2. Функции отдела

2.1. Организация делопроизводства в Отделе, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации города, основными положениями Единой государственной системы делопроизводства.
2.2. Организация работы с обращениями граждан:
- поступающими в устной, письменной форме и форме электронного документа;
- поступающими в администрацию города с использованием интернет-ресурса «Открытый регион»;
- поступающими в администрацию города по системе электронного документооборота (СЭД);
- в период подготовки и проведения выборных компаний;
- в день общероссийского ежегодного Дня приема граждан 12 декабря.
2.3. Прием и регистрация поступивших в администрацию города обращений граждан.
2.4. Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан, а также обращений, поступивших во время прямого эфира на теле, радио эфире в адрес Мэра города. Анализ и обобщение состояния этой работы в структурных подразделениях администрации города.
2.5. Контроль за исполнением гарантий, данных по обращениям граждан.
2.6. Проверка структурных подразделений администрации города по вопросам организации личного приема граждан, работы с обращениями граждан. Обобщение результатов проверок и доведение их до сведения заместителя Мэра города - управляющего делами администрации города.
2.7. Организация информационно-справочной и аналитической работы по обращениям граждан, размещение информации о работе с обращениями граждан на официальном сайте администрации города Хабаровска, направление материалов для публикаций в средства массовой информации.
2.8. Подготовка и проведение обучающих семинаров, совещаний со специалистами, ответственными за работу с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации города, оказание им методической помощи.
2.9. Подготовка материалов для проведения совещаний по работе с обращениями граждан.
2.10. Подготовка отчетов в Правительство Хабаровского края и краевые общественные организации по вопросам работы с обращениями граждан.
2.11. Выполнение специалистами Отдела нормативных правовых актов органов представительной и исполнительной власти, протоколов аппаратных совещаний при Мэре города по вопросам работы с обращениями граждан.
2.12. Подготовка и оформление служебных писем в вышестоящие организации о рассмотрении обращений граждан.
2.13. Обеспечение правильного оформления, хранения и своевременной передачи дел по работе с обращениями граждан в архив.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

ИНСТИТУТ ПАРЛАМЕНТАРИЗМА И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

Кафедра экономики и управления

"Документоведение и информационное обеспечение управления"

О Т Ч Е Т

о прохождении преддипломной практики в УП "Минскзеленстрой"

Отдел по работе с обращениями граждан

Выполнила: Чумакова Наталья

Александровна

Введение

1. Основные сведения о УП "Минскзеленстрой"

1.1 Структура УП "Минскзеленстрой": функции, основные направления, специфика работы

1.2 Основные законадательные, нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность УП "Минскзеленстрой"

1.3 Должностная инструкция документоведа предприятия

2. Работа с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой"

2.1 Общая характеристика отдела по работе с обращениями граждан УП "Минскзеленстрой"

2.2 Основные положения работы отдела с обращениями граждан УП "Минскзеленстрой". Документы регламентирующие деятельность отдела по работе с обращениями граждан

2.3 Статистика результатов работы отдела по работе с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой" за 2011 год

Заключение

Введение

Президент Республики Беларусь А.Г.Лукашенко определил в качестве главного приоритета в деятельности всех органов власти умение работать с людьми, способность мобилизовать их на выполнение поставленных задач, не допуская напряженности и конфликтов в обществе. Способность чутко воспринимать проблемы и чаяния людей, оперативно откликаться на них - одно из важнейших условий открытости и авторитета власти.

Статья 40 Конституции Республики Беларусь закрепляет право каждого гражданина направлять личные и коллективные обращения в государственные органы.

В 2012 ступил в силу в силу новый Республики Беларусь "Об обращениях граждан" который вменяет в обязанности должностным лицам не только государственных органов, но и общественных объединений, учреждений, организаций и предприятий независимо от форм собственности рассматривать предложения, жалобы по вопросам входящим в их компетенцию.

Объектом прохождения производственной практики является производственное коммунальное унитарное предприятие "Минскзеленстрой".

УП "Минскзеленстрой" действует на основе законодательства Республики Беларусь и Устава.

"Минское лесопарковое хозяйство";

Производственное коммунальное дочернее унитарное предприятие

"Цветы столицы".

Местонахождение Предприятия: Республика Беларусь, 220121 ,г. Минск, ул. Притыцкого,59.

цветоводство;

лесоводство;

производство товарного бетона

УП "Минскзеленстрой" осуществляет следующие лицензируемые виды экономической деятельности:

Деятельность в области промышленной безопасности;

Перевозка пассажиров и грузов автомобильным, внутренним водным, морским транспортом;

Розничная торговля (включая алкогольные напитки и табачные изделия) и общественное питание;

Деятельность по обеспечению безопасности юридических и физических лиц;

Проектирование и строительство зданий и сооружений I и II уровней

ответственности и проведения инженерных изысканий для этих целей;

Деятельность в области связи;

Деятельность по заготовке и переработке древесины.

Предприятие вправе самостоятельно определять конкретные

направления своей деятельности в зависимости от конъюнктуры рынка.

1. Основные сведения о УП "Минскзеленстрой"

Производственное коммунальное унитарное предприятие "Минскзеленстрой" является крупнейшей в Беларуси организацией по озеленению и благоустройству.

Предприятие является учредителем дочерних предприятий:

Ремонтно-строительное коммунальное дочернее унитарное предприятие "Спецпаркстрой Минскзеленстроя";

Сельскохозяйственное коммунальное дочернее унитарное предприятие "Бровки Минскзеленстроя";

Коммунальное дочернее унитарное предприятие "Городские парки Минскзеленстроя";

Производственное коммунальное дочернее унитарное предприятие

"Цветы столицы".

В систему УП "Минскзеленстрой" входят предприятия: Филиал "Лошицкое садово-парковое хозяйство", Филиал СУ "Спецпаркстрой", УП "Минское лесопарковое хозяйство", УП "Городские парки Минскзеленстроя", КУП "Цветы столицы", УП "Бровки Минскзеленстроя", а так же 9 предприятий УП "Зеленстрой" административных районов г. Минска.

За предприятиями системы "Минскзеленстрой" закреплены объекты общего пользования г. Минска: 25 парка, 159 скверов, 26 бульваров, набережные, озелененные территории и насаждения вдоль улиц и др., общей площадью7 134 га, а также 33 481 га лесов, в том числе 2 705 га городских, и 122 га пляжей с прилегающими благоустроенными территориями.

На территории УП "Минское лесопарковое хозяйство" организовано 7 государственных заказников общей площадью 5 530 га: лесной заказник "Прилукский" -510 га; ландшафтный заказник "Прилепский"- 3242 га; биологические заказники "Криница"- 178 га, "Юхновский" - 221 га, "Глебковка" - 964 га, "Стиклево"-412 га, биологический заказник "Альба" - 3га.

Ежегодно в г. Минске силами предприятий системы УП "Минскзеленстрой" и УП "Зеленстрой" административных районов г. Минска высаживается около 40 тыс. деревьев, 100 тыс. кустарников и 2,5 млн. цветочной рассады; устраивается более 200 га газонов. Освоены технологии устройства современных элементов благоустройства: габионов, конструкций для вертикального озеленения, производство и установка разных видов малых архитектурных форм, укрепление откосов новыми методами и др.

Питомник УП "Бровки Минскзеленстроя" ежегодно обеспечивает потребность организаций в разновозрастных, в том числе крупномерных, саженцах деревьев и кустарников более 90 разновидностей. Для реализации населению в большом ассортименте выращиваются хвойные и красивоцветущие кустарники, привитые формы деревьев- плакучие березы, ясени, рябины, шаровидные клены, вязы. Действует участок по выращиванию и продаже рулонной дернины, позволяющей в кратчайшие сроки добиться декоративного эффекта.

Для обеспечения цветочного оформления городских объектов КУП "Цветы столицы" выращивают высококачественную рассаду сортов современной селекции более 200 наименований. Постоянно в продаже имеется срез роз в ассортименте расцветок, выращенный по голландской технологии, горшечная продукция. К 8 марта и другим праздникам КУП "Цветы столицы" предлагает широкий выбор среза тюльпанов, лилий, фрезии и других цветов.

Благоустройство таких важных объектов общегородского значения, как бульвар по ул.Комсомольской, ул.Ленина, территория у Свято-Духова Кафедрального Собора на пл.8 Марта, парк им.Горького, скверы на пл. Победы, пл. Независимости, Парк общегородского значения у Национальной библиотеки, сквер по ул. Калиновского, лесной массив по ул. Жилуновича-Бехтерева, реконструкция парка им. Челюскинцев и другие выполнено специалистами предприятий системы УП "Минскзеленстрой". Так же предприятиями осуществляется реконструкция и благоустройство зон отдыха г. Минска.

Ежегодно в г. Минске УП "Минскзеленстрой" организует и проводит Минский фестиваль цветников и ландшафтной архитектуры, принимает участие в городском конкурсе на лучшую цветочную композицию.

Деревообрабатывающий цех УП "Минское лесопарковое хозяйство" выпускает для продажи населению и организациям малые архитектурные формы, беседки, садовую мебель и другие элементы благоустройства, выполненные из дерева.

Филиал СУ "Спецпаркстрой" УП "Минскзеленстрой" выполняет работы по благоустройству и озеленению территорий, изготавливает малые архитектурные формы из бетона, дерева, металла- типовые и по индивидуальным проектам, в том числе оборудование для спортивных площадок, урны, контейнеры, цветочницы.

