Срок предоставления документов по требованию ифнс. Налоговая запрашивает документы по контрагенту. Размер штрафа обосновывает инспекция

Коммерческие предприятия довольно часто сталкиваются с необходимостью предоставить в налоговую инспекцию пояснения по какому-либо вопросу. Для того, чтобы эти пояснения не привели к дальнейшим проверкам со стороны надзорного органа, к составлению ответа следует относится крайне внимательно, скрупулезно и не затягивать с его отправкой.

ФАЙЛЫ

Наиболее частые вопросы от налоговой

Обычно требование предоставить пояснения поступает через некоторое время после сдачи всевозможных отчетов и деклараций, так что поводом для них может стать любая, даже самая незначительная ошибка или неточность в документах. Во многих случаях разъяснения требуются по НДС, указанному , из-за несоответствии сведений о налогооблагаемых базах в декларациях по налогу на прибыль и опять же НДС, при расхождении данных у контрагентов. Вопросы могут вызвать необоснованные убытки при проверке начисления , подача уточненной декларации или расчета, в которых исправленная сумма налога к уплате меньше, чем в присланных первоначально и т.д.

В какой форме приходит требование

Налоговая инспекция может выслать требование о пояснениях как в бумажном, так и в электронном виде. При этом, в случае, электронного послания, налогоплательщик обязан отреагировать на него в течение пяти рабочих дней. Если же данный документ пришел в бумажном виде, на него также необходимо дать ответ в кратчайшие сроки, причем вне зависимости от того, имеется ли на нем печать налоговой инспекции или нет.

Порядок действий при получении требования

После того, как налогоплательщик получает требования о пояснениях, он должен сверить переданные в налоговую документы с имеющимися у него на руках данными.

В первую очередь, при проверке , анализу подвергаются указанные в ней суммы (на предмет их соответствия с суммами по всем входящим и исходящим счетам-фактурам). Далее аналогичным образом исследуются даты, номера счетов-фактур, и прочие реквизиты (ИНН, КПП, адреса и т.п.).

Если вопросы возникли по декларации УСН или по налогу на прибыль , следует проанализировать все суммы расходов и доходов, которые были приняты для их расчета. Идентично приведенному алгоритму проверяются и все другие виды документов, вызвавшие вопросы у налоговой инспекции.

После того, как ошибка будет найдена, нужно передать в налоговую уточненную отчетность с исправленными данными — но это касается только сумм. Если же ошибка не относится к финансовой части, то «уточненку» сдавать не надо, достаточно предоставить необходимые пояснения.

Внимание: закон не говорит о том, что пояснения должны быть даны именно в письменной форме, т.е. это значит, что они могут быть предоставлены и устно. Однако во избежание дальнейших разногласий, лучше все-таки озаботиться составление письменного ответа.

Как поступить, когда требование налоговой несправедливо

Случается, что налоговая инспекция требует пояснений необоснованно, т.е. в отчетности не было допущено никаких ошибок. В таких ситуациях игнорировать письма от налоговой тоже нельзя.

Во избежание каких-либо санкций (в том числе и внезапных ) необходимо своевременно уведомить надзорную службу о том, что в соответствии с информацией предприятия, все предоставленные сведения верны.

В любом случае, при составлении ответа надо помнить, что для налоговой важно даже не столько содержание письма, сколько сам факт ответа на требование.

Как оформить ответ на требование налоговой о предоставлении пояснений

Оформить его можно либо на бумаге, написав «от руки», либо в электронном виде, напечатав на компьютере. При этом, если пояснение пересылается по обычной почте, то отправлять его надо заказным письмом с уведомлением о вручении, тогда риск того, что письмо затеряется, будет сведен к минимуму.

Использование электронного формата возможно только при наличии у организации электронной цифровой подписи.

К пояснению могут быть приложены какие-либо дополнительные документы – их наличие нужно отразить в содержании ответа.

Образец составления ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений

Как уже говорилось выше, унифицированной формы ответа для дачи пояснений налоговой нет, так что составлять его можно в произвольном виде. Стоит отметить, что форма ответа должна быть предельно корректной и стандартной с точки зрения правил оформления подобного рода бумаг.

1. Вначале слева или справа (не имеет значения) нужно указать адресата, т.е. именно ту налоговую инспекцию, куда отправляется ответ. Здесь нужно вписать ее номер, а также район и населенный пункт, к которому она относится.
2. Далее указывается отправитель письма: пишется название предприятия, его адрес (фактический), а также номер телефона (на случай, если у налогового инспектора возникнут какие-либо дополнительные вопросы к пояснению).
3. Далее в ответе следует сослаться на номер требования (а таким документам налоговая служба всегда присваивает номера), и его дату (отметим: не дату получения, а именно дату составления), а также коротко обозначить суть вопроса.
4. После этого можно приступать непосредственно к даче пояснений. Их следует писать максимально подробно, со всеми нужными ссылками на документы, законы, нормативные акты и т.п. Чем тщательнее будет оформлена эта часть ответа, тем больше шансов на то, что налоговая будет им удовлетворена.

   Ни в коем случае нельзя давать в ответе недостоверные или заведомо ложные сведения – они будут быстро обнаружены и тогда последуют немедленные санкции со стороны налоговиков.

5. После того, как пояснение будет дано, необходимо заверить письмо подписью главного бухгалтера (при необходимости), а также руководителя компании (обязательно).

