Справка СЗВ-стаж — новый необходимый документ работника. При увольнении работнику нужно выдать выписку сзв-стаж Сзм стаж при увольнении

Главная / Бизнес

Сотрудник увольняется. Что должен выдать работодатель ему на руки? Раньше работодатель выдавал работнику справку по форме 2-НДФЛ. После введения новой отчетности работодатель становится страхователем и должен выдавать своему бывшему сотруднику отчет СЗВ-М (ФЗ №27).

Если возникнет вопрос у бухгалтера, нужно ли выдавать СЗВ-М сотрудникам, которые уволились из компании, ответ однозначный — да, нужно , и это прописано в законодательном порядке.

Образец формы можно увидеть на изображении:

Для чего сотруднику нужен СЗВ-М

При увольнении из организации работник обязательно должен получить копию СЗВ-М. Этот документ подтверждает стаж сотрудника.

Работодатели, они же страхователи, заполняют и передают справку СЗВ-М всем работникам компании. Если бухгалтер компании выдает копию документа на руки уволившемуся сотруднику, то выписка делается на одного человека. Это связано с тем, что в отчете содержатся индивидуальные сведения работников. Разглашение их третьим лицам категорически запрещено.

Эти сведения страхователь должен выдавать работникам каждый месяц не позднее (с 2017 года) 15-го числа, то есть одновременно с передачей отчетности в ПФР.

Если же сотрудник уволился, то выдача СЗВ-М работнику при увольнениидолжна быть произведена в последний рабочий день сотрудника или в последний день прекращения трудового договора.

Если сотрудник уволился в сентябре, то работодатель должен подготовить ему справку в сентябре и выдать в последний рабочий день сотрудника.

Документ СЗВ-М при увольнении сотрудника выдан. Должен ли работник подтвердить, что документ получен?

Подтверждается ли выдача документа СЗВ-М работниками?

После того как работодатель выдал копию документа на руки сотруднику, он в обязательном порядке должен получить письменное подтверждение о том, что данный работник действительно получил документ СЗВ-М.

Это может быть расписка или подтверждение в журнале выданных документов, которые ведут в бухгалтерии компании.

Существует ли ответственность за невыдачу уволившемуся сотруднику документа?

По закону как таковой ответственности работодатель не несет. Штрафами за это не облагается ни компания, ни ответственное лицо.

Единственное, что может сделать уволенный сотрудник, — написать жалобу либо в прокуратуру, либо в суд, или обратиться в инспекцию по труду.

Таким образом, уволившийся человек в законодательном порядке должен получить копию СЗВ-М в день увольнения и расписаться в получении этого документа.

В каком виде выдавать данную справку?

Пример бланка подтверждения о получении СЗВ-М на руки при увольнении:

Как заполнить СЗВ-М при увольнении работника

При выдаче документа уволившемуся сотруднику ответственное лицо вносит в документ только его персональные данные, данные других сотрудников компании не вносятся . В справке нужно указать ФИО сотрудника, его СНИЛС, ИНН, сколько времени проработал данный сотрудник в компании.

В третьем разделе выбираются первичные документы и указывается форма – исходящая СЗВ-М (исх.) . Программа 1С позволяет формировать справку на одного сотрудника.

При выдаче такой справки не имеет никакого значения, по какому договору работал уволенный сотрудник: трудовой ли это договор или ГПХ. Не важно, начислялись ли сотруднику какие выплаты, но важно, что работодатель перечислял по сотруднику страховые взносы.

Кроме того, что этот документ выдается при увольнении, также работодатель должен предоставлять этот документ ежемесячно всем сотрудникам после предоставления документальной отчетности в ПФР.

Эта справка необходима человеку для назначения пенсии.

Так что должен выдавать работодатель уволившемуся сотруднику?

Трудовую книжку.
Справку 2-НДФЛ. Эта форма была утверждена Министерством труда России. В этой справке необходимо указать заработную плату сотрудника за два года. На основании ее работнику будут начисляться больничные или декретные на следующем месте работы.
Справку СЗВ-М, которая выдается сотруднику в его последний рабочий день со всеми документами.
Другие документы, которые непосредственно связаны с деятельностью работника в компании.

Во многих организациях справки по форме 2-НДФЛ выдаются человеку, даже если он не писал заявление ее на получение. Это стандартный пакет документ уволившемуся человеку. Работодатели не должны ждать письменного заявления на выдачу того или иного документа, а обязаны предоставить все своевременно.

Форма СЗВ-СТАЖ при увольнении выдается на руки работникам. При этом бухгалтер должен правильно заполнить бланк формы. Как это сделать, смотрите в нашей статье. "Упрощенка" составила идеальный образец заполнения бланка на основе рекомендаций ПФР, который поможет избежать ошибок.

В программу "Бухсофт" уже добавлена новая форма с учетом рекомендаций ПФР по новой форме. Отправка отчетности в ПФР проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней и заполните онлайн. Сейчас стоимость программы на год со скидкой составляет . Подарок - цифровая подпись для сдачи документов в ФНС и другие органы.

