Оформление заграничных командировок. Командировка за границу: суточные, документы, расходы

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом "К" или цифровым кодом "06".

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код "РВ" или цифровой код "03" (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в "прибыльном" налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

в графах 6 и 8 - в той валюте, в которой оплачены расходы;

в графах 5 и 7 - в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

в строке 1а - в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

в строке 1 - в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

если на поезде - железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

если на самолете - авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

за день выезда из РФ - по нормам для командировок за границу;

за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ - по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, - по проездным документам;

для командировок за границу - по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

Не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

Не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Загранкомандировка (заграничная командировка): подробности для бухгалтера

Налоговый учет расходов на зарубежную командировку
Если работниками организации, прибывшими из заграничной командировки, представляются счета за проживание в... валютного счета, направляя сотрудников в заграничную командировку, выдают им авансы в рублях...
Сотрудник сам купил валюту на заграничную командировку: порядок расчетов и отражение в учете
Сотруднику, отправляющемуся в загранкомандировку, были выданы под отчет денежные средства в размере 15 000 руб., ему было поручено купить валюту самостоятельно. Справку о проведении операции по обмену валюты подотчетное лицо приложило. Курс обмена валюты - 93,99 руб. за 1 евро. Всего - 159,59 евро. За период командировки сотрудник произвел расходы на сумму 50,50 евро, что составляет на день обмена валюты 4746,50 руб. У сотрудника остался неиспользованный аванс. Авансовый отчет утвержден 3 ...
Дайджест правовой информации для специалистов в сфере расчёта заработной платы за ноябрь 2018 года
Заработка за время загранкомандировки Средний заработок за время загранкомандировки это доход, полученный...
Новые стандарты 2019 года
Учреждение выдало аванс работнику на загранкомандировку в валюте. На дату выдачи...
Расходы на командировку при УСН: особенности их признания
Загранпаспорте – если речь идет о загранкомандировке) или по путевым листам, служебной...

Размеры суточных при загранкомандировках в 2018 - 2019 гг. имеют значение для расчета налога на прибыль, а также для целей исчисления и уплаты НДФЛ.

Напомним, что размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

Некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.

Кстати, бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.

Суточные при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: таблица

Для понимания приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812):

Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать

Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.

Загранкомандировка: как считать суточные

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг. зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.

По общему правилу суточные выплачиваются работнику следующим образом (п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.

Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.

Суточные в загранкомандировке в 2018-2019 гг. для «прибыльных» целей

Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет - просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.

Если же суточные выданы до командировки в иностранной валюте, то необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ):

Полученная сумма учитывается в расходах.

Суточные по загранкомандировкам 2018-2019: что с НДФЛ

При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Если суточные были выплачены в рублях, то облагаемая база по НДФЛ будет считаться по следующей формуле:

Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (

Осуществляя свой бизнес, хозяйствующий субъект в целях его расширения и поиска новых клиентов, заключает различные контракты за рубежом. Поэтому руководству компании приходится либо ехать самим, либо отправлять определенных должностных лиц в служебные поездки за границу. При этом нужно помнить суточные при загранкомандировках в 2018 году – нормы и учет имеют некоторые отличия от поездок внутри страны.

Основные изменения, произошедшие в сфере регулирования заграничных командировок, связаны с передачей административного контроля над исчисляемыми взносами от внебюджетных фондов к налоговым органам.

В связи с этим на командировочные расходы и порядок нормирования суточных распространились правила, которые использовались при налогообложении НДФЛ.

Поэтому при исчислении базы по страховым взносам необходимо помнить, что отчисления начисляются на суммы превышения установленных нормативов по суточным в загранкомандировках.

Напомним, что предприятие имеет право самостоятельно определять размер суточных по служебным поездкам за рубеж, и они могут быть больше норматива, определенного НК РФ.

Его оно должно утвердить в существующем локальном актах, например, в Положении о командировках, Коллективном договоре и т.д. Такой порядок исчисления взносов распространяется и на компенсацию расходов по однодневным командировкам.

Внимание! Старые правила действуют только при исчислении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве, так как они остались в администрировании ФСС. Каких-либо заявленных новшеств по регулированию служебных поездок за рубеж в 2018 году не ожидается.