Штраф за непредоставление документов по встречной проверке налоговики применяют в качестве наказания, когда запрашиваемые ими бумаги не были представлены совсем или были направлены позже, чем того требует закон. Однако причин неисполнения данной обязанности может быть множество. Узнаем, какая именно ответственность и в каких случаях применима.

Налоговая запросила документы: можно ли проигнорировать запрос

Те, кому периодически приходится отвечать на требования налоговиков о представлении документов о своем контрагенте, знают, насколько объемную информацию они порой запрашивают и как непросто в чрезвычайно сжатые сроки, ограниченные 5 днями, выполнить указания.

Однако как бы объемен ни был запрос, игнорировать требования инспекторов нельзя. За неисполнение данной обязанности провинившемуся, как указывается в требованиях, грозит ответственность в виде штрафа. По какой статье и за что можно оштрафовать нерадивого налогоплательщика при встречных проверках? Вопросы очень непростые. Давайте разбираться.

Какая за это бывает ответственность

НК РФ содержит следующие основания, по которым можно оштрафовать лицо, не ответившее (или ответившее не должным образом) на требование о представлении документов:

• Ст. 126 «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля».
• Ст. 129.1 «Неправомерное несообщение сведений налоговому органу».

Ответственность по п. 1 ст. 126 применима, если нарушение не относится к предусмотренным в НК РФ:

• ст. 119 (ненаправление в ФНС налоговой декларации);
• ст. 129.4 (незаконное непредставление уведомления о контролируемых сделках или представление недостоверных сведений о них);
• ст. 129.6 (непредставление сведений об участии в иностранных организациях);
• п. 1.1 ст. 126 (непредставление отчетности контролируемой иностранной компании);
• п. 1.2 ст. 126 (неподача ежеквартального расчета по НДФЛ).

Ненаправление в ФНС в установленный законом срок документации и (или) иных предусмотренных законом данных по п. 1 ст. 126 НК РФ наказывается штрафом в размере 200 руб. за каждый непереданный документ.

По п. 2 ст. 126 НК РФ лицо, отказавшееся направить инспекторам необходимые документы о налогоплательщике или каким-либо другим образом уклоняющееся от этой обязанности (или же направившее бумаги с заведомо неверными данными), будет оштрафовано на 10 000 (фирмы, ИП) или на 1 000 руб. (физлица, кроме ИП). При этом нарушение не должно соответствовать ст. 126.1 (представление документов с недостоверными сведениями) и 135.1 НК РФ (ненаправление банком справок по счетам).

Ст. 129.1 НК РФ также содержит 4 пункта:

• Пп. 1 и 2 касаются незаконного несообщения (а также сообщения позже установленного срока) провинившимся лицом предусмотренных законом данных, что наказывается наложением штрафа в размере 5 000 руб. (если нарушение единичное) или 20 000 руб. (если нарушение повторяется в течение календарного года). При этом нарушения не должны подпадать под ст. 126 НК РФ.
• П. 2.1 относится к иностранным организациям, имеющим недвижимое имущество на территории РФ и обязанным сообщать в ИФНС данные о своих участниках.
• П. 3 предусматривает ответственность для физлиц, не сообщивших налоговому органу данные об имеющихся у них объектах налогообложения (недвижимости и транспорте) при неполучении уведомления об уплате налога.

Таким образом, применимых статей две, причем их формулировки некоторым образом похожи, а вот ответственность по ним совершенно разная.

Так какая же статья при встречке — 126 или 129.1?

Проведем небольшой эксперимент. Представим, что вам поступило требование о представлении документации по контрагенту, у которого проходит выездная проверка.

О том, какие бумаги могут быть запрошены в рамках «встречек», читайте в статье «У контрагента налоговики могут запросить любые документы» .

Всего было запрошено 500 документов — 250 счетов-фактур и накладные к ним. Вы направили их инспекторам не вовремя. На какую сумму вас оштрафуют? На 5000, 10 000, а может, и на все 100 000 руб.?

Согласитесь, есть над чем подумать. Ведь разница в размерах колоссальная. Причем последняя сумма (штраф 100 000 руб. и даже больше) совершенно реальна: как мы смогли удостовериться, 100 000 руб. — это всего лишь 500 «опоздавших» документов по 200 руб. А если документы проверяют в рамках выездной проверки за несколько лет, большое количество запрашиваемых бумаг — обычная практика. Так что давайте разбираться.

Согласно п. 4 ст. 93 «Истребование документов при проведении налоговой проверки» проверяемое лицо, отказавшееся направить в ФНС запрашиваемую документацию в ходе налоговой ревизии или направившее ее налоговикам позже установленного НК РФ срока, считается нарушителем, которому придется отвечать по ст. 126 НК РФ.

Если же мы обратимся к п. 6 ст. 93.1 НК РФ «Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов, плательщике страховых взносов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках», то увидим следующую формулировку: отказ лица от направления в ФНС истребуемых в ходе налоговой ревизии бумаг или направление их с нарушением сроков квалифицируется в качестве нарушения, влекущего наложение санкций по ст. 126 НК РФ. Незаконное несообщение (или сообщение с нарушением срока) требуемой информации также считается нарушением, отвечать за которое придется по ст. 129.1 НК РФ.

Анализируя формулировки данных статей, можно сделать однозначный вывод, что истребование документации в рамках ст. 93 НК РФ относится только к случаям, когда ее запрашивают у налогоплательщика, которого непосредственно проверяют. Формулировка же ст. 93.1 НК РФ указывает на ситуации, когда бумаги запрашивают не у проверяемого лица, а у того, кто имеет какую-либо информацию о проверяемом или конкретной сделке. А это как раз и есть встречные проверки.

