Акт сверки обязательный документ или нет. Акт сверки расчетов: требования к порядку оформления. За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами

Документы, как за ними не следи, все равно иногда теряются. Они не доходят до ваших покупателей или у вас нет документов поставщиков. А это приводит к разным суммам задолженности в учете организаций. Выявить такие разногласия помогает сверка задолженностей с контрагентами.

В этой процедуре нет ничего сложного. Только ее отличает большой объем работы. Регулярность сверки расчетов зависит от вашего желания и возможностей. Но раз в год ─ в годовую инвентаризацию ─ она обязательна. Таким образом, подтверждается сальдо счетов расчетов.

О том, как:

• урегулировать разногласия в акте сверки расчетов
• проводить оплату задолженности по акту сверки

читайте в этой статье.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

3. Кто должен делать акт сверки

4. Разногласия в акте сверки расчетов

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

7. Оплата задолженности по акту сверки

8. Сверка с контрагентами в 1С версии 8.3

Итак, идем по порядку.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

Акт сверки ─ это документ, в котором отражены расчеты между организациями за определенный период. Продавец в таком акте показывает формирование дебиторской задолженности покупателя и поступившую от него оплату. А покупатель ─ свою кредиторскую задолженность перед поставщиком, с которым проводит сверку расчетов, и ее погашение.

Акт сверки подписывают и заверяют печатями обе организации (при наличии).

Утвержденной формы акта сверки нет. К тому же он не является первичным документом. Поэтому при разработке формы можно использовать реквизиты первичного документа, которые установлены п.2 ст.9 федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

И понимать, что акт сверки, как и любой другой акт между организациями ─ двухсторонний. А значит нужно предусмотреть соответствующие поля для подписей.

Обычно акт сверки подписывают главный бухгалтер и руководитель.

Заполнять акт можно перечислением хозяйственных операций по каждой организации, но удобнее это делать в разрезе договоров. Тогда, в случае расхождений, сразу будет видно по какому договору не сходятся обороты.

Заполняют акт сверки только в деньгах.

Пример заполнения акта сверки. ООО «Метель» ─ поставщик ткани ─ составила акт сверки с ателье ООО «Вьюга» по состоянию на 31.03.2018.

Ответственный за составление акта сверки в ООО «Метель» заполнил его в двух экземплярах, подписал у директора и главного бухгалтера и отправил в ООО «Весна».

В ООО «Весна» проверили обороты, заполнили оба экземпляра акта со своей стороны, подписали и отправили в ООО «Метель» один заполненный акт. После проставления учетных данных в обеих организациях акт сверки выглядит так.

В этом примере обе организации подтверждают, что у ООО «Весна» есть задолженность перед ООО «Метель» в размере 150 000 рублей.

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

В организациях, у которых много контрагентов и с ними регулярно проводят сверку расчетов, главному бухгалтеру и руководителю приходится тратить много времени на подписание актов сверок.

Чтобы освободить время, на одного из бухгалтеров выписывают доверенность. Благодаря этому он может подписывать любой акт сверки. При этом еще может проверять правильность составления актов коллегами.

3. Кто должен делать акт сверки

Инициатором проведения сверки задолженности с контрагентом может быть любая сторона сделки. В нормативных актах не прописана обязанность проводит сверку между организациями. Это право компаний. Поэтому регламентировать порядок и частоту сверки расчетов можно и нужно в договорах.

В компаниях составлением актов сверки и отправкой контрагентам не всегда занимается бухгалтерия. По распоряжению руководства, это могут быть и другие работники ─ те, кто непосредственно работает с покупателями и поставщиками.

Во многих программах для ведения учета, в том числе и в 1С, учет расчетов с контрагентом организован на отдельных субсчетах ─ карточках. Поэтому, если все документы своевременно заведены в систему, выгрузить обороты по конкретной карточке не составляет труда. И вопрос: «Кто должен делать акт сверки» не вызывает много споров.

Результатом сверки могут быть:

• подписанный контрагентом акт, в котором нет разногласий
• акт, подписанный с разногласиями

Сверка без разногласий ─ самая оптимальная и простая для бухгалтера. А что делать когда разногласия есть?

4. Разногласия в акте сверки расчетов

Главная причина разногласий в акте сверки расчетов ─ отражение документов в учете одной организации и неотражение этих же документов в учете другой.

