Образец счета бюджетной организации. Как правильно заполнить счет на оплату с НДС (образец). Можно ли выставить счет от физического лица

Согласование цены относится к основным этапам любой сделки купли-продажи. В коммерческой деятельности стоимость товара/услуги указывается в выставленном счете.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Как в 2019 году правильно составить счет на оплату? Среди документации, подтверждающей предварительную договоренность о приобретении товаров или услуг, присутствует и счет на оплату.

Этот документ имеет произвольную форму, поскольку не относится к первичным бухгалтерским документам.

Однако при составлении важно учитывать определенные нюансы. Каковы особенности счета на оплату в 2019 году?

Важные моменты

Счет на оплату это весьма специфический документ, обладающий неоднозначной ролью. Принятие услуги или товара к первичному учету с наличием или отсутствием указанного счета никак не связано.

Кроме того счет на оплату фактически заменяет собой оферту – факт оплаты подтверждает согласие покупателя с условиями продавца.

Поэтому документ требует внимательного отношения и при его составлении важно учесть определенные нюансы.

Что это такое

Счет на оплату это документ, используемый для реализации безналичных расчетов. Суть применения сводится к тому, что продавец выставляет счет, а покупатель его оплачивает.

Но при составлении недостаточно указать только стоимость товара или и реквизиты продавца. Счет на оплату включает в себя гораздо больший объем информации.

Так указываться в документе могут все существенные условия, присущие договору. Осуществление оплаты по выставленному счету позволяет признать сделку заключенной.

На практике счет на оплату нередко заменяет собой договор. Счет на оплату является ли договором?

Оплата счета считается равнозначной заключению договора, если в документе указаны такие важные условия, как:

• предмет сделки;
• количество единиц;
• цена за единицу;
• общая стоимость.

Оплата по счету подтверждает, что покупатель согласился приобрести именно этот товар и именно в указанном количестве и по указанной стоимости.

Также важной особенностью счета на оплату выступает фиксация срока действительности предложения.

Как правило, в счете указывается дата, до которой покупатель должен совершить оплату. После истечения срока предложение утрачивает силу.

Дополнительно в счете отображается применяемый продавцом налоговый режим, что важно для покупателей, выплачивающих .

Назначение документа

Счет на оплату может оформляться в отношении любых сделок, связанных с получением платежа – , поставка, оказание услуг и т. д.

Как правило, счет выставляют с целью получения предоплаты по сделке. Это своего рода для обоснования оплаты.

Когда предварительная договоренность сторон не предусматривает предоплату, то оплата осуществляется на основании договоров, актов и прочих первичных документов.

Но и в этом случае покупателю отправляется счет на оплату. Документ используется для правильного заполнения банковских реквизитов продавца в платежных документах.

Ни одни нормативный акт по бухучету не указывает на обязанность по выписке счета на оплату. И зачастую бухгалтерией документ игнорируется.

По сути, счет на оплату ничего не подтверждает. Перечисление средств подтверждается платежным поручением. Передача сопровождается оформлением .

Оказание услуг или выполнение работ обосновано . Кроме того существует договор, где указывается цена и иные важные условия сделки.

Однако в соответствии с арбитражной практикой договор может содержать указание на указание ежемесячной оплаты на основании выставленных счетов не позднее даты, указываемой в счете.

Также не всегда существует возможность подписания с заказчиком акта о приеме-передаче выполненной работы.

Подобные обстоятельства могут становиться причиной задержки платежей. То есть обойтись без счета практически невозможно.

Но нужно знать, что счет на оплату не является документом, по которому можно предъявить требования к поставщику в связи с несоблюдением договора.

Основное назначение документа в том, что покупателю заявляется окончательная сумма, подлежащая к выплате. Получив счет, покупатель может решить, насколько его устраивает назначенная цена.

Законодательная база

К первичным документам данный счет не относится, поскольку никак не отображает факт хозяйственной деятельности.

