Акт передачи ключа от банк клиента. Передача эцп другому лицу. Документальное оформление факта передачи

При передаче электронной подписи другому лицу понадобится составление документа, подтверждающего этот факт. Им может служить акт приема-передачи ЭЦП. Рассмотрим основные нюансы подобной передачи и составления указанного документа.

Акт приема-передачи электронной подписи

Составление рассматриваемого акта фиксирует сам факт передачи подписи. Однако важно знать, что подобная передача законодательством не предусмотрена. По этой причине лицо, осуществляющее такую передачу, действует на свой страх и риск, ведь с передачей подписи его ответственность продолжает действовать в том же объеме, что и до факта передачи. Другими словами, передача ЭЦП не снимает с владельца подписи ответственность за ее использование другим лицом. Поэтому передавать подпись другим лицам не рекомендуется.

Содержит перечень обязанностей лиц, осуществляющих документооборот с использованием усиленных ЭЦП.

В их числе:

• обеспечивать конфиденциальность ключей ЭЦП и не допускать их использование другими без их согласия;
• не применять ключ ЭЦП при подозрении, что его конфиденциальность нарушена.

Из указанной нормы следует вывод, что передача ЭЦП другому лицу теоретически допускается, но с согласия владельца такой подписи. Если же ЭЦП использована или имеется риск ее использования другим лицом без такого согласия, ее конфиденциальность считается нарушенной. Продолжать использовать ЭЦП в такой ситуации нельзя, а о возникшем нарушении необходимо известить соответствующий удостоверяющий центр.

Равно как не предусмотрена возможность передачи подписи, отсутствует и унифицированная форма документации, сопровождающей подобные действия. Но одно основное правило при составлении акта передачи ЭЦП соблюсти необходимо.

Как уже было указано выше, передача ЭЦП возможна с согласия ее владельца. Следовательно, составляя рассматриваемый документ, необходимо отразить данный факт в его тексте.

К примеру, условие о передаче в акте может быть составлено следующим образом: «Генеральный директор ООО «Строймонтажконструкция» Иванов И.С. передает сертификат ключа электронной подписи от имени Иванова И.С. главному бухгалтеру Карташовой М.Т. и наделяет Карташову М.Т. полномочиями по использованию ЭЦП Иванова И.С. для подписания отчетности, направляемой в контролирующие органы, и выражает согласие на такое использование».

Кроме этого в акте следует отразить:

• дату передачи;
• срок действия соответствующих полномочий;
• факт принятия ключа подписи тем лицом, которому он передан;
• подписи передающей и принимающей сторон.

Составлением указанного документа передающая сторона сможет зафиксировать факт передачи ЭЦП. Однако использовать этот акт в качестве юридического обоснования того факта, что получившее ключ ЭЦП лицо стало обладателем соответствующих полномочий по подписанию документов в случае возникновения спорной ситуации, будет затруднительно. При этом не важно:

• какому именно должностному лицу передана ЭЦП;
• какими документами оформлена передача и оформлена ли вообще;
• соглашалось ли принимающее лицо на наделение его соответствующими полномочиями или нет.

Вне зависимости от указанных обстоятельств ответственность за последующие действия и факты, связанные с подписанием документов подобной ЭЦП, будет лежать на ее владельце, т.к. иное законодательством не предусмотрено. Доказать обратное будет возможно лишь при несанкционированном использовании ключа ЭЦП. О факте подобного использования должен быть уведомлен удостоверяющий центр.

ЭЦП или электронно-цифровая подпись позволят оптимизировать порядок документооборота внутри компании и за ее пределами, а также затрачивать на оформление документов гораздо меньше времени и сил. На сегодняшний день электронный документооборот и способ защиты информации цифровой подписью нашел довольно широкое применение в системах обмена документами с контрагентами, а также подаче сведений и отчетов в контролирующие органы. При передаче электронной подписи ее владельцу удостоверяющий центр составляет акт приема-передачи ЭЦП. Некоторые компании также практикуют составление такого документа для передачи подписи третьему лицу. Насколько это законно, рассмотрим далее в статье.

Что собой представляет ЭЦП и для чего она нужна

ЭЦП или электронная подпись это аналог личной подписи физического лица, которая может использоваться для подписи электронных документов. ЭЦП является доказательством того, что документ подписан конкретным лицом. Различают следующие виды ЭЦП:

Важно! Все вилы подписей отличаются друг от друга надежностью и возможностью их применения

Как получить ЭЦП

Для получения ЭЦП нужно будет обратиться в удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минкомсвязи (в настоящее время таких УЦ в России – 456). Такие центры используют специальные средства шифрования, которые являются гарантией того, что взлом подписи невозможен.

Удостоверяющий центр выдает сертификат подписи, а также ключ. Именно сертификат является подтверждением того, что ключ принадлежит конкретному лицу. Он содержит данные владельца, ключ подписи, а также сфера применения подписи, то есть те площадки, которые данную подпись принимают. Установить электронный сертификат необходимо на компьютер.

