Реквизиты документов и требования к их оформлению. Основные требования к бланкам предприятия Что такое реквизит в 1с

Установка формата бумаги и размеров полей

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов. Для измерения форматов принята методическая система. Площадь листа основного формата (А0) равна квадратному метру, а его стороны составляют 0, 841 м и 1, 189 м. Каждый следующий формат получается из предыдущего делением пополам большей стороны. В табл. 3.1 приведены основные форматы документов.

Таблица 3.1 . основные форматы документов

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 и А5,а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы - на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него,должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

В табл. 3.2 приведены размеры полей по ГОСТу. на практике левое поле устанавливают 35 мм для удобства переплета.

Таблица 3.2 . размеры полей по ГОСТу

Большая часть документов оформляется на бланках организации.

Бланк -это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и месторасположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами .

Реквизит – это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

В действующем ГОСТе указан перечень из 29-и реквизитов:

01-государственный герб Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской Федерации;

03-эмблема организации;

04-код организации;

05-код формы документа;

06-наименование организации;

07-справочные данные об организации;

08-название вида документа;

09-дата документа;

10-регистрационный номер документа;

11-сылка на регистрационный номер документа и дату документа;

12-место составления или издания документа;

13-гриф ограничения доступа к документу;

14-адресат;

15-гриф утверждения документа;

16-резолюция;

17-заголовок к тексту;

18-отметка о контроле;

19-текст документа;

20-отметка о наличии предложения;

21-подпись;

22-гриф согласования документа;

23-визы согласования документа;

25-отметка о заверении копии;

26-отметка об исполнителе;

27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28-отметка об поступлении документа в организацию;

29-индетификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты, перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение о бланке.

Каждый документ имеет три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делиться на левую и правую половины.

Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения.

Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

Обязательные реквизиты бланка.

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документу.

В эту группу входят следующие реквизиты:

06- наименование организации;

30- наименование вида документа;

12- регистрационный номер документа;

19-заголовок к тексту;

21-текст документа;

23;подпись;

25-визы согласования документа;

29-отметка об исполнение документа и направление его в дело.

Остальные реквизиты являются дополнительными.

Наименование организации-составителя документа (реквизит 06) должно соответствовать полному официальному названию, зарегестрированно и подписано.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части 1-й Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельными законодательными актами.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

Текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

Кроме перечисленных, в устав могут быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности общества.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различаются положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Это, в первую очередь, высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.

Текст положения об организации включает разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4.Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения и связи.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:

ü положения о структурных подразделениях;

ü положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);

ü положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения о подразделении (службе) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют лишь положения о подразделениях, включающие следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем (заместителем руководителя) организации – куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения (прил. 9).

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Текст регламента состоит из разделов, пунктов и подпунктов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений коллегиального или совещательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, наименование вида документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа, В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения (прил. 10).

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Утверждаются инструкции руководителем организации.

С данным словом мы сталкиваемся довольно часто. Во многих организациях нас просят "указать свои реквизиты". Их прописывают в документах, актах, информационных письмах. У организаций, предпринимателей, предприятий обязательно есть свои реквизиты. Однако что к ним относится конкретно? Что такое реквизиты? С этим мы подробно разберемся.

Что такое реквизиты?

Давайте посмотрим, какие определения предлагают нам словари:

• Данные, содержащиеся в документе, необходимые для признания его действительным.
• Информация, обязательность которой прописана в законодательных актах. Необходима для признания того или иного документа действительным.
• Совокупность элементов, которых постоянно должны содержать в себе документы.
• Идентификационные данные документации.

Понять, что такое реквизиты, поможет и знакомство с происхождением слова. Оно образовано от лат. requisitum, что значит "требуемое" или "необходимое".

Что относится к реквизитам?

Мы разобрали, что такое реквизиты, - дали определения понятия. Давайте теперь посмотрим, что конкретно в него входит. Один из наиболее полных списков реквизитов приведен в российском ГОСТ 6.30-2003. Стандарт содержит 30 пунктов:

• Герб РФ.
• Герб субъекта государства.
• Товарный знак, эмблема, символ организации.
• Код организации.
• ОГРН для юридического лица, предпринимателя.
• ИНН и код причины постановки на учет (КПП).
• Код формы данного документа.
• Название организации.
• Справочные данные об учреждении, предприятии.
• Название самого документа.
• Дата составления.
• Регистрационный номер данного акта, письма.
• Ссылка на дату составления, регистрационный номер документа.
• Место издания, составления.
• Гриф утверждения данной бумаги.
• Сведения об адресате.
• Резолюция.
• Заголовок к основному тексту.
• Отметка о прохождении контроля.
• Подписи.
• Визы согласования.
• Оттиск официальной печати.
• Грифы согласования.
• Сведения об исполнителе.
• Отметка о заверенной ксерокопии.
• Отметка об исполнении и направлении в дело данного документа.
• Идентификатор электронной копии бумаги.
• Отметка о факте поступления документа в организацию.