Заполнить СЗВ-СТАЖ онлайн

Нужно ли при увольнении работника выдавать форму

Бланк «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» утвержден постановлением ПФР от 11.01.2017 № 3п. Подробнее о том, как без ошибок заполнить форму в статье

В день расторжения трудового договора с сотрудником работодатель обязан предоставить ему не только трудовую книжку, но также и выдать документы, предусмотренные ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Одним из таких документов является новая справка по форме, обязанность выдачи которого закреплена в п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Данная форма выдается на руки работникам с марта 2017 года.

Статьи про заполнение отчета в программе:

Как заполнить отчет по работнику, оформляющему пенсию, в программе «Бухсофт»
Как заполнить отчетпо уволенному сотруднику в программе «Бухсофт»
СЗВ-годовой (на всех сотрудников). Ручное и автоматическое заполнение в программе «Бухсофт»

Для чего она нужна справка

Главное назначение данного отчета заключается в отслеживании сотрудниками Пенсионного фонда начисления стажа по физическим лицам для формирования их пенсий.

Нужно ли сдавать в ПФР

Да, СЗВ нужно сдавать в ПФР в 2019 году. Делать это нужно при увольнении работников, которые уходят на пенсию. В этом случае в ПФР подается СЗВ-CТАЖ при увольнении сотрудников.

Однако на работников непенсионеров, которые были уволены в 2018 году, форма подается в ПФР в 2019 году в срок не позднее 1 марта. Как мы сказали выше, работодатель должен выдать форму на руки всем работникам в день увольнения.

Срок выдачи справки уволенному

Когда сдавать, если сотрудник уволился?

Уволенному форму нужно выдать на руки в день увольнения. Форму в ПФР на увольенного сдают по сроку 1 марта (вместе со справками за других работников).

Срок сдачи в ПФР

Ответственность работодателя за невыдачу справки

Штраф за невыдачу формы на руки работнику - 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как заполнить отчет при увольнении

Порядок заполнения справки прописан в Постановлении Правления ПФР от 11 января 2017 № 3п. СЗВпри увольнении человека выдавать нужно.

Основные требования к составлению отчета:

заполняется чернилами любого цвета (но не красным или зеленым)
разрешается заполнить бланк на компьютере
в отчете должна быть указана информация о периоде работы увольняющегося

Следует отметить, что графа 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» в форме увольняющегося не заполняется. Не ставьте «X» в данной графе. Это делается лишь в том случае, если сотрудник увольняется 31 декабря.

Если причиной увольнения является выход сотрудника на пенсию, то разделы 4 и 5 формы оставьте пустыми.

Как заполнить при увольнении

Раздел 1

В блоке «Тип сведений» знаком «X» укажите тип представляемой формы:
– «Исходная».

Проставьте регномер, ИНН, КПП и название фирмы.

Раздел 2

В поле «Календарный год» поставьте год, за который представляете отчет. Так как сдаете форму за 2017 год, укажите «2017» (п. 2.2 Порядка, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 3п).

Раздел 3

В разделе 3 отразите сведения о периодах работы застрахованного лица.

В графе 1 укажите порядковый номер записи в порядке возрастания без пропусков и повторений. Номер присваивайте по каждому сотруднику. Если данные о периодах работы отражены в нескольких строках, порядковый номер присваивайте только первой записи.

В графах 2–4 укажите в именительном падеже фамилию, имя и отчество сотрудника. Графы «Фамилия» и «Имя» обязательны для заполнения. Графу «Отчество» не заполняйте, если отчества по паспорту нет (например, для иностранных сотрудников).

В графе 5 впишите страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СНИЛС).

В графах 6 и 7 «Период работы» укажите даты, когда сотрудник начал и закончил работать, в формате: ДД.ММ.ГГГГ. Даты указывайте в пределах периода, за который сдаете отчет. Например, если сотрудник работает в организации с ноября 2016 года, в отчете за 2017 год в графе «Период работы» укажите «с 01.01.2017 по 31.08.2017».

Графу 8 заполняйте, только если территориальные условия работы сотрудников отличаются от нормальных. Например, это сотрудники, которые трудятся на работах с вредными и тяжелыми условиями труда, а также в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Укажите в этой графе нужный код из Классификатора. Это ваш случай. Для работающих на Севере - код РКС.

Графу 9 заполните, только если за периоды работы в особых условиях уплачены страховые взносы по дополнительному тарифу или пенсионные взносы по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

Код особых условий труда укажите по Классификатору.

Графу 9 не заполняйте, если:
– особые условия не подтверждены документально;
– не заплатили страховые взносы по доптарифу (либо не должны перечислять вообще, либо начислили, но не заплатили).

Графа 10

В графе 10 укажите код основания для исчисления страхового стажа сотруднику, который имеет право на досрочную пенсию. Код возьмите в Классификаторе.

Графа 11

В графу 11 вносите сведения:
– о неотработанных периодах, например отпуска, больничные и т. п.;
– периодах работы во вредных или особых территориальных условиях.

