Заявка образец. Многие спрашивают, а как написать заявку или как составить заявку. Прежде всего хотелось бы сказать, что заявка это письменное обращение от подчиненного к начальнику (в отдел снабжения) с просьбой. Как Вы понимаете просьбы бывают разные и поэтому в заявке можно просить на ремонт, на покраску и на многое другое.

Примеры написания заявок по содержанию схожи и поэтому особо ничем друг от друга не отличаются, за исключением тех случаев, когда политика компании требует оформление заявок на официальном бланке с эмблемой компании. Хотя по сути заявки предназначены для внутреннего пользования.

Как составить заявку?

В шапке документа указывается наименование отделения, отдела, организации или другое. А так же лицо, кому адресуется конкретно заявка, как правило все заявки пишутся в отдел снабжения. В самой заявке пишем о том, что нам нужно для выполнения определенной задачи.

Формы заявок:

Заявки бывают как внутренние так и внешние. С внутренними заявками мы разобрались, они используются для внутреннего пользования компании.

К внешним заявкам относятся заявки на получение чего либо. К примеру, на получение патента мне необходимо подать заявку, где изложить суть. Чтобы привлечь иностранных рабочих необходимо написать заявку о потребности в привлечении иностранных работников. Заявка на выдачу, заявка на продажу, заявка на кредит и многие другие внешние заявки, которые необходимо писать или заполнять используя официальный бланк компании по сути напоминают внутренние заявки, образцы которых приведенные ниже за исключением того, что данные будут совершенно другими.

Даже спортсмены делают своего рода заявки. Например, заявка на разряд.

Вы можете написать заявку используя образец приведенный ниже.

Заявка образец №1

Заполненный образец заявки

В отдел снабжения НГЧ-1
от мастера Пермского участка
производства Лазарева Г.В.

Для ремонта коридора поста ЭЦ ст. Ферма необходимо изготовить и установить 3 противопожарные двери в дверные проемы;
1. 2030 мм. × 970 мм. – правое открывание ………………..1 шт.
2. 2030 мм. × 970 мм. – правое открывание …………….….1 шт.
3. 2030 мм. × 870 мм. – левое открывание …………………1 шт.

Мастер Пермского
участка производства Г.В. Лазарев

Заявка образец №2

Заполненный образец заявки

В отдел снабжения НГЧ-1
От Бордачева Н.Д.

Необходимых материалов для ремонта кабинетов НОД-1

1. ГКЛ ………………………………………………………………….150 м2.
2. Фанера ………………………………………………………………52 м2.
3. Саморезы по дереву 35×3,5 ………………………………………..500 шт.
4. Дюбель саморезы 75×4 …………………………………………….200 шт.
5. Подвесной потолок в комплекте …………………………………..52 м2.
в т.ч.
плитка Байкал ………………………52м2
направляющий уголок ……………..15шт.
направляющие 3,7 ………………….14 шт.
направляющие 1,2 ………………….24 шт.
направляющие 0,6 ………………….28 шт.
подвесы ……………………………..28 шт.
6. Обои виниловые ……………………………………………………150 м2.
7. Клей обойный ………………………………………………………8 шт.
8. Краска белая …………………………………………………………25 кг.
9. Колер (беж, мандарин) 0,7л. ……………………………………….6 шт.
10. Краска в/д белая …………………………………………………….64 кг.
11. Шпаклевка «Ветоноит» …………………………………………….40 кг.
12. Штукатурная смесь …………………………………………………50 кг.
13. Линолеум 3 м. ……………………………………………………….52 м2.
14. Краска половая ………………………………………………………10 кг.

Процесс закупки включает в себя ряд определенных, логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения товаров: составление заявок, анализ заявок, выбор поставщиков, размещение заказов, анализ заказов, выполнение заказов.

Составление заявок. Заявки на приобретение товаров подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество товаров требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку.

Составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества товаров опережали фактические потребности в них.

Время между размещением заявок и получением по ним товаров называется временем опережения. Оно играет важную роль в процессе управления закупками и товарными запасами. Заблаговременная подача заявок ослабляет отрицательные воздействия неожиданных задержек в поставках.

В тоже время излишнее увеличение времени опережения ведет к росту товарных запасов. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки товаров с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя товаров.

