Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план. Главный секрет, почему у вас не приживается тайм-менеджмент

Редакция The Point выбрала лучшие программы по тайм-менеджменту и продуктивности. Они позволят внедрить новую привычку, работать эффективно, не отвлекаться на социальные сети и создать приятную атмосферу. Благодаря таким приложениям вы будете успевать больше и получать удовольствие от рабочего процесса.

1. Forest: Stay focused, be present

Forest – программа по улучшению продуктивности путем блокировки отвлекающих сайтов. Приложение подойдет тем, кто часто отвлекается на смартфон во время работы. В настройках можно указать сайты и приложения, которые мешают эффективной работе. Если вам необходимо поработать один час, не отвлекаясь на смартфон, выберите этот промежуток и включите таймер. Начнет расти виртуальное дерево. Если вы не будете трогать смартфон и запускать на нем, например, Facebook, дерево вырастет – это означает, что все хорошо, вы справились. В противном случае дерево погибнет. Из деревьев можно создать целый лес. Forest – одно из лучших приложений по тайм-менеджменту, которое способно значительно повысить личную продуктивность.

2. Tick Tick

Tick Tick – гибкое приложение для тайм-менеджмента, которое поможет организовать личные и рабочие дела. Программа может служить как инструментом для метода GTD (Getting Things Done), так и простым списком дел. Поддерживает тэги, дедлайны, напоминания. Есть браузерная версия, а также приложения для Android и iOS.

3. Defonic

На эффективность работы влияет не только наше настроение, но и атмосфера вокруг. Именно поэтому так важно настроить себя на нужный лад. В этом поможет приложение для продуктивной работы Defonic, которое содержит набор звуков. Здесь есть шум моря и грозы, ветра, костра. Можно работать под шум кофейни, включить белый шум или представить, что вы в поезде и слышите размеренный стук колес. Такие однообразные атмосферные звуки положительно влияют на производительность труда. В браузере Defonic доступен бесплатно и не требует регистрации.

4. Habitica

Приложение Habitica можно считать инструментом по тайм-менеджменту. Программа вносит элемент геймификации в ежедневный список дел, начисляет вам баллы, хвалит за выполненные задачи, повышает уровень и штрафует, если пункт из списка дел не выполнен. Отлично мотивирует, когда надо внедрить новую привычку в ежедневную рутину.

5. Pomotodo

Если вы хотите исключить прокрастинацию и стать более эффективным, попробуйте технику Pomodoro . Нужно делить рабочий процесс на равные промежутки и чередовать с отдыхом. Приложение Pomotodo по тайм-менеджменту станет отличным инструментом, позволит настроить таймер, указать перерывы и следить за своим прогрессом.

Чтобы использование приложений по тайм-менеджменту и продуктивности приносило пользу, поставьте себе цель, подберите программу, которая будет положительно влиять на прогресс и наслаждайтесь результатами.

У каждого из нас 24 часа в сутках, но далеко не все могут правильно ими распоряжаться. Навык планирования времени — неотъемлемая черта успешных людей. Если вы хотите такими стать, то один из элементов на пути к достижению данной цели — использование приложений тайм-менеджмента, о которых сегодня и поговорим. Пока что рассмотрю 5 проектов, возможно, в дальнейшем дополню заметку.

В общих чертах – это умение грамотно и эффективно управлять своим временем. Без учета сна, у каждого человека в сутках где-то около 16 часов, но принимая во внимание хроническую занятость многих из нас, по факту остается еще меньше. Давайте разберемся, каким образом мечты, цели и полезный софт способны направлять нас в нужное русло.

Цели как главный инструмент тайм менеджмента

Они служат не только первопричинами тайм менеджмента, но и навигаторами к их исполнению. Получается, что затраты времени на достижение поставленных перед собой задач — не затраты вовсе, а ценные инвестиции. И их нужно делать с умом. Чтобы использовать время эффективно, как можно чаще задавайте себе вопрос: «Что делаю я сегодня для достижения личных целей?»

При этом не столь важно где вы работаете в текущий конкретный момент — будь то или трудовая деятельность по найму. Главное чтобы данный процесс позволял вам двигаться к своим целям. Найдите работу, которая не только приносит деньги, но и развивает ваши профессиональные и личные качества . Это скоро приведет к тому, что вы либо станете еще большим профессионалом либо сможете открыть собственный бизнес.

