Акт о приеме передаче объекта основных средств. Требования к акту о приеме-передаче объекта основных средств. Когда и как используется

Имущество, которое любая организация приобретает, получает, длительно арендует, вводит в эксплуатацию и др., чтобы использовать для собственных нужд, необходимо принять и поставить на баланс. К одному из документов по учету основных средств относится передаточный акт, оформляемый на унифицированном бланке, утвержденном законодателем.

К основным средствам (ОС), которые субъекты хозяйственной деятельности могут использовать в процессе работы более 1 года, относятся строительные объекты, земельные участки, оборудование, в том числе и вычислительная техника, различные приборы, инвентарь, транспортные средства, скот и зеленые насаждения, другое.

Строительные объекты можно относить к ОС только после ввода в эксплуатацию по результатам завершения строительных работ или покупки готового сооружения. Бланк представляет собой форму ОС-1 и называется актом приема-передачи ОС.

Документ используют для ведения бухучета, информация об основном средстве там отображается полностью. Если, например, происходит покупка материальных ценностей, которые требуется поставить на баланс, как основные средства, то на основании передаточного акта продавец может провести списание, а покупатель оформить приобретение.

Акт приема-передачи основных средств оформляется в качестве приложения к соглашению между участниками сделки и подтверждает факт передачи имущества одного лица другому. В другом случае, например, предприятие строит здание и на основании акта ввода в эксплуатацию оформляет .

Кроме договоров дарения, купли-продажи, наследования, долгосрочной аренды и других, сопровождающей документацией к акту является техническая – на оборудование, землю, здания и другие материальные ценности.

Оформляется акт по числу участников сделки, если это продавец и покупатель, то необходимо заполнить 2 бланка, когда, например, к участию присоединяется инвестор, то 3. В других случаях, когда, например, объект приобретается в разобранном виде, то сначала его оформляют по акту приема оборудования для хранения на складе по ф. ОС-14, затем передают для монтажа по акту ОС-15, а только потом принимают, как ОС по акту ОС-1.

По типовой форме ОС-1, которую можно скачать в интернете, происходит не только принятие, но и списание ОС в адрес других юр. лиц, подразделений или филиалов предприятия, которые находятся на выделенном балансе. Когда списание происходит по причине износа ОС, например, оборудования, то следует оформлять акт по ф. ОС-4.

Для чего применяется

Передаточный акт служит документом, где отображается информация об имуществе, перемещаемом в пределах предприятия, или между ним и сторонним СХД.

Акт используют, когда группа однородных объектов или один:

Назначение передаточного акта – это оформление юридических действий при осуществлении хозяйственных операций с дорогостоящим имуществом (не товаром). С помощью акта ведется не только бухгалтерский учет имущества предприятия, но и налоговый при исчислении , и на .

Бланк акта приема-передачи основных средств:

Особенности и юридическая поддержка

Бюджетные учреждения обязаны для организации первичного документооборота руководствоваться формами, утвержденными законодателем, что говорится в ФЗ № 402 (06.12.11 г.), в ст. 9.

К нормативным актам об утверждении бухгалтерских форм относятся Приказы Министерства Финансов:

• № 162н (06.12.10 г.);
• № 174н (16.12.10 г.).

Так, поставить ОС на учет в государственном предприятии можно с помощью акта по ф. ОС-1 или 0306001. Если имущество было приобретено с целью последующей продажи, а не эксплуатации, что не может сделать бюджетная организация, то его следует считать товаром.

В этом случае акт оформляет только продавец ОС, а для покупателя имущество становится товаром и учитывается на другом счете. Руководитель коммерческой организации может самостоятельно решить, какими первичными документами оформлять сделку по получению (приобретению) товара, руководствуясь тем же ФЗ № 402.

Постановлением Госкомстата № 7 (21.01.03 г.) утверждена унифицированная форма по учету ОС, которую следует относить к первичной документации.

Так, для учета ОС следует использовать акт по форме:

В Налоговый кодекс законодатель не вкладывает понятие «первичных документов», они требуются для бухгалтерского учета. Причем принять к учету можно, только документы, заполненные соответствующим образом, куда будут внесены необходимые сведения об ОС, реквизиты предприятий и другие данные.

Так, хозяйственная операция:

• Приема-передачи ценностей сопровождается оформлением акта по ф. ОС-1 или, в других случаях, ОС-1а, ОС-1б. Если участников купли-продажи двое, то каждому заполняется по 1 экземпляру. Для оформления акта используется техническая документация. Хозяйственная операция контролируется специальной комиссией, если имущество приобретается в качестве товара, то форма ОС-1 оформляется только продавцом, списывающим ОС. Алгоритм действий ничем не отличается при получении (покупке) имущества от физ. лица. Каждый материальный объект, оформленный как ОС или товар, должен быть принят по передаточному акту или товарной накладной, к которым прилагается техническая документация. Иногда товарную накладную можно использовать вместо акта, если имущество, приобретаемое в качестве ОС, нуждается в последующем монтаже, но ее должна подписать специальная комиссия. Дополнительно составляется акт по ф. ОС-14, затем, после монтажа будет составлен акт по ф. ОС-1.
• Ввода в эксплуатацию будет сопровождаться оформлением дополнительного акта после или до того, как оформится ОС-1. Также необходимо будет оформить инвентаризационную карту по форме ОС-6 или ОС-6б, куда следует занести сведения из акта ввода в эксплуатацию. Когда акт ввода в эксплуатацию будет подписан, на ОС можно начислять амортизацию.

Требования к содержанию

Когда ОС продается или передается после определенной эксплуатации, то бланк акта обе стороны заполняют совместно. Так, продавцу необходимо заполнить 2 экземпляра акта, оставив незаполненным II раздел, его заполнит покупатель сведениями об объекте, актуальными на момент поступления имущества на бухгалтерский учет. Для учета покупателю важна дата, когда средства поступят на учет и инвентарный номер, который будет присвоен объекту.

