Статус упд без ндс. Универсальный передаточный документ – альтернатива счету-фактуре и накладной. Для чего нужен УПД и когда его использовать

Главная / Общество

Многие бухгалтеры слышали, что универсальный передаточный документ (УПД) с 1 июля 2017 года и образец его заполнения изменились. Правда ли это? Обязателен или рекомендован новый бланк УПД, который включает в себя реквизиты счета-фактуры и товарной накладной? Ответим на эти и другие вопросы. Также вы сможете бесплатно скачать заполненный образец бланка универсального передаточного документа, который можно применять с 1 июля 2017 года (по новой форме).

Предназначение УПД

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав налогоплательщики вправе не выставлять как самостоятельные документы счет-фактуру и передаточный документ (товарную накладную, акт и прочее). Эти документы можно обобщить в один универсальный передаточный документ (УПД).

Форма универсального передаточного документа, разработанная ФНС России, представляет собой счет-фактуру, дополненный реквизитами первичных учетных документов, подтверждающих передачу товарно-материальных ценностей (имущественных прав), сдачу-приемку работ (услуг). Фонрма приведена в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Вы можете скачать форму УПД, которая применялась до 01.07.2017 по .

В форме универсального передаточного документа, предложенной ФНС России, можно выделить три группы реквизитов:

реквизиты, характерные только для формы УПД;
реквизиты счета-фактуры;
реквизиты первичного учетного документа.

Важно сказать, что форма УПД – рекомендованная, а не обязательная. Поэтому ее можно дополнять новыми графами или строками. При этом универсальный передаточный документ не обязательно составлять на бумажном носителе. Его можно составлять и в электронном виде. Формат УПД (включающего в себя счет-фактуру) в электронной форме утвержден Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155. Далее рассмотрим, что именно меняется с 1 июля 2017 года.

Что меняется с 1 июля 2017 года

Организации, которые работают с электронными счетами-фактурами, могут объединить все документы по отгрузке в один универсальный передаточный документ (УПД). Это удобно – можно не только обмениваться электронными УПД с партнерами, но и передавать их в ИФНС. Однако, учитывая, что форма счета-фактуры с 1 июля обновилась, нужно скорректировать и бланк универсального передаточного документа.

Если УПД используется одновременно в качестве счета-фактуры и первичного документа, то форма счета-фактуры в УПД не должна изменяться.

Несмотря на утверждение новой формы счета-фактуры (новая графа 8), относительно формы УПД никаких изменений с 1 июля 2017 года не утверждено. ФНС, по всей видимости, еще не успела разработать новую форму бланка УПД. Поэтому для наших читателей мы подготовили бланк нового универсального передаточного документа, который дополнили необходимым реквизитом об идентификаторе государственного контракта. Его (идентификатор) нужно указывать организациям, которые продают товары или выполняют работы по госзаказам и при условии, что такой номер присвоен.

C 1 июля 2017 года выставляйте электронные счета-фактуры только по формату из Приказа № ММВ-7-15/155. Он позволяет выставлять отдельно счет-фактуру или универсальный передаточный документ.

Пример заполнения УПД с 1 июля

Далее приведем образец заполнения универсального передаточного документа (УПД) с 1 июля 2017 года. При этом имейте в виду, что даже если вы не участвуете в государственных закупках, то с июля в новой строке 8 поставьте прочерк (как в образце). Если же вы заключили контракт и ему присвоен номер, то его обязательно зафиксировать.

Образец заполнения универсального-передаточного документа с 1 июля 2017 года (по новой форме).

Проверяйте документы, которые выдают поставщики. Если контрагент составит счет-фактуру или УПД по старой форме, попросите заменить документ. Иначе можно лишиться вычета по налогу на добавленную стоимость.

Ведущий экономист ООО «Анхел Трейдинг», автор ряда методических рекомендаций для практикующих бухгалтеров

Даже если универсальный передаточный документ (УПД) самой организацией не используется, все равно данную форму документа бухгалтеру надо знать, так как ее в качестве первичного учетного документа могут использовать контрагенты. Поэтому поступивший от них УПД как минимум необходимо проверить на качество составления, зарегистрировать в книге покупок, а также принять как основание для признания расходов.