Приобретение товаров осуществляется разными методами в зависимости от вида товаров и комплектующих изделий. Основными методами закупок являются:

· приобретение товара одной большой партией за один раз;

· регулярные закупки товаров и изделий мелкими партиями, когда покупатель заказывает необходимое количество товаров, которые поставляются ему партиями в течение определенного периода;

· ежедневные (ежемесячные) закупки. Метод используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары;

· получение товара по мере необходимости;

· закупка товара с немедленной отдачей. В исключительных случаях, когда невозможно получить их по мере необходимости.

Документальное оформление заказа реализуется на основе заключения контракта, как основы закупок, поставки товаров и их закупок. Контракт составляется между поставщиком и потребителем продукции.

Заказ поставщику формируется только согласно графику заказов. В графике заказов должны быть указаны дни недели, когда поставщик принимает заказ, и дни недели, когда осуществляется поставка товара.

Заказ товара может сделать заведующий секцией торгового объекта, заместитель заведующего секцией либо категорийный менеджер. Заказ может быть сделан только на основании контракта.

Для передачи заказа поставщику его необходимо разместить в торговой системе.

В заказе поставщику нужно указывать:

• номер заказа;
• название поставщика, которому делается заказ;
• место поставки (торговый объект, для которого предназначена поставка по заказу);
• дату заявки (когда сделана заявка);
• дату поставки (когда товар будет доставлен в торговый объект);
• спецификацию заказа (артикул и наименование товара, заказываемого поставщику);
• закупочные цены;
• количество заказываемого товара в штуках (килограммах);
• внешние штрих-коды заказываемого товара и количество в транспортных упаковках.

Заявка на приобретение товара – это деловой документ , в котором изложено волеизъявление заказчика на получение товара. При этом отмечается, в какой форме составляется документ, произвольной или на строгом бланке. В процессе сбыта/приобретения товара участвуют как минимум две стороны .

Для чего нужно оформлять

Доверительные отношения подкрепляются деловыми документами.

Заявка составляется таким образом, чтобы в случае судебного разбирательства по поводу купли-продажи определенных товаров, были понятно оговорены все значимые условия .

Закупка представляет собой последовательные действия, логически взаимосвязанные:

• составляется заявка;
• выбирается поставщик;
• размещаются заказы;
• анализируются заказы;
• исполнение заказа как заключительное действие.

Заявка оформляется чаще всего в виде договора . Частью соглашения является приложение к договору. Все последующие возможные изменения в договоре, которые вносятся в бланк, представляются как дополнительная договоренность.

Здесь должны оговариваться сроки поставки товара поставщиком . За организацией-поставщиком сохраняется право на разработку собственного бланка заявки, право потребовать от другой стороны договора пользоваться именно этими бланками при оформлении сделки.

Правильное проведение заявки на доставку поспособствует в случае появления спорных моментов между поставщиком и покупателем уладить эти вопросы, относительно сроков и объемов поставки, а также качества поставленных изделий.

Основные требования и правила

1. Составление документа начинается с указания полного наименования вступающих в договорные отношения организаций. Должны быть указаны адреса (юридический и фактический), номера контактных телефонов и факсов, платежные банковские атрибуты заказчика и исполнителя договорных обязательств.
2. В одном из пунктов излагаются подробно все данные договора, положенного в основу заявки. Этот пункт необходим, заполнение его обязательно по той причине, чтобы не допустить несогласованности в ходе исполнения обоюдных обязательств. Здесь нужно указать номер договора, дату его заключения.
3. Следующий шаг предусматривает изложение о самом факте заявки (наименование товара, технические характеристики, ассортимент и спрос к свойствам изделий, количественная величина и ценовые данные).
4. Новый пункт отражает сроки поставки. При последовательных поставках в несколько приемов необходимо отразить график доставления с конкретными датами, определенным количеством товара. Оговариваются условия доставки (сроки и суммы платежей).
5. Заканчивается документ подписями лиц, уполномоченных от организаций, проставляются печати. Если представители организаций пользуются доверенностями, то указываются номера и время выдачи их.
6. Организация-исполнитель заявки обязана отметить у покупателя принятие заявки к исполнению. Может отправить покупателю письменное подтверждение.