Акт для заполнения состоит из 2 частей:

Важно, чтобы акт содержал сведения, как покупатель собирается использовать приобретаемое имущество и кто его изготовил. Акт также должен содержать сведения о членах специальной комиссии, которая получила право принять ОС для нужд предприятия.

В своем заключении комиссия указывает период, в течение которого предполагается эксплуатировать ОС на предприятии. Комиссия может состоять минимально из 2 человек, кандидатуры утверждаются руководителем предприятия специальным приказом.

Памятка для акта приема-передачи основных средств

Каждому бухгалтеру немаловажно иметь памятку о том, как заполняется акт приема-передачи основных средств:

К акту следует приложить техническую документацию, главный из документов – это техпаспорт, дополнительные – план сооружения, когда передается строительный объект, инструкция по эксплуатации, другие.

Если субъектом, которое принимает или передает ОС является бюджетная организация, то акт следует составить в 3 экземплярах, 2 из них должны получить стороны сделки, а третий – государственная инстанция Росимущество.

Визируется акт в этом случае не только специальной комиссией, но и руководителями госпредприятий. Графа о госрегистрации прав должна заполняться только при передаче недвижимости.

Образец заполнения акта приема-передачи основных средств:

Пример заполнения формы ОС-1

На основании передаточного акта может приниматься и передаваться новый объект или ранее использованный, поэтому заполнение формы будет отличаться. Так, когда передается не новое ОС, то I раздел формы заполняет передающая сторона, внося сведения о состоянии объекта к моменту передачи. Если передается новый объект, то I раздел заполнять не следует.

Верхняя часть или «шапка» предназначена для внесения сведений об участниках сделки. Поле о госрегистрации прав на недвижимое имущество заполняется только в отношении объектов, которые подлежат обязательной госрегистрации со стороны нового собственника. Если передается недвижимое имущество, то поле о госрегистрации заполнять не нужно.

Раздел II заполняется получающей стороной на своем экземпляре. В него следует внести сведения в отношении ОС на дату принятия на учет. Если принимается не новое ОС, то в графе «период полезного использования» указывается тот, на протяжении которого объект еще можно эксплуатировать.

Раздел III предназначен для внесения различных характеристик объекта. Комиссия, которая подписывает передаточный акт, обязана осмотреть ОС, дать ему оценку, установить его характеристики предъявляемым требованиям.

Если для оформления акта используется не типографский бланк, а распечатанный в формате word с компьютера, он может быть заполнен не вручную, а помощью программного обеспечения. Но свое заключение комиссия должна оформить только собственноручно.

Если при проверке будут выявлены дефекты, их обязательно следует указать в акте. Свое заключение комиссия оформляет на последнем листе передаточного акта. После заключения комиссии следует оформить список приложений, который должен состоять из технических документов, прилагаемых к акту.

Кто должен расписаться

Подписывается акт обеими участниками сделки. Подобные акты, как и накладные должны визироваться руководителями предприятий. Когда происходит смена материального лица разрешение на списание ОС и ввод в эксплуатацию должен обязательно дать руководитель. Другими лицами, заверяющими акт, являются члены комиссии во главе с председателем. Указываются не только их Ф. И. О., но и занимаемые должности.

Вверху формы также есть графа «Утверждаю». Подпись в ней ставится представителем только принимающего предприятия, если оно приобретает новое ОС. Когда происходит передача не нового ОС, то подписи в графе проставляют представители обоих предприятий.

Только после того, как передающая сторона завизирует своей подписью третью страницу акта, бухгалтер принимающей стороны может проставить отметку в инвентаризационной карточке. Принимающая сторона визирует последнюю страницу документа с правой стороны. Последнюю подпись на акте проставляет руководитель принимающей стороны.

Субъекты предпринимательства могут заключать различные договора, которые являются основанием для возникновения определенных прав и обязательств. На практике очень часто они также передают друг другу определенное имущество, которое относится к категории основных средств.

Данный факт должен быть документально подтвержден. При этом возникает необходимость заключения не только соответствующего договора, но и акта о передаче имущества, в том числе и основных средств.

Его оформление должно производиться согласно утвержденной форме ОС-1. Оно необходимо в тех случаях, когда принятый объект включается в состав основных средств, которые принадлежат стороне, принимающей их.

Если передаваемый объект не нуждается в проведении монтажных работ, то акт составляется непосредственного после его приобретения. Если же требуется проведение подобных работ, то данный документ должен быть составлен после их окончания.

А какие особенности имеет акт о приеме передаче объекта основных средств, как он должен быть составлен, и какие законодательные требования предъявляются?

Цель подобной бумаги

Акт о приеме передаче основных средств применяется для осуществления операций с дорогостоящим имуществом, которые проводятся между субъектами предпринимательства. Основной целью данного документа является юридическое оформление определенных действий.

Например, составление подобного документа требуется в тех случаях, когда предприятия заключили какую-нибудь сделку, и имущество должно быть передано от одного к другому из них. При этом оно в соответствии с требованиями действующего правового регулирования оформлено в балансе предприятия.

Соответственно, составление акта необходимо для документального оформления списания переданного имущества и для постановки его на учет в другом предприятии. Необходимость составления подобного документа возникает также в тех случаях, когда создается новое имущество за счет собственных средств предприятия.

Также необходимо знать о том, что данные, которые отражены в акте, необходимы для составления и ведения отчетности компании. Данный документ нужен бухгалтеру для расчета суммы налогов, а также для исчисления .

К составлению данного документа нужно отнестись очень внимательно. Также необходимо соблюдать все законодательные требования, предъявляемые к нему.

Законные параметры документов

Порядок составления акта о приеме передаче основных средств получил свое четкое законодательное регулирование. В частности, в бюджетном законодательстве РФ.

Определенным вопросам посвящены Приказы Минфина №162н и № 174н. Форма ОС-1 утверждена соответствующим постановлением Госкомстата. Именно данный документ является основанием для постановки имущества на учет.

