Порядок согласования и визирование проекта документа. Типы подчинительной связи: согласование, управление, примыкание Согласование управление примыкание зависимые слова

Когда в «Справочнике кадровика» мы приводим образцы оформления документов, как правило, они включают визы согласования и ознакомления с данным документом (его проектом) заинтересованных лиц. Задумывались ли вы, насколько они нужны? Или это просто обычай делового оборота и лишняя головная боль для делопроизводителей? Постараемся разобраться.

Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т. п.

В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа – одна из важных составных частей процесса своевременного принятия единственно верного управленческого решения.

Виды согласования

Обратите внимание!
Процедура согласования проекта документа с заинтересованными должностными лицами по общему правилу не является обязательной. Но в тех случаях, когда действующие у работодателя локальные нормативные акты по делопроизводству предусматривают согласование тех или иных документов, оно становится обязательной процедурой в процессе создания документа

Согласование может быть внешним или внутренним. При внутреннем согласовании оценку содержания проекта документа дают специалисты (сотрудники) организации-автора. При внешнем согласовании экспертизу (оценку) содержания проводят компетентные внешние организации, чьи интересы затрагивает документ, в т. ч. различные «разрешительные» инстанции и органы, не входящие в структуру организации. Внешнее согласование осуществляется после того, как проведено внутреннее согласование.

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего – оформляется гриф согласования.

Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению реквизитов документа «Виза» и «Гриф согласования» определены Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 (далее – Типовая инструкция по делопроизводству).

Порядок согласования

Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов – от создания или получения до исполнения или отправки – обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.

Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

• в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
• в их адрес имеются поручения;
• из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т. е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в Инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа и др.

Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

• составитель документа;
• руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
• руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
• руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
• руководитель юридической службы (юрист организации).

Типовой инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой.

Обратите внимание!
В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки

При установлении порядка согласования документов на локальном уровне работодатель может предусмотреть, что при подготовке, например, приказа по личному составу проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем того структурного подразделения, где трудится работник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела.

При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.

Сроки согласования

Во многих организациях, особенно крупных, имеющих сложную структуру, на процедуру согласования нередко уходит до месяца. Длительный срок визирования проекта документа может снизить эффективность принимаемого решения, поэтому целесообразно в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте по делопроизводству установить определенные временные ограничения на процедуру визирования.

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, 2–3 дня (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы желательно визировать в день их поступления на согласование. Приведем фрагмент документа «Об утверждении регламента согласования и подписания распорядительных и иных документов».

Процедура согласования завершается, как правило, возвращением проекта документа исполнителю. В данном случае в документообороте имеет место возвратное движение (передача документа в инстанцию, где он уже находился), но это движение обусловлено деловой необходимостью.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям

Следующий этап – передача проекта распорядительного документа исполнителю на доработку по замечаниям. После доработки проект документа окончательно оформляется на бланке и передается на повторное визирование.

Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, то документ оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом. При этом проект документа визируется руководителем организации.

Повторное визирование

Повторное визирование проекта документа необходимо для того, чтобы все заинтересованные должностные лица проставили визы на том экземпляре документа, который будет представляться руководителю на подпись.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. При внесении в проект документа не меняющих сути уточнений (исправление опечаток, грамматических ошибок и т. п.) повторное визирование не требуется.

Завизированный всеми заинтересованными лицами документ передается руководителю организации на подпись.

Виза согласования

Виза согласования включает в себя название должности визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи и дату визирования. Слово «Виза (визы)» при оформлении внутреннего согласования проекта документа не пишется. Виза согласования может частично заготавливаться при печатании документа. В этом случае визирующий от руки проставляет личную подпись и дату, например:

Мнение эксперта

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования. Например:

Делать какие-либо исправления в проекте документа не следует. Если лица, визирующие проект документа, не согласны с его отдельными положениями или содержанием в целом, они вправе изложить свои замечания. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «С пунктом 5 не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. В этом случае виза может быть оформлена следующим образом:

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие.

Процесс принятия решения – «внутреннее дело» организации. Получателя документа (адресата) о технологии принятия решения в известность, как правило, не ставят. Поэтому в документе, подлинник которого отправляют из организации (например в письме), визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Если же письмо будет отправлено по факсу, визы следует проставлять на оборотной стороне последнего листа единственного экземпляра письма, т. е. на той стороне листа, которую факсимильный аппарат «не считывает».

