М.Ю. Гриня, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Электронные документы: нужна ли их распечатка?

Документооборот активно переходит в виртуальную сферу. Все больше документов организации составляются электронно. Нужно ли их распечатывать, например по завершении отчетного (налогового) периода, или можно оставлять в электронном виде?

Что такое электронный документ

Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, когда:

• <или> документы составляются в рамках соглашения между участниками электронного взаимодействия, при этом применяется усиленная электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная), установленная соглашение мч. 3, 4 ст. 5 , ч. 1, 2 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ ; Письма Минфина от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920 ; ФНС от 17.01.2014 № ПА-4-6/489 ;
• <или> используется усиленная квалифицированная электронная подпис ьч. 4 ст. 5 , ч. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ ; Письмо Минфина от 12.04.2013 № 03-03-07/12250 . Правда, в очередной раз касаясь темы электронных документов, Минфин указал, что усиленная подпись может быть и неквалифицированной. Однако в этом случае все-таки рекомендуем оговорить применение усиленной неквалифицированной подписи соглашением сторо нПисьмо Минфина от 05.05.2015 № 07-01-06/25701 .

То есть наличие электронной подписи - обязательное требование для электронного документа. Если вы обмениваетесь с контрагентом документами, например, по электронной почте или составляете первичные документы с помощью пользовательских программ (Word, Excel и т. п.), то есть без использования электронной подписи, то такие документы нужно обязательно распечатывать и подписывать. Без живой подписи на бумаге они не могут быть приняты к учету.

Когда электронные документы нужно распечатывать

Первичные учетные документы, составленные в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, нужно распечатыват ьч. 5, 6 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 2 ст. 93 НК РФ ; Письмо Минфина от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1 :

• <или> если в силу договора организация должна представить контрагенту документ на бумаге;
• <или> по требованию госорганов и других лиц, которым в силу законодательства организация обязана представить бумажный первичный учетный документ;
• <или> когда применяемые форматы не позволяют передать документ электронно. Например, накладные (форма № ТОРГ-12) и акты приемки-сдачи работ (услуг), составленные по утвержденным формата мутв. Приказом ФНС от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ , в инспекцию могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Но если документы составляются по своим форматам, то передать их электронно в инспекцию по ТКC невозможн оПисьмо Минфина от 03.04.2015 № 03-02-07/1/18808 .

Налоговые декларации (расчеты), представляемые в электронном формате по телекоммуникационным каналам связи, так и хранятся виртуально.

Налоговый кодекс не содержит требований об изготовлении бумажных копий электронной отчетности.

НДС-документы, составленные в электронном виде, распечатывать по окончании квартала или года не требуется. В налоговую инспекцию они могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связ ип. 2 ст. 93 , п. 5 ст. 93.1 НК РФ . Речь идет:

• о счетах-фактурах, выставленных или полученных в электронном виде по утвержденным формата м

Представлять бумажные документы (впрочем, как и электронные) по ТКС разрешено Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, который утвердил формат xml-файла электронной описи документов. «Согласно приказу 14 видов документов можно представить по ТКС двумя способами. Электронные документы можно направить в утвержденных xml-форматах. Бумажные же документы нужно отсканировать и перевести в форматы jpg или tif», — рассказывает эксперт системы электронного документооборота (ЭДО) Диадок Тамара Мокеева.

Порядок представления по ТКС утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. В соответствии с порядком налоговый орган направляет налогоплательщику электронное требование о представлении документов. Если налогоплательщик в течение суток не примет требование, налоговая продублирует его на бумаге и вышлет почтой. Не принять требование налогоплательщик имеет право по трем причинам: невозможность прочитать его из-за нарушения формата, неправомерность подписи под требованием или ошибочное направление (п. 14 Приказа).

Подготавливаем документы

Если вы получили требование в электронном виде и хотите направить документы по ТКС, вам нужно принять его и отправить квитанцию о приемке. Она прогрузится в систему ИФНС и будет служить уведомлением о том, что требование дошло. Ознакомьтесь с перечнем требуемых документов. Какие-то из них, возможно, были составлены на бумаге — их необходимо будет отсканировать, какие-то — в электронном виде. В последнем случае обратите внимание на то, в каком формате были составлены документы. Если в утвержденных ФНС xml-форматах, то прикрепить их к описи можно будет сразу же. Иначе документы придется распечатать, заверить и снова отсканировать или же перевести в нужные форматы tif или jpg с помощью соответствующих программных средств. Заметим, что согласно формату описи в настоящий момент представить по ТКС можно ограниченный перечень документов, который обозначен в Приложении к Приказу ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@. Все прочие документы придется направить почтой.