Общие правила

Строгая форма для счета на оплату не предусмотрена, но при этом должны соблюдаться определенные требования. Правила к оформлению счетов обычно закрепляются в организации.

Не допустимо наличие ошибок в счете. Точного указания требуют следующие данные:

• название организации-продавца с указанием организационно-правовой формы или Ф.И.О.
• юридический или фактический адрес отправителя счета;
• (для ИП) и и (для ООО);
• предмет договора (товар, услуги, работы);
• количественное выражение предмета;
• цена за единицу предмета;
• общая сумма сделки;
• валюта сделки (рубли);
• реквизиты плательщика и грузополучателя (это могут быть разные лица);
• подписи лиц.

На оплату услуг без НДС

При оформлении счетов особое внимание надлежит уделить косвенным налогам, то есть НДС. Когда продавец применяет общий режим налогообложения и платит налог на добавленную стоимость, то в счете этот факт отображается отдельной строкой.

Когда организация не платит , то в счете прописывается «Без НДС» и указывается причина освобождения.

Например, «организация освобождена от уплаты НДС по статье…», «организация применяет упрощенный налоговый режим» и прочее.

В этом случае покупатель будет выделять налог в назначении платежа или тоже указывать «Без НДС».

По транспортным перевозкам

При оказании организацией услуг по перевозке грузов, перед выставлением счета на оплату предварительно заполняется ряд обязательных документов.

Они становятся основанием, по которому заполняется . Важно правильно сформулировать назначение платежа и указать сведения о грузоотправителе.

Инструкция к действиям будет такой:

Составляя счет на оплату, можно руководствоваться следующим шаблоном:

• номер счета (отсчет ведется от начала текущего года);
• дата создания документа;
• наименование продавца, юридический адрес, реквизиты и расчетный счет для получения платежа;
• наименование плательщика, адрес, ИНН, КПП;
• сведения о предмете сделки (название, единица измерения, количество, цена единицы, общая стоимость);
• ставка НДС или указание на отсутствие НДС;
• срок оплаты;
• подписи руководителя и главбуха, печать организации (при наличии).

Бланк счета на оплату в Word можно . Составив шаблон документа в Excel, можно постоянно использовать для быстрого создания счетов.

Такое письмо нужно для уточнения важных особенностей сделки, перечня прилагаемых документов и указания срока исполнения.

Как правильно вести реестр

Нужно ли вести реестр выставленных счетов на оплату? Поскольку документ не относится к первичной документации, то обязательным не является.

Соответственно, законодательно установленной обязанности по ведению реестра счетов не предусмотрено.

Однако организации может потребоваться отслеживание сроков оплаты по выставленным клиентам счетам.

Кроме того может понадобиться проверка ранее свершенной сделки. То есть систематизация счетов необходима организации.

Для журнала счетов унифицированной формы не предусмотрено. Организация вправе самостоятельно разработать форму документа.

Как правило, отражаются основные реквизиты документа, номер, дата выставления. Журнал можно вести как для всех счетов в целом, так и в отношении отдельного клиента.

Когда необходимо гарантийное письмо

Гарантийное письмо об оплате составляется с целью подтверждения намерения покупателя оплатить товар/услугу в будущем. То есть письмо становится способом обеспечения финансовых обязательств.

Обычно гарантийное письмо составляется, когда необходимо получить отсрочку. Например, контрагент не отказывается от сделки, но на данный момент не может свершить оплату по разным причинам.

Он пишет соответствующее письмо партнеру. Если стороны сотрудничают давно и успешно, то гарантийные письма являются обычной практикой.

Может гарантийное письмо использоваться, когда стороны ведут торг об условиях сделки. Например, покупателя не устраивает стоимость или порядок оплаты.

Он отправляет письмо о согласии с оплатой, но на своих условиях. Порой гарантийное письмо выступает ответом на письмо-претензию.