Для документа, подлинник которого остается в организации (например для приказа), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для проектов некоторых документов (организационных документов, приказов по основной деятельности, бизнес-программ, бизнес-планов и т. д.) допускается оформление виз на отдельном листе согласования (визирования), где указывается, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа и (если необходимо) его приложения. К такой процедуре обычно прибегают при визировании договоров, протоколов.

Работа с договорами

С особым вниманием следует отнестись к процедуре согласования договорных документов.

Договор – соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать судебных споров. Например, незначительная ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной налогового спора. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.

Поскольку договорные отношения обслуживаются многими службами – и юридической, и бухгалтерской, и финансовой, получается, что договорная работа насквозь пронизывает всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить вероятность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Схема процедуры согласования договорных документов может быть следующей.

1. Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с листом согласования документов.

2. Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования, а при несогласии с проектом договора они должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа.

Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков согласования возлагается на специалистов, осуществляющих согласование, а контроль за соблюдением сроков – на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

3. Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Ссылки на дату поступления договора на согласование и дату возврата от специалистов помогают отслеживать сроки согласования каждым специалистом и видеть их нарушение.

4. При наличии замечаний у согласующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

5. Согласованный всеми специалистами проект договора служба делопроизводства (или работники договорного отдела) готовит для подписания.

6. В практике договорной работы применяется прошивание листов договора с указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон. Обычный вид надписи показан ниже в примере. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на которой написано: «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттиска печати помогает избежать подделки документов.

Помимо визы согласования, в делопроизводственной практике часто применяется и виза ознакомления, которая служит письменным подтверждением факта доведения содержания документа до сведения работника. Об этом пойдет речь в следующем номере.

Синтаксический уровень языка

1. СЛОВОСОЧЕТАНИЯ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Словосочетания и предложения выступают как основные типы синтаксических конструкций, которые необ­ходимы для порождения конкретных сочетаний слов и синтагм, высказываний и фраз.

Словосочетание является частью предло­жения, но оно существует и до предложения, представляя собой строительный материал для предложения и основу для создания составного наименования. Поэтому словосочетания необходимо отличать от сочетаний слов и от составных членов предложения.

Например, железная дверь, деревянный дом, песчаная насыпь – разные сочетания слов, но один тип - атрибутивного субстантивно­го словосочетания, построенного на синтаксической связи согла­сования. Эти сочетания слов и этот тип словосочетания могут быть использованы для образования наименования (ср. железная дорога) и построения предложений, ср.: Железная дверь - не деревянный дом, не горит; Железная - дверь, деревянный - дом.

Словосочетание как синтаксическая единица является синтак­сической формой, наделенной определенным синтаксическим зна­чением. Словосочетание - это типовое соединение слово­форм, характерное для того или иного языка.

Основные виды подчинительных связей

согласование управление примыкание

Согласование - такой вид подчинительной связи, при котором зависимое слово получает те же категории, что и стерж­невое слово. Так, прилагательные согласуются с существительными в роде, числе и падеже. Согласование может быть полным и частич­ным; например, новую газету - полное согласование, черный кофе - частичное согласование (в роде), так как существитель­ное кофе не склоняется и не имеет форм множественного числа; черного кофе, черному кофе и т. п.- падежные формы при­лагательного показывают синтаксическую позицию словосочетания в предложении. Согласование бывает предикативным и непредика­тивным ; предикативное (его называют также координацией) – это согласование сказуемого с подлежащим; предикативное согла­сование чаще бывает неполным; оно может быть и смысловым. Так, в предложении Дети - наше будущее согласование только в падеже; в предложении Пять студентов сдали экзамен досрочно согласование смысловое.

Управление - такой вид подчинительной связи, при котором зависимое слово имеет зависимую форму: она не по­вторяет категорий стержневого слова, а вызывается его грамма­тическими и лексико-грамматическими свойствами, например: чи­тать книгу, управлять машиной, бояться оскорбле­ния, войти в класс, строительство моста, вход в метро, полный нетерпения и т. п. Управление свойственно прежде всего глагольным словосочетаниям, хотя встречается и в словосо­четаниях с другими стержневыми словами (существительными, причастиями и т. д.).

Примыкание - такой вид подчинительной связи, при котором не используется специальных средств подчинения. Под­чинение выражается включением слов в словосочетания, несамо­стоятельностью синтаксической функции и смысловым подчинением зависимого слова словосочетания. Примером словосочетаний, построенных на примыкании, могут служить словосочетания: хорошо учиться, работать вдвоем, ехать медленнее, просить прочитать, повод поговорить, очень добрый, яйца всмятку.