Станция защиты растений - производственный участок УП "Минскзеленстрой" - выполняет работы по защите растений от вредителей и болезней, все виды обрезок деревьев и кустарников.

Агрохимическая лаборатория выполняет анализ почв, торфа, органических удобрений на содержание элементов питания (азот, калий, фосфор) и определения кислотности; обследование зеленых насаждений на выявление болезней и вредителей и выдача рекомендаций.

1. 1 Структура УП "Минскзеленстрой": функции, основные направления, специфика работы

Основной целью деятельности Предприятия является осуществление деятельности в сфере комплексного содержания, развития строительства, реконструкции и ремонта объектов городского благоустройства и озеленения, пригородных лесов и зон отдыха;

Обеспечение выполнения прогнозных показателей социально-экономического развития города Минска в сфере городского благоустройства и озеленения, направленной на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов трудового коллектива, а также населения города Минска.

Предприятие имеет право осуществлять следующие виды деятельности, установленные Перечнем видов деятельности, на осуществление которых требуются специальные разрешения (лицензии), и уполномоченных их выдачу государственных органов и государственных организаций, утвержденных Указом Президента республики Беларусь 01.09.2010 № 450, с момента получения такой лицензии:

Деятельность в области промышленной безопастности;

Деятельность в области автомобильного транспорта;

Розничная торговля алкогольными напитками и табачными изделиями.

Видами деятельности, подлежащими лицензированию, Предприятие имеет право заниматься только после получения соответсвующего разрешения (лшицензии).

Предприятие является учредителем дочерних предприятий:

Производственное коммунальное дочернее унитарное предприятие "Минское лесопарковое хозяйство";

Ремонтно-строительное коммунальное дочернее унитарное предприятие "Спецпаркстрой Минскзеленстроя";

Сельскохозяйственное коммунальное дочернее унитарное предприятие "Бровки Минскзеленстроя";

Коммунальное дочернее унитарное предприятие "Городские парки Минскзеленстроя";

Производственное коммунальное дочернее унитарное предприятие

"Цветы столицы".

Основной целью деятельности предприятия является деятельность в сфере комплексного развития строительства, реконструкции, ремонта и содержания объектов зеленого хозяйства г. Минска, направленная на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов трудового коллектива, а также населения г. Минска. УП "Минскзеленстрой" зарегистрировано в Едином государственном регистре юридических лиц и

индивидуальных предпринимателей.

В соответствии с целью деятельности и законодательством

Республики Беларусь, предметом деятельности УП "Минскзеленстрой" являются:

выращивание кормовых культур и их семян, овощей;

цветоводство;

лесоводство;

услуги, связанные с лесоводством и лесозаготовками;

добыча минерального сырья для химической промышленности;

распиловка и строгание древесины;

производство столярных изделий, сборных конструкций и их деталей из дерева, деревянной тары; изделий из пробки, соломки

производство товарного бетона

производство сельскохозяйственного и садово-огородного инструмента.

1. 2 Основные законадательные, нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность УП "Минскзеленстрой"

Предприятие является юридическим лицом согласно законодательству Республики Беларусь, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права, быть истцом и ответчиком в суде, хозяйственном или третейском суде, открывать расчетный, валютный и другие счета в банках, иметь печать и штампы со своим наименованием.

УП "Минскзеленстрой" в своей деятельности руководствется законодательством Республики Беларусь об унитарных предприятия, иными нормативными актами Республики Беларусь и Уставом предприятия (ПРИЛОЖЕНИЕ 1).

Предприятие зарегистрировано в Едином государственной регистре юридических лиц и предпринимателей за №190255831 решением Минского городского исполнительного комитета от 20.07.2006 № 1465, с изменениями и дополнениями зарегистрированными решением Минского городского исполнительного комитета от 27.07.2006 №1519 (ПРИЛОЖЕНИЕ 2)

Форма собственности предприятия - государственная. УП "Минскзенстрой в своей деятельности подчиняется Минскому городскому исполнительному комитету, руководствуется законодательством Республики Беларусь и уставом предприятия зарегестрированном в Минском городском исполнительном комитете от 03.02.2011 года.

Предприятие обладает статусом юридического лица по законодательству Республики Беларусь, является коммерческой организацией, имеет в хозяйственном ведении обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный, валютный и иные счета в учреждениях банков, печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, штампы, товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке, свой фирменный бланк и иные реквизиты.

Учреждение имеет право от своего имени заключать договоры, приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Предприятие является учредителем дочерних предприятий и имеет право в установленном законодательством порядке с согласия Минского городского исполнительного комитета создавать (реорганизовать, ликвидировать) дочерние коммунальные унитарные предприятия, открывать (ликвидировать) филиалы и представительства, выступать учредителями, участниками, членами хозяйственных обществ (товариществ), и иных юридических лиц.

1. 3 Должностная инструкция документоведа предприятия

Согласно устава УП "Минскзеленстрой" специалист документовед относится к административно-хозяйственному отделу и имеет непосредственное подчинение начальнику административно-хозяйственного отдела. Контроль за работой административно-хозяйственного отдела возлагается на заместителя генерального директора. На предприятии в административно- хозяйственном отделе находится должностная инструкция документоведа (ПРИЛОЖЕНИЕ 3).

В должностной инструкции документоведа УП "Минскзеленстрой" прописаны функции, должностные обязанности, права и меры ответственности за определенные виды деятельности на предприятии.

Документовед относится к категории специалистов. На должность назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Документовед должен знать:

Политику в области качества УП "Минскзеленстрой".

Постановления, распоряжения, приказы вышестоящих организаций.

Стандарты серии СТБ ИСО 9001.

Руководящие и методические документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления.

Стандарты предприятия.

Основы трудового законодательства Республики Беларусь.

Правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности и документов СУОТ (система управления охраной труда).

Должен знать нормативные правовые акты, другие руководящие и методические документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления.

Порядок планирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники службы документационного обеспечения управления.

Порядок оформления, классификацию, хранение, экспертизу ценности документов, организацию архивного дела.

Положение об информационной безопасности.

Инструкцию о порядке пользования компьютерной информационной сетью предприятия.

Положение о порядке применения и функционирования средств защиты доступа к информационным ресурсам.

Знать и соблюдать требования Директивы Президента Республики Беларусь от 14.06.2007 №3 "Экономия и бережливость- главные факторы экономической безопасности государства".

Документовед назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

Документовед осуществляет свою работу на основе:

1. Законодательных и нормативных правовых актов (инструкция по делопроизводству утвержденная генеральным директором, основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь).

Устава предприятия.

2. Документов системы менеджмента качества.

3. Приказов, распоряжений предприятия.

4. Правил внутреннего трудового распорядка.

5. Документовед подчиняется начальнику АХО.

В случае временного отсутствия документоведа (отпуск, болезнь и пр.) исполнение его обязанностей возлагается на работника отдела назначаемого в установленном порядке.

Функциональные обязанности документоведа.

Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль, за состоянием делопроизводства. Подготовка предложений по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников, службы документационного обеспечения управления. Разработка унифицированной системы документации и табелей документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организация и внедрение систем ведения документации. Принятие мер по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. . Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

2. Работа с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой"

2.1 Общая характеристика отдела по работе с обращениями граждан УП "Минскзеленстрой"

Согласно устава УП "Минскзеленстрой" и законадательства Республики Беларусь в целях реализации Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 года № 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" ответственность за делопроизводство в УП "Минскзеленстой" по обращениям граждан лежит на административно-хозяйственном отделе (ПРИЛОЖЕНИЕ 4).

На предприятии имеется положение об административно-хозяйственном отделе (ПРИЛОЖЕНИЕ 5). Административно-хозяйственный отдел (АХО) является самостоятельным структурным подразделением организации. Отдел непосредственно подчиняется руководителю организации, заместителю генерального директора по идеологии.

Отдел в своей деятельности руководствуется:

· Уставом организации;

· Нормативно правовыми актами;

· Приказами и распоряжениями руководителя организации.

· Правилами внутреннего трудового распорядка;

· Положением об административно-хозяйственном отделе.

Основными задачами отдела являются:

Осуществление контроля за соблюдением делопроизводства на предприятии. Осуществление консультативно- методической помощи отделам и структурам подразделения и организациям при формировании дел и документов для последующей передачи их на хранение в архив организации. Обеспечение хозяйственного, материально-технического и социально-бытового обслуживания организации, и ее структурных подразделений. Контроль за рациональным и экономным расходованием материалов и средств, выделяемых для хозяйственно-бытовых целей.

Административно-хозяйственный отдел в сфере организации общего делопроизводства - обеспечивает ведение делопроизводства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4;

В сфере организация работы с обращениями граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц;

Обеспечивает ведение делопроизводства по обращениям граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц в соответствии с законодательством;

Осуществляет контроль соблюдения сроков рассмотрения письменных и устных обращений, организует прием граждан, а также информирование населения посредством Интернет-сайта и информационных стендов о данном направлении деятельности службы;

Осуществляет анализ обращений, поступивших в службу, состояние работы с обращениями в целях выявления положительных и негативных тенденций в работе, наведению должного порядка в работе с населением;

Рассматривает в соответствии с действующим законодательством письменные и устные обращения граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, переданные на рассмотрение в отдел начальником службы;

2.2 Основные положения работы отдела с обращениями граждан УП "Минскзеленстрой". Документы регламентирующие деятельность отдела по работе с обращениями граждан

Согласно законодательства Республики Беларусь, и устава УП "Минскзеленстрой" - заявления граждан о выдаче им архивных справок о трудовом стаже, размере заработной платы и др. относятся к группе документов, получившей обобщенное название обращения граждан.