Отсюда следует, что за непредставленную для встречки информацию штрафуют по ст. 129.1 НК РФ на сумму от 5000 до 20 000 руб., а за документы — по ст. 126 НК РФ, но вот по какому пункту? Читаем статью и становится понятно, что ответственность при «встречках» может наступить только по п. 2 (это 10 000 руб. штрафа), но никак не по п. 1, поскольку именно в п. 2 этой статьи говорится о запросах данных о плательщике. Что касается п. 1 ст. 126 НК РФ, он применим в том случае, если документы запрашивались непосредственно у самого проверяемого лица. Так что штрафа, рассчитанного исходя из 200 руб. за документ, при «встречках», конечно же, быть не может.

О том, как проводятся «встречки», читайте в статье «Особенности проведения встречной налоговой проверки» .

Итоги

Если налогоплательщик по каким-либо причинам вовремя не исполнил (или не смог исполнить) требование о представлении документов в рамках «встречки», ему не следует спешить с уплатой предъявленного в этой связи штрафа. Нужно внимательно изучить сложившуюся ситуацию и постараться правильно ее квалифицировать. Возможно, размер штрафа удастся уменьшить в разы.

Также лучше не забывать следующее: если запрос налоговиков очень объемен и подготовить документы для встречной налоговой проверки в отведенные законом 5 дней нереально, всегда есть возможность письменно попросить инспекторов увеличить срок сдачи документации (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Однако нужно помнить, что продление срока — это право налоговиков, но не обязанность.

Финансовые документы - бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий. Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом. Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов. К процедуре предъявляют определенные требования.

Вид представление документов

Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:

• лично, представителем;
• заказным письмом;
• в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.

Заверенные копии сшивают определенным образом.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Зачем сшивать

Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.

Подавать сшитые документы следует в следующие организации:

• при отчетности в налоговые органы;
• при передаче дел в суде;
• при сдаче документов в архив;
• при подаче на участие в тендерах;
• при передаче в банк заверенных копий бумаг.

Для сшивания потребуются инструменты:

• степлер и скобы;
• иголка, шило и нитки;
• специальные механические устройства.

Сшивают документы, общий объем которых более одной страницы.

Как видно, существует несколько вариантов сшивания. Однако в некоторые учреждения требуют использование только ниткой. Это является мерой безопасности: заменить сшитые листы, закрепленные печатью, невозможно.

Требования к сшиванию

На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:

• Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
• ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
• Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
• Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
• Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
• Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
• Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок.

Оформление в архив

Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

1. наименование документа;
2. дату составления описи;
3. небольшую аннотацию;
4. опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
5. количество листов прописью и цифрами;
6. подпись делопроизводителя.

Составление документа будет поэтапное:

• Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
• Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
• Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.

Нумерация страниц не допускает исправлений. При пропуске страниц можно использовать нумерацию из цифр и букв при разрешении принимающей документы организации.

Особенность сшивания для налоговых органов

Налоговая служба является серьезным органом, требующим регулярных отчетов. Она имеет право самостоятельно проверить всю предоставленную документацию на правильность оформления и оригинальность. Налоговый инспектор будет требовать только заверенные документы. Все копии обязаны быть точными дубликатами оригинала и содержать заверяющие реквизиты, имеющие силу в юридическом аспекте. Копии прошивают аналогично оригиналам.

Некорректно сшитые документы любые службы откажутся принимать.

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя. Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой - до 5х5 см. На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации.

В налоговые органы вместе с шитыми бумагами подают сопроводительное письмо с подробным указанием содержания и количеством бумаг.

Сшивание нитками

Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.

Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.

Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:

• игла;
• шило;
• клей канцелярский;
• шпагат, капроновая нить;
• чистый лист бумаги.

Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.

Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу - «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.

В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.

• Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
• Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
• Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
• Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.

• Повторяют все операции еще раз.
• С тыльной стороны связывают двойным узлом два конца нити.
• Наклеивают на узелок небольшой листочек и заверяют документ подписями и печатями.

Наклейка и кончики ниток оставляют для того, чтобы было видно завязанный узелок.

Ошибки при сшивании

Наиболее распространены три ошибки:

1. Заклеивают узелок обычной бумагой. Для этого должна быть специальная заверительная бумага - папиросная. Она позволяет видеть наличие и целостность узелка.
2. Документы оформляют не по правилам. Готовить документы к подаче налоговым органом следует опытному человеку, неправильное оформление будет причиной возврата бумаг.
3. Применение любого клея: карандаш, ПВА и др. Обязательное условия подшивки для налоговых органов - использовать для приклеивания заверительной бумаги канцелярский клей.

Многостраничные документы должны отвечать следующим требованиям:

• хорошо читается содержание, визы, даты;
• со всех листов легко делаются копии;
• прошивка не разлетается при чтении;
• страницы имеют последовательную нумерацию с первого листа, указано их общее количество;
• на обороте последнего листа или отдельном листе стоит заверительная подпись и поставлена печать.

Виды сшивания

Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:

• Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие - нижнее - среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
• Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие - крайнее нижнее отверстие - второе нижнее отверстие - второе верхнее - крайнее верхнее - второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
• Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу - змейкой.

При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.

На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст.

Где сшить документы

Сшивание является достаточно сложной и важной задачей. Если в штате нет документоведа, который знает все правила оформления и имеет опыт в сшивании, то можно обратиться в стороннюю организацию. Таких специалистов можно найти в типографии или архиве. Конечно, за их услуги придется заплатить, но работа будет выполнена качественно и быстро.