Товар также приобретается у продавца на основании соответствующего акта приема-передачи. Но подобное имущество покупается с целью реализации. Закон гласит, что покупатель в этом случае не обязан оформлять дополнительный документ. В частности, решение вопроса о том, каким именно документом должен быть оформлен договор поставки товара, оставлено руководителю фирмы.

Согласно правовому регулированию единые формы первичной документации являются обязательными к применению для всех предприятий, которые осуществляют деятельность на территории РФ. Исключение предусмотрено для кредитных организаций и бюджетных учреждений.

Но закон дает предприятиям возможность в некоторых случаях вносить в данные документы дополнительные реквизиты. Они могут лишь вписать новые данные, удаление установленных реквизитов не допускается.

Согласно действующему законодательству форма ОС-1 используется с целью оформления факта приема или передачи определенных объектов между субъектами предпринимательства. Данная форма может не использоваться в тех случаях, когда оформление приема-передачи конкретных основных средств должно проводиться особыми способами.

Бланк формы ОС-1:

Когда и как используется

Акт о приеме передаче объекта основных средств составляется в следующих случаях с целью включения конкретного имущество в категорию основных средств предприятия, а также с целью его исключения из данной категории. При этом основанием для составления подобного документа могут служить различные сделки и другие действия компаний (например, создание нового объекта).

В подобных случаях необходимо знать о том, что форма ОС-1 используется для всех основных средств, кроме зданий и сооружений (для данной категории используется другая форма, которая также утверждена законодательством).

К числу подобных основных средств можно отнести:

• инвентарь, необходимый для организации работы;
• скот;
• капитальные вложения;
• транспорт и т.д.

А для оформления приема передачи зданий и сооружений применяется форма ОС-1а. Также утвержден отдельный бланк данного документа, используемый в тех случаях, когда передается целая группа основных средств. Данный факт необходимо учитывать во время заключения договора о передачи нескольких объектов. При этом акт должен быть составлен в двух экземплярах, которые подписываются руководителями учреждений.

Необходимо знать о том, что сведения о передаваемых объектах основных средств должны быть заполнены в соответствующую карточку, которая оформляется с целью ведения учета.

Бланк акта приема передачи состоит из нескольких разделов, которые должны быть оформлены в соответствии с требованиями действующего законодательства. Например, реквизит о государственной регистрации прав должен быть заполнен в тех случаях, когда передается недвижимое имущество.

Заполнение акта о приеме передаче объекта основных средств

При заполнении акта о приеме передаче объекта основных средств необходимо придерживаться определенных правил, установленных действующим законодательством.

В частности, в данном документе должна быть отражена следующая информация:

• его наименование;
• дата составления документа;
• данные сторон;
• содержание сделки;
• величина натурального и денежного измерения сделки;
• имена должностных лиц, которые подписали документ.

Акт должен быть составлен, учитывая техническую документацию на передаваемый объект. Если у стороны, которая передает имущество, оно являлось основным средством, нужно использовать также данные бухгалтерского учета (например, промежуток использования передаваемого основного средства).

Если передаваемое имущество находилось на балансе у продавца, то в процессе заполнения бланка акта о приеме передаче объекта основных средств должны принимать участие обе стороны сделки. Продавец должен составить 2 экземпляра данного документа. При этом он должен оставить незаполненным 2-ой раздел данного документа, который должен заполнить покупатель.

В дальнейшем приобретатель также должен заполнить дополнительный экземпляр данного документа, который должен использоваться для ведения бухучета. В нем необходимо зафиксировать дату постановки объекта на бухучет, его инвентарный номер.

Если приобретается новое имущество, которое ранее нигде не использовалось, то акт должен заполнить покупатель. При этом разделы, которые касаются передаче объекта основных средств, остаются незаполненными.

Акт должен быть утвержден исполнительным органом компании. Это основные правила заполнения акта о приеме передаче основных средств.

Образец заполнения формы ОС-1:

Подробная инструкция по оформлению

Акт состоит из 3 основных страниц. Ниже приведены таблицы с описаниями и инструкциями заполнения каждой из них.

Главная (титульная) страница документа, в которой заполняется основная информация о сторонах сделки и передаваемом объекте:

Вторая страница документа (необходимо знать о том, что данная страница не должна быть заполнена для новых объектов):

Последняя страница:

Также в данном документе необходимо указать информацию об открытой инвентаризационной карточке. Кроме основных данных желательно заполнить также дополнительную информацию, которая даст более полное представление о приобретаемом объекте.

К числу дополнительных данных можно отнести:

• метод отражения объекта в специальной бухгалтерской программе;
• промежуток полезного использования;
• проводка с бухгалтерской документацией и т.д.

Образец заполнения акта можно найти в интернете. На самом деле заполнение подобного документа- довольно легкая процедура, которая не отнимет много времени.

Важность подписи

Акт о приеме и передаче основных средств должны подписать руководители компаний, которые выступают в качестве сторон сделки. От их имени документ также могут подписать их представители. Но в этом случае необходимо наличие соответствующей доверенности. При этом в доверенности нужно указать полномочия проведения проверки и подписания акта о приеме и передаче основных средств.

Только подписанный документ является основанием для списания переданного имущества с баланса компании и для ее постановки на баланс принявшей организации.

Кроме руководителей предприятий акт также должны подписать члены комиссии, которые проводила осмотр и проверку объекта.

Из вышеуказанного следует, что при передаче объектов основных средств составление документа, подтверждающего данный факт, является обязательным. При этом законодательством утверждена специальная форма акта о приеме передаче объектов основных средств. А наглядный пример его заполнения несложно найти.

Все предприятия должны строго придерживаться установленной формы документа. За допущенные нарушения руководитель компании может быть привлечен к ответственности.

Акт приема-передачи по унифицированной форме N ОС-1 (далее - акт ОС-1) необходим для (далее - ОС) . От того, насколько верно он заполнен, может зависеть правильность исчисления налога на имущество и налога на прибыль. Поэтому рассмотрим на примере, что вписывается в ту или иную строку (графу) этого первичного документа.

