Отчет о потраченных средствах образец. Учимся заполнять авансовый отчёт (бланк). Возмещаемые представительские расходы

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. По Приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3, и с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.

Новые правила подотчета:

• выдать деньги подотчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
• для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
• выдача требуемых сумм осуществляется и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета представляют собой следующий порядок последовательных действий:

1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
2. Подотчетным лицам, изменения 2017 года утвердили это нововведение, теперь разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей произведите полную сверку взаиморасчетов с ним.
3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги (бухгалтер ).
4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, утвердите запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма ограничена 100 000 рублей по одному контракту.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств подотчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (Письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике, в Положении о расчетах с подотчетными лицами, и в приказе о разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Если работник потратил личные деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек собственные средства, он составляет отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Если работник потратил собственные деньги, это не является подотчетом!

Алгоритм возмещения необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных деньгах.

Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. П исьмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.

Деньги, как известно, любят счёт. Считать деньги,особенно общие,нужно регулярно и регулярно требовать детальный отчет с тех,кому доверили ими распоряжаться. В этом и заключается прямая обязанность Правления и Ревизионной комиссии в садоводстве.Требуйте финансовый отчет о расходовании общих денежных средств-залог против мошенничества! Деньги бесконтрольно нельзя доверять никому и никогда!

На этой странице каждые 6 месяцев планируется размещать отчеты о поступлении и расходовании денежных средств в СНТ.Подтверждение расходов должно сопровождаться документально и подтверждаться Актом ревизионной комиссии.

@Прошло 7 месяцев в апреле сдача годового бухгалтерского баланса,а ревизионная комиссия к работе не приступала.

@26.02.16 ВАЖНАЯ НОВОСТЬ.ИСТОРИЯ ПОВТОРЯЕТСЯ!

Председателю правления СНТ Флора Иванову.А.Н

От членов правления Жохова.А.В, Казакова.А.В,Костина.В.В

Вторичное напоминание 14.01.16 ,Третье напоминание 20.02.16.

Обращение членов правления к председателю СНТ Флора г-ну Иванову.А.Н.

Настоятельно просим вас в срок до 25.02. 2016 года представить членам правления отчет о расходовании денежных средств с документальным подтверждением за период с 09.08.2015 по 01.01.2016.в электронном виде.В случае не исполнения наших требований вам будет выражено недоверие как председателю СНТ, о чем в известность будут поставлены все садоводы.

Членам правления хватает примеров с Авлосевич -Енулевым, когда отчеты представлялись келейно,своим приближенным,а приближенные уговаривали садоводов им поверить на слово. Напоминаем вам,что у большинства членов правления нет тайн от садоводов.Все должно быть гласно.

Финансовый отчёт председателя правления на начало и конец периода:

1.Остаток в банке Открытие-

Остаток в Сбербанке-

Остаток в кассе-

Собрано наличными(Таран.Т.И)-

Собрано наличными (Ивановым.А.Н)-

Израсходовано средств:

Заработная плата-

Электроэнергия-

Вывоз мусора-

Прочие расходы(расшифровать).

2.Просьба сообщить о ходе выполнения работ ООО Геокарт и конечной цели этих работ.Кто будет собственником земель общего пользования? И в какие сроки намечено закончить эти работы? Где в настоящее время находятся документы на приватизацию земель общего пользования?

3.Необходимо начать работу с должниками через юриста(подготовить форму уведомления) и начать рассылать должникам и садоводам не обрабатывающим свои участки уведомления о лишении их прав на эти участки.За нарушение устава.К отдельным членам СНТ,нарушающим устав применить судебное воздействие.

4.Для сайта необходимо прислать устав в пдф., а также все действующие договора со сторонними организациями.И другие документы для информированности членов СНТ.

5.Почему до садоводов до сих не доведён Финансовый план- смета на 2016 год.?

6.Налоги за землю,уплаченные садоводами ранее необходимо возвращать,если его оплачивали дважды.(в налоговой инспекции и в членском взносе).Размер земельного налога в 360 тыс.надо срочно сокращать, а потом делать расчёты.В садоводстве 300 участков в собственности.

7.С января 2016 надо перейти на оплату электроэнергии по тарифам ЛО, по 1 тарифным счетчикам и по 2 тарифным день и ночь:3.55 руб/кВт.одноставочный тариф,3..71 руб/кВт- 2 -х ставочный день и 1.8руб/кВт.-ночь.

