Акт передачи документации образец. Образец акта приема-передачи документов. В каких случаях он необходим, а когда можно обойтись и без него

Акт приема-передачи товаров – документ, который несет в себе полное описание и характеристику каждого из товаров при совершении определенной сделки. Например, при поставке товара, при купле-продаже, при аренде или дарении. Помимо этого важным пунктом в данном акте является денежный эквивалент общей стоимости товара.

Акт приема-передачи товаров является важным дополнением к договору, на основании которого происходит та или иная сделка по товарообороту. В акте прописывается номер и дата договора, а в договоре особым пунктом указывается, что товар передается одной стороне другой, только на основании акта.

Акт приема-передачи товаров. Образец

Акт выполняется в двух экземплярах для каждой из сторон и подписывается в момент приемки-передачи товара.Документ имеет произвольную форму и несет юридическую основу в купе с договором. Образцы заполнения такого акта указаны внизу статьи.

В акте прописываются реквизиты каждой из сторон. Если это юр. лица, то прописываются реквизиты предприятий, если физ. лица являются сторонами договора, то фиксируются их паспортные данные. Далее идет описание, количество и характеристика товара. В момент передачи- приемки принимающее лицо должно проверить наличие, количество и внешнее состояние товара, проверить отсутствие неисправностей.

Когда организация получает от контрагента товары, имущество в аренду или предоставляет его в залог, нужен акт приема-передачи. Документ подтвердит, что одна сторона отдала, а вторая получила указанные объекты. Скачивайте образцы актов из приложения к статье.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

Читайте в нашей статье:

Образцы актов приема-передачи

Многие сделки связаны с передачей и получением тех или иных материальных ценностей. Например, по договору поставки покупатель получает от продавца товары, оборудование или иную продукцию. По договору аренды арендатор получает от арендодателя движимое или недвижимое имущество. По договору залога компания-залогодатель передает залогодержателю предмет залога. В сделке по подряду заказчик передает подрядчику стройплощадку для проведения работ. Помимо договора и других документов, оформляют соответствующий акт. В акте приема-передачи фиксируют получение имущества одной из сторон сделки от другой стороны.

По такому акту передают не только имущество, но и документы. Оформление акта на документы происходит сходным образом, что и оформление акта приема-передачи имущества. Воспользуйтесь образцами некоторых актов.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

Акт приемки-передачи: что важно отметить в документе

Назначение документа - зафиксировать факт передачи имущества от одного лица другому лицу. Поэтому, несмотря на различия в договорах, к которым требуются такие акты, есть общие черты. Рассмотрим подробнее, что нужно указать в акте приема-передачи товара или иного имущества.

Акт составляют, когда покупатель (арендатор) убедился, что ему предоставляют качественный товар или объект аренды в надлежащем состоянии. Проверку состояния имущества нужно провести до того, как оформят акт. У покупателя (арендатора) есть возможность заявить о недостатках, которые были обнаружены позже. Но он со своей стороны должен выполнить условия проверки имущества, которые присутствуют в договоре или в законе. Например, в соглашении о поставке обычно подробно перечисляют, что покупатель должен сделать в ходе приемки.

Проверьте, по какой форме следует составлять акт приемки-передачи имущества

В зависимости от характера сделки у акта приемки-передачи может быть утвержденная форма. Например, в поставке нередко используют форму ТОРГ-1. Однако контрагенты могут применить иную форму, если это указали в договоре. Чтобы суд принял акт как доказательство, проследите за корректностью его составления. В ряде случаев акт нужно составить по утвержденному образцу. Если такого образца нет, в акте обязательно должны быть реквизиты, которые законодатель указал в ч. 2 ст. 9 закона о бухучете . Иначе этот документ не удастся использовать для защиты прав.

В акте приемки-передачи товара или иного имущества обязательно должны быть:

1. Название документа. Например, «акт приема-передачи товара», «акт приема-передачи движимого имущества» и т. д.
2. Ссылку на договор, в рамках которого один участник сделки передает имущество другому. Из документа должно быть ясно, во исполнение какого обязательства передали имущество. Необходимо перечислить реквизиты договора, а также конкретные пункты, в которых сказано об обязанности продавца (арендодателя и т. д.) передать данные объекты.
3. Дату и место составления акта.
4. Какое именно имущество передают. В этой части документа необходимо перечислить индивидуальные признаки имущества. Если это товары - все характеристики товара (серии, номера, модели, наименования и т. д.), количество и стоимость. Если речь идет об аренде автомобиля, все технические характеристики транспортного средства и т. д.
5. Адреса и реквизиты сторон сделки. Здесь указывают полные наименования компаний, их ИНН, ОГРН, адреса места нахождения, банковские данные.
6. Данные об ответственных лицах: ФИО и должности.
7. Подписи сторон. Акт приема-передачи имущества - двусторонний документ. Перед подписанием акта нужно убедиться, что со стороны контрагента действует уполномоченное лицо. Иначе потом могут возникнуть проблемы, если недобросовестный контрагент откажется признавать сделку.

