Приказ возложении обязанностей по делопроизводству. Организация делопроизводства в структурных подразделениях. Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Обязанности ответственного за ведение делопроизводствА в подразделениях Университета

СМК РД 7.3.13-2012

Экз. № ______

Копия № _________

г. Санкт-Петербург

ПРЕДИСЛОВИЕ

1 РАЗРАБОТАНО Отделом документационного обеспечения управления и Управлением по качеству Университета

2 ВВЕДЕНО впервые

3 УТВЕРЖДЕНО Ректором Университета ____.____.2012

4 Периодичность проверки 3 года

1 Область применения. 4

3 Термины и определения. 5

4 Обозначения и сокращения. 6

5 Ответственность и полномочия. 6

6 Общие положения. 6

7 Функции ответственного за ведение делопроизводства. 7

9 Права ответственного за ведение делопроизводства. 8

10 Ответственность делопроизводителя. 9

Приложение А Уведомление о назначении ответственного за делопроизводство 10

Приложение Б Акт приема-передачи дел при смене ответственного за делопроизводство. 11

Лист согласования. 12

Лист ознакомления. 13

Лист регистрации изменений. 14

Лист учета периодических проверок. 15

Настоящее Положение устанавливает права, обязанности и ответственность работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Университета.

Положениесоставлено для упорядочения делопроизводства в структурных подразделениях Университета, осуществления надлежащего учета и контроля за движением и своевременным исполнением документов, поддержания постоянного взаимодействия структурных подразделений с отделом документационного обеспечения управления и архивным отделом по вопросам формирования документов в дела, их текущего хранения, подготовки к передаче на архивное хранение дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, уничтожения дел и документов с истекшими сроками хранения.

Настоящее Положение применяется всеми структурными подразделениями Университета и входит в состав документов системы менеджмента качества.

2 Нормативные ссылки

ISO 9000:2005 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь.

ISO 9001:2008 Система менеджмента качества. Требования.

СМК ДП 4.2.01-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Управление документацией.

СМК ДП 4.2.03-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Общие требования к построению, изложению и оформлению документации системы менеджмента качества.

СМК ДП 4.2.04-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Нормоконтроль документации системы менеджмента качества.

СМК МИ 3.01.01-2011 Система менеджмента качества. Методическая инструкция. Термины и определения в области управления качеством высшего и профессионального образования .

ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Постановление Правительства РФ от 01.01.01 г. N 477 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Приказ Росархива № 76 от 01.01.01 г. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Федеральный закон от 01.01.01 г. “Об архивном деле в Российской Федерации”.

Инструкция по ведению делопроизводства в Университете.

3 Термины и определения

В настоящем Положении применяются термины и определения в соответствии с ISO 9000:2005, СМК МИ 3.01.01 и следующие определения:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Университете;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления , юридическим или физическим лицом , оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Университета;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Университете, с указанием сроков их хранения;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Университета (структурного подразделения).

4 Обозначения и сокращения

В настоящем Положении применяются следующие сокращения:

6.2. Работник, ответственный за ведение делопроизводства, подчиняется своему непосредственному руководителю.

6.3. Работник ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом Университета, документами системы менеджмента качества, положением о структурном подразделении, распоряжениями непосредственного руководителя, положением о работе с персональными данными, инструкцией по ведению делопроизводства в Университете и другими локальными нормативными актами об организации архивного дела и делопроизводства в Университете, настоящим Положением.

6.4 Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, должен знать:

Инструкцию по ведению делопроизводства в Университете;

Правила документирования;

Ознакамливать сотрудников структурного подразделения с нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.

9 Права ответственного за ведение делопроизводства

Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении Университета имеет право:

Запрашивать и получать информацию и документы, необходимые для надлежащего исполнения своих обязанностей;

Получать консультативную помощь по работе с документами от сотрудников отдела ДОУ и других подразделений Университета;

Возвращать исполнителям для доработки документы, оформленные с нарушением установленных требований;

Вносить предложения по улучшению форм и методов работы с документами.

10 Ответственность делопроизводителя

Сотрудник несет ответственность за:

Невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими нормативными актами, регулирующими делопроизводство, и настоящим Положением;

Сохранность всей документации, находящейся в подразделении;

Своевременное информирование руководства подразделения о поступлении приказов и распоряжений.

11 Согласование, хранение, рассылка и изменения

11.1 Согласование настоящего Положения осуществляется с Первым проректором – Представителем руководства по качеству, начальником Службы управления персоналом, начальником отдела ДОУ, начальником УК, начальником Юридического управления, председателем Профсоюзного комитета и оформляется в Листе согласования.

11.2 Нормоконтроль настоящего Положения осуществляется в соответствии с СМК ДП 4.2.04.

