Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия, предполагает:

а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

б) регистрацию документов;

в) подготовку документов к отправке;

г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедицион­ную группу;

д) помещение контрольных экземпляров документов в дела;

е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами
документов (до передачи их в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности работы с исходящими документами в соот­ветствии с перечисленными этапами.

Подготовка к отправке и отправка исходящих документов осу­ществляются в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи РФ. Документы, поступающие в службу ДОУ-для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Указанная работа начинается с проверки правильности оформле­ния и приема документов от ответственных исполнителей уполномо­ченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержа­ние документа).

Это означает, что исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложении или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинное носителе;

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь кон­трольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист для помещения последнего в дело;

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового от правления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производите;

путем простановки штампа «Исходящий № » и внесения справочных)

данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лис: (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке.

Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке

включает:

проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;

фальцовку (сложение путем перегиба) документов;

вложение документов в конверты (упаковки);

заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой опла­ты) конвертов.

Для передачи подготовленных к отправке документов в экспеди­цию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транс­портировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего до­ставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине). После отправки деловой корреспонденции со­трудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземп­ляры исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов до передачи их в архив или на уничтожение производятся исходя из практической потребности в документах и с уче­том их исторической (научной и иной) ценности.

⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 13Следующая ⇒

К числу отправляемых документов относятся в основном ответные письма, в которых содержится согласие или отказ на соответствующую просьбу либо предложение, а также инициативные письма по самой широкой тематике, требующие ответа.

Прохождение отправляемого документа включает в себя следующие этапы обработки (рис. 27):

■ составление проекта документа и его оформление;

■ согласование проекта или визирование;

■ подписание документа руководителем;

■ утверждение (при необходимости);

■ регистрация и отправка документа.

Составлением проекта черновика документа занимается специалист структурного подразделения или секретарь-референт, имеющий соответствующую квалификацию.

Документ оформляется по ГОСТ Р 6.30-2003, затем визируется исполнителем или специалистами сторонней организации. В этом случае оформляется лист согласования.

Если в процессе согласования были сделаны замечания по проекту документа, то они обязательно должны быть внесены в текст.

Прежде чем передать документ на подпись руководителю, секретарь редактирует текст, проверяет правильность оформления, наличие всех необходимых виз и приложений к документу, который затем передается на подпись руководителю вместе со всеми материалами, на основании которых он был подготовлен. Подписанные документы регистрируются и передаются для отправки в канцелярию (экспедицию), где их вкладывают в конверты, пред­варительно проверив правильность оформления (наличие подписи руководителя, даты, исходящего номера, соответствие количеству указанных экземпляров, наличие приложений). Официальные документы, направляемые в один адрес, вкладывают в один конверт.

Документы отправляют адресату в день передачи их на отправку; телеграммы и срочную корреспонденцию отправляют немедленно.

Внутренние документы на этапе их подготовки проходят этапы исходящих документов, а на этапе исполнения - этапы поступающих документов (рис. 28).

Работа с внутренними документами по аналогии с отправляемыми документами начинается с составления и оформления проекта документа. Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, готовившего документ, юрисконсультом. Затем документ направляется руководителю на подпись и регистрацию. Дальнейшая работа с внутренними документами идет по тем же правилам, что и с поступающими документами. Наиболее важные внутренние документы могут быть поставлены на контроль. Исполненные документы подшиваются в дела, предусмотренные номенклатурой дел.

30.Правила оформления реквизита «гриф утверждения».

Удостоверение документов является формой выражения ответ­ственности за их законность и содержание. Основными способа­ми удостоверения документов являются: подписание, утвержде­ние и проставление печати.

Утверждение - это особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение дей­ствия документа на определенный круг лиц, граждан, организа­ций. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юриди­ческую силу только с момента его утверждения. Документы ут­верждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Документ может быть утвержден должностным лицом или специально издаваемым документом (приказ, протокол, решение).