Графы 12 и 13

В графе 12 ставят код условий досрочного назначения пенсии по Классификатору. Эту графу заполняют, только если за период работы в таких условиях платили страховые взносы по дополнительному тарифу.

В графе 13 укажите дополнительную информацию для досрочного назначений пенсии:
– налет часов (часов, минут);
– фактически отработанное время (месяцев, дней);
– объем работ (доля ставки) по занимаемой должности;
– количество учебных часов.

Если данных нет, то указывать информацию не нужно.

Пример (образец) заполнения при увольнении. Выписка

Обратите внимание, как сделать выписку в форме при увольнении. Подписывает форму бухгалтер или руководитель.

Как передать уволенному работнику

Законодательство РФ не содержит информации относительно способа предоставления справки работнику при увольнении.

Возможны 3 варианта: на руки, по почте или в электронном виде.

Главное – нужно иметь подтверждение, что бланк при увольнении был работнику выдан.

Кто подписывает

Форму подписывает руководитель компании, ИП или уполномоченное лицо. Например, бухгалтер.

Статья

Если ваш работник собирается оформлять пенсию, то он может написать заявление о том, чтобы вы, как работодатель, подали в Пенсионный фонд форму СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» с типом «назначение пенсии». Но форму эту нужно готовить и при увольнении работника.

О справке СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

Нужно ли выдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении в 2019 году? Помимо того, что работодатель должен в день расторжения трудового договора с работником выдать ему трудовую книжку и произвести окончательный расчет, законодательство обязывает работодателя предоставить работнику определенные документы, в частности, о его заработке и стаже (ст. 84.1 ТК РФ , п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ , ). Речь, в частности, идет о формах СЗВ-М и СТАЖ при увольнении.

Обязанность выдавать форму СЗВ-СТАЖ при увольнении работнику предусмотрена п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ . И речь в данном случае идет о прекращении как трудового договора, так и договора ГПХ. Главное, чтобы на выплаты таким лицам работодатель начислял страховые взносы.

Поскольку выдать СЗВ-СТАЖ при увольнении - обязанность работодателя, ему нужно подтвердить факт передачи таких сведений работнику. Сделать это можно, например, путем проставления отметки о получении формы на экземпляре, остающемся у работодателя.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении

Если работник увольняется не по причине ухода на пенсию, заполнять разделы 4 и 5 формы СЗВ-СТАЖ не следует (п.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-СТАЖ).

На странице приведен образец заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении работника по причинам, не связанным с уходом на пенсию.

Здравствуйте, уважаемые предприниматели. Сегодня мы с вами поговорим о новом виде отчетности для всех работодателей, предоставляемой в Пенсионный фонд с 2018 года. Это отчет СЗВ-СТАЖ. Срок, когда СЗВ-СТАЖ нужно будет сдать с данными о стаже работников за 2018 год, определен законодателями до 1 марта 2019.

Отчет СЗВ-стаж: что это и кто его сдает

Данный отчет был разработан пенсионниками еще в январе 2017 г., но сдаваться впервые начал в 2018 году. До этого времени данные в ПФР представлялись лишь в исключительных случаях. К примеру, вы должны были выдавать в 2017 году копию СЗВ-СТАЖ на руки при увольнении сотрудника, а оригинал отправлять в Пенсионный фонд.

Почему же возникла необходимость в разработке дополнительного вида отчета? Дело в том, что начиная с 2017 г. единый расчет по взносам сдается в налоговую инспекцию, и Пенсионный фонд перестал получать данные о трудовом стаже ваших сотрудников. Поэтому и появилась новая отчетность. Кстати, отчет СЗВ-Стаж в чем-то немного схож с месячным СЗВ-М, к которому вы уже привыкли.

На основании данных отчета Пенсионный фонд получает сведения о работающих у вас пенсионерах, таким образом, корректируя индексацию их пенсий.

Что же за информацию содержит в себе эта новая форма СЗВ-СТАЖ? Если кратко ответить на поставленный вопрос — это дополнение к форме СЗВ-М, содержащее в себе сведения о стаже конкретного сотрудника, а также начисленных (уплаченных) страховых взносах.

Важно! Количество застрахованных лиц, представленное в форме СЗВ-СТАЖ, должно полностью совпадать с количеством лиц, отраженных в отчетах СЗВ-М в течение 2018 г.

Кто сдает СЗВ-СТАЖ? Этот отчет сдают все компании, имеющие наемных работников:

юридические лица, в том числе имеющие обособленные подразделения;
ИП, адвокаты, нотариусы.

ИП, нотариусы и адвокаты, не имеющие наемных сотрудников, освобождены от сдачи данной формы сведений о страховом стаже в ПФР.

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц в форме СЗВ-СТАЖ сдаются по итогам 2018 года. Срок сдачи отчетности - до 1 марта 2019 г.

Когда сдавался СЗВ-СТАЖ в 2018 году

В течение 2018 года бланк СЗВ-СТАЖ сдавался в следующих случаях:

На уволенных сотрудников, о чем мы писали выше, другие работники в этот расчет не включались.
Ваш сотрудник выходил на пенсию по возрасту.