11.3 Ответственность за хранение подлинника, тиражирование и рассылку учтенных рабочих экземпляров абонентам возлагается на УК.

11.4 Выдача учтенных рабочих экземпляров регистрируется согласно СМК ДП 4.2.01.

11.5 Изменения настоящего Положения должно производиться в соответствии с СМК ДП 4.2.01 и оформляться в Листе регистрации изменений.

(обязательное)

Уведомление о назначении ответственного за делопроизводство

Начальнику отдела ДОУ

Уведомление

__________________________________

(Наименование подразделения)

С возложенными обязанностями согласен:

(обязательное)

Акт приема-передачи дел при смене ответственного за делопроизводство

В соответствии с распоряжением __________________________ от ___________________

(должность руководителя)

Передал, а ______________________________________ принял

(Ф. И.О. передающего) (должность, Ф. И.О. принимающего)

в присутствии комиссии, образованной на основании данного распоряжения, в составе:

председателя комиссии _________________________________________________________

Ф. И. О., должность

членов комиссии:

1. ______________________________________________________________________

Ф. И. О., должность

2. ___________________________________________________________________________

Ф. И. О., должность

нижеперечисленные документы:

Итого принято ________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

Состояние документов:_________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Передал ___________ ________________________

Принял ___________ ________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Председатель комиссии ___________ ________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Члены комиссии ___________ ________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

___________ ________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. – отдел ДОУ;

РАСПОРЯЖЕНИЕ

О НАЗНАЧЕНИИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ

И ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ

ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ

ХАБАРОВСКА

В целях обеспечения контроля за состоянием и сохранностью документов, организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая документы по личному составу

1. Назначить ответственных: за делопроизводство заведующую секретариатом администрации города Бесхлебную Н.П., за архив — главного специалиста секретариата Охрименко Т.М.

2. Вменить в обязанность Бесхлебной Н.П. контроль за правильностью оформления организационно-распорядительных документов, ведения дел в соответствии с номенклатурой дел.

Охрименко Т.М. ежегодно, до 25 декабря, представлять на утверждение управделами администрации города сводную номенклатуру дел.

3. Создать постоянно действующую центральную экспертную комиссию администрации города в составе:

председатель В.В.Шевцова;

заместитель председателя В.Н.Чуенко

Н.П.Бесхлебная О.Г.Турсукова

Т.В.Кулешова В.Д.Шабаев

Л.И.Люсая Т.М.Охрименко

М.И.Тищенко

4. Утвердить прилагаемое положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии администрации города (ЦЭК).

5. Членам ЦЭК в своей работе руководствоваться Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами архивного отдела администрации Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями главы администрации города, нормативно-методическими документами Росархива и госархива Хабаровского края.

6. Центральной экспертной комиссии ежегодно после завершения производственного года проводить экспертизу ценности документов и дел. По результатам экспертизы составлять описи на дела постоянного хранения и по личному составу.

7. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управделами Шевцову В.В.

Глава администрации города

П.Д.Филиппов

Приложение

к распоряжению

главы администрации

города Хабаровска

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ

ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации города.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при управлении делами администрации города. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения управделами администрации города. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с архивным отделом администрации края.

1.3. В своей работе ЦЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами краевой и городской администрации, нормативно-методическими документами Росархива, архивного отдела администрации края, госархива края, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением о ЦЭК.

1.4. ЦЭК возглавляется управделами администрации города, ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив или делопроизводство.

Персональный состав ЦЭК назначается распоряжением главы администрации города из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя системы Росархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.5. На основе настоящего положения структурные подразделения разрабатывают индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие распоряжением главы администрации города.

2. Основные задачи ЦЭК

Основными задачами ЦЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе и документов по личному составу.

3. Основные функции ЦЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЦЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам администрации города:

по выявлению владельцев личных архивов в администрации, по возможной передаче их дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда РФ;

по выявлению и возврату в Россию документов по истории России, которые по различным причинам оказались за пределами России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории администрации города.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. На утверждение ЭПМК архивного отдела администрации края, а затем на утверждение управделами администрации города:

— описи дел постоянного хранения управленческой документации;

— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.

На согласование с ЭПМК архивного отдела администрации края, а затем на утверждение управделами администрации города:

— сводную номенклатуру дел администрации города;

— описи дел по личному составу;

— акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу.

3.4.3. На рассмотрение ЭПМК архивного отдела администрации края:

— предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

Приказ о назначении ответственного за архив и делопроизводство

На утверждение управделами администрации города:

— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1);

— акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службами архива, делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЦЭК

Центральная экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.

— письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе и по личному составу;

— предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЦЭК

5.1. ЦЭК администрации города работает в тесном контакте с ЭПМК архивного отдела администрации края и государственного архива Хабаровского края, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЦЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

Поступающие на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.