Обращения граждан, направляемые на предприятие рассматриваются как важное средство реализации и охраны прав личности. Они являются источником информации обо всех сторонах жизни общества и человека в нем. В совокупности с другими документами обращения граждан раскрывают определенные закономерности социального развития.

Ведение делопроизводства по обращениям граждан в УП "Минскзеленстрой" ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на начальника административно-хозяйственного отдела (ПРИЛОЖЕНИЕ 6); в подведомственных организациях - на соответствующие службы (отделы) или лица, назначенные ответственными за ведение делопроизводства и контроль за ходом рассмотрения обращений граждан.

При работе с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой" существует инструкция - "О порядке рассмотрения обращений граждан и организации приема граждан в УП "Минскзеленстрой", в организациях, подчиненных и входящих в его систему" (ПРИЛОЖЕНИЕ 7). Действуют особые правила, регулирующие вопросы их исполнения, регистрации, формирования в дела, хранения и т.д. Законодательство требует строгого соблюдения установленного порядка и сроков исполнения обращений граждан.

Основные законодательные акты, которыми руководствуется УП "Минскзеленстрой" при рассмотрении обращений граждан:

Документы регламентирующие деятельность отдела по работе с обращениями граждан:

1. Основополагающим документом является "Закон Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. № 407XIII "Об обращениях граждан", в котором установлен порядок обращения граждан с предложениями, заявлениями и жалобами к должностным лицам организаций, а также порядок их рассмотрения.

С 22 января 2012 года вступил в силу новый Закон РБ от 18.07.2011 №300-З "Об обращениях граждан и юридических лиц", который:

Закрепляет правовые гарантии как традиционных, так и новых форм обращения в государственные органы, иные организации;

Регулирует правоотношения в сфере рассмотрения обращения не только граждан, но и иных лиц.

2. Закон Республики Беларусь от 01.11.2004 №340-3 "О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь по вопросам рассмотрения обращений граждан".

3. Декрет Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 № 2 (ред. от 02.04.2007) "О совершенствовании работы с населением".

4. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 (ред. от 28.08.2006) "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь".

5. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2005 № 544 (ред. от 02.08.2006) "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан".

В положении определяются основные принципы организации делопроизводства по обращениям граждан в организации. Этим же постановлением Министерству образования и науки Республики Беларусь было поручено по согласованию с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь разработать и утвердить методические рекомендации по ведению делопроизводства по обращениям граждан. законодательный инструкция документовед должностной

6. " Методические рекомендации о порядке ведения делопроизводства в государственных органах, органах общественных объединений, учреждениях, организациях, на предприятиях по обращениям граждан утверждены приказом Министерства образования и науки Республики Беларусь" Анализ методических рекомендаций показал, что в них включены статьи Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан, детализировано и уточнено содержание делопроизводственных процедур. Методическими рекомендациями установлена специальная форма регистрационноконтрольной карточки (ПРИЛОЖЕНИЕ 8) для регистрации обращений граждан, сформулированы требования по ее заполнению.

7. Директива Президента Республики Беларусь от 27.12.2006 № 2 "О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата".

8. Указ Президента Республики Беларусь от 15.10.2007 № 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц".

9. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 17.01.2007 № 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях".

10. Постановление Совета Министров Республики Беларусь "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" от 26 мая 2005 г. № 544, изданное в развитие Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и Декрета № 2;

Согласно инструкции УП "Минскзеленстрой" Все поступившие письменные обращения граждан регистрируются в день их поступления в административно-хозяйственном отделе в УП "Минскзеленстрой", в подведомственных организациях - соответствующими службами. В правом нижнем углу первой страницы обращения, или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации и регистрационный индекс (ПРИЛОЖЕНИЕ 9) Регистрационный индекс обращениям граждан присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в государственных органах, иных организациях. Обращения граждан передаются на рассмотрение руководству в день их поступления и регистрации.

Обращения, поступившие в УП "Минскзеленстрой", предварительно рассматриваются начальником административно - хозяйственного отдела, который направляет их для дальнейшего рассмотрения руководителю предприятия, заместителями руководителя предприятия согласно утвержденным должностным обязанностям или переадресовывает для реагирования и принятия решений в подведомственные организации по принадлежности поднимаемых вопросов.

Отправку обращений, направляемых УП "Минскзеленстрой" на рассмотрение и исполнение в подведомственные организации, осуществляет административно - хозяйственный отдел. О переадресации обращения в обязательном порядке сообщается заявителю.

Запрещается направлять обращения граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

В случаях, когда в обращении наряду с вопросами, относящимися к компетенции УП "Минскзеленстрой", подведомственных организаций, излагаются вопросы, подлежащие разрешению в других органах государственного управления, не позднее пятидневного срока в соответствующий орган направляется копия обращения, о чем извещается заявитель. После окончания проверки изложенных в обращении фактов и исполнения принятого решения обращение вместе с перепиской возвращается в административно - хозяйственный отдел с резолюцией: "В дело", датой и подписью руководителя, должностного лица, принявшего это решение. Переписка по обращениям граждан учитывается и хранится в административно - хозяйственном отделе, соответствующей службе подведомственной организации отдельно от других документов. Обращения граждан, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса, то есть документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность оформления документов в деле. Запрещается формирование и хранение дел у исполнителей после окончания производства по ним.

Должностные лица УП "Минскзеленстрой", подведомственных организаций, которым поручено рассмотрение обращений, обязаны:

разобраться в причинах поступления обращения;

для решения вопросов, не входящих в компетенцию УП "Минскзеленстрой", подведомственных организаций, направлять данные обращения по принадлежности;

организовывать проверки изложенных в письмах обстоятельств на местах, в отдельных случаях истребовать необходимые документы;

в пределах установленных сроков разрешать обращения граждан, принимать по ним законные и обоснованные решения и обеспечивать контроль своевременного исполнения этих решений;

отказаться от направленных ими письменных обращений до принятия по ним решений государственными органами, иными организациями (должностными лицами), направив соответствующее письменное заявление в государственные органы, иные организации (должностным лицам).

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после полного разрешения вопроса, если все поставленные в нем вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и дан ответ в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Ответы заявителю дают руководители или другие уполномоченные на то должностные лица с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения.

Согласно ст.15 Закона Республики Беларусь " Об обращениях граждан" (в редакции Закона Республики Беларусь от 01.11.2004), должностные лица государственных органов, иных организаций при рассмотрении обращений обязаны письменно информировать граждан о решениях, принятых по результатам рассмотрения письменных обращений, аргументировав их принятие, а также разъяснить порядок обжалования решений, принятых по обращениям (ПРИЛОЖЕНИЕ 10).

Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан в УП "Минскзеленстрой", подведомственных организациях возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по ним. Обращение граждан систематически анализируется административно - хозяйственным отделом, обобщаются с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы организации.

Результаты анализа и работы с обращениями граждан не менее двух раз в год рассматриваются на производственных совещаниях. Сведения об обращениях граждан представляются подведомственными организациями, входящими в систему УП "Минскзеленстрой", в соответствии с формами ведомственной отчетности.

На предприятии имеется книга замечаний и предложений - ведется в соответствии с Положением о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. № 285

(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г.,№52,5\15728), и предъявляется по первому требованию гражданина. Для ведения и хранения книги определяется место доступное для населения, и уполномоченное лицо, ответственное за ведение и хранение книги. Сведения о месте нахождения книги размещается на информационном стенде. В книгу вносятся замечания и предложения о деятельности непосредственно той организации, в которую обращается гражданин. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности данной организации, жалобы и заявления, для которых предусмотрен иной порядок направления и рассмотрения. Замечания и предложения, изложенные в книге, рассматриваются в течение 15 дней. При необходимости проведения специальной проверки, получения дополнительной информации срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на 15 дней с одновременным уведомлением об этом гражданина.

В случае отказа в удовлетворении замечания (предложения) гражданин об этом письменно информируется с указанием причины отказа. Замечания и предложения, занесенные в книгу, анализируются, результаты ежемесячно рассматриваются на производственных совещаниях, технико-экономических советах.

2. 3 Статистика результатов работы отдела по работе с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой" за 2011 год

За 12 месяцев 2011 года в УП "Минскзеленстрой" поступило 72 обращения (за анологичный период 2010 года постурило 63 обращения) граждан, рассмотрено 65 обращений, 7 обращений на основании пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15.10.2007 №498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" были перенаправлены на рассмотрение по существу в соответствии с компитенцией.

Таблица 1

Из поступивших обращений 44 обращения из вышестоящих органов, а именно: Мингорисполкома, административных районов г.Минска - относящихся к деятельности предприятия, в частности о благоустройстве пешеходной дорожки, о санитарном состоянии территории, уборка зон отдыха (лесов), об обрезке деревьев, о трудоустройстве, установка аттракционов, о запрете курения в парках отдыха, освещения в лесопарковой зоне, оплата труда, о танцплощадке в парке имени Челюскенцев.

Как видно из описания поступивших обращений 70% обращений относится к благоустройству города. Проведя анализ предыдущих лет следует отметить, что указанная группа вопросов сохраняет свое лидерство, потому что в большинстве случаев для решения вопросов, поставленных в обращениях граждан, необходимы финансовые затраты, что ведет к более длительному периоду для решения этой группы вопросов.

