Как заполнить копию трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки: восстанавливаем утраченные сведения

Иногда возникает ситуация, когда трудовая книжка утеряна или испорчена, и работнику требуется получить новый документ. Рассмотрим подробнее процесс выдачи дубликата трудовой книжки.

Оформление дубликата

Работник утерявший трудовую книжку сразу после увольнения может обратится по последнему месту работы для получения дубликата книжки. Отдел кадров этой организации должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявлении (п. 31 ).

На титульном листе книжки (в верхнем правом углу) должна быть проставлена отметка "Дубликат" и заполнены сведения о работнике.

Примечание: Необходимо указывать данные (Ф.И.О., образование и т.д.) актуальные на момент заполнения книжки, согласно представленных документов.

После чего производится заполнение раздела "Сведения о работе", где необходимо отразить общий и непрерывный трудовой стаж работника до поступления в организацию. Общий отображается суммарно, без уточнения периодов работы и занимаемых должностей. После чего производится отображение трудовой деятельности работника по отдельным периодам.

Заполнение граф производится следующим образом:

• В графе 2 - дата приема на работу или увольнения;
• В графе 3 – при приеме на работу - наименование организации, структурное подразделение и должность на которою принят работник. При увольнении – основание увольнения;
• В графе 4 – указываются реквизиты документов, на основание которых внесена запись.

Образец заполнения

После заполнения всех граф, на следующий строке проставляются подписи сотрудника отдела кадров (производившего заполнение трудовой книжки) и владельца книжки. После чего книжка заверяется печатью организации.

Дубликат трудовой книжки регистрируется в «книге движения трудовых книжек и вкладышей» и под расписку выдается работнику.

Случаи выдачи дубликата

Рассмотрим подробнее основные случаи в которых производится выдача дубликатов трудовых книжек

1. Утеря работником трудовой книжки . Работник утративший книжку, должен незамедлительно обратится для ее восстановления по последнему месту работы с соответствующим заявлением.

Примечание: Даже если трудовая будет впоследствии найдена работником, после оформления дубликата, записи о последующей трудовой деятельности должны производится в дубликате.

2. Порча трудовой книжки . В даной ситуации на титульном листе книжки делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием ее серии и номера.

В дубликате вносятся записи в точном соответствие с оригиналом. После чего испорченный оригинал снимается с учета (с регистрацией в «книге движения трудовых книжек и вкладышей») и возвращается владельцу.

3. Причина увольнения, признана недействительной . В этом случае так же может быть выдан дубликат. В оригинале трудовой книжки делается запись о недействительности увольнения. После чего указывается верная формулировка увольнения.

Если решение суда требует сделать запись в новой формулировке, то организация-нарушитель обязана оформить дубликат книжки с верной формулировкой увольнения. Запись признанная недействительной в дубликат не вносится. Остальные записи переносится в точном соответствие с оригиналом. На титульном листе делается отметка «Взамен выдан дубликат» с указанием ее серии и номера. Книжка снимается с учёта и выдается владельцу.

4. Наличие записи об освобождении от должности в связи с незаконным осуждением .

Подтверждение в данном случае является оправдательный приговор или постановление о прекращении уголовного дела. В остальном порядок выдачи трудовых книжек аналогичен случаям 2 и 3.

5. Массовая утрата трудовых книжек работодателем . Чаще всего такие ситуации возникают в результате действия пожара, стихийного бедствия или техногенной аварии.

В данном случае стаж работников будет определен на основании акта комиссии по установлению стажа. Данная комиссия формируется органами исполнительной власти РФ. В состав данной комиссии включатся представители работодателей, профсоюзов и других заинтересованных организаций.

Периоды работы и занимаемые должности устанавливается на основании сохранившихся документов, либо на основание показаний 2-х или более свидетелей. При наличии спора между работником и комиссией стаж может быть также подтвержден в судебном порядке.

Документы, подтверждающие стаж

Для подтверждения периодов трудовой деятельности работник может использовать широкий спектр документов:

• Трудовые договоры;
• Копии приказов;
• Справки с места работы;
• Членские билеты профсоюзов;
• Справки из ПФР;
• Выписки из личных дел и личных карточек (форма Т-2);
• Выписки из зарплатных ведомостей и лицевых счетов;
• Расчетные книжки и расчетные листки;
• Иные документы, содержание сведения о периодах трудовой деятельности работы.

