Приказ о подотчетных лицах. Как оформить приказ о подотчетных лицах Приказ о сроках отчета по подотчетным суммам

Такая кассовая операция, как получение денежных средств подотчетным лицам, зачастую связана с нарушением финансовой дисциплины в компании. Чтобы не допустить такой ситуации, вам следует четко регламентировать порядок выдачи денег в подотчет. Мы расскажем, какие для этого нужны документы, и дадим образец приказа на выдачу подотчетных сумм (2017).

Образец новых приказов на подотчет

Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

Общий приказ о назначении подотчетных лиц

Отметим, что с 19 августа 2018 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Образец приказа о подотчетных лицах, 2018

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

• бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
• работники заранее планируют свои расходы;
• работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
• оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2018 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2017-2018

Отправить на почту

Приказ о подотчетных лицах — образец 2017-2018 годов представлен далее — оформляется, как правило, бухгалтерской службой и утверждается руководителем предприятия. Как составить такой приказ и что в нем отобразить?

Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2017-2018 годов

Приказ о назначении подотчетных лиц – образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах — образец его оформления будет представлен ниже — содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия. Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.

Локальный акт - приказ о подотчетных лицах - должен содержать следующие реквизиты:

• в шапке - наименование компании;
• дату (даты) составления/утверждения документа;
• список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
• информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
• Ф. И. О. и подпись руководителя;
• Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.

Расположение реквизитов при этом должно быть следующим:

О сроках подотчета

Приказ о подотчетных лицах образца 2017-2018 годов должен содержать указание о предельном сроке, на который могут выдаваться деньги под отчет. Дело в том, что в соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У срок, на который выдаются деньги под отчет, ничем не регламентируется, кроме распоряжения руководителя предприятия (путем издания упомянутого выше приказа).

Однако существуют нормативные ограничения по конечной дате сдачи отчета - не позднее трех дней после завершения срока, на который были выданы средства под отчет. Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме.

О других нововведениях 2017 года в расчетах с подотчетными лицами читайте здесь.

Где скачать образец приказа о подотчетных лицах, применяемого в 2017-2018 годах

В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.

Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.

Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

Отправить на почту

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом строго оговорены законом и привязаны к последнему дню того временного промежутка, на который выдаются деньги под отчет. Правильно составленный, проверенный и утвержденный отчет служит основанием для принятия произведенных подотчетником затрат и формирования бухгалтерских проводок. Что и как должен проверить бухгалтер, чтобы не допустить ошибок в учете, вы узнаете из этой статьи.

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник - подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

• после окончания периода, на который были получены средства;
• после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия - болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру - сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

О возможности выдавать деньги подотчетному лицу до представления отчета по предыдущему авансу читайте в публикации «Новые правила работы с подотчетниками».

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов - чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты - об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления. » от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

• по форме - правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
• по содержанию - целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
• по арифметическому подсчету - проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:

Как должен выглядеть приказ о подотчетных лицах?

Добрый день!

ПРИКАЗ № 1

г. Москва 01.04.2013

О назначении подотчетных лиц

— директора Иванова А.В.



— командировочные расходы;
— представительские расходы;
— хозяйственные расходы;
— приобретение ГСМ;
— прочие расходы.

Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»

Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
ПРИКАЗ № 1

г. Москва 01.04.2013

О назначении подотчетных лиц

1. Назначить подотчетными лицами следующих сотрудников:
— директора Иванова А.В.
— финансового директора Сидорова А.Н.
2. Установить срок предоставления отчетов по выданным авансам 3 календарных дня.
3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
— командировочные расходы;
— представительские расходы;
— хозяйственные расходы;
— приобретение ГСМ;
— прочие расходы.
4. Установить лимит выдачи денежных средств в подотчет в размере до 100 000 рублей.
5. Установить норму возмещения командировочных расходов по краткосрочным командировкам по территории России 700 рублей.

Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»

Подобные приказы (соблюдая при этом требования законодательства о порядке выдачи в подотчет) имеет смысл издавать на предприятиях в целях дисциплинирования подчиненных подотчетных лиц, но никак не в случае директора-подотчетника.

Цитата (Мариэль): Добрый день!
Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
ПРИКАЗ № 1

г. Москва 01.04.2013

О назначении подотчетных лиц

1. Назначить подотчетными лицами следующих сотрудников:
— директора Иванова А.В.
— финансового директора Сидорова А.Н.
2. Установить срок предоставления отчетов по выданным авансам 3 календарных дня.
3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
— командировочные расходы;
— представительские расходы;
— хозяйственные расходы;
— приобретение ГСМ;
— прочие расходы.
4. Установить лимит выдачи денежных средств в подотчет в размере до 100 000 рублей.
5. Установить норму возмещения командировочных расходов по краткосрочным командировкам по территории России 700 рублей.

Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»

Цитата (Мариэль): Добрый день!
Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
ПРИКАЗ № 1

г. Москва 01.04.2013

О назначении подотчетных лиц

1. Назначить подотчетными лицами следующих сотрудников:
— директора Иванова А.В.
— финансового директора Сидорова А.Н.
2. Установить срок предоставления отчетов по выданным авансам 3 календарных дня.
3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
— командировочные расходы;
— представительские расходы;
— хозяйственные расходы;
— приобретение ГСМ;
— прочие расходы.
4. Установить лимит выдачи денежных средств в подотчет в размере до 100 000 рублей.
5. Установить норму возмещения командировочных расходов по краткосрочным командировкам по территории России 700 рублей.

Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»

То есть получается, что на заявлении подотчетного лица-директора (он же главный бухгалтер) можно им же-директором написать резолюцию, что деньги выданы, скажем, на год, и отчитаться через три дня по истечении года. Теоретически так можно?

www.buhonline.ru

Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Расчеты с подотчетниками

К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета - не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
2. Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
3. Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
4. Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
5. В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
   1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
   2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
   3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
   4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

Подлежат ли обложению НДС услуги адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, оказываемые в связи с осуществлением ими профессиональной деятельности? Если "да", то в каких случаях они выставляют счета-фактуры? Согласно подпункту 1 п. […]

К подотчетным лицам относятся сотрудники предприятия, которым выданы денежные наличные средства организации для оплаты предстоящих служебных расходов.

Они выдаются в строгом соответствии с в РФ, который Банк России утвердил Решением совета директоров в сентябре 1993 года. Эта процедура входит в обязанности бухгалтера. Он руководствуется при выполнении этой функции приказом о подотчетных лицах, изданным руководителем предприятия.

Зачем он нужен?

Издается такой приказ в организациях в начале каждого года с тем, чтобы четко установить:

• круг лиц, которым планируется выдавать денежные наличные средства под отчет;
• конкретный период времени, на который наличность будет выдана;
• конкретные статьи расходования денег.

Наличность может выдаваться сотрудникам на совершено определенные цели, как, например, на хозяйственные (включая траты на рекламу, на канцелярские товары), представительские и операционные расходы, а также на расходы, которые возникают в ходе геологических, археологических и других работ и могут появиться у уполномоченных организаций. В их число входят и командировочные. Весь этот перечень установлен законодательством Российской Федерации.

Как должен быть составлен?

Оформить документ нужно правильно, с учетом требований законодательства РФ. В нем должны быть:

• сведения о предприятии (его полное название, порядковый номер из журнала регистрации, дата выпуска приказа и его утверждения, подпись руководителя, а также бухгалтера, которому вменено в обязанность выдавать денежные наличные средства, с расшифровками подписей);
• полный список сотрудников с указанием фамилий и должностей, которым будут выданы наличные;
• срок, не позже которого должен быть представлен авансовый отчет о расходовании наличных в бухгалтерию;
• точные размеры средств, выдаваемых под отчет.