В одном споре поставщик проиграл дело, так как составил акты приема-передачи не по форме. В частности, в них не было подписи и печати ответчика. Кассация отказала в удовлетворении жалобы истца ().

Незаменимые помощники в работе юриста

В ходе текущей деятельности организации иногда возникают ситуации, при которых нужно провести передачу документов. Для этих целей создается акт приема-передачи документов (пример приведен ниже).

Благодаря такому акту снимается ответственность с человека, который принимает дела. Он также позволяет дать достоверную информацию по положению дел на данный момент. Акт приема-передачи необходимо составить в случае увольнения сотрудника, который является ответственным за определенное направление, или же в том случае, если он переходит на иную должность. Еще одной причиной может служить ликвидация организации либо ее реорганизация. Одним словом, при необходимости сменить одно ответственное лицо на другое создается акт приема-передачи.

Для начала необходимо уточнить, закреплен ли порядок передачи документов какими-либо нормативными актами, и является ли форма акта унитарной. В случае отрицательного ответа (а это большинство случаев), оформление акта происходит в свободной форме. Примером такого оформления может послужить образец, представленный в данной статье. Для того чтобы получить дополнительные знания по данному вопросу, можно ознакомиться со статьей .

Образец составления акта приема-передачи документов, составлен в свободной форме

Начальник канцелярии Веренец В.П. передал, а секретарь Карпенко Н.П. приняла организационно-распорядительные документы:

Одновременно передается печать канцелярии.

В процессе приемки-передачи документов установлено:

... (следует перечислить все факты, которые должны быть зафиксированы в акте, в т.ч. все недостатки, которые были обнаружены при изучении документов).

Приложение:

1. Нормативные приказы на 502 листов в 1 экземпляре.
2. Индивидуальные приказы на 513 листов в 1 экземпляре.

Нередко нормативно-правовыми актами не отображается порядок составления актов приемки-передачи документов. В таком случае можно следовать общему порядку составления документа.

Составление акта приема-передачи документов

Началом процесса передачи документов может послужить . Он составляется в случаях:

• Увольнения работника,
• Назначения работника на ту или иную должность,
• Перевода сотрудника на другую должность,
• Перевода сотрудника в другое подразделение,
• Иной приказ по личному составу.

В состав комиссии должны входить как минимум три человека.

Для перечней дел, которые подлежат передаче, удобнее всего использовать таблицу (как в представленном образце). Ее заполняют в свободной форме, главное условие - состав документа должен быть ясен. В случае если к передаче подлежит небольшое количество документов, таблица может быть изменена по следующему образцу:

На основании действующих нормативно-правовых актов при проверке документов, входящих в акт приема-передачи, подлежит проверке следующее: , факт наличия (отсутствия) необходимых документов, а в случае необходимости составляют оценку общего положения дел. Перечисленные данные заносятся в акт связным текстом, в том объеме, который необходим для объективного отражения ситуации. Одновременно с этим разрешено составить только таблицу со списком документов, подлежащих передаче, а какие-либо дополнительные пояснения могут отсутствовать.

В случаях, когда передаваемые документы содержат большие массивы данных, их оформляют в виде приложений. Таким образом, они не будут мешать положительному восприятию главного содержания. Приложение - неотъемлемая часть акта, поэтому все указанные в нем документы, автоматически считаются включенными в акт приема-передачи.

Приведенной выше информации будет вполне достаточно для создания акта приема-передачи документов в том случае, если на предприятии не установлена иная форма порядка передачи. Также ознакомление с образцом акта будет полезно в случае необходимости смены лица, ответственного за архив.

В процессе функционирования любого предприятия могут возникнуть ситуации, когда обязательно потребуется передача документов другому лицу. При этом осуществляется отправка кадровых, ЖСК и других из рук в руки. Определенные файлы оформляются при смене учредителя, главы компании и других лиц.

