Проведение экспертизы ценности документов. Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов Экспертиза ценности дел проводится

9.1.1. Общие положения

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Необходимость хранения документов и сроки хранения определяются прежде всего важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначение экспертизы ценности это отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.

Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени может быть нужна содержащаяся в них информация. Поэтому определение сроков хранения - это важная задача экспертизы ценности документов.

По срокам хранения документы делятся на три группы:

документы с постоянным сроком хранения;

документы со сроком хранения свыше 10 лет;

документы со сроком хранения до 10 лет.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

при составлении номенклатуры дел;

формировании дел;

подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

На этапе составления номенклатуры дел определяются сроки хранения дел, т. е. производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам исходя из их назначения, содержания, сроков хранения.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (в ред. от 19.11.2003) и др.);

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1988), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (1995), Основные правила работы архивов организаций (2002) и др.).

9.1.2. Принципы и критерии экспертизы ценности документов

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности.

На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев, т. е. научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

К критериям происхождения документов относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документов.

К критериям внешних особенностей документа относятся: форма удостоверения документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние. Рассмотрим некоторые из них.

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации. Ценность содержания напрямую зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Учет такого критерия, как повторение информации документа в других документах, в экспертизе ценности документов очень важен, т. к. в деятельности учреждений и организаций образуется значительное количество дублетных документов (размноженных экземпляров подлинника) или документов, в которых в той или иной мере информация повторяется. Дублетные документы чаще всего выделяются к уничтожению уже на стадии формирования дел. Однако очень важно правильно оценить документы, данные в которых повторяются в разных формах и объемах.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет определение формы удостоверения документа. Речь идет о юридической силе документов. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения. Юридическую силу должны иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается подлинным экземплярам документов, а при их отсутствии - заверенным копиям. При оценке документов следует очень внимательно относиться к делопроизводственным пометам, в т. ч. и на копиях документов, т. к. они часто дополняют содержание. Пометы могут быть интересны и своим авторством.

К критериям внешних особенностей документов относится их физическое состояние. В делопроизводстве этот критерий применяется в отдельных случаях. Например, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился, на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.

Как уже отмечалось, при проведении экспертизы ценности документов перечни документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует дополнительного изучения для определения необходимости и продолжительности хранения.

9.1.3. Организация проведения экспертизы ценности документов

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения ЭК должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимает ЭПК архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Назначение ЭК заключается:

в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Функции экспертных служб организаций определены Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):

проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения;

актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, ЭК совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В неё обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения ЭК принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

9.1.4. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы

ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы ДОУ совместно с ЭК под методическим руководством сотрудников архива организации.

В процессе экспертизы производится:

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Полистно просматриваются и дела с отметкой "ЭПК". Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой "ЭПК" принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

опись дел постоянного срока хранения;

опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

опись дел по личному составу;

акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного срока хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного срока хранения. В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного срока хранения утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению содержит отметку о сдаче документов на переработку в соответствующую организацию, занимающуюся утилизацией документации. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, которые вместе с актами и описями подшиваются в дело и хранятся в архиве организации. Все эти документы имеют постоянный срок хранения.

Экспертиза ценности документа - это подробное изучение состава и содержания бумаги определенного учреждения. Выводы о степени важности бумаг делаются специальной комиссией на основании заранее принятых критериев. Целью подобной экспертизы служит определение сроков содержания бумаг и отбора конкретных экземпляров на дальнейшее архивное хранение.

Проведение экспертизы ценности документов осуществляется на основе законодательства и правовых актов РФ, типовых и ведомственных перечней документов, в которых прописаны сроки хранения типовых и примерных номенклатур дел и нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и органов управления архивным делом субъектов РФ.

Ценность документов определяется в делопроизводстве и архиве. В первом случае это производится при составлении номенклатур дел и в ходе подготовки бумаг в архив, а во втором - на этапе, предшествующем передаче дел на постоянное хранение.

Основные этапы сложной операции экспертизы ценности

• Составление номенклатуры дел. Этот этап является частью текущего делопроизводства. В ходе его осуществления определяются предварительные сроки хранения документов в архиве в соответствии с их ценностью.
• Непосредственно экспертиза ценности документов . Проводится тогда, когда дела вышли из оперативного употребления и готовятся к сдаче в архив. Обычно данный этап осуществляется в конце календарного года, но не позднее, чем через 3 года после выхода официальных бумаг из делопроизводства.
• Уточнение ценности дел. Этот этап экспертизы проводится непосредственно в момент передачи документов в архив организации. Цель данной операции - удостовериться в том, что на предыдущих этапах не было допущено ошибок при определении важности того или иного дела.

Определение ценности документов перед сдачей бумаг в архив должно осуществляться квалифицированными специалистами по следующим критериям: происхождение, содержание и внешние особенности материала. Помимо этого, существуют общие принципы оценки. К ним относятся значимость файла, время и место создания организации, к которой он принадлежит. Все принципы и критерии играют решающую роль при проведении экспертизы ценности документов любого характера.

Сортировка документов в результате экспертизы

Пока не проведена проверка, уничтожение документов учреждения запрещается. Результатом станет сортировка: часть из бумаг будет уничтожена за ненадобностью, другая часть, необходимая для работы, останется в офисе, а третья будет передана на внеофисное хранение.

При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнем, в котором указаны принятые на территории РФ сроки хранения тех или иных бумаг. Кроме того, в качестве руководства к действиям должны служить федеральные законы и другие нормативно-правовые акты, среди которых важное место занимают решения ЦЕПК Федерального архивного агентства.