Многим из вас наверняка попадались многочисленные статьи с “кричащими” заголовками наподобие “Как заработать ХХХХХ тысяч.. либо миллион за день или несколько часов” . Очевидно, что в таких публикациях мало толка. За сутки у вас получится лишь изменить свое отношение к использованию времени , что в будущем позволит зарабатывать вам гораздо больше.

Приложения тайм менеджмента

Перейдем к практике. Один из самых жизненных вопросов — как быть, если список дел намного превышает наличие свободного времени, и вашего ежедневника уже не достаточно? В этом случае желательно воспользоваться специальными инструментами – приложениями тайм-менеджмента. Они помогут достигать нужных целей гораздо быстрее.

В интернете существует множество программ и сервисов по теме, но не все они достаточно хороши. Сходу может быть сложно выбрать подходящий и эффективный софт для организации времени, поэтому я подготовил пять наиболее интересных и востребованных приложений по теме:

• Asana.
• Матрица Ейзенхауера.

Данная программа учета рабочего времени помогает не только грамотно использовать свои временные затраты, но и контролировать деятельность подчиненных. Как это реализуется?

Включайте тайм трекер как только начинаете работать и выключайте по завершению. В промежутке приложение отслеживает все ваши действия, а также делает скриншоты с неожиданной периодичностью. По завершению рабочего процесса сможете проследить, сколько часов/минут вы потратили неэффективно и каким софтом/сервисами в эти моменты пользовались.

Прозрачная система наблюдения за рабочим процессом ваших подчиненных поможет избежать массы недоразумений в коллективе и повысить эффективность рабочего процесса в целом.

Одна из самых разноплановых и наиболее мощных систем управления проектами. Здесь одновременно могут храниться дискуссии, рабочие документы и графики выполнения задач. Таким образом, программа помогает настроить коммуникацию с коллегами и деловыми партнерами.

Как и другие системы планирования времени, Basecamp доступна в виде десктопного ПО и приложения.

Аналогично решению Asana (расположенному ниже), в Trello вы создаете проекты, которые будут высвечиваться на общей стене. Своими идеями и заданиями можно делиться с остальными участниками.

Кстати, в этом приложении допускается выделение элементов несколькими цветами, если они относятся к разным направлениям. Так вам будет проще ориентироваться в списке дел.

Приверженцы Trello выбирают программу по причине простоты планирования. Хотя некоторые жалуются, что можно “потеряться”, если проектов больше 10.

Asana

Решение подойдет как для персонального, так и командного учета рабочего времени. В этом приложении вы можете создавать проекты, внутри которых – планировать и обсуждать задания. Более того, все объекты, созданные в Asana, попадают в общий календарь, который позволит вам спланировать свой рабочий график и оставить время для личных дел.

Добавьте разные цвета к вашим задачам, чтобы лучше в них ориентироваться, и используйте свое свободные моменты максимально эффективно.

Этот фундаментальный метод планирования был изобретен президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, а потому и называется в его честь. Согласно матрице, все проекты можно субъективно классифицировать на 4 основные категории:

• важные и срочные;
• неважные и несрочные;
• важные, но несрочные;
• срочные, но неважные.

Построение приоритетности – первоочередное задание, помогающее избежать выполнения дел, которые не намерены приблизить вас к целями. Избавившись от ненужных забот с помощью матрицы Эйзенхауэра, вы сможете уделить ценным проектам больше времени.

Выводы

Использование приложений тайм-менеджмента – обязательная составляющая повышения . Выберите себе наиболее подходящее решения, которые упростят процесс планирования и коммуникации внутри команды.

Главное преимущество использования специального софта в том, что это приводит к образованию дополнительного свободного времени. Потратьте его на саморазвитие и общение с близкими.

Были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей. Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента

Если и обращаться к кому-то за советом, то к человеку в данных делах разбирающемуся. Да и то, полноценно понять систему взглядов того или иного автора можно лишь прочитав и поняв его труды. Мы же поставили себе амбициозную задачу выделить и коротко представить краеугольные камни отдельных методик и техник.