Видео: обучение 1С 8.2 Счет на оплату оказанных услуг

К примеру, покупатель своевременно не оплатил заказанный товар. Продавец направил претензию с требованием об оплате. Гарантийное письмо об оплате можно .

В ответ покупатель прислал гарантийное письмо с указанием причин задержки и сроков оплаты. В этом случае письмо поможет отсрочить срок оплаты и предотвратить обращение продавца в суд.

Составляется письмо в произвольной форме с указанием обязательств покупателя, срока оплаты и реквизитов, с которых будет осуществлена оплата.

Нюансы при выставлении от ИП

Счет на оплату, выставленный индивидуальным предпринимателем, практически не отличается от счета организации. Отличие в том, что ИП проставляет на документе только одну подпись – свою собственную.

На счете ООО ставятся две подписи – руководителя и главбуха. Кроме того отметить можно такие отличия:

Счет на оплату – это документ, который выставляется продавцом или исполнителем для оплаты его услуги или приобретенного у него товара, обычно за безналичный расчет. Образец счета содержит всю основную информацию по заключенной сделке (наименование товара, количество, стоимость), а также подробные реквизиты, по которым необходимо перечислить оплату. Счет выполняет несколько важных функций: является сообщением покупателю о том, что вы ожидаете оплату за товары, а в некоторых случаях является сообщением покупателю необходимых для оплаты реквизитов.

Мнения о том, нужно ли выставлять счет на оплату (образец скачать вы сможете в конце статьи) разнятся. Является ли счет обязательным документом? В целом, нет. Однако есть определенные случаи, в которых счет выставить точно необходимо: например, когда сумма к оплате не определена договором, или договор между покупателем и продавцом не заключен, а также, когда обязанность продавца выставить счет прямо закреплена в договоре.

Как правильно заполнить счет на оплату

Унифицированной формы счета не утверждено, поэтому этот документ может различаться у разных компаний. Чтобы счет на оплату не вызвал возражений со стороны вашего контрагента и был своевременно оплачен, можно скачать образец счета, который приведен в конце статьи, и используя его в качестве образца, составить свой документ.

Готовый документ может быть оформлен на фирменном бланке вашей компании или на обычном листе А4, этот момент в оформлении не является принципиальным. Целесообразно утвердить единый образец счета на оплату, это значительно ускорит его составление и поможет избежать ошибок при дальнейшей работе.

Обязательно стоит указать наименование документа: «счет на оплату». Кроме наименования указывается уникальный порядковый номер счета (номера не должны повторяться) и дата, когда счет был заполнен. Обратите внимание, проставляется именно дата составления документа, а не дата, например, желаемой оплаты счета.

Как заполнить счет на оплату?

Необходимо указать подробные реквизиты продавца (поставщика):

• Полное наименование компании. Например, общество с ограниченной ответственностью «Людмила». Если счет выставляет предприниматель, то указывается ФИО предпринимателя.
• Полный адрес компании;
• ИНН компании-продавца;
• КПП компании-продавца;
• Номер расчетного счета получателя денежных средств;
• Номер кор.счета;
• Можно указать контактные данные для связи: номер телефона, факс, адрес электронной почты.

Только данных поставщика недостаточно. Пример счета на оплату также должен содержать реквизиты самого покупателя:

• для организаций: название, адрес регистрации, ИНН, может быть КПП и банковские реквизиты;
• для индивидуальных предпринимателей: полное ФИО, ИНН, адрес регистрации, могут быть включены банковские реквизиты ИП; обязательно – указание, что физлицо – индивидуальный предприниматель;
• для клиентов – физлиц: полное ФИО, адрес регистрации.

Правила заполнения счета на оплату не устанавливают, как должны быть оформлены реквизиты поставщика и покупателя. Они могут быть оформлены таблицей, оформлены столбцами в шапке документа, разделятся названием документа – это не имеет значения. Главное, чтобы реквизиты были заполнены корректно и в полном объеме.