Сдать форму в Пенсионный фонд нужно было в течение трех дней, со дня получения заявления от работника (пишется в произвольной форме) о выходе на пенсию. К примеру, сотрудник известил вас об этом 28.08 — до конца августа вы были обязаны представить СЗВ-СТАЖ на него.

Важно! Если в течение 2018 г. вы сдавали отчетность на работников, выходящих на пенсию с типом сведений «назначение пенсии», то по окончании года нужно эти данные продублировать, но уже в обычной форме СЗВ-СТАЖ с типом «исходная». Сведения должны подаваться как на работающего пенсионера, так и на уволенного.

В 2019 году все вышеперечисленные случаи также будут служить поводом для того, чтобы сдать форму СЗВ-СТАЖ досрочно. Таким же образом нужно будет поступить и при реорганизации компании в форме присоединения, сдав отчет СЗВ-СТАЖ, не дожидаясь окончания календарного года.

Важно! Представить отчет в ПФР нужно в течение одного месяца после даты утверждения передаточного акта, но не позднее дня, когда будут поданы документы в налоговую для регистрации новой компании.

СЗВ-СТАЖ при ликвидации ООО и ИП

При отчет СЗВ-СТАЖ сдается в течение 1 месяца с момента утверждения промежуточного баланса. При СЗВ-СТАЖ представляется в ПФР в аналогичный срок, но не позднее даты внесения изменений в единый гос.реестр.

Инструкция по заполнению отчета СЗВ-СТАЖ

В отчете нужно отразить периоды работы ваших сотрудников, с которыми в истекшем году у вас были заключены:

Трудовые договоры.
Гражданско-правовые договоры.
Договоры авторского заказа.

В том случае, если в отчетном периоде у вас не были заключены трудовые отношения с сотрудниками, то «нулевой» формат отчета СЗВ-СТАЖ представлять не нужно, т. е. при отсутствии стажа отчетность не сдается. В ней просто нет необходимости, так как процедуру контроля она все равно не пройдет. Отчет должен иметь хотя бы одну запись.

Если трудовые отношения все же были оформлены, но по ним не было выплат, то тогда отчет сдавать нужно. Отсутствие выплат по договорам не освобождает вас от обязанности сдавать отчетность по стажу работников.

По вышеуказанной причине при ликвидации компании СЗВ-СТАЖ сдается в течение месяца после даты утверждения промежуточного баланса, «нулевой» формат также не представляется.

Документ СЗВ-СТАЖ утвержден Постановлением Правления ПРФ за №3-п от 11.01.2017. Общие правила его заполнения такие же, как и при формировании иных документов. Бланк можно заполнить как от руки, используя указанный ниже формат, так и помощи компьютера.

Скачать бланк СЗВ-СТАЖ в формате Excel

Заполняя СЗВ-СТАЖ от руки, не забывайте соблюдать обязательный порядок заполнения:

Данные вносятся темными чернилами, красный или зеленый цвет использовать нельзя.
Если вы допустили ошибку, то придется заполнять лист заново.
Вносить исправления в бланке, а также пользоваться корректором запрещено.
При внесении в форму данных используйте только заглавные буквы .

Как заполнить форму СЗВ-СТАЖ

В качестве примера заполнения бланка мы возьмем ИП, владеющего небольшим дизайнерским бюро и имеющего в своем штате наемных работников. Выполняя последовательные действия, вносим необходимые данные.

Раздел №1 «Сведения о страхователе»:

В поле «рег. номер в ПФР» пишем индивидуальный номер ИП, присвоенный пенсионниками.
Далее вносим — 12 знаков, поле КПП оставляем пустым. Если вы заполняете бланк с данными организации, то ИНН у вас составляет 10 знаков, а в поле КПП вносите присвоенный налоговиками номер, в зависимости от места ведения деятельности — по месту регистрации или в качестве обособленного подразделения.
В следующее поле заносим полную фамилию, имя, отчество предпринимателя. Организации вносят свое краткое имя, к примеру, ООО «Победа».
Далее разбираемся с верхним левым полем — «тип сведений». Выбирается поле, конкретизирующее цель подачи формы СЗВ-СТАЖ:

Исходная версия будет означать, что данный отчет подается в ПФР первый раз.
Дополняющая версия выбирается, если в отчет внесены изменения или дополнительные данные.
Версия — Назначение пенсии. В этом случае в СЗВ-СТАЖе будут отражены сведения для назначения пенсии.

Переходим к разделу №2 «Отчетный период»:

Здесь все просто. Проставляем год, за который сдаем отчет. В нашем случае — это 2018.