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Утверждение документа должностным лицом производится в том случае, если это регламентируется соответствующими нормативными документами.

Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения оформляется от пятого положения табулятора (10,5 см) флаговым способом, допускается центрированное оформление каждой строки грифа утверждения по отношению к самой длинной строке реквизита. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания), полного наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование организации, если документ оформлен не на бланке), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы проставляются до фамилии) - шестое положение табулятора - и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО «Факел»

Л. А. Степанова

«» июля 2009 г.

Допускается центрировать элементы реквизита «гриф утверждения документа» относительно самой длинной строки. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Московские товары»

Л. И. Белопольская

« » мая 2009 г.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.10.2009 г. N9 03

Если документ утверждается руководителями нескольких организаций, то составные части грифов утверждения располагают на одном уровне. При этом наименование организации должно обязательно входить в наименование должности лица, утверждающего документ. Первый гриф оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи - от второго, второй гриф оформляется по ГОСТу.

Как правило, утверждению подлежат следующие виды документов: уставы, положения, штатные расписания, некоторые виды актов и протоколов, должностные инструкции и др.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется инструкцией по делопроизводству организации.

⇐ Предыдущая3456789101112Следующая ⇒

Читайте также:

ТЕМА 8. ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

1. Понятие, виды и основные этапы документооборота

Исходящие документы

Принципы и методы организации документооборота

3. Регистрация документов и построение поисковой системы

4. Контроль исполнения документов

Понятие, виды и основные этапы документооборота

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Организация движения документов нацелена на: а) сокращение пути и времени движения документов, б) исключение возвратного, дублирующего и неритмичного движения документов, в) унификацию процедур прохождения и обработки конкретных документов, г) применение современной оргтехники. Движение конкретных документов различается длиной пути, этапами обработки документов и сроками их хранения. В "Государственной системе документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" рассматривается документооборот организации. Все документы организации делятся на три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Документооборот входящих документов

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение от сторонних организаций или лиц: вышестоящих, подчиненных, государственных, муниципальных, частных, депутатов и граждан.

Обработка входящих документов включает: а) прием и первичную обработку документов; б) предварительное рассмотрение и распределение документов; в) регистрацию; г) рассмотрение документов руководством; д) передачу на исполнение.

Прием и первичную обработку поступающих документов производит служба ДОУ, или секретарь, или централизованная экспедиция в зависимости от объема корреспонденции, в нерабочее время по необходимости — дежурный сотрудник. Экспедиция — специальный отдел организации, производящий прием, отправку и рассылку доку­ментов и грузов. Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены курьером и посетителями, переданы средствами электрической связи.

При получении корреспонденции:

1) проверяется правильность ее доставки: ошибочно присланная корреспонденция возвращается на почту;

2) проверяется целостность упаковки и документов, их повреждения (неполное получение факсимильного сообщения, отсутствие указанного в документе приложения); составляется акт о повреждениях или отсутствии документов, который пересылается вместе с полученными документами их отправителю;

3) не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично" или адресованная общественным организациям;

4) заказные письма принимаются под расписку;

5) на документ с надписью «СРОЧНО» проставляется время получения;

6) упаковка при вскрытии уничтожается, кроме случаев, когда в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке); в документе нет даты, и она устанавливается по почтовому штемпелю.

Предварительное рассмотрение и распределение документов нацелено на оперативное получение документов исполнителями, освобождение руководства от рассмотрения второстепенных вопросов.

Оценка поступившего документа учитывает: а) вид документа и важность его содержания; б) сложность и новизну поставленных вопросов; в) общественное положение автора документа; г) срочность исполнения документа.

В ходе первичного рассмотрения документы делятся на 2 потока: 1) для рассмотрения руководителем организации; 2) для направления в те структурные подразделения, которые согласно Положению о структурном подразделении будут исполнять документы. Руководству обычно направляются документы вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства, а также жалобы на действия подчиненных должностных лиц. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан предаются в специальное подразделение по рассмотрению писем граждан. Всю эту работу делает опытный человек, хорошо знающий структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Помощь ему оказывают справочные материалы: примерный перечень документов для рассмотрения руководством, перечень должностных лиц и их обязанностей и др.