Примыкание широко распространено по языкам мира; оно – основной вид подчинительной связи в тех языках, где нет аффиксов (например, во вьетнамском). Оно встречается также в тех языках, где имеются аффиксы и формы словоизменения. В этих случаях выделяется два основных вида примыкания - примыкание неиз­меняемых слов и примыкание словоформ изменяемых слов.

В русском языке примыканием первого вида обладают наречия и инфинитивы, а также деепричастия, компаратив (форма сравни­тельной степени) и неизменяемые прилагательные и существитель­ные. В других языках примыкать могут и прилагательные. Так, в английском языке прилагательные, не изменяясь по родам, числам и падежам, в составе субстантивного словосочетания при­мыкают к существительному: the green tree - зеленое дерево, the large room - большая комната. Примыкают прилагательные в тюркских языках; ср., например, татарские словосочетания кызыл алма - красное яблоко, кызыл йорт - красный дом, кызыл кул-мэк - красная рубаха, платье.

Примыкание словоформ (предложных и беспредложных) воз­никает тогда, когда словоформа присоединяется к стержневому слову без установления связи согласования или управления, на­пример: роман «Мать», товарищ Иванова, кепка блином, куплеты на память, конь в яблоках, идти группой, уйти с утра, планировать в рублях. Особо необходимо обратить внимание на субстантивные словосочетания, построенные на примыкании второго имени. Сюда относится не только примыкание имени собственного (как в соче­тании товарищ Иванов, капитан Иванов ), но и сочетание нарица­тельных существительных. Так, в немецком языке примыкают су­ществительные к существительным, которые обозначают меру: ein Glas Tee - стакан чаю, ein Stück Brot - кусок хлеба.

Синтаксические связи слов используются не только при по­строении словосочетаний, но и при образовании сложных слов и составных наименований, а также при построении предложений.

Предложение. Оно является основной коммуникативной еди­ницей языка и речи. Предложение как образец принадлежит языку, его реализация принадлежит речи. «Предложение,- писал В. В. Ви­ноградов, - это грамматически оформленная по законам данного языка целостная единица речи, являющаяся главным средством формирования, выражения и сообщения мысли. В предложении выражается не только сообщение о действительности, но и отно­шение к ней говорящего». Предложение является в то же время наиболее сложной единицей, в которой функционируют слова, словоформы и словосочетания. Иначе говоря, предложение яв­ляется их минимальным контекстом, хотя само по себе имеет собственную структуру.

Двоякая обращенность предложения - к языку, его системе и норме, а с другой стороны - к речи, контексту и ситуации - делает его принципиально двухаспектной единицей. Поэтому предложение и рассматривается с этих двух точек зрения – конструктивной и коммуникативной, а сам термин становится двузначным.

Чтобы избежать этой двузначности, в современной грамматике используются два ряда терминов. С одной стороны, термин пред­ложение обозначает единицу языка, потенциально нацеленную на акт общения; ее называют также образцом (моделью, формулой) предложения. С другой стороны, термин предложение обозначает единицу речи как языковую форму, свя­занную с конкретным сообщением, с конкретным текстом; вместо термина предложение в этом случае используются термины выска­зывание и фраза.

Сравним две фразы: Ученица читает газету и Ученик читал письмо. В этих фразах реализована одна и та же модель предло­жения; ее состав тождествен, лексическая и морфологическая вариантность не приводит к созданию двух предложений как син­таксических моделей. Эти фразы в то же время наполнены разным лексическим материалом и наделены определенной интонацией, так что передают конкретную мысль, являются двумя высказыва­ниями. Единство модели построения и содержания высказывания и делает предложение основной коммуникативной единицей языка. Предметом синтаксиса предложения является не конкретное со­держание высказываний, а обобщенная семантика предложения, его конструктивная основа, правила ее распространения и актуали­зации.

Предложение как синтаксический образец есть позиционная структура, которая обращена к формам мысли и формам языка, т. е. формам слов и словосочетаний. Наличие у предложения двух сторон - конструктивной и коммуникативной (предикативной) бы­ло отмечено уже в работах александрийских грамматиков.

1. Предикативность и ее виды.

Предикативность как семантико-синтаксическое и коммуникативное свойство предложения имеет, в свою очередь, две стороны - формально-логическую и модально-смысловую. Иногда эти два свойства рассматривают как два аспекта предложения, называя первое свойство предика­тивностью, а второе - модальностью.

Семантически предикативность проявляется в наличии соот­ношения модели предложения с такой формой мысли, как суж­дение (пропозиция). Как суждение имеет два основных компонента - субъект и предикат (или атрибут), так и предложение имеет два главных члена предложения - под­лежащее и сказуемое: Человек идет; Человек добр.