Стивен Кови

Назвать С. Кови специалистом в области тайм-менеджмента можно лишь с поправкой на то, что управление временем для него - элемент самосовершенствования, в комплексе приводящий человека к успеху. А вот в этом глобальном направлении он является гуру, поэтому ниже собраны некоторые рекомендации из раздела его книги « », посвящённого 3 навыку - определению приоритетов.

1. Суть навыка: сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Другими словами, никогда не стоит откладывать важные дела на потом, какими бы сложными и неприятными они ни были. Помните, каждое такое дело приближает вас к цели, поэтому заставьте и свои чувства работать на результат. Все, даже самые успешные люди, вынуждены делать то, что не всегда им нравится. Это неизбежность.
2. Вы должны «зависеть от своих ценностей, а не от мимолетных импульсов и желаний». Движение к цели требует мотивации и настойчивости, поэтому сама цель должна быть приоритетной и важной, ведь себя не обманешь.
3. Лучший совет по управлению временем, по мнению автора: «Организация и действия на основе приоритетов».
4. Термин «управление временем» не совсем верный. Нужно учиться управлять не временем, а собой.
5. Соблюдайте принцип Р/РС баланса (результат/ресурсы+средства). Баланс подразумевает то, что ни одно из данных направлений не перевешивает другое. Попросту говоря, цель должна быть соразмерна затрачиваемым на её достижение усилиям. И наоборот: не стоит тратить большие силы ради успеха в незначительном деле.
6. Используйте матрицу управления временем для определения действительно важных дел, и концентрируйтесь на них, поскольку от этого зависит достижение ваших глобальных целей.
7. Ищите возможности и способы сделать вашу личную и профессиональную жизнь проще. Пробуйте, применяйте, среди них могут быть те, которые посодействуют позитивным переменам в вашей жизни.

GTD Дэвида Аллена

Метод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, . Разберём еще некоторые рекомендации:

Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации - организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно складывать всю документацию и другие материалы по проекту. Их стоит завести даже для дел, где существует лишь 1 документ.

«43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция - напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчёт и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладётся документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числу также помещаются записи о звонке и сдаче отчёта. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от ежедневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.

4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель . Суть идеи в дифференциации заданий, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:

1. Следующие действия. В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Редактировать его, внося новые записи, нужно ежедневно.
2. Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, и на выполнение которых требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
3. Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
4. Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее (пробежать марафон или завести блог).

Джулия Моргенстерн

Дж. Моргенстерн начинала свою карьеру на должности администратора и именно на ней приобрела необходимые навыки планирования и организации. Поэтому она уверена, что управление временем заключается по большей части в правильной организации деятельности. А для того, чтобы она была правильной, предлагает такие инструменты:

1. Оценка. Начинать стоит не с применения каких-либо методик, а с оценки затрачиваемого времени и своих действий. Что вам мешает заниматься приоритетными делами? Причин может быть несколько: технические (отвлечение на соцсети, почту, совершение звонков во время на них неотведённое), внешние обстоятельства (сжатые сроки, нереалистичные графики, дополнительные обязанности), психологические препятствия (нежелание ждать и связанные с этим хронические опоздания, специально создаваемые кризисные условия).

2. Временные рамки. По словам Джулии, 90% её клиентов, используя списки дел, рядом с пунктами не записывают время, требуемое на их выполнение. Это ошибка: временные рамки нужно ставить для любой задачи.

3. Техника 4D. Если в силу какой-либо причины вы не способны выполнить задачу, нужно применить одно из следующих действий:

• Удалить (delete). «Если что-то не стоит делать сейчас, то может быть это не стоит делать и позже». Это относится в первую очередь к неквалифицированной деятельности. Откажитесь от таких дел.
• Отложить (delay). Применяйте сортировку: менее приоритетные дела можно откладывать, освобождая время на более важные.
• Делегировать (delegate). Для выполнения отдельных заданий можно привлечь других: коллег, друзей, семью.
• Уменьшить (diminish). В некоторых компаниях производительность значительно улучшилась после того, как еженедельные часовые совещания были заменены на 15-минутные. Это позволило «убить двух зайцев»: сохранить время на непосредственную работу, да и сотрудников на протяжении более короткого отрезка времени стало легче.

