Означает номенклатура дел. Как заполнить форму номенклатуры дел организации. Пример и форма для скачивания

Для усовершенствования работы административного аппарата, обеспечения большей оперативности, а кроме того, для улучшения и облегчения работы организации в целом, была придумана достаточно сложная по структуре, но очень простая функционально система классификации документов, сегодня известная как номенклатура дел .

По своему характеру, номенклатура дел – это удобный и широко каталогизированный и систематизированный перечень дел , включающий всю важную информацию о них. Она позволяет не только быстро отыскать необходимый документ во время работы, но имеет огромное значение при работе с большим количеством документов в архивах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Общие понятия

Номенклатура дел по сути определяет всю современную концепцию хранения и систематизации необходимой документации в существующем делопроизводстве. Соответственно, именно в зависимости от её особенностей и качества её исполнения находится весь документооборот.

Формализованные и стандартизированные требования к стандартам и форме номенклатур регулируются в федеральных документах :

• утвержденные заключения Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, п. 3-4;
• указ Росархива от 23.12.2009 N76.

Стандартный период применения документов в документационном обеспечении деятельности – три года . При истечении срока документы либо перемещаются в картотеку организации, либо сохраняются для последующего применения в делопроизводстве, либо попросту уничтожаются.

Номенклатура дел нужна для перегруппировки оформленной документации в делопроизводство, применяется она в качестве своеобразного справочного каталога в деловые процессы и как отчетный документ (взамен описи) при приёме дел архивами временного типа (где этот период достигает десяти лет).

По ГОСТу №Р7.0.8-2013 термин “Дело” определяется как документ (или группа), имеющих отношение к определённому вопросу виду деятельности.

Таким образом, номенклатура является перечнем реальных дел , т.е. указателем при проставлении документам порядковых номеров, то есть при индексации во время регистрации, так как номер документа содержит уникальный цифровой индекс.

Оформление дела – это сам процесс преобразования документов, относящихся к делу, непосредственно в дела.

Юридически, дело – это ряд соответствующей документации, имеющей отношение к какой-либо конкретной проблеме в деятельности организации, и размещённой под отдельную обложку под индивидуальным наименованием.

Нахождение и фиксирование сроков хранения осуществляется по специальному перечню типов и разрядов документов (ГОСТ-Р51141-98) , включающему нормативные предписания о сроках хранения бумаг. Исполненная документация, прежде чем поступить на хранение и эксплуатацию, проходит специальную подготовку, включающую в себя:

• экспертную оценку академической и фактической ценности бумажной массы;
• формирование дел;
• предоставление документации постоянного и длительного типа хранения;
• предоставление их сохранности;
• предоставление дел во внутреннюю картотеку, то есть в архивы организации.

Составлением номенклатуры, как правило, занимается сотрудник секретариата , отвечающий за работу с архивной документацией организации.

Утверждается номенклатура управляющим архива организации , либо субъектом, отвечающим за архивы.

Подписывается руководством органов либо субъектом, отвечающим за делопроизводство, и уже после утверждения эксп. комиссией посылается на регулирование с консультационно-проверочной комиссией архивной организации, уже после чего же ратифицируется руководством компании.

Функции номенклатуры

Номенклатуру дел применяют в различных ситуациях:

1. Для классификации имеющейся документации, то есть когда номенклатура служит проектом распределения документов уже после их выполнения и, проще говоря, служит персональным архиватором для организации.
2. Номенклатура может быть архивом как для сугубо бумажных накоплений, так и для формирования, перемещения, хранения, упорядочивания и других удобных операций с информацией в электронном виде.
3. Она содержит данные о сроках сохранения документации.

Любое дело, введенное в номенклатуру, содержит временные хранения документа, указанные на нём. Оформляя документацию в дела, в согласовании с формой номенклатуры, этим, в то же время, планируют, хотя и приблизительно, ориентировочный период хранения важных документов.

4. При оформлении номенклатуры осуществляется важнейший этап экспертизы значимости документов.
5. Оформляет индексацию в делопроизводстве - индексы дел обычно входят регистрационные номера документов.
6. Имеет чисто информационную функцию при исследовании устройства организации.
7. Является базовым фактором при учете описей дел, как постоянного так и временного (на десять лет и более) охранения, и важнейшим учетным фактором в документообороте.
8. Используется с целью учета дел временного (вплоть до десяти лет) хранения.
9. Может применяться как модель возведения справочно-информационной картотеки на отработанную документацию.

Образец бланка номенклатуры дел скачивайте бесплатно.

Виды

Стандартная

Стандартная номенклатура определяет систему дел для организаций с однотипным родом трудовой деятельности и документооборотом.

Стандартные номенклатуры дел составляют в ведомствах на основании длительного рассмотрения потоков документов подведомственных органов. К примеру, министерство образования отправляет в высшие учебные заведения страны номенклатуру стандартного типа.

Персональная

Персональная номенклатура представляет собой каталог из дел, появляющихся в следствие официальной трудовой деятельности какой-то определенной организации или компании.

Номенклатуры персонального (индивидуального) типа оформляют делопроизводственные органы организации.