Экономические субъекты, в частности организации, применяющие УСН, при осуществлении своей предпринимательской деятельности, направленной на реализацию товаров, работ, а также имущественных прав обязаны оформлять соответствующие первичные бухгалтерские документы, подтверждающие факт проведения операции хозяйственной жизни. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предоставляет экономическим субъектам свободу выбора форм документирования, при этом возлагает на него обязанность по предоставлению покупателю нескольких первичных учетных документов, которые являются подтверждением факта совершения сделки с ним, а также служат основаниями для получения вычета по суммам НДС, предъявленных покупателям.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

УПД является формой первичного учетного документа, которая направлена на упрощение документооборота между продавцом и покупателем товаров (работ, услуг), а также на минимизацию риска невключения расходов или вычетов налоговыми органами.

С целью упрощения документооборота между субъектами, вступившими в отношения по поводу купли-продажи товаров (работ, услуг), а также по передаче имущественных прав, 21.10.2013 было издано письмо ФНС России № ММВ-20-3/96 «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры», которое разъясняет применение форм первичных учетных документов, необходимых для целей бухгалтерского учета.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

УПД содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных документов.

Что представляет собой УПД

Форма универсального передаточного документа разработана ФНС России на основе счета-фактуры, форма которого утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, и на основе ранее обязательных к применению форм первичных учетных документов, таких как ТОРГ-12, ТТН и др., подтверждающих передачу товарно-материальных ценностей. Соответственно, УПД является счетом-фактурой, в который включены дополнительные реквизиты, в частности, реквизиты из других первичных документов, таких как:

товарная накладная;
товарно-транспортная накладная;
накладная по отпуску материалов на сторону;
акт о приеме-передаче объектов ОС и др.

Однако стоит отметить, что письмо ФНС России № ММВ–20-3/96 носит рекомендательный характер, который говорит о том, что экономические субъекты при оформлении фактов своей хозяйственной деятельности имеют право использовать унифицированные, самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов и УПД. Применение УПД не является обязательным, и в случае неиспользования данной формы это не может быть основанием для отказа в учете операций и сделок в целях налогообложения.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Применять УПД не обязательно – чиновники лишь рекомендуют использовать его в учете. Кроме того, форму УПД можно изменить, однако важно сохранить все обязательные реквизиты, содержащиеся в документе.

Применение УПД влечет за собой ряд преимуществ для организаций и ИП:

1. Упрощается документооборот между поставщиком и покупателем товаров (работ, услуг) и имущественных прав посредством представления одного документа вместо нескольких.

2. Упрощается мониторинг ошибок, т. е., как отмечалось выше, вместо нескольких учетных документов представляется только один, соответственно поставщиком заполняется и предъявляется покупателю один документ, на оформление которого отводится больший временной период, что сокращает возможность ошибок в нем.

3. Минимизируется риск невключения расходов или вычетов налоговыми органами, так как УПД служит единым документом для отражения в учете операций для целей налогообложения.

Для организаций, применяющих УСН и ЕНВД, применение УПД как формы первичного учетного документа не является основанием для уплаты НДС в бюджет, при соблюдении условия, что в УПД не будет выделена сумма налога. В ином случае организация должна будет уплатить выделенную сумму налога в бюджет. Данное обстоятельство отражено в письме ФНС России № ММВ-20-3/96.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Возможность применения УПД существует как у субъектов, применяющих общую систему налогообложения, так и у субъектов, применяющих спецрежимы.

Что нужно предпринять, если вы решили применять УПД?

Для «упрощенцев», решивших применять УПД, немаловажное значение имеет определение назначения этого документа, которое напрямую зависит от статуса УПД. Согласно письму ФНС России № ММВ-20-3/96 статус 1 означает, что УПД используется как первичный учетный документ и как основание для вычета НДС, т. е. как счет-фактура, статус 2 – УПД применяется только как первичный учетный документ, заполнение данных как у счета-фактуры не обязательно, так как в данном случае организация обязана составить также и счет-фактуру при реализации товаров (работ, услуг).