4. Приоритеты. Дж. Моргенстерн говорит о необходимости разработки большой «картины жизни» - ваших целей, глобальных планов. Она состоит из 3 этапов. Первый: выделение «категорий» - главного, того, что важно для вас. Их должно быть не больше шести (к примеру, «финансы», «здоровье», «семья»). Второй: цели для каждой «категории». Например, в финансовом плане это может быть определённая сумма на банковском счету к моменту выхода на пенсию. Третий: 2-3 вида деятельности, которые ведут к цели (зарплата, пассивный доход от инвестирования, депозит).

5. Техника SPACE. Организация времени и организация пространства едины, поэтому автор предлагает специальную методику планирования SPACE (от англ. пространство):

• Sort - сортируйте дела и вещи вокруг себя.
• Purge - очистите время и пространство от всего, без чего можно справляться и так.
• Assign - назначьте каждой вещи своё место, а каждому делу - своё время.
• Containerize - определяйте параметры каждой значимой деятельности.
• Equalize - время от времени переоценивайте свою систему.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Б. Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела - так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.

«Бифштекс из слона»

Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу - сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.

Научитесь говорить «нет»

Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он - плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области - неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.

Стремитесь к автоматизации

Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими - настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.

Выполняйте похожие дела подряд

Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.

Биологические часы

В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом. Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.

7 сервисов и программ для планирования и управления временем

Google Keep

Google Keep - электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.

Maniac Time

Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него - Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?

LeaderTask

Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций - календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.

Microsoft Outlook

Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком - достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

Microsoft OneNote

Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность - поддержка рукописного ввода для планшетов.

Миниплан

Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана - успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации .

Remember the Milk

Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).

И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время. Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут. Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Работа часто не оставляет нам шансов хоть немного пожить для себя или уделить время семье. Больше того: даже часть рабочих задач остается не выполненной, дела накапливаются как снежный ком. Можно, конечно, уволиться и стать свободным художником, хотя практика показывает, что фрилансерам тайм-менеджмент еще нужнее, чем офисным страдальцам, иначе они вообще перестанут что-либо успевать. А можно попытаться взять свое время под контроль: прочитать пару книг на тему тайм-менеджмента, послушать вебинар и, наконец, уставить на смартфон соответствующее приложение. Мы подобрали лучшие из них, чтобы вы смогли стать повелителем времени, а не его рабом.

TimeTune

Наиболее рейтинговым приложением, созданным для тайм-менеджмента, является сегодня TimeTune . Этот планировщик достаточно гибок: он может контролировать ваше время в течение одного дня, недели или даже месяца, учитывая нестандартные графики работы, например, плавающий или ночной. Можно также создавать расписание для других людей: подчиненных или детей, чтобы они помнили, что и когда им нужно сделать. Чтобы быстро найти нужную задачу, существует система тегов, которые, впрочем, можно дополнять и исправлять, так же, как и звуки уведомлений. Если вы захотите посмотреть, соответствующую аналитику. Платная версия программы позволяет раскрасить тему в разные цвета, и, что важнее, удалять ненужные ежедневные задачи и синхронизироваться с календарем Google.

Pomodoro Timer Lite

Замечательный таймер, который имеет множество поклонников - Pomodoro . Дела тут планируются на один день, но это не важно, главное, что это приложение помогает реализовать главное требование тайм-менеджмента: 25 минут работы - 5 минут перерыв. Делается это, как можно понять из названия, с помощью таймера, который в нужный момент говорит «дзынь». Время, затраченное на перерывы можно менять, а вот рабочие периоды - нет. Каждые 4 периода необходимо делать длинный тайм-аут: от 10 до 30 минут. Дзынь!

TickTick

Это приложение в общем похоже на слияние первого и второго: многофункциональный планировщик со списком задач, блокнотом для заметок, чек-листом и коннектом с Google-календарем, интегрированный с Pomodoro. А что, может быть даже неплохо!

Правда отзывы русскоязычных пользователей говорят о том, что в последние несколько месяцев приложение плохо работает, что появились проблемы с доступом к ресурсу, а также многочисленные ошибки. Что же, бывает и так. надеемся, что разработчики могут исправить эту ситуацию, так как приложение неплохое и зарекомендовало себя достойно.

