Можно ли в 1с создать общий реквизит. Что входит в реквизиты организации. Бланки подразделяются на две группы: основные и дополнительные

Любой деловой документ состоит из ряда составляющих его частей - информационных элементов, называемых реквизитами документа . Реквизиты документов классифицируются следующим образом:

Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром . Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром . Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.

Состав и правила оформления реквизитов деловых документов регламентированы ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов . Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.

Состав и порядок применения реквизитов деловых документов

При подготовке и оформлении деловых документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации . Изображается только в случаях, предусмотренных действующим законодательством (бланки министерств, ведомств, органов государственной власти).

02 - герб субъекта Российской Федерации . Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства – Российская Федерация.

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) . Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Часто в качестве эмблемы используется товарный знак предприятия. Могут применяться, если они зарегистрированы и имеется официальное разрешение на их использование. Эмблема не воспроизводится при помещении на бланках гербов Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.

04 - код организации . Код организации имеют все зарегистрированные предприятия, его проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является своеобразным подтверждением правомочности организации или предприятия – составителя документа.

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) . Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - код формы документа . Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - наименование организации . Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

09 - справочные данные об организации . Включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). В соответствии со сложившейся практикой адрес, номер телефонов, факсов, банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.
Реквизиты 08 и 09 являются взаимоисключающими, последний используется только для писем.

10 - наименование вида документа (для деловых писем не используется) должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11 - дата документа . Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Год в дате оформляется четырьмя цифрами.

12 - регистрационный номер документа . Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

14 - место составления или издания документа . Используют в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

15 - адресат . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения (указываются в именительном падеже), должностные или физические лица.

16 - гриф утверждения документа . Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения

17 - резолюция . Выполняется на документе руководителем предприятия или руководителем структурного подразделения. В состав резолюции включаются: фамилии исполнителей (возможно указание их должностей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.

18 - заголовок к тексту - краткое содержание документа. Обязателен для всех документов, за исключением кратких документов (сопроводительные письма и др.). В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.

19 - отметка о контроле исполнения документа. Оформляется буквой «К», словом или штампом «Контроль» цветными чернилами или мастикой. Место расположения реквизита – верхняя правая часть документа.

20 - текст документа - речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Является основным реквизитом любого делового документа. Составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

21 - отметка о наличии приложения , названного в тексте.

22 - подпись руководителя. В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23 - гриф согласования документа . Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24 - визы согласования документа . Включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.
Если подлинник документа остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны листа подлинника. Если подлинник документа отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, при необходимости, полистное визирование документа и его приложений.

25 - печать - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами.

26 - отметка о заверении копии . Ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

27 - отметка об исполнителе . Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело . Включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - отметка о поступлении документа в организацию . Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Юридическая сила документа

Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов и придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия.

Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и информация, содержащаяся в нем (например, коммерческая операция, оформленная посредством этого документа).

Требования к изложению и форме документа определяет вид документа. Основными требованиями являются :

• использование официально-делового стиля и соблюдение грамматических правил используемого языка;
• соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;
• актуальность излагаемой информации (адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность и исключение повторов, лаконичность и обстоятельность).

Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью : утверждения, согласования, заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации /2/. Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.

Реквизит - это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

В действующем стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 "Требования к оформлению документов") указан перечень из 29-и реквизитов:

1. государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации;

4. код организации;

5. код формы документа;

6. наименование организации;

7. справочные данные об организации;

8. наименование вида документа;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

12. место составления или издания документа;

13. гриф ограничения доступа к документу;

14. адресат;

15. гриф утверждения документа;

16. резолюция;

17. заголовок к тексту;

18. отметка о контроле;

19. текст документа;

20. отметка о наличии предложения;

21. подпись;

22. гриф согласования документа;

23. визы согласования документа;

24. печать;

25. отметка о заверении копии;

26. отметка об исполнителе;

27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28. отметка о поступлении документа в организацию;

29. идентификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.