Статус, присвоенный организацией УПД, носит информационный характер и, базируясь на практике, не влияет на уплату НДС. Например, если в УПД не заполнена графа № 7 «Налоговая ставка», покупатель не имеет права заявить к вычету НДС, даже при условии, что статус УПД будет определен как 1. Это обусловлено тем, что отражение налоговой ставки является обязательным реквизитом счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ). Отсутствие данного реквизита означает, что счет-фактура оформлен неправильно и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.

ВАЖНО В РАБОТЕ

УПД также можно использовать при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД – первичный документ на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них.

Соответственно, оформление УПД возможно:

при отгрузке товаров. При этом стоит отметить, что поставщик товаров (работ, услуг) по-прежнему, как и при применении унифицированных форм первичных документов, обязан выставлять авансовые счета-фактуры;
как аналог акта приема-передачи услуг (работ);
вместо счета-фактуры и ТОРГ № 12, но при осуществлении перевозки товаров обязательно оформлять транспортную накладную.

В результате принятия организацией решения о применении УПД как формы первичного учетного документа, отражающего факты ее хозяйственной жизни, руководитель организации утверждает бланк УПД посредством издания приказа «О формах первичных учетных бухгалтерских документов». Опираясь на законодательство в области бухгалтерского учета, в частности на ПБУ 1/2008, формы первичных учетных документов, применяемых в организации, должны быть отражены в учетной политике. При этом ФЗ «О бухгалтерском учете» указывает, что формы первичных учетных документов утверждаются приказом руководителя организации. Соответственно утверждение УПД

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Расходы в виде НДС налогоплательщиком, применяющим УСН, признаются на основании документов, подтверждающих фактическую
уплату налога, счетов-фактур, а также при условии соблюдения правил по их заполнению.

Письмо Минфина РФ от 24.09.2008 № 03-11-04/2/147.

как формы первичного учетного документа в организации может быть оформлено приказом руководителя или отражено в учетной политике.

Возможная формулировка, включаемая в учетную политику при применении УПД:

«Для учета торговых операций применять товарную накладную по форме, приведенной в приложении ______, универсальный передаточный документ (приложение _____) либо иную форму, установленную в договоре с контрагентом».

Что делать, если вы не используете УПД, но такой документ приходит от контрагентов?

Представленный внешними контрагентами УПД должен быть принят к учету, даже если организация не использует данную форму как первичный учетный документ. На основании представленного УПД организация отражает произведенные расходы на дату совершения сделки (покупки). Дата совершения сделки (покупки) указывается в строке 16 УПД, эта же дата является и датой получения счета-фактуры, если, конечно, УПД предъявлен со статусом 1 и в документе приведены все необходимые в таком случае реквизиты.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Использование УПД, имеющего в своем названии слова «счет-фактура», в статусе только первичного документа организациями и предпринимателями, не являющимися плательщиками НДС, не влечет для них обязанности по исчислению и уплате в бюджет НДС (при этом у таких организаций не будет значений в графах 7 и 8).

При отражении расходов в налоговом учете необходимо учитывать такой важный факт, как оплата. Это важно для организаций, применяющих УСН, а не только факт совершения сделки (покупки). Также к расходам могут предъявляться дополнительные требования. Например, чтобы учесть расходы по купленному основному средству, оно должно быть введено в эксплуатацию (пп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Сотрудник организации при принятии УПД у контрагента должен в обязательном порядке проверить данный документ на предмет наличия в нем ошибок, которые могут повлечь за собой невозможность принятия произведенных расходов к учету.

После вступления в силу с 2013 года нового Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011 компании и предприниматели получили возможности применять любые формы первичных документов при условии наличия в них обязательных реквизитов, предусмотренных этим Законом. Это также дало возможность ввести в хозяйственный оборот универсальные передаточные документы, которые могут оформлять как поставку товара (УПД на поставку), так и подрядные работы, оказание услуг (УПД на услуги и работы), а также смешанные операции, например, поставку товара и оказание сопутствующих услуг.