Регистрация входящих документов состоит в проставлении на первом листе документа в правом нижнем углу отметки о поступлении документа в организацию, которая пишется от руки и включает регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Это может быть регистрационный штамп — штамп, содержащий наименование организации, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Факсимильное изображение имеет дату поступления, поэтому указывается лишь порядковый номер. На невскрытой корреспонденции регистрационный штамп ставится на конверте и упаковке пакетов.

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция переносится в регистрационную форму. Руководитель может попросить сделать для себя копии некоторых документов. Он не должен, как правило, принимать лично без регистрации документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций.

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководителем. Документы должны быть переданы на исполнение в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. При нескольких исполнителях документ передается ответственному исполнителю; при его отсутствии – первому из состава исполнителей, для остальных делаются копии или документ передается поочередно. Необходимость размножения документов и количество копий определяется исполнителем.

12345678Следующая ⇒

Дата публикования: 2015-10-09; Прочитано: 418 | Нарушение авторского права страницы

Studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год.(0.001 с)…

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым или другим утвержденным формам. При необходимости организация может самостоятельно разрабатывать и утверждать свои первичные документы.

К первичным документам предъявляются определенные тре­бования . Документ должен содержать обязательные реквизиты:

Наименование, номер, дату и место его составления;

Должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера операций документы могут включать дополнительные реквизиты.

Документы должны заполняться четко, разборчиво, в них не допускаются неоговоренные исправления и стирание записей. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и написания правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Лица, составившие и подписавшие документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся вних данных.Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Документы до их записи по счетам предварительно подвергают про­верке, приемке и бухгалтерской обработке. Необходимость проверки документов вызвана тем, что многие из них составляют без участия счетных работников. Проверка документов включает проверку по существу, формальную проверку и арифметическую проверку.

Проверка документов по существу заключается в установлении законности и экономической целесообразности совершенных хозяйственных операций.

Формальная проверка заключается в проверке правильности оформления документов, заполнения всех установленных для них реквизитов; наличия и подлинности подписей лиц; наличия ого­ворок в случае исправлений.

Арифметическая проверка представляет собой контроль правильности отражения количественных, ка­чественных и суммарных показателей.

Прохождение исходящих документов

При обнаружении в документах каких-либо ошибок их возвращают ответственным за составление лицам для уточнения.

При приемке документов прежде всего обраща­ют внимание на наличие преемственности в документах (например, соответствие остатка денег в кассе на конец дня по отчету за прошлый день остатку, показанному в отчете на начало текущего дня) и соответствие цифровых данных в связанных между собой так называемых встречных документах. Проверку и прием документов бухгалтер подтверждает своей подписью.

Проверенные и принятые документы подвергают бухгалтерской обработке (группировке, таксировке и контировке), а в условиях автоматизации – кодированию необходимых учетных показателей.

Группировка документов – это подборка их в однородные по сво­ему содержанию группы. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам. Таксировка – это перевод натуральных показателей в денежные и подсчет сумм. Контировка заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной операции. Если на предприятии применяется автоматизированная форма учета, то обработка документов в бухгалтерии состоит в обозначении учетных номенклатур соответствующими кодами.

После бухгалтерской обработки документы передают на хранение вархив. Они переплетаются в папки, на обложке указывают наименова­ние организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов. При передаче документов в архив и при их уничтожении состав­ляются акты, которые хранятся в архиве. Порядок, сроки хранения документов в архиве устанавливаются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277-XII «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности.