Такое возможно, если:

1. документы не дошли до контрагента
2. внутри компании документы не были переданы бухгалтеру для отражения в учете
3. проводки по документам в первой компании были сделаны в одном периоде, а во второй ─ периодом раньше или позже

Причем документов может не быть:

• в учете вашей компании
• в учете контрагента

При проверке акта сверки расчетов, который был предоставлен контрагентом, сразу видно в каких документах есть разногласия.

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

Ситуация 1 : компания ─ покупатель материальных ценностей

Шаг первый . Нужно проверить, а не проведены ли эти документы в другом периоде, например, следующем за периодом сверки. Если документов, по которым есть разногласия в акте сверки расчетов в учете у вас нет, то переходите к шагу 2.

Шаг второй . Узнать у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом, а не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию. Если забыл, то срочно забрать документы и проверить их соответствие тому, что указал контрагент в акте сверки, провести в учете.

Шаг третий . Запросить дубликаты неотраженных в учете документов у контрагента. Получить, проверить их и провести в учете.

На каждом из этих шагов вы можете столкнуться с одним из вариантов:

1. контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
2. документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.

Ситуация 2: компания ─ покупатель услуг.

Нужно идти по тем же шагам, как и в случае с закупкой материальных ценностей. Но надо помнить об основном отличии ─ дата оказания услуг, а значит и дата появления дебиторской задолженности ─ число, которым в вашей организации подписали акт выполненных работ.

Исключение ─ коммунальные услуги, стоимость которых определяется исходя из показаний приборов учета. В этом случае дата акта равна дате оказания услуги.

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

Ситуация 1 ─ ваша компания продает продукцию, в акте сверки, который прислал контрагент не отражены ваши документы по отгрузкам в их адрес.

В этом случае вам нужно убедиться, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Если с этим все в порядке, проверьте: а были ли отправлены документы в адрес контрагента.

Когда со стороны вашей организации все сделано правильно, добавляйте неотраженный документ в акт сверки и подписывайте его с разногласиями.

Если же есть проблемы именно на вашей стороне, то сначала надо их решить. А потом уже или включать документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или согласиться с суммами покупателя.

Ситуация 2 ─ ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель.

Алгоритм действий:

• проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика
• не нашли экземпляр акта, который подписан с обеих сторон? Тогда узнавайте, а отправили ли акт покупателю
• исходя из результатов «расследования» делаете выводы. И либо добавляйте обороты в акт сверки покупателя и подписывайте его в таком виде, с разногласиями, либо соглашаетесь с цифрами контрагента

В примерах приведены не все ситуации, которые могут привести к расхождениям в актах сверки расчетов. Но уже понятно, что причины, по которым часть документов не попадает в акт сверки, могут быть разными. От неправильного толкования условий договора до забывчивости сотрудников. Причем со стороны любого из контрагентов.

7. Оплата задолженности по акту сверки

При сверке может быть выявлено, что у одной организации есть задолженность перед другой, это может произойти по следующим причинам:

• не отражен первичный документ в учете должника
• есть ошибки в расчетах, например, при переводе валюты в рубли

В учете должника нет нужного документа. В этом случае компания, которой должны оплату, отправляет в адрес организации-должника дубликаты первичных документов. После их проведения в учете появится задолженность, которую можно оплачивать обычным порядком. В платежном поручении, в поле основание, нужно указать накладную, акт или другой документ ─ причину задолженности.

Ошибки в расчетах можно исправить составлением бухгалтерской справки и отражением ее в учете. После того как сформируется задолженность, ее можно оплатить. В данном случае можно провести оплату задолженности по акту сверки, указав его в качестве основания в платежном поручении.

Если вы обнаружили ошибку в своем учете, то ее нужно исправить. В этом случае вам поможет .

8. Как сделать сверку с контрагентами в 1С версии 8.3

Как сделать сверку с контрагентами с использованием программы 1С: Бухгалтерия 8 ред.3.0 смотрите в видео.

Акт сверки очень важный и нужный документ, формирование или проверка которого иногда требует больших трудозатрат. Поэтому сверку с компаниями, с которыми у вас большие обороты по деньгам и/или номенклатуре лучше проводить регулярно, может быть даже ежемесячно.

Нужно помнить, что акт сверки ─ не первичный документ, любая цифра в нем появилась после бухгалтерской проводки, которая, в свою очередь, была сделана на основании соответствующего первичного документа.

В случае расхождений надо искать причину ─ лишний или непроведенный в учете документ, и уже по нему прояснять ситуацию.

