстати, использовать слепое переписывание шаблонов соглашения не рекомендую. В вашем документе должны быть отражены пункты, характерные именно для вашего предприятия, учтены индивидуальные нюансы и тщательно прописаны основания ответственности и форс-мажорные обстоятельства. (3 оценок, среднее: 5,00 из 5)Для того чтобы оценить запись, вы должны быть зарегистрированным пользователем сайта. Загрузка…

Договор на поставку продукции конкретную сумму

Сторона, для которой наступили форс-мажорные обстоятельства, обязана не позднее 3 (Трех) календарных дней со дня наступления таких обстоятельств уведомить другую Сторону о начале, ожидаемом сроке действия и прекращения указанных обстоятельств. Факты, содержащиеся в уведомлении, должны быть подтверждены документом Торгово-промышленной палаты РФ. 10.4. В случае если действие форс-мажорных обстоятельств будет продолжаться более 2 (Двух) календарных месяцев любая Сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящий Договор при условии письменного предупреждения об этом другой Стороны за 10 (Десять) календарных дней. 11.

СРОКИ, ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ 5.1 Срок поставки каждой партии (период поставки) Товаров указывается в Спецификации применительно к каждой партии Товаров.

С письменного согласия Покупателя допускается досрочная поставка Товаров.

5.2. Датой поставки (отгрузки) Товаров считается дата проставления штемпеля на железнодорожных накладных или товарно-транспортных накладных (печати, даты и подписи уполномоченного представителя Покупателя) о получении Товаров Покупателю (грузополучателю). 5.3.

Право собственности на Товары, а также риск случайного повреждения, гибели Товара переходит от Поставщика к Покупателю с даты поставки Товара Покупателю.

5.4. Товары считаются поставленными в надлежащий срок при соблюдении сроков поставки, указанных в Спецификации, а также при выполнении Покупателем п.7.5 настоящего договора. 5.5.

Поставка Товара осуществляется Поставщиком за счет Покупателя.

Как присвоить номер договору

Советы Эксперта — Консультанта по вопросам Работы и Карьеры

Фото по теме

Документы в большинстве организаций хранятся десятилетиями. Чтобы ценные бумаги не потерялись и не помялись, подшивайте их в папки из пластмассы или твердого картона. Перед этим обязательно присвойте каждому договору собственный номер. Так будет легче найти его в случае необходимости. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере.

Как подшивать документы в архив — как правильно подшивать документы, как по … 29.12.2011

Краткое пошаговое руководство

Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат.

Шаг — 1
Чтобы легко найти нужный договор, изготовьте книгу учета. Возьмите толстую тетрадь в клетку. Пронумеруйте первый лист. Присваивайте ценной бумаге номер и вписывайте его в этот журнал. Номер может состоять только из цифр, например 345. Или иметь буквы — 123-ИД. Кроме него заносите дату, когда был заключен договор. Строка в журнале должна выглядеть так: 1. договор №345-Ид от 23.03.2011. В примечаниях укажите суть сделки, если это требуется по корпоративному стилю ведения документации. Выполнив это, переходим к следующим действиям.

Шаг — 2
Когда в организации существует не одно юридическое лицо, изготовьте для каждого собственный журнал учета договоров. Для обозначения применяйте условные символы. Например, документы ООО «Три медведя» записывайте как 456-ТМ. А договора от ОАО «Волк и Красная шапочка» помечайте 876-ВКШ. Номера должны идти в тетради по порядку, чтобы не было путаницы.

Присвоение номера договору

Выполнив это, переходим к следующим действиям.

Как прошить договор — как подшить договор, хранение документов, хранение до … 11.01.2012

Шаг — 3
Даже если каждое подразделение компании занимается оформлением и согласованием документов, книга учета договоров должна быть одна. Иначе номера документов будут повторяться, что внесет в деятельность фирмы разлад. Поручите секретарю или заведующему канцелярией вести этот журнал. Не выдавайте сотрудникам печать и не подписывайте документ у генерального директора до тех пор, пока ему не присвоен идентификационный номер.

Папки с документами пятилетней давности нет необходимости всегда иметь под рукой. Чтобы они не занимали место в шкафу, разложите их по картонным коробкам, подписав год и название юридического лица, на которое они оформлены. Коробки поместите на склад.