Поэтому не всегда в полном объеме сиюминутно могут быть решены вопросы улучшения жилищных условий, ремонта жилищных помещений.

Все обращения граждан рассматриваются в установленные законодательством сроки

В ответы заявителям дали исчерпывающие ответы и принялись меры по недопущению повторных обращений.

Назначены в установленном порядке ответственные лица за работу с обращениями граждан.

Все повторные обращения были рассмотрены, заявителем направлены ответы в установленные законодательством сроки.

Увеличение количества повторных обращений указывает на факты отсутствия со стороны должностных лиц должного внимания к проблемам заявителя, формального подхода к рассмотрению их обращений.

Увеличение количества повторных обращений (в 2010 году 4 обращения) указывает на факты отсутствия со стороны должностных лиц должного внимания к проблемам заявителя, формального подхода к рассмотрению их обращений.

Одной из причин поступления повторных обращений граждан является отсутствие взаимопонимания с заявителями при первичных обращениях, неумением нормальным,доходчивым языком объяснить причину продолжительного выполнения каких-либо работ. Что в свою очередь вынуждает граждан, ввиду недопонимания, обращаться повторно.

В УП "Минскзеленстрой" за 2011 год не было случаев нарушения порядка рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, к дисциплинарной ответственности никто не привлекался.

В установленном порядке ведется прием по личным вопросам генеральным директором.

Проводятся выездные приемы граждан руководством в трудовых коллективах, дочерних предприятий, филиалов.

В связи со вступлением в силу Закона "Об обращениях граждан и юридических лиц" планируется в феврале месяце 2012 года провести семинар с ответственными специалистами по работе с обращениями граждан.

Заключение

За период прохождения прохождения производственной практике в УП "Минскзеленстрой" с 02.01 по 29.01.2012 года была изучена специфика работы с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой".

Были выполнены следующие задачи:

1. ознакомилась со структурой организации, основными подразделениями, и уставом УП "Минскзеленстрой"

2. изучила и проанализировала действующие нормативно-правовые и законодательные документы, регламентирующие работу УП "Минскзеленстрой";

3. ознакомилась со спецификой работы и основными документами, документовода предприятия.;

4. ознакомиться с содержанием конкретных делопроизводственных работ непосредственно на рабочем месте документовода УП "Минскзеленстрой";

5. закрепила и углубила теоретические знания, умения и навыки, полученные во время обучения по тематике "Обращения граждан в Республике Беларусь" и применила их на практике по работе с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой" ;

6. Подобрала и проанализировала информацию, относящуюся к теме его дипломного исследования "Организация работы с обращениями граждан в УП "Минскзеленстрой" и собрала необходимый эмпирический материал;

Все свои проделанные виды работы зафиксирова в дневнике и изложила в отчете о прохождении практики.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Нормативно-правовое обеспечение работы с обращениями граждан. Контроль за рассмотрением обращения граждан. Проблемы, связанные с работой жилищно-коммунальных служб. Отдел по работе с обращениями граждан Законодательного Собрания Челябинской области.

курсовая работа , добавлен 20.04.2012


Право граждан на обращение в государственные органы. Формы работы с обращениями граждан, их эффективность. Особенности организации работы с обращениями граждан в Гомельском областном исполнительном комитете. Выявление недостатков, разработка рекомендаций.

курсовая работа , добавлен 19.01.2016


Государственная политика в сфере работы с обращениями граждан в Российской Федерации. Правовая основа работы с обращениями граждан в органы государственной власти. Организация личного приема. Поступление и регистрация письменного обращения граждан.

дипломная работа , добавлен 28.06.2012


Законодательные и нормативно-правовые основы работы с обращениями граждан в органах местного самоуправления. Анализ деятельности Администрации г. Челябинска по работе с обращениями граждан, выявление проблем и разработка рекомендаций по их решению.

курсовая работа , добавлен 02.09.2012


Организация работы с обращениями граждан в Межмуниципальный отдел МВД России "Троицкий". Организационно-штатная структура. Порядок принятия и регистрации обращений граждан, основные пути совершенствования работы с ними в органах внутренних дел.

дипломная работа , добавлен 28.05.2016


Нормативно-правовые основы и административные процедуры при работе с обращениями граждан в органах местного самоуправления. Организация работы с обращениями граждан: динамика количества, тематика обращения и социально-профессиональный состав заявителей.

курсовая работа , добавлен 19.04.2012


Нормативные акты, регламентирующие порядок работы с письменными обращениями граждан. Личный прием граждан. Анализ рассмотрения обращений граждан, поступивших на имя Президента и в адрес Администрации Президента Республики Башкортостан за 2008 г.

контрольная работа , добавлен 15.11.2010


История становления института обращений граждан в Республике Беларусь. Анализ нормативных актов, регламентирующих вопросы работы с обращениями граждан. Организация делопроизводства с обращениями граждан, порядок их рассмотрения. Личный прием граждан.

курсовая работа , добавлен 12.12.2011


Изучение нормативно-правовой базы по работе с обращениями граждан в органах местного самоуправления. Анализ практики Администрации Калининского района г. Челябинска по работе с обращениями граждан, разработка ряда мероприятий по ее совершенствованию.

дипломная работа , добавлен 01.09.2012


Нормативные акты, регулирующие работу с обращениями граждан в Таможенные органы Российской Федерации. Порядок их регистрации, рассмотрения, исполнения, контроль за соблюдением последовательности действий. Процедуры ответа на письменные и устные обращения.

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОТДЕЛЕ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ И УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ВОПРОСАМ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

УТРАТИЛ СИЛУ:

Указ Губернатора Ивановской области от 13.11.2008 N 132-УГ ; НГР RU37000200800461

Постановляю:

Утвердить Положение об отделе по работе с обращениями граждан и Порядок организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации Ивановской области и ведения делопроизводства по вопросам работы с обращениями граждан (приложения 1 и 2).

Глава администрации

Ивановской области

В.ТИХОМИРОВ

Приложение 1. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДА

Приложение 1

к постановлению

Главы администрации

Ивановской области

от 25.05.1998 N 385

1. Общие положения

1.1. Отдел по работе с обращениями граждан (далее именуется - отдел) является структурным подразделением аппарата администрации Ивановской области.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется , федеральными законами, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Главы администрации Ивановской области, Уставом Ивановской области , Положением об аппарате администрации Ивановской области, а также настоящим Положением.

2. Задачи и функции отдела

2.1. В целях обеспечения рассмотрения обращений граждан отдел выполняет следующие функции:

2.1.1. Организует прием граждан руководителями администрации области и руководителями областных организаций в администрации Ивановской области.

2.1.2. Обеспечивает централизованный учет обращений граждан.

2.1.3. Направляет обращения граждан в соответствующие отделы, управления и комитеты администрации области, администрации городов и районов, на предприятия, в учреждения и организации для рассмотрения.

2.1.4. Создает на основе обращений граждан информационный фонд и обеспечивает подразделения администрации области сведениями, находящимися в компетенции отдела.

2.1.5. Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан в отделах, управлениях и комитетах администрации области, в администрациях городов и районов, на предприятиях, в учреждениях и организациях и исполнением поручений по обращениям граждан.

2.1.6. Извещает граждан о результатах рассмотрения обращений в отделе.

2.2. В целях информационно-аналитического и методического обеспечения деятельности аппарата администрации области по рассмотрению обращений граждан отдел осуществляет:

2.2.1. Анализ и обобщение вопросов, которые ставят заявители в письмах и на личном приеме.

2.2.2. Оперативное и периодическое информирование руководителей аппарата области о количестве и характере обращений граждан.

2.2.3. Подготовку предложений об устранении причин, порождающих обоснованные жалобы, на основе анализа и обобщения обращений граждан.

2.2.4. Изучение и обобщение опыта работы районных и городских администраций.

2.2.5.Изучение опыта работы соответствующих отделов в других субъектах Российской Федерации.

3. Права и ответственность специалистов отдела

3.1. Работники отдела имеют право:

3.1.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и сведения от отделов, управлений и комитетов администрации области, администраций городов и районов, а также учреждений, организаций и должностных лиц.

3.1.2. Использовать государственные системы связи и коммуникации.

Взаимодействовать в установленном порядке с аппаратами Законодательного Собрания, представителя Президента РФ по Ивановской области, областного и районных судов, арбитражного суда, областной прокуратуры, а также с местными органами исполнительной власти.

3.1.4. Проводить проверку правильности и своевременности рассмотрения обращений граждан в отделах, управлениях и комитетах администрации области, администраций городов и районов, а также в учреждениях, организациях и на предприятиях области, доводить итоги проверки до руководителей аппарата администрации области для принятия соответствующих мер.

3.1.5. Участвовать и привлекать в установленном порядке специалистов аппарата администрации к подготовке проектов документов по поручению руководства.

3.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

3.1.7. Вносить руководству предложения о применении дисциплинарных мер в случаях нарушений подразделениями, отделами и должностными лицами администрации области установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, организации приема граждан.

3.1.8. Участвовать в обсуждении руководством аппарата администрации области вопросов, касающихся состояния работы с устными и письменными обращениями граждан, в организации исполнения принятых решений, а также совершенствовании форм и методов работы отдела.

Информационное, документационное, правовое, материально-техническое и транспортное обеспечение деятельности отдела, а также социально-бытовое обслуживание его работников осуществляют соответствующие подразделения администрации Ивановской области.