Следующий к заполнению — раздел №3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»:

Данные вносятся в табличном варианте, по каждому конкретному сотруднику с указанием ФИО и номера СНИЛС.
В поле «Период работы» прописываются данные о стаже работника в течение отчетного года. Если сотрудник проработал целый год, то, соответственно, в клеточки проставляем первый и последний день календарного года - 01.01.2018; 31.12.2018. В иных случаях, к, примеру, при увольнении, записываем конкретное время работы сотрудника.
В случае, если один и тот же работник был принят дважды в отчетном году — уволился, затем вновь трудоустроился, то второй период работы вносится под первым. ФИО в этом случае, повторно не прописывается.
Если ваш работник собирается выйти на пенсию, то в полях проставляется ожидаемая дата.
В столбце 11 вносим слово ДОГОВОР, означающее трудовые отношения с конкретным работником по договору подряда. Если все сотрудники отработали календарный год по трудовому договору, то тогда это поле не заполняем, оставляем его пустым. В том случае, если выполненная работа по договору подряда не оплачена, то в столбец 10 нужно проставить значение — НЕОПЛДОГ. По сотрудникам, с которым заключены только трудовые договоры, дополнительных расшифровок в столбце 10 не делаем. Оставляем это поле пустым.

Важно! Еще раз обращаем ваше внимание на то, что при заполнении бланка используем только ЗАГЛАВНЫЕ буквы.

Выше мы рассмотрели пример заполнения столбца 11, если сотрудник проработал целый год, не находясь ни разу на больничном листе, в декретном отпуске, в отпуске по уходу за детьми до 1,5 лет, а также в дополнительном отпуске.
В случае, если вам необходимо внести дополнительные сведения в столбец 11, то руководствуйтесь разделом 2 «Порядка заполнения формы СЗВ-СТАЖ», утвержденного ПФР 11.01.17 №3п. Приведем лишь самые основные:

«ВНЕТРУД» — период нахождения на больничном листе;

«ДЕТИ» — сотрудница в отпуске по уходу с ребенком от 0 до 1,5 лет;

«ДЛДЕТИ» — период нахождения в «декрете» с детьми от полутора до трех;

«ДЛОТПУСК» — ежегодный или дополнительно оплачиваемый отпуск;

«НЕОПЛ» — неоплачиваемые периоды. К примеру, простой по вине сотрудника, административный отпуск.

«КВАЛИФ» — период повышения квалификации сотрудника, с отрывом от производства.

В примере по заполнению формы СЗВ-СТАЖ мы показали как отразить страховые периоды по сотрудникам, находящимся в ежегодном оплачиваемом отпуске, на больничном листе, а также в «декретном» отпуске.

При заполнении столбца 8 и 9 — «Территориальные и особые условия труда» проставляем специальные коды, руководствуясь вышеназванным Порядком заполнения формы. В случае, если вы не имеете документального подтверждения особых условий труда, то столбцы 9, 12, 13 не заполняйте!
Если сотрудник уволен 31 декабря, то как это отразить в отчете СВЗ-СТАЖ? В этом случае, в графе 14 бланка СЗВ-СТАЖ проставляем знак Х.

Раздел №4 «Сведения о начисленных, а также уплаченных страх.взносах».

Раздел заполняется только тогда, когда вы сдаете отчет с признаком «Назначение пенсии», о чем вы указали в разделе 1. Он предназначен для внесения данных о сотрудниках, выходящих на пенсию. В этом разделе нужно ответить на два поставленных вопроса, заполнив соответствующие клеточки.

Раздел №5 «Сведения об уплате пенс. взносов по досрочным договорам негосударственного пенсионного страхования».

Раздел предназначен для внесения сведений на сотрудника, выходящего на пенсию. Дается расшифровка о периодах начисления и выплате взносов.

Мы разобрали самые основные моменты, как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ за 2018 год.

Скачать образец заполнения отчета СЗВ-СТАЖ

Ниже приводим образец заполнения данной формы:

Скачать заполненный образец формы СЗВ-СТАЖ

Как заполнить форму ОДВ-1

Важно! Одновременно с отчетом СЗВ-СТАЖ сдаем опись ОДВ-1 , которая обобщает все данные основного документа.

Скачать бланк ОДВ-1

Рассмотрим порядок заполнения формы:

Верхние поля описи аналогичны СЗВ-СТАЖ — проставляются данные рег. номеров, наименование Страхователя.
Опись может иметь три варианта. Соответствующее значение проставляем в нужной клеточке:

Исходное.
Корректирующее.
Отменяющее.

Раздел 1 заполняется таким же порядком, как мы вносили данные в раздел 1 основного отчета.
Раздел 2 имеет некоторую особенность. В нем два поля. В первом ставим О, а в поле, обозначающем год, записываем период, за который сдаем отчет. В нашем случае — 2018.
В разделе 3 проставляем количество работников, на которых сдаются сведения в форме СЗВ-СТАЖ.
В раздел 4 данные вносятся только в том случае, если представляются отчеты СЗВ — ИСХ или КОРР, имеющие отметку — ОСОБАЯ.
Раздел 5 предназначен для работников, имеющих право на досрочные пенсионные выплаты.