Естественно, что соотнесенность предложения и суждения не означает их полного совпадения, тождества, на что указывал еще Ф. И. Буслаев. Как семантическая структура предложения, так и особенно его формальное строение могут отличаться от структуры суждения, соотносясь с ним опосредованно, неполно и избыточно.

Нетождественность структуры предложения и суждения про­является в том, что предложение может объединять словосо­четания в одну единицу, хотя каждая из частей имеет соотнесен­ность с формой суждения. Так возникают распространенные, осложненные и сложные модели предложений.

Распространенное предложение содержит, кроме главных чле­нов предложения, еще второстепенные - дополнения, обстоятельства, определения. Так, в пред­ложении Лось пил воду из ручья (Леонов) последовательно происходит формальное и семантическое развертывание компонен­тов предложения, так что предложение соотносится не только с суждением, организующим главные члены предложения, но и с суждением о воде (она - из ручья); кроме того, указывается, что лось пил воду и пил из ручья. Такая глубинность содержания пред­ложения позволяет передавать мысли различной глубины и струк­туры.

Модально-смысловая сторона предикативности проявляется в выражении цели высказывания (коммуникативной установки) и в оценке содержания высказывания. По цели высказывания предло­жения делятся на повествовательные, вопроси­тельные и побудительные. Эти основные типы пред­ложений по цели высказывания отличаются друг от друга не только по направленности семантики, но и по своему построению, инто­нации и употреблению различных синтаксических частиц,

По оценке содержания высказывания предложения бывают утвердительными и отрицательными, а также содержат значение подтверждения, уверенности или, напротив, значение неуверенности, сомнения и предположения. Эти значения выражаются употребле­нием модальных слов и частиц, а также особым построением про­стого и сложного предложений. Так, введение слов конечно или возможно в предложение Ответ был правильным вносит значение подтверждения (Ответ был, конечно, правильным) или сомнения (Ответ был, возможно, правильным).

1. Предикативность и ее виды.

Она связана преж­де всего с ее морфологической выраженностью, с наличием в пред­ложении глагола. «Существенный признак предложения в наших языках - писал А. А. Потебня,- состоит в том, что в предложение входят части речи; если их нет, то нет и нашего предложения».

Глагольная основа предложения делает необходимыми ее ком­понентами не только глагол-сказуемое и подлежащее, но и допол­нение и обстоятельство: Лесничий заботливо охраняет природу. Они образуют конструктивную основу предложения, его первичные члены, которые связаны подчинительными свя­зями - предикативным согласованием, управлением и примыка­нием.

Члены предложения могут быть морфологизованными и не морфологизованными. Так, именительный падеж существительного и личного местоимения является специа­лизированной (морфологизованной) формой подлежащего; однако позицию подлежащего могут занимать и другие формы слов, которые при этом подвер­гаются субстантивации , например: Сытый голод­ного не разумеет (пословица). Наречие является специализиро­ванной формой обстоятельства; однако позицию обстоятельства могут занимать и предложно-падежные формы, например: Он с радостью рассказал об отпуске.

1. Распространение основы предложения.

Распространение предложения осуществляется в результате:

1) введения вторичных членов предложения и синтаксиче­ских рядов;

2) возникновения синтаксических связей и отношений на почве предложения - сепаратизации и обособления.

Вторичными членами предложения явля­ются зависимые компоненты словосочетаний, стержневое слово которых использовано как первичный член предложения. Так, предложение Свежий резкий ветер рябил поверхность широкой реки и плескал обрывистый берег крутым прибоем (Короленко) имеет первичными членами ветер рябил поверхность и плескал в берег прибоем, причем глаголы-сказуемые образуют синтаксический ряд - однородные члены предложения. Первичные члены состав­ляют первый этаж синтаксической модели предложения, а именно:

Вторичные члены являются зависимыми второстепенными чле­нами предложения и возникают в результате использования для построения модели предложения моделей подчинительных слово­сочетаний; использование сочинительных словосочетаний дает син­таксические ряды однородных и неоднородных членов предложения.

Сепаратизация (термин предложен И. И. Мещанино­вым) - синтаксический прием построения предложения, и этим он отличался от управления и примыкания, которые используются и для построения словосочетания. Сепаратизация состоит в том, что неизменяемое слово или зависимая форма слова (а также слово­сочетание), оставаясь в пределах предложения, относится к нему в целом, а не к отдельному слову или члену предложения. Сепара­тизация создает самостоятельную позицию слова в предложении и самостоятельность оформления самого слова, которое «зависит не от других слов предложения, а от собственного значения данного слова в построении всего предложения. Сепаратизация не обособ­ляет слово в составе предложения, наоборот, она, ставя формальную сторону слова в зависимости от смыслового его значения в пред­ложении, тем самым включает это слово в основной состав послед­него, представляющего одно целое построение синтаксически связанного и законченного высказывания».