С какими сложностями вы сталкиваетесь при сверке? Если у вас есть вопросы, как сделать сверку с контрагентами, задавайте их в комментариях!

Как сделать сверку с контрагентами и составить акт

Акт сверки взаимных расчетов — один из первичных документов бухгалтерского учета.

Суть такого документа в том, чтобы на определенный момент зафиксировать состояние взаимных расчетов между двумя контрагентами.

Так, акт сверки может быть подписан между покупателем и поставщиком, плательщиком и Пенсионным Фондом, между двумя предприятиями одного холдинга и даже между двумя структурными подразделениями одного предприятия.
К причинам подписания акта сверки можно отнести следующее:

• долгосрочное сотрудничество между двумя контрагентами;
• возможность отсрочки оплаты за товар;
• когда предприятие работает с широким ассортиментом товаров;
• когда товары обладают очень высокой стоимостью;
• инвентаризация состояния взаиморасчетов с контрагентами;
• потребность в подтверждении дебиторской или кредиторской задолженности перед контролирующими органами или высшим руководством и т.д.

Акт сверки взаиморасчетов может быть составлен за месяц, квартал, год или даже за весь период работы. Строгих требований, как к его оформлению, так и периодичности нет. Единственное, что необходимо соблюдать при составлении этого документа — это разделение данных по договорам.

К примеру, одна и та же организация выступает для вас покупателем по одним товарам, а поставщиком по другим товарам, то акта сверки лучше сделать два, по кредиторской задолженности (и соответствующему договору поставки) отдельно, по дебиторской — отдельно.

Оформление акта сверки взаимных расчетов

Законодательство не устанавливает единых правил составления и оформления акта сверки, однако есть базовые принципы, соблюдать которые просто необходимо. Как и любой первичный документ, акт сверки должен содержать такие обязательные реквизиты:

• название документа, а также дата его составления;
• название организации составителя и наименование контрагента, с которым подписывается акт;
• указание должностных лиц, уполномоченных подписывать акты сверки их фамилии и инициалы, а также подписи.

Сам акт сверки обычно оформляют в виде реестра документов, упорядоченных по дате их создания. Иногда вместо документов указывают суть операции (продажа, покупка, оплата и т.п.).

Для того чтобы акт сверки был актуальным, лучше составлять его с начала сотрудничества или же с момента подписания последнего акта сверки. Кроме составителя на этом документе обязательно должен подписаться директор предприятия.

Юридическую силу имеет оригинал акта сверки, подписанный директорами предприятий-контрагентов и заверенный их мокрыми печатями.

Подписание акта сверки и его юридическая сила

Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.

При разрешении споров судьи неоднократно высказывали мнение о том, что акт сверки не является однозначным доказательством существующей задолженности, однако он может стать хорошим подкреплением имеющихся первичных документов, подтверждающих ее наличие.

Также подписанный акт сверки позволяет «отодвинуть» срок исковой давности. Новая исковая давность отсчитывается от даты подписания акта, независимо от даты совершения самой спорной операции.

А кт сверки взаиморасчетов - это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, делать это следует регулярно. Своевременная сверка избавит вас от ошибок в налоговой и бухгалтерской отчетности. Акт сверки также свидетельствует о признании контрагентом долга. Причем в день подписания документа течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново .

Разрабатываем форму акта сверки

Форму акта сверки взаиморасчетов организации разрабатывают самостоятельно. В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).

Прежде чем заняться разработкой реквизитов акта, следует понять, относится ли он к первичным учетным документам. Существуют две противоположные точки зрения.

С одной стороны, ФНС России в письме от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955 отметила, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции. Чиновники объяснили это тем, что при подписании документа финансовое состояние сторон не меняется. По нашему мнению, такая позиция весьма логична.

С другой стороны, те же налоговики не раз пытались доказать в судах, что если акт сверки взаимных расчетов оформлен без учета обязательных реквизитов первичного бухгалтерского документа, то он не является основанием для перерыва течения срока исковой давности. Отметим, что данная точка зрения чиновников не находит поддержки у арбитров.

Судебная практика

Свернуть Показать

Судьи посчитали, что акт сверки не является документом строгой бухгалтерской отчетности, форма и обязательные реквизиты которого определены законом (постановления ФАС Московского округа от 04.09.2013 по делу № А40-148003/12-55-1356, Северо-Западного округа от 09.04.2013 по делу № А56-44437/2012, Уральского округа от 27.03.2012 № Ф09-933/12).

