Можно ли отклонить заявку если не прошита. Не подшита опись к заявке. Способы прошивки документов

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ АНТИМОНОПОЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Р Е Ш Е Н И Е № 463
03.06.2009 г. Екатеринбург

Комиссия Управления Федеральной антимонопольной службы по Свердловской области по контролю в сфере размещения заказов в составе:

Пушкарёвой М.В. - заместителя руководителя управления, Председателя Комиссии;

Шумковой М.Г. - ведущего специалиста-эксперта отдела контроля за размещением заказов, члена Комиссии;

Королевой Я.В. - специалиста 3 разряда отдела контроля за размещением заказов, члена Комиссии;

рассмотрев жалобу «ЗАО «Вектор-Бест-Урал» (ул. Старых Большевиков, 75, г. Екатеринбург, 620135) на действия заказчика в лице МУЗ «Центральная городская больница № 4», Единой комиссии по размещению заказов Администрации города Нижний Тагил, уполномоченного органа в лице Администрации города Нижний Тагил (ул. Балакинская, Больничный городок, г. Нижний Тагил, 622005) при размещении заказа путем открытого аукциона на поставку расходных материалов для анализаторов иммунологической лаборатории муниципального учреждения здравоохранения «Центральная городская больница № 4» в части наличия нарушений Федерального Закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (далее - Закон о размещении заказов),

в присутствии:

Единой комиссии по размещению заказов Администрации города Нижний Тагил главного специалиста отдела по размещению муниципального заказа управления муниципального заказа Администрации города Нижний Тагил Марковой И.Н. (доверенность от 02.06.2009 г. № 50-1357), и.о. начальника отдела по размещению муниципального заказа управления муниципального заказа Администрации города Нижний Тагил Шамарина С.Ю. (доверенность от 02.06.2009 г. № 50-1356),

представителя «ЗАО «Вектор-Бест-Урал» Старыгиной И.Ф. (доверенность от 02.06.2009 г. № 50-1356), Зарубина А.П. (представитель заявителя без доверенности),

УСТАНОВИЛА:

В Свердловское УФАС России поступила жалоба (вх. № 01-4671 от 29.05.2009) ЗАО «Вектор-Бест-Урал» на действия заказчика в лице МУЗ «Центральная городская больница № 4», Единой комиссии по размещению заказов Администрации города Нижний Тагил, уполномоченного органа в лице Администрации города Нижний Тагил при размещении заказа путем открытого аукциона на поставку расходных материалов для анализаторов иммунологической лаборатории муниципального учреждения здравоохранения «Центральная городская больница № 4» в части наличия нарушений Закона о размещении заказов.

О времени и месте рассмотрения жалобы стороны были уведомлены посредством факсимильной связи (исх. № 4009 от 01.06.2009).

Представитель заказчика с доводами жалобы не согласился и пояснил, что, информация о проведении открытого аукциона на поставку расходных материалов для анализаторов иммунологической лаборатории МУЗ "Центральная городская больница №4" была размещена на официальном сайте города Нижнего Тагила 22.04.2009 г. и опубликована в газете "Горный край" 24.04.2009 г. под № 28 (в соответствии с требованиями ч.1 ст.45 Федерального закона №94-ФЗ от 21.07.2005 г.) в извещении № AMGNT09108AA01 (№УЗ-110ат13-ИмЛ-03л - оригинальный номер заказчика).

Рассмотрение поступивших заявок проводилось с 10 часов 00 минут 15.05.2009 г. до 12 часов 00 минут 21.05.2009 г. Единой комиссией по размещению муниципального заказа согласно требований ч.ч. 2 и 2.2 ст. 35 Закона о размещении заказов. При этом подход к рассмотрению заявок всех участников (по всем лотам данного аукциона) у Единой комиссии был одинаков.

При рассмотрении заявки, поступившей от ЗАО "Вектор-Бест-Урал" (зарегистрирована под №1 13.05.2009 г. в 16:36) было выявлено, что прилагаемая опись присутствует в виде отдельного листа, не подшитого к заявке, т.е. комплекту документов, целостность которого она должна подтверждать.