Если требование изначально было направлено на бумаге, то представить документы по ТКС не получится из-за невозможности сформировать опись документов. Дело в том, что xml-формат описи предполагает наличие так называемого идентификатора файла документа, к которому формируется опись (т.е. требования). Этого идентификатора нет на бумажном требовании, а без него опись не прогрузится в систему инспекции.

Формируем опись

Далее вам нужно сформировать опись, собрать и прикрепить к ней все документы. Это можно сделать либо самостоятельно (например, в учетной системе), либо в системе сдачи налоговой отчетности, в которой пришло требование. Работать в системе сдачи отчетности удобнее в том плане, что все реквизиты описи, связанные с требованием, подписью и количеством направляемых документов, будут заполнены автоматически. Это те реквизиты, от которых зависит, прогрузится ли пакет документов в приемочный комплекс инспекции. При этом отправить пакет можно будет сразу же без выгрузки и поиска способов направить его по ТКС.

Приведем в пример порядок подготовки и направления документов в системе сдачи налоговой отчетности «Контур-Экстерн». Чтобы заполнить реквизиты описи, вам необходимо указать код формы документа по КНД (1165034) и признак лица, подписавшего документ — руководителя организации (3) или её представителя (4).

Прикрепляем документы

Остается прикрепить документы. Документы в виде xml-файлов можно выгрузить из системы ЭДО или из электронного архива. Из реквизитов понадобится указать код или наименование документа, код формы документа по КНД и порядковый номер в требовании. Чтобы прикрепить скан-образы бумажных (или электронных в произвольных форматах) документов, придется заполнить больше данных: каких именно, зависит от типа документа. Для счетов-фактур это, например, в том числе дата и номер документа, реквизиты участников сделки, сумма с НДС и НДС.

После того как все документы будут прикреплены к описи, пакет документов необходимо подписать сертификатом электронной подписи пользователя системы и направить в налоговую. Если пакет был составлен верно, то он прогрузится через приемочный комплекс ГПР и попадет в ЭОД ИФНС, где документы уже будут просматриваться инспектором. В противном случае пользователю в системе придет уведомление об отказе с перечислением непринятых документов. Их нужно будет исправить, прикрепить к описи и снова направить в налоговую.

Пример из практики

Межрайонная ИФНС Ростовской области № 6152 через систему спецоператора СКБ Контур направила налогоплательщику электронное требование о представлении счетов-фактур, которые были выставлены на бумаге. При этом инспекция выразила желание получить эти документы в виде скан-образов через Интернет. Налогоплательщик отсканировал документы, сформировал в системе спецоператора опись и направил весь пакет в инспекцию. Пакет успешно прогрузился в систему электронного обмена данных ИФНС, после чего документы были проверены инспектором и занесены в базу данных инспекции.

«Технология представления документов в электронном виде работает во всех ИНФС России с ноября 2012 года, — рассказывает Тамара Мокеева. - Налоговые инспекторы все чаще самостоятельно выступают с инициативой приема документов через Интернет — как электронных, так и бумажных».

«При представлении документов на бумажном носителе заверяются копии документов. При этом должна быть заверена копия каждого документа, а не прошивка этих документов. Электронные документы объективно проще в обработке и хранении, а автоматизированный учет исполнения требований уменьшает риск нарушения сроков представления. Снижаются затраты на пересылку. ФНС прорабатывает вопрос о расширении перечня документов, которые можно представить по ТКС. Активное участие налогоплательщиков в ЭДО ускорит данное направление работы», — считает Татьяна Василенко, начальник отдела по работе с налогоплательщиками межрайонной ИФНС № 6152.

При работе с электронными официальными бумагами между партнерами можно установить свои требования к правилам оформления документов, в том числе к сканам бумажных оригиналов. А вот при взаимодействии с официальными органами власти придется соблюдать требования чиновников. Надо отметить, что на законодательном уровне пока нет единых требований к сканированным бумагам, поэтому такие правила устанавливаются в каждом конкретном ведомстве самостоятельно.

Так, например, для подачи сканов в Арбитражный суд нужно учитывать, что документы, подаваемые через сайт, должны быть переведены в электронный вид в формат PDF. Цвет скан-копии должен быть черно-белый или серый. Если подписи в бумажном документе выполнены синей ручкой, важно, чтобы при сканировании такого документа было выбрано черно-белое решение. Кроме того, разрешение скана должно быть не менее 200 точек на дюйм (DPI). Очень важным является размер одного файла – он не должен превышать 10 Мб. Само собой, скан должен хорошо читаться, т. е. все надписи, печати, подписи должны быть различимы. При этом в каждом направленном вложении должно быть не более одного документа, такой файл должен иметь название, отражающее суть вложенного документа, и содержать количество страниц в нем. Например, название может быть таким: «Договор 15 от 12.12.2016 года 7л.pdf».