Образец счета на оплату обязательно содержит основную информацию по заключенной сделке (наименование товара, количество товара, стоимость), за которую поставщик предполагает получить оплату. Целесообразно оформить эту информацию в виде таблицы:

• Номер по порядку;
• Подробное указание, за что предполагается получить оплату - характеристика товара, описание услуг, которые были оказаны;
• Единица измерения (если счет выставляется за услуги, единицу измерения указать нельзя - можно поставить прочерк);
• Количество единиц товара;
• Цена за одну единицу;
• Общая стоимость данной категории товара.

Заполнение счета на оплату (основная часть) не должен вызывать вопросов у заказчика, поэтому не нужно суммировать услуги в бланке счета, объединяя строки, или суммировать похожий товар. Покупатель должен понимать, за какие услуги выставлен счет. Некорректное указание информации в данном разделе может привести к замедлению оплаты со стороны покупателя.

Под таблицей подводится итоговая стоимость по счету. Сумма к оплате указывается отдельно как итог суммы цен всех указанных выше в счете товаров или услуг. Если необходимо, отдельно указывается сумма НДС с указанием ставки. Если НДС отсутствует, то в счете на оплату отражается «без НДС».

Можно указать отдельно сумму к оплате прописью, но это необязательно. Указание суммы прописью не удостоверяет дополнительно сумму, подлежащую уплате, но очень часто применяется на практике аналогично официальным формам платежных документов.

Пример счета на оплату должен содержать должности лиц, ответственных за осуществление данной операции (руководитель компании, главный бухгалтер), проставляются их подписи, указывается расшифровка подписи (фамилия, инициалы). Если счета на оплату отправляются по электронной почте или по факсу, то в этом случае проставляются факсимильные подписи.

Образец заполнения счета на оплату

Под подписями желательно поставить печать, но это условие не является строго обязательным.

Счет может быть выставлен на основании договора, а также как самостоятельный документ. Оформляется он в двух экземплярах, один из которых направляется контрагенту по электронной почте или вручается лично, а второй остается у выписавшего его предпринимателя. Счет может служить основанием как для наличного, так и для безналичного расчетов. Однако в практике для наличного расчета такой документ, как счет, практически не используется.

Образец заполнения счета приведен ниже. Внимательно внесите все реквизиты, чтобы у покупателя не возникло проблем с перечислением денег – все-таки основной функцией счета является получение денег за проданный товар.

Иногда предпринимателю-продавцу приходится выставлять счета на оплату товаров или услуг. Форма и содержание этого документа не регулируются законодательством , но в течение долгой практики его применения сложились некоторые единые стандарты. Основываясь на них, можно оформить счет от ИП и от ООО, поскольку единственное различие между двумя бумагами состоит в том, что на первой расписывается только предприниматель, а на второй – руководитель и главный бухгалтер предприятия.

Назначение и содержание

Счет - это документ, который выставляется продавцом. Весь процесс сотрудничества контрагентов можно описать таким образом:

• Покупатель связывается с предпринимателем и сообщает о своем намерении приобрести товар/услугу.
• Продавец выставляет счет на оплату и направляет его покупателю обговоренным способом: онлайн, почтой или лично.
• Покупатель переводит выставленную денежную сумму на р/с продавца.
• Продавец дожидается поступления средств, а затем приступает к выполнению своих обязательств.

В счете указывается следующая информация:

• данные продавца;
• данные покупателя;
• перечень товаров или услуг;
• их количество;
• цена за единицу товара/услуги;
• итоговая сумма заказа;
• реквизиты р/с продавца.

Когда нужно выставлять

Иногда для сотрудничества двух сторон достаточно заключения договора, в данном документе прописываются объемы поставок, сроки и сумма к оплате. Если же клиент заказывает товар время от времени и в разных количествах, по каждой отдельной сделке осуществляется выставление счета, в котором обозначается стоимость разовой покупки. Заключить договор все равно придется, но в нем указываются только общие положения о сотрудничестве.