Обособление - это интонационно-смысловое выделение зависимых второстепенных членов предложения, придание им большей синтаксической и смысловой самостоятельности. Обособление может быть связано с использованием особых форм слова и особых слов. Так, причастия и деепричастия, и особенно причастные и деепричастные словосочетания, очень часто обособляются, образуя причастные и деепричастные обороты. Обособляться могут также различные виды определений и уточнений, например: Другая ком­ната, почти вдвое больше, называлась залой (Чехов); Вдруг на повороте реки, впереди, под темными горами мелькнул огонек (Короленко). Обособленными являются определения при личных местоимениях.

Распространение и усложнение основы предложения приводит к появлению усложненных и сложных моделей предложения. Усложненными называются предложения, включающие однородные и обособленные члены предложения, в том числе обращения. Сложным называется такое предло­жение, которое имеет две или более субъектно-предикатные ос­новы; каждая из частей предложения может быть простой и распро­страненной, включать как первичные, так и вторичные члены.

Сложные предложения делятся на сложноподчи­ненные и сложносочиненные. Бессоюзные сложные предложения рассматривают часто как разновидности сложноподчиненных и сложносочиненных пред­ложений, иногда - как особый тип сложных предложений, редко – как синтаксический контекст.

1. Актуальное членение предложения.

Предложение как синтаксический образец обладает исключительной гибкостью и коммуникативной направленностью. Наполняясь различной лек­сикой и подвергаясь актуальному членению, предложение пре­вращается в конкретную фразу, которая выражает и передает то или иное высказывание. В составе конкретной фразы, в контексте и ситуации речи происходит не только реализация модели предло­жения, но и актуализация всех других единиц языка, прежде все­го - лексем, словоформ, сочетаний слов.

Актуальным членением предложения называется смысловое выделение одного из компонентов предложения и уста­новление между выделенными частями новых субъектно-преди­катных отношений. Выделенная часть предложения называется ремой высказывания, остальная часть - темой высказы­вания.

Средствами актуального членения являются порядок слов, синтагматическое членение (по Л. В. Щербе) и постановка фразо­вого ударения. Так, предложение Сейчас я пойду домой путем ин­тонационно-смыслового членения может быть превращено в четыре фразы, имеющие одну и ту же позиционную модель предложения, одно и то же лексическое наполнение, но различное актуальное (смысловое) членение:

1. Сейчас | я пойду домой||.

Постановка фразового ударения на первом слове и отделение его от остальной части паузой (т. е. разбивка фразы на две син­тагмы) актуализирует его в смысловой структуре предложения, делает ремой, ядром высказывания, тогда как остальная часть пре­вращается в тему высказывания, смысловой фон выделенного ком­понента. Актуализированным оказалось обстоятельство времени. Интонационно-смысловое выделение компонента предложения мо­жет сопровождаться перестановкой слов, обособлением и парцел­ляцией членов предложения, введением выделительных, усилитель­ных, ограничительных частиц, например: Именно сейчас я пойду домой. Я пойду домой |(именно) сейчас.

2. Сейчас | я | пойду домой||.

Постановка фразового ударения на втором слове и отделение <его паузами от остальной части актуализирует его в смысловой структуре предложения, делает ремой. Актуализированным оказалось подлежащее; будучи субъектом в формально-логической структуре предложения, оно стало психологическим предикатом в смысловой структуре высказывания. Это может привести к иному порядку слов: Сейчас пойду домой (именно) я.

3. Сейчас я | пойду | домой ||.

Постановка фразового ударения на третьем слове и отделение его паузами от остальной части актуализирует его в смысловой структуре предложения, делает ремой высказывания, его психо­логическим предикатом. Актуализированным оказалось сказуемое, произошло наложение формально-логической и смысловой структур предложения. Чтобы еще более актуализировать это совпадение, можно использовать необычный порядок слов: Сейчас я домой - пойду.

4. Сейчас я пойду | домой ||.

Постановка фразового ударения на четвертом слове и отделение его паузой от остальной части актуализирует его в смысловой струк­туре высказывания, делает ремой. Актуализированным оказалось обстоятельство места (направление действия). Поскольку в пози­ционной модели предложения такое обстоятельство находится после сказуемого, постольку актуализация этого члена предложения может сопровождаться инверсией порядка слов: Домой | сейчас я пойду ||.