Требования к форме УПД

ФНС утвердила официальную форму УПД в Письме № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013 с разъяснением, что она не является обязательной, а компании и предприниматели могут ее корректировать (дополнять, изменять) по своему усмотрению. Этим же письмом были доведены рекомендации по заполнению новой формы, а также перечень операций, при оформлении которых она может использоваться. Перечень не является закрытым. Универсальный передаточный акт может использоваться и для оформления иных операций.

Назначение этого акта — упростить документооборот. Вместо двух документов (счета-фактуры и первичного документа) можно использовать один (УПД). Такое решение следует отразить в учетной политике компании, а формы документа утвердить локальным актом. Налоговики заверили, что при условии правильного оформления такие документы будут приниматься для целей бухучета, предоставления вычетов по НДС, подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли.

Есть несколько общих требований к форме УПД независимо от того, какую именно хозяйственную операцию они оформляют.

В форме УПД должны быть все реквизиты, предусмотренные для первичного документа Законом о бухгалтерском учете.
Если УПД используется одновременно в качестве счета-фактуры и первичного документа, то форма счета-фактуры в УПД не должна изменяться.

Заполнение УПД на услуги

УПД при оказании услуг может оформляться в двух вариантах:

как счет-фактура и первичный документа (документ со статусом 1);
только как первичный документ (документ со статусом 2).

Во втором случае в дополнение к передаточному документу выставляется счет-фактура, а универсальный передаточный документ на услуги заменяет только акт оказанных услуг.

В зависимости от того, по какому варианту компания оформляет хозяйственную операцию, меняются требования к заполнению конкретных показателей передаточного документа. Если этот документ оформляется только как первичный документ, то все показатели для счета-фактуры в передаточном документе заполнять не требуется. Не нужно указывать, например, налоговую ставку.

наименование услуги (графа 1);
единица измерения (графа 2, 2а);
объем (графа 3);
стоимость услуги (графа 9);
номер и дата счета-фактуры, исправления (строки 1, 1а);
сведения об исполнителе и заказчике (строки 2, 6);
сведения о валюте (строка 7).

В передаточном документе со статусом 1 заполняются все показатели счета-фактуры, которые являются обязательными согласно ст. 169 НК РФ и Постановлению Правительства № 1137 от 26.12.2011. Если они не будут заполнены, то, несмотря на заявленный статус документа, налоговики оценят его по фактически отраженным показателям и могут отказать его учитывать.

Помимо показателей счета-фактуры, которые обведены в форме передаточного документа черной рамкой, в УПД предусмотрены и иные показатели. Согласно указанным рекомендациям ФНС не все из них являются обязательными, а могут заполняться для конкретизации совершенной хозяйственной операции.

Так, официальной формой предусмотрена такая графа, как код товара, работы, услуги в УПД. В отношении услуг в этой графе отражается код деятельности по ОКВЭД или ОКУН (обратите внимание, что ОКУН утратил силу с 01.01.2017). В рекомендациях ФНС при этом указано, что данная информация не является обязательной, но может заполняться, например, для идентификации услуг в целях применения специальных режимов налогообложения.

Новая форма бухгалтерской и налоговой документации – универсальный передаточный документ — объединяет в себе функции счёт-фактуры и первичного учётного документа, что значительно облегчает документооборот компании.

Универсальный передаточный документ: чем является и как заполняется

Симбиозом счёт-фактуры и первичного документа стал новый тип учётной документации – универсальный передаточный документ (УПД).

Он был разработан и введён в пользование благодаря всесторонней поддержке инициативы законодательных органов бухгалтерским сообществом страны.

А связана эта инициатива была с решением вопроса неэффективности документооборота: при заполнении «первички» и счёт-фактуры многие данные дублируются, так как обязательны для всех бухгалтерских документов по закону. В связи с этим в качестве решения был предложен «Отгрузочный документ», позднее переименованный в УПД.

Что собой представляет данный документ? Разработанный на её основе УПД содержит абсолютно неизменённую форму счёт-фактуры, окантованную чёрной линией.