Дополнительная информация и полезные советы эксперта по вопросам работы и карьеры

Если договоров накопилось много, разложите их по скоросшивателям. Папки разделите по дате подписания документов или по юридическим лицам. Каждый договор вложите в файл и закрепите. Не набивайте скоросшиватель плотно, листы могут помяться.

Как подшивать бухгалтерские документы — Документ, подшивать, журнал-ордер, … 27.12.2011

Надеемся ответ на вопрос — Как присвоить номер договору — содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам в Работе и Карьере!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой — Поиск по сайту.

Ключевые теги: Работа и карьера

Я работаю начальником секретариата более 10 лет, имею специальное образование (историко-архивное). В последнее время у меня возникла следующая проблема, которую я не могу ­решить ­ни поисками в Интернете, ни консультациями у коллег.

На меня возложена обязанность по регистрации договоров. Так как это двусторонний документ, подписываемый и заверенный печатями обеих сторон, я считала, что и номер он должен иметь двойной, так как регистрируется документ в обеих организациях. Но в последнее время я столкнулась с тем, что из нескольких государственных организаций нам были возвращены договоры, которые имели, кроме их первоначального номера, регистрационый номер нашей организации, добавленный через косую черту. Причина возврата: «Вы испортили договор, вы не имели права ставить свой номер».

Не могли бы вы, как специалисты высшей для меня инстанции, к которым я имею возможность обратиться, объяснить, как правильно должны регистрироваться данные документы (желательно со ссылками на нормативные акты, устанавливающие данный порядок). Я знаю, что данный вопрос будет интересен и другим моим коллегам.

• Черепкова Е.А.,
• г. Екатеринбург

Х отелось бы обратить внимание читателей на то, что, как правило, представители служб делопроизводства привыкли работать с организационно-распорядительными документами, а основные требования, предъявляемые к такому документу, как договор, определяются Гражданским кодексом Российской Федерации (далее по тексту - ГК РФ). В соответствии со статьей 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках. Но сразу сделаем оговорку, что требований к регистрации договоров и присвоению номера договорам ГК РФ не содержит, за исключением договоров, подлежащих государственной регистрации.

Так, в соответствии со статьей 433 ГК РФ договор, подлежащий государственной регистрации, считается заключенным с момента его регистрации, если иное не предусмотрено законом. К таким договорам относятся, например, сделки с землей и другим недвижимым имуществом.

Поэтому следует понимать, что законодательство не требует обязательно присваивать договору номер. Хотя в соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные, бухгалтерские, финансовые и другие.

На практике многие читатели сталкивались с тем, что иногда договор не имеет номера. Но вместе с тем именно отсутствие номера на договоре иногда приводит к серьезным проблемам, которые порой приходится решать в суде. Посмотрим несколько примеров из судебной практики.

Пример 1

Свернуть Показать

Постановление ФАС СЗО от 19.12.2005 № А56-6971/2005:

Суд отказал во взыскании с налогового органа расходов на оплату услуг представителя, так как налогоплательщик не подтвердил получение представителем денежных средств. Одной из причин было названо отсутствие в платежном документе ссылки на номер и дату договора, на основании которого производилась выплата денег.

Пример 2

Свернуть Показать

Постановление ФАС СЗО от 03.11.2005 № Ф04-7721/2005 (16362-А46-7):

Налоговый орган отказал в предоставлении вычетов по НДС, так как в представленных налогоплательщиком договорах и платежных поручениях имелись расхождения между датами заключения договоров и номерами договоров. Позже данное решение налогового органа было признано судом незаконным, так как было установлено следующее:

• в платежных поручениях и договорах полностью совпадают получатели платежа и суммы платежа,
• контрагенты налогоплательщика подтвердили, что названные договоры являются единственными сделками с налогоплательщиком в течение года, а налоговым органом не представлены доказательства того, что данные платежи осуществлены по каким-либо иным договорам и могут быть предъявлены или уже предъявлены к вычету по другим счетам-фактурам.