Счет выставляется и в таких ситуациях:

• Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
• Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.

Если отразить в документе все условия сотрудничества, присущие договору, он будет выполнять роль оферты. То есть оплаченный счет станет подтверждением заключения сделки между двумя контрагентами, и его можно будет использовать в суде. Необходимости в заключении договора в таком случае нет.

Как правильно выписать

Счет - это не бухгалтерский документ. Он не служит подтверждением расходов, по нему нельзя вести учет активов, продукции и услуг. Это говорит о том, что требования, предъявляемые законодательством к оформлению первичных документов бухгалтерского учета, на счета не распространяются. Их можно выписывать в произвольном виде.

Реквизиты

Главное и единственное требование, которому должен соответствовать счет - это наличие всех обязательных реквизитов. К таким относят:

Если вместо ИП расписывается его доверенное лицо или директор, рядом указываются реквизиты доверенности , которая подтверждает его полномочия. А также должность физического лица, ФИО и расшифровка.

Образец формулировки в счете на оплату, который должен выставить представитель ИП: «Директор Маятников О. Д., действующий в интересах ИП Скворцова И. П. по доверенности №12 от 31.03.2019».

Правила оформления

Строгих правил по оформлению счета не существует, но по сложившимся стандартам информацию в нем располагают в определенном порядке. Все так привыкли, поэтому усложнять восприятие информации, нарушая устоявшийся порядок, ни к чему.

Как правильно выставить счет на оплату от ИП в 2019 году:

• В шапке размещают личные данные поставщика и покупателя.
• Затем переходят к банковским реквизитам.
• После указывают порядковый номер документа и дату его составления.
• Перечень услуг или работ, количество, цена и стоимость.
• Если товар реализуется с НДС, нужно добавить для него отдельную графу. Если без - сделать уточнение возле цены: «Без НДС».
• Далее можно сделать сноску с крайними сроками и другими условиями поставки товара или оказания услуг.
• В завершение ставится подпись, печать индивидуальные предприниматели ставить не обязаны.

Сформировать счет можно в любой бесплатной офисной программе. Шаблон делается всего единожды, а затем заполняется правильными сведениями, актуальными для конкретной сделки.

Если возиться с программами лень, можно заполнить готовую форму онлайн в одном из бесплатных сервисов, как вариант, Service-Online или «Контур. Бухгалтерия ». Первый онлайн-сервис позволяет распечатать готовый файл, а с помощью второго можно осуществить его загрузку на компьютер в формате Word/PDF либо сразу отправить покупателю. Оба сервиса абсолютно бесплатные .

Поскольку электронные образцы обладают такой же юридической силой, как и бумажные, проще выставить счет на оплату от ИП онлайн, отослав его на электронную почту.

Как правильно отразить НДС

Предприниматели оплачивают НДС только на общем режиме налогообложения, на УСН и ЕНВД все обязательные платежи заменяются единым налогом. Если ИП работает с НДС, он должен выделить его сумму в счете. Это можно сделать двумя способами:

1. Включить налог в итоговую стоимость. К примеру, если стоимость операции с учетом НДС равна 200000 рублей, можно обозначить это таким образом: «Сумма операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., итого к оплате = 200000 р. То есть налог уже включен в стоимость, но все равно выделен отдельно.
2. Указать стоимость без НДС и начислить его сверху. Пример формулировки: «Стоимость операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., всего к выплате = 236000 р.

Сроки оплаты

Плату по счету должна поступить в срок, который указан в самом документе или в договоре. И лучше не тянуть с оплатой, поскольку до окончания срока договоренности продавец не вправе менять условия сделки и не может расторгнуть ее.