Приведем список реквизитов, которые, по нашему мнению, должен содержать акт сверки расчетов:

1. наименование документа;
2. наименования сторон;
3. даты подписания акта;
4. период, за который проводится сверка;
5. реквизиты договора, по которому проводится сверка;
6. ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ / оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.);
7. суммы операций (факта хозяйственной жизни) в денежном выражении;
8. конечное сальдо в денежном выражении;
9. подписи сторон и Ф.И.О. лиц, подписавших акт;
10. печати сторон.

Вместе с тем отметим, что отсутствие какого-либо из перечисленных реквизитов автоматически не влечет недействительность акта (см. образец акта сверки в Примере).

Свернуть Показать

Судебная практика

Свернуть Показать

Высшие арбитры приняли во внимание акт сверки, в котором отсутствовали ссылки на первичные документы бухгалтерского учета, основание возникновения задолженности и дата подписания акта. Объяснили они это тем, что согласно ч. 2 ст. 71 АПК РФ суд оценивает как относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, так и достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности. В данном деле суд сравнил содержащиеся в акте сверки суммы долга с суммами, которые указаны в подписанных актах выполненных работ и справке о выполненных работах и затратах. Также сыграло роль отсутствие доказательств наличия между сторонами иных договорных обязательств (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13031/12).

Тем не менее чаще всего судьи настаивают на наличии в акте сверок ссылок на первичные документы.

Судебная практика

Свернуть Показать

Суд не признал задолженность, т.к. в акте сверки отсутствовали ссылки на первичные документы (не были указаны номера и даты) и дата подписания акта (определение ВАС РФ от 27.02.2013 № ВАС-1472/13).

По другому делу арбитры не приняли акт сверки взаиморасчетов, в котором отсутствовали ссылки на спорные товарные накладные (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 26.04.2010 по делу № А31-3047/2009).

Еще в одном случае акт не был принят судом, т.к. в нем упоминались договор подряда и акт взаимозачета (постановление ФАС Центрального округа от 05.06.2009 № Ф10-2002/09).

Кто подпишет акт?

Акт сверки составляют в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон. Он ) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан обеими сторонами.

Судебная практика

Свернуть Показать

Представленные продавцом акты сверок взаимных расчетов признаны судами недопустимыми доказательствами, поскольку они подписаны в одностороннем порядке и не подтверждаются первичными бухгалтерскими документами (определение ВАС РФ от 30.01.2013 № ВАС-48/13).

При этом суды не принимают в качестве доказательства акты сверки, подписанные неуполномоченными лицами.

Судебная практика

Свернуть Показать

Акт сверки расчетов не принят судом в качестве доказательства прерывания срока исковой давности, поскольку подписан неуполномоченным лицом (определение ВАС РФ от 09.01.2013 № ВАС-17480/12).

Каждому бухгалтеру, наверняка, приходилось оформлять акты сверки расчетов и акты взаимозачетов. Многие ли задумывались о том, являются ли эти акты первичными документами, должны ли они соответствовать требованиям Закона о бухгалтерском учете, будут ли приняты в качестве доказательств в суде?

Акт сверки расчетов

В письме ФНС России от 06.12.10 № ШС-37-3/16955 отмечено, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку при подписании документа финансовое состояние сторон не меняется.

В постановлении Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.09.13 по делу № А55-10485/2013 приводится следующий аргумент: сам по себе акт сверки взаимных расчетов не является основанием возникновения и (или) прекращения обязательств, поскольку он представляет собой документ, производный от первичных документов.

С производностью от других первичных документов спорить сложно, но буквальное толкование норм закона говорит о том, что сверка расчетов является действием, которое способно повлиять на финансовое положение экономического субъекта, хотя бы потому, что может повлечь перерыв течения срока исковой давности. Дело в том, что в силу ст. 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. Таковым действием может быть и подписание акта сверки расчетов контрагентом. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (письма ФНС России от 06.12.10 № ШС-37-3/16955, Минфина России от 10.07.15 № 03-03-06/39756, п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.15 № 43).

Иногда судьи не признают акт сверки первичным бухгалтерским документом (постановление ФАС Московского округа от 04.09.13 по делу № А40-148003/12- 55-1356), либо указывают, что он не является документом строгой отчетности, форма и обязательные реквизиты которого определены законом (постановление Северо-Западного округа от 09.04.13 по делу № А56- 44437/2012). На наш взгляд, очевидно, что документ строгой отчетности и первичный учетный документ - разные документы.