Какими способами ЭЦП может передаваться заказчику

Передача заказчику необходимых документов, а также самого электронного ключа происходит на специальном носителе. Оформление документов производится путем подписания акта приема-передачи ЭЦП на основании заключенного ранее договора (Читайте также статью ⇒ ).

Способы передачи ЭЦП

Если мы говорим о том, что ЭЦП передается по акту, во возможны два варианта событий:

1. Получение цифровой подписи в удостоверяющем центре.
2. Передача подписи внутри компании иному лицу (лицу, на которого первоначально не оформлялась подпись).

Рассмотрим каждый из указанных случаев более подробно.

Получение цифровой подписи в удостоверяющем центре

В первом случае между заказчиком и удостоверяющим центром (УЦ) был заключен договор о предоставлении услуг (выполнении работ). Результатом исполнения договора является передача ЭЦП, ключа, а также установление прав заказчика на использование подписи. Помимо этого, УЦ также проводит обслуживание ЭЦП на протяжении того периода времени, на который подпись была предоставлена.

Передача цифровой подписи иному лицу внутри компании

Теперь перейдем ко второму варианту. Сразу стоит отметить, что полностью законным назвать его нельзя, так как ЭЦП определяет полномочия конкретного лица, а не третьих лиц, которым она была передана самостоятельно . Вся ответственность даже в случае передачи подписи остается на официальном ее владельце.

Даже если руководитель компании издает приказы и распоряжения и подписывает акты приема-передачи ЭЦП, юридической силы такие документы не имеют. Нести ответственность за подписанные с использованием ЭЦП документы будет то лицо, на которое ЭЦП и была первоначально оформлена.

Также следует помнить, что такая передача ЭЦП может расцениваться как халатное отношение или превышение должностных полномочий. Если будет выявлен факт использования электронной подписи уволенного сотрудника, то это может расцениваться как уголовное преступление. Особенно, если подписание документов было связано с хищением денежных средств.

Документы, необходимые для получения ЭЦП

Для получения ЭЦП предъявить потребуется следующие документы:

• заявление на получение ЭЦП;
• нотариально заверенная копия свидетельства о регистрации;
• оригинал или нотариально заверенная копия выписки из ЕГРЮЛ (срок выписки не более 1 месяца);
• заверенная копия ИНН;
• копия приказа о назначении руководителя;
• по юридическому лицу предоставляются копии уставных документов;
• предпринимателям нужно будет предоставить свидетельство из ЕГРИП, копию ИНН, свидетельство о госрегистрации.

Важно! На то, чтобы изготовить цифровую подпись, УЦ затрачивает до 3 дней.

Акт приема-передачи ЭЦП

Для того, чтобы факт приема-передачи электронной подписи был зафиксирован, потребуется составление первичного бухгалтерского документа, подтверждающего данный вид операции. В качестве такого документа обычно применяется акт приема-передачи ЭЦП. Однако следует помнить, что сам порядок передачи электронной подписи ее владельцу никак не регламентируется. Непосредственно с того момента, как была оформлена передача, ответственность за использование подписи и программного обеспечения переходит к ее владельцу.

Материалы, которые передаются заказчику ЭЦП

При передаче ЭЦП удостоверяющим центром заказчику передается следующий пакет документов:

• акт приема-передачи ЭЦП;
• флешку с ПО, сертификатом подписи и самой подписью;
• подписанный договор об обслуживании;
• памятку о порядке использования ЭЦП.

При подписании акта приема-передачи следует обратить внимание на то, какие реквизиты в нем содержатся. Документ должен содержать следующее:

• наименование удостоверяющего центра;
• наименование компании-получателя ЭЦП;
• перечень документов и матценностей, подлежащих передаче по акту;
• факт передачи и указание точной даты;
• подписи и расшифровки подписей сторон.

Конфиденциальность и защита ЭЦП

В электронных системах для работы с ЭЦП могут применяться 2 ключа. Один из них секретный и посредством его можно подписывать электронные документы. А второй – открытый, который не дает возможность удостоверять документы, однако позволяет определить подлинность и принадлежность цифровой подписи. Первый ключ хранится в секретном месте, а второй может передаваться заинтересованным лицам, например, фискальным органам, Пенсионному фонду, иным фондам и заинтересованным партнерам.

Для обеспечения сохранности секретного ключа используются такие технические средства, как:

• смарт-карты;
• дискеты (уже утрачивает свою актуальность);
• флешки.

Также возможно использование секретного ключа в памяти компьютера. Из наиболее надежных вариантов принято считать использование смарт-карты, так как она потребует не только использование ее, но введение специального кода.

Заключение

Таким образом, перепоручение внутри компании от одного к другому лицу права подписания документов электронной подписью невозможно. Даже если это будет оформлено соответствующим распоряжением руководителя и передача состоится по акту приема-передачи ЭЦП. Единственным владельцем подписи в любом случае остается руководитель компании и именно он будет нести ответственность за все действия, которые были совершены путем подписания документов электронно-цифровой подписью.