Ну что же, в этом конкретном случае повезло компании, и только потому, что с данным налогоплательщиком не было заключено других договоров, а если бы они были заключены (и тоже без присвоения номера), то решение арбитражного суда могло быть совершенно другим и не в пользу данной компании. Этот пример особо поучителен. Он показывает важность правильного присвоения номера договору. Законодательство, как уже отмечалось, не содержит специальных требований на этот счет, но практика говорит о другом.

Автору вопроса следует обратить особое внимание на Пример 2. Представители контрагента, вернувшие Вам договор, могут быть правы при определенных обстоятельствах. И то, что они обратили внимание на неправильное проставление номера договора, говорит об определенном уровне организации договорной работы на их предприятии. А поскольку я и сама сталкивалась с такими проблемами, то знаю, насколько это важно для ­организации. Дам пояснения своей позиции.

Договор - это документ, который насквозь пронизывает работу всех структурных подразделений предприятия. Сначала это служба делопроизводства, где договору присваивается номер, который проставляется на договоре и вносится в соответствующие регистрационные формы. Причем при заключении двустороннего договора номер ему может присвоить любая из подписывающих его сторон. Но чаще поступают следующим образом: организация, которая предложила свой проект договора или свою типовую форму для подписания, и присваивает ему номер.

Затем организация, которая должна по договору получить за свой товар или услугу деньги, выставляет счет на оплату. В нем должна содержаться ссылка на номер и дату договора. Это помогает упорядочить финансовые отношения. Ведь по одному договору может быть предусмотрено выставление нескольких счетов с разными основаниями или с разным временем оплаты. Наличие в них ссылки на договор помогает упорядочить взаимные расчеты по нему.

Затем бухгалтерия другой организации осуществляет платеж. При этом в платежном документе обязательно должна присутствовать ссылка на номер и дату договора либо счета. Если такой документ не имеет номера, то придется написать «по договору № б/н от 12.01.2009 г.» или «по счету № б/н от 12.01.2009 г.».

После этого начинается исполнение договора (отгружается товар, оказывается услуга), и ответственный исполнитель обязан предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие исполнение обязательств по договору. Это могут быть накладные на товар или акты выполненных работ (услуг), в которых опять же должна содержаться ссылка на номер и дату договора.

Как видите, номер договора указывается сразу в нескольких документах обеими организациями и быть разным он просто не может. Ведь если одна организация присвоит ему номер и начнет оформление своих документов, а другая организация без согласования с первой допишет через косую черту или иныи образом свою часть номера договора и в подготавливаемых для подписания документах будет использовать уже «удлиненный» номер договора, то закончится это тем, что в комплекте первичных документов, относящихся к оплате и исполнению данного договора, будут фигурировать разные номера договоров. Тогда позже придется приводить все к единообразию, т.е. вносить исправления в ранее оформленные документы, а те, что нельзя исправлять - оформлять заново. Может потребоваться направление письма в банк об уточнении (корректировке) назначения уже проведенного платежа.

Проблема с присвоением номера договора особенно актуальна в последнее время в связи с внедрением систем электронного документооборота, автоматизации договорной деятельности в рамках IRP-систем (систем управления ресурсами предприятия), CRM-систем (систем взаимоотношений с клиентами). Об этом свидетельствуют и вопросы слушателей, которые задаются на семинарах. Многие организации нашли ей решение, но обо всем по порядку.

Для начала давайте разберемся, откуда появилась такая тяга к добавлению своего номера договора через косую черту. Дело в том, что регистрация договоров помогает упорядочить работу с ними:

• подтвердить факт подписания договора в определенные сроки,
• отследить количество подписанных договоров, а также
• дает возможность эффективно использовать информацию при подготовке ответов на запросы при принятии управленческих решений, оперативно предоставлять информацию при проведении различных проверок на предприятии.

Каждая сторона по договору, как правило, должна после подписания присвоить ему номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Номер договора обычно состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным. И тогда он может выглядеть, к примеру, таким образом: № 123-ОПРС08-ЛС-234/1238-К-002-БСК. И здесь очень важно предупредить своего партнера о том, что вы «удлинили» номер договора, чтобы во всех подготавливаемых ­документах он фигурировал под одинаковым номером!