В ходе обсуждения членами Единой комиссии данного несоответствия было принято единогласное решение об отказе в допуске к аукциону ЗАО "Вектор-Бест-Урал", руководствуясь следующим:

В составе прошитой заявки нет описи (нарушение ч.2.2 ст.35 Закона о размещении заказов и п.п. 4,5 ч.1 Информационного блока документации об аукционе (все листы заявки на участие в аукционе должны быть прошиты и пронумерованы). Заявка на участие в аукционе и том заявки на участие в аукционе должны содержать опись, входящих в ее состав документов, т.е.опись входит в состав заявки и следовательно должна быть подшита и составлять с ней единое целое.

Кроме того, при открытом аукционе процедура рассмотрения заявок на предмет их состава и комплектности согласно Закону о размещении заказов не предполагает ведение аудиозаписи и поскольку на данную процедуру отводится до 10 дней, то в условиях достаточно большого документооборота у Единой комиссии, в интересах самого участника для исключения возможности случайной утери не подшитой описи, обеспечить целостность и полноту заявки путем представления ее в подшитом виде, начиная с описи, входящих в ее состав документов. В противном случае, при утере не подшитой описи и выявления отсутствия (по каким-либо причинам) любого из документов в составе заявки вообще исключается возможность установления факта их присутствия при подаче заявки.

Все остальные участники данного аукциона (по другим лотам) подали заявки в полном соответствии с требованиями закона.

Ссылка заявителя на удобство не подшитой описи при сверке представленных в заявке документов по меньшей мере некорректна, как если бы существовали отдельно оглавления от основного содержания книг, пользовательских руководств и прочей документации.

Заслушав доводы сторон, проанализировав представленные материалы, Комиссия Свердловского У ФАС России пришла к следующим выводам:

22.04.2009 заказчик разместил на официальном сайте в сети «Интернет» извещение о проведении открытого аукциона на поставку расходных материалов для анализаторов иммунологической лаборатории муниципального учреждения здравоохранения «Центральная городская больница № 4». Вместе с извещением на официальном сайте в сети «Интернет» была опубликована документация об аукционе.

В п.п. 4, 5 ч. 1 Информационного блока документации об аукционе заказчик установил следующие требования к оформлению заявки на участие в аукционе: Заявка на участие в аукционе, том заявки на участие в аукционе должны содержать опись входящих в ее состав документов, быть скреплены печатью участника размещения заказа (для юридических лиц) и подписаны участником размещения заказа или лицом, уполномоченным таким

участником размещения заказа. Все листы заявки на участие в аукционе должны быть прошиты и пронумерованы, скреплены печатью участника размещения заказа и подписаны участником размещения заказа или лицом, уполномоченным таким участником размещения заказа. Данные требования соответствуют ч. 2.2. ст. 35 Закона о размещении заказов.

Согласно ч. 2.2. ст. 35 Закона о размещении заказов все листы заявки на участие в аукционе, все листы тома заявки на участие в аукционе должны быть прошиты и пронумерованы. Заявка на участие в аукционе и том заявки на участие в аукционе должны содержать опись входящих в ее состав документов, быть скреплены печатью участника размещения заказа (для юридических лиц) и подписаны участником размещения заказа или лицом, уполномоченным таким участником размещения заказа. Соблюдение участником размещения заказа указанных требований означает, что все документы и сведения, входящие в состав заявки на участие в аукционе и тома заявки на участие в аукционе, поданы от имени участника размещения заказа, а также подтверждает подлинность и достоверность представленных в составе заявки на участие в аукционе и тома заявки на участие в аукционе документов и сведений. Не допускается устанавливать иные требования, за исключением предусмотренных настоящей частью требований к оформлению заявки на участие в аукционе. При этом ненадлежащее исполнение участником размещения заказа требования о том, что все листы заявки на участие в аукционе и тома заявки на участие в аукционе должны быть пронумерованы, не является основанием для отказа в допуске к участию в аукционе.

21.05.2009 аукционная комиссия провела процедуру рассмотрения заявок на участие в открытом аукционе. В соответствии с протоколом от 21.05.2009 аукционной комиссией принято решение об отказе в допуске к участию в аукционе по лоту № 3 ЗАО «Вектор-Бест-Урал».