Передача электронной подписи в пользование третьим лицам на законодательном уровне в РФ – не регулируется. Для исполнения такого акта приходится пользоваться правилами предоставления доверенности на выполнение определенных действий. При этом составляется так называемый акт приема передачи ЭЦП, в котором детально расписываются полномочия лица, получившего электронный сертификат. А где взять на акт приема передачи ЭЦП образец, каких правил составления данного документа следует придерживаться? Обязательно ли заверять его у нотариуса или достаточно будет письменной подписи владельца ЭЦП?

Допускается ли передача ЭЦП в пользование третьим лицам

Акт приема передачи электронной подписи – это документ, который лишь подтверждает факт использования ЭЦП не владельцем. В теории, такой документ не имеет какой-либо юридической силы , но может рассматриваться судом при рассмотрении претензии между сторонами, которые использовали ЭЦП.

Но вместе с тем, прямого запрета на передачу подписи третьим лицам – нет. Однако нужно понимать, что если сертификат попадет в руки злоумышленников, то они получат возможность выполнять любые действия от имени владельца подписи (при составлении, подписи, отправке электронных документов, которые будут приравниваться к бумажным).

Для чего необходим акт передачи ЭЦП

Чаще всего необходимость в этом возникает у руководителей предприятий, которые физически не успевают подписывать все электронные запросы и документы, к примеру, связанные с бухгалтерией. Им гораздо проще предоставить возможность использовать ЭЦП, к примеру, главному бухгалтеру или юридическому представителю предприятия. Это позволит им сэкономить собственное время, но при этом не допустить, к примеру, потерю выгодного контракта.

Основным нормативно-правовым актом в использовании ЭЦП является ФЗ 63 . В то же время, ГК РФ 160 указывает, что ЭЦП используется в силу указания закона или акта о соглашении сторон.

Где взять образец акта

Мнение эксперта

Александра Степанова

Консультант по подбору ЭЦП

Образца акта приема передачи электронной подписи как такового не существует, так как не существует и законодательного регулирования такого процесса . А это означает, что документ можно составить в свободной форме.

Главное, чтобы в акте приема-передачи ЭЦП имелись следующие реквизиты:

• ФИО владельца ЭЦП;
• ФИО лица, которое получает право использовать электронную подпись владельца;
• дата заключения соглашения;
• дата, до которой соглашение действует (если не указать, то до составления нового соглашения о прекращении действия акта);
• полномочия на использование ЭЦП (то есть, для каких целей подпись предоставляется);
• обязанности каждой из сторон;
• письменная подпись каждой стороны.

Кстати, многие нотариусы предоставляют своим клиентам условные образцы акта передачи электронной подписи, поэтому можно за помощью обращаться к ним. Но в большинстве случаев сами нотариусы отказываются заверять такой документ – их деятельность подразумевает полную ответственность за законность подписываемых бумаг. То есть, если они заверят акт, то их могут привлечь к криминальной ответственности за создание поддельных документов. И все это – из-за отсутствия законодательного регулирования передачи ЭЦП.

Ответственность за использование чужой ЭЦП

Согласно Федеральному Закону 63, ответственность за использование чужой ЭЦП лежит полностью на владельце электронной подписи . Это актуально даже в том случае, если лицо, получившее право пользоваться чужой ЭЦП, будет использовать её в личных корыстных целях. Но владелец подписи вправе в судебном порядке тогда требовать финансовую или моральную компенсацию (подобные деяния уже регулируются через УК РФ, а не ФЗ).

Необходимо понимать, что электронная подпись – это полный аналог собственной подписи. Передать её кому-то физически – невозможно. В юридическом аспекте – это как предоставить третьему лицу собственную руку для подписания документов. Именно поэтому законного регулирования такого процесса и не предусмотрено (и, вероятней всего, в будущем он и не появится).

Более того, в ФЗ 63 четко указано, что получатель ЭЦП обязывается соблюсти всевозможные шаги для предотвращения завладения его подписью сторонними лицами. Имеется ввиду, что он не может передавать рутокен, пароли для генерации ключей и так далее. Все это – его персональная ответственность.

Какие есть альтернативы

Самый простой вариант не оформлять акт приема-передачи – заказать индивидуальный ключ ЭЦП каждому сотруднику предприятия и распределить обязанности, привилегии, возможности на их использование. Современные технологии и программные платформы позволяют все это реализовать. А передача персональной ЭЦП для использования сторонним лицам – это слишком рискованная процедура, которая никак не оправдывает возможный риск.

Подводя итоги — никаких образцов акта приема передачи электронной подписи другому лицу не существует, так как данный процесс не регулируется на законодательном уровне. В теории – никто за нарушения данного правила наказывать не будет, но правоохранительные органы мало чем смогут помочь, если стороннее лицо использует чужую ЭЦП в собственных корыстных целях, даже если это воровство денежных средств. Такие дела по несколько лет могут рассматриваться судебными инстанциями и закончиться не в пользу владельца электронной подписи.