Процесс оформляется на основе исследования большого количества документации , которая неизбежно возникает в ходе рабочего процесса организации, на основании отраслей, рекомендуемых стандартной номенклатурой, находящейся в учреждении, к коему данная организация принадлежит.

Поначалу создаются номенклатуры для подразделений, где записываются наименования дел, обнаруживается и фиксируется время их хранения и т.п. Потом оформляется сводная (консолидированная) номенклатура дела. Уже после её принятия данный акт рассылается по всем подразделениям компании и приобретает статус обязательного к исполнению.

Управление делами, их фиксирование или заполнение за пределами номенклатуры не разрешается.

При оформлении персональных номенклатур всегда должны предусматриваться индивидуальные особенности конкретных компаний или предприятий. При этом необходимо отличать номенклатуру типа структурных подразделений от сводной номенклатуры. Сводная номенклатура отображает документацию всей организации в целом , включая все подразделения.


Номенклатуру следует оформлять в любой организации, независимо от того, к какой ОПФ хозяйствующего субъекта данное предприятие принадлежит.

Одно из важнейших условий при формировании номенклатуры дел – это то, что она работает с любыми документами, имеющими отношение к предприятию.

Документы могут попадать в организацию с внешней стороны, или сформироваться внутри - система работает с любым видом деловой документации и сортирует их по степени значимости.

Порядок и требования к оформлению

В качестве разделов номенклатуры выступают названия отдельных структурных подразделений компании , которые размещаются последовательно, по степени важности для предприятия. Сначала указываются более значимые отделы производства, потом идут второстепенные органы с присвоением им номерных индексов.

В других случаях разделы номенклатуры могут состоять из важных руководящих должностей организации , также перечисленных в номерном порядке (1. ген. директор, 2. зам. директора и т.д.)

В основе раздела оформляются самые значимые с точки зрения работы организации документы и приказы. Уже после них прилагается второстепенная информационная документация, вроде справок и переписок.

Грамотное оформление дела позволяет успешно и своевременно найти необходимые документы, гарантирует их доступность, сохранность, а также существенно упорядочивает сам процесс документооборота, что немаловажно при делопроизводстве, где обычно проходит и реализуется немало документации.

Оформление дел происходит по месту зарегистрированной документации – в канцелярии, либо в секретариате. Данная процедура исполняется в согласовании с наименованиями дел по предварительно сформированной номенклатуре организации либо по классификационным показателям.

В основной массе предприятий создание дел осуществляется согласно наименованиям типов документов (актов, указов, договоров и т.д.)

При создании дел следует придерживаться следующих условий:

• В делах размещается только исполненная и грамотно оформленная документация.
• Документация, затрагивающая проблемы, подходящие под общий раздел, размещается в общем же деле.
• В одном деле размещается только один образец документа (оригинал либо заверенная копия).
• Любой документ, введённый в дело, должен быть грамотно оформлен (обладать датой, росписью, печатью о выполнении и т.п.) в соответствии с Федеральными стандартами.
• Для обеспечения дополнительного удобства работы с номенклатурой, в одно и то же дело интегрируется преимущественно документация одного и того же года регистрации.
• Документация в самом деле размещается в хронологическом порядке (02.03.2006, 03.03.2006 и т. д.), в нумерологическом (№1, №2..) либо в алфавитном (по именам создателей документов, либо в алфавитном порядке по наименованиям учреждений-корреспондентов).
• Часто применяется временно-логическая концепция, при которой документация размещается в делах в процессе решения тех или иных проблем. Подобная система размещения документов по сути сходится с хронологической.
• Документация различного периода хранения распределяется в различные же дела.
• В деле не могут разместить документы, не соответствующие его наименованию, неверно составленные (отдают на доработку), черновые, напечатанные на копире.
• Дело не может включать более чем 250 листов, и по этой причине, если бумаг будет больше, их будут передавать в нескольких томах, указав на лицевой стороне номер тома.
• Контракты организации могут разделяться на две категории и храниться в различных делах. В одной категории находятся торговые договоры среди коммерческих организаций, в другой – рабочие (контракты) с сотрудниками.
• Указы по трудовой деятельности оформляются по отдельности от указов сотрудникам организации.
• Документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, оформляются в алфавитном порядке по фамилиям работников.

При создании дел с наличием корреспонденции главным условием считаются её размеры .

В случае, если размеры переписки не сильно значительные, то оформляется единственное дело, включающее в себя абсолютно все входящие и исходящие сообщения, письма, звонки, e-mail-ы и пр.

Предполагая увеличение объёмов переписки с деловыми партнерами, рациональным решением было бы приобретение отдельного дела для всей деловой переписки. При последующем возрастании размера переписки можно также входящую и исходящую переписку разбить согласно их типам: на бумажную корреспонденцию, на электронную почту и прочее.

Определение и оформление переходящих дел

Дела, не закрытые в течение года, считаются переходящими и в номенклатуре помечаются соответствующим номерным индексом. т.е. дело, которое не закрыли в 2015-м переходит на 2016-й год и так далее… Нормы и критерии переходящих дел прописаны в пунктах 3, 4, 9 ОПРАО (одобрено Росархивом 6 Февраля 2002 года).

К примеру, дело не считается переходящим, если его весь год вели, а затем, в конце года, просто подписали последний указ - в таком случае дело будет считаться закрытым, а в следующем году его снова откроют.