Установленные упомянутыми документами сроки хранения являются обязательными для всех организаций и учреждений как государственных, так и негосударственных, независимо от их формы собственности.

Состав экспертной комиссии

В состав экспертной комиссии должны включаться высококвалифицированные сотрудники основных структурных подразделений учреждения. Членами комиссии становятся опытные работники, знающие содержание и состав документов, а также значение и ценность той информации, которая в них содержится. В обязательном порядке в состав комиссии входит человек, ответственный за архив конкретной организации.

Председателем комиссии чаще всего назначается заместитель руководителя организации, который курирует вопросы архива и делопроизводства.

Результатом работы комиссии становятся сводные описи дел, подлежащих постоянному, временному (более 10 лет) хранению, по личному составу. Кроме того, необходимо оформить акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Деятельность комиссии - достаточно сложный и ответственный труд, часто проведение экспертизы ценности документов приводит руководителей в замешательство и вызывает затруднения. Однако в необходимости ее проведения не может быть сомнений: определив ценность документов, компания сможет избавиться от ненужных бумаг, упорядочить нужные и работать более продуктивно.

Экспертиза ценности документов – это установление значимости документов с намерением выбора их на сохранение и поправки периода сбережения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Экспертиза ценности документов должна проводиться:

1. В делопроизводстве – при становлении дел и приготовлении их к отдаче в накопитель.
2. В архиве – при подготовке дел для предоставления их на непрерывное сбережение.

Понятие

Экспертиза ценности документов – анализ документооборота на основе стандартов значимости в целях выявления сроков хранения бумаг, а также их отбора для ввода в Архивный фонд страны.

Какими законами и нормативными актами регулируется

Фундаментом является следующая правовая база:

• Стандартные и конструктивные перечисления документов с предписанием периодов сохранности;
• Нормативно-правовые, методические документы Федеральной архивной службы РФ.

Когда назначается

Экспертиза назначается если нужно совершить непосредственный отбор документов:

• с целью организации непрерывной или временной целостности;
• подбор дел с предварительными периодами сбережения (максимум 10 лет );
• а также с маркировкой «До минования надобности», подверженных дальнейшему сбережению.

Также, если нужно определить список документов, которые подлежат ликвидации.

Видео: проведение

Главные и вторичные цели

Ключевой функцией является:

• выбор значимых документов организационных и официальных архивов на беспрерывное сбережение;
• и установление профессиональности тому или иному национальному архиву.

Существует ряд вторичных целей, которые ставятся перед осуществлением экспертизы.

К ним относится:

1. Выяснение периода сбережения документации.
   

   Период сохранения документов подразделяется на виды: для долгосрочного и кратковременного хранения.

2. Установление целостности резервного ресурса методом укомплектования архивного фонда.
3. Подбор с целью непосредственного сохранения преимущественно информативных документов.

Что является основной функцией

Предназначения и правомочия, а также построение работы регулируется положением об экспертной комиссии.

Важное функциональное назначение:

• упорядочить ежедневный подбор документов для удержания и ликвидации;
• освидетельствование и выставление на рецензирование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел корпорации, реестр беспрерывного и долгосрочного типа;
• выработка и выдвижение на обсуждение ЭПК архивного органа рекомендаций о преобразовании периода сбережения документации;
• содействие в создании и обсуждении намерений регулирующих и методологических документов касательно мероприятий дело образования в корпорации.

Критерии экспертизы ценности документов

Присутствующая документация анализируется относительно правил планомерности, сплоченности. Базовым обоснованием осуществления экспертизы в делопроизводстве являются принципы историзма, многогранности, совокупности.

На основании используемых правил сложился набор критериев, основываясь на которые устанавливается полезность документов.

Подобная система разделяется на следующие критерии:

• возникновение;
• сущность;
• наружные характеристики.

К критериям возникновения принадлежит:

• функция и место ассоциации в конструкции официального регулирования, важность осуществляемой задачи;
• содействие частного лица в жизни общественности;
• период и место формирования документа.

К критериям сущности принадлежит:

• актуальность происшествия отображенного в документе;
• весомость существующих фактов;
• повторное проявление фактов в других источниках;
• тип источника;
• аутентичность документа.

К критериям наружных характеристик относится:

• тип закрепления и изложения содержимого;
• материальное дополнение;
• достоверность данных.

Комиссия

Для исполнения необходимых работ при проведении экспертизы, их подбору и квалификации относительно представления на долгосрочное сбережение формируется беспрерывно функционирующая экспертная комиссия (ЭК).

ЦЭК и ЭПК

В управленческой ветви власти или серьезных корпорациях, кроме обычной комиссии генерируется центральная экспертная комиссия. ЦЭК создается в корпорациях, где имеется цикл зависимых ассоциаций. В такой ситуации ЦЭК производит непосредственное регулирование действий экспертной комиссии.

Центральной задачей ЦЭК является предоставление планомерной методологической поддержки в осуществлении работы ЭПК.

ЭПК представляет собой окончательную ступень относительно поставленных задач экспертизы. Как результат, специалисты комиссии координируют все решения с ЭПК.

Назначение ЭК:

• образование и реализация проверки документооборота при создании ряда дел;
• разработка, реализация экспертизы в момент приготовления документов к передаче в архив компании;
• выполнение поиска документации для вручения на долговременную сохранность в хранилище.