Сшивать листы лучше свободно, чтобы они легко открывались и можно снять с них копии.

Заверение документов для налоговой

Для налоговых органов заверять каждый лист не требуется. Достаточно поставить подписи на обратной стороне все прошивки.

Налоговая служба в любой момент имеет право запросить документы на проверку. Согласно ст. 93 НК предоставляют заверенные копии. Но там нет четкого указания в заверении и оформлении прошивки. Ранее чиновники требовали визировать каждый лист подшивки, а подписи ставили только на многостраничных документах. Однако с конца 2015 года Минфин разрешил использовать одну подпись для заверки подшивки в налоговую службу.

За границы наклейки должны выступать только концы ниток. На ней делают надпись «Все верно, пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью». Запись дополняют количеством листов в цифровой и прописной форме, должностью визировавшего копию сотрудника, подпись и расшифровку к ней, дату заверения. Если используется печать, то она должна захватить края наклейки, дату и подпись. Сегодня продаются готовые наклейки с требуемым текстом. Работнику только останется проставить от руки число листов, подпись и дату.

Если в компании используется печать, то копии можно заверить ей. Некоторые организации используют факсимильную подпись для ускорения процесса. Однако ГОСТ допускает только личную подпись, инспектор вправе оштрафовать за каждую по 200 рублей.

Налоговые органы не имеют право требовать нотариальную заверку каких-либо бумаг.

Последовательность проставления реквизитов заверения не зафиксировано в законодательных актах, но существует ряд дополнительных моментов:

• Право на заверку копии имеет только руководитель организации или уполномоченное должностное лицо, работающее в организации. Даже доверенность на право удостоверения верности копии на имя стороннего лица не позволяет формально ему заверять подписью копии документов от имени компании.

Для того чтобы работник получил полномочия на заверение, их прописывают:

1. во внутренней документации (приказ, инструкция и др.);
2. в доверенности;
3. в трудовом договоре, так как заверка не только право, но и обязанность.

• Делают отметку о местонахождения подлинника. Копию документов организации можно заверять, только если в ней хранится оригинал. Например, неправомерно заверять учредительные документы другой организации в сторонней компании.
• Верность копии свидетельствуют подписью уполномоченного лица и печатью, если она имеется.

Сопроводительное письмо

Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.

Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.

Без указания причины предоставления документов налоговикам трудно отследить исполнение организацией требований. Повышается риск получения штрафов за непредставление документов.

Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью. Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.

Ответ на требование налогового органа о представлении документов – вопросы и ответы

Кочетков Юрий Владимирович. генеральный директор «Бурмистр.ру»

Любые мероприятии налогового контроля, проводимые налоговиками – неприятная для налогоплательщика процедура. Ведь в данном случае происходит столкновение двух совершенно противоположных «желаний». Налоговики всеми способами пытаются что-то найти в учете налогоплательщика, заваливая его требованиями о представлении документов. При этом, в требованиях зачастую поименованы не относящиеся к проверяемым налогам и сборам документы. Налогоплательщики, в свою очередь, всеми силами стараются представить налоговикам минимальное количество документов, которые не могут навредить, появившись в решении по результатам налоговой проверки. В данной статье мы рассмотрим основные вопросы налогоплательщиков, возникающие при получении из налогового органа требования о представлении документов.

Вопрос 1. В каких случаях быть получено требование о представлении документов.

Требование о представлении документов может быть получено налогоплательщиком при проведении налоговой проверки (п.1 ст.93 НК РФ) и при проведении «встречной» проверки контрагента и иных лиц, располагающих документами, касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (п.1 ст.93.1 НК РФ).

Налоговым кодексом предусмотрено 2 вида налоговых проверок – камеральные и выездные (п.1 ст.87 НК РФ)

Камеральная налоговая проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основании представленных налогоплательщиком налоговых деклараций (расчетов) и документов, а также иных документов имеющихся у налогового органа (п.1 ст.88 НК РФ).

Камеральная проверка проводится в течение трех месяцев со дня представления налогоплательщиком налоговой декларации (расчета) (п.2 ст.88 НК РФ). При этом продления срока камеральной налоговой проверки и её приостановление Налоговым кодексом не предусмотрено.

При камеральной проверке НК РФ предусмотрено несколько оснований для требования документов:

В случае применения компанией налоговых льгот (п. 6 ст. 88 НК РФ)

При желании организации вернуть НДС (п. 8 ст. 88 НК РФ)

При проведении камеральной проверки по налогам, связанным с использованием природных ресурсов (п. 9 ст. 88 НК РФ)

Если налоговая инспекция решает назначить дополнительные мероприятия по налоговому контролю (п. 6 ст. 101 НК РФ).

Никаких иных оснований для истребования документов в рамках проведения камеральной проверки не предусмотрено.

Выездная налоговая проверка проводится на территории налогоплательщика на основании решения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа (п.1 ст.89 НК РФ).

Длительность проведения проверки не может превышать двух месяцев. Указанный срок может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях - до шести месяцев. (п.6 ст.89 НК РФ)

В случае приостановления выездной налоговой проверки все действия налогового органа по истребованию у налогоплательщика документов приостанавливаются, следовательно вручение требования в данный период будет неправомерным (п.9 ст.89 НК РФ).

Налоговый орган вправе истребовать документы у контрагента проверяемого налогоплательщика (п.1 ст.93.1 НК РФ).

Таким образом: истребование документов у налогоплательщика может производится:

В рамках проводимой камеральной проверки поданной в налоговый орган декларации, исключительно в случаях предусмотренных НК РФ и в течении срока проведения камеральной проверки, то есть не позднее 3 месяцев с момента подачи декларации.