Первичные учетные документы могут быть изъяты органами, которым предоставлены соответствующие полномочия. Главный бухгалтер вправе в присутствии представителя органа, проводящего изъятие первичных учетных документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

Для обеспечения своевременности и очередности поступления в бух­галтерию документов главный бухгалтер разрабатывает график документообо­рота, который утверждается руководителем. Документооборотом называется движе­ние документов от момента их составления или получения от других орга­низаций до передачи в архив.

В нем перечисляют все первич­ные документы, указывают их назначение, количество экземпляров, кто и в какие сроки их составляет, куда и когда представляют каждый доку­мент, кто принимает и обрабатывает представленные документы, какие работы выполняют в бухгалтерии, а также в каких учетных регистрах отражают. График документообо­рота и доводится до сведения всех материально-ответственных лиц, счетных работников и должностных лиц, в обязанности которых входят составление документов, представление их в бухгалтерию и дальнейшая обработка.

⇐ Предыдущая17181920212223242526Следующая ⇒

Порядок работы с документами

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 9Следующая ⇒

В этом разделе мы рассмотрим движение на предприятии организационно-распорядительных документов от момента их создания до завершения исполнения или отправления. Такое движение ГОСТ Р 511441-98 определяет как документооборот.
Основными характеристиками документооборота являются маршрут прохождения документа, т.е. все инстанции на пути его движения, и время, затрачиваемое на прохождение документа по этому маршруту. Отсюда вытекает главное требование организации документооборота — прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Документооборот является технологическим процессом, который включает в себя несколько потоков документов, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. К этим потокам относятся

Схема работы с входящими документами

Схема работы с исходящими документами

Прием и первичная обработка

Операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В крупных организациях эту функцию выполняет специализированное подразделение — экспедиция.

ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ В ПРОЦЕССЕ ИХ ПОДГОТОВКИ

В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов. В организациях, не имеющих службы делопроизводства, прием, обработка и отправка документов производятся централизованно секретарем.

Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.
Доставка документов может происходить по почте, в том числе и электронной, телеграфу, по факсу, с курьером или командированным сотрудником.

При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению. Если в документе отсутствует обратный адрес, к письму подкалывают конверт с адресом.

Так же поступают в тех случаях, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Документы с пометкой "лично" не вскрываются, а передаются адресату.

Регистрация

Стандарт Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело" определяетрегистрацию как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения". Пока документ не зарегистрирован и не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Каждый документ должен регистрироваться один раз.

Регистрация производится путем занесения реквизитов документа в регистрационную форму (журнал, картотеку, компьютер), при этом создается база данных о документах организации. Вся дальнейшая работа с документами, а именно:

проводится в дальнейшем с помощью информационно-поисковой системы.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Она проводится для того, чтобы можно было в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Работа с входящими документами происходит по следующей схеме.

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Отправляемые из организации документы называют исходящими. Об­работка исходящих документов состоит из следующих операций:

Составление проекта документа исполнителем;

Согласование проекта документа;

Проверка секретарем правильности оформления проекта документа;

Подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях);

Регистрация документа;

Отправка документа адресату;

Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правиль­ность его оформления проверяется секретарем-референтом фирмы.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Такое согласование оформляется визой.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключе­нием факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, норма­тивные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов.

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

Индекс документа, включающий № дела;

Дата документа;

Адресат (корреспондент);

Отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера докумен­тов-ответов); _ исполнитель; _ примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера не­обходима зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день конвертуются и отправляются. При помещении документа в конверт уточня­ется адрес получателя. При отправке письма в конверте с прозрачным "окошком" документ складывают таким образом, чтобы адрес получателя на документе был хорошо виден. В этом случае необходимо убедиться, что адрес не сместится внутри конверта.

Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.

7.3. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизо­ванная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный до­кумент не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внут­ри предприятия.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

Входящие документы;

Исходящие документы;

Внутренние документы;

Контракты коммерческие;

Документы, имеющие гриф "Коммерческая тайна" ("Конфиденциально").

