Подтверждение отправки. Подтверждение отправки документов. Какие могут быть причины задержки

Налогоплательщики часто спрашивают, какой из документов подтверждает факт сдачи электронного отчета. Минфин в письме от 29.04.2011 № 03-02-08/49 напоминает: датой представления электронной налоговой декларации считается дата, указанная в подтверждении специализированного оператора связи.

Ситуация

Ситуация, которая была рассмотрена Минфином, — стандартная. Организация отправила налоговую отчетность по телекоммуникационным каналам связи. Налоговая инспекция ее получила (имеется извещение о получении), но не приняла (декларация либо затерялась на этапе форматно-логического контроля и ввода данных, либо не прошла контроль) — квитанции о приеме и извещения о вводе нет.

Позиция налоговиков

Ссылаясь на Приказ ФНС России от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@, представители налоговых органов утверждают: дата представления отчетности определяется по подтверждению спецоператора связи в том случае, если на декларацию получены квитанция о приеме и извещение о вводе.

Если же квитанции о приеме нет, то подтверждение даты отправки не имеет силы и отчет считается непредставленным — такова позиция налоговиков.

Разъяснения Минфина

Однако, как напоминают специалисты СКБ Контур, лучше все же не доводить дело до судебного разбирательства и отправлять в срок «правильные» отчеты. В этом поможет система Контур.Экстерн: реализованные в ней контроли максимально приближены к проверкам, которые проводит налоговая.

Внимание! При возникновении спорных ситуаций с Контролирующими органами (КО), необходимо проверить наличие ответов по отправленному отчету. Возможно, для решения спорной ситуации, будет достаточно распечатать протокол, подтверждение даты отправки или отчёт о состоянии цикла обмена, и предоставить его в КО.

В каких случаях запросы не рассматриваются?

Запросы на акт технической экспертизы не рассматриваются в следующих случаях:

1. По отправленному отчету в ПФР поступило сообщение о критической ошибке: «Пакет доставлен в ПФР. Криптографические проверки по обработке пакета выполнены успешно. На текущий момент времени выполняется проверка наличия у страхователя Соглашения, заключенного с УПФР по месту регистрации По срокам проверки наличия соглашения необходимо обращаться в УПФР по месту регистрации».

Примечание. В этом случае отчет поступил на приемный комплект ПФР и будет обработан по окончании проверки наличия Соглашения. Клиенту необходимо обращаться в УПФР по месту регистрации.

2. Документооборот по отправленному отчету завершен без критических ошибок, результаты поступили в установленные законодательством сроки.

Примечание. Для подтверждения факта отправки файлов отчетности в срок необходимо распечатать из ПО 1С Подтверждение даты отправки или . В этих электронных документах фиксируется дата отправки отчета.

3. В цикле обмена содержатся ошибки:

• Истек срок действия лицензии.
• Указанной ИФНС/ПФР/Росстат нет в списке получателей.

Примечание. Для подтверждения попытки отправки отчета в срок Вам необходимо распечатать из ПО 1С Отчет о состоянии цикла обмена . В этом электронном документе фиксируется дата отправки отчета.

4. В Журнале обмена не зафиксирована попытка отправки отчета (За исключение тех случаев когда при возникновении ошибки клиент обращался на линию технической поддержки сервиса 1С-Отчетность по номеру 8-800-700-86-68, на почту [email protected] или через 1С-Коннект, сервис "1С-Отчетность: Поддержка клиентов»).

Как запросить акт технической экспертизы?

Для получения акта технической экспертизы необходимо отправить письмо (запрос на акт технической экспертизы) на e-mail:

В письме указать:

• ИНН/КПП организации;
• Вкратце описать проблемную ситуацию;
• ОКПО (если ситуация связана с отправкой отчета в Росстат);
• Регистрационный номер ПФР (если ситуация связана с отправкой отчета в ПФР);
• Дата отправки отчета (если были повторные отправки, также указать их дату);
• Почтовый адрес организации.

В случае если по отправленной отчетности имеются критические ошибки - приложить текст ошибки (или скриншот). Также приложить скриншоты журнала обмена и самого цикла обмена, где отображена попытка отправки.

В какие сроки акт технической экспертизы будет подготовлен?