В рамках проводимой выездной налоговой проверки исключительно в период фактического проведения проверки, а никак не в период, когда проверка приостановлена по решению налогового органа

В рамках проведения встречной налоговой проверки

Вопрос 2. В течение какого срока должны быть представлены документы

Налоговым кодексом предусмотрены следующие сроки для представления документов по требованиям налогового органа (обращаем внимание, что сроки исчисляются в рабочих днях (п.6 ст.6.1 НК РФ):

В течение 10 дней со дня вручения требования в рамках выездной и камеральной проверки (п.3 ст.93 НК РФ).

В течение 5 дней со дня получения требования в рамках «встречной» проверки. Если документов, запрошенных налоговым органом, у налогоплательщика нет, он обязан сообщить об этом налоговому органу также в течение 5 дней (п.5 ст.93.1 НК РФ).

При этом налогоплательщик может письменно уведомить проверяющих о невозможности представить запрошенные в требовании документы в определенный Налоговым кодексом срок. В письменном уведомлении налогоплательщик обязан указать причины, по которым документы не могут быть представлены в отведенный срок и сроки, в течение которых они могут быть представлены (п.3 ст.93 НК РФ).

Образец письменного уведомления:

Руководителю

Инспекции ФНС России N __

по г. Москве

Иванову И.И.

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

Уведомление

Объем запрошенных для проверки документов составляет более 5000 страниц. В штате нашей организации всего один человек занимающийся ведением бухгалтерского и налогового учета, а именно - Главный бухгалтер Петрова Маргарита Васильевна. Другие сотрудники организации доступа к бухгалтерским и налоговым регистрам не имеют.

С 10.05.2010 года главный бухгалтер находится на больничном (копию больничного листа прилагаем), ввиду чего подготовить запрошенный налоговым органом комплект документов в требуемый срок не представляется возможным.

В связи с этим на основании п. 3 ст. 93 НК РФ просим продлить срок представления документов до 10.06.2010 включительно.

Приложение:

1. Копия больничного листа главного бухгалтера Петровой Маргариты Васильевны на 1 л. в 1 экз.

Решение о продлении срока представления документов по требованию может быть принято (может быть и не принято) руководителем (заместителем) налогового органа в течение двух дней со дня получения уведомления от налогоплательщика представлены (п.3 ст.93 НК РФ), в результате чего выносится отдельное решение.

Минфин России в Письме от 05.08.2008 N 03-02-07/1-336 указал, что при рассмотрении вопроса о продлении срока учитываются:

Причины, по которым налогоплательщик не может вовремя представить документы

Объем истребованных документов

Факт частичной передачи документов

Сроки, в которые проверяемый может представить документы.

Отсутствие ответа налогового органа на направленное ему письменное уведомление о продлении срока представления документов может быть основанием для освобождения налогоплательщика от ответственности за несвоевременное предоставление налоговому органу документов. Правда освобождения этого придется добиваться в судах, которые часто встают на сторону налогоплательщика (см. например, Постановление ФАС Московского округа от 31.01.2008 N КА-А40/14787-07).

Таким образом: рекомендуем Вам не ждать ответа налогового органа о продлении срока, так как ответ может быть и отрицательным, а значит, время на подготовку документов может быть безнадежно потеряно. Необходимо с момента получения требования предпринять все усилия по подготовке документов и их последующему представлению налоговому органу. Даже частичное представление документов позволит минимизировать штраф, а в совокупности с направленным в инспекцию уведомлением возникнет весомый аргумент в судебных разбирательствах.

Вопрос 3. Как поступать в ситуации, когда запрошенные налоговым органом документы отсутствуют.

Очень часто налоговики, не зная особенностей хозяйственной деятельности налогоплательщика или используя «шаблоны» требований о представлении документов запрашивают у налогоплательщика документы, которые у него попросту не ведутся.

Кроме этого, часть документов может отсутствовать в момент проведения налоговой проверки в силу ряда причин, среди которых могут быть:

Передача документов по требованию органам власти

Изъятие документов правоохранительными органами

Уничтожение документов в результате пожара, наводнения и других чрезвычайных обстоятельств

Уничтожение вследствии истечения срока хранения

Хищения документов.

В данной ситуации необходимо в первый же день после получения требования уведомить налоговую инспекцию о невозможности представления документов (абз.2 п.3 ст.93 НК РФ). К данному уведомлению необходимо приложить копии документов, подтверждающих отсутствие запрошенных налоговиками документов (справку о пожаре, акт (опись) изъятия документов и т.п.).

Образец уведомления налогового органа о невозможности представления документов в силу их физического отсутствия у налогоплательщика:

Руководителю

Инспекции ФНС России N __

по г. Москве

ИНН 7755134420, КПП 775501001,

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

Уведомление

о невозможности своевременного представления документов

Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.

Среди запрошенных налоговым органом документов поименованы журналы учета полученных и выставленных книг счетов-фактур, книги покупок и продаж, а также счета-фактуры за 2008-2009 годы.

Данные документы не могут быть представлены налоговому органу, так как ООО «Рога и копыта» применяет упрощенную систему налогообложения, а значит в силу п.2 ст.346.11 НК РФ не исчисляет и не уплачивает налог на добавленную стоимость.

Кроме этого, налоговым органом запрошены лицензии на эксплуатацию взрывопожароопасных объектов, действовавшие в течение 2008-2009 годов.