Когда составляется акт ОС-1

Вам придется оформить акт :

- при приемке имущества, переданного вам (при приобретении, безвозмездном получении и т.д.) другим лицом , у которого передаваемое имущество не числилось в составе ОС, при том что это имущество, согласно вашей учетной политике, должно быть включено в состав ОС. Вместе с тем если имущество, отвечающее условиям признания ОС, стоит менее 20 000 руб. без НДС и у вас в учетной политике прописано, что такое имущество учитывается в составе МПЗ, то акт ОС-1 составлять не нужно.

Обратите внимание, при приемке имущества, которое у передающей стороны было в составе ОС (далее будем называть такое имущество бывшим в эксплуатации), вы не составляете отдельный акт ОС-1, а просто в акте ОС-1, который передаст вам продавец, заполняете отдельные строки и графы. Но если вы приобретаете бывшее в эксплуатации ОС для перепродажи (то есть для вас это товар), вам не нужно заполнять свою часть акта ОС-1, оформленного продавцом;

- при создании ОС вашей организацией ;

- при передаче ОС в собственность другому лицу (как организации, так и физическому лицу) или на баланс лизингополучателя.

Внимание! Акт ОС-1 нужно составлять и при передаче ОС физическому лицу - не предпринимателю.

Когда вы принимаете к учету оборудование, которое требует монтажа, то на него надо составить акт о приеме (поступлении) оборудования по форме N ОС-14. И только после монтажа такого оборудования и его перевода в состав ОС нужно будет составить акт ОС-1. А если вы приобрели бывшее в эксплуатации оборудование, то свою часть акта ОС-1, переданного продавцом, вы заполняете после монтажа и перевода оборудования в состав ОС.

Таким образом, акт ОС-1 составляется:

(если) передается бывшее в эксплуатации имущество (которое у передающей стороны числилось в составе ОС) - в двух экземплярах, которые заполняются:

Передающей стороной;

Принимающей стороной;

(если) имущество приобретено через розничную торговую сеть, у физлица или изготовлено вашей организацией - в одном экземпляре, который заполняется принимающей стороной. Далее мы будем называть такое имущество новым.

Обсуди с контрагентом

Чтобы стороне, передающей имущество, не пришлось оформлять дополнительный документ, подтверждающий данные ее налогового учета, можно эти данные включить в акт ОС-1, дополнив его несколькими графами.

К акту ОС-1 нужно приложить техническую документацию на объект (например, технический паспорт, инструкцию по эксплуатации). Если же при приеме ОС нужно проверить соответствие объекта техническим условиям, его пригодность к эксплуатации и необходимость его доработки, то можно приказом руководителя создать для этого комиссию.

Заполнение акта ОС-1

Сразу скажем, что форма акта предусматривает указание в нем показателей исключительно для бухгалтерского учета, а никак не для налогового. Поэтому для удобства вы можете дополнить форму акта графами или строками для данных налогового учета. Дополненную форму акта нужно утвердить приказом руководителя.

А если ваш бухгалтерский учет настолько сближен с налоговым, что все бухгалтерские показатели, отражаемые в акте, совпадут с налоговыми, вы можете сделать на акте ОС-1 пометку об этом, например написать "Расхождений между данными бухгалтерского и налогового учета нет".

Заполняем первую страницу

Заполнение первой страницы акта начинается с указания данных об организации-получателе и организации-сдатчике. При этом если приобретено новое ОС, то, соответственно, данные о сдатчике не заполняются.

В строке "Основание для составления акта" вы можете указать любой документ, например договор купли-продажи, или накладную, или счет.

Таблица справа на этой странице акта (начиная со строки "Дата принятия к бухгалтерскому учету") заполняется передающей стороной при передаче ОС, бывшего в эксплуатации.

То есть при приобретении нового ОС вам нужно поставить в строках этой таблицы прочерки.

И обратите внимание, что на первой странице акта ОС-1 передающая сторона указывает номер амортизационной группы, в которую у нее включался объект. И вы при приобретении ОС, бывшего в эксплуатации, должны включить объект для целей налогового учета в состав той же амортизационной группы (подгруппы), в которой он числился у предыдущего собственника. Если передающая сторона изначально неправильно определила амортизационную налоговую группу ОС и неверно отражала объект в своем учете, но при передаче вам объекта отказывается исправить группу на правильную, то вы не можете самостоятельно ее поменять. Вы должны включить принятое ОС в ту же самую амортизационную группу.

А, как выяснилось, в Минфине предъявляют довольно жесткие требования к данным об основном средстве, отражаемым в акте ОС-1.

Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

"Раздел 1 акта по форме N ОС-1 заполняется на основании сведений передающей стороны и носит информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.

Как разъяснил Минфин России в Письме от 05.07.2010 N 03-03-06/1/448, в случае отсутствия у получателя акта приема-передачи по бывшему в эксплуатации основному средству амортизация по такому основному средству у него не начисляется.

Если же форма N ОС-1 есть, но она заполнена неправильно, к примеру неверно был определен срок полезного использования основного средства, то получается, что достоверных документов о приобретенном основном средстве у принимающей стороны нет, и, следовательно, амортизация по такому основному средству начисляться не может".

Но мы бы не советовали вам ориентироваться лишь на сведения об амортизационной группе, указанные на первой странице акта ОС-1. Ведь передающая сторона необязательно указала в акте номер группы именно для целей налогового учета. Лучше если сведения о номере будут подтверждены отдельным документом, переданным вам предыдущим собственником. По вашему запросу он может передать вам справку в произвольной форме, оформленную, к примеру, так.

Справка-подтверждение

Подтверждаем, что копир Canon imageRUNNER IR-2520, переданный ООО "Роза" по акту о приеме-передаче от 05.08.2010 N 9 (договор купли-продажи от 19.07.2010 N 134), числился в налоговом учете нашей организации в составе III амортизационной группы.