В некоторых случаях принимается устное обращение по телефону. Каждое такое заявление фиксируется в особом журнале под определенным номером. Позже такое обращение может быть подтверждено в письменной форме.

В какой бы форме ни составлялась заявка, всегда имеются условия относительно заполнения :

• название «заявка», дата заполнения, наименование покупающей организации, указываются данные об уполномоченном представителе на ведение документации по заявке;
• при поставке товаров в пределах договорных условий отмечаются реквизиты этого договора;
• заполняется таблица, информирующая о товарах.

В таблице должны быть отображены сведения, полностью характеризующие изделие :

• артикул;
• характерные особенности изделий;
• число продукта по всем позициям;
• цена;
• общая сумма по каждому положению;
• итоговая стоимость.

В этих бумагах могут оговариваться общие установки относительно товарной упаковки, габаритов, метода и даты доставки, адрес получателя груза. Покупатель должен четко ориентироваться по срокам, которые включают в себя время подготовки и последующей доставки товара.

В документации необходимо указывать о предоставляемых скидках покупателю со ссылкой на атрибуты конкретного договора. Все дополнительные договоренности, особые условия оплаты (предварительные или после поставки) отмечаются документально .

Подписывается договор купли-продажи представителем организации, имеющим право на ведение дела. Здесь указывается должность, ставится расшифровка его подписи.

По форме заявки подразделяются на внутренние и внешние .

Заявки внутри организации представляют собой деловые письма , составляются по случаю участия в определенных мероприятиях, планах, конкурсах или по поводу получения услуг от другой компании, учреждения.

Модификацией бывают документы, составленные для регистрации тех или иных прав, запросов на разрешение чего-либо в органы исполнительной власти.

Документ-заявление составляется как по строго установленной форме , так и по определенным реквизитам . Документ, составленный в свободном формате, содержит информацию, которая важна для автора, исполнен в стиле, присущем просьбам.

Например, начинается заявка с обращения «Просим Вас», а далее излагается суть просьбы «принять участие, включить в состав, зарегистрировать и т.д.». Содержание такого документа насыщено дополнительными материалами касательно мероприятия, условий работы. В них делается упор на конкретные сведения :

• название действия, операции;
• точное время проведения;
• в какой форме представительство (слушателя или докладчика);
• ФИО участника или участников;
• рабочее место и должность;
• адрес, электронная почта, номер телефона;
• нуждается ли в гостиничном номере.

В запросе на оказание услуг указываются дополнительные сведения об авторе сверх тех, о которых известно из бланка письма.

Практикуется гарантийное письмо-заявка как разновидность делового отправления с просьбой выполнить что-либо, при этом гарантируется оплата в любой форме.

К разряду деловой документации относится письмо, подтверждающее получение информации, документов или других обязательств. При необходимости подтвердить заблаговременную договоренность в письме излагается суть, при подтверждении получения документов – их название, перечень. Такие письма в конце могут содержать просьбу или предписание.

Гарантийные письма и письма-подтверждения сопровождаются ключевыми словами, формулами:

1. «Подтверждаем получение (указывается какое конкретное послание)».
2. «Подтверждаем соглашение».
3. «Подтверждаем замысел».
4. «С благодарностью подтверждаем» и т.д..

В конце письма-подтверждения можно выразить свою надежду, предложение нового или попросить о чем-нибудь.

Переписка квалифицируется по степени важности, по многим признакам относительно срочности, значимости в разрешении поднятых вопросов, положения автора и соответственно адресата, технологических особенностей средств передачи и обработки информативных данных, управленческого делопроизводства.

Деловая переписка систематизируется по большому перечню предпосылок, оснований. Каждый этап создания деловых писем, их отправлений, применения соответствует решению конкретных утилитарных задач.

Любая пересылка документации подразделяется на официальную или служебную переписку, а также личную . В личных отправлениях со знаком «лично» в адрес организаций и учреждений может подразумеваться послание определенному лицу и носить исключительно личную заинтересованность, иметь закрытый характер.

Подробнее о поступлении товаров и услуг рассказано в данной инструкции.

Заявка на приобретение товара (образец)

Договором поставки может быть предусмотрен механизм поставки товара на основании заявки покупателя. В данной статье будет приведен образец заявки на приобретение товара.