Максимально наглядно представляет, на что мы тратим время, приложение . По сути, это виджет аналоговых часов, который сливает задачи из Google-календаря и накладывает их на циферблат. Таким образом получается своеобразная круговая диаграмма, где задачи - это сектора на часах. Конечно, в приложение можно добавлять задачи, контролировать хронометраж. Кроме того, здесь имеется обратный отсчет до конца мероприятия, например, полета в самолете или лекции. Также в эту программу встроен и достаточно гибкий таймер. Приложение умеет коннектиться с умными часами Android Wear, после чего они превращаются в эффективную напоминалку. А сам виджет обновляется 1 раз в минуту - чтобы не пропустить появление в календаре Google новых задач.

Планировщик дел и целей от Agnessa Studio

Очень приятный многофункциональный планировщик , совмещающий с этим функционалом возможность ведения ежедневника. Приложение отличается спокойным дизайном и продуманным интерфейсом, а также широкими возможностями. Отличает его от других подобных возможность разделить «слона» (то есть, большую цель) на много мелких подзадач, и из выполнение будет знаменовать совершение шагов к цели. Еще один важный плюс - возможность локальной работы, что иногда бывает очень важно. Все остальное: сбор статистики, напоминания, виджеты - по классике.

aTimeLogger - Time Tracker

Чисто аналитическое приложение - aTimeLogger — Time Tracker - поможет вам разобраться пост фактум, куда же девается ваше время. Вы можете вносить сюда свои дела и получать их отображение в графическом виде. Отчеты можно создавать в виде различных графиков и диаграмм, выгружать на компьютер, отправлять по почте - в общем, делать все, чтобы максимально огорчаться от мысли о бесцельно потраченном времени и стараться больше этого не делать никогда. К плюсам этого приложения относится действительно очень дружелюбный и понятный интерфейс.

Успевайка - планировщик для детей

Последний в нашем небольшом рейтинге планировщик привлек внимание целевой аудиторией - это дети и их родители. Планировщик для детей «Успевайка » позволяет создавать для ребенка такие небольшие задачи, как завтрак, умывание и чистка зубов, ведь практика показывает, что именно они создают наибольшее количество проблем. В игровой форме эти задания контролируются, а после выполнения малыш может увидеть поздравление от родителя или посмотреть небольшой мультик. Такой планировщик позволяет ребенку привыкнуть к каждодневным рутинным делам, а родителю - не превращаться в зануду, который ходит по пятам несмышленого младенца с зубной щеткой и расческой.

Если Вам постоянно не хватает времени, то, скорее всего, Вы просто нерационально его тратите и не уделяете должного внимания его планированию. Научитесь управлять своим временем правильно при помощи специализированных компьютерных программ и онлайн-сервисов.

Темпы развития современного мира за последние сто лет всё ускоряются... Соответственно и ритм жизни обычного человека всё возрастает. Многие из нас большую часть дня работают, потом прибегают домой, кое-как управляются с повседневными домашними хлопотами и ложатся спать, чтобы на следующий день опять повторить всё сначала...

Хорошо ещё, если на выходных у получается выделить хоть какое-то время на занятия любимым хобби или просто полноценный отдых. Многим из нас и этого не удаётся, поскольку выходные посвящаются решением бытовых вопросов. То есть, мы наблюдаем тотальную нехватку времени!

Однако, если взглянуть с другой стороны и проанализировать хотя бы пару своих будничных дней (а лучше недель), то окажется, что большую часть времени мы тратим не на выполнение заданий босса, не на дорогу с работы/на работу и даже не на домашние хлопоты, а на различные, бессмысленные по своей сути, дела!

Бесполезные разговоры в "курилке", просмотры соцсетей или просто бесцельное сидение на месте - вот всё то, что отнимает у нас драгоценное время, которое мы могли бы потратить с пользой для дела или своего организма!

Если Вы постоянно ощущаете нехватку времени и серьёзно решили что-то с этим делать, предлагаю Вам научиться рациональному тайм-менеджменту с использованием современных компьютерных технологий!

Немного о теории тайм-менеджмента

История отечественного тайм-менеджмента начинается в 20-х годах прошлого века, когда в условиях новой экономической политики появилось понятие "научная организация труда" (НОТ). Её главной целью ставилась оптимизация рабочего дня трудящихся с максимальной пользой для производства и минимальными нагрузками на человека.