Вокруг рамки располагаются дополнительные поля и данные, обязательные для первичной документации по ч.2 9 статьи Федерального Закона №402-ФЗ , а именно:

Название «Универсальный передаточный документ».
Дата составления, дублирующая дату внутренней счёт-фактуры.
Полное наименование организации-составителя документа.
Информация о регистрируемом факте хозяйственной деятельности (указывается в нескольких полях).
Размер сделки в натуральном либо денежном (стоимость) эквиваленте, с указанием используемых единиц измерения.
Поимённый список должностных лиц от обеих сторон:
ответственных за составление данного УПД;ответственных за принятие ФХЗ со стороны покупателя.
Подписи и ФИО лиц, ответственных за сделку и правильность её документального оформления;

Ознакомиться со всеми вышеперечисленными пунктами на примере можно по изображению ниже:

Функции Универсального передаточного документа

Так как абсолютно каждый факт хозяйственной деятельности любой организации должен находить своё отражение в бухучёте, а связанный с финансами факт ещё и в налоговом учёте, заполненный УПД может быть принят в различных случаях в качестве документального подтверждения совершения сделки (передачи прав) или в качестве счёта-фактуры в целях налогообложения. Это значит, что универсальный передаточный документ может выступать в роли одного, либо в роли двух документов сразу.

Для того чтобы точно отразить, к какому типу принадлежит каждый отдельно взятый УПД, в форму добавлен такой пункт как «Статус УПД». Он располагается в левом углу (сверху) и должен иметь одно из двух значений: цифра «1» либо цифра «2».

Отметка «1» в данном поле означает, что документ принимается одновременно счёт-фактурой и «первичкой». Такой статус используется компаниями – плательщиками НДС.

Но если вы используете упрощённую систему налогообложения и в ходе ведения деятельности компании не начисляете налог на добавленную стоимость (некоторые «упрощенцы» могут это делать по просьбе клиента), то гораздо проще применить значение «2», при котором УПД выступает в роли первичной учётной документации.

Удобство второго варианта заключается не только в чёткой принадлежности документа, но и в вопросе заполнения.

Ведь когда не начисляется НДС, нет необходимости заполнять многие пункты документа, обязательные для счёт-фактуры:

строка №7 – данные о выставленном счёте;
графа №6 – общая сумма акциза сделки;
графа №7 – размер налоговой ставки;
графа №10 – кодировка страны-производителя;
графа №10а – буквенное наименование страны-производителя;
графа №11 – данные о таможенной декларации.

Таким образом, каждый вправе выбирать самостоятельно, какую функцию будет осуществлять Универсальный Передаточный Документ. Причём, не запрещается использовать его в виде первичной документации и одновременно выписать отдельную счёт-фактуру.

Об УПД (Универсальном передаточном документе) смотрите видео.

Удобен ли УПД для компаний на УСН

На самом деле, этот документ был разработан именно для компаний, которые уплачивают в казну НДС, так как экономит ресурсы, время и помогает избежать дублирования данных. Что же касается «упрощенцев», которые не выписывают счёт-фактуру, так как не платят НДС, то для них польза от использования УПД сомнительна.

При желании универсальный передаточный документ может использовать каждая компания. Так что всё зависит в основном от личных предпочтений и привычек сотрудников…

Кроме того, возможен случай, когда компания на УСН занимается начислением НДС ради какого-либо крупного клиента, которому не выгодно сотрудничать на обычных условиях. В таком случае «упрощенец» попадает в такую же ситуацию, как и владелец организации с общим режимом налогообложения и может выписать УПД в целях экономии времени.

Он в этом случае заменит и ТОРГ-12 и счёт-фактуру.

Как заполняется универсальный передаточный документ

Этот вопрос мы рассмотрим, исходя из статуса документа, так как первый включает в себя второй.

Для удобства начнём с последнего.