Скачать заполненный образец ОДВ-1

Скачать образец ОДВ-1

ВАЖНО! Не забудьте подписать, проставить дату сдачи, печать (при наличии), как основного отчета, так и описи.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника, выдача справки

При ему на руки нужно выдать выписку из отчета СЗВ-СТАЖ. Оригинал же направляется в пенсионный фонд, причем отчет будет содержать данные только уволенного сотрудника, других в него вносить не нужно. Что еще нужно учесть при заполнении бланка:

Отчет будет иметь тип «Исходный». Отчетный период равен году увольнения.
В графу «Период работы» будем вносить дату начала и окончания работы сотрудника в году увольнения. Если он работает с начала года, то начальный период будет - 01.2018, окончательный - момент увольнения сотрудника.
Повторимся еще раз. Если сотрудник увольняется 31 декабря отчетного года, то в графе 14 проставляется знак — «Х».
Разделы 4 и 5 в данном случае заполнять не нужно.

Куда и как предоставляется отчет СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ сдается в отделение Пенсионного фонда:

Юрлицами: по месту нахождения компании.
Обособленными компаниями: по месту их расположения.
ИП: по месту проживания.

Для сдачи отчета предусмотрена два варианта:

На бумаге . Таким образом сдают отчет СЗВ-СТАЖ только те предприниматели, которые имеют в своем штате не более 25 сотрудников. Заполненный бланк отчета распечатывается в двух экз., делается опись ОДВ-1, данные о сотрудниках переносятся на карту памяти. На вашей копии отчета сотрудник ПФР делает отметку о принятии и копирует информацию с флешки.
Электронный формат. Таким образом сдают отчет предприниматели, у которых штат превышает двадцать пять человек. Отчет подписывается ЭЦП и отправляется в ПФР при помощи спец. оператора по передаче данных.

Шесть обязательных документов для увольняемых сотрудников

В последний рабочий день увольняемого работника обязательно выдайте ему следующие документы:

Справку СЗВ-СТАЖ.
Справку СЗВ-М.
Сведения о сумме заработка по форме Минтруда от 30.04.13 №182н (в ред. от 09.01.2017).
Выписку из «Расчета по страховым взносам», раздел 3.
Трудовую книжку.

Всегда помните о том, что нарушая порядок выдачи обязательных документов сотруднику, вы можете подвергнуться ненужным штрафным санкциям.

В какой программе делается отчет СЗВ-СТАЖ

Заполнить отчетность также можно при помощи специальных программ. Мы остановим ваше внимание на двух из них:

Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в 1C версия 8.3:

В меню «Зарплата» выбираем вкладку «Страховая отчетность».
Нажимаем иконку «Сформировать» и выбираем форму нужно нам отчета.
Выбираем дату заполнения и отчетный год.
Указываем тип представляемых сведений.
Во вкладке «Сотрудники» вносим необходимые данные.

Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в ПУ6:

В программе ПУ6 нажимаем на иконку СЗВ-СТАЖ, заполняем данные о страхователе, отчетный год, тип сведений.
Далее последовательно вносим нужные данные, следуя наше подробной Инструкции по формированию отчета СЗВ-СТАЖ.

Скачать программу ПУ6 для заполнения СЗВ-СТАЖ .

Штраф за несдачу отчета СЗВ-СТАЖ

Нарушение сроков сдачи отчетности приведет к штрафу в сумме 500 руб. за каждого сотрудника.
Если отчет сдан в срок, но в него были включены не все сотрудники, штрафные санкции также составят 500 руб. за каждого «пропущенного» работника.
Если в отчете выявлены недостоверные сведения, ошибки по застрахованным, но отчет сдан в срок, штрафа избежать все равно не удастся. Он составит 500 руб. за каждого «ошибочного» сотрудника.
За несвоевременное представление отчетности руководители компаний могут быть оштрафованы на 300 — 500 руб.
Нарушение формата представления отчета влечет наложение штрафа в размере 1000 руб. (когда отчет сдан в бумажном варианте вместо установленного электронного формата).

И самый суровый штраф ожидает юридическое лицо в сумме 50 тыс. руб., если:

В день увольнения работнику не была выдана копия бланка СЗВ-СТАЖ.
Не был направлен отчет в Пенсионный фонд для оформления пенсии сотруднику.

Заключение

Надеемся, что мы подробно ознакомили вас с отчетностью СЗВ-СТАЖ и теперь вам будет намного проще сформировать ее. Повторимся, что новый вид отчетности имеет годовой формат и представляется по итогам календарного года. Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ — до 01.03 следующего года за отчетным, а данные в нем заносятся в таблицу.

И последнее — кто должен сдавать СЗВ-Стаж: бухгалтерия или кадры? Законодательно этот момент не определен. Все должно быть на усмотрение руководителя и прописано в должностных инструкциях сотрудников. Если вы уже закрепили определенного работника ответственным за сдачу СЗВ-М, то целесообразней и формирование этого отчета вменить ему в обязанности. Ведь данные этих двух отчетов неразрывно связаны, переплетаются и дополняют друг друга. А любые несостыковки в отчетах могут привести к штрафным санкциям.