Главный бухгалтер ------------ (Розанова М.А.)

Печать

Если же основное средство вам передает организация-спецрежимник, то, поскольку она не определяла амортизационную группу для целей налогообложения, вы можете определить ее самостоятельно.

Чтобы заполнить строку "Организация-изготовитель" на первой странице акта, нужно посмотреть технические документы на объект (например, технический паспорт). А если эти сведения найти невозможно, то в строке ставится прочерк.

В шапке первой страницы акта ОС-1 обязательно должны поставить свои подписи руководители передающей (если приобретено ОС, бывшее в эксплуатации) и принимающей сторон, а также должны стоять даты утверждения ими акта ОС-1.

Заполняем раздел 1 второй страницы акта

Этот раздел заполняет только сторона, передающая основное средство. Следовательно, он вообще не заполняется при приеме-передаче нового ОС.

Если это вы передаете свое ОС, то вам надо обратить внимание на графу 4 разд. 1 - фактический срок эксплуатации ОС. Он определяется по формуле:

Фактический срок эксплуатации ОС (графа 4 разд. 1) = Период от даты ввода ОС в эксплуатацию до даты списания ОС - Месяцы и годы, когда фактически ОС не использовались

В срок, когда фактически ОС не использовалось, включаются периоды, когда по нему приостанавливалось начисление амортизации:

В бухгалтерском учете:

При переводе на восстановление (ремонт, реконструкцию, модернизацию) продолжительностью свыше 12 месяцев;

В налоговом учете (Пункт 3 ст. 256 НК РФ):

При передаче в безвозмездное пользование;

При переводе на консервацию продолжительностью свыше 3 месяцев;

При переводе на реконструкцию (модернизацию) сроком свыше 12 месяцев.

Если же вы сторона, принимающая бывшее в эксплуатации ОС, и вы видите, что разд. 1 акта организацией-сдатчиком заполнен лишь для бухгалтерского учета, то вы можете дополнительно запросить у нее сведения о некоторых показателях налогового учета (по аналогии с подтверждением номера амортизационной группы), в частности о фактическом сроке эксплуатации ОС. Ведь при применении линейного метода начисления амортизации для целей налогообложения прибыли вы можете уменьшить срок полезного использования полученного объекта на фактический срок его эксплуатации предыдущим собственником (Пункт 7 ст. 258 НК РФ).

Заполняем раздел 2 второй страницы акта

Этот раздел заполняет только получатель ОС .

При этом надо обратить внимание на следующие показатели этого раздела:

Графа 1 "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету". Для бухгалтерского учета это будет сумма, которая списывается с кредита счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" в дебет счета 01 "Основные средства". А для налогового учета это сумма расходов на приобретение ОС (его сооружение, изготовление, доставку), а также на доведение ОС до состояния, пригодного для использования, за минусом суммы входного НДС (кроме случаев, когда входной НДС учитывается в стоимости ОС). Причем первоначальная стоимость в бухгалтерском и налоговом учете может и не совпасть. Например, разница может равняться сумме процентов по кредиту, полученному для покупки этого ОС;

Графа 2 "Срок полезного использования". Как мы уже сказали выше, при приобретении бывшего в эксплуатации ОС этот срок для целей налогового учета может быть рассчитан по формуле:

Срок полезного использования ОС для целей налогообложения прибыли = Срок полезного использования объекта в соответствии с Классификацией основных средств - Фактический срок эксплуатации ОС предыдущим собственником

Если же на дату получения ОС срок полезного использования у предыдущего собственника уже истек, то вы определяете срок полезного использования самостоятельно исходя из технических условий и рекомендаций изготовителей, способности ОС приносить доход и технических характеристик;

Графа 4 "Норма амортизации". В случае если срок полезного использования в графе 2 разд. 2 акта ОС-1 указан в месяцах, то и норма амортизации должна быть месячная. Тогда ее можно рассчитать по формуле:

Месячная норма амортизации в % = 100% / Срок полезного использования на дату принятия ОС к учету (в годах) / 12 месяцев

Если же в бухгалтерском учете амортизация начисляется:

(или) способом списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования;

(или) способом списания стоимости пропорционально объему продукции (работ), то в графе 4 разд. 2 акта ОС-1 нужно поставить прочерки.

Заполняем раздел 3 второй страницы акта

В разд. 3 акта ОС-1 указываются индивидуальные характеристики ОС. Например, здесь можно указать, в каком состоянии передается ОС, при наличии каких-либо дефектов у объекта - зафиксировать их.

Раздел 3 обязательно нужно заполнять, если из технических документов на ОС (из паспорта, руководства по эксплуатации, справочников) видно, что в нем есть детали, содержащие драгоценные материалы. Если в этих документах ничего о содержании драгметаллов не сказано, то в таблице разд. 3 акта надо поставить прочерки.

Заполняем третью страницу акта

Если для приема и проверки технического состояния ОС создавалась комиссия, то на третьей странице акта она:

Проставляет дату испытания ОС;

Отмечает соответствие или несоответствие ОС его техническим условиям;

Указывает, нужна ли этому ОС доработка.

Далее комиссия уточняет, что именно не соответствует техническим условиям и что требует доработки. И на основании результатов испытания и осмотра ОС дает свое заключение. Если по результатам проверки был составлен какой-то документ, то его надо приложить к акту и указать его в строке "Приложение".

Заполненный и подписанный членами комиссии акт ОС-1 в тот же день передается в бухгалтерию. На основании этого акта открывается инвентарная карточка учета ОС по форме N ОС-6. Об этом в акте ОС-1 ставится отметка.

При заполнении акта ОС-1 по объекту, бывшему в эксплуатации, особенно внимательной следует быть принимающей стороне, поскольку от показателей, отраженных в акте, у нее могут зависеть налоговые и бухгалтерские расходы.