Однако документы по личному составу – переходящие, обновляются из года в год, и останутся таковыми, пока данные сотрудники остаются работать в организации. Данную категорию дел закрывают только в случае увольнения сотрудников.

К переходящим делам могут относиться следующие категории дел:

• Переписки (в зависимости от самого дела - например, дело будет считаться переходящим, если переписка с предприятием о конкретном деле, допустим, о контракте на поставку угля не решился в данном году, и он переходит на следующий год и фиксируются как переходящий).
• Любая документация типа досье (к ним относятся личные дела, проектные дела, договорные дела и т.д.).
• Судебные дела (так, организации, часто выступающие в судебных кампаниях, могут несколько лет, на протяжении тяжб, собирать документацию в единое дело, имеющее статус “переходящего”).

Переходящие дела – это внутренние документы организации, в т.ч. нормативные акты, устав организации и другая обновляемая и поддающаяся редакции документация.

Сроки хранения таких дел определяются при отсчете от последнего подшитого документа . То есть, если перед закрытием дела документ был подшит в декабре 2016 года, то расчёт будет производиться уже с 1 числа 2017-го года.

Так как сроки всегда индивидуальны, то для каждого дела следует проводить расчёт самостоятельно: например, если срок хранения 6 лет, то данное дело должно будет подлежать уничтожению 01.01.23 г.

При оформлении дел следует указывать на факт того, что материал является переходящим. На обложке такого дела, на строке после наименования дела, справа от даты, следует поставить соответствующую пометку.

Если при завершении 2016-го года составляется номенклатура дел на 2017-й год, то в одном из заполняемых столбцов формы номенклатуры «Примечание», в деле, оформление и контроль над которым стартовал в 2016-м г, и установлено, что это продолжится в 2017 г., нужно поставить пометку о том, что дело переходит с 2016-го (с передачей всех номерных индексов) на 2017-й год.

О требованиях к составлению номенклатуры дел узнайте подробно из видео:

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

1. Положением о создании организации либо Уставом.
2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
3. Штатным расписанием на текущий год.
4. Номенклатурой дел прошлых лет.
5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
6. Регистрационными формами учреждения.
7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

• упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
• уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
• облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
• обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2019 год для вашего учреждения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

• Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;
• Приказ Минкультуры от 31.07.2007 № 1182 — для техдокументации.

Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах Министерства культуры, организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения. В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК). Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах. Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии.

Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов. Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности. Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет. В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет. В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10+3). Для таких случаев и нужна отметка ЭПК.

Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в 2019 году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое.

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2019 году

Где хранить

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

1. Первый экземпляр хранится в канцелярии.
2. Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
3. Третий используется в архиве компании.
4. Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
5. Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

Актуальные образцы

Приведем актуальные образцы оформления документации. Бланки допустимо использовать в работе. Первый из них — образец сводной номенклатуры дел.

Второй образец — номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения. Мы составили его для некоммерческой организации.

И последний образец — номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения.

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации.
Стоит отметить, что основой систематизации документов в делопроизводстве будет их правильная классификация для размещения в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующие дела.

Дело — ϶ᴛᴏ документ или совокупность документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью ϶ᴛᴏго документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Изучим ее основные функции:

• Номенклатура дел будет основой для размещения и поиска документов по папкам.
• Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
• Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и будет пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
• Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
• Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и будет нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на кᴏᴛᴏᴩые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Стоит заметить, что они будут методическими пособиями и могут быть использованы организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, кᴏᴛᴏᴩые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Номенклатура дел состоит из разделов, ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.)

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр)

Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2)

В первой графе указывается индекс дела. Стоит заметить, что он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Стоит сказать - положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»)

Во вторую графу включается ключевой элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

• название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
• название адресата или корреспондента;
• краткое содержание документов дела;
• название местности, с кᴏᴛᴏᴩым связано содержание документов;
• даты (период), к кᴏᴛᴏᴩым относится содержание дела;
• указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.) Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. В случае если документов образуется больше, заводится следующая папка с данным же заголовком и индексом. Стоит сказать, для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. По϶ᴛᴏму информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Важно заметить, что одним из основных справочников для определения сроков хранения будет Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения будут типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Стоит сказать, для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в ϶ᴛᴏй графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, кᴏᴛᴏᴩая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. В случае если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его крайне важно делить на тома (части) В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Рисунок № 5.3.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3)

Номенклатура дел является документом организации, представляющим собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации и представляет собой таблицу, в которой указываются индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения и номер статьи в соответствии с перечнем.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Виды номенклатуры дел

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Правила составления номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например - канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Далее в рамках предусмотренных делений номенклатуры дел указываются конкретные дела, сформированные в организации. Их наименование должно соответствовать наименованиям, предусмотренным Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень N 558), или Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182 (далее - Перечень N 1182).