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу, начиная с № 1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу при­сваивается порядковый номер, следующий за номером последнего доку­мента, подшитого в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные но­мера, состоящие: из порядкового номера документа; условного обозначе­ния структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в

которое будет подшит документ или его копия. Например, номер докумен­та № 72/1-5 включает:

72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5 - номер дела по номенклатуре.

В некоторых фирмах для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1-5/72 или 1-5-72.

Индекс документа может также содержать условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности и т. д., например, № 72-БМ включает: БМ - Борис Мишин, автор документа; 72 - порядковый номер

документа.

Эффективность принятой системы индексации в значительной степени зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия.

В практической деятельности применяются регистрационные журна­лы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства предприятия. Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль (обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь). После указания руководителем о постановке документа на контроль проставляется секретарем буква «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». Затем в регистрационном журнале делают отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя. Срок исполнения большинства документов не должен превышать 10 дней.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после проведения конкретной работы исполнителем. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа»).

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Различают следующие основные потоки документации:

1) документы, поступающие из других организаций (входящие);

2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3) документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документооборот должен регламентироваться графиком, утвержденным приказом руководителя организации. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, который должен выполняться каждым структурным подразделением организации.

Для рационального обеспечения документооборота непрерывным потоком и без задержек необходимо добиваться сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным документом. Для этого на предприятии:

1) проектируют маршруты прохождения документы;

2) устанавливают конкретные сроки нахождения документов у каждого исполнителя;

3) контролировать прохождение документов по всем рабочим местам.

В документообороте выделяют следующие группы документов:

Предложения, заявления и жалобы граждан;

Правительственная документация;

Документы, адресованные на имя руководства;

Документы, адресованные структурным подразделениям.

В систему документооборот входит понятие «маршрут документа».

Маршрут документа – это перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:

1) дата поступления документа;

2) срок исполнения в днях;

3) дата фактического исполнения;

4) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа («получатель» документа);

5) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние («отправитель»);

6) ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;

7) полученный статус документа, т. е. «выходной» статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;

8) примечание (многострочный текст);

9) путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.

Регистрация документа – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них даты регистрации и делопроизводственного индекса.

Цель регистрации – придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз – поступающие в день поступления, а создаваемые – в день подписания или утверждения.

Регистрация позволяет:

Подтвердить факт получения или отправки документа;

Создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;

Вести контроль исполнения документа;

Дать качественные и количественные характеристики документов.

Карточная система регистрации документов

Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.

При карточной системе регистрации ведут две картотеки:

1) сроковая контрольная картотека;

2) справочная картотека.

Карточку на документ заполняют по мере выполнения следующих операций:

1) передача документа руководителю;

2) получение резолюции срока исполнения и исполнителя.

Журнальная система регистрации документа

Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500–600 документов в год.

Журналы оформляются следующим образом:

1) в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре;

2) в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала.

Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Пример.

В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 100 листов.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

Входящие документы – это документы, которые поступают в организацию (на предприятие) из других организаций по разным каналам связи.

Организацию работы с входящими документами можно представить в виде последовательной цепочки.

Помните!

Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».

Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.

Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.

Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.

Заказные письма принимаются под расписку.

Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».

Исходящие документы – это документы, которые созданы в данной организации и отправляемые за пределы организации (предприятия) в другие учреждения или ответы частным лицам, приславшим обращение.

Этапы работы с исходящими документами предприятия выглядят следующим образом:

Проверьте!

Правильность оформления документов (наличие подписи, даты, индекса, отметку о категории отправления.

Правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправляется по факсу.

Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Помните!

Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.

Телеграммы отправляются немедленно.

Исходящие документы печатаются в двух экземплярах.

Если документ подлежит возврату, поставьте штамп или сделайте пометку «Подлежит возврату» и отметьте в регистрационной картотеке или журнале.

Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (предприятия), в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки.

Организация работы с внутренними документами выглядит следующим образом.

Все документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, т. к. для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Поиск нужного ценного документа в большом количестве бумаг будет затруднен. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах документооборот и формы его организации каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д.