5.4. Заседания ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководство (в необходимых случаях по согласованию с архивным отделом краевой администрации или гос. архива Хабаровского края).

5.5. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЦЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Образец приказа о назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений

Общество с ограниченной ответственностью "Ключ" ПРИКАЗ 30.04.2013 N 94-к г. Минск О назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений

В соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 16.03.2005 N 285 "О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь",

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить старшего инспектора по кадрам отдела кадров Биркову В.В. ответственным за ведение книги замечаний и предложений.

2. В периоды отсутствия Бирковой В.В.

Архив города Осинники

ответственным за ведение книги замечаний и предложений назначить инспектора по кадрам отдела кадров Федорову К.А.

3. Ответственному лицу за ведение книги:

3.1. осуществлять выдачу, регистрацию, ведение и хранение книги в порядке, установленном Советом Министров Республики Беларусь;

3.2. представлять сведения о внесенных в книгу замечаниях и предложениях и результатах их рассмотрения начальнику отдела кадров Марковой М.М.

4. Отделу кадров ежемесячно до 10-го числа месяца, следующего за отчетным, представлять директору (заместителю директора) информацию о внесенных в книгу замечаниях и предложениях и результатах их рассмотрения.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Маркову М.М.

Директор Подпись И.И.Шумелкин С приказом ознакомлены: Подпись В.В.Биркова 30.04.2013 Подпись К.К.Федорова 30.04.2013 Подпись М.М.Маркова 30.04.2013

Источник страницы с документом: https://belforma.net/бланки/Приказ/Образец_приказа_о_назначении_ответственного_за_ведение_книги_замечаний_и_предложений

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Сегодня вы узнаете:

1. Кому передается кадровое делопроизводство;
2. Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
3. Права и обязанности кадровика.

Назначение ответственного за кадры

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершаяназначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

• На руководителя организации, например, директора;
• На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
• На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство

1. Расширение полномочий руководителя организации . Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется. Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.
2. Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к и внести изменения в должностную инструкцию. Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность. Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.
3. Прием на работу нового сотрудника . Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

• Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.

Основание: заявление Петрова И.П., дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.03.2017 года.

Права и обязанности кадровика

Права:

Перечень прав специалиста по кадрам и кадровому делопроизводству конкретизируется в должностной инструкции. В соответствии с трудовым кодексом это лицо обладает всеми основными правами, как и любой другой работник, такими как право на оплату труда, отпуск, различные гарантии и компенсации, 8 часовой рабочий день.

В силу специфики своей деятельности он имеет право требовать от руководства организации все необходимые для работы локальные акты, иные документы. Кадровый работник может запрашивать у сотрудников различные персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства, различных пособий, гарантий и компенсаций.

Обязанности:

В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:

1. Поиск кандидатур для занятия вакантных должностей организации. В том числе размещение объявлений, проведение собеседования с соискателями, запрос дополнительных сведений в правоохранительных и иных органах. Взаимодействие с центрами занятости населения.
2. Движение работников. Этот блок включает в себя подготовку приказов о приеме на работу, наделение работников дополнительными функциями, увольнение, ознакомление с этими приказами работников и подписание их руководителем.
3. Организация различных служебных проверок, подготовка приказов о наложении дисциплинарных взысканий, создание комиссий для составления актов, вынесения предписаний структурным подразделениям.
4. Вопросы расчета заработной платы, такие как составление табелей, учет сверхурочной работы.
5. Организация хранения кадровых документов в соответствии с действующей номенклатурой и требованиями законодательства.
6. Внесение изменений и подготовка проектов должностных инструкций для утверждения руководителем.
7. Внесение изменений в трудовые книжки работников.

Таким образом, специалист по кадрам отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. При увольнении он обязан передать своему приемнику всю необходимую информацию, оформив специальный акт передачи документов.

Структура акта передачи-приема документов:

• Информация о сторонах и факт передачи. Пример: Сидоров Петр Петрович, специалист по персоналу ООО «Тяв» передал, а работник Малинин Александр Федорович принял документы по кадровому делопроизводству, согласно разделу «Кадры» номенклатуры учреждения.
• Указывается подробный перечень передаваемых документов, с указанием количества экземпляров и листов. Пример: Приказы о приеме на работу в кол-ве 99 шт., каждый по 1 экз., каждый на 1 л.
• Ставит отметка о том, что документы приняты в целости и претензий к качеству указанных документов не имеется.

Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.

• Скачать акт приема-передачи документов

Ответственность

За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.

Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.

Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.

Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

Совмещение и доплата

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.

Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

Смена работника

Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д. И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

Составные части приказа

Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

• Какие именно обязанности возлагаются.
• Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
• В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
• За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.

Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.



Перечисление обязанностей

Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность. В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).

К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.

Варианты использования

В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство. Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу. Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами. Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.

Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.

Юридические аспекты

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.

В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.

Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство: общая информация

Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом.

Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.

Если организация планирует оплачивать работнику возложение дополнительных обязанностей, то сумму доплаты писать в этом приказе нельзя. Сумма доплаты – это персональные данные работника. Поэтому кадровику нужно будет подготовить второй приказ «Об установлении персональной надбавки» или «Об увеличении объема выполняемой работы». Поэтому, пожалуйста, не путайте: приказ о назначении ответственного за делопроизводство – это приказ по основной деятельности. Приказ о надбавке или увеличении объема – это приказ по личному составу.

Новые обязанности работника лучше всего внести в его должностную инструкцию. Если должностных инструкций в компании нет, то их можно перечислить прямо в приказе (см. первый пример) или в инструкции по делопроизводству (второй пример).

Приказ о назначении ответственного за делопроизводства является таким приказом, который нужно регулярно мониторить на предмет актуальности. Ответственный может уйти на повышение, может уволиться или уйти в долгосрочный отпуск, и тогда придется внести изменения в приказ. Например, если произошел перевод (повышение), то на новую должность этот человек вряд ли потянет с собой свои старые обязанности. Скорее всего, их возьмет на себя тот, кто придет на его место. Если приказ вовремя не изменить, то получится, что он составлен на несуществующего работника.

thebestsecretary.ru

Приказ о назначении ответственного

Статьи по теме

Согласно распространенному мнению, делопроизводство организации находится исключительно в ведении канцелярии или службы ДОУ. Однако на практике к работе с деловыми бумагами часто привлекаются сотрудники других структурных подразделений компании. Как оформляется приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ, читайте в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

• как оформляются приказы о назначении ответственных лиц в ДОУ;
• как используется форма приказа о назначении ответственного лица;
• как оформляется приказ о назначении ответственного за архив.

Делопроизводство организации — сложная и многоаспектная система взаимоотношений разных уровней организационной структуры компании. Оно контролируется не только канцелярий или отделом ДОУ, как это может показаться на первый взгляд. Весьма распространенной практикой является привлечение работников самых разных отделов компании к осуществлению функций по работе с документацией. Это ставит перед сотрудниками службы ДОУ задачу надлежащего контроля за реализацией делегированных полномочий ответственными сотрудниками. От этого зависит целостность и управляемость всей системы делопроизводства компании.

Порядок назначения ответственных лиц в ДОУ

Ответственными за работу с документами часто назначают сотрудников структурных подразделений компании. Структурные подразделения являются органами управления внутри организации, имеющими строго закрепленный набор полномочий.
Организационные и кадровые документы предприятия определяют также количество отделов и их штатный состав.

Традиционно в иерархической структуре компании выделяют внешние и внутренние структурные подразделения. К первым относятся филиалы и представительства, ко вторым — отделы, службы, управления, подразделения и т.п. В данной статье мы будем говорить о делегировании ответственности за делопроизводство сотрудникам внутренних структурных подразделений, поскольку именно этот вопрос вызывает наибольшие сложности.

В чем они заключаются?

Как это ни парадоксально, сложности заключаются в территориальной близости отделов к основному аппарату управления предприятием и к центральному отделу ДОУ. Руководители отделов считают, что наличие в компании специализированной службы ДОУ освобождает их от необходимости дополнительно брать на себя функции по работе с документацией. Отчасти их позицию можно понять. Обязанностью канцелярии, секретариата, службы ДОУ или общего отдела (в разных компаниях они могут иметь разные наименования) является именно обеспечение бесперебойной и четкой работы по документационному обеспечению управления. Однако документированию подлежит вся деятельность компании, и без помощи отделов сотрудникам вышеназванных служб не обойтись. Таким образом, в ДОУ предприятия должны принимать участие все его структурные подразделения.

Организацию делопроизводства в компанию классифицируют на три формы: централизованную, децентрализованную и смешанную.

1. Если все функции делопроизводства сосредоточены в одном специализированном отделе компании (канцелярии, службе ДОУ, секретариате, общем отделе), то мы имеем дело с централизованной формой организации делопроизводства.
2. Если каждое структурное подразделение фирмы самостоятельно реализуют функции ДОУ, то мы имеем дело с децентрализованной формой.
3. Чаще всего на практике встречается смешанная форма организации делопроизводства . В этом случае ответственность за ДОУ распределяется между специальным отделом и структурными подразделениями.

Приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ

Применяемая на предприятии форма организации делопроизводства не отменяет необходимости назначения ответственного за делопроизводство по каждому структурному подразделению. Канцелярия или секретариат должны определить состав функций, которые будут переданы данному сотруднику, а само назначение ответственного лица оформляется соответствующим приказом.