Если при безналичной оплате обнаружилось, что банковские реквизиты получателя указаны с ошибкой, необходимо как можно скорее уведомить об этом поставщика/подрядчика в письменной форме. Эта процедура продлит срок действия документа!

Обязательства между контрагентами, в том числе и денежные, устанавливаются и регулируются договором. Счет на оплату услуг или товаров не является обязательным документом при взаиморасчетах. Однако компании продолжают активно его использовать. Закон эту традицию не запрещает, но счет следует правильно составить и подкрепить первичной документацией.

Когда выставляется счет за оказанные услуги

Обычно предприниматели и компании, оказывающие услуги другим юрлицам и ИП, выставляют счет в следующих случаях:

• когда определенные услуги были выполнены, счет выставляется заказчику в качестве напоминания о необходимости исполнить свои обязанности по договору, а также сообщает платежные реквизиты исполнителя;
• если компания желает привлечь к себе внимание и предлагает услуги потенциальному партнеру (в этой ситуации счет является своеобразным коммерческим предложением).

В первом случае документ не является ни обязательным, ни первичным. Хотя многие коммерсанты ошибочно считают его таковым. Счет на услуги оформляется, скорее, по традиции, и его наличие не обусловлено ни одним законом. Он составляется на основании действительно первичных документов: транспортных накладных, акта об оказании определенной услуги, счета-фактуры, и т.д.

При второй ситуации счет тем более не считается обязательным, так как направляется по инициативе одной стороны с целью предложить свои услуги.

В то же время необходимость выставления счета на оплату может возникнуть в случаях, когда обязанность исполнителя выписать счет прямо зафиксирована в договоре, когда сумма к оплате договором не определена, а также, если договор не заключался.

Как составить счет на оплату услуг

Документ следует оформить таким образом, чтобы его получатель мог однозначно истолковать его содержание. Для этого в счет необходимо включить следующие пункты:

• номер счета, дата его составления;
• подробные сведения о компании-заказчике, которой направляется документ: наименование организации (если ИП, то его Ф.И.О.), КПП, ИНН, адрес;
• такие же подробные сведения о компании-исполнителе, отправившей счет, в т.ч. номер банковского счета, куда следует перечислить оплату, номер корреспондентского счета, БИК, название банка;
• перечень услуг, оказанных заказчику;
• стоимость каждой услуги;
• общая сумма к оплате;
• отдельно выделяется величина НДС (при наличии налога), либо указывается «без НДС»;
• подписи руководителя фирмы и бухгалтера;
• печать исполнителя (при наличии).

Бланк счета на оплату услуг не унифицирован, поэтому коммерсанты составляют его самостоятельно. Его подписание бухгалтером и представителем руководства со стороны исполнителя демонстрирует заказчику правильность произведенных расчетов. Дата на выставленном счете не может быть более ранней, чем дата на подписанном акте об оказании услуги.

Счет на оплату услуг (образец приведен ниже) не должен объединять все оказанные услуги в одну позицию. Например, если фирме были заказаны разнообразные юридические услуги, то их нужно все расписать отдельно, с указанием стоимости, а затем подвести общий итог:

«1. Составление искового заявления в суд общей юрисдикции – 5 000 рублей.

2. Выезд в судебное заседание – 15 000 рублей.

Общая сумма к оплате – 20 000 рублей».

Счет на оплату транспортных услуг: образец оформления

Составлению документа предшествует заключение договора с заказчиком – на перевозку груза, людей, животных и т.д. Нередко в нем стороны прописывают, что оплата производится после выставления исполнителем соответствующего счета. Также в договоре важно указать, в течение какого срока после его получения заказчик обязан рассчитаться с исполнителем.

Счет на транспортные услуги – образец документа можно скачать далее.