Общие положения

Стороны договора поставки могут решить, что поставка товара будет производиться в течение определенного срока после получения поставщиком заявки покупателя. При этом в договоре может быть указано на свободную форму заявки, а может быть приведен установленный бланк, например, в качестве приложения к договору, которое является обязательной частью соглашения. В последнем случае все изменения, вносимые в бланк заявки, должны быть оформлены дополнительным соглашением к договору. Организация-поставщик может разработать собственный бланк заявки и требовать от контрагентов использования именно его при оформлении заказов. Обычно такие организации размещают бланки заявок на своих интернет-сайтах.

Заявка может использоваться в ситуации, когда стороны в момент заключения договора по какой-либо причине не могут определить ассортимент товара. Тогда конкретные товары, необходимые покупателю, будут указываться в заявке.

Также заявка применяется для резервирования необходимой продукции на складе поставщика.

В отдельных случаях заявка на приобретение товара может выступать акцептом в отношении условий поставки, предложенных организацией-поставщиком. В связи с направлением заявки на покупателя возлагается обязанность принять товар и в случае отсутствия каких-либо замечаний по количеству и качеству поставки оплатить поставленный по заявке товар.

Надлежащее оформление заявки на поставку поможет в случае возникновения споров между поставщиком и покупателем разрешить вопросы, связанные со сроками и объемами поставки, а также качеством поставленных товаров.

Заполнение заявки

Как было указано выше, заявка составляется покупателем по форме, предусмотренной договором или установленной поставщиком, либо в свободной форме. Однако независимо от этого заявка всегда содержит обязательные условия.

Во-первых, в документе указываются его название - «заявка» и дата составления, проставляется наименование организации-покупателя, заносятся сведения о лице, уполномоченном на заказ товара и оформляющем заявку (ФИО, должность, данные для связи).

Во-вторых, если поставка товара осуществляется в рамках договора поставки, указываются реквизиты данного договора.

В-третьих, в форме таблицы приводится информация о товаре:

• наименование (артикул);
• требуемые характеристики;
• количество товара по каждой позиции;
• цена за единицу;
• общая стоимость товаров по каждой позиции;
• итоговые суммы по количеству и стоимости товаров по всем позициям.

Здесь же могут быть приведены требования к упаковке товара, габаритам, способу доставки.

В заявке можно также указать дату, до которой должна быть произведена поставка, если покупатель ограничен по срокам. При этом последним должны быть учтены сроки, необходимые для подготовки товара к поставке и его доставки покупателю. Также должен быть указан адрес, по которому надлежит осуществить поставку товара.

В случае, если покупателю договором предоставлена скидка на оплату товара, об этом можно также упомянуть в заявке с указанием реквизитов соответствующего договора.

Если договором не предусмотрены условия оплаты товара, в заявке может содержаться предложение об оплате после доставки или предварительной оплате в размере, например, 30 процентов от полной стоимости поставки.

Заявка подписывается уполномоченным лицом организации с указанием должности и расшифровки подписи данного лица.

Образец заявки на приобретение товара

Канцелярские товары необходимы для деятельности любого офиса . Для бесперебойной работы офисного персонала в достаточном количестве требуются ручки, карандаши, степлеры, блокноты, скобы, линейки, бумага и др. Как правильно составить заявку (далее также – запрос) на закупку канцелярских принадлежностей?

Как составить

Прежде чем приступить к заполнению заявки на канцелярские товары, ответственное лицо предприятия или организации (как правило, это руководитель структурного подразделения) обязано выяснить – в каких предметах нуждается его отдел .

Существует обязательный набор канцелярии , который требуется любому офису. Перед заполнением запроса начальник отдела должен обойти каждого офисного сотрудника и узнать – какие позиции наиболее востребованы и в каком количестве.

Вполне возможно, что придется провести небольшую ревизию для качественного определения потребностей в тех или иных товарах. Не исключено, что сотрудники могут заказывать канцтовары «впрок», не особо в них нуждаясь на текущий момент времени.

Следует самостоятельно все перепроверить (например, сотрудники структурного подразделения уже заказывали линейки в прошлом месяце, зачем же в заявке фигурирует еще несколько штук?).