Теперь самое время перейти к частным случаям.

Обязательные реквизиты организации

В данном случае они будут сведениями для идентификации фирмы или предприятия. Представим образец реквизитов организации (ООО) - основных, обязательных регистрационных (т. е. полученных при госрегистрации фирмы) данных:

• Полное наименование. Если это ООО, то аббревиатура перед названием должна быть раскрыта.
• Краткое наименование (необязательно).
• Данные о руководителе: должность (например, директор), Ф. И. О.
• Главный бухгалтер: должность, фамилия, имя и отчество.
• Юридический адрес - место постоянного местонахождения организации. Подробные сведения (до номера офиса) и индекс.
• Почтовый (фактический) адрес. Нужен для доставки корреспонденции. Может совпадать с предыдущим.
• ИНН. 9-значный идентификационный номер, полученный при регистрации.
• КПП. Также 9-символьный код постановки на учет.
• ОГРН. Номер из 13 знаков. Основной регистрационный госномер говорит о внесении организации в список ЕГРЮЛ - признании ее юридическим лицом.
• Дата регистрации - число, когда фирма была внесена в Единый госреестр юридических лиц.
• Регистрационный номер работодателя в российском Пенсионном фонде.
• ОКВЭД - код основной разновидности деятельности.
• ОКПО - код предприятия в Общероссийском классификаторе организаций и предприятий.

Банковские реквизиты организации

Следующий образец реквизитов ООО - банковский. Это следующие сведения:

Реквизиты ИП

Индивидуальные предприниматели обретают свои реквизиты при госрегистрации. При открытии расчетного счета в кредитной организации (что необязательно) бизнесмен получает банковские реквизиты. Все перечисленное важно в полном объеме грамотно в дальнейшем отразить.

Итак, образец реквизитов ИП:

Также существует дополнительный перечень реквизитов ИП, которые указывать необязательно:

• Сведения о доверенности представителю.
• Фактический адрес своего отделения.
• Контактный номер телефона.

Банковские реквизиты ИП следующие:

• Название банка, в котором открыт р/с, - без сокращений.
• Номер расчетного счета - комбинация из 20 символов.
• К/с (корреспондентский счет).
• БИК (банковский код-идентификатор).

Реквизиты - это те сведения, без наличия которых изданный, составленный документ не будет действительным. Свой набор обязательных реквизитов есть и у организаций, и у индивидуальных предпринимателей.

Общий реквизит в 1С 8.3 — это объект метаданных платформы, позволяющий использовать один реквизит для многих объектов конфигурации (справочников, документов, планов счетов и т.д). Объект создан в основном для облегчения труда разработчика и разделения данных.

Общие реквизиты были первоначально реализованы в версии 1С 7.7, но сразу в платформу 8 версии разработчики его не включили. Механизм общих реквизитов был введен разработчиками 1С только в релизе 8.2.14.

Общие реквизиты очень удобно добавлять, чтобы не изменять стандартные объекты в конфигурации, я часто их использую наряду с .

После добавления общего реквизита его можно использовать и в запросах и выводить на форму объектов — внешне он ничем не отличается от обычного реквизита.

Единственное ограничение общих реквизитов — невозможность использования их в .

Рассмотрим основные настройки и свойства общих реквизитов, отличные от других объектов конфигурации:

Состав — список объектов, к которым будет использован общий реквизит, настройка напоминает настройку плана обмена.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Автоиспользование — настройка определяет, будет ли использоваться общий реквизит для тех объектов, у которых в составе указан режим использования «Автоматический».

Разделение данных — эту настройку рассмотрим отдельно.

Разделение данных в 1С с помощью общего реквизита

Разделение данных — механизм, аналогичный механизму . Однако производительность данного механизма более эффективна, и он настраивается проще.

Механизм позволяет настроить отображение только элементов, которые может видеть пользователь. К примеру, можно разграничить все объекты (документы, справочники и т.д.), где установлена определенная организация.

Настройка разделения данных с помощью общих реквизитов 1С

Для настройки в общем реквизите необходимо указать разделение данных — Разделять . Сразу после нажатия система предложит создать параметры учета по умолчанию:

При этом необходимо будет при старте системы указать параметры сеанса, как это сделать, с примером было описано в статье .