Ключевые этапы:

• составление списка дел для сохранения, ликвидации;
• рецензирование и подтверждение постановления о принятии;
• опись дел непрерывного и кратковременного характера;
• протокол о разграничении дел к ликвидации;
• разработка рекомендаций о преобразовании периодов сохранения некоторых категорий документов.

Все постановления комиссии принимаются совокупно. Совещания комиссий обязательно регистрируются. Акт подписывается председателем и секретарем.

Председатель ЭК

В команду экспертной комиссии входит высокопрофессиональный штат служащих.

Представителем комиссии становится лишь опытные работники, которые досконально знают:

• содержимое, структуру документации;
• а также бесценность и актуальность фактов, содержащихся в документах.

В комиссии должен участвовать профессионал, отвечающий за архив конкретной компании. Председателем комиссии назначается помощник начальника корпорации, который регулирует все вопросы в архиве и дело образовании.

Непосредственная регистрация выводов работы комиссии закрепляется в итоговой сводке. Такие итоги подлежат непрерывному или кратковременному сохранению.

Приказ о создании комиссии

Экспертная комиссия является беспрерывно функционирующим консультативным отделом при начальнике компании. Рабочая группа выносит постановление о значимости данных, их непрерывном, промежуточном удержании, ликвидации.

Фундаментом для начала функционирования органа является приказ о создании экспертной комиссии.

Образец

Если принимается решение о ликвидации документов, то приказ должен содержать следующие данные:

• конкретное и краткое название компании;
• время, место формирование приказа;
• повод его формирования;
• список членов команды узких специалистов.

Приказ заверяется начальником ассоциации и всеми представителями комиссии.

Порядок проведения экспертизы ценности документов

Такую экспертизу проводят ежегодно. В рассматриваемый период совершается:

• подбор информации кратковременного и продолжительного удержания для предоставления в архив;
• подбор дел ограниченного сбережения, которыми занимаются в структурных подразделениях;
• подбор и утилизация дел с прошедшим периодом сохранения.

Документы постоянного характера

Повышенный интерес проявляется к подбору информации рассчитанной на непрерывное хранение. Выбор такой документации производится методом полистного просмотра. Благодаря такому подходу есть возможность выявить имеющиеся ошибки, которые могли возникнуть при создании дел.

Полистный просмотр позволяет правильно отделить постоянную документацию от временной.

Документация, имеющая отметку «ЭПК», принадлежит к документации долговременного содержания. Следовательно, документацию непрерывного или ограниченного периода хранения необходимо перераспределить в отдельные дела или присоединить к одинаковым документам.

Важность деловой номенклатуры

Благодаря проведению деловой номенклатуры можно правильно определить типы документов с разными периодами хранения.

Выделяют четыре группы:

• сведения беспрерывного удерживания;
• лимитированное удерживание в архиве компании;
• сведения, подвергнутые ликвидации;
• документы непродолжительного содержания в конструктивных отделениях.

Решение ЭК

Постановление ЭК набирает силу после одобрения начальником корпорации, которое передается на беспрерывное сохранение в национальный, коммунальный архив. Постановление ЭК признается большинством голосов.

Образец протокола

Акт решения комиссии должен включать следующие пункты:

• дату, место составления;
• повестку дня. Каждый рассматриваемый вопрос должен строиться по стандартной схеме: «слушали», «выступили», «решили»;
• после внесения ФИО в протокол, нужно кратко отобразить основной текст выступлений;
• принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах;
• подпись председателя, участников.

Как часто должна проводиться

Экспертиза выполняется в течение всего существования документа. При этом ревизию необходимо проводить раз в год . Экспертизу засекреченных документов можно проводить один раз в несколько лет.

Итог статьи

Экспертиза ценности документов проводится с целью отождествления важности документа и назначения длительности сохранения. Функционирование комиссии является сложным процессом. О необходимости проведения данной экспертизы не может быть сомнений.

Ценность документа - это информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Теория ценностных приоритетов - основа теории оценки и отбора документов на хранение, т.е. выбора приоритета более ценного перед менее ценным.

Ценность не зависит от спроса конкретных потребителей, но должна отвечать информационным потребностям общества. Постулат приоритета более ценных перед менее ценными документами в течение последних двадцати лет подтверждался в ходе исследования разных аспектов проблемы ценности: значимости документов с точки зрения отраженных в них фактов, значимости документов для оперативного управления и для общества как исторических источников, значимости документов в свете теории отражения и в свете положений теории информации, а также с точки зрения социальной памяти общества.

Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

· экспертизу ценности документов для определениявозможности их практического и научного использования;

· оформление дел;

· составление описей дел постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения;

· обеспечение их сохранности;

· передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

Отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

Отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

Выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

Установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется:

· в делопроизводстве учреждений;

· в ведомственном архиве;

· в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

Оценка документов в делопроизводстве учреждения проводится при:

· составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

· регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенным сроком хранения);

· направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь);

· проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

· подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

Необходимо подчеркнуть, что базовые положения оценки и отбора документов заключаются в том, что их ценность определяется независимо от формы собственности, к которой принадлежит организация-фондообразователь, на общих принципах и критериях.

В ведомственном архиве экспертиза ценности проводится при подготовке дел к передаче на постоянное хранение и при выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

Экспертиза ценности документов в ведомственном архиве производится под методическим руководством государственного или муниципального архива.

Для осуществления экспертизы создается система экспертных органов. В каждом учреждении независимо от формы собственности или функций обязательно должна быть создана экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия - это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколько самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделении отдельную экспертную комиссию.