Единой стандартной формы приказа не существует. Есть несколько положений, которые данный приказ должен содержать в обязательном порядке. Это — субъект возлагаемой ответственности, время ее наступления и предмет этой ответственности, т.е., круг обязанностей данного сотрудника. Непременным условием является, естественно, обязательное ознакомление ответственного работника с содержанием приказа.

Желательно включить в текст документа пункт о порядке замещения данного работника на случай его отсутствия в течение непродолжительного времени, например, в случае болезни или командировки.

Обратите внимание, что в данном приказе не должно содержаться информации о сумме доплаты за исполнение дополнительных обязанностей, если таковая предполагается. Информация такого рода относится к персональным данным работника. Отделу кадров предприятия нужно будет произвести подготовку другого приказ «Об установлении персональных дополнительных выплат» или «О порядке увеличения объема выполняемой работы».

В должностной инструкции сотрудника, на которого возложены дополнительные обязанности, рекомендуется зафиксировать новые обязанности. В некоторых компаниях нет должностных инструкций, в таких случаях перечень новых обязанностей можно дать непосредственно в приказе или инструкции по делопроизводству.

Приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ относится к деловым бумагам, которые нужно регулярно проверять на соответствие актуальности содержания. Лицо или группа лиц, ответственных за работу с документами в данном отделе, могут разорвать трудовые отношения, уйти в долгосрочный отпуск или перейти на другую должность. Например, может возникнуть ситуация, что ответственный работник после перевода на новую должность уже не сможет выполнять обязанности по работе с документами. Данные функции, скорее всего, придется выполнять работнику, пришедшему на место прежнего. Таким образом, не измененный вовремя приказ окажется составленным на сотрудника, который уже не числится в штате.

Форма приказа о назначении ответственного лица

Создание и учет документов

Несколько слов нужно сказать о типах деловых бумаг, передача которых может быть осуществлена в введение новых ответственных за делопроизводство. Конечно, в случае каждого конкретного предприятия данный перечень может модифицироваться, но следует обратить внимание на то, чтобы базы данных по документам (журналы регистрации) оставались под контролем основного отдела ДОУ.
Напротив, деловые бумаги, связанные с профилем деятельности данного подразделения, должны создаваться, учитываться и храниться в соответствующих отделах.

Приказ о назначении ответственного за архив

Как и в рассмотренном выше случае, ответственный за архив назначается соответствующим приказом.

Имейте при этом в виду, что ст. 60 ТК РФ запрещает требовать от сотрудника исполнения обязанностей, не оформленных трудовым договором.

В случае, если дополнительные функции не попадают в перечень функциональных обязанностей данного сотрудника, то их оплата должна осуществляться также в дополнительном порядке. Этот случай аналогичен оплате совмещения или совместительства. Допустим, в штатном расписании фирмы есть должность ответственного за архив. В таком случае, оплата дополнительных обязанностей по работе с архивом может быть оформлена как совместительство или совмещение.

Другой вариант оформления данных обязанностей предполагает внесение их в должностную инструкцию сотрудника согласно ст. 72 ТК РФ. В таком случае, работа с архивом будет частью должностных обязанностей данного сотрудника, не предполагающая дополнительной оплаты.

Третий вариант оформления дополнительных обязанностей по работе с архивом возможен как доплата за повышение интенсивности труда или увеличение объема работ.

www.sekretariat.ru

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

• Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

П оводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.

Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?

Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?

Руководитель за все в ответе!

Ответственность за документальный фонд организации , а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь . Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.

Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно , как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.

С апреля 2016 года скорректирована статья 15.11 КоАП РФ: теперь за отсутствие в течение установленных сроков хранения бухгалтерских документов (первичных учетных, регистров, отчетности, аудиторского заключения) «должностные лица» могут быть оштрафованы, а при повторном нарушении – и дисквалифицированы. Но кого понимать под должностными лицами, в этой статье не прописано.

Поэтому обратимся к части 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Там сказано, что на руководителя возлагается обязанность организовать ведение бухучета и хранение соответствующих документов. Следовательно, если руководитель возложил обязанность по ведению учета и хранению документов, скажем, на главного бухгалтера, то именно ему придется понести наказание. Если же такая обязанность не возложена ни на одного работника, то штраф придется платить самому руководителю.

Правильность такого подхода подтвердил Пленум Верховного Суда РФ в п. 24 постановления от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Там сказано, что, решая вопрос о привлечении должностного лица к административной ответственности, необходимо обращаться к законодательству о бухгалтерском учете, в соответствии с которым руководитель несет ответственность за организацию учета , а главный бухгалтер – за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.