Кадровые работники хорошо знакомы с ситуацией, когда утеряна трудовая книжка сотрудника или же она пришла в негодность, а вместо нее необходимо в обязательном порядке выдать новую книжку. Но как же правильно сделать это? Если человек попал в ситуацию, когда ему необходимо оформить дубликат трудовой книжки, то он может столкнуться с некоторыми проблемами, возникающими при работе кадровых служб. На сегодняшний день в Инструкции, которая гласит о том, как нужно заполнять трудовую книгу, и в Правилах ведения и хранения трудовых книжек перечислены случаи, при которых выдается дубликат такого документа. Рассмотрим непосредственно ситуацию выдачи дубликата.

Если трудовая книжка утеряна самим сотрудником

Лишь в день, когда прекращается действие трудового документа, может произойти выдача дубликата трудовой книжки. В других случаях только по письменному заявлению сотрудника сроком не более трех рабочих дней, начиная со дня подачи, работодатель обязан выдать или выписку из данного документа, или копию.

Далее, опираясь на пункт 31 Правил хранения и ведения такого рода документов, при утере трудовой работодателю необходимо оформить дубликат документа не позже чем через 15 дней со дня, когда была произведена подача заявления сотрудника о потере. В своем заявлении сотрудник обязан не только изложить просьбу о том, чтобы был выдан дубликат, но и в подробностях объяснить обстоятельства, при которых трудовая была утеряна. При выдаче дубликата в верхнем углу с правой стороны на титульной странице дубликата делается следующая надпись: «Дубликат».

В ситуации, когда сотрудник уже работал еще до поступления в организацию, при заполнении дубликата документа в пункт «Сведения о работе» в первую очередь вносится информация о непрерывном стаже работы до поступления в нынешнюю фирму, которая подтверждена соответствующим набором документов. Если предоставленные документы не содержат в полной мере сведений о прошлых работах, то в дубликат трудовой вносятся лишь сведения, имеющиеся в приложенной документации. Оригинал документа возвращается к своему владельцу после снятия копий и заверения их самим работодателем или же кадровой службой.

Работодатель в обязательном порядке помогает работнику получить такого рода документ, который подтверждает его стаж работы. Если говорить о копии, то туда нужно внести сведения, подтвержденные различными справками или же приказами, а копию сотрудник представляет при необходимости с дубликатом для того, чтобы подтвердить на документальной основе свой трудовой стаж.

Можно ли выдать дубликат трудовой книжки на основании копии трудовой книжки?

Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации, в случае, если у лица, которое поступает на работу, отсутствует трудовая по причине ее утраты, повреждения в результате пожара или по другим обстоятельствам, работодатель должен оформить новый такой документ на основании копии по заявлению этого лица в письменной форме. А согласно статье 66 Трудового кодекса, порядок заполнения и хранения, произведения бланков таких документов, форма, а также обеспечение работодателей трудовыми книжками устанавливает правительство Российской Федерации. Пунктом 31 Правил заполнения и хранения книжки установлено следующее: лицо, которое утратило такой документ, должно срочно оповестить об этом работодателя по последнему адресу работы.

В силу указанных выше положений сотрудник организации может обратиться к новому и предыдущему своему работодателю, что считается совершенно законным, при этом ни один не имеет права отказать в услуге выдачи дубликата документа на основании копии. По 32 пункту правил процесса оформления дубликата в него записывают:

• информацию о стаже работы сотрудника независимо от того, какой он – непрерывный или общий, до поступления к нынешнему работодателю, который подтверждает ряд документов}
• информацию о работе и имеющемся поощрении, которые были внесены в трудовой документ по последнему рабочему месту.

Сотрудники по мере необходимости обращаются к работодателям за тем, чтобы они выполнили оформление дубликата трудовой книжки на основе ее копии. Причинами такого запроса могут быть: потеря документа, непригодность книжки к дальнейшему использованию и многие другие. Но не всегда бывают случаи, что дубликат может оформляться только по просьбе сотрудника. То есть бывают ситуации, когда работодатель должен сам произвести выдачу дубликата.

Вне зависимости от того, имеется ли копия потерянного документа, для восстановления записей нужно собирать справки и выписки из приказов со всех предыдущих мест работы. Если утеря или порча трудовой произошли по вине работника, этим будет заниматься он сам, если же виноват работодатель – то в его обязанности будет входить обращение ко всем предыдущим руководителям сотрудника.

Как правильно заполнять документ и нужно ли заверять записи в дубликате трудовой книжки?

Записи во всех разделах производятся арабскими цифрами. К примеру, если сотрудник был принят на рабочее место 6 декабря 2004 года, то в документе это будет зафиксировано следующим образом: «06.12.2004». Записи нужно делать аккуратно гелевой или же шариковой ручкой и без любых сокращений, так как это неуместно по закону.