Размер суточных при загранкомандировках в 2019 году

Законодательство определяет, что размер суточных предприятие устанавливает самостоятельно, ориентируясь на свои финансовые возможности и цели, которые должны быть достигнуты в результате поездки. Определяя размер можно исходить из действующих норм, установленных соответствующим Постановлением о загранпоездках, обязательных к исполнению бюджетными организациями.

Также можно учитывать имеющий опыт по произведенным расходам в командировках в определенные страны, который есть либо у самого предприятия, либо у его партнеров.

Для утверждения размера суточных хозяйствующий субъект закрепляет определенный размер в своем внутреннем положении, например, в Положении о командировках.

Кроме этого, суточные в загранкомандировке в 2018 году, имеют определенные нормы, которые необходимо учитывать при определении налоговой базы по налогу на доходы и при отчислен налога в ПФР и ФСС.

Внимание! НК РФ устанавливает нормы суточных при загранкомандировках в размере 2500 рублей за каждый день подобной поездки. Этой нормой следует руководиться, когда исчисляется НДФЛ и страховые взносы.

Какие существуют нормы для заграничной командировки

Правительством России утверждено Постановление № 812, которое определяет нормы суточных по поездкам в иностранные государства. Оно обязательно к исполнению всеми организациями и учреждениями, источником финансирования расходов, в которых выступает бюджет страны или муниципалитетов.

Здесь определяются нормы суточных, выраженные в долларах США для каждого принимающего иностранного государства за один день.

Рассмотрим основные направления командировок за рубеж:

Внимание! Кроме этого, этот акт устанавливает и надбавки к нормам для определенных категорий работников, направляемых в иностранные поездки. Коммерческие компании могут использовать нормы данного Постановления, или применять разработанные на его основе свои нормативы.

Скачать (Приложение №1) в формате Word.

Скачать (Приложение №2) в формате Wod.

Особенности заграничной командировки

Оформление загранпоездки похоже на , но имеет ряд особенностей. Рассмотрим их подробнее.

В какой валюте выдавать командировочные

Отвечая на этот вопрос бухгалтерия компании должна прежде всего определить количество дней командировки, когда работник будет находиться на территории России, а когда в иностранном государстве.

Нормы права определяют, что суточные, когда работник еще находится на территории России следует выплачивать в рублях. Например, время пока он добирается до аэропорта и т. д.

Дни же, приходящиеся на территорию иностранного государства надо оплачивать работнику в иностранной валюте. При этом возникает ситуация, когда в один день сотрудник фирмы был и в России и за рубежом.

Здесь действует правило, согласно которому дни отправления из страны подлежат оплате в иностранной валюте, а дни прибытия в Россию – в российской валюте (рублях).

Внимание! Субъекту бизнеса дано право в своем локальном акте определять иной порядок выдачи суточных сотруднику, отправляющемуся в командировку.

Что если сотруднику необходимо докупить валюту за рубежом

Организация имеет право не выдавать работнику подотчетные средства в валюте, а передать рублевый эквивалент. При этом он должен будет по прибытии в страну назначения приобрести самостоятельно валюту на эту сумму.

Подтверждающим документов в этом случае будет справка из банка, в которой будет указываться курс и дата приобретения.

При расходовании данной валюты работник должен получать оправдательные документы. Они принимаются к учету по курсу на дату, в которую был составлен бланк.

Часть поездки по России, а часть за границей

Оформление такого рода командировки не должно представлять сложностей.

Поездку необходимо разделить на три отрезка - время поездки по России, время поездки по другому государству, день возвращения в Россию и поездка на свое предприятие.

На всю командировку выписывается единый пакет документов. Если для поездки оформляется служебное задание, то в нем подробно указываются задачи на каждый отрезок поездки.

Внимание! При расчете суточных используются стандартные правила. Дни нахождения на территории страны рассчитываются по внутренним нормам. После этого дни нахождения в иностранном государстве, включая день прохождения паспортного контроля - по нормам страны назначения.

После этого будет еще один отрезок, как минимум состоящий из одного дня - это возвращение из страны и, возможно, путь по России в свою организацию. Суточные за эти дни опять выплачиваются по нормам внутренних поездок.

Сотрудник вернулся из поездки и снова уехал в тот же день

В процессе производственной деятельности может возникать ситуация, что работник утром приезжает из одной командировки, а вечером уже должен отбыть в другую.

По закону такое не запрещается. Правда, в нормативных документов нет указаний, как именно нужно оформлять такую ситуацию. В результате, есть два способа.

При первом способе оформление командировки по каждой поездке производится в полной мере - выписываются два приказа, два командировочных удостоверения, два задания и т. д.

Суточные работодатель также обязан выплатить в полной мере по всем дням поездок, включая дни нахождения в дороге. В таком случае день, в который обе поездки будут пересекаться, должен быть оплачен в двойной мере, поскольку он является и днем завершения первой поездки, и днем начала второй.

Второй способ - объединить поездки. Если сразу известно, что предстоит ехать в новую поездку, необходимо сразу оформить документы на продление поездки. Нужно помнить, что по закону длительность служебной командировки не ограничивается, и этот момент полностью отдан на усмотрение организации.

Все время поездки нужно разбить на отрезки исходя из нахождения в разных странах, и для каждого из них рассчитать суточные на основании принятой для этой страны нормы.

Дата прибытия считается по билету или по таможенному контролю

В постановлении №749 прямо указан ответ на этот вопрос - даты пересечения границ государств устанавливаются по штампу на постах таможенного контроля.

Это правило используется при определении размера суточных, поскольку день выезда из России считается как день нахождения за границей, а день въезда - как день на территории России.

День прилета может отличаться от дня, проставленного в паспорте. К примеру, самолет сел в аэропорту иностранного государства до 24-00, но таможенный контроль работник прошел уже в новых сутках, т. е. после 24-00. В связи с этим день фактического прилета ему будет считаться как день в России, а день прохождения таможни - уже как день заграничной командировки.

Однако из данного правила существует исключение. При передвижениях между странами Таможенного союза штампы в паспортах не ставятся. В этой ситуации дни пересечения границы будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении, а при его отсутствии - по проездным документам.

Внимание! Правила при этом действуют те же - день отлета либо прибытия считаются как зарубежная командировка, а день вылета либо выбытия - как командировка внутри России.

Учет суточных

В отличие от российских поездок, при командировках за границу учет операций необходимо вести как в рублях, так и в валюте принимающей стороны, с учетом возникающих колебаний курса.

Д71 - К50/2 - выданы суточные из валютной кассы

Д71 - К50/1 - выданы суточные в рублях (для периода нахождения в России либо для самостоятельного приобретения валюты)

Д 20 , 23 , 25 , 26 , 44 - К71 - принят к учету авансовый отчет. Суточные в рублях списываются напрямую, в валюте - с пересчетом по курсу принятия отчета.

Д91 - К71 - списывается на расходы отрицательная курсовая разница по валюте

Д50 - К71 - возвращен в кассу остаток аванса

Д71 - К50 - выдан перерасход по командировочным суммам

Д70 - К68 - начислен НДФЛ на превышение норм суточных

Для целей налогообложения установлен лимит суточные при загранпоездках - 2500 рублей. При выдаче средств в пределах этой суммы, они не подлежат обложению налогами и не включаются в декларации и отчеты.

Однако, если размер суточных был больше, то на сумму превышения начисляется налог. Это происходит в завершающий день месяца, в котором был принят отчет к учету. Полученный размер налога удерживается из зарплаты. Кроме этого, данную сумму нужно будет показать в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Внимание! В связи с переходом управления взносами в налоговую, размер превышений дополнительно нужно будет обложить всеми типами платежей в соцфонды, кроме травматизма. Это выполняется в завершающий день месяца, в котором был сдан отчет, путем включения превышающей суммы в базу для расчета.

Законодательство устанавливает обязанность руководства хозяйствующего субъекта при отправлении сотрудника в служебную поездку компенсировать утвержденные расходы, которые должны быть документально подтверждены. Однако, также работнику положены суточные в командировке, которые выдаются за каждый день нахождения в поездке.

Суточные командировочные - это дополнительные расходы работника, который осуществляет исполнение своих трудовых обязанностей вне своего основного места работы, на найм жилья, питание и т. д. Норма суточных на один день определяется в локальных документах предприятия.

Эти денежные средства выдаются работнику перед самой исходя из ожидаемой продолжительности поездки. Документально подтверждать расходование этих средств работнику не нужно.