Значимость документа

Выше отмечалось, что счет на оплату не является первичным бухгалтерским документом. Это утверждение следует из ряда обстоятельств:

• Ни один нормативный акт не требует его оформления. Сделать его обязательным стороны могут, только зафиксировав это в договоре, либо если счет заменяет собой договор.
• Счет фиксирует не конкретную хозяйственную операцию, а лишь намерение исполнителя получить оплату выполненной услуги. В первичных же документах отражаются именно факты хозяйственной деятельности фирмы или ИП.
• Выставление счета не означает, что он непременно будет оплачен, то есть он не обладает таким качеством, как безусловность.

Таким образом, счет – это вторичный документ и заказчику не обязательно дожидаться его выставления, чтобы произвести оплату по договору.

Однажды наступает тот момент, когда индивидуальному предпринимателю или Обществу с ограниченной ответственностью, которые оказывают услуги необходимо выставить счет на оплату как раз этих самых услуг. Как поступить в этом случае? Какой документ предоставить? Как правильно его оформить? На эти вопросы есть ряд ответов, которые мы и рассмотрим с вами в данной статье.

Утвержденной формы на выставление счета нет. Поэтому индивидуальный предприниматель или ООО вправе сам придумать форму, в которой будут описаны, выполненные услуги. Именно счет является основанием к оплате по безналичному расчету. Утвержденной формы нет, а вот ряд обязательных реквизитов в документе все таки должны присутствовать.

Что такое счет на оплату?

Счет - это документ, который выставляет исполнитель или продавец за оказанные услуги или товар. В данном документе должны присутствовать обязательные банковские реквизиты и перечень выполненных работ, услуг или предлагаемых товаров. Цель такого документа - это уведомление контрагента, о выполненных работах, услугах или резервации товара, а также необходимости перечислить денежные средства по указанным реквизитам.

Реквизиты, которые должны быть обязательно отражены в счете на оплату:

• Наименование Общества с ограниченной ответственностью или Индивидуального предпринимателя;
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика);
• КПП (код причины постановки, в случае ООО);
• Юридический и фактический адреса ООО или ИП;
• Реквизиты банка, куда необходимо перечислить денежные средства.
• Далее следует перечень услуг или товаров (наименование, количество, цена за единицу, общая сумма по счету и выделенный НДС, если организация или предприниматель оказывают услуги с налогом на добавленную стоимость).

Образец счета на оплату с НДС

Образец счета на оплату без НДС

Такой документ, как счет на оплату является обязательным?

Таким вопросом очень часто задаются директора и руководители фирм. Довольно часто сделки происходят без участия счетов на оплату среди директоров. Как правильно поступить бухгалтеру в этом случае? Документ «счет» не регламентируется никаким законом. Согласитесь, что реквизиты на оплату можно найти и в других документах. Таким документами будут являться: договор или накладная, а может и вовсе карточка предприятия, куда необходимо перечислить деньги. Но данные документы не являются основанием к оплате (за исключением случаев, когда в договорах прописаны графики оплаты). Счет делает расчеты между контрагентами более точными. Именно поэтому, все бухгалтера за такой документ, даже если он не предусмотрен договором. Существует два способа, где выставление счета просто необходимо: если договором не установлена сумма к оплате и если в договоре документ «счет» обязателен к выставлению.

Создать документ «счет» можно в любой бухгалтерской программе или в онлайн-сервисе « Моё дело ». С его помощью можно автоматически выставить счёт на оплату в течение нескольких секунд. При этом вам не придётся думать о правильности оформления каждого поля. Система всё сделает сама. Несколько простых шагов и счёт готов. ссылке .

Передать счет контрагенту на оплату можно в бумажном виде (в этом случае должны присутствовать подписи директора, бухгалтера, иногда подпись того кто выставляет счет, а также печать организации). Счет можно выставить в электронном виде через ТКС [Онлайн-сервис « Моё дело »] (в этом случае оператор ТКС подпишет документ ответственными лицами организации, которая выставляет счет на оплату). Счет можно оформить на чистом листе бумаге, а можно на фирменном бланке, главное чтобы были прописаны все обязательные реквизиты ООО или ИП.