8.Финансовый план-смета на 2016 год,предложения членов правления:

П.1.7 .1 сметы поставить S= ,Бетономешалки, бензотримера – вычеркнуть.

П.2.1.1 Налог на земли общего пользования.Узнать в налоговой инспекции сколько нужно платить?

П. 2.4 Вводить нельзя до окончания судебных разбирательств.Все должно остаться по старому.Увеличивать расходы на бухгалтерию, также не следует.

П.2.6 .2 Вырубка деревьев-убрать.Оставить: Расчистка ……

П.2.6.5.Указать на каких дорожках:

П.2.6.8. Исключить.

П.2.6.11 Обустройство поста охраны с оборудованием гостевой площадки,согласовать сумму и подтвердить все расходы.

П.2.6.12 Уточнить что будет сделано?

П.2.7.3 50 тыс.руб.

П.2.7.4 после ведра доб. светоотражающие жилеты, шланг всасывающий для помпы.

П.2.7.5 + ревун для поста охраны. 5 +1=6 тыс.

П.2.7.6. Посл абз. Въезд на Западную дорожку.

П.2.7.8 100 тыс.руб.

9.Необходимо выслать на [email protected] данные в электронном виде, как и обещалось,об оплате садоводами взносов в 2015 г. через банк Открытие,для корректировки списка должников на сайте.

10.Определить на плане места для дополнительных пожарных водоёмов, где нет номеров участков,а также проставить на плане названия безымянных дорог,Розу ветров, пост охраны,гостевую парковку,огороды, спортивную и детскую площадки,скважины.

11.Для сайта просьба сообщить показания электросчетчиков за ноябрь 2015 г и январь 2016 (день/ночь),а также суммы оплаты за эти месяцы.И др. Имеющиеся данные.

12.Когда начнётся оплата членских взносов и электроэнергии через Сбербанк и уйдём от сбора наличных средств как было объявлено садоводам?Объяснить причину?

13.Почему председатель не исполняет решение правления и МЧС о приобретении пожарной сирены?Вопрос был решён на правлении в сентябре 2015 года.

14.Члены правления категорически запрещают председателю лично осуществлять сбор денежных средств с садоводов,а также без общей ведомости, где должны стоять подписи всех вносивших взносы в этот день и за что? Ведомость публикуется на сайте.

15.Вернуть ключ от электрощита зам. Председателя и предоставить ключ – члену правления,ответственному за энергетику.У кого находятся ключи от электрощита должны знать все садоводы.Все данные о расходовании электроэнергии ежемесячно должны публиковаться на сайте. 16.Обязываем председателя правления все назначения на должности в СНТ согласовывать с правлением.Это решение можно оспорить на общем собрании членов СНТ.

Ожидаем ответа до 25 февраля 2016 года. Члены правления А.В.Жохов, А.В.Казаков, В.В. Костин или 2/3 членов правления.

@Данный материал публикуется в связи с не предоставлением председателем правления Ивановым.А.Н отчета о расходовании денежных средств садоводов по требованию членов правления.

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается первичным учетным документом — авансовым отчетом. Заполненный образец авансового отчета представляет собой унифицированную форму № АО-1, в одну часть которой вносит сведения сотрудник, во вторую — бухгалтер.

Приложением к авансовому отчету идут чеки и квитанции, подтверждающие расходы. С 01.07.2019 вступили в силу поправки, касающиеся обязательных реквизитов чеков, если товары (услуги) приобретает юридическое лицо или ИП либо работник от имени компании. Чтобы у налоговиков не было претензий к чекам, они должны обязательно содержать:

• наименование и ИНН покупателя;
• сумму акциза;
• номер таможенной декларации;
• страну происхождения товара;
• разбивку по товарным позициям.

Помните также, что БСО на бумаге сейчас практически не выдают, всех продавцов, за исключением ИП на УСН и ПСН, обязали выдавать покупателям полноценные чеки.

Еще один важный момент: чтобы оформить возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, работник вправе принести распечатанный чек, полученный по e-mail или SMS, в том числе с QR-кодом. Электронный и бумажный кассовые чеки равноценны, поэтому проблем при проверках не возникнет. Исключение по-прежнему составляют электронные билеты. Чтобы принять их в состав расходов в целях налогообложения прибыли, посадочные талоны распечатывают и предъявляют для проставления отметки о досмотре. В противном случае доказать расход на транспортные услуги не получится. Либо вам придется делать запрос в компанию-перевозчик, чтобы она подтвердила оказание услуги конкретному пассажиру.