Чтобы акт был признан в качестве относимого и допустимого доказательства, отражающего действительные обязательства сторон и их волеизъявление (в частности, должника на признание долга), ему не обязательно соответствовать требованиям ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. К такому выводу пришел ФАС Уральского округа (постановление от 27.03.12 № Ф09-933/12).

Технология оформления акта такова: заинтересованная сторона готовит документ и представляет своему контрагенту. Тот подтверждает указанные суммы расчетов, в случае неподтверждения предъявленных сумм, происходит дальнейшая выверка расчетов, стороны ищут допущенные ошибки. Разумеется, если они хотят получить адекватные сведения, суммы расчетов должны быть подтверждены соответствующими договорами, счетами, накладными и т. п.

Бытует мнение, что, несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, делать это следует регулярно. На наш взгляд, не нужно спешить соглашаться с данным утверждением. Дело в том, что п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств предписывают проведение инвентаризации расчетов. Она заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Иными словами, сверка расчетов - это часть обязательной процедуры бухгалтерского учета - инвентаризации.

Результаты инвентаризации расчетов заносятся в справку, на ее основании оформляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Заметим, что может применяться ф. № ИНВ-17. В графу 4 ф. № ИНВ-17 вносится информация, в том числе из актов сверок с контрагентами. Несмотря на то, что формы первичных бухгалтерских документов могут разрабатываться самими организациями и утверждаться в учетной политике организации, суть инвентаризационных мероприятий не меняется.

Применительно к рассматриваемому акту сверки специалисты добавляют к указанным реквизитам: период, за который проводится сверка; реквизиты договора, по которому проводится сверка; ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ (оказанных услуг), платежные поручения, кассовые ордера и т. д.); суммы операций в денежном выражении; конечное сальдо в денежном выражении.

Договор, накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ (оказанных услуг), платежные поручения и другие документы, указание сроков исполнения обязательств, а также суммы, указанные в данных документах, являются характеристиками содержания факта хозяйственной жизни, а конечное сальдо - величиной денежного измерения результата сверки расчетов.

Отсутствие в акте сверки ссылок на первичные документы, подтверждающие основания возникновения задолженности (не указаны номера и даты актов, по которым произведена сверка), а также даты подписания акта, может послужить основанием для непринятия акта сверки в качестве доказательства, подтверждающего задолженность (определение ВАС РФ от 27.02.13 № ВАС-1472/13, постановления АС Московского округа от 30.10.14 № Ф05-11884/14, Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.03.13 по делу № А12-28569/2012 и др.). Акты, заверенные в одностороннем порядке и не подтверждающиеся первичными бухгалтерскими документами, считаются недопустимыми доказательствами (определение ВАС РФ от 30.01.13 № ВАС-48/13).

Отметим, что акт сверки расчетов не признается в качестве доказательства перерыва срока исковой давности, если подписан неуполномоченным лицом (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.04.12 по делу № А56-40825/2011, определение ВАС РФ от 09.01.13 № ВАС-17480/12). Если данные, содержащиеся в актах сверки, соотносятся с расчетами истца и подтверждаются иными доказательствами, представленными в материалы дела (актами приемки выполненных работ, справками о стоимости выполненных работ, доказательствами частичной оплаты), отсутствие надлежащих полномочий не будет играть главную роль в признании доказательств (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.05.2015 по делу № А78-9360/2011).

Приходится сталкиваться с парадоксальным, на первый взгляд, вопросом: вправе ли главный бухгалтер подписывать акт сверки расчетов? Существует две точки зрения.

Первая: главный бухгалтер должен быть наделен полномочиями по подписанию данных актов. Если акт сверки расчетов подписан главным бухгалтером, не имеющим соответствующих полномочий или без последующего одобрения генеральным директором, доказательством он не признается (определение ВАС РФ от 21.08.13 № ВАС-11147/13, постановления АС Северо-Кавказского округа от 12.12.14 по делу № А32-6403/2014, АС Центрального округа от 20.11.14 по делу № А35-11365/2013 и др.).

Вторая: главный бухгалтер управомочен подписывать акт сверки расчетов в силу его служебных (трудовых) обязанностей. В некоторых случаях судьи соглашались с данным аргументом (постановления ФАС Северо-Западного округа от 28.05.13 по делу № А56-2033/2012 и др.).

Заметим, что акт может быть признан, даже если на нем стоит подпись неуполномоченного лица, заверенная печатью организации (определение ВАС РФ от 10.04.13 № ВАС-4089/13).