А еще есть замечательный пункт 4 статьи 10 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», который прямо позволяет переложить выплату долгов на руководителей обанкротившегося юрлица в т.ч. в случае отсутствия документов «бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством» или если информация в них была искажена.

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства подпадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая опять же позволяет штрафовать не только юрлицо, но и должностное лицо работодателя (кто это: руководитель или непосредственный исполнитель?). Если например, руководитель Иван Иванович надлежащим образом делегировал (документально оформил) обязанность по ведению трудовых книжек Марье Ивановне, а та потеряла трудовую книжку работника, то к ответственности будет привлечена именно она (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо – непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).

Есть и другие участки работы, регламентируемые отдельным законодательством (например, работа с обращениями граждан ). Здесь все упирается в то, кого можно считать должностным лицом. Четкий ответ есть только в пункте 5 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 № ­59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон об обращениях граждан):
«должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции. ».

Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).

Итак, отдельные участки работы могут регулироваться специальным законодательством, и тогда нужно внимательно разбираться, что там написано. Во всех остальных случаях (специально не регулируемых), «все пути ведут» к руководителю.

В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального – правление или единоличного – председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.

Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции , которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.

От руководителя организации, который утверждает организационную структуру, штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции, зависит в конечном счете создание, подчиненность и название службы делопроизводства, ее численный состав и квалификационные требования к сотрудникам. Запомним также, что номенклатуру дел организации, с помощью которой систематизируется документальный фонд, описи дел и акты о выделении документов к уничтожению утверждает руководитель организации. Приказом об утверждении номенклатуры дел / своей подписью в грифах утверждения он оформляет и подтверждает свою ответственность за документальный фонд, его состояние и движение. Инструкция по делопроизводству, бланки и типовые унифицированные формы документов организации также утверждаются приказами руководителя. А если он предоставляет право издавать подобные приказы одному из своих заместителей и возлагает контроль за их соблюдением на него или даже на руководителя службы делопроизводства , то в соответствии с законодательством, уставом организации и принципами делегирования полномочий он все равно несет ответственность за реализацию переданных полномочий всеми уполномоченными им лицами .

К сожалению, не всегда и не все руководители понимают, что информация и документы являются собственностью и активом организации. А документальный фонд и система делопроизводства формируются и развиваются. Не случайно действующие стандарты по управлению документами, отражающие опыт мировых «лучших практик», закрепляют эту концепцию по отношению к документам и предназначены прежде всего для руководства / топ-менеджмента организаций:

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» и
• ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библио­течному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь».

См. статью «Новый ГОСТ Р ИСО 30300-2015» о стандарте, вступившем в силу 1 июля 2016 г. Обратите внимание на «революцию» в понимании термина «система управления документами» (СУД), а также на терминологические «шероховатости» нового ГОСТа

Кадровым службам организаций рекомендуем внести в положение о должности председателя правления / генерального директора (и соответственно руководителей структурных подразделений) организации необходимые формулировки об ответственности (причем лучше в раздел 1 «Общие положения»), образец см. в Примере 1.

Подобная регламентация в положениях о должностях руководителей организации и в должностных инструкциях руководителей структурных подразделений является организационной основой для обеспечения документированного приема-передачи дел по акту в случае смены этих лиц .

Формулировка об ответственности руководителя за документы организации



Наконец, поскольку за систему делопроизводства и документальный фонд организации ответственность несет первый руководитель, со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974; далее – ЕГСД) существует очень правильная рекомендация о закреплении подчиненности службы делопроизводства непосредственно руководителю организации .

Кто будет вести делопроизводство?

Таким образом, ответственным за делопроизводство, являющееся инструментом системы управления, фактически является руководитель организации. Он определяет, как делопроизводство будет организовано, назначает ответственных за ведение делопроизводства в организации и структурных подразделениях .

От первого руководителя зависит, как будет построена система делопроизводства, будет ли создана и как будет называться служба делопроизводства, каковы будут ее штатный состав и наименования должностей специалистов, фонд оплаты труда и т.п. организационные аспекты. При этом, конечно, должны приниматься во внимание направления и масштаб деятельности, территориальная распределенность, организационно-правовая форма и т.п. факторы. Учитывается объем документооборота, от которого зависит структура службы делопроизводства и ее численность. Типовые наименования службы делопроизводства (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат) были в свое время установлены ЕГСД. А расчет численности сотрудников службы делопроизводства (или ответственных за его ведение) и в настоящее время рекомендуется осуществлять в соответствии с действующими нормативно-методическими документами:

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

См. статью «Штатная численность службы документационного обеспечения». В ней предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр как минимум поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а как максимум – обосновать наем новых

В небольшой организации (или в территориально обособленном подразделении) с незначительным объемом документооборота все операции по ведению делопроизводства могут выполняться секретарем организации (или секретарем подразделения ). Такая система делопроизводства называется централизованной. А если объем документооборота большой, то даже в небольших организациях может быть создана служба / отдел / сектор / группа делопроизводства или ДОУ , состоящая из 1-2 сотрудников, трудовые функции которых будут связаны исключительно с ведением делопроизводства.