В случае передачи движимого объекта, относящегося к основным средствам, составляется соответствующий акт. В большинстве случае используется форма ОС 1, образец и инструкция по заполнению которой подробно рассмотрены в статье.

По сути и по форме документ представляет собой акт приема-передачи конкретных движимых объектов, относящихся к основным средствам. Сюда не относятся здания, промышленные сооружения и другие объекты недвижимости, для которых существует специальная форма ОС 1а. К тому же акт не составляется в отношении таких имущественных объектов:

• движимых, стоимость которых на данный момент оценивается в 3000 рублей и ниже;
• движимых, относящихся к библиотечному фонду.

Прием основных средств происходит по разным основаниям:

1. В соответствии с договорами о приобретении средства: покупка оборудования, мена, дарение имущества, его аренда, получение по договору лизинга.
2. Изготовление оборудования и ввод его в эксплуатацию за соответствующую плату (для собственных потребностей предприятия).
3. Выбытие имущества из основных средств компании (аналогично – продажа, мена пользу другой организации).

В некоторых случаях ввод имущества осуществляется на основе других документов – подобные ситуации прописаны в законодательстве отдельно (существует отдельный порядок).

Акт всегда составляется в 2 одинаковых экземплярах, которые имеют равную юридическую силу. Зачастую к нему прикладывают технические документы, которые сопровождают передаваемое (приобретаемое) имущество.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Каждая компания вправе применять как стандартную форму бланка, так и документ собственной формы. Основное требование состоит в том, чтобы были отражен все ключевые сведения (как показано на бланке ниже).

Бланк и образец 2018 г.

Бланк состоит из 3 страниц и выглядит следующим образом:

Образец заполнения ОС 1, который можно использовать в качестве примера, представлен ниже. Здесь представлен экземпляр, который заполнен и предназначен именно для получателя. Соответственно, сдатчик вносит сведения в те графы, которые предусмотрены именно для него.

Непосредственное заполнение и подписание зависит от особенностей объекта, передаваемого предприятию. Если производственное оборудование конструктивно простое и не требует никаких монтажных работ, акт подписывают сразу в момент фактической покупки. Если же требуется сборка, то сначала проводится монтаж, а только потом подписывают акт.

Инструкция по заполнению

Следует обратить внимание на то, что заносятся сведения не во все графы: все зависит от того, кому именно принадлежит экземпляр: принимающей или передающей стороне.

Страница 1

На титульной странице приводятся такие сведения:

1. Визы «Утверждаю» со стороны представителя (чаще всего генерального директора) компании-сдатчика и получателя. На каждом экземпляре ставятся соответствующие визы – т.е. 2 документа получателя и сдатчика будут отличаться.
2. Место для печати (М.П.) предназначено для нанесения оригинального оттиска. Однако допускается отсутствие печати, если компания официально не использует ее в своей работе.
3. Сведения о получателе – сокращенное название компании, например, ООО «ИКС», ее реквизиты (ИНН и КПП).
4. Коды по ОКУД и по ОКПО.
5. Юридический адрес компании, с указанием региона и почтового индекса.
6. Банковские реквизиты – расчетный счет, наименование и БИК банка, данные корреспондентского счета.
7. Название структурного подразделения, куда поступило основное средство (например, на склад готовой продукции).
8. Правовое основание для совершения сделки – чаще всего это соответствующий договор купли-продажи.
9. Номер документа (обычно идет сквозная нумерация в течение всего года) и дата заполнения.
10. Дата, когда средство было принято к бухучету – это и есть дата составления акта.
11. Номера – инвентарный, заводской, а также амортизационной группы
12. Официальное название имущественного объекта (например, модель автомобиля), изготовитель этого имущества.
13. Под местом нахождения объекта имеется в виду компания (и адрес), где оно было конкретно в момент передачи.
14. Бывают ситуации, когда приобретаемое имущество находится в собственности сразу нескольких компаний. Тогда заполнение происходит в соответствии с величиной доли в праве собственности. К тому же необходимо поставить пометку о каждом участнике доли и ее размере. Эти сведения фиксируются на 1 странице формы (раздел «Справочно»).

Страница 2

Вторая страница предполагает заполнение сразу двух разделов:

1. Если оборудование или другое имущество уже использовалось как основное средство, следует заполнить раздел 1. В нем указываются ключевые сведения об объекте, актуальные на дату его передачи:

• дата или год выпуска;
• дата официального начала эксплуатации;
• дата последнего капремонта;
• количество лет и месяцев всего срока использования;
• данные по сроку полезного использования;
• общая сумма издержек в связи с износом;
• стоимость остаточная;
• цена покупки (по договору).

1. Сведения в разделе 2 фиксируются только получателем, причем они заполняются только в его экземпляре формы. Приводятся все актуальные сведения по амортизации имущества:

• стоимость имущества на тот день, когда оно было официально принято к бухучету;
• общий срок полезного использования (исчисляется в полных месяцах);
• способ расчета амортизации – название метода и норма.

Также на второй странице вносится информация с характеристикой основного средства:

• название;
• количество;
• пометка по содержанию драгоценных металлов и камней (Если таковые есть в его составе); в случае отсутствия ставятся прочерки во всех графах.

Если какие-либо существенные характеристики не были отражены в табличной части, они отдельно прописываются в строках после фразы «Другие характеристики».

Страница 3

Наконец, на странице 3 в бланке происходит заполнение всех данных по комиссии, принимающей основное средство:

1. Дата, на которую зафиксирован результат испытания имущественного объекта (обычно это и есть дата оформления акта).
2. Результат проведенных испытаний: пометка «соответствует» и пометка о возможной доработке (требуется или не требуется).
3. Официальное заключение принимающей комиссии: обычно указывают, что оборудование находится в рабочем состоянии и годно к эксплуатации.
4. Далее прописывают официальные названия всех документов технического характера, которые сопровождают данное оборудование (основное средство).
5. Затем ставят подписи, расшифровки подписей и названия должностей такие лица:

• председатель комиссии (как правило, это генеральный директор);
• заведующий структурным подразделением, куда поступает это имущество (например, заведующий складом)
• генеральный бухгалтер, который принимает средство на учет.