В акте сверки расчетов необходимо указать дату проведения сверки, поскольку ее отсутствие не позволит сделать вывод о совершении действий, свидетельствующих о признании долга в пределах срока давности (постановления АС Поволжского округа от 25.09.14 по делу № А55-26344/2013, ФАС Северо-Западного округа от 19.03.14 по делу № А42-3665/2012).

Перерыва срока исковой давности не будет, если акт сверки задолженности подписан за пределами срока исковой давности, даже если в нем приведены расчеты за период, начало которого находится в пределах срока исковой давности (постановление ФАС Московского округа от 11.04.13 по делу № А40-59093/12- 42-257).

Пунктом 3 ст. 199 ГК РФ установлено, что односторонние действия, направленные на осуществление права (зачет, безакцептное списание денежных средств, обращение взыскания на заложенное имущество во внесудебном порядке и т. п.), срок исковой давности для защиты которого истек, не допускаются.

Что касается такого реквизита как печать, то следует учитывать, что с 7 апреля 2015 г. ООО и АО не обязаны иметь круглую печать (Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ). Соответственно, они должны ставить оттиск печати на акте сверки (или ином документе), только если она предусмотрена уставом организации. Другие организационно-правовые формы (например, государственные унитарные предприятия или некоммерческие организации) должны заверять документы печатью.

Таким образом, акты сверки, даже если они и не признаются первичными документами, должны содержать необходимые реквизиты (характеристики предмета со ссылкой на бухгалтерские документы и договоры) и подписываться уполномоченными должностными лицами. Только в этом случае они могут быть доказательством, подтверждающим задолженность, и основанием для перерыва срока исковой давности.

По мнению некоторых специалистов, сверка расчетов не отвечает понятию сделки. Кстати, данная точка зрения подтверждается выводами судов (например, постановлением ФАС Уральского округа от 26.08.13 № Ф09-8331/13). По их утверждению, такой акт не носит правопорождающего характера, поскольку не приводит к возникновению, изменению или прекращению правоотношений лиц, его подписавших, а только констатирует итоги их расчетов по заключенному договору.

Согласно положениям ст. 153 ГК РФ сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Действительно, здесь сложно говорить о направленности на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, тем не менее, как отмечалось выше, подписание такого акта может повлечь за собой перерыв срока исковой давности.

Таким образом, если акт сверки не выявил никаких ошибок, то ни бухгалтерский учет, ни бухгалтерскую отчетность факт его составления не изменит.

Однако если в результате составления акта сверки выявлены неточности, то и для бухгалтера, и для юриста организации это влечет последствия, выражающиеся в необходимости исправления ошибок в бухгалтерском учете, подготовки претензий и судебных исков и т. п. При этом бухгалтер должен предпринять меры по поиску утраченных первичных документов, расчету штрафных санкций, неустоек.

Иными словами, вносятся изменения в бухгалтерский учет, мало того, что без наличия первичных документов, так еще и с формированием дополнительных первичных документов, в частности, справки бухгалтера, составляемой на основании акта сверки расчетов.

Акт зачета встречных однородных требований

Согласно положениям ст. 410 ГК РФ обязательство прекращается полностью или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования. В судебных актах зачет называется сделкой зачета встречных однородных требований (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 17.11.04 № 85, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 28.06.12 по делу № А46-3666/2011 и др.).

Подчеркнем, что в акте зачета необходимо ясно сформулировать предмет соглашения о зачете. Оно должно соответствовать ст. 420 и 432 ГК РФ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.08.13 № А13-8660/2010), другими словами, все требования к реквизитам документа (здесь можно говорить более смело - к условиям договора) относятся и к акту зачета.

Сравним между собой акт сверки и акт зачета (см. табл.).

Несмотря на то, что расходы (при методе начисления), принимаемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ), зачет влияет на правильность (и правомерность) учета кредиторской и дебиторской задолженности. Суммы кредиторской задолженности, списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, включаются в состав внереализационных доходов при налогообложении прибыли (п. 18 ст. 250 НК РФ).

Федеральная налоговая служба России в письме от 08.12.14 № ГД-4-3/ предложила доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывать в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, когда истекает указанный срок (п. 4 ст. 271 НК РФ). Аналогичное правило действует для бухгалтерского учета (п. 16 ПБУ 9/99).

Неистребованная вовремя дебиторская задолженность уменьшает налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ) как суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, как суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва.