На этом настройка окончена — пользователю будет доступна только та информация, которая указана в выбранных параметрах сеанса.

Пример использования общего реквизита

Разберем настройку общего реквизита в 1С 8.3 на примере каркасной конфигурации и реквизита Организация:

В системе имеется 3 документа, где необходимо указание реквизита Организация: это Приходная Накладная, Расходная Накладная, Начисление Зарплаты.

Настройка проста:

1. Создаем новый Общий реквизит, указываем тип — СправочникСсылка.Организация.
2. В составе расставляем для наших документов — Использовать .

Все, настройка окончена!

Смотрим результат:

Система отображает общий реквизит «как свой»: и в запросах, и в реквизитах формы, и в других местах. Вот такое волшебство! 🙂

Не добавляется общий реквизит 1С 8.3

Подлинность документа устанавливается после подписания его должностным лицом в порядке, определяемым законодательством РФ. Юридическая сила документа может подтверждаться электронной подписью. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи определяется сертификатом.

Для документирования используется система организационно-распорядительной документаци и. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы, организационные и информационно-справочные.

Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственных этим документам. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.

Реквизиты – отдельные элементы документа, включенные в государственный стандарт «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (ГОСТ Р 6.30 – 2003), можно разделить на три группы: 1) реквизиты, определяющие юридическую силу документа; 2) реквизиты бланка и ограничительные отметки; 3) реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки). Некоторые реквизиты являются обязательными для всех документов – их отсутствие лишает документ юридической силы: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов – наименование вида документа и место его издания. Среди обязательных реквизитов есть постоянные , которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (наименование организации), переменные (меняются полностью или частично – дата, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе).

Юридическая сила документа – это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий. Это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Чтобы документ имел юридическую силу, текст его не должен противоречить нормативно-правовым актам России и должен содержать достоверную информацию, соответствующую действительности.

К юридически значимым относятся следующие реквизиты :

Наименование вида документа (обязателен для всех документов, кроме письма);

Текст документа;

Подпись (наименование должности лица, наименование организации, личная подпись, инициалы, фамилия);

Дата документа (дата подписания; для документов, принимаемых коллегиально, - дата принятия);

Печать (гербовые, юридических лиц и простые);

Гриф утверждения документа (санкционирует содержание документа, располагается справа над текстом);

Гриф согласования (или на последнем листе проекта, или выносится на отдельный лист согласования, включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату);

Регистрационный номер документа (как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве, проставляется при его регистрации; при отправке ответных писем принято указывать два индекса: тот, что присвоен документу в организации, и тот, который был на получено документе).

Варианты расположения реквизитов

Обязательные и дополнительные реквизиты и варианты их оформления

Постоянные и временные реквизиты

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян-ными и переменными .

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян-но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го-сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготов-ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает вшедший вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти-пографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен-та» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания воп-роса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз-ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа, и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие реквизиты:

Регистрационный номер до-кумента,

Заголовок к тексту,

Текст документа,

Подпись и др.

Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа например,

29 «От-метка о поступлении документа в организацию»,

30 «Идентификатор электронной копии документа»,

но отсутствие дополнительного рек-визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку-мента.

Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек-визитов: угловой и продольный, т.е. существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент-рированный

При угловом варианте или флаговом способе заголовочная часть бланка документа рас-полагается в левом верхнем углу листа формата А4или А5. При расположения реквизитов начало реквизи-та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви-зита.

При продольном варианте или центрированном способе заголовочная часть бланка продлевает-ся до границы правого поля. Т.е., при расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо-жения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин-ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци-онно-распорядительных документов.

Контрольные вопросы

1. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образ-ца ОРД?

2. Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

3. Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?

4. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образ-цом?

5. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизи-тов?

6. Какие реквизиты относятся к постоянным?

7. Какие реквизиты являются обязательными?

8. Сколько существует способов оформления реквизитов?

9. Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?

10. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?

Бланки документов

Официальные документы, создаваемые юридическими или физичес-кими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, что бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации

Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.

Бланк документа , по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа».

Функциональное назначение бланков различно. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера . При ис-пользовании ПК бланк может быть введен в память машины и автома-тически выводиться при распечатке документа.

Бланки с изображением Государственного герба РФ (гербовые бланки ) изготавливаются только типографским способом полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификат о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции и лицензию на этот вид деятельности. На гербовых бланках должны быть проставлены порядковые номера и серии. Эти бланки подлежат учету в организациях (фирмах). Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежа-щей учету.

Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж-дый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру-гой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно стираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет бланка в масштабе 1:1, на кото-рый должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые от-метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе-ния реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи-мые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обыч-но пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть под-пись руководителя и печать организации. К макету должно быть составлено сопроводительное письмо.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо-вания, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос-сийской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бума-ге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположе-ния реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизи-тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольнымвариантами расположения реквизитов . При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычис-лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.

Как правило, предприятия используют следующие виды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Бланки подразделяются на две группы: основные и дополнительные.

К основным видам бланков документов относятся :

§ бланк для писем;

§ общий бланк;

§ бланк конкретного вида документа.

На предприятиях , кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться дополнительные виды , к которым можно отнести:

· должностной бланк;

· бланк структурного подразделения;

· бланк для работы с зарубежными партнерами

Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов. Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма, т.е. он используется для изготовления большинства внутренних документов организации, за исключением писем. Бланк называется общим , т.к. он содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются .

На общем бланке в зависимости от учредительных документов могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации;

08 - наименование организации;

14 - место составления или издания документа;

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки линий - для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»)

В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:

15 - Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);

18 - Заголовок к тексту;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дат документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют мес-то для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование вида документа».

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) создается, если в организации издается много документов одного и того же вида. Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, н-р, приказов, распоряжений и т.п. Онсоставляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида док-та, н-р, приказ, распоряжение и т.п. Практически все организации имеют бланк приказа; в организациях, в которых действуют коллегиальные органы - бланк протокола.

Т.е., когда в общий бланк вносят наименование вида документа, напри-мер, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конк-ретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д.

Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически яв-ляется разновидностью общего бланка, так как общий бланк без упот-ребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разно-видность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указы-вать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 , а на месте реквизита 14 «Ме-сто составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.

В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно должна быть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания до-кумента» .

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены »» прил. 7-10.

Бланк письма используется для переписки организациями со сторонними организациями. Он применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, ДЛ).

Бланки, применяемые предприятием должны соответствовать определенным требованиям.

На бланке для писем могут быть размещены следующие реквизиты :

· герб (для организаций, имеющих на это право);

· эмблема организации (при наличии герба не проставляется) или товарный знак

· наименование вышестоящей организации (если она имеется);

· наименование организации (структурного подразделения);

· справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), № и дату лицензии);

· код организации (предприятия) по ОКПО;

· основной регистрационный номер документа;

· идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

· трафаретные части реквизитов (дата, № док-та и ссылка на номер и дату документа).

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

· адресат;

· заголовок к тексту

На бланке для писем не указывается наименование вида документа (слово «письмо»).

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 допускается создание бланка структурного подразделения (а также филиала, представительства, отделения и другие) организации (фирмы) и бланка должностного лица, если это должностное лицо наделено правом подписи документов. Бланки должностного лица ис-пользуются, как правило, для руководителя и его заместителей.

Бланк структурного подразделения организации или должност-ного лицапроектируют в том случае, если руководитель подразделе-ния или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации». Структурный бланк или бланк структурного подразделения (должностного лица) может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем.

Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения, например:

ЗАО «Арсенал»

Департамент безопасности

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность её руководителя, н-р, «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Президент ЗАО «Дизель» и т.п. Образцы бланков должностных лиц приведены в прил.

ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка :

· продольное и

· угловое.

При продольном расположении реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 72,8мм×88.6 мм в левом верхнем углу листа, и используется при оформлении бланка письма. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги т.к. правый угол док-та освобожден для размещения грифа утверждения (положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции .

Для изготовления документов применяют бумагу установленных форматов.

Наиболее распространенными являются форматы :

· А4 (210мм × 297) и А5 (148мм × 210 мм).;

· плотности от 80 до 200 г/м²;

· со степенью белизны - от 88 до 98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом . Поля необходимы для подшивки документа и проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее :

Левое поле - 20мм;

Правое поле - 10 мм;

Верхнее поле - 20 мм;

Нижнее поле - 20мм.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов либо других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

В бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «№», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках - русском и национальном - на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов . Т.е., в таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке.

1. Бланки изготавливаются на бумаге формата А4 или А5 светлых тонов (белой бумаге).

2. Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизу - не менее 20 мм, справа - не менее 10 мм.

3. В зависимости от способа расположения реквизитов различают угловые и продольные бланки.

4. Расположение реквизитов в пределах бланка производится центрированным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланка) способами или с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, установленных полями).

5. В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего полей) допускается простановка номеров типографским способом или при помощи нумератора.

Разработка бланков организуется предприятием с соблюдением положений разд. Методических рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».