Несмотря на то, что форма СЗВ-СТАЖ является ежегодной и ее применение планируется с отчетности за 2017 год, некоторым страхователям придется представить ее в ПФР досрочно – уже в текущем году. Когда это нужно сделать? На что обратить внимание при ее заполнении?

В третьем номере журнала мы уже упоминали новой ежегодной форме СЗВ-СТАЖ. Правда, на тот момент нормативный акт Правления ПФР (Постановление от 11.01.2017 № 3п) находился на регистрации в Минюсте. Теперь предлагаем более внимательно изучить порядок представления данной формы. Несмотря на то, что она является ежегодной и ее планируется применять с отчетности за 2017 год, Порядком ее заполнения определен ряд ситуаций, когда страхователю нужно представить ее досрочно (то есть уже в текущем году). Когда это требуется сделать, расскажем в статье.

Вводная информация.

В соответствии с п. 1.5 Порядка форма СЗВ-СТАЖ подлежит заполнению и представлению страхователем на всех застрахованных лиц, заключивших с ним:

трудовые договоры;
гражданско-правовые договоры (предметом которых является выполнение работ, оказание услуг);
авторские договоры.

Для корректного заполнения отчета СЗВ-СТАЖ страхователю потребуются следующие данные о каждом застрахованном лице:

о зарплате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу застрахованного лица;
о начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах;
о периоде работы застрахованного лица, в том числе корректирующие сведения.

Словом, форма СЗВ-СТАЖ представляет собой персонифицированный отчет, который должен частично заменить упраздненную ныне форму РСВ-1.

Постановлением Правления ПФР № 3п предусмотрено три типа формы СЗВ-СТАЖ: «Исходная», «Дополняющая» и «Назначение пенсии».

Порядок представления форм СЗВ-СТАЖ в ПФР.

Порядок представления обозначенной формы таков. По итогам года страхователь обязан подавать СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная». Впервые страхователи должны будут сдать эту СЗВ-СТАЖ в территориальное отделение ПФР за 2017 год до 1 марта 2018 года, что следует из п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее – Закон № 27-ФЗ).

Формы СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая» представляются на застрахованных лиц, данные по которым, отраженные в форме с типом «Исходная», не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за содержащейся в них ошибки (п. 2.1.5 Порядка).

Что касается СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии», она представляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который еще не наступил. То есть форму с таким типом ряду страхователей, работники которых в 2017 году достигнут пенсионного возраста, придется представить уже в текущем году. Поясним, как это сделать правильно.

Подаем СЗВ-СТАЖ на работника, оформляющего пенсию.

Вначале отметим, что форма СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии» не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете на основании формы СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» или «Дополняющая» (п. 6.6.13 Порядка).

Согласно п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ сведения о застрахованном лице, оформляющем пенсию, страхователь должен представить в ПФР по форме СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии» за текущий год в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю.

Саму форму СЗВ-СТАЖ нужно заполнить так.

В разделе 2 «Отчетный период» указывается текущий год (этот показатель равен или больше 2017) (п. 2.2, 6.6.1 Порядка).

В разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованного лица» Ф. И. О. и СНИЛС работника указываются один раз – в первой строке (п. 2.3.3 Порядка).

В отдельных строках указываются периоды, когда лицо работало, находилось в отпуске или на больничном, отсутствовало на рабочем месте по иным причинам. При этом в графе 11 для неотработанных периодов указываются коды из Классификатора параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (к примеру, ВРНЕТРУД – для больничного, ДЛОТПУСК – для оплачиваемого отпуска, АДМИНИСТР – для отпуска без сохранения содержания). Для периода работы в рамках гражданско-правовых договоров указываются коды ДОГОВОР, НЕОПЛДОГ или НЕОПЛАВТ (если оплата по гражданско-правовому или авторскому договору отсутствует) (п. 2.3.5 Порядка).

В строке с последним периодом в графе 7 указывается дата предполагаемого выхода работника на пенсию – это либо дата его рождения (если работник обращается за пенсией до достижения пенсионного возраста), либо дата, когда он планирует подать документы в ПФР (п. 2.3.4 Порядка, ст. 22 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ ).

При этом все даты, указываемые в графе «Период работы», должны находиться в пределах отчетного периода (п. 2.3.2 Порядка).

Графы 8 – 10, 12 и 13 нужно заполнить лишь в том случае, если работник трудился в условиях, дающих право на досрочную пенсию (коды, соответствующие таким условиям труда, берутся из Классификатора) (п. 2.3.6 – 2.3.10 Порядка). Причем эти сведения указываются, если особые условия труда подтверждены документально и уплачены по дополнительному тарифу или пенсионные взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

В разделе 4 указываются сведения о начисленных (уплаченных) взносах на обязательное пенсионное страхование за период работы, указанный в разд. 3 (п. 2.4, 2.5, 6.6.12 Порядка). А раздел 5 заполняется только при наличии у страхователя договоров с негосударственными пенсионными фондами о досрочном пенсионном обеспечении лиц, занятых на вредных работах. Напомним: условия заключения подобных договоров определены положениями ст. 36.29 Федерального закона от 07.05.1998 № 75-ФЗ .