При увольнении конкретного должностного лица информация переходит к новому работнику. Важно знать основную специфику оформления данных в определенных обстоятельствах. Необходимо правильно его составить. Для этого используется специальная форма. Применяя бланк, можно составить требуемый файл.

Обычно имеет место приказ о назначении комиссии по решению которой будет осуществлен акт передачи документации. При составлении файлов используют специальный бланк. Это имеет место, например, при увольнении главного бухгалтера, в распоряжении которого были важные документы. Касаемо, в первую очередь, бухгалтерских учетов. Они должны быть переданы другому лицу, которое заменит уволенного.

Для передачи ценных бумаг используется соответствующая форма. Касательно учета бухгалтерских записей составляются специальные акты. Передаваемые дела чаще оформляют таблицей. В ней указываются следующие данные:

• число, месяц, год;
• номера;
• наименования бухгалтерских файлов.

Акт приема-передачи при замене директора

Директор и главный бухгалтер занимаются заверением важной бухгалтерской документации. Если стоит задача - смена директора, в этом случае составляется акт о передаче его прав другому лицу.

При смене директора, как и главного бухгалтера, необходимо поставить в известность организации, занимающиеся контролем предприятий, а также банк, который обслуживает компанию. Для государственных предприятий, где имеет место смена директора, действует такое правило. Что касается частных организаций, они в этом случае принимают самостоятельное решение.

Для оформления акта потребуется специальный бланк, который нужно заполнить согласно общепринятым нормативам. Следует сказать, что при смене директора может возникнуть масса вопросов и проблем только в отношении бюджетных компаний. Но они вполне решаемы. Прием осуществляется комиссией, которая создается на основе приказа.

Акт приема-передачи кадровой документации

Для того чтобы правильно заполнить такой файл, необходим образец. При отправлении кадровых записей другому лицу на предприятии при увольнении, следует заполнить бланк. Всегда в процессе заполнения кадровых документов нужно обязательно указать такие моменты:

• номер п/п;
• название;
• временной период;
• число файлов;
• примечания.

Если имеют место такие ситуации, как утрата личных дел, отсутствия заполнения личных карточек, это следует указать в примечании при передаче кадровых документов.

Передача информации, касающейся воинского учета

При необходимости отправки документации, связанной с воинским учетом, составляется специальный акт, для заполнения которого существует образец. Для того чтобы правильно его составить, потребуется образец, который можно скачать. Данные, которые должна содержать форма:

• название организации;
• дата;
• имена, отчества и фамилии должностных лиц, состоящих в комиссии;
• должность, фамилия, имя и отчество ответственного за воинский учет;
• должность, имя, отчество, фамилия лица, принявшего человека;
• причина;
• название файлов.

Акт приема-передачи документов при замене учредителя

При необходимости в смене учредителя на предприятии возникают определенные сложности. Учредителем назначаются исполнители, которые будут нести ответственность за процесс перевода файлов.

Действует приказ о составлении комиссии. При этом указывается период, в течение которого осуществляется отправка. При смене и назначении нового учредителя отправляются в его руки. Форму акта можно скачать без проблем.

Акт приема-передачи документов на хранение государством

​

Нередко возникают ситуации, когда требуется изъять информацию с предприятий на государственное хранение. При этом необходима подготовка соответствующего акта, на базе которого будет осуществлена передача на постоянное хранение.

• реорганизационные мероприятия в компании;
• окончание срока хранения документации на предприятии;
• ликвидация компании;
• другие ситуации.

При приеме на государственное хранение следует обязательно указать такие данные, как название компании, передающей документы и наименование собственно архива, который их принимает. Пример, утеря важных бумаг, требует, чтобы данную ситуацию отметили в акте. В том случае, когда производится перенос на государственное хранение и имеют место определенные примечания, они должны быть указаны в акте.

Акт приема-передачи бухгалтерии ЖСК

В этой ситуации осуществляется отправка бухгалтерских файлов ЖСК по тому же принципу, что и в случае приема-передачи информации, связанной с бухгалтерией в других случаях. Это самые важные документы ЖСК и следует не допускать ошибок в процессе оформления акта, поэтому лучше использовать образец.

Следует скачать файл, на котором ставится дата и обозначается место. Согласно приказу формируется комиссия, состоящая из трех человек. Их имена, а также название предприятия, имя лица, принимающего и передающего, указываются в обязательном порядке.