Если на предприятии применяется , то количество дней командировки для исчисления суточных, можно определить по отметкам в нем.

Когда этот документ не оформляется, то число дней служебной поездки определяется по представленным работником документам на проезд (билетам) или квитанциям гостиниц и т. д.

Если во время командировки происходит задержка работника по независящим от него причинам, администрация должна за все эти дни при предоставлении подтверждающих данный факт документов, компенсировать работнику суточные. При этом суточные выплачиваются за выходные и праздничные дни, если такое время попадает на период командировки.

Внимание! ТК РФ устанавливает, что работодатель обязан компенсировать дополнительные расходы по командировке (суточные) своему работнику, поэтому не платить суточные в командировке нельзя. Их нужно оплачивать, даже если работник предоставляет документы на жилье и питание, потому что понятие дополнительные расходы включают в себя не только это.

Единственная возможность в этом случае снизить такие расходы – установить небольшой размер суточных в локальных документах фирмы. Но устанавливать величину суточных в размере 0 рублей тоже нельзя. Это будет приравнено к их невыплате.

Важные изменения в 2017 году

В 2017 году произошла передача администрирования страховых взносов от внебюджетных фондов в налоговые органы. В связи с этим произошли важные изменения и в отношении суточных.

Размер этих выплат определяется каждым субъектом бизнеса самостоятельно и закрепляется в его нормативных актах. Но при исчислении НДФЛ суточные не облагались только в пределах действующих норм. Данное правило не распространялось на страховые взносы.

Если оформлена командировка на 1 день суточные также нужно выплачивать, и это правило распространяется на компенсацию и этих расходов.

Внимание! С 2017 года, если размер суточных в командировке больше 700 рублей (по России) или 2500 рублей (иностранные командировки), то бухгалтер с превышения этих сумм должна исчислять не только НДФЛ, но страховые выплаты на пенсионное, медицинское и социальное страхование.

Не облагаются сверх норм суточные только страховыми взносами по травматизму. Здесь действуют старые правила.

Суточные при командировках по России

Новый год не принес ожидаемой многими работодателями отмены суточных. В настоящее время командировка сотрудников должна сопровождаться их выплатой. Кроме этого платить эти суммы надо и при однодневных поездках, а также при исполнении работником трудовых функций, если у него в определен разъездной характер работы.

Размер суточных – нормы по России

Администрация компании, по прежнему, размер суточных определяет самостоятельно, закрепляя его в , или другом компании. Верхних пределов, ограничивающих эти размеры не существует.

Внимание! При обложении НДФЛ и исчислении страховых взносов действует норматив в размере 700 рублей. С выше этой суммы суточные облагаются подоходным налогом.

Однодневная командировка

Так как ранее действовавшее Постановление было отменено, а новые нормы не устанавливают минимальный срок командировки, то ею признается и поездка на один день. ТК РФ устанавливает, что должно сопровождаться выплатой суточных.

Их размер также определяется локальными актами фирмы, и действует норматив в размере 700 рублей при налогообложении НДФЛ и страховыми взносами.

При разъездной работе

Разъездной характер работы сотрудников должен сопровождаться выплатой компенсации произведенных работником дополнительных расходов, то есть суточных.

Однако, работодатель, должен быть готов, что ему придется подтверждать разъездной характер такими документами как трудовой договор с работником, в котором обязательно данное условие должно быть указано, отчеты сотрудника о служебных поездках и т. д.

Нормативные акты предприятия определяют размер суточных, полагающиеся в этом случае работнику. При этом лимит в 700 рублей здесь также должен учитываться.

Суточные при командировке за границу

Командировка сотрудника может осуществляться за пределы страны, и при ней также надо ему выдавать суточные.

Нормы выплат при поезде за границу

Нормы суточных при заграничных командировках также устанавливаются хозяйствующим субъектом самостоятельно. Однако в этих случаях, если организация относится к бюджетной сфере следует учитывать Постановление Правительства № 812, которое устанавливает максимальные размеры суточных для каждой страны, выраженные в долларах США.

Остальные фирмы при установлении собственных нормативом, могут использовать положения этого акта.

Внимание! В целях налогообложения НДФЛ и исчисления страховых взносов действует норматив 2500 рублей. Свыше него выдаваемые суммы будут облагаться налогами.