Заявка составляется в простой письменной форме с использованием машинописной техники или собственноручно. Под заявкой понимается документ, содержащий в себе письменное обращение подчиненного (руководителя структурного подразделения) к вышестоящему должностному лицу (как правило, начальнику отдела снабжения или заместителю директора по АХЧ).

Процедура составления заявки на канцелярские принадлежности ничем не отличается от таковой в отношении других заявок (например, на закупку краски, дверей, окон и др.).

Исключением является случай, когда политика фирмы предусматривает оформление такого рода заявок на официальном бланке организации, но этот случай редкий.

Составление документа осуществляется согласно следующему алгоритму:

• оформление «Шапки» запроса – указывается наименование документа («Заявка на канцелярские товары»), дата составления, ФИО лица, кому адресуется заявка, наименование структурного подразделения, подающего запрос;
• текст просьбы – обычно в формате вида «Прошу произвести процедуру закупок канцелярских товаров из внебюджетных средств для нужд кадровой службы»;
• перечень канцелярских принадлежностей , необходимых структурному подразделению, в виде таблицы;
• ФИО лица , подавшего запрос, подпись ;
• примечания .

Какие бывают формы

Помимо заявок на канцелярию, существуют следующие формы :

Отметим, что по формам запросы делятся на внешние и внутренние.

Рассматриваемый тип относится к внутренним заявкам , то есть используемым внутри конкретно взятой организации. При необходимости совершить внешний запрос (например, запрос на поставку товара от поставщика) составляется соответствующая внешняя заявка.

В чем отличия внешней и внутренней заявки

Если юридическое лицо приобретает канцтовары у определенного поставщика, договор поставки может сопровождаться заявкой на поставку товара .

Эта заявка отличается от той, которая используется внутри компании. При помощи внешнего запроса стороны могут прийти к решению, к примеру, произвести поставку в течение заранее установленного срока после составления договора поставки. При этом в договоре может быть указано на свободную форму запроса или же приведен унифицированный бланк.

Если заявка сопровождает договор, то есть является его приложением, все изменения номенклатуры канцтоваров, не предусмотренные изначально, оформляются дополнительным соглашением сторон .

Основные требования

К запросу предъявляются следующие требования :

• заполнение осуществляется либо в свободной форме, либо на фирменном бланке организации – в зависимости от политики деятельности конкретной компании;
• номенклатура канцелярских принадлежностей обязательно должна быть составлена в виде таблицы с «шапкой» и основной частью;
• в табличной части указывается не только наименование позиции, но и единица измерения количества (например, штуки или килограммы), а также количество в соответствующей единице измерения (например, 5 штук или 100 грамм);
• при необходимости в табличную часть добавляются дополнительные столбцы (например, с указанием артикула);
• обязательно прописывается ФИО руководителя отдела, нуждающегося в закупке канцелярии, и его ФИО, а также ФИО адресата (начальник отдела снабжения).

В некоторых компаниях руководство требует сопровождать запрос еще и служебной запиской . По сути, эти два документа в разрезе данного случая несут одинаковую функцию – информационно-справочную .

В отличие от заявки, в текстовой части служебной записки может еще и обуславливаться необходимость закупки соответствующих канцелярских принадлежностей (к примеру, для нужд конкретного работника, с обоснованием таких нужд).

«Служебка» хоть и составляется в произвольной форме, тем не менее, содержит ряд обязательных элементов :

• название должности и ФИО адресата в дательном падеже в правом верхнем углу;
• название документа – то есть «Служебная записка»;
• дата составления, регистрационный номер;
• заголовок должен содержать информацию о предмете в предложном падеже, в данном случае – «Служебная записка на закупку канцтоваров»;
• в основной части описывается сложившаяся ситуация, затем просьба обращающегося;
• в конце ставится подпись составителя, указываются его должность, ФИО, расшифровка подписи.

Примеры оформления

Если в организации отсутствует утвержденная форма запроса на канцтовары, ответственное лицо обязано составить документ в свободной форме.

Компания может разработать собственный бланк заявки. В таком случае руководители структурных подразделений обязаны использовать утвержденную форму.

Служебная записка может также составляться в свободной или по заранее утвержденной руководством фирмы форме.