Росархивом 6 октября 2000 года был утвержден «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (с изм. и доп. от 27 октября 2003 г.).

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.

Пересистематизация документов в деле . Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

Нумерация листов дела . В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.

Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела . Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

Составление заверительной надписи дела . Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела . Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

Подшивка или переплет дела . Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), – это твердая картонная обложка или особая папка.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

Обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

Подготовить полностью дела к архивному хранению, т. к. архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

Документы предприятия (организации) по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному) хранению.

Во время текущего хранения дела могут выдаваться для временной работы как сотрудникам предприятия (организации), так и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия (организации) дела выдаются по указанию руководителя подразделения, где хранятся дела на срок не более 1 месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия – владельца документов.

Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий. Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.) и постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим.

Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов (службы обеспечения информационной безопасности).

Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания.

Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруднику охраны под роспись.

Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые описи хранящихся дел.

Для оформления дел используются скоросшиватели (папки-файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).

Размеры одной стороны обложки должны на 0,3–0,5 см превышать размеры листа формата А4, с тем чтобы предохранить подшитые документы от механических повреждений (обычно 215 х 300 мм). В один скоросшиватель (том), как правило, не подшивается более 250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см.

Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки документов, и составление (заполнение) описи на них. Такая опись ведется в каждом томе каждого дела.

Запись о вновь подшитом в дело документе делается после того, как пронумерованы в соответствии с внутренней порядковой нумерацией тома его страницы.

Документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет.

Порядок уничтожения или списания документов.

Один раз в год, в период, когда истекают сроки хранения у наибольшего числа документов, состоящих на хранении, они подвергают проверке.

С этой целью формируется комиссия в составе председателя и двух-четырех членов. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобранные для уничтожения документы.

Помните!

Только после передачи документов в архив предприятия (организации) разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если истек срок хранения.

Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин в присутствии не менее чем двух работников организации.

В том случае, если дело или какой-либо документ уничтожается не в полном объеме или продлеваются сроки его хранения, в акте об этом делается соответствующее примечание. На основании письменного распоряжения руководителя предприятия комиссия:

1) осуществляет полистную проверку материалов, отобранных для уничтожения;

2) вносит учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли, в акт (указываются полное фактическое наименование документа, количество страниц, в том числе для приложений к нему, гриф документа);

3) сосредоточивает отобранные для уничтожения документы в определенном месте (в отдельном помещении, шкафу, сейфе или отдельной его секции);

4) по завершении отбора еще раз сверяет учетные данные и после доклада руководителю кадровой службы передает документы на уничтожение (методом сжигания или промышленной переработки).

Члены комиссии, присутствующие при уничтожении документов, фиксируют уничтожение каждого из них.

Уничтожению подлежит не только оригинал, но и все копии, сделанные когда-либо с данного документа и состоящие на хранении.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт, в котором последовательно перечисляют списанные документы.

На основании «Перечня документов, подлежащих хранению», инв. 102, утвержденного приказом генерального директора ЗАО «Бизнесконсалт» от 12.01.2003 № 3, экспертной комиссией общества отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

Итого двадцать семь дел (документов).

Описи дел за ___________годы утверждены руководителем предприятия.

Исходящие документы – это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, а также по электронной почте.

Основные этапы обработки исходящих документов включают в себя: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); регистрация документа, отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручении руководителя. В ходе подготовки проекты исходящих документов совершают ряд перемещений от одной инстанции к другой. Этот процесс должен быть так организован, чтобы с документом совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть представлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т.д.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятия, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов». Журнал содержит следующие графы: номер документа, включающий номер дела; дата документа; адресат; краткое содержание или заголовок к тексту; отметка об исполнении; исполнитель; примечание.

При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу регистрации в рамках одного года – с 1января по 31 декабря, начиная с №1 (или 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело сисходящей перепиской.

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы. К внутренним документам относятся приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (утверждение – в необходимых случаях); регистрация документа.