Любая форма СЗВ-СТАЖ должна сопровождаться описью ОДВ-1. В анализируемой ситуации данная опись заполняется так (разд. III Порядка):

– в поле «Отчетный период (код)» – «0» и год, за который подаются сведения;

– в поле «Тип сведений» – «Исходная»;

– в строке «Форма «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)» – количество работников, на которых подаются сведения;

– разделы 4 и 5 не заполняются.

И последнее. За несвоевременное представление формы СЗВ-СТАЖ страхователя могут оштрафовать на 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Этот штраф предусмотрен в ст. 17 Закона № 27-ФЗ.

Нужно ли выдавать в 2017 году форму СЗВ-СТАЖ уволенным работникам?

Полагаем, этим вопросом в настоящее время озадачено много бухгалтеров. Его возникновение обусловлено нормой, содержащейся в п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Напомним абз. 2 данного пункта. В нем сказано, что в день увольнения застрахованного лица или в день расторжения гражданско-правового договора, на вознаграждения по которому начисляются взносы на обязательное пенсионное страхование, страхователь обязан передать ему сведения (!), предусмотренные п. 2 – 2.3 настоящей статьи. Речь идет о сведениях:

необходимых для назначения пенсии (в частности, о периодах трудовой деятельности, включаемых в трудовой стаж, суммах начисленных взносах) (п. 2);
касающихся дополнительных страховых взносов (п. 2.1);
по форме СЗВ-М (п. 2.2);
касающихся сумм вознаграждений, являющихся базой для начисления страховых взносов (п. 2.3).

Исходя из перечисленных норм, нельзя сказать однозначно, какие именно сведения страхователь должен передать работнику в день увольнения:

либо копию ранее сданного в ПФР отчета по форме СЗВ-СТАЖ;
либо эту форму со сведениями, которые страхователь только подаст в дальнейшем в ПФР по окончании отчетного периода.

Если считать верным первый вариант, то получается, что в 2017 году страхователю не нужно выдавать работнику в день увольнения сведения, отражаемые в форме СЗВ-СТАЖ за указанный год, поскольку первый отчет по этой форме он сдаст лишь в 2018 году. Однако в таком случае нельзя исключать вероятность применения в отношении страхователя санкции, предусмотренной ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (штраф для юридических лиц за нарушение иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в размере от 30 до 50 тыс. руб.).

Очевидно, избежать указанной ответственности в 2017 году страхователь сможет, только если передаст уволенному работнику на руки форму СЗВ-СТАЖ, заполненную лишь в отношении него самого (а в 2018 году эти сведения по нему он представит в ПФР).

С учетом всего вышесказанного наиболее безопасным для страхователя в 2017 году является второй из упомянутых вариантов.

И еще несколько советов, что называется, на перспективу.

1. В пункте 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ не уточнено, за какие периоды нужно передавать сведения увольняющемуся работнику – только за последний , когда он состоял в трудовых отношениях с работодателем, или же ему нужно выдать копии всех отчетов СЗВ-СТАЖ, когда-либо сдававшихся в отношении данного застрахованного лица. Поэтому, пока нюансы не урегулированы законодательно, полагаем, имеет смысл согласовать этот момент с самим работником (закрепив решение, разумеется, на бумаге).

2. При оформлении копий отчетов по форме СЗВ-СТАЖ (для выдачи их работникам, в том числе по их заявлениям на основании абз. 1 ч. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ) нужно учитывать следующий нюанс. Форму СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Исходные», подаваемую в ПФР по итогам отчетного периода, страхователь должен заполнить в отношении всех застрахованных лиц. В связи с тем, что в этом отчете содержатся персональные данные всех работников, делать для отдельного работника копию всего отчета небезопасно: страхователь заведомо нарушит законодательство о защите персональных данных. (Кстати, с 1 июля 2017 года ответственность работодателей за нарушения в рассматриваемой сфере ужесточается).

Во избежание проблем, считаем, следует выдавать работнику выписку из формы СЗВ-СТАЖ, в которой приводятся данные только о нем самом (если форма представляется в ПФР в электронном виде – соответственно, распечатки отчета, касающиеся лица, обратившегося с подобным запросом).

Итак, уже в 2017 году некоторым страхователям предстоит заполнить и сдать в ПФР новую форму СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии» (на застрахованных лиц, достигнувших в текущем году пенсионного возраста). Эту форму страхователь должен представить в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю. За ее несвоевременное представление страхователя могут оштрафовать на 500 руб. за каждое застрахованное лицо.

См. статью «Формы отчетности для ПФР».

Утвержден приложением 5 к Постановлению № 3п.

«Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Приложение к Порядку.

«О страховых пенсиях».

«О негосударственных пенсионных фондах».

Дополнительно см. статью Т. М. Медведевой «За сохранность и защиту персональных данных будут спрашивать строже», № 3, 2017.