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02 - 03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Пример: "Приказы по основной деятельности" (02 - 03, 03 - 03, 04 - 03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела и при этом соответствовать наименованиям, предусмотренным Перечнем N 558 или Перечнем N 1182.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания совета директоров".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения по представлению архива и организации.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Федеральное архивное агентство
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

СОГЛАСОВАНО
Заместитель начальника
управления комплектования,
организации услуг и архивных технологий,
начальник отдела комплектования Росархива
Т.А.Мещерина
4 августа 2005 года

Общие положения

Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел (далее - методические рекомендации) имеют своей задачей оказать помощь специалистам организаций при упорядочении или совершенствовании документационного обеспечения управленческой деятельности.

Методические рекомендации основываются на действующей нормативной и методической базе в области документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивного дела, учитывают использование в ДОУ компьютерных информационных технологий.

Методические рекомендации предназначены для использования работниками служб ДОУ и архивов органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, юридических лиц независимо от форм собственности, имеющих в своем подчинении организации, учреждения, предприятия (далее - организации) с однородными функциями и однотипным составом документов, при разработке примерных номенклатур дел для этих организаций.

1.1. Основные понятия

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел структурного подразделения - систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения организации в определенном году.

Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

Примерная номенклатура дел - номенклатура дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.

Типовая номенклатура дел - номенклатура дел организаций, однородных по характеру деятельности и структуре. Типовая номенклатура дел является нормативным документом.

Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения.

1.2. Основные задачи примерной номенклатуры дел

Примерная номенклатура дел предназначена для того, чтобы облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру, организовать хранение и учет документов и дел.

Примерные номенклатуры дел отражают схему документирования деятельности ряда организаций, их однородных функций и задач, тем самым обеспечивая полноту сохраняемых информационных ресурсов организаций.

Примерная номенклатура является рекомендацией, ориентиром для достижения высокого качества разрабатываемой в организации номенклатуры дел.

Примерная номенклатура дел способствует унификации структуры систем документирования различных организаций и их сопоставимости в условиях информатизации.

Примерная номенклатура дел является базой (основанием) для создания номенклатур дел конкретных организаций.

Однотипность состава документов, входящих в унифицированные системы, и сроков их хранения является основой унификации структуры формирования дел, т.е. построения примерных номенклатур дел. В них определяется примерный перечень наименований дел, соответствующий порядку документирования типовых функций.

В примерных номенклатурах программируется наиболее эффективная систематизация дел, информативность наименований, порядок (очередность) расположения и сроки хранения на основании нормативных документов.

При проектировании автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ) примерная номенклатура дел и составленные на ее основе номенклатуры дел организаций могут быть использованы в качестве классификаторов документированной информации.

В условиях развивающихся электронных делопроизводственных технологий примерная номенклатура дел, как и индивидуальная, должна включать документы как в традиционном, так и в электронном виде, о чем делается соответствующая отметка в графе "Примечания".

В результате использования примерных номенклатур дел организациями достигается существенный экономический эффект за счет снижения трудоемкости работ по составлению номенклатур дел.

1.3. Нормативно-методическая база разработки примерных номенклатур дел

При составлении примерных номенклатур дел следует руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001), Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002) (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002), ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" , уставами или положениями об организациях, типовыми структурами организаций, планами и отчетами об их работе, ведомственными инструкциями по делопроизводству, табелями форм документов, в которых определяется состав документов и правила документирования управленческой и иной деятельности организаций.

Круг вопросов, входящих в компетенцию конкретной организации, устанавливается на основании положений, уставов, учредительных и распорядительных документов о ее образовании или реорганизации, изменениях ее структуры.

При составлении примерных номенклатур дел можно использовать конкретные номенклатуры дел организаций, соответствующие предъявляемым архивными учреждениями требованиям.

Архивные учреждения по просьбе организаций могут на договорных началах оказывать помощь в изучении состава и содержания документов организаций, уточнении заголовков конкретных номенклатур дел.

Организации, независимо от сферы деятельности, формы собственности и иных особенностей, имеют аналогичные типовые управленческие функции и соответственно типовые управленческие системы документации. К типовым управленческим системам документации относятся те, которые в качестве унифицированных систем документации включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД , ОК 011-93 в действующей редакции):

- организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов;

- первичная учетная документация;

- банковская документация;

- финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

- отчетно-статистическая документация;

- учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;

- документация по труду;

- документация пенсионного фонда РФ;

- внешнеторговая документация.

Типовыми для всех организаций являются также документы по долгосрочному и краткосрочному планированию их деятельности, административно-хозяйственному обслуживанию, налогообложению, договорные и другие документы, которые не вошли в ОКУД .

Типовые управленческие функции документируются в принципе одинаково во всех организациях на основании имеющихся унифицированных форм и документов и в соответствии с делопроизводственной традицией.

В организациях кроме типовых документальных систем имеются документы, отражающие специфику деятельности организаций. Например, в учебных заведениях это документы, отражающие учебный процесс; в организациях здравоохранения - оказание медицинской помощи; в научных учреждениях - документирование процесса научных исследований и т.д.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000), ведомственными перечнями и иными действующими нормативными документами, устанавливающими сроки хранения.

Организация работы по составлению примерных номенклатур дел

Организация работы по составлению примерной номенклатуры дел включает:

1. Принятие решения о разработке примерной номенклатуры дел оформляется приказом о разработке примерной номенклатуры дел, в котором указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок, определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр. К приказу прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел.

Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год.