Но реализовать это не всегда представляется возможным. Так, некоторые компании, которые имеют договоры не только с тысячами, но и с миллионами контрагентов, стараются исключить возможность проставления номера контрагента на договоре, так как они просто не имеют физической возможности отследить, какой же номер присвоил контрагент. Они производят учет договора и всех последующих документов к нему по тому номеру, который зарегистрирован в их информационной системе. Это особенно актуально для государственных предприятий, которые тоже очень ревностно относятся к номеру договора.

Рассмотрим несколько вариантов решения проблемы присвоения контрагентами двустороннего номера договору:

1. Одним из примеров могут служить компании, оказывающие услуги связи. Уже есть прецеденты включения в текст договора следующего условия: «Стороны под номером договора понимают регистрационный номер договора Исполнителя. Именно этот номер указывают в счетах». Наличие такого условия помогает избежать проставления номера договора двумя компаниями через дробь. Но даже если клиент и добавит свой номер, то корректным номером все равно будет считаться первоначальный, указанный исполнителем. Поэтому прежде чем проставлять регистрационный номер договора, необходимо изучить раздел «Дополнительные условия».
2. На практике возможен и другой способ присвоения договору номера: если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны (номер контрагента), то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на оборотной стороне последнего листа договора. В этом случае номером договора будет считаться только присвоенный контрагентом и указанный на первой странице договора.
3. При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным номером вашей организации, и тогда он проставляется на первой странице документа. При этом контрагент в отдельных случаях может вернуть вам договор с добавлением своего номера через дробь. Тогда вам необходимо внести изменение номера во все регистрационные формы.
   Это будет возможно только в том случае, если оплата или оформление иных документов по договору не производились. И хотя все действия (оплата, отгрузка товара и др.) должны производиться только по договору, подписанному двумя сторонами, на практике случаются и другие варианты. Поэтому, внося изменения во все регистрационные формы, следует обращать на это внимание.

Правила регистрации договоров не могут быть произвольными. Все конкретные варианты присвоения номера должны быть закреплены в Положении о договорной работе либо в ином внутреннем нормативном ­документе вашей организации. Только так можно избежать путаницы.

Фото по теме

Краткое пошаговое руководство

Шаг - 1
Чтобы легко найти нужный договор, изготовьте книгу учета. Возьмите толстую тетрадь в клетку. Пронумеруйте первый лист. Присваивайте ценной бумаге номер и вписывайте его в этот журнал. Номер может состоять только из цифр, например 345. Или иметь буквы - 123-ИД. Кроме него заносите дату, когда был заключен договор. Строка в журнале должна выглядеть так: 1. договор №345-Ид от 23.03.2011. В примечаниях укажите суть сделки, если это требуется по корпоративному стилю ведения документации. Выполнив это, переходим к следующим действиям.

Шаг - 2
Когда в организации существует не одно юридическое лицо, изготовьте для каждого собственный журнал учета договоров. Для обозначения применяйте условные символы. Например, документы ООО "Три медведя" записывайте как 456-ТМ. А договора от ОАО "Волк и Красная шапочка" помечайте 876-ВКШ. Номера должны идти в тетради по порядку, чтобы не было путаницы. Выполнив это, переходим к следующим действиям.

Шаг - 3
Даже если каждое подразделение компании занимается оформлением и согласованием документов, книга учета договоров должна быть одна. Иначе номера документов будут повторяться, что внесет в деятельность фирмы разлад. Поручите секретарю или заведующему канцелярией вести этот журнал. Не выдавайте сотрудникам печать и не подписывайте документ у генерального директора до тех пор, пока ему не присвоен идентификационный номер.

Рекомендуем обратить внимание на следующие советы консультанта по вопросам работы и карьеры Папки с документами пятилетней давности нет необходимости всегда иметь под рукой. Чтобы они не занимали место в шкафу, разложите их по картонным коробкам, подписав год и название юридического лица, на которое они оформлены. Коробки поместите на склад.

Дополнительная информация и полезные советы эксперта по вопросам работы и карьеры Если договоров накопилось много, разложите их по скоросшивателям. Папки разделите по дате подписания документов или по юридическим лицам. Каждый договор вложите в файл и закрепите. Не набивайте скоросшиватель плотно, листы могут помяться.
Надеемся ответ на вопрос - Как присвоить номер договору - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам в Работе и Карьере!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой -