Электронные документы: нужна ли их распечатка? Особенность сшивания для налоговых органов. Сроки предоставления документов

Как это ни странно для меня, многие индивидуальные предприниматели (да и бухгалтера) до сих пор заполняют бланки деклараций вручную. То есть, идут в типографию, покупают готовые бланки и заполняют их от руки. Это не смотря на то, что что для заполнения налоговой отчетности есть такие прекрасные программы, как «Налогоплательщик ЮЛ» и «Декларация 2013».

Не смотря на то, что в этих программах периодически «выплывают» ошибки и баги, как например ошибка с формированием доп. разделов в декларации по ЕНВД, с которой в январе столкнулись многие налогоплательщики, все равно удобнее и в разы быстрее заполнить отчет в специальной программе.

Есть предприниматели, которые слабо разбираются в компьютерах, и для них трудно разобраться с программой «Налогоплательщик ЮЛ». В феврале буду запускать канал на Ю-тубе, в котором выложу видео-ролики по настройке и работе в основных бухгалтерских программах: Налогоплательщик ЮЛ, БизнесПак, Декларация 2013. Но сейчас не об этом.

Сохранили файл на флешку и идете в ближайшее место, где есть принтер: офис, салон печати, к знакомым … Таким образом, Вы сэкономите время, деньги и избежите арифметических ошибок!

Как видите, ничего сложного! И последнее. Формат pdf в последние годы распространен, но пока есть не на каждом компьютере. Для открытия таких файлов можно использовать программу «Sumatra PDF».

Надеюсь статья была полезна для Вас!

Во взаимоотношениях с инспекцией бухгалтеру часто приходится представлять налоговикам копии тех или иных документов. Перед сдачей в инспекцию копии необходимо заверить, что прямо предусмотрено Налоговым кодексом. Однако порядок заверения в Кодексе не описан, что зачастую вызывает конфликтные ситуации. При этом законодательно такие правила все же установлены. В этой статье мы собрали ситуации, которые вызывают споры чаще всего. Результатом стала подборка в формате вопросов и ответов, или как принято говорить в интернете, в формате FAQ — Frequently asked questions (часто задаваемые вопросы).

Q. Какая норма обязывает налогоплательщика подавать в инспекцию именно заверенные копии?
A. Об этом говорится в п. 2 ст. НК РФ. Согласно этой норме, если налогоплательщик передает в инспекцию истребованные документы на бумажном носителе, то он обязан сдавать именно заверенные проверяемым лицом копии.

Q. Означает ли это, что копии должен заверить нотариус?
А. Нет, инспекторы могут требовать нотариального удостоверения копий, только если это прямо предусмотрено законом. Данное правило также зафиксировано в п. 2 ст. НК РФ. Соответственно, предъявляя требование о нотариальном удостоверении копии документа, инспекторы должны обосновать его ссылкой на норму права, вводящую такую обязанность. Во всех остальных случаях требование нотариально заверять документы является незаконным.

Q. Есть ли документ, устанавливающий требования к заверению копий?
А. Да, общий порядок оформления копий документов установлен п. 5.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 №2004-ст). В отношении копий документов, представляемых в налоговые органы, нужно руководствоваться приказом ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ .

Q. Какие надписи нужно сделать на копии документа при ее заверении?
А. Согласно ГОСТу, отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись». Отметка о заверении включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату заверения. Отметку о заверении можно делать при помощи штампа.

Кроме того, на копии нужно сделать еще одну надпись - о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Эту надпись следует заверить печатью организации. Например «Подлинник документа находится в ООО «Альтаир» в деле № 23/19 за 2019 год.».

Q. Нужна ли печать организации на заверенной копии документа?
А. Если у компании нет печати, то налоговики не вправе требовать, чтобы на копиях стоял ее оттиск. Об этом говорится в письме Минфина России .

Q. Как заверять многостраничные документы?
А. При заверении копий многостраничных документов возможны варианты. Во-первых, можно заверить каждую станицу отдельно по общим правилам (штамп, должность, подпись, расшифровка, дата, запись о месте хранения документа).

Во-вторых, можно организовать прошивку многостраничного документа, то есть сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверяющей надписи на буманой наклейке, размещенной на боротной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой. Заверительная надпись должна содержать должность лица, удостоверившего подлинность документов (или указание на то, что надпись сделана ИП), его личную подпись, ФИО, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью), дату подписания (приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@).