2. Разработку, согласование, подписание, утверждение и регистрацию примерной номенклатуры дел.

3. Введение в действие и внедрение примерной номенклатуры дел.

2.1. Порядок разработки, согласования, подписания, утверждения и регистрации примерных номенклатур дел

Составление примерных номенклатур дел осуществляется службой ДОУ совместно с архивом организации. Эта работа может проводиться по поручению органа управления, администрации отраслевым институтом информации или другим аналогичным учреждением на основе приказа или на договорных началах. Примерные номенклатуры дел могут разрабатываться на договорных началах учреждениями Федерального архивного агентства, другими организациями соответствующего профиля.

Примерные номенклатуры дел в системе организаций, связанных соподчинением, составляются службой ДОУ центрального аппарата головной организации.

Непосредственные исполнители работы по составлению примерных номенклатур дел в организации определяются руководством службы ДОУ в соответствии с выполняемыми должностными обязанностями. Как правило, эта работа поручается методисту службы ДОУ или подразделению службы, в обязанности которого входит составление номенклатур дел.

Если примерные номенклатуры дел составляются по договору или заказу органа управления другой организацией, то организация-заказчик контролирует эту работу на промежуточных этапах (предварительное рецензирование), согласовывает ее с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченными в области архивного дела.

Архив организации разработчика рецензирует и визирует примерные номенклатуры дел (совместно со службой ДОУ), консультирует составителей по вопросам их разработки.

Примерная номенклатура дел подписывается составителем и визируется заведующим архивом организации, которой (или по заказу которой) она была разработана.

После подписания примерная номенклатура дел вносится на рассмотрение центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) органа управления, которым (или по заказу которого) она была разработана.

На рассмотрение ЦЭПК учреждений федерального архивного агентства вносятся проекты примерных номенклатур дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов.

На рассмотрение ЭПК архивных учреждений вносятся проекты примерных номенклатур дел организаций - источников комплектования определенного государственного или муниципального архива.

Примерные номенклатуры дел федеральных органов государственной власти согласовываются с Федеральным архивным агентством (в соответствии с п.5.4.4 Положения о Федеральном архивном агентстве).

Примерные номенклатуры дел организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не создающих документы Архивного фонда Российской Федерации, согласовываются с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации и могут согласовываться с ЭПК архивных учреждений на договорной основе.

Утверждаются примерные номенклатуры дел грифом утверждения (приложение 1) или приказом (приложение 2).

Приказ об утверждении (приложение 3) следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях (введение в действие, ответственность и пр.).

Примерная номенклатура дел регистрируется в массиве регистрации внутренних нормативных актов.

Примерные номенклатуры дел подлежат пересоставлению и переутверждению в случае изменения функций организаций, на которые они распространяются, а также в случае изменения правового статуса организации.

Переработку примерных номенклатур дел и их переутверждение следует проводить по мере возникшей необходимости.

2.2. Введение в действие и внедрение примерных номенклатур дел

Срок внедрения примерной номенклатуры дел - время от даты ее утверждения до установленной даты введения в действие, необходимое для выполнения всех необходимых мероприятий. Рекомендуется организовать внедрение в течение трех месяцев. В любом случае желательно назначить дату введения в действие примерной номенклатуры дел до IV квартала текущего года, чтобы было возможно составление на ее основе номенклатур дел организаций уже на следующий год.

Внедрение примерной номенклатуры дел подразумевает разработку на ее основе конкретных номенклатур дел на местах организациями, для которых данная примерная номенклатура дел была разработана, так как даже самая подробная примерная номенклатура дел не может учесть всех особенностей структуры конкретной организации и специфики процесса документирования ее деятельности.

Органы управления осуществляют контроль за внедрением примерных номенклатур дел в своих системах. При этом особое внимание уделяется разработке и применению организациями конкретных номенклатур дел на основе примерных, правильности формирования дел, их учета в делопроизводстве, а также соблюдению указанных примерными номенклатурами сроков хранения документов.

2.3. Ответственность за нарушения положений примерной номенклатуры дел

Руководители и сотрудники служб ДОУ организаций, на которые распространяются положения примерной номенклатуры, несут должностную ответственность перед руководителями организаций за нарушение ее принципиальных положений при разработке номенклатур дел организаций и установлении сроков хранения. Например, в соответствии со статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (2001 год) за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлена материальная ответственность соответствующих должностных лиц.

Ответственность возникает по результатам проверки на основании неудовлетворительной оценки качества конкретной номенклатуры и формирования дел.

Методика составления примерных номенклатур дел

3.1. Проведение подготовительной работы к составлению примерной номенклатуры дел

Основными принципами, которых нужно придерживаться при составлении примерных номенклатур дел, являются: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации дел, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатур изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета дел.

На начальном подготовительном этапе определяются базовые организации, документы которых должны послужить основой для составления примерных номенклатур дел. В зависимости от общего количества организаций, которые предполагается охватить примерными номенклатурами дел и от возможностей составителя берется определенная, являющаяся репрезентативной, выборка от их количества.

Следующим этапом подготовки к составлению примерных номенклатур дел является определение структуры, функций и задач организаций и их подразделений на основе изучения их организационных документов: положений, уставов, учредительных и распорядительных документов об образовании, реорганизации, изменениях структуры организаций, распорядительных документов вышестоящих организаций.