В министерствах и ведомствах создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК ведомства является совещательным органом, осуществляет методическое руководство работой ЭК учреждений ведомства и работает в тесном сотрудничестве с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива или архивного органа.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

· действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и др.);

· типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

· нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1991), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации (1995), Основные правила работы архивов организаций (2002) и др.).

1.2 Принципы и критерии экспертизы ценности документов

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма, который требует рассматривать любое явление в процессе развития и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений и т.п.

Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа.

Принцип комплексной оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.

На основе данных принципов сложилась система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов.

Система делится на три группы комплексно применяемых критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

· роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

· значение физического лица в жизни общества;

· время и место образования документа.

К критериям содержания:

· значимость события (явления), отраженного в документе;

· значение имеющейся в документе информации;

· повторение информации документа в других документах;

· вид документа;

· подлинность документа.

А к критериям внешних особенностей документов:

· форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа;

· физическое состояние документа;

· подлинность документа.

Теперь рассмотрим основные критерии, в наибольшей степени обеспечивающие экспертизу ценности документов на первом и втором этапах ее проведения. Так как экспертиза ценности в делопроизводстве проводится не архивистами, которые оценивают документы с позиций историков, источниковедов и др., а документоведами и специалистами экономической, социально-культурной и других сфер деятельности, то основной посылкой должна быть большая степень формализации экспертизы на основе внешних признаков документов.

Одним из ведущих критериев, определяющим должны или не должны документы данной организации подлежать постоянному хранению, является первый критерий из группы критериев происхождения.

На его основе определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на постоянное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступает на вечное хранение. При этом учитывают значение деятельности организации для развития отрасли, ее место в ведомственной системе.

На этих этапах экспертизы могут применяться и такие критерии, как время и место образования документов. Эти два критерия взаимосвязаны. В деятельности каждого учреждения есть периоды, имеющие большое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнение особых заданий и т.п. Документы за этот период требуют повышенного внимания при их оценке, и на постоянное хранение их отбирается большее количество, чем в обычные годы. Важную роль играет и место создания источников.

На основе критерия значения имеющейся в документе информации документацию современных учреждений делят на 3 группы:

· документы, отражающие основные направления деятельности организации,

· с постоянным сроком хранения;

· документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

· документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК.

Критерий повторяемости информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

· формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках), с такими формами, как дублетность, цитирование, суммирование;

· аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации), с такими формами, как обобщение, реферирование, изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Дублетные документы, как правило, в фондах организаций представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

Вполне реально на стадии делопроизводства учитывать и вариантность, отдавая предпочтение при формировании в дела постоянного хранения тем вариантам документа, которые несут существенные информационные различия.

Значительно сложнее оценивать документы, в которых информация повторяется в разных формах и объемах.

Большую роль при проведении экспертизы в делопроизводстве играет критерий вида документа. Этот критерий значительно облегчает ориентирование на ценные источники. Однако даже в таком виде документов, как приказы, могут быть отражены как основные, так и второстепенные функции учреждения. Более того, даже в рамках основных функций может быть отражен незначительный вопрос. Таким образом, критерий вида документа должен применяться в сочетании с критерием значения информации (имея в виду в первую очередь ее содержательную сторону).

В делопроизводстве всегда учитываются критерии юридической достоверности документа и наличие резолюций, помет. Причем резолюции, пометы рассматривать можно в двух аспектах: во-первых, оценивать их содержание, смысловую нагрузку, во-вторых, оценивать их авторство, как ранее считалось - авто-графичность.

Критерий подлинности документа имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на постоянное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1-2 экземпляров копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.

Критерии из группы внешних особенностей на первых двух этапах в полной мере не реализуются, так как документы современных учреждений, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены, хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, особенности передачи текста и т.д.

Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.

В настоящее время для отбора документов личного происхождения на постоянное хранение пользуются системой критериев, разработанной на базе общих критериев.

С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

1) критерии ценности фондов личного происхождения;

2) критерии ценности документов личного происхождения

К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся следующие критерии:

Значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;

История фонда и его состав;

Взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).

К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:

· значение творческой и общественной деятельности автора документа;

· время и место создания документа;

· значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

· внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

· взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации).

Таким образом, основные критерии оценки документов представляют собой в целом сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом меняется. Так, при проведении традиционной экспертизы ценности документов негосударственных организаций комплекс критериев (значение содержащейся информации, ее повторение в других документах, вид документа и др.) трактуется в ключе работы с документами именно негосударственных структур и направлен на определение уникальности, единственности или типичности, повторяемости документов с точки зрения происхождения, содержания, внешних особенностей.

1.3 Система нормативно-методических пособий по отбору документов

Успешному претворению в жизнь различных путей решения вопросов экспертизы ценности документов, как известно, способствует нормативно-методическое обеспечение всех вопросов работы: номенклатуры дел, типовые, ведомственные перечни. И в статьях перечней, и в заголовках номенклатур дел прослеживается значение рассмотренных критериев, с учетом которых определяются сроки хранения документов.

Ведущую роль в процессе установления сроков хранения документов играют перечни, являющиеся «ключом» к созданию прообраза Архивного фонда страны.

Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, подлежащих постоянному хранению.

Рассмотрим кратко историю этих нормативных пособий.

Первые перечни, так же, как и исторические архивы, были ведомственными. Ведомства приступили к разработке правил хранения и уничтожения «решенных дел» к середине XIX века, когда «помещения канцелярий действующих учреждений до того переполнились деловыми бумагами нового времени, что трудно было размещаться канцелярским чиновникам, а передвигать устаревшие делопроизводства в свободные подвалы, на чердаки, в башни, сараи было невозможно, потому что таких помещений уже недоставало».

Все ведомства делили свои документы на три разряда: дела, не подлежащие хранению в архиве, дела временного и дела постоянного хранения. Главным недостатком ведомственных перечней XIX века был полный разнобой и произвол ведомств в отнесении дел к какой-либо категории - в разных министерствах судьба одних и тех же категорий дел решалась порою противоположно.

После Октябрьской революции были сделаны попытки найти единые критерии оценки документации.

К 1925 году уже имелся список материалов, подлежащих или не подлежащих хранению. Однако он был слишком длинным и не помещался в одном законодательном акте. Тогда было высказано требование о подготовке специальных справочников (перечней) с указанием категорий дел временного, постоянного хранения и не подлежащих хранению силами каждого ведомства и учреждения (Положение «О сдаче архивных материалов Центрархиву РСФСР и порядке их отбора для хранения и уничтожения»). Положение ВЦИК и СНК РСФСР от 29 января 1929 года «Об архивном управлении РСФСР» обязало все учреждения, предприятия и организации приступить к составлению перечней дел с указанием сроков их хранения. Перечни могли составлять центральные органы управления (наркоматы) для всех учреждений (включая низовые), входящих в систему этого органа.

Макулатурная кампания, проводившаяся в связи с бумажным кризисом конца 1920-х годов, помешала выполнению этого постановления. Работа по созданию ведомственных перечней развернулась во второй половине 1930-х годов. В 1930-40-е годы было издано более 80-ти ведомственных перечней. Однако они были немногим лучше своих предшественников XIX века. Разнобой в сроках хранения однородных материалов разных ведомств так и не удалось преодолеть. К 1929 году относится идея создания типового перечня для документов всех ведомств. Основные этапы разработки типовых перечней документов представлены в следующей таблице:

1929 год «Перечень документальных материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения»

1938 год «Перечень материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения и материалов массового трафаретного характера, подлежащих выделению без утверждения архивных органов»

1943 год «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности народных комиссариатов и других учреждений, организаций и предприятий Союза ССР с указанием срока хранения материалов»

1955 год «Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных (городских) государственных архивах и образующихся в деятельности районных, городских, поселковых и сельских учреждений, предприятий и организаций Союза ССР с указанием сроков хранения материалов»

1956 год «Примерный перечень технических документальных материалов с указанием сроков и мест хранения»

1957 год «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов»

1965-69 годы

4 выпуска «Перечня документальных материалов, подлежащих приему в государственные архивы СССР»:

Вып. 2. Вопросы народного хозяйства

Вып. 3. Вопросы народного образования, здравоохранения, социального обеспечения, торговли и коммунального хозяйства

Вып. 4. Вопросы культуры

1973 год Сводный «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР»

1989 год «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения».

Типовые перечни послужили основой для разработки ведомственных перечней. К 1991 году в организациях и на предприятиях использовалось около 60-ти ведомственных перечней, которые образовали систему нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов во всех отраслях управления.

Сложившаяся система перечней к 90-м годам достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

Но уже с начала 90-х годов, когда в стране поменялись политические, экономические устои, и в связи с этим возникли организации иных форм собственности, в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

Так, очень своевременным явился перечень для негосударственных коммерческих организаций - справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)». Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает Примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку оно выпущено как в традиционном, так и электронном формате, то содержит на дискете программу просмотра Примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.

Это новый тип перечней, где даны группы документов постоянного и временного хранения, но последние не дифференцированы по срокам, а обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения, среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Такой перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций был дан в Методических рекомендациях «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических - хозяйственных структур)».

Пособия, подготовленные для отбора документов негосударственных организаций, построены по типовым функциям (по производственно-отраслевой схеме), а именно:

· организационно-распорядительным, контроля, правового обеспечения управления, документационного обеспечения управления и организации хранения документов;

· экономического прогнозирования, текущего планирования, ценообразования, финансирования, учета и отчетности;

· организации экономических связей, оперативно-коммерческой деятельности, информационного обслуживания и маркетинга;

· трудоустройства, организации и нормирования, оплате и охране труда, работы с кадрами;

· материально-технического снабжения, административно-хозяйственного обслуживания;

· социально-бытовым, жилищным, деятельности общественных организаций.

Видовой состав документов постоянного хранения по указанным функциям в основном однороден в рассматриваемых перечнях. По сравнению с Перечнем типовых документов (1989 г.) новыми явились группы документов съездов и общих собраний учредителей, пайщиков и акционеров по работе с акциями, о долевой собственности и т.п.

В перечнях для негосударственных организаций особо акцентируется внимание на документах, содержащих сведения о «коммерческой тайне». В перечне, данном в Справочном пособии «Управленческие документы постоянного срока хранения...», предлагается на постоянное хранение оставлять свод сведений, составляющих «коммерческую тайну» организации.

В Методических рекомендациях «Отбор на государственное хранение управленческих документов...» дан более полный спектр с анализом природы появления и методики отбора документов, закрываемых организацией на «коммерческую тайну».

Но в любом случае при отборе документов, содержащих подобного рода сведения, необходимо свои действия согласовывать с правительственным перечнем сведений, которые не могут составлять «коммерческую тайну».