В течение дня после отправки запроса, клиенту будет отправлено письмо с указанием специалиста, которым будет подготовлен акт технической экспертизы, или письмо с запросом уточняющей информации.
Регламентированный срок предоставления акта технической экспертизы - 5 рабочих дней.

Внимание! Акт технической экспертизы не является документом, полностью освобождающим организацию от ответственности по факту несвоевременного представления отчетности в контролирующий орган. Актом лишь официально подтверждается имеющаяся у нас информация и указываются причины несвоевременного представления отчетности.
Окончательное решение о наложении штрафа на организацию или освобождение от ответственности принимает контролирующий орган или суд.

В случае отправки документа по почте подтвердить отправку возможно: по почтовому штемпелю, проставленному на конверте; по почтовому штемпелю, проставленному на описи вложения; почтовой квитанцией о приеме заказного письма. Отправка документов по каналам электронной связи можно подтвердить: формируемым специализированным оператором связи или инспекцией электронным документом; подтверждением о получении документа; квитанцией о приеме документа.

Согласно статье 80 НК РФ налоговая декларация (расчет) представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленной форме на бумажном носителе или по установленным форматам в электронной форме вместе с документами, которые должны прилагаться к налоговой декларации (расчету). Налогоплательщики вправе представить документы, которые в соответствии с НК РФ должны прилагаться к налоговой декларации (расчету), в электронной форме.

При отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения. При передаче налоговой декларации (расчета) по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки (ст.80 НК РФ).

Вместе с тем, полный перечень документов, которыми можно подтердить почтовую отправку в законодательстве отсутствует.

В Постановлении ФАС Московского округа от 11.10.2007 N КА-А40/9406-07 по делу N А40-70124/06- 114-463 суд пришел к выводу о том, что отправку подтверждает почтовая квитанция о приеме заказного письма. Своевременным представлением налоговой декларации по почте является ее сдача на почту до 24 часов последнего дня срока. Своевременная подача декларации подтверждается почтовой квитанцией о приеме заказного письма, а не календарным штемпелем на конверте.

В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 10.09.2007 N Ф04-6097/2007(37903-А81-34) по делу N А81-2017/2006 в качестве подтверждающего документа суд принял реестр налоговой отчетности. Суд установил, что дата календарного штемпеля на конверте проставлена неверно. Фактическую дату отправки декларации суд определил по представленной налогоплательщиком почтовой квитанции и реестру налоговой отчетности.

Также в качестве подтверждения может использоваться опись вложения с отметкой почтового отделения. В Постановлении ФАС Московского округа от 13.03.2008 N КА-А40/1740-08 по делу N А40-31485/07-117-183 суд пришел к выводу о том, что компания подтвердила своевременное отправление декларации описью вложения с отметкой отделения связи о принятии почтового отправления.

Кроме того, компания может использовать подтверждение оператора, в котором были зафиксированы дата и время отправки сообщения. В Постановлении ФАС Центрального округа от 20.01.2010 по делу N А48-3286/2009 суд пришел к выводу о неправомерном привлечении налогоплательщика к ответственности за нарушение срока представления декларации, признав, что декларация в электронном виде представлена своевременно. Данный вывод суд сделал, основываясь в том числе на «подтверждении оператора», в котором были зафиксированы дата и время отправки сообщения.

Если уведомление об отправке корреспонденции не сохранить, то такое отправку письма или документации подтвердить будет нельзя. В качестве примера можно назвать Постановление ФАС Поволжского округа от 22.08.2013 по делу N А55-35672/2012. В данном решении суд указал, что документов, подтверждающих, что данное уведомление имеет отношение к направлению ответчику письма представлено не было.

Но судебная практика в отношении подтверждения отправки документов противоречива. В некоторых случаях суды поддерживают компании в случае, если из копий почтовых квитанций и реестра почтовых отправлений невозможно установить, что конкретное требование направлено конкретному налогоплательщику (Постановления ФАС Московского от 28.06.2012 N А40-118754/11-116-321 и Центрального от 26.07.2011 N А35-9210/2010 округов). Или же если в реестре отсутствует штрихкодовый идентификатор (Постановление ФАС Московского округа от 20.01.2011 N КА-А41/17022-10).

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «Об электронной подписи»).