Схема расположения реквизитов на документе /3/ представлена на рис. 1.4.

Каждый документ имеет три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины. Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения. Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документу.

В эту группу входят следующие реквизиты:

06 - наименование организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

17 - заголовок к тексту;

19 - текст документа;

21 - подпись;

23 - визы согласования документа;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Остальные реквизиты являются дополнительными.

Рис. 1.4. Схема расположения реквизитов на документе

Наименование организации — составителя документа (реквизит 06) должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах официально зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.

Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).

Наименование вида документа (реквизит 08) указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Перечисленные выше реквизиты располагаются в левой половине заголовочной части документа и выполняются с выравниванием по центру.

Дата документа (реквизит 09) обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является.

· дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

· дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

· дата события, которое зафиксировано в документе.

Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Существуют также даты опубликования документов, даты вступления их в силу, даты стадий оформления и обработки документов. Оформляется дата арабскими цифрами. На нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день месяца (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры): ДД.ММ.ГГГГ.

Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например: 09.02.2000.

В текстах финансовых документов применяется словесно-цифровой способ офор­мления дат 31 октября 1998 г.

Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: ГГГГ.ММ.ДД.

Примечание.До 2000 года применялся формат даты, в котором год указывался в виде двух последних цифр, например, 03.11.98. Новый порядок написания даты был введен Госстандартом с 01.04.2000 года. Логичность такого нововведения очевидна. Дата типа 23.10.00 вносит некоторую двусмысленность в ее понимание, то ли это 1900 год, то ли 2000. Вдобавок ко всему некоторые компьютерные программы могут интерпретировать дату с годом, указанным двумя цифрами, именно как дату 19** года. Поскольку еще долго в ходу будут документы с сокращенной формой написания даты, можно без труда определить, что это документы, относящиеся к прошлому веку.

Регистрационный номер документа (реквизит 10) - это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. В учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года. Каждый вид документов имеет свою индексацию. Система индексации разрабатывается на предприятии. Реквизиты Дата и Регистрационный номер документа оформляются в одной строке левой половины заголовочной части и выравниваются влево по границе документа:

11.10.2001 г. №

При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа (реквизит 11), которые располагаются строкой ниже. Общий вид записи:

На № от. г.

Заголовок к тексту (реквизит 17) должен отвечать на вопрос «о чем?». На написание заголовка отводится 10 см в левой половине заголовочной части. Заголовок должен занимать не более 2-х строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа:

· об открытии клуба;

· о награждении победителей предметной олимпиады;

· об утверждении плана туристического похода, и т. п.

Заголовок печатается с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке — шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.

Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.

Примеры оформления заголовочной части /4, 6/ даны на рис. 1.5 и 1.6.

Рис. 1.5. Заголовок приказа об объявлении благодарности

Рис. 1.6. Заголовок заявки на участие в семинаре

Текст документа (реквизит 19) - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал). Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 см от левого края.

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит для любого документа, как служебного, так и личного. Подписью начинается оформляющая часть документа. В состав реквизита входит:

- наименование должности (полное или сокращенное) официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;

- личная (рукописная) подпись, выполненная чернильной ручкой;

- расшифровка - инициалы и фамилия подписавшегося должностного лица. Согласно стандарту, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией. Должностные лица имеют право подписи в пределах их компетенции, что обычно определено должностной инструкцией и уставом организации.

Если документ оформляется на бланке организации, то в указание должности не входит наименование учреждения:

Директор А. В. Соколов

При оформлении документа на чистом листе под должностью записывается название организации.

Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы документа. В том случае, если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова «Директор», «Начальник» и т. п. пишутся на первой строке, длина остальных строк не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и выравнивается по правому краю.

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами.