За всё время развития НОТ было выработано много различных схем и принципов, однако, практически все они сводятся к тому, что все дела и временные затраты на их выполнение нужно тщательно планировать. Общий алгоритм такого планирования можно представить в виде пошаговой схемы:

Исходя из этой схемы, перед тем как взяться за какое-то дело, следует вначале проанализировать все возможные пути его успешного завершения. Затем определить цели и разбить весь процесс реализации задуманного на небольшие задачи. Только тщательно всё распланировав и выбрав наиболее удачный алгоритм действий, можно приступать к выполнению работы.

Важным моментом является также итоговый контроль выполнения поставленных задач. Благодаря контролю Вы можете проанализировать свои временные затраты и, возможно, в будущем при выполнении схожей работы ещё больше оптимизировать свои трудозатраты.

На сегодняшний день существует довольно много методик управления временем. Однако, по сути, все они сводятся к одной из трёх основных, которые различаются по принципам подхода: "Матрице Эйзенхауэра", технике "Хронометраж" или методу "Помидора". Предлагаю рассмотреть каждую из методик и выбрать программы для их реализации.

Данная методика планирования получила своё название в честь американского президента и известного военного деятеля Дуайта Эйзенхауэра, который умел довольно успешно распоряжаться своим временем.

В основе Матрицы лежит принцип, сформулированный итальянским социологом конца XIX века Вильфредо Парето, о том, что лишь 20% всех усилий дают 80% результата (также известен как принцип 20/80). Эйзенхауэр немного пересмотрел принцип Парето и сделал его более утилитарным, сортируя свои дела в поле подобного графика по степени их срочности и важности:

Матрица представляет собой обычную систему координат, где по горизонтали у нас отображается важность дел, а по вертикали их срочность. Пересечение этих двух осей делит плоскость листа на 4 части, различные по уровню приоритетности:

1. Важные и срочные дела . В эту категорию попадают те задачи, которые требуют как можно скорейшего решения и являются важными в Вашей области деятельности. Например, сюда можно отнести такие дела как звонки клиентам, завершение текущих проектов и т.п.
2. Важные, но не срочные дела . В данном разделе у Вас будут числиться дела, которые важны для Вашей работы вообще, но их исполнение не является срочным. Например, это могут быть регулярно повторяющиеся или запланированные на недалёкое будущее задачи.
3. Не важные, но срочные дела . Здесь у Вас могут быть дела второстепенной важности, которые практически никак не касаются Вашей работы или не влияют на её результат, но требуют нашей скорейшей реакции. Например, нужно поздравить с Днём Рождения коллегу, встретить внезапно приехавшую в гости тётю из Бобруйска или по дороге домой купить хлеба.
4. Не важные и не срочные дела . Самый обширный раздел занятий, которые никак не влияют на результаты нашей работы, не являются срочными, но "пожирают" львиную долю нашего времени. Это и бессмысленные разговоры, и бессистемное блуждание по Интернету, и бесполезные компьютерные игры и ещё масса дел, которые нам так хочется делать, но толку от них мало.

Таким образом, используя принцип бритвы Оккама, Вы можете определить только самые важные и срочные задачи, которые принесут реальную пользу для дела, которым Вы занимаетесь. Остальные занятия, которые не являются срочными и важными Вы научитесь со временем ограничивать, соответственно, получая в своё распоряжение больше времени для продуктивной деятельности.

Если Вы решили воспользоваться данным методом планирования, то Вам в этом может помочь программа под названием Хронометр :

Данная программа не требует установки, поэтому может запускаться с любого носителя, но на некоторых системах (например, на Windows XP) она не может автоматически создать базу данных. Если Вы столкнётесь с такой проблемой, просто создайте пустой текстовый документ и переименуйте его с заменой расширения с txt на sqlite. Или просто скачайте готовый файл с нашего сайта . Укажите скачанный файл в качестве базы данных программы и всё заработает.

Когда программа запустится Вы сможете создать свой первый список дел и задачи к нему. Обратите внимание, что каждую задачу можно пометить как важную и/или срочную, а также задать ей сроки исполнения. Это нужно для того, чтобы Хронометр смог автоматически рассортировать все задания в виде матрицы Эйзенхауэра:

Как видим, представление матрицы здесь немного не такое, как мы рассмотрели выше, но принцип тот же. Просто поменяны местами оси координат. Взглянув на матрицу, Вы сможете быстро определиться с приоритетами и завершить важные и срочные дела как можно скорее, чтобы заняться не важными и не срочными:)

Хронометраж

Если Вы любите делать всё обстоятельно и последовательно, возможно Вам подойдёт методика под названием "Хронометраж". Эта методика получила известность в СССР в 70-х годах благодаря книге Д. Гранина «Эта странная жизнь».