3.2. Отдел несет ответственность за:

3.2.1. Обеспечение установленного порядка и сроков работы с обращениями граждан в аппарате администрации области.

3.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда в отделе.

4. Руководство отделом

4.1. Оперативное руководство отделом осуществляет заместитель руководителя аппарата администрации, начальник управления делопроизводства и контроля.

4.2. Начальник отдела по работе с обращениями граждан назначается на должность и освобождается от должности Главой администрации области по представлению заместителя руководителя аппарата администрации, начальника управления делопроизводства и контроля, в установленном порядке.

4.3. Начальник отдела выполняет следующие функции по организации работ в отделе:

4.3.1. Руководит деятельностью отдела, обеспечивая решение задач, возложенных на него и подчиненных ему специалистов.

4.3.2. Представляет структуру и штатное расписание отдела для утверждения заместителю руководителя аппарата администрации области, начальнику управления делопроизводства и контроля.

4.3.3. Вносит предложения о поощрении работников отдела и применении к ним мер дисциплинарного воздействия заместителю руководителя аппарата администрации области, начальнику управления делопроизводства и контроля.

4.3.4. Распределяет обязанности между сотрудниками отдела, разрабатывает или участвует в разработке их должностных инструкций и положения об отделе.

4.3.5. Подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции.

Приложение 2. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ И УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ВОПРОСАМ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

Приложение 2

к постановлению

Главы администрации

Ивановской области

от 25.05.1998 N 385

1. Общие положения

1.1. Отдел по работе с обращениями граждан является структурным подразделением аппарата администрации Ивановской области и действует в соответствии с Положением об отделе, утвержденным постановлением Главы администрации области.

Специалисты отдела выполняют работу, связанную с централизованным учетом и организацией рассмотрения письменных и устных обращений граждан, поступающих на имя Главы администрации области, осуществляют анализ вопросов, поднимаемых гражданами, информируют о сложившейся ситуации руководство, выявляют причины появления жалоб и предлагают меры по их устранению.

Вопросы, поднимаемые в обращениях граждан, решаются в тесном взаимодействии со структурными подразделениями администрации области.

1.2. Обращения граждан поступают в виде писем и телеграмм, а также в устной форме. В них авторами высказываются предложения, заявления, жалобы.

Предложения - обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, на совершенствование правовой основы государственной и общественной жизни, на решение вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер деятельности государства и общества.

Заявления - обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан.

Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцами частных предприятий, должностными лицами и общественными организациями.

Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации , действующим законодательством. Организация работы по обращениям граждан в аппарате администрации области регламентируется настоящим Порядком.

2. Регистрация и рассмотрение обращений

2.1. Письменные и устные предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан аппарата администрации области в день их поступления.

2.2. Обращения рассматриваются сотрудниками отдела в соответствии с их служебными обязанностями. Специалисты отдела сверяют указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество автора, адрес (уточняя его при необходимости), затем заводят на письмо (телеграмму) учетно-регистрационную карточку и вводят информацию в ПЭВМ.

2.3. Учетно-регистрационная карточка заполняется машинописно (2 экземпляра), все отметки делаются точно, не допуская двойных толкований.

В учетной карточке:

Указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже), адрес, место работы, социальное положение и льготный состав (может заполняться после рассмотрения письма). При получении коллективного письма после указания одной-трех фамилий делается запись "коллективное", ссылка на социальное положение и льготный состав заявителей не делается;

Указываются дата поступления письма в администрацию и регистрационный индекс обращения при проставлении регистрационного штампа. Индекс письменного обращения состоит из индекса отдела и порядкового номера обращения (2/10, 2/11 и т. д.). Индекс, присвоенный письменному обращению, проставляется на всех документах переписки по данному вопросу;

Определяется и отмечается вид обращения: предложение, заявление, жалоба. Если отмечается "заявление", то указывается его оценочное значение (просьба, поздравление и др.);

Если поступило несколько писем одного и того же содержания от одного и того же автора, то в учетно-регистрационной карточке фиксируются дата поступления и регистрационный индекс предыдущего обращения заявителя по данному вопросу;

В графе "Организация, переславшая письмо, дата и индекс" указываются название организации, рассмотревшей и переславшей обращение в администрацию области, дата поступления письма в организацию и ее регистрационный номер;

Составляется аннотация на письмо. Она должна быть четкой, краткой, отражать содержание предложения, заявления или жалобы. При этом излагается существо обращения, указываются все вопросы, изложенные заявителем, проставляется шифр темы в соответствии с утвержденным классификатором тем обращений. Количество шифров тем на карточке должно соответствовать количеству затронутых в письме вопросов. Вопросы и соответствующие им шифры располагаются в порядке убывания их значимости;

Указываются фамилия и инициалы ответственного исполнителя - должностного лица, курирующего решение вопросов обращения (Главы администрации, заместителей Главы, руководителя аппарата администрации, начальника управления контроля и делопроизводства);

В виде проекта резолюции фиксируется предложение по исполнению полученного обращения и наименование организации -исполнителя или ФИО конкретного должностного лица с соблюдением юридических требований к написанию наименований государственных органов, учреждений и организаций, в которые направляется обращение;

Делаются соответствующие отметки, свидетельствующие о направлении письма на рассмотрение с контролем или без него. При проставлении отметки о контроле указывается дата возвращения письма в отдел по работе с обращениями граждан;

После выполнения решения, принятого по обращению заявителя, в учетно-регистрационной карточке указывается, когда, кем и какой ответ дан заявителю.

Один экземпляр карточки с письмом передается руководству и затем хранится вместе с перепиской по данному вопросу; второй экземпляр помещается в контрольную картотеку отдела; по окончании работы с обращением карточка помещается в общую картотеку.

2.4. Специалисты:

Проверяют письма, поступившие из канцелярии, на повторность;

Вводят данные заявителей в форме учетно-регистрационных карточек в базу данных ИПС "Бюро по обращениям граждан";

Наносят регистрационный номер на учетную карточку;

Распечатывают необходимые документационные формы и подбирают сопроводительные материалы;

Вносят предложения руководству аппарата администрации области о направлении обращений граждан в соответствующие подразделения администрации области, администрации городов и районов, на предприятия, в организации и учреждения;

Составляют справки о результатах работы по конкретным обращениям заявителей. В справке указывают следующие реквизиты: регистрационный номер обращения, дату поступления в администрацию области, фамилию и инициалы заявителя, краткое содержание обращения, результаты рассмотрения обращения по всем затронутым в нем вопросам, причины, вызвавшие жалобу, и принятые меры, а также ссылка на метод работы с обращением (рассмотрение с выездом на место), дата исполнения поручений по обращению, должность, фамилия и инициалы исполнителя, характер ответа, данного заявителю. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. При отклонении рассмотрения обращения указываются причины отклонения. При работе с письмами граждан в аппарате администрации области справка о результатах рассмотрения обращения подписывается руководителем структурного подразделения аппарата администрации и визируется исполнителем. При рассмотрении обращений в отделах или управлениях администрации области, администрациях городов и районов справка подписывается руководителем отдела, начальником управления, главой районной или городской администрации. При их отсутствии справку подписывает лицо, исполняющее обязанности руководителя;

Проводят отбор предложений, заявлений и жалоб граждан по территориям и отдельным темам для подготовки обзоров почты, аналитических справок и информации. С этой целью корреспонденция, с которой работает отдел по работе с обращениями граждан, систематизируется в дела;

Проверяют правильность оформления документов и представляют их Главе администрации или заместителям Главы, руководителю аппарата, начальнику управления делопроизводства и контроля (должностному лицу, которое при поступлении обращения давало поручение по исполнению). При наличии недостатков или нарушений в работе по рассмотрению обращений граждан начальник отдела докладывает об этом руководству администрации области.

2.5. Окончательное решение по результатам рассмотрения обращений граждан принимают Глава администрации, заместители Главы, руководитель аппарата администрации, начальник управления делопроизводства и контроля.

Письменные контрольные обращения граждан, поступившие из Администрации Президента РФ, Правительства РФ, министерств, ведомств и от депутатов, рассматриваются в отделах аппарата администрации должностными лицами, в компетенции которых находится решение поставленных вопросов.

3. Работа с отдельными видами обращений

3.1. Повторные письма. Повторными письмами считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с решением, принятым по обращению.

При поступлении повторных предложений, заявлений и жалоб граждан на них заводятся новые карточки регистрации и присваивается новый регистрационный индекс. При этом в соответствующей графе карточки указывается регистрационный индекс предыдущего обращения. На карточках, заведенных ранее по первому обращению, ставится отметка о поступлении повторного обращения. Кроме того, осуществляется подбор документов, имеющихся по письмам заявителя по аналогичному вопросу. При необходимости повторные письма ставятся на контроль.

3.2. Письма, вернувшиеся в отдел по работе с обращениями граждан как ошибочно направленные, передаются руководству отдела, которое изымает подписанные ответственным исполнителем сопроводительные письма и вносит соответствующие записи, в регистрационную карточку. Далее работа с возвращенными письмами ведется в установленном порядке. При этом обращения направляются на исполнение с тем же регистрационным номером и с датой нового направления.

3.3. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам обращений направляется информация о порядке проведения приема в отделе по работе с обращениями граждан аппарата администрации области, после чего просьбы о личном приеме оформляются и подшиваются в дело как исполненные.

3.4. Письма, бессмысленные по содержанию, если они не имеют личных просьб, и письма некорректные по тону направляются ответственным исполнителем в архив отдела. При этом в учетнорегистрационной карточке в графе "Направлено" и на обращении ставится отметка "В архив". Аннотация такого письма в карточке регистрации должна содержать обоснование принятого решения.