Если расшифровка подписи занимает две и более строк, то допускается сделать центровку первой строки по отношению к самой длинной строке:

Если документ подписывается несколькими разными по должности лицами, то их подписи располагаются последовательно, в порядке значимости занимаемой должности:

Директор А.В. Соколов

Главный бухгалтер В.И. Шилова

При изготовлении нескольких копий документа подписывается только первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом документации. При рассылке документов на разные адреса подписываются все экземпляры.

Визы согласования документа (реквизит 23) - подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации. Заверяя документ визой, специалист берет на себя ответственность за последствия (хорошие или плохие), которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи руководителя, с левой стороны. Каждая виза включает указание должности, подписи, расшифровки и даты в нескольких строках:

Если у специалиста имеются замечания по содержанию документа, то перед визой он делает запись «Замечания прилагаются» и далее ставит визу. Замечания записываются на отдельном листе и заверяются подписью составителя.

Существует некоторое различие в том, на каком экземпляре документа проводится визирование.

Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в ниж­ней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Если подлинник документа предназначен к отправке в другую организацию, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, которая остается в организации и подшивается в дело.

Иногда визирование документа оформляется на отдельном листе согласования. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшива­ется документ для хранения.

Практически каждая организация имеет свой бланк. Максимальный набор реквизитов общего бланка включает в себя герб, эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место для вида документа, дату, индекс, место составления.

Эмблема (реквизит 3) - это символическое графическое изображение (рисунок, стилизованное название, графически оформленное сокращение названия), отражающее деятельность организации или ее местонахождение

Примеры эмблем можно увидеть на рис. 1.7 и 1.8.

Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках документов:

- угловое - в левом верхнем углу;

- продольное - вдоль верхнего поля документа.

Реквизиты общего бланка:

• 11 - дата документа;
• 14 - место составления или издания.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.

Реквизиты бланка письма:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - Герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 - код организации;
• 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины поставки на учет (ИНН / КПП);
• 08 - наименование организации;
• 09 - справочные данные об организации

Отметки на бланке письма для реквизитов:

• 11 - дата документа;
• 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 15 - адресат;
• 17 - резолюция;
• 18 - заголовок к тексту;
• 19 - отметка о контроле;
• 20 - текст;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19.

Реквизиты бланка конкретного вида документа:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - Герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 08 - наименование организации;
• 10 - наименование вида документа;
• 14 - место составления или издания документа.

Отметки на бланке письма для расположения реквизитов:

• 11 - дата документа;
• 12 - регистрационный номер документа;
• 18 - заголовок к тексту;
• 19 - отметка о контроле.

По ГОСТу Р 6.30-2003 бумага для бланков документов должна быть достаточно хорошего качества, текст хорошо читаем. Бланки могут быть формата А4 и А5, могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланк документа должен иметь правильные размеры полей. Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Каждый из этих видов бланков имеет свой набор реквизитов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем (реквизит 15).

Бланки конкретного вида документов разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Все банковские реквизиты имеют свою расшифровку, и каждая цифра в них имеет свое значение. Эту расшифровку можно узнать по специальным справочникам.

В общие сведения о предприятии включаются и сведения о государственной регистрации, подтверждающие легитимность данной компании. К этой группе сведений можно отнести дату государственной регистрации, номер свидетельства о государственной регистрации юридического лица, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и, при необходимости наименование того органа, где эта регистрация была осуществлена. Этим органом является территориальное подразделение государственной налоговой инспекции, где данное предприятие поставлено на учет.

Такой реквизит, как код ОГРН также должен указываться во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

И, конечно, еще одним важным реквизитом является юридический и фактический адрес предприятия, а также его контактные телефоны, адрес электронной почты и адрес сайта в интернете, если он имеется, должность, фамилия и инициалы руководителя.

Банковские реквизиты предприятия

Реквизиты предприятия указываются на его фирменном бланке и частично – на печати.

К банковским реквизитам относятся также идентификационный номер налогоплательщика – ИНН и коды КПП и ОКПО. КПП – девятизначный код постановки на учет, по коду ОКПО определяется вид деятельности, осуществляемый этой компанией.