Конечно, актуализированными могут оказаться все члены предложения: Сейчас | я | пойду | домой ||. Однако такое равно­мерное распределение актуализации смысла является утрированным. Обычно в речи происходит неравномерное распределение актуализации, смысловое выделение одного из компонентов выска­зывания. Актуальному членению подвергаются все типы и виды предложений, в составе которых больше одного слова. Чем больше слов в предложении (простом и сложном), чем сложнее его синтаксическая структура, тем больше возможностей его различной актуализации, тем сложнее сами правила актуального членения предложения.

Разработка и согласование проектной документации осуществляется по нормам федерального законодательства и Положению №1008 от 27.12.2000 г. В случае ее составления в соответствии с техническими условиями, исходными данными и требованиями, дополнительного представления в структуры, их установившие, для получения разрешения, не требуется. Исключения составляют случаи, предусмотренные в законодательстве и указанном выше Положении. Рассмотрим далее, в каких ситуациях необходимо согласование проектной документации.

Общие сведения

Согласование проектной документации производится ее исполнителем при участии заказчика. В договоре (контракте) может быть установлено иное правило. Согласование осуществляется в рамках вопросов, относящихся к ведению участников подготовки проекта строительства. Процедура проводится по конкретным разделам. По ее результатам выдается лист согласований проектной документации.

Контролирующие структуры

В Положении предусмотрено обязательное утверждение проектной документации следующими органами и должностными лицами:

Дополнительно

Порядок согласования проектной документации на строительство по специальным технологиям предусматривает обязательное ее представление эксплуатирующей организации. В частности, речь идет об объектах спорта, здравоохранения, образования, зрелищных учреждениях и пр. Согласование проектной документации по благоустройству в пределах отведенных под соответствующие цели участков земли, а также функциональное назначение помещений встроенного типа, в случае их приобретения исполнительными госорганами осуществляется с Администрациями районов населенного пункта. В Положении предусмотрены и особые случаи. В частности, при размещении объекта в отсутствие технологических требований и условий либо возможности их подготовки, согласование проектной документации осуществляется с заинтересованными организациями. Их перечень приводится в Приложении Д к указанному Положению.

Продолжительность рассмотрения заявок

Порядок согласования проектной документации предусматривает установление сроков рассмотрения заявок. Он не должен превышать 15 дней с момента поступления. При этом для простых объектов срок не должен быть больше 5 дней. Продолжительность выполнения санитарно-эпидемиологической экспертизы зависит от категории сложности представленного объекта. Срок проведения процедуры находится в диапазоне 7-30 дн.

Специфика оказания услуг

Госорганы по надзору и контролю, а также иные заинтересованные организации не могут изменять условия согласований, предоставленных при предпроектной подготовке объекта. Услуги указанных структур, финансируемые за счет бюджетных средств, не подлежат оплате. К ним в том числе относится экспертиза проектной документации. Услуги в заинтересованных организациях должны оказываться по принципу "одного окна". Отказ в выдаче заключения должен предоставляться единожды в письменном виде. Он должен быть удостоверен подписью уполномоченного лица с указанием замечаний и их обоснованием. Если данные недочеты не приводят к изменениям в проектных решениях, то их необходимо устранять на стадии согласования.

Проверка

В соответствии с Положением №1008 от 27.12.2000 г., экспертиза проектной документации проводится вне зависимости от источников финансирования и форм собственности объектов. В качестве основания для начала проверки выступает представление бумаг, выданных КГА, ЦГСЭН и КГИОП. В процессе экспертизы осуществляется ревизия соответствия проектной и градостроительной документации исходным параметрам, требованиям и техническим условиям, выданным государственными органами по контролю и надзору, а также заинтересованными организациями. В результате проверки осуществляются подготовка и последующая передача заказчику сводного заключения. Его неотъемлемым элементом является акт проведения специализированной экспертизы. При наличии замечаний они включаются в заключение. При этом устанавливаются сроки для их устранения. Заказчику также может быть выдано отрицательное заключение. Оно может быть обусловлено необходимостью провести доработку документации, после чего выполнить повторную экспертизу. Замечания должны быть подготовлены комплексно по всем разделам. В ходе работы по их устранению они не подлежат изменению либо дополнению.