3.5. Анонимные обращения. Письменные обращения граждан, в которых фамилии не указаны или написаны неразборчиво и которые не содержат данных о месте жительства заявителя либо о месте его работы или учебы, признаются анонимными. В учетной карточке в графе "ФИО" делается запись "Анонимное", в графе "Адрес" указывается город или район по почтовому штампу. В случае, когда в обращении имеется неразборчивая подпись, делается пометка "Подпись неразборчива".

4. Сроки рассмотрения писем в отделе по работе с обращениями граждан, уведомление авторов о направлении их обращений на исполнение

4.1. Обращения граждан должны рассматриваться в отделе по работе с обращениями граждан администрации области и направляться должностным лицам и в организации, компетентные в принятии решения по обращению, не позднее, чем в пятидневный срок со дня поступления в отдел. Исключением могут являться только обращения, содержание которых требует дополнительной работы по внесению предложений, о чем дается соответствующее обоснование в регистрационной карточке. При необходимости сотрудниками отдела направляется ответ заявителю о состоянии работы по обращению.

4.2. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в администрацию области, рассматриваются в срок не более тридцати дней со дня их поступления. Обращения граждан, не требующие дополнительной проверки, рассматриваются в срок до пятнадцати дней. При необходимости специальной проверки для разрешения заявления или жалобы, получения дополнительных материалов и сведений, проведения мероприятий по рассмотрению вопроса, срок работы с обращением может быть продлен до одного месяца, с сообщением об этом заявителю.

4.3. Для продления срока работы с обращением исполнитель за 4 - 5 дней до окончания установленного срока в письменной форме излагает просьбу на имя Главы администрации, заместителя Главы администрации, руководителя аппарата или начальника управления делопроизводства и контроля, содержащую обоснование причин продления срока рассмотрения обращения. При поступлении обращений граждан через вышестоящую организацию просьбу о продлении срока работы направляют в организацию, переславшую обращение, с подписью Главы администрации области или заместителя Главы администрации.

4.4. Письма военнослужащих срочной службы и членов их семей рассматриваются не позднее семи дней со дня их поступления. Продление срока их рассмотрения производится в соответствии с установленным порядком, но не более чем на пятнадцать дней.

4.5. Письма граждан, направляемые администрацией области для рассмотрения в другие организации, подлежат возврату одновременно с ответом о результатах их разрешения.

4.6. Все авторы обращений должны извещаться в письменной или устной форме о том, куда направлены для рассмотрения присланные письма и телеграммы. Если заявителю извещение не посылается, то в аннотации к обращению указываются причины этого и делается соответствующая отметка в регистрационной карточке.

Вместо письменного уведомления во всех случаях, когда это возможно и целесообразно, автор обращения извещается по телефону или на личном приеме. Об уведомлениях, переданных авторам писем по телефону или на личном приеме, специалисты делают запись на оборотной стороне учетно-регистрационной карточки.

Письмо анонимное;

Отсутствует полный адрес заявителя;

Извещение уже направлено заявителю (при одновременном получении нескольких обращений одного и того же автора по одному и тому же вопросу).

5. Работа с обращениями, поставленными на контроль

5.1. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, а также обращения, поступившие из вышестоящих органов исполнительной власти, требующие возврата и предоставления письменных ответов об исполнении обращения, специалисты отдела по работе с обращениями граждан ставят на контроль.

На контрольном письме и его учетно-регистрационной карточке проставляется штамп "Контроль" и делается соответствующая отметка в базе данных ПЭВМ. Учетно-регистрационная карточка помещается в контрольную картотеку на период решения вопроса.

5.2. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан следят за выполнением решений, принятых по письмам граждан, докладывают руководству о состоянии дел и по поручению руководства принимают меры к своевременному выполнению намеченных мероприятий.

5.3. Исполнитель (работник аппарата, отдел, управление администрации области, администрация города или района и т. д.) обязан курировать решение вопроса до срока окончательного ответа заявителю, установленного в отделе по работе с обращениями граждан, с уведомлением специалистов отдела о ходе выполнения поручения.

5.4. После окончания работы с обращением, поставленным на контроль, ответ об исполнении предложения, заявления или жалобы передается ответственному лицу (Главе администрации, заместителю Главы, руководителю аппарата, начальнику управления делопроизводства и контроля), курирующему решение вопроса, для ознакомления. Должностное лицо анализирует ответ на контрольное письмо, обращая особое внимание на качество и полноту решения поставленных в обращении вопросах. На ответе ставятся надпись "Ознакомлен" и личная подпись ответственного лица.

5.5. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные (не окончательные) ответы, с контроля не снимаются. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

6. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях

6.1. Аналитическая работа в отделе по работе с обращениями граждан ведется под руководством начальника отдела и начальника управления делопроизводства и контроля.

6.2. Целью проведения анализа обращений граждан является изучение общественного мнения, выявление тенденций, типичности вопросов, затрагиваемых гражданами в обращениях, выработка выводов и предложений, направленных на устранение причин, порождающих жалобы населения или нарушение прав и интересов граждан, охраняемых законом, а также повышение эффективности функционирования исполнительных органов власти, совершенствование работы с письменными обращениями граждан и организации личного приема.

6.3. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан проводят по поручению начальника отдела ежеквартальный количественный учет и анализ характера обращений, подготавливают полугодовые и годовые отчеты - справки. Годовые отчеты по обращениям граждан в администрацию области должны быть представлены руководству администрации к 15 февраля следующего года, квартальные - к 20 числу месяца, следующего за отчетным периодом.

6.4. По мере необходимости составляются аналитические справки за более короткий период времени и по конкретным вопросам, затрагиваемым в обращениях граждан, а также по повторным и коллективным обращениям.

7. Информационно - справочная работа

Информационно-справочная работа в отделе по работе с обращениями граждан организуется с использованием автоматизированной поисковой системы на базе ПЭВМ.

Кроме того, ведутся картотеки: картотека заявителей и картотека, сформированная по дате поступления обращений в отдел.

Картотека заявителей состоит из алфавитных карточек, которые заводятся на каждого заявителя ежегодно. В алфавитных карточках отмечаются фамилия и инициалы заявителя, место жительства, индекс регистрации предыдущих писем.

Вторая картотека формируется из регистрационных карточек обращений граждан, расположенных в соответствии с последовательностью их поступления в администрацию, и разделена по годам.

Поступившие в отдел предложения, заявления и жалобы граждан проверяются на предмет повторности обращения за трехлетний период по картотеке заявителей. При повторности письма по картотеке обращений определяются реквизиты предыдущего обращения и результаты его рассмотрения.

8. Организация работы по приему граждан

8.1. Рассмотрение устных обращений граждан осуществляется при проведении личного приема посетителей в отделе по работе с обращениями граждан аппарата администрации области.

Прием проводят Глава администрации, заместители Главы, руководитель аппарата администрации и его заместители. Кроме того, к проведению приема граждан привлекаются руководители структурных подразделений администрации области.

Прием граждан проводится ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) с 10 до 13 часов и с 14 до 17-30 часов.

8.2. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан, по согласованию с руководством администрации, составляют график приема граждан в администрации области на следующий месяц, не позднее 25 числа каждого месяца. График приема граждан утверждается Главой администрации области и визируется начальником управления делопроизводства и контроля.

8.3. На каждого гражданина, обратившегося на личный прием, заводится регистрационная карточка, устанавливается кратность письменного и устного обращения заявителя в администрацию области. При повторных обращениях делается запрос обо всех имеющихся в отделе по работе с обращениями граждан материалах по этому заявителю. Подобранные документы передаются должностному лицу, ведущему личный прием.

8.4. Специалист отдела по работе с обращениями граждан должен присутствовать при проведении приема посетителей Главой или заместителями Главы администрации области.

Специалисты отдела следят за четкой организацией приема, при необходимости составляют письма организациям - исполнителям и представляют их на подпись руководителю, ведущему личный прием.

8.5. После проведения приема посетителей специалисты отдела по работе с обращениями граждан контролируют процесс исполнения принятых на приеме решений.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОТДЕЛЕ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ И УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ВОПРОСАМ РАБОТЫ С...

Введение

Управление делами администрации муниципального образования город Краснодар является функциональным органом администрации муниципального образования город Краснодар. Управление делами действует на основании Устава муниципального образования город Краснодар и «Положения об Управлении делами». Управление делами в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края, муниципальными правовыми актами. Управление делами обеспечивает реализацию полномочий главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы муниципального образования город Краснодар, осуществляя контроль за выполнением правовых актов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Краснодарского края, муниципальных правовых актов, находящихся на исполнении в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации. Управление имеет простые печати для документов, штампы и бланки установленного образца. Подчиняется заместителю главы муниципального образования город Краснодар, координирующему работу по организационным вопросам, вопросам по связям с общественностью, взаимодействия с правоохранительными органами, информационно-аналитического обеспечения, делам казачества и военнослужащих.