На протяжении своей жизни мы очень часто оформляем различные документы. И сразу встает вопрос: «Как их правильно оформить?»

Это мы делаем когда:

• покупаем или продаем ;


• едем заграницу с детьми;


• оформляем ;


• поступаем ;


• решаем вопросы в суде;


• поступаем учиться;


• женимся, выходим замуж и т.д.

Кстати, показателем уровня нашей культуры является то, как мы оформляем свои документы, в каком состоянии находятся их оригиналы. Все перечисленные выше действия подразумевают сбор определенного пакета документов. В этот пакет в обязательном порядке во всех случаях входят следующие документы:

• паспорт;


• идентификационный код;


• свидетельство о рождении;


• право собственности на квартиру;


• медицинские справки;


• заявление;


• аттестаты;


• автобиография.

Прежде чем формировать пакет документов и приступать к сбору , необходимо уточнить в учреждениях, что именно нужно.

Собранные документы, чаще всего это различные справки, выданные разными учреждениями (больница, школа, загс, нотариус) на готовых бланках. А вот заявление вам придется самостоятельно.

Если заявление оформляется вручную, желательно написать его на стандартной бумаге А4 формата. Справа в углу написать адресат, к кому направлено ваше обращение и ваши данные:

• фамилия, имя, отчество;


• адрес;


• телефон.

Если пишите биографию, начинайте со своего имени, фамилии, отчества и описывайте самые значительные события своей жизни:

• год, число, месяц и место рождения;


• годы учебы в школе;


• дальнейшее обучение после школы;


• стаж работы;


• награды (если таковые имеются);


• семья, дети;


• общественная работа.

На компьютере документы набираются и распечатываются тоже на бумаге формата А4. Желательно использовать шрифт Times New Roman, размер шрифта– 12-14 пунктов, полуторный межстрочный интервал. Чтобы текст красиво смотрелся, лучше разместить его по всей ширине листа, установить «красную строку» в 1 см. Слева отступить 2,5 см, чтобы документ можно было подшить.

Если правильно и с творчеством подойти к оформлению документов, это не будет утомлять и раздражать. На общение с чиновниками можно вполне позитивно настроиться и получить от этого удовольствие.

Видео по теме

Раздел для адресов и реквизитов сторон - обязательная составная часть каждого договора, дополнительного соглашения и любого другого документа, регламентирующего деловые взаимоотношения контрагентов. Необходимо включать их также в выставляемые счета. От правильности заполнения реквизитов зависят взаиморасчеты сторон: из-за хотя бы одной неправильной буквы или цифры платеж просто не пройдет.

Вам понадобится

• - бумага;
• - компьютер;
• - доступ в интернет;
• - учредительные и банковские документы.

Инструкция

Начните заполнение раздела для адресов и реквизитов с наименования фирмы (или предпринимателя) или персональных данных физического лица. Название фирмы оптимально использовать полное и в скобках указывать сокращенное. Физическому лицу следует указать фамилию, имя и отчество.

Укажите после названия фирмы ее юридический адрес с индексом. Оговорка, что адрес является юридическим, необходима и при размещении фирмы по нему же. При наличии фактического адреса тот указывается ниже с соответствующей оговоркой. Физические лица сначала указывают паспортные данные: номер, серию, кем и когда выдан. Затем - адрес регистрации по месту жительству с индексом. При проживании по другому адресу тот указывается с пометкой, что это адрес фактического проживания.

Впишите ОГРН юридического лица или ИП. Он содержится в свидетельстве о государственной регистрации. Затем ИНН, который можно увидеть в свидетельстве о его присвоении. Физические лица указывают ИНН и номер свидетельство государственного пенсионного страхования.