Ответственные за делопроизводство (за его ведение) , о которых идет речь в вопросе, назначаются, как правило:

• в небольших организациях со скромным объемом документооборота, за всю обработку которого они и отвечают;
• или, наоборот, в крупных организациях со значительным объемом документооборота, когда служба делопроизводства (управление делами или т.п.) является специализированным структурным подразделением, которое создается исключительно для организации системы управления документами всей компании, а «на местах» в подразделениях сидят непосредственные исполнители, которые ведут делопроизводство на своем участке и отвечают за него.

При создании служб делопроизводства рекомендуем в настоящее время исходить из определения, закрепленного Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477): «Служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях». Таким образом, ответственных за ведение делопроизводства в организации может быть несколько .

Эта ответственность предполагает, что ведение делопроизводства для данного сотрудника может являться не основной, а дополнительной функцией , наряду с теми, которые он выполняет, будучи специалистом другой предметной области (а с документированием связаны практически все функции). Такая ответственность за ведение делопроизводства в настоящее время возлагается на сотрудников, занимающих самые младшие позиции в организации, и без какого-либо увеличения заработной платы.

Анализ практики выявил 3 основных способа оформления ответственности за ведение делопроизводства .

Первый способ , при котором в должностную инструкцию, например, бухгалтера, инженера, администратора, специалиста по продажам или юрисконсульта, которые имеют наименьший квалификационный уровень (или недавно были приняты в организацию), просто включают соответствующие трудовые функции, связанные с ведением делопроизводства. И на этих условиях заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу. Он применяется в небольших организациях с небольшим объемом документооборота. Например, в раздел 1 «Общие положения» должностной инструкции любого специалиста может быть внесен пункт:

Фрагмент должностной инструкции ответственного за делопроизводство

1.2. Младший юрисконсульт осуществляет ведение делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству ООО «Техносервис» и иными локальными нормативными актами, регламентирующими вопросы делопроизводства.

Конечно, инструкция по делопроизводству должна быть заранее составлена и утверждена, поскольку от ответственного за ведение делопроизводства, выполняющего эту функцию как дополнительную, требовать разработки инструкции нельзя и даже трудно требовать качества выполнения делопроизводственных операций. Такой способ соответствует лучшим зарубежным практикам, но увеличивает стоимость делопроизводственных работ, поскольку оплата труда специалиста отрасли (например, младшего юрисконсульта) обычно выше, чем заработная плата делопроизводственного работника. Да и качество выполнения делопроизводственной функции в виде дополнительной требует более тщательного контроля.

Второй способ применяется в крупных организациях, когда необходимо возложить ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Вся система делопроизводства в этом случае будет строиться как смешанная , при которой часть делопроизводственных операций выполняется централизованно, а часть – в структурных подразделениях специально назначенными сотрудниками. Ответственность «центральной» службы делопроизводства при этом возрастает, т.к. она:

• в инструкции по делопроизводству организации определяет, на каких специалистов в структурных подразделениях может быть возложено ведение делопроизводства, какие операции они выполняют. В каждом разделе инструкции по делопроизводству могут быть выделены подразделы:
  • «управление делами осуществляет. »,
  • «ответственный за делопроизводство в структурном подразделении осуществляет. »;
• при необходимости разрабатывает и организует утверждение инструкции или правил ведения делопроизводства в структурных подразделениях (с учетом документов, относящихся к специальным системам документации – бухгалтерской, научно-технической, производственной, финансовой и др., а также делопроизводства по обращениям граждан и кадрового делопроизводства, которые могут реализовываться в данных структурных подразделениях);
• при необходимости разрабатывает типовую должностную инструкцию ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, которая действует в статусе дополняющей к основной должностной инструкции по должности / специальности / профессии;
• инициирует издание приказов (в крайнем случае обязательно согласовывает их, если инициатором подобного приказа выступает руководитель подразделения) о возложении ответственности за ведение делопроизводства в структурных подразделениях на конкретных сотрудников и об освобождении от ответственности в связи со сменой кадрового состава. Данные приказы могут быть отнесены к приказам по административно-организационной деятельности, имеющим 5-летний срок хранения. При подготовке проектов приказов рекомендуем применять стандартные речевые формулы:

  Фрагмент приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в подразделении

  1.1. Возложить ответственность за ведение делопроизводства (или возложить функцию ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» на специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).