Краткая характеристика отдела по работе с обращениями граждан и организаций управления делами администрации МО г.Краснодар

Отдел по работе с обращениями граждан и организаций управления делами администрации муниципального образования город Краснодар является структурным подразделением управления делами администрации муниципального образования город Краснодар. Отдел действует на основании Устава муниципального образования город Краснодар, Положения об управлении делами администрации муниципального образования город Краснодар и Положения об отделе. В своей работе Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от № 59‑ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТами на организационно-распорядительную документацию, Законом Краснодарского края от 07.06.2004 № 717-КЗ «О местном самоуправлении в Краснодарском крае», Законом Краснодарского края от № 1270‑КЗ «О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Краснодарском крае», Законом Краснодарского края от 16.07.2010 № 2000-КЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Краснодарского края, органов местного самоуправления в Краснодарском крае», распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 11.07.2008 № 177-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар» (далее – Инструкция по делопроизводству), постановлением администрации муниципального образования город Краснодар от 10.02.2015 № 915 «О порядке рассмотрения обращений граждан в администрации муниципального образования город Краснодар» и методическими рекомендациями по организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации Краснодарского края, муниципальными правовыми актами, правилами внутреннего трудового распорядка, правилами охраны труда и техники безопасности. Деятельность работников отдела регламентируется соответствующими должностными инструкциями.

Для заверения документов отдела используется печать «Администрация муниципального образования Управление делами».

Отдел имеет бланки установленного образца с указанием своего наименования.

Основными задачами отдела являются:

1. Обеспечение централизованного учета обращений граждан и организаций.

2. Обеспечение своевременного рассмотрения обращений и запросов граждан, а также их направление для рассмотрения в отраслевые, функциональные и территориальные органы администрации муниципального образования город Краснодар (далее – администрация).

3. Обеспечение создания на основе обращений и запросов граждан

компьютерной базы данных и предоставление необходимых сведений отраслевым, функциональным и территориальным органам администрации.

4. Осуществление контроля за качественным, своевременным и полным рассмотрением отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации поручений по обращениям граждан.

5. Организация извещения граждан о результатах рассмотрения их письменных и устных обращений должностными лицами администрации.

6. Осуществление анализа и обобщения вопросов, указанных в письменных и устных обращениях граждан.

7. Осуществление оперативного и периодического информирования главы муниципального образования город Краснодар, заместителей главы муниципального образования город Краснодар (далее – заместители главы), руководителей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации о количестве и характере обращений граждан.

8. Обеспечение своевременного и четкого прохождения документов.

9. Проведение систематического анализа документооборота, разработка предложений по его совершенствованию.

10. Приём, регистрация, учёт, направление и доставка поступающей корреспонденции.

11. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу главе муниципального образования город Краснодар, заместителям главы поступающих документов.

12. Информационно-справочная работа по поступающей и отправляемой корреспонденции.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. Приём, регистрация, соответствующее оформление и своевременное направление исполнителям всех видов служебной корреспонденции, поступающей в адрес администрации.

2. Обработка и копирование служебных документов.

3. Обработка и ввод данных по всем поступающим в администрацию обращениям граждан в компьютерную программу «Приёмная по обращениям граждан».

4. Ведение электронного документооборота, регистрация электронных документов в комплексной программе «Делопроизводство и документооборот», учёт, отправка и хранение электронных документов, систематизация исполненных электронных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации.

5. Получение и регистрация получаемой корреспонденции на официальный электронный адрес, факс.

6. Контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации, оформлением документов, представляемых на подпись главе муниципального образования город Краснодар, заместителям главы.

7. Отправка исходящей корреспонденции, ведение реестра, составление отчетов об использовании конвертов.

8. Доставка корреспонденции отраслевым, функциональным и территориальным органам администрации, полученной электронной, заказной и ценной почтой, факсимильной связью.

9. Ежедневная доставка корреспонденции в администрацию Краснодарского края.

10. Информационно-справочная работа по вопросам, касающимся документооборота в администрации.

11. Проведение предварительного, первичного приёма граждан работниками отдела по работе с обращениями граждан и организаций, предоставление устных разъяснений и рекомендаций справочного характера в рамках своей компетенции, осуществление записи на приём к главе муниципального образования город Краснодар и заместителям главы.

12. Организация приёма граждан главой муниципального образования город Краснодар и заместителями главы.

13. Осуществление сбора, обработки и анализа информации, представляемых отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации города, о ходе выполнения поручений главы муниципального образования город Краснодар, заместителей главы, касающихся вопросов работы с обращениями граждан.

14. Сопровождение сходов граждан с участием главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы.

15. Обработка и ввод данных по обращениям граждан в компьютерную программу «Приёмная по обращениям граждан», поступивших в ходе проведения сходов граждан.

Структура администрации МО г.Краснодар. Структура управления делами АМОгК. Организация и основные направления работы отдела по работе с обращениями граждан и организаций управления делами АМОгК

Основными задачами управления делами являются:

1. Организация и осуществление мониторинга, анализа и иных конт-рольных мероприятий по вопросам организации делопроизводства, контроля, архивного дела, работы с обращениями граждан и организаций, фактического выполнения контрольных документов, поручений главы муниципального образования город Краснодар в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации, а также находящихся в ведении отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации муниципальных учреждений, проводимых в соответствии с утверждёнными планами или по поручению главы муниципального образования город Краснодар.

2. Формирование планов основных мероприятий администрации на неделю, месяц и полугодие, а также недельного плана основных мероприятий с участием главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, осуществление контроля за их выполнением.

3. Осуществление взаимодействия с администрацией Краснодарского края, городской Думой Краснодара, отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации, организациями независимо от их организационно-правовой формы в соответствии с возложенными на управление делами полномочиями.

4. Обеспечение единой системы делопроизводства и документооборо-та в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации, своевременное доведение принятых муниципальных правовых актов до исполнителей, совершенствование форм и методов работы с документами.

5. Обеспечение учёта, организация и осуществление контроля за рас-смотрением обращений граждан и организаций, поступающих в адрес главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы.

6. Организация личного приёма главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы.

7. Организация оказания содействия избирательным комиссиям в реализации их полномочий в период подготовки и проведения выборов и референдумов.

8. Организация и осуществление в установленном законодательством Российской Федерации порядке связей с иностранными государствами в интересах населения муниципального образования город Краснодар.

9. Осуществление бюджетного учёта финансово-хозяйственной дея-тельности администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

10. Обеспечение выполнения бюджетных смет расходов администра-ции, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

11. Осуществление систематического контроля за состоянием расчётов администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

12. Осуществление контроля за правильным расходованием денежных средств администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

13. Обеспечение результативности, адресности и целевого характера использования бюджетных средств в соответствии с утверждёнными ассигно-ваниями и лимитами бюджетных обязательств.

14. Формирование полной и достоверной информации о результатах финансово-хозяйственной деятельности администрации, отраслевых и функ-циональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

15. Обеспечение координации деятельности приёмных главы муници-пального образования город Краснодар и заместителей главы.

16. Организационно-техническое обеспечение деятельности главы му-ниципального образования город Краснодар и заместителей главы.

17. Организация архивного дела в муниципальном образовании город Краснодар.

18. Участие в осуществлении переданных в установленном порядке государственных полномочий в сфере защиты прав и законных интересов несовершеннолетних и в организации работы по вопросам профилактики наркомании.

19. Оказание методической и консультативной помощи руководителям отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации по вопросам, входящим в компетенцию управления делами.

20. Организация контроля за сохранностью муниципального имущества в помещениях, занимаемых администрацией, отраслевыми и функциональными органами администрации, не являющимися юридическими лицами.

21. Обеспечение надлежащего содержания зданий, оборудования, транспорта администрации, контроля за их техническим состоянием.

22. Обеспечение выполнения работниками управления делами правил внутреннего трудового распорядка, требований по обеспечению безопасности труда и противопожарной защиты.

23. Организация работы с кадровым резервом, резервом управленче-ских кадров управления делами и их эффективное использование.

Управление делами в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. Организация взаимодействия администрации с контролирующими органами и инспектирующими организациями, находящимися на территории муниципального образования город Краснодар, по вопросам их ведения.

2. Осуществление контроля за прохождением документов и сроками выполнения положений нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и Краснодарского края, касающихся деятельности администрации, муниципальных правовых актов, поручений главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, сроками рассмотрения поступившей служебной корреспонденции и обращений граждан.

3. Организация сбора, обработки информации и проведение анализа выполнения документов и поручений главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, находящихся на контроле, формирование базы данных по вопросам организации контроля.

4. Осуществление подготовки заключений, предложений и рекомендаций по итогам проведения контрольных мероприятий.

5. Организация подготовки перспективных и текущих планов основных мероприятий работы администрации.

6. Регистрация и хранение муниципальных контрактов, договоров, соглашений и мировых соглашений, заключённых администрацией, а также отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации.

7. Организация аппаратных совещаний администрации, формирование повестки дня и реестра поручений, рассылка участникам совещаний материалов электронной почтой.

8. Подготовка и оформление протоколов совещаний под председательством главы муниципального образования город Краснодар и осуществление контроля за их выполнением.

9. Подготовка ежемесячной итоговой информации по расчёту показателей исполнительской дисциплины в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации и дифференцированному премированию работников отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации.

10. Подготовка ежеквартальной информации об исполнительской дисциплине в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации.

11. Формирование плана основных мероприятий по подготовке и проведению празднования Дня города Краснодара, организация контроля за его выполнением.

12. Организация единой системы делопроизводства в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации, разработка документов, регламентирующих делопроизводство, обеспечение в со-ответствии с действующим законодательством единого порядка документирования.

13. Обеспечение в соответствии с установленными требованиями кон-троля за изготовлением гербовых, простых печатей и штампов, регистрация и учёт, уничтожение в соответствующем порядке пришедших в негодность, неиспользуемых и устаревших гербовых, простых печатей и штампов в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации.