В дубликате оформляется титульный лист с надписью «Дубликат» и заносятся сведения о сотруднике, то есть полностью его ФИО и дата рождения на основании паспортных данных, полученное образование, а также профессия и специальность на основании документа об образовании сотрудника.

В случае необходимости заверки копии документа человеку, который на данный момент времени не работает в организации, нужно обратиться к любому нотариусу для проведения данной операции. Если копия заверена самим работодателем, то она, как правило, может действовать около месяца. Но если же по истечении данного времени в книжку были внесены другие записи, то дубликат документа уже автоматически становится недействительным. Копия, заверенная нотариусом, также имеет ограниченный срок действия.

Итак, дубликат трудовой книжки выдается:

Как оформить дубликат трудовой книжки работнику, который уже уволился?

Кадровые работники отлично знакомы с ситуацией, когда произошла утеря такого документа, или же он пришел в негодность. Уже выработан порядок действий в такой ситуации, то есть выдача нового документа. Но многие люди задаются вопросом о том, как сделать дубликат трудовой книжки. Довольно часто возникает потребность в оформлении дубликата.

Иногда кадровые работники сталкиваются с тем, что утекло довольно много времени с момента увольнения сотрудника, а он подает запрос о замене документа именно в их фирму. Притом, что по истечении длительного времени он мог сменить не одну работу. В такой ситуации зачастую кадровые сотрудники не оказывают помощи бывшему своему работнику, а советуют прийти в другую организацию с такой просьбой. Можно сразу ответить, что данные действия многих специалистов неправомерные.

Это можно объяснить следующим образом. Правила хранения данного трудового документа гласят о том, что сотрудник, который потерял документ, обязан оповестить о происшедшем фирму, где он работал в последний раз. В свою очередь, работодатель должен ему выдать дубликат трудовой книги. Нужно учесть то, что он должен это сделать не позже, чем через 15 дней с момента подачи заявки. Таким образом, у кадрового работника нет другого выхода, как подчиняться закону.

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 9

Копия основанием для выписки дубликата трудовой книжки не является!

Документ-основание должен обладать юридической силой!

Добрый день!

Помогите, пожалуйста. У нас в организации возникла сложная ситуация. Сотруднику для оформления загранпаспорта была выдана на руки его трудовая книжка. Через неделю сотрудник сказал, что этот документ был им случайно утерян. В отделе кадров организации осталась ксерокопия его трудовой книжки. Может ли наша организация выдать сотруднику дубликат трудовой книжки с указанием предыдущих мест работы и сведений о стаже на основании ксерокопии? Или необходимо собирать документы с предыдущих мест работы сотрудника для подтверждения его стажа и только после этого вносить соответствующие записи о стаже? Очень прошу ответить на вопросы и заранее благодарю.

М.А.Александрова

Поводом для написания этой статьи послужил вопрос, заданный нашим читателем. Попытаемся ответить на него. Существующий порядок восстановления трудовых книжек на сегодняшний день установлен такими документами, как Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее по тексту - Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее по тексту - Инструкция).

Фрагмент документа. Пункты 31 - 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Фрагмент документа. Подпункт 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разд. "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Итак, исходя из данных нормативно-правовых актов, можно сделать вывод, что в случае, описанном автором вопроса, никаких проблем с восстановлением трудовой книжки быть не должно. Ведь для восстановления трудовой книжки нужны документы, содержащие все необходимые записи. А этот документ имеется. Но это - взгляд лишь с одной стороны. Ведь любой документ может гордо называться этим именем только тогда, когда он имеет юридическую силу. Рассмотрим, действительно ли обладает юридической силой копия документа, которая есть у сотрудников отдела кадров. С этой целью обратимся к следующему нормативному акту - "Государственной системе документационного обеспечения управления. Основным положениям. Общим требованиям к документам и службам документационного обеспечения", утвержденной Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33 (далее по тексту - ГСДОУ). В пп. 2.3.1.1 написано, что при оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов.

Есть ли юридическая сила у копии,

Фрагмент документа. Абзац 4 пп. 2.3.2.5 "Государственной системы документационного обеспечения управления. Основных положений. Общих требований к документам и службам документационного обеспечения", утвержденной Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметку, что подлинник хранится в данной организации.

Итак, пп. 2.3.1.1 ГСДОУ содержит одно из требований, которое должно быть соблюдено для того, чтобы документ считался имеющим юридическую силу. Обратите внимание на порядок выдачи копии для придания ей юридической силы. Человек, который делает копию, должен поставить отметку на копии, что подлинник хранится в данной организации (к сожалению, мой опыт свидетельствует о том, что такое требование практически никогда не соблюдается). То есть только при наличии такой отметки можно смело утверждать, что копия действительно имеет юридическую силу. Иначе говоря, юридическая сила копии производна от юридической силы подлинника. А самого-то подлинника (того, с которого была снята копия трудовой книжки) у нас нет! То есть в связи с исчезновением подлинника потеряла юридическую силу и копия.