  Фрагмент приказа о снятии ответственности за ведение делопроизводства в подразделении

  1.1. Освободить специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича от выполнения обязанностей ответственного за ведение делопроизводства (или выполнения функции ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» с 22.09.2016 (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).

  1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

  Данный способ часто используется в территориально-распределенных организациях и холдингах, когда в подразделениях не только не создают специализированных отделов делопроизводства, но и экономят на введении должностей соответствующих специалистов. Такой способ, к сожалению, также не благоприятствует качеству работы с документами.

  Третий способ , самый распространенный, предусматривает простое введение в штатное расписание обычных должностей секретарей или делопроизводителей в качестве ответственных за делопроизводство в подразделениях крупных организаций, что возможно при смешанной системе делопроизводства (когда некоторые делопроизводственные операции или часть их выполняются центральной службой (управлением делами, канцелярией, общим отделом), а часть – децентрализованно в подразделениях секретарями или делопроизводителями). Наименования должностей и необходимые квалификационные уровни ответственных за ведение делопроизводства секретарей и делопроизводителей должны соответствовать новому профессиональному стандарту «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н). Должностные инструкции, трудовые договоры и приказы о приеме на работу секретарей и делопроизводителей в настоящее время разрабатываются с учетом данного профстандарта.

  На практике можно встретить и иные ситуации, когда ответственность возлагается за ведение делопроизводства по обращениям граждан, за ведение делопроизводства по исполнению договоров, за работу с научно-технической документацией и ее хранение и т.п. Самое главное – комплексная регламентация этой ответственности в рамках построения системы управления организацией и ее документами.

  Технология делопроизводства, или Как распределим обязанности между «центром» и «ответственными»

  Делопроизводство представляет собой технологию , в которой последовательно выполняются взаимосвязанные операции. Делопроизводство и анализируется, и регламентируется пооперационно, особенно при смешанной, самой распространенной форме его организации. Для установления ответственности за ведение делопроизводства необходимо про­анализировать и закрепить в соответствующих локальных нормативных актах (как минимум в инструкции по делопроизводству) какие операции (действия) и с какой категорией / видами документов / документопотоками выполняются «центральной» службой делопроизводства, а какие операции и действия могут выполнять ответственные за делопроизводство, на которых, по существу, возлагается не ответственность в понимании действующего законодательства, а только функция ведения делопроизводства – выполнение отдельных операций с документами при методическом или непосредственном линейно-функциональном руководстве со стороны «центральной» службы делопроизводства.

  Покажем возможный вариант распределения обязанностей по ведению делопроизводства при смешанной форме. Из Примера 5 видно, что за «центральной» службой делопроизводства, которая непосредственно взаимодействует с первым руководителем организации, должно быть закреплено решение организационных вопросов, разработка локальных нормативных актов по делопроизводству, методическое руководство их применением, а также вопросы бюджетирования расходов на прием, доставку и передачу документов. Ответственные за делопроизводство могут находиться в непосредственном административном подчинении у руководителей подразделений, в том числе и территориально-обособленных, но ведение делопроизводства они должны реализовывать строго под методическим руководством «центральной» службы делопроизводства, которая осуществляет функциональное руководство выполнением этих операций.

  Только с таких позиций мы рекомендуем распределять ответственность за делопроизводство, закреплять ее в «цепочке» соответствующих документов (как минимум инструкция по делопроизводству + должностная инструкция + приказ). На этой организационной основе строится система управления документами и осуществляется выбор ее инструментов: СЭД и других информационных систем, средств передачи документов и информации.

  Распределение функций по ведению делопроизводства между «центром» и «ответственными»

  подразделении таможенного органа

  1. Общие_ пол ожения

  2. Права

  3. Обя занности

  4. О тветст венность

  V 1. Общие положения

  1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в подразделении.

  1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно начальнику соответствующего структурного подразделения.

  1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу.

  1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: положением о структурном подразделении;

  " приказами, распоряжениями и другими организационно-распорядительными документами Федеральной таможенной службы и таможенного органа;

  типо вой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; должностной инструкцией.

  1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации ПЭВМ.

  Права

  Ответственный за делопроизводство имеет право:

  требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;

  не принимать документы на подпись начальника структурного подразделения, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

  Обязанности

  3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение
  делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.

  3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан: принимать документы для структурного подразделения в ОДО, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения, направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;

  осуществлять контроль - за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;

  составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;

  принимать документы на подпись начальника структурного подразделения, проверять правильность составления и оформления исходящих документов;

  передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в ОДО для отправки;

  формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;

  подготавливать документы к последующему хранению и использованию;

  передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив таможенного органа;

  ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел структурного подразделения на следующий делопроизводственный год;

  обеспечивать учет и хранение бланков документов;

  давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.

  Ответственность

  Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству, и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.