В основе "Хронометража" лежит принцип фиксирования всех выполняемых человеком действий на протяжении некоторого срока (оптимально - две недели). По завершении каждого дня человек должен проводить текущий анализ проделанной работы и выявлять те действия, которые отбирают время, но не несут практической пользы.

По завершении двухнедельного наблюдения делается общий анализ. В результате мы имеем две выгоды. Во-первых, получаем полную информацию о том, на что тратится наше время, выявляем его основных "пожирателей" и видим, на чём можно его сэкономить. Во-вторых, за срок наблюдений мы учимся самодисциплине и вырабатываем правильное чувство рабочего ритма.

Записывать свои действия Вы можете любыми удобными Вам способами: на бумаге, в текстовом документе на ПК, в записной книжке телефона или даже при помощи диктофона. Однако, если у Вас есть доступ к Интернету, лучше всего это делать при помощи специальных сервисов, вроде Time-Master.ru

Данный сервис являет собой своеобразный онлайн-органайзер, в который Вы можете записывать любые свои уже выполненные действия и задачи, которые ещё только предстоит завершить.

По умолчанию открыта вкладка "Рабочий день", куда Вы можете вносить все текущие действия (по терминологии сервиса - "События") и задачи. Для внесения Вы можете использовать вкладку "Расписание" (все данные вводятся с помощью всплывающего окошка как на скриншоте выше) или воспользоваться упрощённым видом ввода во вкладке "Дневник".

Помимо текущего дня, Вы можете также планировать цели на более длительные периоды времени при помощи вкладки "Календарь" (на месяц или на неделю). Контролировать же выполненные действия удобно при помощи вкладок "Задачи" и "Дневник":

Сервис довольно мощный и функциональный, поэтому, если решите его использовать, желательно ознакомьтесь с презентацией, которая будет Вам показана Вам после регистрации. Иначе Вы рискуете лишиться возможности использовать многие полезные возможности!

Метод помидора

Для самых же нетерпеливых и тех, кто на дух не переносит нудное планирование, существует ещё одна технология тайм-менеджмента - метод помидора (или "помодоро", если использовать оригинальную терминологию)!

Своё название метод получил в честь кухонного таймера в виде одноимённого овоща (такие были популярны в 80-х годах в Европе и Америке). А придумал его тогдашний студент итальянского университета Франческо Чирилло.

Суть метода в том, что Вы формулируете для себя текущую задачу ("помидор") и ставите таймер на 25 минут. За это время Вы должны успеть выполнить поставленное задание. После выполнения одного "помидора" у Вас есть короткий перерыв в 3 - 5 минут, а после выполнения 4-х - длинный в 15 - 30 мин.

Метод помидора при всей его простоте позволяет тому, кто его использует, максимально самодисциплинироваться. Ведь 25 минут - не так уж и много, а уложиться в срок нужно обязательно:)

В силу простоты реализации существует довольно много программ и сервисов, использующих для тайм-менеджмента именно данный метод. Правда, большинство из них англоязычные. Однако, есть и русские. Предлагаю рассмотреть некоторые из их.

Pomodoro для Windows

Для ПК существует небольшая бесплатная программа под названием Tomighty :

Это разработка итальянских программистов, но она почти полностью русифицирована и довольно проста в использовании.

После её установки и запуска в трее появляется небольшая иконка в виде помидора, которую можно нажать левой кнопкой мыши для запуска таймера или правой для доступа к контекстному меню с настройками.

Кстати, о настройках. В первой вкладке Вы можете изменять промежутки времени заданные по умолчанию, а во второй рекомендую снять опцию "Скрывать окно автоматически" и активировать возможность перетаскивания окошка таймера ("Allow dragging the window around"). Теперь всё готово и Вы можете открывать основное окошко и запускать сам таймер:

Tomighty будет отображаться поверх всех окон и оповещать Вас о событиях начала и конца задачи звуками. В процессе же работы таймер будет тикать. Если Вас это раздражает, просто отключите эту опцию в настройках на вкладке "Звуки".