Таким образом, рассмотренные последние два перечня можно считать существенным дополнением к Перечню типовых документов (1989 г.), дающим возможность производить отбор на постоянное хранение документов негосударственных организаций.

Следовательно, в существующей во второй половине 90-х годов XX века системе перечней было опущено одно звено - обеспечивающее установление конкретных временных сроков хранения документов в негосударственных организациях.

В 2000 г. вышел новый типовой перечень: «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением типового перечня документов 1989 года.

В чем же взаимосвязь двух этих перечней?

Во-первых, с момента выхода в свет нового типового перечня утрачивает свою силу лишь первая часть типового перечня 1989 г.

Во-вторых, новый типовой перечень распространяет свое действие на документы, начиная с 1995 года, а для установления сроков хранения документов, созданных в 80-90-е гг. (до 1995 г.), необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем 1989 г.

В-третьих, остается действующей вторая частьтипового перечня 1989 г., которой необходимо пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслям и специфическим направлениям деятельности организаций, например: конструкторской, технологической, проектной, научно-исследовательской и другой подобного рода документации.

Остановимся на основных, характерных чертах Перечня типовых управленческих документов (М., 2000), которые с достаточной степенью подробности изложены в указаниях по применению этого перечня.

Само название нового типового перечня указывает на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности, и даже форм собственности, т.е. действие нового типового перечня распространяется и на документы негосударственных организаций.

Новый типовой перечень необходим в качестве основного нормативного пособия, в первую очередь при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение.

Однако есть одно новшество в построении основной части перечня. Так, для сроков хранения в новом типовом перечне отведена лишь одна графа. Но пользуются перечнем все учреждения: источники и не источники комплектования.

Учреждения - источники комплектования(или потенциальные источники комплектования - негосударственные организации) без изменений используют те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов».

Государственные или муниципальные учреждения, не являющиеся источниками комплектования, вместо срока хранения «Постоянно» используют срок хранения «10 лет», т.е. сами преобразуют указанный срок хранения.

Более того, в данном случае негосударственным учреждениям рекомендовано документы хранить не менее 10-ти лет. Дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов.

Но это правило распространяется не на все документы.

Есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях, не являющихся источником комплектования - государственных, муниципальных, негосударственных - до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные документы и документы по регистрации, а также другие документы, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера.

Особо следует обратить внимание на изменение (и существенное изменение) сроков хранения документов по личному составув учреждениях всех форм собственности.

В новом типовом перечне срок хранения личных дел и большинства документов по личному составу определен 75 лет ЭПК. При этом следует помнить, что в стране существует запретная дата, которой является 1945 год. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого срока нельзя уничтожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, отложившихся до 1945 года, практически устанавливается срок хранения «Постоянно».

Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с Определенным сроком хранения, которая означает, что указанная документация в организациях государственного типа, возможно, будет иметь срок хранения «Постоянно», что решается после ее изучения и по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного или муниципального архива.

В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов (срок хранения которых по перечню указан с отметкой ЭПК) решается экспертной комиссией (ЭК) самой организации.

В 2000 г. вышел в свет новый, не имеющий аналогов, «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения».В его составе отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценными бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерскому учету и отчетности, автоматизации банковских работ и другие.

Данный перечень направлен на рационализацию организации документов в делопроизводстве, обеспечение сохранности, отбор документов на постоянное (вечное) хранение, установление конкретных сроков хранения документов, а также защиту законных интересов кредиторов, вкладчиков, клиентов кредитных организаций.

Особо следует отметить, что применение этого перечня является обязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивным учреждением системы Федеральной архивной службы.

Структура примерного перечня несколько отличается от структуры перечня типовых управленческих документов в части количества граф для сроков хранения. В примерном перечне сроки хранения дифференцированы по двум графам: в графе № 3 даны сроки хранения для собственно кредитной организации, в графе № 4 - для филиалов, представительств и учреждений кредитной системы, которые не являются самостоятельными юридическими лицами в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ч. 1, ст. 55), а, следовательно, и не могут быть источниками комплектования.

Документы постоянного срока хранения таких филиалов, представительств должны передаваться в состав архивного фонда собственно кредитной организации. Исключение возможно лишь в том случае, когда филиалы или представительства достаточно удалены территориально. В этом случае для передачи их документов самостоятельно в государственный или муниципальный архив собственно кредитная организация должна заключить договор с архивным учреждением Федеральной архивной службы. В процессе применения примерного перечня для документов по личному составу необходимо обратить внимание на то, что в перечне относительно личных дел и документов по личному составу дан срок хранения 75 лет, в то время как в новом типовом перечне срок определен для этой категории документов 75 лет ЭПК. Очевидно, что в данной ситуации приоритетным должны быть сроки хранения, указанные в новом типовом перечне.

В то же время в примерном перечне отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) заменена на «ЭК» (экспертная комиссия) кредитной организации. Отметка «ЭК» означает, что документы могут иметь научно-историческое или практическое значение, и срок их хранения экспертной комиссией кредитной организации может быть установлен «Постоянно».

Несколько слов следует сказать о ведомственных перечнях и перечнях, разработанных архивными учреждениями субъектов Федерации. В регионах России в 1990-е годы проводилась большая работа по созданию перечней для различных категорий фондообразователей. При этом приоритет принадлежит перечням для вновь созданных государственных учреждений, а также перечням для негосударственных учреждений. Разработаны перечни и для общественных организаций. Однако в целом работа по созданию системы ведомственных перечней находится в начальной стадии, что закономерно, поскольку они создаются на основе типовых перечней. Среди ведомственных перечней 1990-х годов следует отметить перечни документов Государственной Думы РФ, учреждений Центрального банка РФ, Сберегательного банка РФ. В современной системе перечней документов различают три типа:

· с указанием сроков хранения;

· постоянного хранения;

· постоянного и долговременного хранения.