Действия членов аукционной комиссии, принявших решение об отказе в допуске к участию в аукционе участника размещения заказа - ЗАО «Вектор-Бест-Урал» являются законными и обоснованными, так как заявка ЗАО «Вектор-Бест-Урал» не соответствовала положениям документации об аукционе.

В соответствии с ч. 1 ст. 36 Закона о размещении заказов аукционная комиссия рассматривает заявки на участие в аукционе на соответствие требованиям, установленным документацией об аукционе, и соответствие участников размещения заказа требованиям, установленным в соответствии со ст. 11 Закона о размещении заказов.

На основании вышеизложенного, руководствуясь ст. 17, ст. 60 Закона о размещении заказов Комиссия,

РЕШИЛА: 1. Признать жалобу ЗАО «Вектор-Бест-Урал» необоснованной.

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! Сегодняшняя статья носит сугубо практический характер и будет посвящена вопросу прошивки и нумерации заявки на участие в открытом конкурсе по 44-ФЗ. Требование о том, что заявка участника должна быть прошита и пронумерована, содержится в ч.4 ст.51 Федерального закона № 44-ФЗ и все участники об этом требовании прекрасно знают. Казалось бы, чего тут сложного, собираешь все документы в один том (или несколько томов) по описи, нумеруешь страницы и сшиваешь. Однако есть один нюанс, о котором многие участники даже не догадываются. Честно говоря, до недавнего времени и я о нем не знал, т.к. в своей практике никогда с этой проблемой не сталкивался. Итак, давайте перейдем к сути вопроса и постараемся во всем разобраться.

Теперь многие Заказчики, которые раньше не обращали внимания на то, прошита ли заявка участника отдельно от тома заявки или нет, стали активно отклонять участников за это «нарушение» и прикрываться решением Арбитражного суда Ставропольского края № А63-6369/2015.

Из приведенного выше решения № А63-6369/2015 остается непонятным, каким образом все-таки должна быть оформлена заявка.

Первый вариант: Сама заявка (предложение участника), находящаяся в общем томе (сшиве) должна быть дополнительно прошита и пронумерована.

Второй вариант: Заявка должна быть отделена от остального комплекта документов. И при этом она должна содержать опись, быть прошита, пронумерована, а также должна быть подписана и скреплена печатью (при наличии).

Я лично склоняюсь к первому варианту. А что думаете по этому поводу вы?

Оставляйте свои комментарии ниже к этой статье. Буду рад обсудить этот вопрос и услышать вашу точку зрения на этот счет.

Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

Обложки

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

стандартными
нестандартными
длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Опись – всему голова

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

наименование документа;
дату составления описи;
заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

Закрытое акционерное общество

«Восток»

Санкт-Петербург 00.00.0000

Опись документов

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Как пронумеровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

нумеруются именно листы, а не страницы;
опись нумерации не подлежит;
при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Ошибки в нумерации

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Как сшивать документы?

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

В прошлых публикациях мы говорили о том, из чего состоит заявка на участие в торгах (см. « »), и как оформить документы, которые к ней прилагаются (см. « »). А в сегодняшней статье речь пойдет о заверении документов и их копий при подаче заявок на самые популярные виды торгов: электронный аукцион, открытый конкурс и запрос котировок.

Электронный аукцион

Электронный аукцион предполагает только один способ подачи заявки на участие — в электронном виде через электронную торговую площадку (подробнее см. « »). Все документы, которые участник прилагает к заявке, также прикрепляются и заверяются в интерфейсе площадки.

В каком виде следует оформлять документы при подаче заявки на электронный аукцион? Сразу скажем, что распечатывать, подписывать и сканировать их не нужно. Вместо этого необходимо представить документы в виде текстовых файлов в формате Microsoft Word, и каждый документ подписать электронной подписью. Какой именно, зависит от закона, регламентирующего конкретную закупку:

от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд», то документы в составе заявки подписываются неквалифицированной электронной подписью;
если закупка проводится в рамках Федерального закона от 18.07.11 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», то вид подписи зависит от того, какие требования установлены на ЭТП. В большинстве случаев площадки требуют использовать базовую квалифицированную подпись.