Q. Есть ли какие-то особые требования к прошивке документов?
А. Да, они изложены в приказе ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ . Согласно этому докумнту при формировании сшивов документов (копий) на бумажном носителе необходимо соблюдать следующие правила. Все листы должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома не должен превышать 150 листов. Каждый том прошивается отдельно. Нумерация производится арабскими цифрами сплошным способом, начиная с единицы. Требование об ограничении объема не распространяется на многостраничные документы свыше 150 листов — они формируются одним томом. При этом прошивка не должна препятствовать свободному чтению текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, штампов, печатей и отметок, а так же копированию каждого отдельного листа прошивки.

Все листы должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления нужно наклеить бумажную наклейку и проставить на ней заверительную надпись.

Q. Нужна ли опись представляемых документов?
А. Да, согласно приказу ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ опись представленных документов прилагается к сопроводительному письму или являетвя его составной частью.

Q. Нужно ли сопроводительное письмо?
А. Да, в приказе ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ говорится, что документы должны быть представлены в налоговую инспекцию с сопроводительным письмом, где указано основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) - дата и номер требования) и общее количество листов документов.

Образец подобного документа приведен ниже.

Образец сопроводительного письма

На бланке организации «ООО Рассвет»
В Инспекцию ФНС России № 1 по г. Рязани
07.03.2019 № 28/н

На №1258/7 от 04.03.2019

На основании Требования о представлении документов и информации от 04.03.2019 №1258/7, направляем в ваш адрес следующие документы:
1. Копия договора между ООО «Рассвет» и ООО «Благовест» от 22 мая 2018 года без номера на 1 л. в 1 экз.
2. Копия актов приемки работ по договору между ООО «Рассвет» и ООО «Благовест» от 22 мая 2018 года без номера за период май-сентябрь 2018 года на 8 л. в 1 экз.
3. Копия платежного поручения от 08.08.2018 на 1 л. в 1 экз.

Общее количество листов — 10 (десять).

Руководитель Нагиев В.П. Нагиев

1. На главной странице системы Контур.Экстерн перейти в раздел «Новое», выбрать пункт «Требования» > «Все требования». Далее кликнуть по нужному требованию в списке.

2. В открывшемся окне нажать на кнопку «Ответить на требование». Кнопка становится активной после отправки квитанции о приеме. Затем выбрать «Отправить истребуемые документы».

3. В следующем окне следует выбрать, каким способом будут добавлены документы. Добавить готовые файлы можно, нажав на ссылку «Загрузить с компьютера»(также можно перетащить нужные файлы в появившееся поле). Если для обмена документами между контрагентами используется Диадок, то в появившемся окне можно нажать ссылку «Выбрать в Диадоке».

4.В появившемся окне следует выбрать файлы для загрузки и нажать «Открыть».

В опись можно добавить документы в виде скан-копий (файлы с расширениемjpg, tif, pdf и др.), а также документы в виде xml-файлов (файлы с расширением xml).

Добавить недостающие файлы можно и на следующем шаге.

Согласно формату описи, утвержденному приказом от 18 января 2017 г. N ММВ-7-6/16@ , в описи можно передать следующие виды документов:

• В виде скан-образов любой документ (название документа абонент может указать самостоятельно в соответствующем поле)
• В виде xml-файла любой документ у которого есть КНД (код налоговой декларации).

5. Начнется загрузка и распознавание выбранных файлов. По окончании процесса на экране отобразится список загруженных документов.


При необходимости можно добавить недостающие документы с помощью кнопки «+Еще документы».

Чтобы удалить лишние файлы, следует навести мышкой на строку с ненужным документом и нажать на кнопку «Удалить» справа в строке.

6. После загрузки необходимо приступить к редактированию добавленных документов. Для этого следует нажать на ссылку с названием загруженного файла.

Документы в виде скан-образов

В окне редактирования следует выбрать вид загруженного документа. В зависимости от выбранного вида, появятся поля, которые следует заполнить. Обязательные для заполнения является пункт требования.

Пункт требования — в данном разделе указывается номер пункта, под которым документ указан в требовании в виде 1.ХХ или 2.ХХ. Согласно формату, первая цифра порядкового номера может принимать только одно из двух значений — либо 1, либо 2. Далее через точку указывается ХХ — двузначный порядковый номер добавляемого документа.

1.ХХ указывается для направляемых в описи документов (указанных в требовании), а 2.ХХ — для направляемой информации, запрашиваемой в требовании (не являются конкретными документами и обычно в требовании выделяются отдельно от документов).

Если загруженный документ состоит из нескольких страниц, то следует объединить их, нажав кнопку «Соединить»

И наоборот, лишние страницы следует выделить в новый документ, нажав кнопку «Разделить».

После того как все пункты будут заполнены, следует нажать кнопку «Следующий документ», после чего откроется следующий загруженный документ. Чтобы перейти к списку загруженных файлов, следует нажать на кнопку в правом верхнем углу либо на серый фон.

Документы в виде xml-файлов

В отличие от скан-копий документы в виде xml-файлов практически не требуют редактирования. После их загрузки следует заполнить пункт требования — номер пункта, под которым документ указан в требовании в виде 1.ХХ или 2.ХХ. Согласно формату, первая цифра порядкового номера может принимать только одно из двух значений — либо 1, либо 2. Далее через точку указывается ХХ — двузначный порядковый номер добавляемого документа.

Вместе с xml-файлами счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, акта приемки-сдачи работ (услуг), а также товарной накладной (ТОРГ-12), должны передаваться и файлы подписи sgn. Xml-файлы и соответствующие им файлы подписи sgn следует выгружать из той программы, в которой ведется электронный документооборот с контрагентами (например ).

Остальные документы, которые можно передавать в описи в виде xml-файлов (книга покупок, книга продаж, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, дополнительный лист Книги покупок, дополнительный лист Книги продаж), передаются без файлов подписи.

Например, чтобы передать в описи товарную накладную в виде xml, следует добавить 4 файла — два из них должны иметь расширение xml (титул продавца и титул покупателя) и соответствующие им два файла подписи с расширением sgn.

После того как данные будут внесены, следует нажать кнопку «Следующий документ», после чего откроется следующий загруженный документ.

Чтобы перейти к списку загруженных файлов, следует нажать на кнопку в правом верхнем углу либо на серый фон.

Если в xml-файле будут обнаружены ошибки (например, «Не загружен титул покупателя», «Подпись к титулу покупателя не загружена», то следует загрузить недостающие документы. Также можно удалить такой документ и выгрузить его повторно из программы, в которой он формировался. После этого повторить загрузку в Контур.Экстерн.

7. Как только все необходимые документы будут отредактированы, следует перейти к списку и нажать кнопку «Перейти к отправке».

Кнопка будет неактивна до тех пор, пока напротив каждого загруженного документа не появится статус «Готов к отправке».

После отправки описи статусы обработки будут меняться следующим образом:

• «Отправлен» — документы отправлены в налоговый орган. Дата отправки подтверждена. В системе будет отображаться дата и время отправки описи.
• «Доставлен» — документы доставлены в налоговый орган, поступило «Извещение о получении»;
• «Принят» — документы приняты налоговым органом, поступила «Квитанция о приеме». В системе будет отображаться дата и время получения квитанции из ИФНС.
• «Отклонен» — документы не приняты налоговым органом, поступило «Уведомление об отказе». В системе будет отображаться дата и время получения уведомления из ИФНС.

Всё большее число физлиц, которые самостоятельно обязаны отчитаться о своих доходах за 2017 год, выбирает специальное бесплатное приложение от ФНС, чтобы в 2018 году заполнить и сдать декларацию о своих доходах за 2017 год. Наша консультация посвящена заключительному этапу работы с приложением «Декларация 2017»: как сохранить 3-НДФЛ из программы, а также вывести ее на печать.

Возможности программы ФНС

Программу для заполнения 3-НДФЛ за 2017 год на официальном сайте Налоговой службы России можно скачать по (приведена с индексом для г. Москвы):

Тех, кто в силу закона обязан самостоятельно декларировать свои доходы, закономерно интересует вопрос: как сохранить декларацию 3-НДФЛ из программы ФНС и в принципе не потерять введенные данные о себе, своих доходах, затратах (ИП), а также вычетах.

Так вот: ее работа организована таким образом, что при запуске приложение автоматически формирует пустую декларацию. Причем в любой момент можно:

• сохранить введенные данные на диск;
• загрузить ранее сохраненную декларацию;
• сформировать новую 3-НДФЛ.

Каждый раз при очередном открытии в заголовке окна будет показано имя, которые вы дали файлу с 3-НДФЛ за 2017 год.