Требования к файлу

Единый портал государственных услуг, который на сегодняшний день позволяет компаниям решить многие свои вопросы не выходя из офиса, принимает сканированные документы, которые соответствуют определенным требованиям. Так, оцифровка бумаги должна включать в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF. Кроме того, страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Учтите, что страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в формате RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части четкости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста. К тому же сканы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках. Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого, также нельзя делать в них защиту паролем на открытие.

Обратите внимание

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. В том числе для счетов-фактур; журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур; книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним, если они есть.

Учтите, в качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных документов должны использоваться TIFF и PDF. Использование других форматов не рекомендуется. Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после оцифровки должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа. В случае если документ состоит из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG. Формат PDF применяется для полного представления документа в электронном виде.

Мнение налоговиков

Особое мнение по вопросу цифровых документов имеется и у налоговых органов. Разрешено предоставить сканы от организации в порядке, определенном статьей 93 Налогового кодекса, в электронной форме (сканирование с сохранением реквизитов) по установленным форматам при условии заверения усиленной квалифицированной проверяемого лица или его представителя (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ). В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. Во-первых, это счет-фактура, в том числе корректировочный; журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур; книга покупок и книга продаж и дополнительные листы к ним, если они есть. Во-вторых, это товарная накладная () и акт приемки-сдачи работ (услуг) (форматы рекомендованы приказом ФНС от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@). В-третьих, документы о передаче товаров при торговых операциях, формат которых утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@. И в-четвертых, это бумаги о передаче результатов работ или оказании услуг, их формат утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@.

Формат описи

Приказом ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» разработан формат описи. Речь идет о списке документов, направляемых инспекторам в электронном виде по ТКС, который включает и форматы, указанные в описи, и документы, представленные в виде скан-образов. Возможность их представления в виде сканированных копий установлена для следующих документов: договор, в том числе дополнения и изменения; спецификация, калькуляция, расчет цены и стоимости; акт приемки-сдачи работ и услуг; счет-фактура, в том числе корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная ТОРГ-12; грузовая таможенная/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним. На данный момент указанный перечень документов является исчерпывающим.

Проект приказа

Если документы составлены по форматам, установленным ФНС, они могут быть направлены в инспекцию в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, в том числе с использованием системы электронного документооборота «Контур-Архив». ФНС уже разработала требования к формату материалов, составленных на бумажном носителе, и представляемых сканов. Эти требования касаются представления документов инспекторам по запросу согласно пункту 2 статьи 93 НК РФ. В настоящее время подготовлен проект приказа Службы, которым планируется утвердить требования к формату сканов.

Планируется установить следующие требования: документ, оформ-ленный на бумаге и истребованный ревизорами, преобразуется в электронный образ путем сканирования с сохранением реквизитов документа. Сам скан формируется в виде файлов изображений в формате TIFF, JPG, PDF, PNG. При этом сканирование должно производиться с разрешением не менее 150 и не более 300 DPI (точек на дюйм) с использованием 256 градаций серого цвета.

Обратите внимание

5 Мб и не более должен быть суммарный размер всех передаваемых файлов в рамках одного заявления.

Сканирование должно обеспечивать возможность свободного чтения текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. А электронный образ надо направлять в инспекцию с использованием технологического XML-файла, формат которого устанавливается ФНС.

Направляемые ревизорам документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя. Имя представляемого файла электронного образа должно будет иметь следующий вид: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2, где:

• KD – префикс, принимающий четырехзначное значение, равное 1101 (истребованные документы);
• О – идентификатор отправителя, имеет вид: девятнадцатиразрядный код (ИНН и КПП организации) – для организаций, двенадцатиразрядный код (ИНН физлица, при отсутствии ИНН – последовательность из двена-дцати нулей) – для физлиц;
• P – идентификатор конечного получателя, четырехразрядный код налогового органа в соответствии с СОНО;
• GGGGMMDD – дата формирования файла;
• N1, N2 – идентификационные номера файла (GUID).

• Получать актуальную информацию об объектах имущества и транспортных средствах, о суммах начисленных и уплаченных налоговых платежей, о наличии переплат, о задолженности по налогам перед бюджетом.
• Контролировать состояние расчетов с бюджетом.
• Получать и распечатывать налоговые уведомления и квитанции на уплату налоговых платежей.
• Оплачивать налоговую задолженность и налоговые платежи через банки – партнеры ФНС России.
• Скачивать программы для заполнения декларации по налогу на доходы физических лиц по форме № 3-НДФЛ, заполнять декларацию по форме № 3-НДФЛ в режиме онлайн, направлять в налоговую инспекцию декларацию по форме № 3-НДФЛ в электронном виде, подписанную электронной подписью налогоплательщика.
• Отслеживать статус камеральной проверки налоговых деклараций по форме № 3-НДФЛ.
• Обращаться в налоговые органы без личного визита в налоговую инспекцию.