1. В завершение приводится отметка о непосредственном приеме-передаче объекта: каждая сторона заполняет свою графу. Сдатчик прописывает все сведения после слова «Сдал», а принимающая организация заполняет данные после слова «Принял»:

• кто именно принял (должность, подпись и расшифровка подписи);
• основание возникновения полномочий принятия (доверенность – номер, дата, кто выдал и кому);
• кто принял имущество на ответственное хранение (аналогично должность, подпись и расшифровка подписи);
• отметка главного бухгалтера, в которой подтверждается факт заведения карточки учета, номер записи в инвентарной книге и дата ее составления (подпись и расшифровка подписи).

Порядок составления и подписания

Для разных сотрудников (генеральный директор, заведующий складом, который принимает основное средство на ответственное хранение, и главный бухгалтер, ставящий его на учет) процедура оформления и заполнения будет выглядеть по-разному. В общем виде последовательность действий следующая:

1. На предварительном этапе две стороны (приемщик и сдатчик) ведут переговоры по согласованию самой процедуры передачи и правовому основанию (лизинг, покупка, мена или дарение). Составляется соответствующий договор, в котором учитываются интересы обеих сторон.
2. Затем наступает собственно этап приемки. Он всегда проводится не одним лицом, а сразу комиссией, состоящей как минимум из директора, главного бухгалтера и заведующего складом. Могут присутствовать и технические специалисты, способные компетентно оценить состояние объекта и его соответствие заявленным в технической документации характеристикам.
3. Акт подписывается – в каждом экземпляре компании заполняют свои графы: сдатчик прописывает отметки о сдаче, приемщик – о приемке.
4. Затем главный бухгалтер стороны сдатчика снимает средство со счета 01.
5. А главный бухгалтер приемщика, наоборот, ставит объект на учет по счету 01.

О том, как составить соответствующие бухгалтерские проводки, можно увидеть ниже.

Любому бухгалтеру всегда нужно обращать внимание на правильность составления первичной учетной документации. Сегодня в рубрике «Первичка» мы поговорим об особенностях заполнения акта о приеме-передаче основных средств.

Для целей бухгалтерского и налогового учетов все проводимые организацией хозяйственные операции, в том числе и связанные с приобретением объектов основных средств, должны оформляться оправдательными документами (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» , п. 1 ст. 252 НК РФ). Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет.

СПРАВКА

Налоговый кодекс РФ не содержит определения «первичные учетные документы». В связи с этим согласно положениям п. 1 ст. 11 НК РФ для целей налогообложения понятие «первичные учетные документы» следует определять в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете (Письмо Минфина России от 24.04.2007 № 07-05-06/106 ).

Пунктом 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только в случае заполнения всех обязательных реквизитов.

Основным документом, регламентирующим порядок оформления операций, связанных с принятием к учету основных средств, является Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» .

Данным Постановлением предусмотрено несколько унифицированных форм для документального оформления движения объектов основных средств в зависимости от их вида.

Так, для учета зданий (сооружений) предусмотрен акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а), для остальных объектов основных средств - акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1), для учета групп объектов основных средств - акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б).

Эти формы, как следует из их названия, применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств внутри организации или между организациями для:

а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

по договорам купли-продажи, мены, дарения, финансовой аренды (если основное средство находится на балансе лизингополучателя) и др.;

путем приобретения за деньги, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;

б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Рассмотрим на примере порядок оформления самой распространенной формы акта - формы № ОС-1.

При этом следует иметь в виду, что, если организация приобрела основное средство в торговой сети, у изготовителя или изготовила самостоятельно, акт составляется в одном экземпляре. Его подписывают члены приемочной комиссии, назначенной приказом руководителя организации. Далее этот акт вместе с приложенной технической документацией передается в бухгалтерию организации.

Если основное средство переходит от одной организации к другой (при продаже, мене, передаче в уставный капитал и прочее), действует другой порядок. Акт составляется передающей стороной в двух экземплярах. Его утверждают руководители организации-получателя и организации-сдатчика. Один экземпляр остается у передающей стороны, второй вместе с технической документацией передается принимающей стороне.

ПРИМЕР

ООО «Силена» приобрела у ООО «КоралЛифт» (изготовитель) по договору купли-продажи от 21.05.2007 № 13 лифт стоимостью 295 000 руб., в том числе НДС - 45 000 руб.

Согласно техническому паспорту дата выпуска лифта - 22.03.2007.

Установленный приказом генерального директора организации в целях бухгалтерского учета срок полезного использования лифта - 5 лет, норма амортизации - 1,67.

Согласно учетной политике организации амортизация по этой группе объектов начисляется линейным способом.

Начнем с так называемой шапки документа: это прежде всего номер и дата акта. Чаще всего учетной политикой организации предусматривается последовательная нумерация актов приемки-передачи объектов основных средств с начала года по всей организации. В случае же если организация крупная и имеет, например, несколько обособленных подразделений, приобретающих значительное количество объектов основных средств, то предусматривается нумерация в разрезе подразделений с присвоением кода подразделения.

Учетной политикой ООО «Силена» предусмотрено, что нумерация актов приемки-передачи объектов основных средств ведется в разрезе трех обособленных подразделений организации следующим образом:

1. Подразделение «Административное здание (адрес: г. Москва, пр-т Мира, д. 17/3)» - нумерация ведется последовательно с начала отчетного года, при этом после номера акта ставится буква «А» (№ ______-А).

2. Подразделение «Склад (адрес: Московская обл., г. Одинцово, ул. Промышленная, владение 8/2)» - нумерация ведется последовательно с начала отчетного года, при этом после номера акта ставится буква «С» (№ ______-С).

3. Подразделение «Торговый павильон (адрес: г. Москва, Ленинский пр-т, д.12)» - нумерация ведется последовательно с начала отчетного года, при этом после номера акта ставится буква «Т» (№ ______-Т).