Сохранение

Важно понимать: приложение ФНС работает по такому принципу, что не даст просто так исчезнуть уже введенным в 3-НДФЛ сведениям. Даже если вы случайно или специально:

• нажмёте одномоментно Alt и F4;
• щелкните на крестик в правом верхнем углу окна;
• выберите в главном меню пункт Файл – Выход.

В этих случаях – когда в заполняемой 3-НДФЛ есть несохраненные изменения – программа автоматически выдаст запрос на сохранение ее в файл. При утвердительном ответе появится запрос на имя и местонахождение сохраняемого файла (если имя еще не было выбрано).

При выборе в главном меню опции «Файл» вылезет подменю такого содержания:

Обратите внимание: все эти опции продублированы на панели инструментов.

Вот ещё одна важная инструкция для заполнения 3-НДФЛ в приложении от ФНС: если после выбора опций Создать/Открыть/Сохранить вы подтвердили запрос на сохранение изменений, но при этом не ввели имя файла, система всё же выдаст диалог с запросом имени и места расположения на ПК нового файла. То есть уже введённые сведения никуда не исчезнут.

Не все знают, что программа «Декларация 2017» позволяет сформировать файл с отчётом 3-НДФЛ за 2017 год для налоговой инспекции в электронном виде. Чтобы потом отослать его через:

1. Личный кабинет физлица на официальном сайте ФНС России.
2. Портал госуслуг – www.gosuslugi.ru.

Получить такой файл можно с подходящим для отправки в ИФНС расширением xml. Для этого на панели инструментов нужно кликнуть по клавише «Файл xml»:

Второй способ – это выбрать «Декларация» – «Экспорт в xml»:

Распечатка

Теперь о том, как распечатать декларацию 3-НДФЛ из программы ФНС. Отметим, что при установке программы она предложит отдельно установить так называемый модуль печати. А принтер может быть как реальным, так и виртуальным.

Первый способ – через подменю «Декларация» (см. рисунок выше).

Второй способ, как распечатать 3-НДФЛ с программы заключён в следующем. В главном окне приложения на панели инструментов кликните «Просмотр»:

Потом вы увидите череду листов сформированной вами декларации 3-НДФЛ за 2017 год:

Если в главном окне программы на панели инструментов выбрать «Печать», то 3-НДФЛ будет распечатана целиком. А в режиме «Просмотр» можно выбирать для печати нужные страницы, если нажать на кнопку с изображением принтера без галочки».

Что касается кнопок с изображением дискет, то они позволяют сохранить печатные страницы в файл с расширением TIF: в один многостраничный либо в каждый файл по странице.

Имейте в виду: распечатанные бланки 3-НДФЛ содержат штрихкод и символы «+». Это нормально для так называемого машинно-ориентируемого бланка. Проще говоря, данные символы нужны для считывания информации сканером. Отказать в принятии такой декларации инспекция не вправе.

Когда нет принтера

Частая проблема, когда на ПК установлена программа «Декларация» для заполнения 3-НДФЛ за 2017 год, однако принтера нет. Можно ли сохранить заполненный бланк для печати на другом компьютере, где не установлено это приложение ФНС?

Никакой проблемы в этом нет. Просто в режиме «Просмотр» кликните на кнопку с изображением дискеты. Модуль печати создаст файл с расширением TIF. Его можно будет вывести на печать в любом месте. Там, где удобно.

Представлять бумажные документы (впрочем, как и электронные) по ТКС разрешено Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, который утвердил формат xml-файла электронной описи документов. «Согласно приказу 14 видов документов можно представить по ТКС двумя способами. Электронные документы можно направить в утвержденных xml-форматах. Бумажные же документы нужно отсканировать и перевести в форматы jpg или tif», — рассказывает эксперт системы электронного документооборота (ЭДО) Диадок Тамара Мокеева.

Порядок представления по ТКС утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. В соответствии с порядком налоговый орган направляет налогоплательщику электронное требование о представлении документов. Если налогоплательщик в течение суток не примет требование, налоговая продублирует его на бумаге и вышлет почтой. Не принять требование налогоплательщик имеет право по трем причинам: невозможность прочитать его из-за нарушения формата, неправомерность подписи под требованием или ошибочное направление (п. 14 Приказа).