Выписывая УПД как первичную учётную документацию, важно соблюсти все правила заполнения последней, указанные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ :

Наименование документа: обязательно. Записывается в левом верхнем углу и дополняется указанием статуса в соответствующем поле.
Дата составления: записывается в строке 1. Это не дата отгрузки и не дата принятия.
Полное наименование компании-составителя УПД: указывается в 14 и 19 строке либо заменяется мокрой печатью.
Содержание регистрируемой операции:

строки 2, 2а, 2б – для реквизитов продавца;строки 6, 6а, 6б – для реквизитов покупателя;
графы А и (по желанию) Б – детализация предмета сделки;

строка 8 – на основании чего выписывается документ;

строки 9, 17 и 12 – для указания дополнительных документов и информации, описывающей сделку (особенно важно для сложных услуг);

строки 11, 16 – уточняющие данные по датам.
Оценка операции в натуральном либо денежном эквиваленте: строки 6, 7, 8, 9. Для сделок с предоплатой также заполняется строка №5.
Лица, ответственные за оформление и проведение операции (их должности) – строки №10 и №15 либо 13,18.
ФИО и синие подписи вышеуказанных сотрудников: записываются в 13 и 18 строке.
В случае отсутствия подписей в данном поле, необходимо выставить их в строки их предыдущего пункта либо в строке с данными руководителя организации/уполномоченного лица (если во всех трёх случаях это один и тот же человек: проводит операцию, оформляет документы, является подписантом).

Чему должен уделить внимание продавец

Особое внимание при заполнении УПД стоит обратить на новые для первичной учётной документации пункты:

1. Данные грузоотправителя и грузополучателя в строках 3 и 4: помимо наименований фирм допустимо указать такие юридические реквизиты как ИНН и ОКПП.

Код товара/услуги/работ (записывается в графе «Б»): не является обязательным полем, если предмет сделки ясно описан в графе 1.
Но если по каким-либо причинам вы решили заполнить данный пункт, можно указать в нём артикул или код работы по ОКВЭД или услуги по ОКУН.Это может значительно облегчить подсчёт налоговой базы для различных режимов налогообложения, применяемых на одной организации.
Лицо, отгрузившее товар/передавшее права/сдавшее услуги (строка 10): записываем полное ФИО и должность.
А в ситуации, когда это лицо не является одним из тех, что уже проставили подпись в документе (то есть не директор, не бухгалтер и не уполномоченное лицо) проставляется также подпись.
Дата сдачи/отгрузки/передачи (строка 11): обычно аналогична дате оформления документа.
Но в некоторых случаях может быть иной (например, если УПД был оформлен в данный день, а груз фактически отгрузили в следующий).В этой строке в обязательном порядке указывается действительная дата выполнения обязательств продавца перед покупателем.
Дополнительная информация о процессе отгрузки/передачи указывается в строке 12: это может быть как путевая документация (наименования), так и документы с подробным описанием передаваемых работ и услуг.
Поле важно потому, что такое указание очень поможет организации при налоговой проверке (даст отсылку на ответы по возникшим вопросам инспекторов).
Ответственный за оформление – строка 13: ФИО, должность, подпись.
Наименование юридического лица-составителя документа (строка 14): здесь, если вы работаете с бухгалтерской аутсорсинговой компанией, должны быть указаны её реквизиты.
Пункт может остаться незаполненным в случае, если на документ проставляется мокрая печать.

С какими сложностями может столкнуться покупатель, заполняя УПД

На самом деле, непонятных пунктов для опытного бухгалтера/лица его заменяющего со стороны покупателя практически нет.

Важно только внимательно заполнить следующие строки:

Строка 15 – персональные данные лица, ответственного за получение/приём поставляемого товара/услуги: ФИО, должность, подпись.
Строка 16 – фактическая дата приёма предмета сделки.
Поле может остаться пустым, но случае заполнения важно понимать, что эта дата не может быть меньше даты составления передаточного документа или даты отгрузки (из рекомендаций ФНС России).
Строка 17 – обычно заполняется при возникновении разногласий и написании претензии во время приёмки.
Строка 18 – персональные данные сотрудника, занимавшегося документальным оформлением сделки: ФИО, должность, подпись.
Строка 19 – полное наименование организации, заполнявшей документ от лица покупателя (если это так же отдельная бухгалтерская контора, то её наименование).

Как отражать УПД в бухгалтерском учёте

Рассмотрим две возможные ситуации при работе с УПД:

Ситуация 1: Вы – продавец, составляете УПД.