Лифт был приобретен для установки в административном здании. С начала отчетного года это 29-й объект основных средств, приобретенный организацией. Таким образом, порядковый номер акта будет 29-А.

Дата акта должна соответствовать моменту принятия к учету основного средства (отражению по дебету счета 01 «Основные средства»).

Далее бухгалтером заполняются реквизиты организации-получателя (а именно: наименование, адрес, телефон, код по ОКПО организации), также указывается наименование структурного подразделения, в котором будет находиться принятый к учету объект основных средств.

Следующим важным моментом является перенесение данных из документа, на основании которого происходит прием ОС на учет, в акт. Им может быть, например, договор купли-продажи объекта основного средства, приказ руководителя о принятии к учету (ввода в эксплуатацию) основного средства, созданного самой организацией, или иной предусмотренный законодательством документ.

В рассматриваемом случае в акте должны быть указаны реквизиты договора купли-продажи.

Затем указывается наименование объекта основного средства, принимаемого к учету.

Обращаем внимание, что в этой строке необходимо указать полное наименование ОС с указанием марки и модели. Например, «Лифт 0,5 тонны ЛТ-9721».

Неполное заполнение бухгалтером указанных реквизитов может привести к нежелательным последствиям.

ИЗ ПРАКТИКИ

ООО «Интеллектуальное решение 3000» в период с января по июль 2006 г. были приобретены несколько крупных партий компьютеров. Бухгалтер, оформлявший акты по форме № ОС-1, не указал в них реквизиты договоров, на основании которых они были приобретены, а также в строке «Объект основных средств» он указывал «Компьютер», без отражения конкретной марки и модели.

В результате выездной налоговой проверки по налогу на прибыль за 2006 год налоговая инспекция не приняла в расходы для целей налогообложения сумму амортизации указанных компьютеров в размере 432 тыс. руб., поскольку в ходе проверки было невозможно сопоставить имеющиеся у организации первичные учетные документы (договоры купли-продажи) с унифицированными формами по приему к учету основным средствам. То есть, по мнению налоговых органов, отсутствовало документальное подтверждение понесенных расходов.

Организации пришлось дооформлять все акты по указанным объектам основных средств в соответствии с требованиями законодательства, подавать уточненные декларации по налогу на прибыль.

Теперь перейдем к заполнению первого раздела «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи» формы.

Раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В случаях приобретения объектов через торговую сеть, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В нашем примере организация приобретает новый лифт у изготовителя, поэтому может не заполнять указанный раздел. Между тем не будет ошибкой проставление даты выпуска лифта, отраженной в техническом паспорте, а также стоимости приобретения лифта. По остальным строкам нужно проставить прочерки.

Далее следует заполнение самого важного второго раздела документа «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету». Именно на основании указанных в нем данных организация будет отражать в учете основное средство, а также рассчитывать амортизацию по нему.

Это прежде всего первоначальная стоимость основного средства. В нашем примере это стоимость приобретения лифта, за исключением НДС. НДС не учитывается в стоимости объекта, поскольку наша организация является плательщиком этого налога и не осуществляет виды деятельности, освобожденные от обложения НДС, и соответственно имеет право на вычет полной суммы НДС, предъявленного поставщиком.

Следующий реквизит - срок полезного использования. Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 , лифты относятся к третьей амортизационной группе со сроком полезного использования свыше 3 лет до 5 лет включительно. В нашей ситуации приказом руководителя срок полезного использования установлен в пять лет. Соответственно ежемесячная норма амортизации составит 1,67%.

Также необходимо указать способ начисления амортизации. В нашем случае это линейный способ, который закреплен в учетной политике организации.

Переходим к третьему разделу «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств». В нем записывается краткая характеристика приобретенного объекта ОС, в том числе его дополнительных приспособлений и принадлежностей, а также содержание драгоценных металлов (если у организации есть такие данные).

То есть акт должен содержать наименование, единицу измерения, количество и массу драгоценных металлов в принимаемом к учете оборудованию. Эти данные отражаются в первичной учетной документации на основании сведений о содержании драгоценных металлов, указанных в технической документации (например, в техническом паспорте), либо при отсутствии этих сведений - по данным организаций, разработчиков, изготовителей или на основе аналогов, расчетов.

В рассматриваемом примере на основании данных технического паспорта на лифт неизвестно, содержатся ли в нем драгоценные металлы. В таком случае, по нашему мнению, в акте допустимо сделать пометку, что содержание драгоценных металлов будет определено после списания и утилизации.

Теперь перейдем к заполнению третьей страницы акта. Для приемки такого технически сложного оборудования, как лифт, необходимо создание комиссии по приему-передаче объектов основных средств.

В ООО «Силена» создана на основании приказа руководителя от 28.12.2006 № 18 постоянно действующая комиссия, состоящая из техника и инженера. Председателем комиссии назначен главный инженер организации.

В результате осмотра, установки и испытания комиссия признала лифт соответствующим техническим условиям, не требующим какой-либо доработки, что и было отражено в акте.

Итак, незаполненным остался только последний раздел акта.

Обращаем внимание, что левая сторона данного раздела заполняется материально ответственным лицом и бухгалтером при выбытии данного основного средства.

Правую часть заполняет сотрудник организации, получивший по акту приема-передачи к договору купли-продажи или накладной данное основное средство. Далее акт подписывает материально ответственное лицо организации, которому на ответственное хранение поступил полученный объект. И одним из последних, проверив правильность заполнения всех реквизитов и подтверждая оформление инвентарной карточки, акт подписывает главный бухгалтер организации.

После этого заполненную унифицированную форму утверждает руководитель организации.

В заключение обращаем внимание, что при необходимости рассматриваемую форму можно дополнить новыми реквизитами (соответственно отразив это в учетной политике организации). А вот удалять существующие реквизиты ни в коем случае нельзя.