Подготавливаем документы

Если вы получили требование в электронном виде и хотите направить документы по ТКС, вам нужно принять его и отправить квитанцию о приемке. Она прогрузится в систему ИФНС и будет служить уведомлением о том, что требование дошло. Ознакомьтесь с перечнем требуемых документов. Какие-то из них, возможно, были составлены на бумаге — их необходимо будет отсканировать, какие-то — в электронном виде. В последнем случае обратите внимание на то, в каком формате были составлены документы. Если в утвержденных ФНС xml-форматах, то прикрепить их к описи можно будет сразу же. Иначе документы придется распечатать, заверить и снова отсканировать или же перевести в нужные форматы tif или jpg с помощью соответствующих программных средств. Заметим, что согласно формату описи в настоящий момент представить по ТКС можно ограниченный перечень документов, который обозначен в Приложении к Приказу ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@. Все прочие документы придется направить почтой.

Если требование изначально было направлено на бумаге, то представить документы по ТКС не получится из-за невозможности сформировать опись документов. Дело в том, что xml-формат описи предполагает наличие так называемого идентификатора файла документа, к которому формируется опись (т.е. требования). Этого идентификатора нет на бумажном требовании, а без него опись не прогрузится в систему инспекции.

Формируем опись

Далее вам нужно сформировать опись, собрать и прикрепить к ней все документы. Это можно сделать либо самостоятельно (например, в учетной системе), либо в системе сдачи налоговой отчетности, в которой пришло требование. Работать в системе сдачи отчетности удобнее в том плане, что все реквизиты описи, связанные с требованием, подписью и количеством направляемых документов, будут заполнены автоматически. Это те реквизиты, от которых зависит, прогрузится ли пакет документов в приемочный комплекс инспекции. При этом отправить пакет можно будет сразу же без выгрузки и поиска способов направить его по ТКС.

Приведем в пример порядок подготовки и направления документов в системе сдачи налоговой отчетности «Контур-Экстерн». Чтобы заполнить реквизиты описи, вам необходимо указать код формы документа по КНД (1165034) и признак лица, подписавшего документ — руководителя организации (3) или её представителя (4).

Прикрепляем документы

Остается прикрепить документы. Документы в виде xml-файлов можно выгрузить из системы ЭДО или из электронного архива. Из реквизитов понадобится указать код или наименование документа, код формы документа по КНД и порядковый номер в требовании. Чтобы прикрепить скан-образы бумажных (или электронных в произвольных форматах) документов, придется заполнить больше данных: каких именно, зависит от типа документа. Для счетов-фактур это, например, в том числе дата и номер документа, реквизиты участников сделки, сумма с НДС и НДС.

После того как все документы будут прикреплены к описи, пакет документов необходимо подписать сертификатом электронной подписи пользователя системы и направить в налоговую. Если пакет был составлен верно, то он прогрузится через приемочный комплекс ГПР и попадет в ЭОД ИФНС, где документы уже будут просматриваться инспектором. В противном случае пользователю в системе придет уведомление об отказе с перечислением непринятых документов. Их нужно будет исправить, прикрепить к описи и снова направить в налоговую.

Пример из практики

Межрайонная ИФНС Ростовской области № 6152 через систему спецоператора СКБ Контур направила налогоплательщику электронное требование о представлении счетов-фактур, которые были выставлены на бумаге. При этом инспекция выразила желание получить эти документы в виде скан-образов через Интернет. Налогоплательщик отсканировал документы, сформировал в системе спецоператора опись и направил весь пакет в инспекцию. Пакет успешно прогрузился в систему электронного обмена данных ИФНС, после чего документы были проверены инспектором и занесены в базу данных инспекции.

«Технология представления документов в электронном виде работает во всех ИНФС России с ноября 2012 года, — рассказывает Тамара Мокеева. - Налоговые инспекторы все чаще самостоятельно выступают с инициативой приема документов через Интернет — как электронных, так и бумажных».

«При представлении документов на бумажном носителе заверяются копии документов. При этом должна быть заверена копия каждого документа, а не прошивка этих документов. Электронные документы объективно проще в обработке и хранении, а автоматизированный учет исполнения требований уменьшает риск нарушения сроков представления. Снижаются затраты на пересылку. ФНС прорабатывает вопрос о расширении перечня документов, которые можно представить по ТКС. Активное участие налогоплательщиков в ЭДО ускорит данное направление работы», — считает Татьяна Василенко, начальник отдела по работе с налогоплательщиками межрайонной ИФНС № 6152.