В базовых организациях проводится изучение состава и содержания документов, создающихся в процессе деятельности организаций, анализ соответствия фактически заводимых в делопроизводстве дел имеющимся номенклатурам дел. Изучение может проводиться в процессе проверок организации документов в делопроизводстве и состава документов, находящихся в архивах организаций, в ходе которых учитываются и обобщаются их результаты.

При составлении примерных номенклатур дел организаций, связанных системой соподчинения и являющихся источниками комплектования государственных архивов, следует проводить выявление дублетных документов (например, присылаемых из вышестоящих организаций в нижестоящие) и определять, от какой категории организаций будут приниматься на государственное хранение эти документы. Соответствующая отметка делается в графе "Примечания" по согласованию с соответствующим государственным архивом.

3.2. Критерии выбора категории организаций, для которых целесообразно составлять примерные номенклатуры дел

Критерием выбора организаций является однородность стоящих перед этими организациями целей, выполняемых ими задач и, следовательно, однотипность состава образующихся в деятельности этих организаций документов. При этом организации могут различаться по структуре - отсюда и рекомендательный характер примерной номенклатуры дел, и вариативность схем ее построения (см. п.3.3).

Примерные номенклатуры дел могут составляться как для одной группы, так (поэтапно) и для нескольких групп организаций, входящих в одну систему, территорию.

Примерные номенклатуры дел могут составляться для органов власти, акционерных обществ, общественных организаций, прочих юридических лиц и их представительств и филиалов (страховых компаний, коммерческих банков, торговых или посреднических фирм и т.д.). В зависимости от объема документов организации, сложности структуры, наличия филиалов, территориальных подразделений и т.п. примерные номенклатуры могут составляться только для центрального аппарата организаций, только для филиалов или может быть составлена единая номенклатура, упорядочивающая полностью документацию в рамках отрасли (Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения) или определенной территории (Примерная номенклатура дел Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по Мурманской области и его структурных подразделений, действующих на территориях муниципальных образований).

В названии примерной номенклатуры дел должна быть отражена установленная система соподчинения или функциональной связи между собой органов управления, на которые распространяется данная примерная номенклатура.

3.3. Схема построения примерной номенклатуры дел

По завершении подготовительных этапов разработки примерных номенклатур дел составители приступают к выбору классификационной схемы построения примерной номенклатуры дел.

Примерные номенклатуры дел могут быть построены по, преимущественно, структурному принципу или по основным функциональным направлениям деятельности организации.

Поэтому классификационными делениями (разделами и подразделами) примерных номенклатур дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры организации, так и ее управленческие функции или направления деятельности.

Выбор схемы в значительной степени зависит от структуры организаций. При наличии достаточно стабильной однотипной структуры при незначительных различиях, как правило, выбирается структурная схема номенклатуры. Если же структура организаций подвержена частым изменениям или имеет значительные различия при условии выполнения ими одинаковых функций, или даже вообще отсутствует, выбирается функциональная схема.

В схеме, построенной по структурному принципу, разделами являются названия структурных подразделений организаций. Последовательность расположения разделов должна соответствовать типовой структуре или штатному расписанию организации.

В номенклатуре дел организации, построенной по функционально-производственному принципу, разделами служат основные ее функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство; планирование; кадровая работа и трудовые отношения; финансирование, бухгалтерский учет и отчетность; профильные направления деятельности (наука, производство, строительство и др.); административно-хозяйственные вопросы, материально-техническое обеспечение и вопросы охраны труда и др.

В примерную номенклатуру дел включаются все дела, присущие большинству организаций выбранной категории, наиболее полно отражающие документируемые участки работы и вопросы их деятельности, а также их общественных организаций (например, профсоюзных органов), временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела собраний учредителей, ликвидационной комиссии, временных творческих коллективов) и т.д.

3.4. Формулирование заголовков дел

После решения вопроса о выборе схемы примерной номенклатуры составители приступают к формулированию заголовков дел.

Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разная переписка", "общие материалы", "материалы Комитета" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
________________
Могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документации.


В случае необходимости в заголовок вносятся данные о копийности документов.

Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросный, хронологический, географический. Документы формируются в дела на основании отдельного признака формирования дел или сочетания признаков.

Номинальный признак выражается в названии видов документов, которые подшиваются в дело.

Авторский признак выражается в наименовании автора или составителя документа в виде наименования учреждения, где подготовлен документ, названия должности лица, подписавшего документ, или фамилии лица, подписавшего документ - в обращениях граждан.

Корреспондентский признак выражается названием адресата и используется чаще всего при составлении заголовков к делам по переписке.

Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос о содержании документов дела.

Хронологический признак выражается названием отрезка времени, документы за который сгруппированы в деле.

Географический признак выражается в названии территории, к которой относятся документы, формируемые в дело.

Например, заголовок дела "Приказы директора школы по учебной работе" состоит из следующих элементов:

- "приказы" - указывает на номинальный признак;

- "директора школы" - указывает на авторский признак;

- "по учебной работе" - указывает на предметно-вопросный признак.

Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем идут такие его элементы, как автор документа (название организации, структурного подразделения или должностного лица); корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы); краткое содержание документов дела (предметно-вопросная часть); название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. Например: "Приказы директора ВНИИДАД по основной деятельности".

В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. Например, в заголовке "Годовые отчеты ректоров высших учебных заведений г.Москвы по проведению приемных экзаменов" географический признак, выраженный в названии местности или территории ("г.Москвы"), идет впереди предметно-вопросного.

В заголовках судебных, арбитражных, следственных, личных (персональных), других дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются их названия: например. "Документы о проведении межотраслевых и отраслевых выставок (планы, списки, доклады, переписка, характеристики экспонатов)". Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например, "Документы к протоколам заседаний ученого совета института".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: "Переписка с выставочным комитетом Московской международной книжной выставки об участии в выставке".

Если переписка ведется с группой однородных организаций можно привести их обобщенное наименование. Например: "Переписка с филиалами, территориальными органами о проведении семинаров и совещаний по вопросам инвестиций и кредитования".

По одному заголовку дела примерной номенклатуры дел может быть предусмотрено несколько заголовков дел в конкретной номенклатуре дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в конкретную номенклатуру дел как один заголовок.

3.5. Определение сроков хранения дел

Сроки хранения дел, включенных в примерные номенклатуры дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение и иными нормативными документами, устанавливающими сроки хранения.

Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов ЦЭК органа управления по согласованию с ЦЭПК Росархива или соответствующего органа управления архивным делом субъекта Федерации.

Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с ЦЭПК затруднено (территориальная удаленность от Центра и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание "Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.0000" и ЦЭПК ставится в известность об установлении или изменении срока хранения данной категории дел.

При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными номенклатурами дел.

Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения определяется также срок "до минования надобности" (ДМН). Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, инструкции, методики хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года.

Кроме того, временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока при условии истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка ЭПК (или ЭК - для организаций, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений), которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях, по истечении установленного срока, должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

В примерных номенклатурах дел отметка ЭПК (ЭК) делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы.

Закрепленная отметка ЭПК (ЭК) переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру, при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.

Сроки хранения дел, устанавливаются в примерных номенклатурах дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы.

В случаях, когда определение сроков хранения документов по типовым, примерным перечням и иным нормативным документам, устанавливающим сроки хранения, не представляется возможным, сроки устанавливаются по решению ЭПК архивных учреждений.

3.6. Оформление примерных номенклатур дел

(приложения 1, 2) состоит из следующих граф: индексы дел (1); заголовки дел (2); сроки хранения и статьи по перечням (3); примечания (4).

В 1-й графе указаны индексы дел, включенных в разделы примерной номенклатуры дел. Разделами являются структурные подразделения.

Система индексации структурных подразделений вводится распорядительным документом.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 03-05 "Приказы руководителя организации по личному составу", где 03 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела.

Индексация может быть и более дробной, если структурное подразделение включает несколько отделов, секторов.

Во 2-й графе отражены заголовки дел. Составление заголовков проводится с учетом наиболее существенных признаков группировки документов в первичные комплексы (дела) - номинального, предметно-вопросного и др.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

В 3-й графе указываются сроки хранения, установленные на основе типовых и ведомственных перечней:

- Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Часть II. - М., 1989;

- Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000 год;

- Ведомственных перечней постоянного и долговременного сроков хранения (Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. - Москва, 2003; Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения. - Москва, 2004) и иных нормативных документов, устанавливающих сроки хранения.

При указании сроков хранения отдельных документов, установленных решением ЦЭПК Росархива, указываются дата и номер протокола ЦЭПК.

В графе 4 приводятся дополнительные сведения об особенностях формирования дел, месте их хранения, целесообразности ведения нескольких дел, делаются дополнительные примечания к срокам хранения дел, а также специальные пояснения к отдельным видам документов, проставляются дополнительные отметки для обозначения некоторых категорий документов и документов в электронном виде, наличия комплекта сопроводительной документации.

Подстрочные примечания применяют в тех случаях, когда возникает необходимость дать разъяснения или уточнения к названиям раздела.

Примерная номенклатура дел утверждается и вводится в действие приказом или другим распорядительным документом, в котором указываются сроки разработки на ее основе номенклатур дел, конкретные исполнители и т.д.

3.7. Составление методических указаний к примерной номенклатуре дел

Для обеспечения практического пользования примерной номенклатурой дел к ней составляются методические указания.

В указаниях излагаются назначение примерной номенклатуры дел, особенности ее построения. Методические указания раскрывают специфику применения примерной номенклатуры в зависимости от выбранной схемы и порядок расположения документов.

В указаниях даются разъяснения о порядке включения отдельных категорий документов (в том числе документов, отражающих специфику деятельности данной организации) в конкретную номенклатуру дел.

В методических указаниях освещаются принципы формирования дел в делопроизводстве, особенности заведения отдельных дел, даются пояснения к срокам хранения дел и др.

Для удобства пользования примерной номенклатурой дел к ней составляется справочный аппарат. В его состав входят оглавление (названия разделов примерной номенклатуры с указанием страниц), список сокращенных слов и словосочетаний, наименование перечней документов, использованных при составлении примерной номенклатуры.