Данные документы так же не могут быть представлены, так как ООО «Рога и копыта» деятельность по эксплуатации взрывопожароопасных объектов в проверяемый период не осуществляло, следовательно, лицензии за данный период отсутствуют.

Приложение:

1. Копия заявления о переходе на упрощенную систему налогообложения с отметкой налогового органа на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор ООО Рога и копыта Сидоров С.С.

Однако, на практике налоговый орган не всегда принимает эти причины во внимание и привлекает налогоплательщиков к ответственности по ст. 126 НК РФ.

Следует сказать, что судебная практика в таких случаях встает на сторону налогоплательщиков. Конечно, если удается доказать, что истребуемых документов нет не по вине налогоплательщика, а в силу объективных обстоятельств.

В качестве примера можно привести:

Постановление ФАС Поволжского округа от 30.01.2009 N А12-8706/2008

Постановление ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 N А06-4803/2008

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14)

Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.12.2009 N А82-9362/2008

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 N А42-6974/2006

Вопрос 4. Могут ли налоговые органы запросить документы повторно

Требовать у налогоплательщика документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных и выездных налоговых проверок, налоговые органы не вправе (п.5 ст.93 НК РФ).

Исключением в данном случае являются ситуации, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, а также случаи, когда представленные в налоговый орган документы были утрачены вследствие непреодолимой силы.

В ситуации, когда налоговый орган повторно запросил у вас документы, рекомендуем направить на имя руководителя проверяющей налоговой инспекции уведомление о том, что запрошенные налоговым органом документы были представлены ранее. К данному уведомлению обязательно приложите копии реестров ранее переданных документов с отметками налогового органа.

Пример такого уведомления приведен ниже:

Руководителю

Инспекции ФНС России N __

по г. Москве

Иванову И.И.

от Общества с ограниченной

ИНН 7755134420, КПП 775501001,

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

о том, что запрошенные налоговым органом документы были представлены ранее

Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.

Среди запрошенных налоговым органом документов поименованы:

Акты выполненных работ за 2008-2009 годы

Учетная политика за 2008-2009 годы

Устав организации

Сообщаем Вам, что копии запрошенных налоговым органом документов в количестве 2 500 листов были представлены ранее в ответе на требование N 520/20-А от 11.01.2010 года (перечень переданных ранее документов приведен в приложении к данному письму).

В силу п.5 ст.93 НК РФ требование налогового органа о повторном представлении документов, ранее представленных налоговому органу в рамках камеральных и выездных налоговых проверок неправомерно.

Приложение:

1. Ответ на требование налогового органа N 520/20-А от 11.01.2010 года с приложением описи переданных налоговому органу копий документов на 50 л. в 1 экз.

Генеральный директор ООО Рога и копыта Сидоров С.С.

Вопрос 5. Могут ли налоговые органы запросить документы, не относящиеся к проверяемому налогу при камеральной проверке

В рамках проводимой налоговым органом камеральной налоговой проверки могут быть запрошены лишь документы, относящиеся к поданной налоговой декларации. Это следует из п.1 ст.88 НК РФ.

Оштрафовать по п.1 ст.126 НК РФ за непредставление документов, которые непосредственно не относятся к предмету проводимой проверки налоговый орган не вправе. Такой позиции придерживается ВАС РФ в Постановлении от 08.04.2008 N 15333/07. Аналогичная позиция содержится и в решениях федеральных арбитражных судов.

В качестве примера также можно привести:

Постановление ФАС Московского округа от 24.07.2009 N КА-А40/6844-09

Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2009 N КА-А41/6489-09

Постановление ФАС Поволжского округа от 09.06.2009 N А55-13349/2008.

В качестве превентивной меры по запросу налоговиками не относящихся к проверке документов можно написать на имя руководителя инспекции информационное письмо. Если же налоговики всё таки оштрафуют налогоплательщика, данное письмо можно будет использовать как дополнительный аргумент при рассмотрении дела в арбитражном суде.

Руководителю

Инспекции ФНС России N __

по г. Москве

Иванову И.И.

от Общества с ограниченной

ответственностью Рога и копыта,

ИНН 7755134420, КПП 775501001,

173000, г. Москва, ул. Тимирязевская, д. 56

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

Уведомление

о том, что запрошенные налоговым органом документы не относятся к проверяемой в рамках камеральной проверки декларации

Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.

В требовании налогового органа указано, что документы истребуются в рамках проведения камеральной проверки поданной налоговой декларации по налогу на прибыль организаций за 2009 год.

В то же время в Требовании о представлении документов поименованы книги покупок и книги продаж за 2008 и 2009 годы. Данные документы никак не связаны с камеральной проверкой представленной декларации по налогу на прибыль, кроме этого книга покупок и книга продаж за 2008 год относятся к другому налоговому периоду.

В силу всего вышесказанного считаем требование в части представления книг покупок и книг продаж за 2008-2009 годы неправомерным.

Приложение:

1) Постановление ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07).

2) Постановление ФАС Московского округа от 24.07.2009 N КА-А40/6844-09

3) Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2009 N КА-А41/6489-09

4) Постановление ФАС Поволжского округа от 09.06.2009 N А55-13349/2008.

Генеральный директор ООО Рога и копыта Сидоров С.С.

Вопрос 6. Могут ли налоговые органы запросить документы, не относящиеся к проверяемому налогу при выездной проверке

В отношении выездной налоговой проверки Налоговый кодекс не содержит конкретного перечня документов, которые могут быть истребованы налоговиками. В кодексе сказано лишь, что могут быть потребованы необходимые для проверки документы (абз. 2 п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93 НК РФ).