Возврат подотчетных сумм

Законом установлены конкретные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах. Это три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы денежные средства, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на использованную часть составляется авансовый отчет, а в нем указывается оставшаяся сумма. На нее и распространяется возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, и сделать это следует одновременно с подачей отчета.

Нередки ситуации, когда работник тратит собственные денежные средства, потом приносит документы и просит возмещение подотчетных сумм по авансовому отчету. В этом случае он обращается в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов, и бухгалтер проводит такие расчеты тоже с помощью авансового отчета.

Если сотрудник ничего не потратил, он возвращает в кассу всю полученную подотчетную сумму, а авансовый отчет не составляет. При этом срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не учитывается, но вернуть деньги следует не позже чем в трехдневный срок по истечении периода, на который они выданы.

Порядок заполнения

Поскольку разработана унифицированная форма, действуют и правила, как оформляется авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах в текущем году.

Сначала его заполняет сотрудник, который получил деньги и отчитывается по ним, затем бухгалтер. Когда документ полностью готов, его отдают руководителю на контроль.

Посмотрим конкретный пример заполнения авансового отчета по хозяйственным расходам и параллельно расскажем обо всех нюансах.

Что заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

На лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «Отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хознужды предприятия. Например, ему было выдано 12 000 рублей, а он потратил 10 000. Поэтому в этой графе он указывает 10 000.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Вписываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

Есть информация, которая должна быть указана на оборотной стороне документа авансовый отчет работником. Подотчетное лицо в графах 1-6 перечисляет все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные расходы, с указанием затраченных сумм. Документы нумеруют по порядку их перечисления в авансовом отчете.

Представленный заполненный образец авансового отчета наглядно демонстрирует, какие сведения следует внести работнику в соответствующие графы:

• 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
• 2 — дата составления чека;
• 3 — номер чека;
• 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
• 5 — сумма произведенного расхода в рублях;
• 6 — заполняется при необходимости, если были расходы в иностранной валюте.

После перечисления реквизитов на все приложенные документы заполняют строку «Итого», где указывают общую величину расходов.

После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он ставит в бланке свою подпись с расшифровкой. Затем документ передает в бухгалтерию, где бухгалтер проверяет правильность заполнения.

Что заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок нет, в графе «Отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

Бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке или перерасходе средств.

После этого переходит к дальнейшему заполнению бланка.

Заполняется отрывная часть бланка, подписывается и передается работнику.

Оборотная сторона.

Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны совпадать.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка.

Лицевая сторона.

На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер проверяет следующие сведения:

• остаток или перерасход предыдущего аванса;
• размер аванса, полученного из кассы предприятия;
• количество потраченных денежных средств;
• остаток или перерасход авансовых сумм.

В таблицу слева — бухгалтерская запись — вносят информацию из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

Бухгалтер направляет документ главбуху (если он есть), который тоже его проверяет. После проверки авансового отчета главбух подписывает его и направляет на утверждение к главе предприятия.

Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию.

Так выглядит образец заполнения авансового отчета в 2019 г. по хозяйственным расходам. Аналогичный порядок оформления действует и в любых других ситуациях — когда надо отчитаться о командировочных или представительских расходах.

Оформленный авансовый отчет хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока документ уничтожают.

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы. Компенсация личных денег сотруднику. Документооборот. Бухучет.

Вопрос: Работник потратил собственные денежные средства на удостоверение нотариусом копий документов. Кассовый чек сдал в бухгалтерию. В бухгалтерском учете через какой счет 71,73 нужно произвести возврат денежных средств работнику? каким отчетом оформить данную операцию?

Ответ:

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Компенсация личных денег сотрудника

86.66990 (6,8,9)

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Оформить авансовый отчет сотруднику предется в других случаях .

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).*

Подотчетные лица – сотрудники, которым организация выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.*

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Как быть, если...

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Н.Г.Сазонова, эксперт журнала «Упрощенка»

Что предпринять? Выбрать один из вариантов оформления данной операции. Первый - выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя. Второй - приобрести материалы у сотрудника по договору купли-продажи. Делая выбор, принимайте во внимание, на чье имя оформлены документы, подтверждающие расходы: сотрудника или организации.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Ваши сотрудники также могут потратить собственные деньги на нужды фирмы. Поэтому материал актуален для вас в полной мере.

Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали. Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит. Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое что приходит в голову, - это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету. Но такая операция ничего общего с подотчетом не имеет. И перерасхода тут нет. Такой вывод следует из пункта 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П). Ведь заранее деньги не выдавались, а подотчетное лицо должно отчитываться именно по полученным деньгам, а не по самостоятельно произведенным покупкам, которые неизвестно, имеют ли какое-то отношение к деятельности фирмы (подробнее об этом - во врезке ниже). Cоответственно об обычном подотчете здесь речи не идет, а деньги нужно выплачивать по другим основаниям. Возможные способы оформления мы представили в таблице ниже.

Таблица Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей

Способ № 1 Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя

Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Суть вопроса

Если сотрудник предварительно не получал денежного аванса, истраченные им деньги нельзя проводить как перерасход по авансовому отчету. Это будет нарушением Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением № 373-П .

Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ. А у вас не будет проблем со списанием затрат. И сразу после выплаты компенсации вы сможете отнести ее на материальные расходы при «упрощенке» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). С этим согласны и специалисты (см. врезку ниже).

Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ (письма Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219). При этом в данных письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию.

Обратите внимание

Если документы, подтверждающие покупку материалов сотрудником, выписаны на имя организации, с признанием затрат проблем не будет.

Мы полагаем, что, если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Поэтому, если «первичка» выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции - договором купли-продажи. Об этом - чуть ниже.

А пока вернемся к компенсации на основании приказа руководителя - его можно оформить в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Образец такого приказа мы привели на странице 66.

Важное обстоятельство

Сотруднику можно возместить расходы на приобретение материалов для фирмы, только если руководитель одобряет такую покупку. Подобное согласие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

Возмещены расходы работнику.*

Способ № 2 Фирма покупает ценности у сотрудника по договору купли-продажи

Оформлять договор купли-продажи целесообразно, если в документах, подтверждающих расходы, записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.

Но у данного способа оформления есть один минус - у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ. Организация же при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом (письмо Минфина России от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339). Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику ей не нужно. Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по форме 3-НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). При этом полученный доход ему можно уменьшить на сумму расходов, связаных с покупкой этих ценностей (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). То есть фактически налог будет равен нулю.

На заметку

Организация не является налоговым агентом при покупке материалов у физлица. Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода работнику не нужно. Сотрудник рассчитывает налог самостоятельно (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Что касается расходов при «упрощенке», то тут сложностей быть не должно. Сразу после оплаты ценностей по договору вы сможете их списать. Документальным подтверждением затрат будет договор купли-продажи или закупочный акт. В бухучете покупку материалов отразите проводками:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 76

Оприходованы купленные у сотрудника ценности;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)

Оплачены ценности по договору купли-продажи (по акту закупки).

Подсказки от сайта e.26-2.ru

Как оформить договор купли-продажи при помощи электронного журнала «Упрощенка»

В электронном журнале «Упрощенка» вы найдете информацию о том, по каким правилам нужно заключать договор купли-продажи. Для этого зайдите на сайт журнала. В верхнем меню на черной плашке выберите раздел «Правовая энциклопедия». Из появившегося меню вам потребуется раздел «Сделки», а в нем «Купля-продажа». Подборка статей по теме расскажет вам, какие реквизиты нужно включить в контракт. А также познакомит вас с основными нюансами налогового учета по сделке.

Почему возмещение расходов не надо проводить как подотчетные суммы

Сергей Рюмин,
аудитор,управляющий партнер
ООО «КАФ “ИНВЕСТАУДИТТРАСТ”»

Сотрудник купил на свои деньги материалы для фирмы и обратился за компенсацией расходов. Нужно ли для их подтверждения оформлять авансовый отчет?

Нет, заполнять авансовый отчет не нужно. Так как по общему правилу этот документ составляют только в том случае, когда работники предварительно получили деньги под отчет. То есть авансовый отчет нужен для того, чтобы показать, на что израсходованы средства компании (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П). А рассматриваемая ситуация по большому счету никакого отношения к подотчету не имеет. Следовательно, и отчитываться не за что.

Как бухгалтеру оформить такую покупку, какие документы потребуются?