В таком случае может возникнуть вопрос «На какую дату отражать выручку в бухучёте? Ведь в документе могут быть 3 разные даты (подписание, отгрузка, получение).

Как диктует нам закон, в данном случае стоит использовать дату передачи клиенту товаров и услуг. А если она идентична дате составления документа/вовсе отсутствует, используем дату подписания. Но это касается только 2 формы УПД.

Если же ваш документ имеет тип «1», необходимо выставить дополнительно дату оформления счёта-фактуры, которая обычно совпадает с датой отгрузки. А в случае расхождений в датах приёма-получения выставляется та же дата, что и в строке приёма товаров/услуг.

Ситуация 2: Вы – покупатель, получаете УПД.

Тут стоит обратить внимание на режим налогообложения и его требования. Так, для УСН наряду с фактом получения важен момент оплаты товара, а также тип расходов (при закупке некоторых основных средств, проводка в бухучёте записывается только после ввода их в эксплуатацию).

А во всех других случаях, факт расхода отражается в бухучёте датой приёмки товаров.

Таким образом, универсальный передаточный документ является отличным способом оптимизировать деятельность и документооборот менеджеров компании и бухгалтерии.

Особенно это справедливо для организаций – плательщиков НДС.

Как заполнить Универсальный передаточный документ в программе 1С можно узнать из видео.

Вконтакте

УПД (универсальный передаточный документ), образец заполнения которого приведен ниже, заменяет собой счет-фактуру, акт приемки-передачи и еще ряд первичных форм.
Хотя его применение не считается обязательным, бланк упрощает ведение учета.

Для фиксации хозяйственных операций, допускается использование бланка под названием УПД – универсальный передаточный документ, образец заполнения которого приведен далее.

Эта форма заменяет собой целый ряд первичных документов. Использовать ее необязательно, допускается внесение коррективов.

Основание для применения УПД

УПД – универсальный передаточный документ – не был утвержден распоряжением Правительства. Он был предложен налоговой службой.

Через отделения поступили разъяснения, касающиеся заполнения нового бланка.

В них, среди прочего, содержались пояснения для лиц, которые занимаются проверкой документов, основанных на этой новой форме.

С разработкой новой формы, у предприятий есть выбор – оформлять целый пакет бумаг или воспользоваться единым бланком.

УПД (универсальный передаточный документ) заменяет собой следующие формы:

счет-фактуру;
товарную накладную;
товарно-транспортную накладную.

Бланк УПД не имеет унифицированной формы. Вместе с тем он считается официальным и принимается налоговой службой.

Важно: так как применение универсального передаточного документа не является обязательным, в бланк можно вносить новые строки или корректировать параметры ячеек. Однако данные из строк удалять не следует.

Какие правила действуют при заполнении УПД

Бланк УПД можно использовать в качестве обычного передаточного документа. Он подойдет для ведения учета в компаниях, которые не выплачивают .

Чтобы указать на этот статус, в одноименном столбце отмечают цифру 2.
Если в документе нужно отразить вычет по НДС, в той же графе «Статус» отмечают цифру 1.

При постановке статуса под номером 1, образец заполнения будет выглядеть по-другому.

Обязательно внести данные в строки 1-7, которые свойственны бланку счета-фактуры.

Для статуса 2 заполнение этих полей не требуется. Там можно просто ставить прочерк.

В левой части бланка отображены 2 графы, обозначенные А и Б.

В графе А указывается порядковый номер отметки. Этот реквизит указывать необязательно. Однако, при его наличии, упрощается поиск нужной информации, а отметки ясно обозначены.
В графе Б указывается: для товаров – артикул, для услуг или работ указывается код видов деятельности ( , ОКУН). Указание этого реквизита необязательно. Но код позволяет определить вид работ с целью обозначить возможность применения налоговых льгот или специальных режимов.

Хотя заполнение вышеуказанных граф и не требуется по закону, оно полезно для удобства поиска и идентификации работ или товаров.