Фактически такая формулировка Налогового кодекса дает налоговикам право требовать у налогоплательщика любые документы.

Ограничение в данном случае одно – документы должны быть необходимы для проверки (абз.2 п.12 ст.89, п.1 ст.93 НК РФ), то есть относиться к тем налогам и сборам, которые поименованы в решении о проведении выездной налоговой проверки (п.2 ст.89 НК РФ).

В любом случае определять необходимость документов будут специалисты налогового органа, а никак не налогоплательщик, ведь зачастую один документ может использоваться для исчисления различных налогов.

Вопрос 7. Необходимо ли нотариальное заверение документов

В нотариальном заверении документов перед отправкой в налоговый орган или представлением налоговым инспекторам необходимости нет. Ведь в п.2 ст.93 НК РФ четко обозначено, что « не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ».

Копии документов должны быть надлежащим образом заверены. Заверение производится подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, а также печатью организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ (п.2 ст.93 НК РФ). Уполномочить другое лицо на заверение копий документов руководитель организации может доверенностью, которая составлена в соответствии с требованиями ст. ст. 185 - 189 ГК РФ (абз. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Вопрос 8. Как лучше оформить документы перед отправкой в налоговые органы

Каких либо требований об оформлении документов перед отправкой в налоговый орган, за исключением их заверения руководителем организации (иным уполномоченным на основании доверенности лицом) Налоговый кодекс РФ не содержит.

Учитывая тот факт, что количество запрошенных налоговым органом документов на практике обычно составляет сотни и тысячи копий заверять каждый документ очень трудоемкий процесс, попросту не имеющий смысла.

Ввиду этого рекомендуем прошивать однотипные документы в количестве 100-200 штук вместе с описью документов. Все подшитые в стопку документы нумеруются. На первых листах указывается реестр передаваемых в налоговый орган документов. На последнем листе стопки документов необходимо скрепить нити, сшивающие стопку, листком бумаги, на котором поставить подпись лица имеющего право заверения данных документов и печать организации.

Также на последнем листе указывается количество копий содержащихся в стопке.

Вопрос 9. Могут ли налоговые органы требовать документы в электронном виде

На практике помимо заверенных копий документов налоговики могут попросить вас представить также их отсканированные копии на магнитном носителе или по электронной почте.

Такое требование неправомерно, поскольку из смысла п. 2 ст. 93 НК РФ и формы требования о представлении документов явно следует, что документы могут быть истребованы только в виде заверенных соответствующим образом копий. Поэтому, если вы сочтете невозможным представить электронные копии, вы имеете полное право ограничиться представлением заверенных копий истребуемых документов.

Вопрос 10. Когда лучше отправлять документы в инспекцию

Документы, запрошенные налоговым органом в требовании, должны быть представлены в течение срока установленного Налоговым кодексом (10 или 5 рабочих дней).

Точную дату представления документов, в рамках законодательно установленного срока, устанавливает сам налогоплательщик. Однако, принимая такое решение, следует помнить о том, что чем быстрее налоговый орган получит от налогоплательщика документы, тем быстрее у него возникнут дополнительные вопросы к налогоплательщику.

В итоге налогоплательщик, проявив инициативу и представив документы сразу, может получить новое требование на представление документов.

Исходя из практики, налогоплательщики представляют документы в последний день установленного Налоговым кодексом срока.

Вопрос 11. Могут ли налоговые органы запрашивать документы в момент приостановления выездной налоговой проверки

Нет, не могут.

На период действия срока приостановления проведения выездной налоговой проверки приостанавливаются действия налогового органа по истребованию документов у налогоплательщика, которому в этом случае возвращаются все подлинники, истребованные при проведении проверки, за исключением документов, полученных в ходе проведения выемки, а также приостанавливаются действия налогового органа на территории (в помещении) налогоплательщика, связанные с указанной проверкой (п.9 ст.89 НК РФ).

Письмо о продлении срока предоставления документов, необходимых для проведения дополнительных мероприятий налогового контроля

В Инспекцию ФНС РФ _________________

от ______________, ИНН ____________,

местонахождение ____________________

Объем перечисленных выше документов очень велик в связи с тем, что ________________________.

Настоящим _____________ (наименование организации) представляет первичные документы, подтверждающие ____________ за ___________ (указать период).

По вышеизложенным причинам не представляется возможным представить первичные документы за ________________ (указать период).

На основании изложенного, в соответствии с п. 3 ст. 93 Налогового кодекса РФ ______________ (наименование организации) просит продлить срок предоставления документов, указанных в требовании о предоставлении документов N ______ от "___"________ ___ г. на ______________ дней.

Генеральный директор ____________/_____________/

Cопроводительное письмо к документам

Сопроводительные письма подготавливают для отправки документации с отсутствующей на них адресной частью, то есть в тех случаях, когда невозможно указать получателя. Их составляют на официальном бланке в произвольной форме при соблюдении стандартных требований делопроизводства.

Образец сопроводительного письма при поиске работы

Основные положения сопроводительного письма:

1. Содержание должно включать, какие документы направлены получателю и что они действительно направлены. Письмо является доказательством отправки требуемого.
2. По ходу текста необходимо высказать просьбы, а также сделать пояснения. Все комментарии касаются только отправляемых документов. При необходимости отправки сообщения по иному вопросу необходимо оформить другое письмо.
3. При наличии приложения под основным текстом ставится отметка (проставляют всегда). Она нужна для упрощения обработки почты адресату и уменьшения вероятности потери приложений. Если по тексту указывают отправляемые документы, то в отметке прописывают количество листов в них и экземпляров. Если нет – перечисляют наименования. При отправке документации одному получателю (в письме указаны несколько адресов), отметка содержит уточнение кому именно.
4. На письме проставляют дату регистрации и исходящий регистрационный номер, что облегчает доказательство факта не только отправки, но и обозначения конкретного срока.