Оплата налогов через личный кабинет налогоплательщика: пошаговая инструкция

Оплачивать сбор через индивидуальный кабинет можно будет после получения данных для входа на сервис. По ним нужно будет один раз зайти на сайт. Затем можно изменить их на свои собственные данные. После этого налогоплательщик получит возможность распечатывать квитанции для оплаты их в финансовом учреждении или платить онлайн.

Где взять или распечатать квитанцию на оплату транспортного налога

1. Фамилию, имя, отчество, ИНН.
2. Далее следует выбрать тип госпошлины – налог на транспортное средство.
3. Указать адрес проживания автовладельца, сумму налога.
4. Выбрать способ оплаты – наличный или безналичный расчет. Кстати, если человек выбирает безналичный расчет, тогда он сможет оплатить налог в 2019 году без комиссии. Если же клиент нажал на кнопку «Наличный расчет», тогда ему откроется следующее окно, в котором нужно нажать на кнопку «Сформировать ПД».
5. В новой вкладке откроется документ в формате PDF, в котором и будет видна квитанция. После заполнения всех данных нужно определиться, как распечатать квитанцию на оплату транспортного налога физических лиц. Если документ в формате PDF не открывается, то вначале следует скачать программу Acrobat.
6. Дальнейшие действия понятны: нужно либо на месте распечатать квитанцию, либо сохранить ее на съемный носитель (если нет принтера) и распечатать в другом месте.

Возможности личного кабинета налогоплательщика

Все направляемые через интернет-ресурс документы будут подписываться электронной подписью руководителя и примут равнозначную силу с бумажным вариантом, подписанным руководителем и заверенным печатью организации. Поэтому полученные из инспекции требования, например, об уплате налогов, являются обязательными к исполнению.

Компьютерная грамотность с Надеждой

Письмо на e-mail приходит не сразу, нужно подождать минут 10-15. Впрочем, здесь раз на раз не приходится и поэтому возможны разные варианты. С другой стороны, откладывать подтверждение своего e-mail не стоит: потом вылетит из головы и вопрос с регистрацией личного кабинета останется «висеть в воздухе».

Где получить квитанцию на оплату транспортного налога

ФНС РФ, осуществив все необходимые расчеты, в конверте отправляет уведомление об оплате госпошлины с приложенной к нему квитанцией на адрес регистрации автовладельца. Оба документа составляются по особым правилам. В уведомлении обязательно содержатся сведения о:

Как зарегистрироваться в налоговой, создать, работать в кабинете налогоплательщика, вход на налог ру

Если логин и пароль были Вами получены ранее, но Вы их утратили, следует обратиться в любую инспекцию ФНС России с документом, удостоверяющим личность, и свидетельством о постановке на учет физического лица (оригиналом или копией)/уведомлением о постановке на учет.

Как это ни странно для меня, многие индивидуальные предприниматели (да и бухгалтера) до сих пор заполняют бланки деклараций вручную. То есть, идут в типографию, покупают готовые бланки и заполняют их от руки. Это не смотря на то, что что для заполнения налоговой отчетности есть такие прекрасные программы, как «Налогоплательщик ЮЛ» и «Декларация 2013».

Не смотря на то, что в этих программах периодически «выплывают» ошибки и баги, как например ошибка с формированием доп. разделов в декларации по ЕНВД, с которой в январе столкнулись многие налогоплательщики, все равно удобнее и в разы быстрее заполнить отчет в специальной программе.

Есть предприниматели, которые слабо разбираются в компьютерах, и для них трудно разобраться с программой «Налогоплательщик ЮЛ». В феврале буду запускать канал на Ю-тубе, в котором выложу видео-ролики по настройке и работе в основных бухгалтерских программах: Налогоплательщик ЮЛ, БизнесПак, Декларация 2013. Но сейчас не об этом.

Сохранили файл на флешку и идете в ближайшее место, где есть принтер: офис, салон печати, к знакомым … Таким образом, Вы сэкономите время, деньги и избежите арифметических ошибок!

Как видите, ничего сложного! И последнее. Формат pdf в последние годы распространен, но пока есть не на каждом компьютере. Для открытия таких файлов можно использовать программу «Sumatra PDF».

Надеюсь статья была полезна для Вас!