Отметим, что документы, заверенные электронной подписью, юридически значимы и имеют такую же силу, как и бумажные оригиналы с подписью и печатью.

При оформлении заявки на участие в электронном аукционе следует учесть еще одну важную деталь. К первой части заявки должны быть прикреплены документы, относящиеся к товарам, работам и услугам. Ко второй части должны быть прикреплены документы, относящиеся к организации или предпринимателю. Поставщик, который нарушит это правило, может быть отстранен от участия.

Открытый конкурс

В открытом конкурсе заявку на участие оформляют в бумажном виде, запечатывают в непрозрачный конверт и направляют по почте (подробнее см. « »). На конверте сведения о поставщике не указывают, а ставят лишь данные о закупке и адрес заказчика.

При оформлении заявки поставщик должен соблюдать ряд правил.

Во-первых, все листы заявки или ее отдельных томов необходимо прошить при помощи дырокола, нитки и иголки, а затем пронумеровать.

Во-вторых, к заявке и к каждому ее тому нужно приложить опись входящих документов, которые входят в состав заявки или отдельного тома. Причем, опись должна быть первым листом заявки, либо первым листом тома.

В-третьих, важно проследить, чтобы документы были представлены именно в том порядке, в котором они значатся в описи. При этом сначала необходимо представить все обязательные документы, перечисленные в документации по закупке, и только после них — дополнительные документы и приложения.
В-четвертых, заявку следует скрепить печатью участника (при наличии печати), и поставить подпись участника, либо его законного представителя.

Отправляя заявку по почте, надо иметь в виду, что если заказчик находится в другом регионе, то доставка может занять несколько дней. Как показывает практика, даже такие службы экспресс-доставки, как DHL и PonyExpress, нередко тратят целую неделю, чтобы доставить корреспонденцию в отдаленный район. По этой причине участнику госзакупки лучше отправлять конверт заранее, с достаточным запасом времени.

Запрос котировок

В теории заявку на участие в запросе котировок можно подать двумя способами: либо в письменной форме в запечатанном конверте, либо в форме электронного документа (подробнее см. « »). Но на сегодняшний день техническая возможность подать заявку в электронном виде отсутствует. Таким образом, на практике подать заявку можно только в бумажном виде.

Подготовленные документы следует распечатать и заверить вручную. Если участником торгов является организация, то на заверенном документе должна стоять: ФИО полностью и должность руководителя, его подпись, печать компании и дата подписания. Если участником торгов является физическое лицо, в том числе ИП, то на заверенном документе должна стоять: подпись, ФИО полностью, печать (при наличии) и дата подписания.

Прошивать и нумеровать листы не надо. Достаточно сложить все бумаги в непрозрачный конверт формата А4 и отправить по адресу, указанному в извещении о закупке. На конверте необходимо указать следующие данные: номер извещения о закупке, наименование закупки, дату и время вскрытия конвертов, указанные в документации по закупке. Обратите внимание: данных об участнике на конверте быть не должно.

Как заверить бумажные копии документов

В законах не упоминается, каким образом следует заверять бумажные копии документов, подаваемых в составе заявки на участие (например, копию устава или учредительного договора). В частности, нет полной ясности, нужно ли заверять каждый лист в отдельности, или можно заверить весь документ одной печатью и подписью.

Участникам остается лишь ориентироваться на требования заказчика, и при необходимости подавать запрос на разъяснения. Также не будет лишним придерживаться одного универсального правила — заверять листы, в которых предусмотрено поле «Подпись и печать». На заверенной копии должна стоять фраза «Копия верна», должность, ФМО с расшифровкой и подпись заверившего лица, печать (при наличии) и дата заверения.

Чтобы не пропустить размещение информации о нужной закупке, можно подключить сервис «Контур.Закупки ». В этом сервисе поставщик (подрядчик, исполнитель) может настроить шаблоны запросов обо всех торгах по «своим» товарам (работам, услугам). После этого поставщик будет оперативно получать на электронную почту уведомления о том, что на той или иной площадке появился интересующая его закупка. Такой инструмент избавит поставщика от необходимости постоянно мониторить информацию и позволит оперативно реагировать на интересные ему закупки.