Важный момент

Проектная документация и решения по застройке объектов представляются заказчиком для выполнения специализированной экспертизы до организации и проведения государственной процедуры проверки. Условия передачи бумаг установлены в разделах I.6, III, IV Положения. Услуги уполномоченными структурами должны осуществляться по правилам "одного окна". Длительность выполнения государственной и специализированной проверок определяется в договоре. При этом их продолжительность не должна быть больше месяца. Для простых объектов длительность специализированной и государственной экспертиз сокращена до 15 дней. Исключением является проверка ГУПР и ООС, которая выполняется по положениям ФЗ №174, а также нормативным актам Минприроды. Для объектов, относящихся к категории особо сложных, продолжительность экспертизы допускается увеличить, но не больше чем на 10 дней.

Утверждение

Оно осуществляется различными уполномоченными органами в зависимости от источников, из которых осуществляется финансирование. Так, при проведении строительных работ за счет бюджетных средств процедура входит в компетенцию исполнительных структур власти. Она выполняется после проверки сводной сметы. Расчеты составляются в составе рабочих документов на строительство объекта. В случае проведения мероприятий за счет собственных средств заказчиком, а также с привлечением дополнительного финансирования, указанная процедура им и осуществляется.

Инженерные разделы

Документация, составленная в соответствии с техническими требованиями организаций и ведомств, осуществляющих эксплуатацию сетей или владеющих ими, представляется указанным субъектам на рассмотрение и согласование в случае наличия соответствующих положений в технических условиях. Срок проведения указанных процедур не должен быть больше 20 дней. Инженерные разделы согласовываются только в части исполнения технических условий. Список бумаг, представляемых указанным выше организациям и ведомствам, определен в Приложении Ж к Положению №1008.

Комплектация документов производится в соответствии с требованиями, установленными в ГОСТ 21.101-97. Уполномоченные организации и ведомства не имеют права разрабатывать правила по оформлению и формированию пакета чертежей в отступлении от установленных в указанном выше госстандарте. В случае необходимости проведения вскрытия дорожных покрытий улиц для прокладки инженерных коммуникаций, согласование на выполнение необходимых работ выдается специальным отделом Комитета по дорожному хозяйству и благоустройству.
При размещении сетей по территории, которая находится в собственности, необходимо получить разрешение от ее законных владельцев. Совмещенный план по размещению коммуникаций под землей, составленный на этапе формирования рабочей документации, должен быть согласован с соответствующим отделом Комитета градостроительства и архитектуры, ведающим подземными сооружениями.

Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования - повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа .

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Свернуть Показать

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Свернуть Показать

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором .

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям .

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования , т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования . Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

А иные подразделения , участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

Свернуть Показать

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:

• потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
• не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
• продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
• не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
• не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
• направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора .

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней , соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Пример 5

Свернуть Показать

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

• обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
• обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
• договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
• пояснения к «схемам» договоров и сделок;
• материалы проведенных тендеров / конкурсов;
• выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
• приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий , рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

• оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
• проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
• после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации . Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

• сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
• информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
• анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Каждый документ начинается с проекта, а проекты большинства организационно-распорядительных документов должны быть согласованы с заинтересованными специалистами. Особую роль в процедуре согласования проекта играет секретарь или помощник руководителя. Прежде чем отдать документ на подпись, вы должны проверить: есть ли все необходимые визы, насколько корректно оформлены даты согласования, есть ли ошибки в листе согласования. Также нужно проверить, правильно ли оформлен документ. Кто в организации должен согласовывать разные виды документов, как оформляется согласование, в какие сроки проводится? Ответим в статье на эти и другие практические вопросы.

Что такое согласование проекта документа

Согласование проекта документа – это оценка проекта компетентными должностными лицами. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов. Согласование бывает: внутреннее и внешнее. Внешнее согласование происходит за пределами организации, например, контролирующим государственным органом. Во внутреннем согласовании участвуют работники компании.

Внутреннему согласованию подлежат значимые организационно-распорядительные документы: положения, правила, инструкции, приказы, распоряжения. Реже все этапы согласования проходят информационно-справочные документы: деловые письма, докладные и служебные записки. Внешнее согласование предполагает согласование документа со сторонними организациями. Такими документами могут быть совместные письма, приказы, соглашения, договоры.

Как происходит согласование документов в организации

Сначала ответственный исполнитель готовит проект документа. Помимо подготовки проекта он определяет состав согласующих, рассчитывает сроки согласования, устраняет замечания рецензентов. Структурное подразделение – исполнитель несет ответственность за содержание и оформление проекта документа, а также за то, что документ будет своевременно направлен на согласование. Затем участники согласования оценивают содержание документа в рамках своей компетенции и готовят замечания. Они должны уложиться в сроки согласования, которые установлены организацией.