Перечислите банковские реквизиты для перевода денег. Это номер расчетного счета, наименование банка, его адрес, ИНН, БИК и номер корреспондентского счета. Самый надежный источник реквизитов - сайт вашего банка, где для них предусмотрен специальный раздел. Во избежание ошибок лучше всего копировать всю необходимую информацию оттуда и вставить в электронную версию договора. Расчетный счет также лучше скопировать из интернет-банкинга или Банк-клиента. Это позволит свести на нет вероятность ошибок и избавит от проблем и получателя денег, и бухгалтерию плательщика.

Источники:

• как оформлять документы реквизиты

Юридические лица – предприятия, организации, разного рода учреждения и банки в ходе осуществления своей деятельности находятся в постоянном общении друг с другом. Деловое общение осуществляется посредством самых разных документов: писем, запросов, требований, платежных поручений и пр. Юридическую состоятельность таких документов подтверждают их реквизиты.

Какие бывают реквизиты

Некоторые реквизиты указываются только на документах одного вида, а некоторые являются обязательными для любого делового документа. К последним относятся: название организации, дата составления документа и его наименование. В названии организации необходимо указывать его краткое и полное наименование в соответствии с учредительными документами, организационно-правовую форму. Дата составления документа указывается как в цифровой, так и в словесно-цифровой форме. Наименование документа указывается во всех случаях, исключение составляет только деловое письмо.

Кроме обязательных, используются бухгалтерские, банковские специальные реквизиты, установленные для какого-то одного вида документов. На документах бухгалтерского учета указываются: наименование и адрес предприятия; его банковские реквизиты; указание сторон сделки-участников хозяйственной операции; ее наименование, содержание и основание; стоимость сделки в денежном или натуральном выражении.

К банковским относится: номер расчетного счета предприятия; наименование банка, в котором оно обслуживается, и его адрес; код банка – БИК и его корреспондентский счет. В банковских реквизитах также должен быть указан ИНН предприятия и банка, коды КПП и ОКПО.

Размещение реквизитов в документе

Это же относится и к бланкам документов, для которых предусматриваются и специальные требования к их изготовлению, учету и хранению, особенно к тем, на которых воспроизводится Государственный герб Российской Федерации, а также гербы субъектов РФ. Это мера необходима, поскольку указанные на бланках реквизиты делают их документом, имеющим юридическую силу, чем могут воспользоваться мошенники.

Подлинность документа устанавливается после подписания его должностным лицом в порядке, определяемым законодательством РФ. Юридическая сила документа может подтверждаться электронной подписью. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи определяется сертификатом.

Для документирования используется система организационно-распорядительной документаци и. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы, организационные и информационно-справочные.

Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственных этим документам. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.

Реквизиты – отдельные элементы документа, включенные в государственный стандарт «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (ГОСТ Р 6.30 – 2003), можно разделить на три группы: 1) реквизиты, определяющие юридическую силу документа; 2) реквизиты бланка и ограничительные отметки; 3) реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки). Некоторые реквизиты являются обязательными для всех документов – их отсутствие лишает документ юридической силы: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов – наименование вида документа и место его издания. Среди обязательных реквизитов есть постоянные , которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (наименование организации), переменные (меняются полностью или частично – дата, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе).

Юридическая сила документа – это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий. Это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Чтобы документ имел юридическую силу, текст его не должен противоречить нормативно-правовым актам России и должен содержать достоверную информацию, соответствующую действительности.

К юридически значимым относятся следующие реквизиты :

Наименование вида документа (обязателен для всех документов, кроме письма);

Текст документа;

Подпись (наименование должности лица, наименование организации, личная подпись, инициалы, фамилия);

Дата документа (дата подписания; для документов, принимаемых коллегиально, - дата принятия);

Печать (гербовые, юридических лиц и простые);

Гриф утверждения документа (санкционирует содержание документа, располагается справа над текстом);

Гриф согласования (или на последнем листе проекта, или выносится на отдельный лист согласования, включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату);

Регистрационный номер документа (как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве, проставляется при его регистрации; при отправке ответных писем принято указывать два индекса: тот, что присвоен документу в организации, и тот, который был на получено документе).