За своевременную подготовку сопроводительных писем отвечает непосредственный исполнитель, а за организацию отправки документации – служба делопроизводства.

Образец сопроводительного письма к договору скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 3 894)

Сопроводительное письмо в налоговую образец скачать (Размер: 32,0 KiB | Скачиваний: 2 759)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Сопроводительное письмо в налоговую

Сопроводительное письмо, как правило, прикладываются к документам при их отправке различным адресатам – клиентам, партнерам, различным инстанциям и учреждениям. В данной статье предлагаем скачать образец сопроводительного письма в налоговую о предоставлении документов.

Налоговая инспекция может прислать запрос на предоставление определенных документов, например, при проведении какой-либо проверки. Получив запрос, организация должна в установленные сроки отправить документы в налоговую, при этом к документам прикладывают сопроводительное письмо. в котором объясняют, зачем эти документы направляются, и указывают номер и дату запроса налоговой.

Сопроводительное письмо помогает получателю сориентироваться и понять назначение полученной документации.

Предлагаем скачать образец сопроводительного письма:

Как написать сопроводительное письмо о предоставлении документов в налоговую?

Письмо составляют в свободной форме с учетом правил оформления деловой переписки.

На бланке указывают дату оформления, исходящий номер, указывает номер и дату запроса налогового органа, в ответ на который предоставляются документы.

В правом верхнем углу следует указать должность и ФИО налогового специалиста, которому направляется документация.

В тексте сопроводительного письма указывают, что в адрес ИФНС направляются документы, согласно запросу №__ от ______. Указывается причина предоставления документов, например, проверка правильности исчисления налоговой базы по налогу на прибыль или проверка обоснованности возврата НДС из бюджета.

В тексте уместно привести перечень направляемых в налоговую документов с указанием количества листов, экземпляров.

Сопроводительное письмо подписывается руководителем организации или другим лицом, имеющим на то право. Далее документы вместе с сопроводительным письмом направляются в налоговую инспекцию.

Для того чтобы при необходимости налоговый специалист мог связать с лицом, подготовившим документы, оставляют контактные данные.

Сопроводительное письмо о предоставлении документов образец - скачать.

К пояснениям можно приложить выписки из учетных регистров и другие документы, подтверждающие достоверность данных в проверяемой декларации или расчете. Вместо пояснений можно в тот же срок представить исправленную (уточненную) декларацию или расчет п. п. 3 , 4 ст. 88 НК РФ, п. п. 3 , 4 ст. 26.15 Закона N 125-ФЗ .

Если пояснения или уточненная декларация не представлены в ИФНС в пятидневный срок, организацию оштрафуют на 5 000 руб. За повторное нарушение в течение календарного года штраф составит 20 000 руб. п. п. 1 , 2 ст. 129.1 НК РФ .

Документы, истребованные ИФНС или ФСС, представьте в следующие сроки.

Пример. Исчисление срока на представление документов в ИФНС

01.02.2019 организация получила требование о представлении документов для камеральной проверки представленной ею декларации.

Последним днем срока для представления документов будет 15.02.2019 (2, 3, 9 и 10 февраля 2019 г. - выходные дни).

Если вы не можете уложиться в отведенный срок, то не позднее чем на следующий день со дня получения требования направьте уведомление: в ИФНС - по утвержденной форме , в ФСС - в произвольной форме. В нем укажите п. 3 ст. 93 , п. 5 ст. 93.1 НК РФ, п. 7 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ, Письмо ФНС от 02.12.2016 N ЕД-4-2/23040@ :

• причины, по которым не можете представить документы в указанный в требовании срок (например, большое количество истребуемых документов, изготовление копий которых требует много времени);
• срок, в который вы обязуетесь представить документы.

Пример. Уведомление о невозможности своевременного представления документов в ИФНС

В ООО "Альфа" с 17.04.2019 проходит выездная проверка. 18.04.2019 ИФНС запросила первичные документы и счета-фактуры за 2016 - 2018 гг. Представить не позднее 07.05.2019 весь объем документов организация не может.

Предоставлена вам отсрочка или нет, вы узнаете из решения ИФНС или ФСС, которое должно быть принято в течение двух дней со дня получения вашего уведомления п. 3 ст. 93 , п. 5 ст. 93.1 НК РФ, п. 7 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ .

В любом случае начинайте готовить запрошенные документы сразу после получения требования. Ведь, даже если срок вам не продлят, чем больше истребованных документов вы представите вовремя, тем ниже будет штраф, который составляет 200 руб. за каждый не представленный в срок документ п. 4 ст. 93 , п. 1 ст. 126 НК РФ, ст. 26.31 Закона N 125-ФЗ .

Исключение - штраф за непредставление или несвоевременное представление в ИФНС:

• документов, истребованных при проведении налоговой проверки другого налогоплательщика (для встречной проверки) п. 1 ст. 93.1 НК РФ ;
• документов, касающихся конкретной сделки, истребованных ИФНС вне рамок проверки п. 2 ст. 93.1 НК РФ .

Штраф за непредставление в срок таких документов не зависит от количества непредставленных документов и составляет 10 000 руб.