Порядок выставления счета может быть определен условиями договора или выступать в роли самостоятельного документа. Как правило, документ печатается в двух экземплярах. Один экземпляр передается контрагенту для оплаты (по электронной почте, по ТКС или лично в руки), а второй экземпляр остается ООО или ИП. Счет может быть выставлен как на наличную оплату, так и на безналичную. В практике, наличная оплата чаще всего происходит без счета. В отдельных случаях, например, при спорных или конфликтных ситуациях, счет служит документом, который имеет юридическую силу - на случай предоставления его в суде.

Закрывающие документы

При проведении любой сделки очень важно, чтобы в наличии были закрывающие документы, как в ООО так и для ИП. Что же такое закрывающие документы? Это документы, которые подтверждают факт выполненной сделки. Такие документы должны быть не просто в наличии, но еще и иметь правильное оформление. Для того, чтобы у партнеров не возникало недопонимания и недоразумений, все нюансы должны быть тщательно прописаны непосредственно в договоре. Не лишним, будет указать наличие документов, которые необходимы при совершении сделки.

Закрывающие документы нужны не только для того, чтобы сделка была оплаченной, они необходимы для подтверждения сделки в письменном виде. Для таких подтверждений существует несколько видов закрывающих документов. Такие документы необходимы вашей организации или ИП для того, чтобы отразить факт совершенной сделки - вашего дохода. А для контрагента они необходимы для отражения факта - его расхода. Итак, перечень закрывающих документов:

1. Подтверждение выполнения договор поставки:

Основным документов для подтверждения факта поставки материалов, товаров, сырья является накладная. Унифицированная форма товарной накладной - это ТОРГ-12, если у вас есть свой бланк, который закреплен в учетной политике предприятия, то его также можно использовать в качестве накладной. Накладная должна быть составлена в двух одинаковых экземплярах. Один остается у поставщика, а второй - у покупателя. В ней отражаются реквизиты контрагентов, номер и дата отгрузки, перечень отгруженных товаров, подписи ответственных лиц и печать организации. Накладная должна быть представлена в оригинале.

Если в какой-то промежуточный период у вас присутствует копия накладной, то оригинал запросить все же придется. Этот юридический факт не способен изменить даже договор между контрагентами.

2. Подтверждения факта оказанных услуг:

Основным документом для подтверждения факта оказанных услуг является акт. Унифицированной формы данного документа не существует. Как и в случае с накладной, акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Несмотря на то, что унифицированной формы нет, обязательные реквизиты присутствовать в акте должны. Реквизиты контрагентов, номер и дата оказанных услуг, наименование услуги, единица измерения и стоимость услуги, а также подписи ответственных лиц за операцию. В отличие от накладной, в этом документе есть пункт, где заказчик полностью согласен с выполненными услугами и претензий к исполнителю не имеет. Акт также должен быть представлен в оригинале. Но в этом случае имеется исключения. Если акты оказанных услуг не являются обязательным условием и это четко прописано в законе, то разрешается их отсутствие. Такое часто случается при заключении аренды или договоров-оферты.

С помощью интернет-сервиса « Моё дело » также можно быстро создавать акт выполненных работ или накладную ТОРГ-12. Вам понадобится всего несколько секунд и пара кликов мышкой, чтобы подготовить необходимую документацию и отправить её через интернет. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке .

Чем же грозит отсутствие документов в организации?

Накладные и акты - это документы, которые подтверждают факт совершения сделки. Без таких документов сделка считается неполной, не завершенной. Случается, что руководитель может столкнуться с халатностью своих сотрудников. Например, расходы, принятые по копии документов налоговая может не принять, и вам придется доначислить налоги. Ведь, в этом случае, вы не имели права брать к вычету суммы, которые не подтверждены оригиналами документов. Кроме этого, будут штрафы за отсутствие самих документов.