По завершению одного "помидора" программа предложит Вам сделать перерыв - соглашайтесь:) Отдохните 5 минут и снова за работу. Когда сделаете 4 задачи, сделайте длинную паузу в полчаса, после чего таймер снова начнёт отсчёт следующих 4-х "помидоров".

Pomodoro для Android

В силу мобильности системы Андроид, под неё существует больше всего различных таймеров. Просто зайдите не Google.Play и введите в поисковой строке слово "Pomodoro", чтобы убедиться в этом.

Увы, из-за того, что у меня на телефоне старая версия Android, мне удалось протестировать только два приложения подобного толка (и оба англоязычные). И лучшим из них я бы назвал Simple Pomodoro :

После запуска приложения мы попадаем на экран с таймером. Если тапнуть по нему, то Ваше устройство перейдёт в режим блокировки и на нём во весь экран отобразится обратный отсчёт промежутка времени в 25 минут. Если Вы нажмёте кнопку "Назад", то сможете либо отключить таймер, либо переключить его в фон, чтобы выполнять другие действия.

Помимо основного экрана с таймером Simple Pomodoro имеет ещё два экрана: планировщик задач (свайп вправо с экрана по умолчанию) и статистика (свайп влево). В режиме планировщика Вы можете не только создавать задачи в приложении, но и импортировать их из Календаря Гугла!

Как и во всех подобных программах, в Simple Pomodoro имеются настройки, которые доступны в меню на экране статистики или по нажатию системной кнопки "Меню":

В этих настройках Вы можете изменить временные интервалы выполнения задачи и отдыха, задать звуки, параметры блокировки и иные параметры.

Pomodoro онлайн

Если Ваша работа связана с компьютером и у Вас есть постоянный доступ к Интернету, то идеальным выбором для тайм-менеджмента по помидору будет русскоязычный сервис "Помидорка" :

Данный сервис является не просто таймером, который можно включать когда захочется, а именно ориентированным на решение конкретных задач инструментом! Чтобы воспользоваться "Помидоркой" после регистрации нужно перейти в раздел "Задачи" и поставить перед собой хотя бы одну цель, а затем отправить её на выполнение и перейти в раздел "Таймер":

Новосозданная задача должна появиться в списке и, чтобы запустить таймер для неё, Вам будет достаточно нажать на кнопку "Play". В режиме запущенного таймера у Вас есть возможность поставить паузу или выполнить текущее задание досрочно, чего нет у многих аналогов. Контролировать же свою результативность Вы можете в разделе "Статистика".

Если Вам нужно изменить стандартные интервалы таймера, Вы можете это сделать по ссылке "Настроить помидорку" в левом нижнем углу страницы.

Следует сказать, что сервис "Помидорка" довольно молодой и активно развивается, поэтому в скором времени может обзавестись какими-либо дополнительными функциями, которые есть у крупных англоязычных аналогов (например, синхронизацией дел с Календарём Гугла или импорт/экспорт списков задач и статистики).

Так что вполне возможно, что мы получим в своё распоряжение достойный отечественный ответ "забугорным помидорам", который будет полностью бесплатным (по крайней мере так заявляет автор)!

Выводы

Завершить же нашу сегодняшнюю статью хотелось бы одним анекдотом:

Сколько нужно психологов, чтобы поменять лампочку?
- Достаточно одного, если лампочка готова меняться!

Аналогичная ситуация с тайм-менеджментом. Если Вы всерьёз решили заняться упорядочиванием растрат собственного времени, то не важно, какую методику или программу Вы выберете для этого - Вы в любом случае достигнете успеха.

Однако, если особого желания самодисциплинироваться нет, то на чём бы Вы ни остановили свой выбор, толку от этого не будет. Поэтому, перед тем как искать чудо-программу для тайм-менеджмента задайте себе вопрос, а готовы ли Вы меняться. Если ответ будет положительным, тогда - вперёд! Желаю Вам максимально рационально и с пользой проводить всё своё время!

P.S. Разрешается свободно копировать и цитировать данную статью при условии указания открытой активной ссылки на источник и сохранения авторства Руслана Тертышного.