Инструкция по заполнению: продолжение

Строка 8 озаглавлена «Основание передачи/получения». Здесь указывается информация, характеризующая отношения между сторонами. Включается номер договора, соглашения или другого документа.
В строке 9 содержатся сведения касательно транспортировки и груза. В эти сведения включаются разные подробности перевозки: номера транспортных документов, реквизиты организации, берущей на себя затраты на перевозку. Здесь указывается информация, определяющая груз, например, масса нетто и масса брутто. Этот пункт не является обязательным для заполнения.
Строка 10 содержит сведения о лице, проводящем погрузку товара или передачу итогов работы. Вписывается ФИО, должность, в конце приводится подпись. Данные из этой строки раскрывают обстоятельства, в которых была совершена сделка. Если данный сотрудник уполномочен подписывать счета-фактуры и поставил свою подпись выше, дублировать ее не требуется. Достаточно указать только ФИО и должность.
В строке 11 указывается дата совершенной сделки или другого хозяйственного факта. Для заполнения согласно требованиям закона не обязательна. В поле вносится дата, когда это событие произошло фактически. Даже если документ оформляется 29 ноября, а погрузка товара должна состояться 30, в бланке ставится 30 ноября.
Строка 12 содержит прочую информацию о хозяйственном факте. Законом ее заполнение не требуется. Сюда вписывают реквизиты паспортов, сертификатов и тому подобных документов. Поле оформляют, когда присутствуют имеющие значение подробности, которые не вошли в УПД (универсальный платежный документ).

Важно: даты проведения сделки указываются в строках 1, 11, 16. При этом для учета продавцом ставится дата погрузки (под номером 11), а покупателем вводится дата приемки (номер 16).

К заполнению полей с датами следует подойти ответственно. Это позволит избежать споров касательно даты хозяйственного факта.

Сведения о должностных лицах, принявших участие в сделке

В следующих строках универсального платежного документа указываются данные сотрудников, уполномоченных на оформление проведенных операций.

Строка 13 указывает на должностное лицо, ответственное за проведение сделки. Вписываются его фамилия с инициалами. Также обозначается его должность, в конце ставится подпись. Если тот же самый сотрудник отвечает за погрузку товаров или занимается подготовкой счета-фактуры, повторно подпись его не ставится. Заполняются только поля для ФИО и должности. Когда за сделку по условиям организации отвечают сразу несколько сотрудников, для обозначения данных каждого из них вводится дополнительная строка, обозначить которую можно 13а, 13б и так далее.
Строка 14 содержит сведения о составителе документа, представляющего продавца. Среди прочего, можно вписать наименование субъекта и реквизиты. Помимо данных лица, ответственного за со стороны фирмы-продавца, сюда относятся данные агента или комиссионера, который от своего имени получает товар, а затем перепоручает принципалу или комитенту. Если в сделке принимает участие посредник, реквизиты договора с ним вносятся в строку 8.
В строке 15 содержатся сведения об ответственном за получение груза лице со стороны покупателя. Сведения вводятся для уточнения подробностей сделки. Вписывают должность этого лица, его фамилию и инициалы, рядом есть место для подписи.

Требования к лицам, ответственным за сделку, приводятся в Гражданском кодексе . Стоит заметить, что при наличии печати организации, строка 14 может оставаться пустой.

Указание дат со стороны покупателя

В следующих строках отражаются даты получения товаров и прочие подробности сделки.

В строку 16 вносится дата приемки. Она не может быть раньше даты составления УПД или даты отгрузки, указанной продавцом в строке 11. Фиксирует фактический момент принятия товаров или результатов работы покупателем. Хотя по законодательству заполнять данный раздел необязательно, все же внесение этих сведений рекомендовано. Наличие информации о принятии позволит избежать споров и исключит произвольную постановку даты.
Строка 17 содержит прочие подробности сделки со стороны покупателя, законом заполнение этого раздела не требуется. Сюда вносится информация о возникших претензиях или их отсутствии, а также реквизиты договоров и иных бланков, подготовленных ответственным лицом при получении товаров.

Строки 16 и 17 содержат дополнительные уточнения с позиции покупателя. Наличие полной информации позволит впоследствии избежать споров.