Эту же мысль подтверждают нормы и другого серьезного документа - ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28. В п. 29 данного нормативно-правового акта можно найти следующие высказывания относительно копии документа.

Примечание. Копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

А содержание п. 30 ГОСТ Р 51141-98, которым раскрывается термин "заверенная копия", только подтверждает приведенный выше пп. 2.3.2.5 ГСДОУ: "...копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу". То есть и здесь говорится, что для того, чтобы копия приобрела юридическую силу, на ней следует проставить соответствующие реквизиты, в том числе отметку о подлиннике.

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

ФАЙЛЫ

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

заявление.

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Петрова А.И.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

• Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
• Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
• Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
• Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
• Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

• персональные данные о гражданине;
• информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
• сведения о наградах, переводах, увольнениях;
• ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

• номер записи (по порядку);
• день поступления в организацию;
• наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
• указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

• бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
• неправильно заполнен бланк (титульный лист);
• предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Трудовая книжка является очень важным документом, ведь в ней содержится информация о стаже работы, начиная с первого трудового дня. На её страницах фиксируются сведения о местах и сроках работы, трудовых наградах, и, что самое важное, она указывает величину стажа, когда человек выходит на пенсию.

К сожалению, как и любую вещь, трудовую книжку можно испортить или потерять. Что же делать тем, с кем произошла эта неприятность? Ответ один – оформлять дубликат трудовой книжки. Конечно, если в документе имеется лишь одна запись о непродолжительной работе, то быстрей и проще завести новый. При следующем трудоустройстве будет оформлена новая книжка, записи в ней начнутся с текущей работы, а предыдущий стаж будет утрачен (ч.5, ст.65 ТК РФ).

Разумеется, такой сценарий не устроит владельцев солидного профессионального стажа, и они будут вынуждены делать дубликат своей потерянной трудовой. Подробности описаны в Постановлении Правительства РФ №225 «О трудовых книжках», опубликованном 16.04.2003.

Какие документы необходимы при утере

Согласно этому постановлению работник, потерявший или утративший в связи с иными причинами свою трудовую книжку, может сделать её дубликат, обратившись с соответствующим письменным заявлением к своему работодателю, последнему на момент потери книжки. За 15 дней с момента принятия заявления ему должны выдать готовый дубликат.

Основанием для этого в данном случае является любая информация о работе в данной организации, которая подтверждена документально. Это могут быть приказы о зачислении работника на должность, об увольнении, зарплатные ведомости и пр. Что касается бумаг, подтверждающих предыдущий стаж, то их придётся самостоятельно собрать и предоставить кадровикам, делающим дубликат. Могут потребоваться такие документы:

• Изданные на бывших местах работы различные приказы и постановления, например, об оформлении на работу и увольнении, или переводе на новую должность. Разрешается принести заверенные копии таких документов или таким же способом заверенные выписки из них.
• Если организации, где прежде трудился работник, больше не существуют, потребуется предоставить справки из госархивов.
• Трудовые договоры с организациями, где человек работал ранее, если они сохранились в письменном виде.
• , например, о длительности общего стажа.
• Зарплатные ведомости.
• Лицевые счета работника, где подтверждается его рабочая деятельность.
• Решение суда, касающееся установления стажа.

Все копии документов, предоставленных работником для получения дубликата взамен потерянной трудовой книжки, непременно должны быть заверенными у работодателя, выдавшего этот документ. Неподтверждённые сведения нельзя указать в дубликате (п. 32, абзац 5 Постановления «О трудовых книжках»).

Если книжку потерял работник, то все необходимые справки, выписки и документы с бывших мест работы он должен собрать сам, а работодатель, делающий дубликат, обязан ему в этом помогать, например, обратиться с запросом о высылке необходимых сведений к кадровикам с прежних рабочих мест. Основание – п. 7.2, абзац 7 Инструкции №69, утверждённой Постановлением Минтруда от 10.10.2003. Если же в потере виноват работодатель, то все заботы, связанные со сбором информации, берёт на себя он сам.

От возможности потерять трудовую книжку никто не застрахован, поэтому рекомендуется каждый раз при смене работы делать ксерокопию этого документа, заверять в отделе кадров и держать дома. Это нетрудно, но такая заблаговременная забота поможет подстраховаться и в случае потери быстро сделать дубликат.