Перечни документов могут быть следующих видов.

Типовые для всей системы учреждений.

Их назначение - унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие, так называемые типовые документы, выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Однако типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

2. Примерные для однородных организаций.

Они обычно разрабатываются для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов и являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются виды документов, подлежащих вечному хранению и документы, подлежащие выделению к уничтожению, как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

3. Ведомственные - по отдельным отраслям деятельности в рамках государственной подведомственности.

Ведомственный перечень - это справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Он предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.

Для того чтобы овладеть методикой определения сроков хранения документов по перечням, следует тщательно изучить структуру перечня.

Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть - описательные статьи - представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, для планов или отчетов - период планирования или отчетности и др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда «Примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок хранения документов дел, законченных в любом месяце 2002 г., начинается с 1 января 2003 года.

Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными сроками хранения означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на постоянное хранение по истечении указанного срока. Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов («После снятия с учета», «По истечении срока действия договора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п.).

Справочный аппарат помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).

Указания по применению перечня обычно состоят из нескольких разделов:

· общие положения;

· структура и порядок применения перечня;

· организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.

Список сокращений чаще всего составляют к большим по объемам перечням.

В указателе видов документов в алфавитной последовательности перечисляются все виды документов, включенных в описательные статьи, с указанием номеров статей.

Теперь рассмотрим способы группировки учреждений в схеме перечня.

В связи с тем, что типовые перечни включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых министерствами, ведомствами в процессе своей деятельности, в основе классификационных схем этих перечней лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой перечень включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности: руководство, контроль, кадры и т.п. Разделы обычно имеют подразделы по более узким вопросам.

Таким образом, перечни документов являются одновременно инструментом экспертизы ценности для установления сроков хранения документов и инструментом по комплектованию архивных учреждений.

С точки зрения типологии перечней приоритет принадлежит так называемым «перечням для архивиста», то есть перечням документов постоянного срока хранения. Разработка этой категории перечней вызвана необходимостью сохранить наиболее ценные документы в эпоху реформ и социальных потрясений. Активно развивается и такой вид перечней, как перечни документов для архивиста ведомственного архива, то есть перечни документов постоянного и долговременного хранения. Это объясняется возрастанием роли архивов организаций в обеспечении сохранности документов как государственной, так и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.

Создание новой нормативно-методической базы экспертизы ценности документов идет поэтапно – создание типовых перечней документов постоянного хранения, затем типовых перечней документов с указанием сроков хранения (негосударственных и государственных организаций). Сейчас следующий этап - разработка на их основе ведомственных (отраслевых) перечней документов с указанием сроков хранения.

Вместе с тем необходимо помнить, что перечни не являются панацеей от всех бед.

Во-первых, несмотря на наличие перечней, необходимо непосредственное изучение документов, особенно передаваемых на вечное хранение и выделяемых к уничтожению.

Во-вторых, перечни устаревают, особенно ведомственные, особенно с указанием сроков хранения, особенно в наше бурное время.

В-третьих, перечни обратной силы не имеют. Их действие распространяется только на документы, образовавшиеся после издания перечня.Таким образом, современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: номенклатур дел, перечней, классификаторов и т.п. Можно констатировать тот факт, что для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» в настоящее время разработана целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов.

В то же время в процессе работы с документами в организации необходимо не только пользоваться названными методическими пособиями по экспертизе, но и творчески подходить к оценке документов в процессе работы с ними.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

· номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

· каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

· номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

· номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

· номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

· охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

· раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

· конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

· систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

· определение круга документов для включения в номенклатуру;

· составление заголовков (наименований) дел;

· разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

· определение сроков хранения дел;

· определение системы индексации и установление индексов дел;

· оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

Индексация дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам –индексы дел. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа - названия заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа - количество дел (томов, частей) - заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

На основании Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации любых форм собственности несут ответственность за сохранность документов по личному составу, поэтому необходимо регулярно проводить архивную обработку документов, которая включает в себя экспертизу ценности, формирование дел и их оформление, составление описи дел. Соблюдение этого правила не только позволит обеспечить сохранность документов, но и максимально упростит их поиск, сократив тем самым время на выполнение архивных справок.

• 1) Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве:
  • - при разработке и составлении номенклатуры дел;
  • - при регистрации документов;
  • - при направлении исполненных документов в дела;
  • - при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Самым важным и значимым на первом этапе экспертизы ценности документов является разработка и составление номенклатуры дел -систематизированного перечня наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Она разрабатывается с целью корректного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, организации хранения, быстрого поиска документов, проведения экспертизы их ценности, планирования и передачи дел в архив. Номенклатура дел отражает систему делопроизводства организации и является основным справочником по документообороту всего предприятия в целом. Номенклатура сопровождает документ на всех этапах его жизненного цикла: с момента создания или даже планирования, до сдачи в архив или уничтожения в структурном подразделении.

Сводная плановая номенклатура дел организации готовится на следующий год, но согласовать и утвердить ее необходимо в конце текущего года Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. 2001г. Новосибирск. С. 183.

При составлении номенклатуры частично решается вторая задача экспертизы ценности документов - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. Документы при этом разделяются на несколько групп - постоянного хранения и временного хранения.