Кто должен согласовывать документ

Проект документа, подготовленный по резолюции руководителя, должен быть согласован сотрудниками организации, указанными в резолюции. Проекты инициативных служебных документов направляются на согласование всем отделам, заинтересованным в том, чтобы решения, принятые в документе, были реализованы. Проект документа проходит четыре этапа согласования. Документ согласовывают:
1. Составитель (автор).
2. Руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта.
3. Заместитель руководителя организации, который координирует деятельность структурного подразделения.
4. Начальники заинтересованных структурных подразделений. Они дают объективную оценку проекту документа и ставят визу на документе. Должностные лица, которые отвечают за согласование документа, распределяются следующим образом:
– за финансовую сторону отвечает главный бухгалтер;
– за соблюдение трудового законодательства – начальник отдела кадров;
– за то, что договор подписывается с благонадежным контрагентом, – начальник службы безопасности;
– за юридическую чистоту сделки – начальник юридического отдела;
– за соответствие документа профильной деятельности компании – технический директор, начальник производства.

Обратите внимание!

Состав согласующих документы лиц каждая компания подбирает самостоятельно

В последнюю очередь проект документа согласовывается со службой делопроизводства или с секретарем. Они проверяют оформление готового проекта документа, стилистику изложения, орфографические ошибки, пунктуацию, визы заинтересованных структурных подразделений. Согласование завершается, если собраны все визы. После завершения согласования документ передается на подпись руководителю.

Закрепите в Инструкции по делопроизводству перечень документов, которые согласовываются, а также перечень структурных подразделений – обязательных участников согласования (таблицы 1 и 2 ниже).

Таблица 1. Структурные подразделения организации, которые должны согласовывать конкретные виды документов

Таблица 2. Виды документов, которые должны согласовывать структурные подразделения организации

Какие решения выносят по проекту документа

Согласующее лицо, ознакомившись с проектом документа, может принять одно из трех решений: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», «Не согласовано».

«Согласовано» – самый желанный вариант для автора документа, он означает, что согласующее лицо полностью одобряет документ.

Обратите внимание!

«Согласовано с замечаниями» – такую оценку документ получает, когда согласующее лицо в целом соглашается с содержанием, однако видит недочеты, которые не влияют на общий смысл документа: нарушена нумерация пунктов или есть грамматические ошибки. На подпись руководителю представляют документ без замечаний.

«Не согласовано» – эта виза говорит о том, что проект документа подготовлен с серьезными ошибками, недоработан и его подписание приведет к нежелательным для организации результатам.

Как оформляется согласование документа

В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вступает в силу с 1 июля 2018 года, внутреннее согласование документа оформляют визой. Она включает в себя должность визирующего, подпись, расшифровку подписи и дату согласования:

Если к документу имеются замечания, то виза согласования оформляется так:

Визирующий излагает замечания на отдельном листе, подписывает и прикладывает к документу. Затем структурное подразделение–исполнитель рассматривает замечания. Если замечания учтены в проекте полностью, повторно визировать документ не нужно. Если после замечаний изменился смысл документа, его повторно направляют на согласование участникам процедуры. После завершения согласования документа, к которому были замечания, исполнитель должен отразить это в листе согласования. Например, написать фразу «все замечания учтены» или «все замечания учтены, кроме...».

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы согласования проставляются на обороте последнего листа подлинника документа или на последнем листе документа под подписью. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются на экземплярах документов, которые помещают в дело.

Допускается оформлять визы документа на отдельном листе согласования (образец ниже). Это характерно для распорядительных документов. Если есть необходимость, визы согласования можно оформлять на каждом листе документа.

Образец. Лист согласования к приказу

На документах, которые согласовываются с внешней организацией, органом власти или должностным лицом, проставляют гриф согласования. Он состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, которым согласован документ, включая наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи – инициалов, фамилии и даты согласования. Гриф согласования проставляется: на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю; на последнем листе документа под текстом; на листе согласования, который является неотъемлемой частью документа.

Внешнее согласование также может осуществляться другим документом: письмом, протоколом, приказом. В таком случае в грифе указывают вид документа, организацию – автора документа, его дату и номер.

Если документ согласовывается коллегиальным органом, то в грифе согласования указывают сведения об органе, который согласовал документ, дату и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, указывают в скобках.

В какие сроки нужно согласовать проект документа

Сроки согласования документов закрепляются в Инструкции по делопроизводству организации. Срок визирования зависит от вида документа, его содержания и объема (таблица 3 ниже). Оптимальный срок согласования документа – от 1 до 5 рабочих дней. Документы, к которым есть замечания, как правило, согласовываются дольше.