Начиная с 1 января 2014 г. плательщики НДС (в том числе являющиеся налоговыми агентами) обязаны представлять декларации по данному налогу только в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (абз. 1 п. 5 ст. 174 НК РФ). На основании письма от 18.02.2014 N ГД-4-3/2712 налоговое ведомство также сообщило, что декларацию по НДС в электронной форме нужно подавать начиная с отчетности за I квартал 2014 г.

В случае отправки декларации в электронном виде подтверждением отправки будут являться следующие документы. Приказом ФНС России от 30 января 2012 г. N ММВ-7-6/36@ были установлены форматы следующих документов, подтверждающих отправку электронного документа:

— информационное сообщение об участнике электронного документооборота счетами-фактурами;

— извещение о получении электронного документа;

— подтверждение даты отправки документа;

— подтверждение даты получения документа;

— уведомление об уточнении электронного документа.

Вам понравился материал? Вы можете угостить автора чашечкой ароматного кофе и оставить ему доброе пожелание 🙂

Чашка кофе из ПитСтопа за 60 руб.

Крепкий эспрессо за 110 руб.

Восхитительное Латте за 175 руб.

X Хотите оставить пожелание для автора?

Оставить пожелание Пропустить

Почти во всех случаях общение с государственными органами или юридическими лицами лучше осуществлять через заказное письмо. Такая форма общения всегда позволяет доказать, что Вы обращались со своим вопросом. Но как правильно направлять письма и потом доказывать?

Обязанность направления корреспонденции как заказное письмо неоднократно упоминается в действующем законодательстве РФ. Например, ч. 3 ст. 125 Арбитражного процессуального кодекса РФ устанавливает, что «истец обязан направить другим лицам, участвующим в деле, копии искового заявления и прилагаемых к нему документов, которые у них отсутствуют, заказным письмом с уведомлением о вручении «, или ч. 4 ст. 45 Жилищного кодекса гласит, что «собственник … по инициативе которых созывается общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме, обязаны сообщить собственникам помещений … сообщение о проведении общего собрания … должно быть направлено каждому собственнику помещения в данном доме заказным письмом » также подобные нормы содержатся и в других нормативных актах.

Правильное уведомление стороны стало очень важным после изменения Гражданского кодекса РФ в 2013 году и введения новой статьи 165.1 «Юридически значимые сообщения» с этого момента ответственность за недоставленное сообщение легла на получателя.

Раньше как было, отправили Вам письмо по адресу прописки, а Вы его не получили. Например, в этом письме было предложение о выкупе Вашей доли в праве собственности квартиры. Т.к. Вы не проявили желание выкупить долю, то сделка состоялась без Вас. Вы узнаете и подаете иск в суд. Показываете документы, что 10 лет не живете по адресу прописки и суд встает на Вашу сторону, т.к. продавец должен был предпринять меры к Вашему розыску и сделка отменяется. В свое время очень распространенная схема мошенничества, т.к. денег то уже не будет. А сейчас? А сейчас все, подобная схема закрыта именно статьей 165.1 ГК РФ. Теперь Вы несете ответственность за то, что письмо должно быть Вами получено.

С момента принятия этой нормы усилилось внимание к факту подтверждения доставки письма адресату. Ранее варианта было два: уведомление о получении, которое приходилось долго ждать; информация с сайта почты России. Второй вариант является более оперативным уведомлением, но встал вопрос о документальном подтверждении данного доказательства. В суд стороны стали направлять копии экрана (скриншот) с сайта Почты России, с данными по получению письма и судье было необходимо проверять данную информацию проводя проверку.

Совсем недавно (начало февраля 2016 года) появилась возможность получения письменного подтверждения с сайта pochta.ru защищенное цифровое подписью. Распечатанное подтверждение имеет специальный цифровой код, действительность которого можно проверить.

Наши рекомендации: рекомендуем направлять корреспонденцию как заказное письмо, сохранять квитанцию как доказательство отправки и распечатывать с сайта pochta.ru информацию защищенную цифровой подписью. При соблюдении этой рекомендации сомнений в Вашем доказательстве не будет.

Если Вам необходимо в будущем доказывать получения не просто сообщения, а конкретного документа, например «Требование выкупить долю» или «Согласие на условия договора» или «Отзыв согласия на обработку персональных данных», то направляйте письмо не заказным, а ценным. При отправке ценного письма в описи будет указываться наименование направляемого Вами документа, что позволит впоследствии подтвердить факт его направления.