Если срок исковой давности истек, то долг признается безнадежным независимо от того, принимала ли организация какие-либо меры, чтобы его взыскать (письма Минфина России от 13.01.09 № 03-03-06/1/3 и др.).

В судебной практике высказывается противоположная точка зрения: принятие мер по взысканию задолженности является условием признания ее в расходах (постановление ФАС Центрального округа от 16.03.06 по делу № А08-4755/05-9).

Дата списания дебиторской задолженности определена: последнее число отчетного (налогового) периода, в котором истек срок исковой давности. Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.06.10 № 1574/10 указал, что налогоплательщик, проводя по состоянию на последнюю дату отчетного (налогового) периода инвентаризацию, по ее итогам должен определить сумму дебиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные к взысканию, и произвести их списание.

Аналогичные правила действуют в бухгалтерском учете (п. 18, 19 ПБУ 10/99).

При применении УСН датой признания доходов является не только день поступления денег, но и день погашения задолженности иным способом (п. 1 и 2 ст. 346.17 НК РФ). Таким образом, датой погашения долга «иным способом” может быть именно день подписания акта зачета (или иная дата, указанная в акте зачета).

По общему правилу зачет не влияет на исчисление НДС, однако споров по вопросам, связанным с этим, при зачетных сделках много, что уже само по себе говорит о наличии налоговых рисков.

Суммы НДС, исчисленные и уплаченные в бюджет налогоплательщиком при получении сумм предварительной оплаты, в случае расторжения договора на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) и прекращения обязательства налогоплательщика по возврату сумм предварительной оплаты путем проведения зачета встречного однородного требованиям могут быть приняты к вычету (письма Минфина России от 11.09.12 № 03-07-08/268, 01.04.14 № 03- 07-РЗ/14444).

В п. 23 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.14 № 33 пришел к выводу: налогоплательщик не может быть лишен предусмотренного в п. 5 ст. 171 НК РФ права на вычет НДС с авансов в случае изменения условий или расторжения договора, если возврат платежей производится не в денежной форме.

Данный вывод, на наш взгляд, применим и к рассматриваемой ситуации.

Аналогичные выводы содержатся в постановлениях АС Западно-Сибирского округа СО от 27.03.15 № Ф04-16968/2015, ФАС Волго-Вятского округа от 30.07.14 по делу № А79-7197/2013 и др.

Однако существует и иная позиция: перечисленный с предоплаты НДС нельзя принять к вычету, если при расторжении договора лизингодатель засчитывает полученный аванс (т. е. не производит его возврат) в счет уплаты штрафных санкций и убытков, понесенных им в связи с расторжением договора (письмо Минфина России от 25.04.11 № 03-07-11/109), либо если осуществляется зачет суммы аванса в счет оказания услуг по новому договору (письмо Минфина России от 29.08.12 № 03-07-11/337), или если была уменьшена стоимость отгруженных товаров (работ, услуг) (письмо Минфина России от 11.07.13 № 03-07-11/27047).

Эти подходы (хотя и более ранние, чем устоявшаяся в дальнейшем позиция) указывают на то, что нужно скрупулезно указывать в акте сверки расчетов или акте зачета, какие обязательства сверяются, зачитываются, имеется ли в этих обязательствах сумма НДС и т. п. Важно, чтобы в случае споров прозрачность сделки и добросовестность налогоплательщика на вызывали сомнений.

Хотелось бы еще обратить внимание на выделение в акте зачета суммы НДС отдельной строкой. Согласно законодательству (п. 1 ст. 172 НК РФ) и сложившейся судебной практике отказ в вычете на основании невыделения в акте зачета НДС неправомерно, поскольку документом, обосновывающим вычет, является счет-фактура, а не акт. Однако существующая судебная практика указывает на наличие рисков судебного спора с контролирующими органами (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 02.07.08 № Ф04-3229/2008(5816-А03-25) по делу № А03-11204/2007-31, ФАС Западно-Сибирского округа от 02.07.08 № Ф04-3409/2008(6020-А03-25) и др.).

Форма акта зачета, как и форма акта сверки, законодательством не предусмотрена, поэтому организация может разработать форму акта зачета самостоятельно, в том числе объединив акт сверки расчетов и акт зачета в одном документе. Кроме того, зачет может быть оформлен и путем передачи заявления одной из сторон.

На наш взгляд, для оформления соглашения о зачете удобно использовать следующую форму (см. Приложение).