В методических указаниях к примерной номенклатуре дел целесообразно указать координаты органа, утвердившего примерную номенклатуру, по которым можно обратиться с вопросами, возникающими при составлении на ее основе номенклатуры дел организации.

Составление методических указаний к примерной номенклатуре дел ведется одновременно с разработкой примерной номенклатуры дел.

Применение примерных номенклатур дел

В организациях, на которые распространяются положения примерной номенклатуры дел, на ее основе разрабатываются номенклатуры дел конкретных организаций.

Номенклатура дел предназначена:

- для размещения исполненных документов в дела с целью обеспечения их учета и сохранности;

- для осуществления поиска документов по заголовкам дел в соответствии с принципами формирования дел;

- для установления сроков хранения дел на основании перечней (типовых, примерных и ведомственных) документов с указанием сроков их хранения и подготовки к передаче дел постоянного и долговременного хранения в архив организации, а дел краткосрочного хранения на уничтожение.

Номенклатура дел организует документальный фонд организации. Она является методической основой обеспечения учета и поиска документов в процессе их оперативного хранения в делопроизводстве.

Номенклатура дел составляется службой ДОУ или уполномоченным лицом.

Работники центрального ведомственного архива или архива организации оказывают методическую помощь при составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел должна включать все документы, образующиеся в деятельности организации (в том числе и не предусмотренные примерной номенклатурой дел, например, документы, отражающие особенности работы отдельной организации, не свойственные другим аналогичным организациям). Не следует переносить из примерной номенклатуры заголовки дел, которые в этой организации не образуются.

В номенклатуру дел из примерной номенклатуры переносятся заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, с учетом ее специфики, а также сроки хранения.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом (приложение 4).

В графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где 01 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

При составлении заголовков конкретных номенклатур на основе примерной необходимо учитывать следующее:

1. Большинство заголовков дел примерной номенклатуры переносится в конкретную с уточнениями (например, с указанием наименований конкретных организаций, временного периода, документы за который будут входить в дело).

2. В заголовках дел с термином "документы" в конкретной номенклатуре указываются те виды документов, которые характерны для данной организации.

3. По одному заголовку дела примерной номенклатуры могут быть предусмотрены несколько дел в конкретной номенклатуре (с более подробными заголовками).

4. Несколько заголовков дел примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело.

5. В конкретную номенклатуру не включаются дела, предусмотренные примерной номенклатурой, если в деятельности данного учреждения не образуется соответствующей документации.

Заголовки дел могут уточняться (но не сокращаться) в процессе формирования и оформления дел.

В номенклатуре дел конкретной организации, в отличие от примерной, имеется графа 3, в которой против каждого заголовка дела по завершении его делопроизводством проставляется количество частей, томов.

Графа 3 "Количество дел" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 "Срок хранения и N статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

Если сроки хранения дел регламентируются только примерной номенклатурой дел, то в графе 4 номенклатуры дел организации дается ссылка на индексы соответствующих дел примерной номенклатуры.

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в номенклатуру дел без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима учреждению в его практической работе. При включении в номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения их определяются в соответствии с действующими ведомственными или типовыми перечнями, либо путем оценки документов специалистами, ЭК, исходя из научной и практической ценности документов, по согласованию с ЭПК архивных учреждений.

В графе 5 "Примечания" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка "в электронном виде".

Записи из графы "Примечания" примерной номенклатуры дел в индивидуальную не переносятся (за исключением уточнений к срокам хранения дел), однако используются при ее составлении.

Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Приложения

Приложение N 1. Форма примерной номенклатуры дел

Приложение N 1
к п.3.5

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма примерной номенклатуры дел

________________

Приложение N 2. Форма примерной номенклатуры дел

Приложение N 2
к п.3.5

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма примерной номенклатуры дел

________________
Для примерных номенклатур дел организаций - источников комплектования государственных архивов.

Приложение N 3. Приказ "Об утверждении Примерной номенклатуры дел"

Приложение N 3

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНА УПРАВЛЕНИЯ

ПРИКАЗ

г. ___________

Об утверждении Примерной номенклатуры дел

В целях повышения качества номенклатур дел организаций, унификации комплексов заводимых дел

приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 00.00.0000 прилагаемую Примерную номенклатуру дел.

2. Службам ДОУ организаций разработать номенклатуры дел на _______ год на основе Примерной номенклатуры.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителей организаций.

Приложение N 4. Образец оформления приказа об утверждении примерной номенклатуры дел

Формат А4 (210 х 297 мм)

Продолжение приложения N 4

5. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документов. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов" . - М.: Госстандарт России, 2003. - 17 с.

6. ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" . - М.: Госстандарт России, 1998. - 8 с.

7. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения/Главархив. ВНИИДАД. - М., 1989. - 269 с.

8. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения/Росархив. ВНИИДАД. - М., 2002. - 107 с.

9. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ : утв. Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года N 03-33/пс //Российская газета. - 2003. - 26 августа.

11. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти : утв. приказом Росархива от 27 ноября 2000 года N 68 , зарегистрирована в Минюсте России 26 декабря 2000 N 2508. - М., 2004. - 88 с.



Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальный сайт Государственного
архива Кемеровской области
http://arhiv42.ru
по состоянию на 18.10.2016