В изданном на предприятии приказе особо оговаривается, что сотрудник получает право расходовать средства исключительно на цели, соответствующие строго определенным расходным статьям, для которых эти средства ему были выданы.

После получения работником наличности у него, как у материально-ответственного лица, нет права передавать имеющиеся ценности третьим лицам.

Работник, которому выдаются наличные под отчет, имеет всего три дня на предоставление исчерпывающего отчета в бухгалтерию предприятия об их использовании.

Когда средства выделяются на командировочные расходы, отсчет трех дней начинается со дня, когда сотрудник возвращается на рабочее место. Этот период может быть увеличен до 10 дней при зарубежной командировке.

О том, как правильно производится расчет с подотчетными лицами, смотрите на следующем видео:

Оформление расходования средств

Сведения о том, как израсходованы выданные работнику наличные, предоставляются в форме авансового отчета , к которому в качестве подтверждения прикладываются все соответствующие документы: квитанции, кассовые и товарные чеки.

Работник, который вернулся из командировки, обязан приложить к своему отчету: для оплаты проживания – счет из гостиницы, для отплаты проезда – авиа- или железнодорожные билеты, другие проездные документы, заверенное необходимыми подписями с печатями, чтобы оплатить суточные.

Нерастраченные деньги подотчетное лицо обязано немедленно вернуть в кассу.

После сдачи отчета за расход наличности сотрудник снова имеет возможность получить из бухгалтерии средства на покрытие очередных расходов.

Составление приказа о подотчетных лицах является обязательным, в случае, если на предприятии есть сотрудники, которые наделены правом пользоваться выданными из кассы наличными средствами для достижения каких-либо служебных целей.

ФАЙЛЫ

Кого называют подотчётными лицами?

• секретари, которые получают из кассы деньги на приобретение канцтоваров, материалов для оргтехники и прочего офисного оборудования,
• завхозы, которым деньги выдаются для покупки бытовых или хозяйственных принадлежностей. Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,
• водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
• бухгалтеры и кассиры предприятий.

Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия.

Понятие подотчетных денег

Любые средства, выдаваемые бухгалтером или кассиром компании кому-либо из сотрудников авансом (т.е. заранее) для оплаты любых нужд, связанных с деятельностью предприятия называются подотчетными .

Закон не устанавливает границ выдаваемых под отчет сумм, поэтому они определяются на каждом предприятии в индивидуальном порядке, в зависимости от существующих возможностей и потребностей.

При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Порядок выдачи средств под отчет

1. Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
2. Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
3. После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Если после траты выделенной под отчет суммы образовался какой-то остаток, его необходимо вернуть в кассу, если же, напротив, работнику пришлось доплатить на нужды предприятия из своих, бухгалтер обязан возместить эти расходы. При этом все траты должны быть подтверждены документально.

Следует отметить, что работники, не упомянутые в приказе в качестве подотчетных лиц, также могут получать из кассы наличность для выполнения задач, поставленных работодателем, но только при условии, что предварительно на это будет составлен отдельный приказ директора фирмы.

Кто должен составлять приказ о подотчетных лицах

Непосредственно составлением приказа может заниматься любой работник, обладающий необходимыми знаниями и навыками: юрисконсульт, кадровик, секретарь. При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.

Можно ли обойтись без приказа

Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера , тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике. При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:

• номер и дату составления;
• наименование компании;
• полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, ФИО;
• максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
• цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Как оформить приказ

С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.
При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

Кроме того, под приказом должны оставить свои подписи и все, кто в нем упомянут: сами подотчетные сотрудники, а также работники, ответственные за выполнение приказа – этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Заверять приказ печатью необязательно, т.к. с 2016 года норма по использованию юридическими лицами печатей и штампов перестала быть требованием со стороны закона.

Приказ обычно пишется в единственном экземпляре и в период действия содержится вместе с другими нормативно-правовыми и распорядительными бумагами предприятия. После того, как актуальность приказа будет утрачена, он передается на хранение в архив, где лежит до истечения законодательно установленного периода, затем его, вместе с другими устаревшими документами, можно отправить .

Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым были выданы деньги на оплату будущих служебных расходов. Выдача средств строго определена порядком проведения кассовых операций, какой был утвержден Центральным банком России еще в 1993 году.

Средства выдает бухгалтер предприятия, руководствуясь при этом приказом о подотчетных лицах. Этот документ издается директором компании.

Для чего необходим приказ о подотчетных лицах

Приказ о подотчетных лицах выдается в начале каждого года.

Документом определяется:

• перечень работников, которым будут выданы деньги под отчет;
• время, на которое выдаются финансовые средства;
• назначение денежных средств.

Для каких целей предприятие выдает деньги своим сотрудникам? На представительские и операционные расходы, для решения определенных хозяйственных задач (например, траты на канцтовары, рекламу), на расходы, связанные с проведением археологических, геологических работ и т. д.

В перечень таких целей включается и командировка.

Как составляется приказ о подотчетных лицах

Приказ о подотчетных лицах должен быть составлен с учетом условий актуального законодательства.

Так, в документе нужно указать:

• полное название предприятия;
• реквизиты приказа: номер из журнала регистрации, даты выпуска и утверждения, подписи директора предприятия и бухгалтера, который будет выдавать средства под расчет;
• список работников, которым будут выданы деньги;
• срок, в течение какого работники должны будут представить авансовый отчет;
• точную сумму средств, которые подлежат к выдаче.

В приказе должно быть сказано, что сотрудники имеют право расходовать вверенные им средства исключительно на служебные цели.

Работник не может передавать полученные деньги третьим лицам.

В течение 3-х дней после получения финансов сотрудник фирмы подает в бухгалтерию организации авансовый отчет об их использовании. В случае командировки три дня отсчитываются после того, как человек вернулся на свое рабочее место. Если командировка была за границу, срок, в течение какого нужно сдать авансовый отчет, могут увеличить до 10 дней.

На нашем сайте можно скачать и .

Как оформить расходование средств

Как уже было сказано выше, информация о расходовании выданных средств оформляется в виде авансового отчета. К этому документу нужно приложить товарные и кассовые чеки, квитанции и все то, что может подтвердить целевое использование средств.

Деньги, которые не были израсходованы, надо возвратить в кассу предприятия. После того как сотрудник сдал отчет в бухгалтерию и вернул неизрасходованные средства (если таковые были), он снова может получить деньги на покрытие очередных служебных расходов.

Приказ о подотчетных лицах - образец 2018-2019 годов представлен далее - оформляется, как правило, бухгалтерской службой и утверждается руководителем предприятия. Как составить такой приказ и что в нем отобразить?

Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2018-2019 годов

Приказ о назначении подотчетных лиц - образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах - образец его оформления будет представлен ниже - содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

Подробнее об отчетах читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете» .

Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия. Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.

Локальный акт — приказ о подотчетных лицах — должен содержать следующие реквизиты:

• в шапке — наименование компании;
• дату (даты) составления/утверждения документа;
• список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
• информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
• Ф. И. О. и подпись руководителя;
• Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.

Расположение реквизитов при этом должно быть следующим:

О сроках подотчета

Приказ о подотчетных лицах образца 2018-2019 годов должен содержать указание о предельном сроке, на который могут выдаваться деньги под отчет. Дело в том, что в соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У срок, на который выдаются деньги под отчет, ничем не регламентируется, кроме распоряжения руководителя предприятия (путем издания упомянутого выше приказа).

Однако существуют нормативные ограничения по конечной дате сдачи отчета — не позднее трех дней после завершения срока, на который были выданы средства под отчет. Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме.

О других нововведениях в расчетах с подотчетными лицами читайте .

Где скачать образец приказа о подотчетных лицах, применяемого в 2018-2019 годах

В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.

Об оформлении операций по кассе читайте в нашей статье «Нюансы документального оформления кассовых операций» .

Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.

Итоги

Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.