Согласно п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 29.12.01 № 65 для прекращения обязательства зачетом заявление о зачете должно быть получено соответствующей стороной, что должно быть подтверждено уведомлением о вручении, распиской. В одностороннем заявлении указывается вся та же информация, которая нужна для подтверждения и сверки взаимных обязательств.

Подписание двухстороннего соглашения о зачете более эффективный способ взаимодействия с контрагентом, поскольку одностороннее заявление при просрочке срока исковой давности не будет являться подтверждением требования, а вот договор (соглашение) о зачете, подписанный должником - подтвердит его задолженность.

Приложение

Литература

1. Гражданский кодекс Российской Федерации: часть первая: [принят Государственной Думой 21 октября 1994 г., с изменениями и дополнениями] // Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] /Компания «Консультант Плюс».
2. Налоговый кодекс Российской Федерации: часть первая: [принят Государственной Думой 16 июля 1998 г., № 146-ФЗ, с изменениями и дополнениями] // Справоч­но-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Кон­сультант Плюс».
3. Налоговый кодекс Российской Федерации: часть вторая: [принят Государственной Думой 5 августа 2000 г., № 117-ФЗ, с изменениями и дополнениями] // Справоч­но-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Кон­сультант Плюс».
4. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ // Собра­ние законодательства РФ. - 2011. - № 50. Ст. 7344.
5. Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: приказ Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49 // Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ре­сурс] /Компания «Консультант Плюс».
6. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: приказ Министерства финансов Российской Федерации от 6 мая 1999 г. № 33н // Российская газета. - 1999. - № 116 (начало - п. 16 Положения), № 117, 23 июня (п. 16 Положения - конец).

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать всех активов и обязательств.

Сверка взаиморасчетов может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности отношений с организацией-контрагентом за определенный период.

В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, как правило, должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров.

В конце формы акта сверки взаиморасчетов с контрагентами должны быть указаны дебетовые и кредитовые обороты за период и конечное сальдо, показывающее итоговую сумму задолженности.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляется бухгалтерией организации, подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляют в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента.

При этом, чтобы акт сверки взаиморасчетов с контрагентами стал законным документом, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Сверка расчетов: подробности для бухгалтера

• Сверка расчетов с контрагентами по договорным обязательствам

  Статье рассмотрены вопросы проведения сверки расчетов с контрагентами перед составлением... расчетных обязательств осуществляется в виде сверки расчетов. Смысл сверки расчетов – сверить данные сторон, ... Обозначенная процедура документально оформляется актами сверки расчетов с контрагентами, в которых... согласие подписью. Является ли акт сверки расчетов первичным документом? Документами, подтверждающими... периодичность проведения сверки расчетов с контрагентами, а также форму акта сверки расчетов. 2. ...

• Об отражении в учете и отчетности переплаты по экологическим платежам

  Воздействие на окружающую среду; акт сверки расчетов сумм платы за негативное воздействие... предусмотренная в таких случаях процедура сверки расчетов внесенных и (или) начисленных сумм...

• Расчеты УК с РСО при отрицательном объеме КР на СОИ

  Составления РСО и исполнителем акта сверки расчетов по договору ресурсоснабжения, а также... форма данного акта. Акт сверки расчетов составляется не реже одного раза... обязанность РСО по составлению актов сверки расчетов установлена независимо от наличия в... РСО должен быть составлен акт сверки расчетов, из которого было бы видно...

• Проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками

  Задолженности, а также наличия актов сверки расчетов с дебиторами и кредиторами. Порядок... актах приемки-передачи, выполненных работ, сверках расчетов, не заполнено поле «основание» в...

• Как вернуть переплату по налогам и сборам

  ...). Поэтому желательно каждый квартал проводить сверку расчетов с ИФНС, заявление о желании...

• Как уточнить невыясненный платеж?

  Платежного документа, налоговый орган после сверки расчетов с плательщиком вправе сделать запрос... заявления налогоплательщика и акта совместной сверки расчетов (если она проводилась) инспекция принимает...

• Готовимся к уплате страховых взносов по-новому

  Представленной статье. Проведение сверки расчетов по страховым взносам. Сверка расчетов с внебюджетными фондами является... смены администратора. Следует отметить, что сверку расчетов желательно проводить не реже одного... применяются: форма 21-ПФР – если сверка расчетов проводилась с территориальным отделением ПФР... к занижению суммы страховых взносов; сверки расчетов с ФСС и ПФР. }