Первой графой в номенклатуре является индекс дела (цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку), который формируется в зависимости от принятых в организации принципа и схемы систематизации номенклатуры. Индекс обычно состоит из кода структурного подразделения и номера дела внутри подразделения. Например, «01.1. Приказы по основной деятельности», где 01 - код Управления делами, 1 - номер дела в номенклатуре.

Второй графой в типовой форме номенклатуры является заголовок дела (краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле). Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела («Приказы по основной деятельности», «Бухгалтерские и финансовые отчеты за I квартал 2008», и т.д.).

Третья графа - количество томов дел - заполняется в конце делопроизводственного года в итоговой номенклатуре дел. В ней указывается реально заведенное количество дел (томов, частей).

В четвертой графе указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру или другое основание для установления срока хранения дела (протокол, решение Экспертной комиссии). Таким образом, в делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел.

В пятой графе - примечания - в течение всего срока действия номенклатуры службой ДОУ проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения, и др. В этой графе также делаются отметки о существовании дел в электронном виде Кузнецова В.П. Замолвим слово о номенклатуре дел.// Отдел кадров коммерческой организации. 2013г. №2. С. 16-17.

После сведения номенклатур подразделений в итоговую номенклатуру дел организации, в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) в течение года. При этом подсчитываются отдельно дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях Зверева Н.А. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005г. № 12 С. 32-34.

Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 г.

Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни (например, перечень Министерства финансов, перечень Министерства здравоохранения, и т.п.)

В зависимости от значимости документов, в перечнях устанавливаются следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л., постоянно.

Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертная комиссия выносит свое заключение о продолжительности их хранения с учетом:

• · важности документов;
• · необходимости их использования в справочных целях;
• · обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий Андреева В.И. Экспертиза ценности документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008г. №5 С. 35.
• 2) Второй этап экспертизы ценности документов

В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации. В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка и передача дел к последующему хранению в ведомственном архиве - второй этап экспертизы ценности документов. Он состоит из:

• § подготовки дел к последующему хранению в архив,
• § выделения дел к уничтожению,
• § передачи дел к хранению в архиве.

На втором этапе экспертизы ценности документов частично решается четвертая задачи экспертизы ценности документов - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Сдача дел в архив организации проводится не позднее, чем через год после окончания их делопроизводством. То есть, второй этап экспертизы ценности документов проводится через два года после первого этапа - составления номенклатуры дел. Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за истекший год. Еще в течение года к делу обычно часто обращаются, и затем оформляют для последующего хранения или передачи в ведомственный архив. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 43). В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно). Ответственным моментом экспертизы является выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию: на постоянное хранение оставляют документы, которые содержат наиболее полную информацию.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности, и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет Разоренова Г.В. Организация экспертизы ценности документов учреждений в ходе их упорядочения (на примере ФГУ «КЦСМС») // Делопроизводство 2008г. №3 С. 77..

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо просмотреть полистно все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК, в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК (ЦЭК) организации. Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек Елькина Е. Хранение кадровых документов// Российский бухгалтер. 2012г. №10 С. 34.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

В соответствии с «Основными правилам работы государственных архивов РФ», «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению … вступает в силу после утверждения описей дел документов постоянного хранения и описей дел по личному составу».

По утвержденным актам, дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается дата, количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел, с согласия вышестоящих организаций составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и их уничтожение производится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет Стенюков М.В. Документоведение. Делопроизводство. 2006г.С 111.

Перед передачей дел в архив организации дела постоянного и длительного срока хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи).

Полное оформление дела включает в себя:

• - оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
• - пересистематизация документов в деле (первый документ должен быть в начале дела);
• - нумерация листов дела;
• - составление листа-заверителя дела;
• - составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• - подшивка или переплет дела.

Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, при методической помощи и под контролем ЭК организации (а если документы в дальнейшем поступят на государственное хранение - то и под контролем госархива) Сувернева А.И. Передача дел на архивное хранение // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. 2012г. № 12. С.23.

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел, а так же акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Составление описи -- это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел -- это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел Андреева В.И. Подготовка документов к архивному хранению// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008г. №6. С. 41..

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит из годовых разделов. Она составляется отдельно на дела: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

• - порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• - индекс дела (тома, части);
• - заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• - дату дела (тома, части);
• - число листов в деле (томе, части);
• - срок хранения;
• - примечание.

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела Кузнецова Т.В. Делопроизводство, 2001г. Москва. С. 170.

Порядок передачи документов в архив организации установлен «Основными правилами работы архивов организаций». Дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

В ходе подготовки к передаче дел из структурных подразделений в архив организации, зав.архивом (ответственный за архив) проверяет качество их формирования и оформления; соответствие количества дел, включенных в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела проводится сотрудником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел; дата приема-передачи дел и подписи сотрудника архива и лица, передававшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество дел в делах. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы Глушкова Л.В. Документоведение. Томск. 2002г. С. 243.

Итак, в ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с ЭК (ЦЭК).

3) Третий этап экспертизы ценности документов - передача документов на государственное хранение.

Документы Архивного Фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, после истечения сроков ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация является источником комплектования (фондообразователем).

Итак, на последнем этапе экспертизы ценности документов - при передаче документов из ведомственных в государственные архивы - решаются большинство задач экспертизы ценности документов. Это говорит о том, что последний этап экспертизы ценности документов является самым важным, которому следует уделять наибольшее внимание.