14. Осуществление контроля за использованием бланков строгого учёта, гербовых, простых печатей и штампов отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации.

15. Редактирование, регистрация, тиражирование и оформление изданных постановлений и распоряжений администрации в соответствии с заявками на рассылку для отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации, должностных и других заинтересованных лиц.

16. Контроль за организацией и соблюдением установленного порядка работы с документами отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации.

17. Формирование информационно-справочной базы правовых актов администрации муниципального образования город Краснодар «ИПС Норма».

18. Организация подготовки и направление копий муниципальных правовых актов администрации на бумажных носителях в прокуратуру города Краснодара.

20. Приём, регистрация и передача по назначению поступающей и внутренней корреспонденции, регистрация отправляемой служебной корреспонденции.

21. Организация работы с обращениями граждан, осуществление конт-роля за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поручений, данных на личном приёме главы муниципального образования город Краснодар, заместителей главы отраслевым, функциональным и территориальным органам администрации.

22. Организация и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение в архивный отдел управления делами или к уничтожению документов, образующихся в процессе деятельности администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

23. Обеспечение подготовки и передачи документов постоянного хра-нения в архивный отдел управления делами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

24. Организация выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов, находящихся на хранении в архивном отделе управления делами.

25. Организация выдачи копий муниципальных правовых актов администрации, находящихся на хранении в общем отделе управления делами.

26. Организация выдачи копий контрактов, договоров, соглашений и мировых соглашений, заключённых администрацией, а также отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации, находящихся на хранении в отделе контроля управления делами.

27. Формирование проектов бюджетных смет на очередной финансовый год и плановый период на содержание и функционирование администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами, а также по мероприятиям и целевым программам, исполнение которых возложено на отраслевые и функциональные органы администрации, не являющиеся юридическими лицами.

28. Ведение бюджетного учёта финансово-хозяйственной деятельности администрации, отраслевых и функциональных органах, не являющихся юридическими лицами, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Во исполнение возложенных функций управление делами имеет право разрабатывать и вносить на рассмотрение главы муниципального образования город Краснодар проекты постановлений, распоряжений администрации, предложения по вопросам, отнесённым к компетенции управления делами. Запрашивать и получать в установленном порядке от руководите-лей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации, руководителей организаций независимо от их организационно-правовой формы материалы, необходимые для осуществления деятельности управления делами, а также документы по вопросам, входящим в компетенцию управления делами. Привлекать по согласованию с руководителями отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации работников отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации для участия в подготовке и проведении мероприятий, проводимых управлением делами в соответствии с возложенными на него задачами. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства, документооборота и архивного дела в администрации. Контролировать и требовать от руководителей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации выполнение установленных правил работы с документами. Контролировать выполнение в установленный срок отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации требований нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и Краснодарского края, касающихся деятельности администрации, муниципальных правовых актов, заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, а также осуществлять конт-роль за своевременным рассмотрением обращений граждан и поступившей служебной корреспонденции. Вносить мотивированные предложения о принятии мер дисципли-нарного воздействия за нарушение сроков выполнения требований правовых актов, заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, рассмотрения служебных документов и обращений граждан. Вносить предложения по внедрению и совершенствованию автоматизированной системы делопроизводства и документооборота, архивного хранения документов и представления услуг в электронном виде. Принимать участие в работе совещательных органов при главе муниципального образования город Краснодар.

В структуру управления делами входят отделы по направлениям деятельности управления делами. Количество заместителей управляющего делами, количество отделов и их наименование устанавливаются штатным расписанием управления делами, утверждённым распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар.

Управляющий делами:

1. Руководит деятельностью управления делами.

2. Представляет главе муниципального образования город Краснодар на утверждение Положение об управлении делами и штатное расписание управления делами.

3. Распределяет обязанности между своими заместителями и работниками управления делами.

4. Представляет управление делами в организациях независимо от их организационно-правовой формы.

5. Представляет работников управления делами при проведении аттестации, готовит служебные характеристики в соответствии с Положением о муниципальной службе в муниципальном образовании город Краснодар.

6. Утверждает Положения об отделах управления делами и должностные инструкции работников управления делами.

7. Вносит предложения главе муниципального образования город Краснодар о премировании, поощрении работников управления делами и применении к ним мер дисциплинарного взыскания.

8. Вносит предложения главе муниципального образования город Краснодар о командировании работников управления делами в пределах Российской Федерации, согласовывает их выезд в служебные зарубежные командировки.

9. Ведёт служебную переписку с отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации.

10. Возглавляет комиссию органов местного самоуправления муниципального образования город Краснодар по установлению стажа муниципальной службы.

11. Возглавляет комиссию по наградам администрации муниципального образования город Краснодар.

12. Возглавляет экспертную комиссию администрации муниципального образования город Краснодар.

13. Возглавляет комиссию по печатям администрации муниципального образования город Краснодар.

14. Отвечает за ведение работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям в управлении делами.

15. Обеспечивает безопасные условия и охрану труда, выполнение мероприятий по мобилизационной подготовке в управлении делами.

16. Осуществляет контроль за исполнением работниками управления делами их должностных обязанностей, правил внутреннего трудового распорядка администрации и за использованием служебного автотранспорта, обслуживающего администрацию, отраслевые, функциональные и территориальные органы администрации.

Заместители управляющего делами осуществляют свои полномочия в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями. За выполнение возложенных обязанностей заместители управляющего делами несут персональную ответственность. Обязанности управляющего делами в период временного его отсутствия исполняет один из заместителей управляющего делами в соответствии должностной инструкцией или изданным муниципальным правовым актом администрации. Работники управления делами являются муниципальными служащими, назначаются и освобождаются от должности главой муниципального образования город Краснодар.

3 Кадровое планирование и обязанности сотрудников в отделепо работе с обращениями граждан и организаций управления делами АМОгК

Отдел проводит анализ качества и результативности рассмотрения письменных и устных обращений граждан. Осуществление подготовки аналитических материалов, освещающих актуальные, социально-значимые проблемы, вопросы законности и правопорядка, требующие безотлагательного реагирования. Проверка организации работы с обращениями граждан в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации. Проведение внеплановых проверок организации работы с обращениями граждан в отраслевых функциональных и территориальных органах администрации в случае жалоб заявителей на низкое качество рассмотрения обращений граждан либо выявления нарушений в ходе текущего контроля. Оказание отраслевым, функциональным и территориальным органам администрации консультативной и информационно - методической помощи по вопросам своего ведения. Участие в семинарах по итогам проведения проверок.

Организационное и методическое обеспечение семинаров и учёбы работников отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации, на которых возложены обязанности по рассмотрению обращений граждан. Подготовка ежеквартальных статистических данных о работе с обращениями граждан в администрации. Подготовка аналитической справки о работе с обращениями граждан в администрации ежеквартально. Получение в установленном порядке от руководителей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации информации, документов и материалов, необходимых для осуществления своей деятельности. Ведение в Отделе внутренней номенклатуры дел, организация формирования дел для передачи их на хранение в архивный отдел управления делами администрации в порядке, установленном законодательством. Взаимодействие с муниципальными образованиями Краснодарского края и другими субъектами Российской Федерации с целью изучения и обмена опытом по вопросам организации работы с обращениями граждан с использованием электронных средств связи (Интернет, электронная почта и т.д.). Внесение предложений по внедрению новых форм и методов работы по рассмотрению обращений граждан, в пределах своей компетенции. Представление управляющему делами на утверждение Положение об отделе по работе с обращениями граждан и организаций и должностные инструкции работников отдела по работе с обращениями граждан и организаций.

Отдел во исполнение возложенных на него задач и функций имеет право: представлять главе муниципального образования город Краснодар и заместителям главы проекты резолюций на письменные и устные обращения граждан и направлять их для рассмотрения в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации. Направлять в соответствующие отраслевые, функциональные и территориальные органы администрации обращения граждан по вопросам, относящимся к их деятельности. Проверять правильность оформления проектов документов и качество исполнения поручений по обращениям граждан. Запрашивать и получать в установленном порядке от руководителей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации информацию, документы и материалы, необходимые для осуществления своей деятельности. Пользоваться в установленном порядке информационными базами и банками данных администрации, формировать собственную базу данных. Требовать от граждан документы, материалы либо их копии в подтверждение своих доводов к письменным обращениям. Проверять по поручению главы муниципального образования город Краснодар, заместителей главы, управляющего делами состояние работы с обращениями граждан и служебной корреспонденцией в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации. Участвовать в совещаниях, проводимых отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации по вопросам, относящимся к компетенции отдела по работе с обращениями граждан и организаций. Вносить предложения по совершенствованию делопроизводства в администрации при рассмотрении письменных и устных обращений, запросов граждан организаций.

Непосредственное руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар. Начальник отдела подчиняется управляющему делами и заместителю управляющего делами, на которого возложена координация работы с обращениями граждан и служебной корреспонденцией. Начальник Отдела имеет двух заместителей, которые осуществляют свои полномочия в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями. Работники Отдела являются муниципальными служащими, назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар. Численность работников Отдела определяется штатным расписанием и утверждается в составе численности управления делами. Обеспечение Отдела организационной техникой, средствами связи, транспортом, информационно-справочной литературой и методическими пособиями, периодическими изданиями, иными принадлежностями и материалами, необходимыми для Отдела, осуществляется управлением делами администрации.