Как правило, налоговики на местах соглашаются с тем, что для того, чтобы возместить сотруднику затраты, достаточно его заявления о компенсации расходов, приказа руководителя о возмещении средств и документов об оплате. При этом лучше, чтобы «первичка» была выписана на имя фирмы, - это поможет сотруднику избежать уплаты НДФЛ и подтвердит обоснованность расходов. Однако иногда проверяющие требуют еще и общий приказ по компании о порядке компенсации таких затрат. поэтому лучше его издать. Например, внутрифирменным приказом можно закрепить возможность приобретать сотрудниками материалы для фирмы за счет своих средств. А также оговорить максимальную сумму покупки, срок возврата денег и т. п. Ознакомить с этим приказом следует всех работников под роспись.

Можно ли компенсацию, выплаченную сотруднику, отнести на расходы при «упрощенке»?

Конечно. Сразу после того, как все документы составленв, а компенсация выплачена, ее можно включить в состав материальных расходов при УСН (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если речь идет о покупке материалов.

Как отразить возмещение средств сотруднику в бухучете?

В бухучете суммы, причитающиеся работнику в возмещение потраченных им средств, логичнее отразить с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Согласно Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н , счет 73 предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетниками. Таким образом, на сумму возмещения нужно сделать запись по дебету счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с кредитом счета 50 или 51.

Являются ли подтверждением уплаты НДС электронные документы без печати и подписи таможенных органов о расходовании средств на таможне?

Вопрос: У нас функционирует на сайте ФТС информационный сервис "Личный кабинет", где мы можем получить отчет о расходовании денежных средств. В данный момент осуществляется электронное декларирование товаров. Электронные документы без печати и подписи таможенных органов о расходовании средств на таможне являются ли подтверждением уплаты НДС или необходимо их запрашивать в письменной форме с заверением.

Ответ: Нет, не являются.

Должна быть электронная подпись или печать.

Подтвердить уплату НДС можно, представив отчет о расходовании денежных средств, внесенных в качестве авансовых платежей (Письмо Минфина России от 30.06.2008 № 03-07-08/159). Такой отчет вы вправе потребовать у таможенного органа на основании п. 4 ст. 73 ТК ТС, ч. 5 ст. 121 Закона № 311-ФЗ. Форма отчета утверждена Приказом ФТС России от 23.12.2010 № 2554. В Таможенном кодексе ТС сказано об бумажной форме отчета. А вот Закон 311-ФЗ не уточняет это правило. В любом случае отчет содержит обязательный реквизит «Подпись».

Обоснование

Как получить вычет по НДС, уплаченному на таможне при импорте

Документальное оформление

Документами, подтверждающими право на вычет при импорте товаров, являются:

• внешнеэкономический договор (контракт);
• инвойс (счет);
• таможенная декларация. При оформлении таможенной декларации в электронной форме с использованием ЕАИС - ее бумажная копия (письмо Минфина России от 2 марта 2015 г. № 03-07-08/10606);
• платежные документы.

На практике для уплаты НДС при ввозе товаров некоторые импортеры перечисляют на счет таможни аванс, из которого при возникновении обязанности по уплате налога таможня списывает необходимую сумму (). По мере списания этих сумм в счет уплаты НДС импортер при соблюдении установленных правил может применять налоговые вычеты. При этом у таможни следует запросить Отчет о расходовании денежных средств, внесенных в качестве авансовых платежей (п. 4 ст. 73 Таможенного кодекса Таможенного союза). Данный отчет (наряду с документами, перечисленными выше) является подтверждением факта использования аванса на уплату налога.

Принимать к вычету суммы авансовых платежей до их зачисления в счет уплаты НДС импортеры не вправе. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 21 июня 2012 г. № 03-07-08/158 .

При ввозе импортного товара счет-фактуру не оформляйте. Номер таможенной декларации укажите в графе 3 книги покупок. При импорте из Таможенного союза в этой графе указывают номер и дату заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметками об уплате НДС. Об этом сказано в подпункте «е» пункта 6 раздела II приложения 4 к .

Реквизиты платежного поручения, подтверждающего уплату НДС, укажите в графе 7 книги покупок (подп. «к» п. 6 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Таможенные декларации (их копии, заверенные руководителем организации или главным бухгалтером) и платежные документы, подтверждающие уплату НДС, храните в течение четырех лет (абз. 5 п. 13 и абз. 3 подп. «а» п. 15 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Наряду с платежными документами, свидетельствующими об уплате НДС на таможне, можно использовать подтверждение по форме , утвержденной приказом ФТС России от 23 декабря 2010 г. № 2554 . Этот документ подтверждает уплату НДС при импорте товаров и выдается таможней по требованию организации. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России