В какой валюте выплачивать?

При решении вопроса в какой валюте, надо выдавать суточные по заграничным командировкам, следует учитывать дни когда работник будет находиться в своей стране, и дни когда он будет в заграничной поездке.

Законодательством установлено, что за дни нахождения на территории собственного государства работник суточные получает в рублях, а за дни заграничной командировке в валюте той страны, куда он направляется. Надо учитывать, что в день отбытия из страны суточные считаются в иностранной валюте, а день прибытия - в рублях.

Фирма имеет право в своих нормативных документах устанавливать иной порядок определения валюты суточных.

Порядок выплаты

Выплата суточных может производится как сразу в иностранной валюте, так и рублях в эквиваленте полагающейся валюте. Этот вопрос решается руководством компании самостоятельно.

Работнику в последнем случае придется самостоятельно обращаться в соответствующие учреждения, и обменивать полученные деньги на иностранную валюту.

Как учесть разницу курса

Курсовые разницы по заграничной поездке могут возникать в связи с тем, что ЦБРФ может устанавливать различные курсы валюты на день выдачи в подотчет денег и на день представления авансового отчета.

Если образуется отрицательная курсовая разница, то ее следует учитывать в составе прочих расходов компании, а положительную – в составе прочих доходов.

Сотрудник купил валюту в поездке

Организация может не выдавать работнику суточные в валюте, а дать распоряжение произвести обмен самостоятельно, по прибытию в страну назначения. Подтверждающим документом в этом случае является справка об обмене из банка, в которой указывается курс, и сумма приобретенной валюты. А вот затраты в валюте, например, на гостиницу, уже переводятся в рубли на основании установленного курса ЦБ.

Особенности поездок в страны СНГ

При поездках в страны, входящие в СНГ, штамп в паспорте не ставится. Поэтому дата пересечения границы в этом случае определяется по проездным билетам, исходя из даты и времени прибытия в страну назначения.

Таким образом, сутки, в которые транспортное средство (поезд, автобус, самолет и т. д.) прибыло в место назначения в иностранном государстве, считается сутками въезда.

Внимание! Суточные в командировке по СНГ выплачиваются по норме иностранной поездки. Сутки, в которые транспортное средство прибыло на место назначения в России, считаются сутками возвращения, и на них суточные выплачиваются по нормам поездок внутри страны.

Что если сотрудник заболел в командировке

Если работник заболел во время нахождения в командировке, компания обязана зачесть ему суточные в полном размере, даже если он не смог из-за болезни выполнить задание. Такую позицию определило Минздравсоцразвития.

Больничная выплата производится на основании листка нетрудоспособности. Разрешается открыть его на месте командировки, а закрыть уже по возвращению домой. Но в этом случае нужно будет пройти дополнительное обследование, после чего лечащий врач оформить новый больничный, который продлит предыдущий.

Кроме этого, за время болезни компания полностью оплачивает расходы на найм помещения. Но есть исключение - за дни нахождения в лечебном учреждении на стационаре жилье оплате не подлежит.

Отдельной проблемой является оплата больничного, если работник заболел в иностранной командировке. Больничный иностранного образца не признается на территории России и оплате не подлежит.

Внимание! Чтобы подтвердить факт болезни за рубежом, необходимо произвести нотариальный перевод документа с иностранного языка, и заверить его в консульстве той страны, где был оформлен оригинал.

На основании предоставленного перевода врач уже должен открыть российский больничный. Однако все эти операции работник должен будет выполнить самостоятельно и за свой счет.

Сотрудник вернулся из поездки и в этот же день уехал

При отправлении работника в командировку может возникать ситуация, при которой он утром возвращается из одной поездки, и уже вечером уезжает в другую.

Закон не запрещает это делать, правда и не устанавливает, как именно это необходимо оформить. В результате, могут использоваться два способа.

Первый способ - две разные командировки. Работодатель должен оформить на новую поездку полный пакет документов – , командировочное удостоверение, (оба – при необходимости). При таком варианте оформления отдельное внимание необходимо уделить суточным.

Эту выплату работодатель должен произвести за каждый день нахождения в командировке, включая дни нахождения в пути. День, в который будут пересекаться обе поездки, подлежит двойной оплате - поскольку это заключительный день предыдущей командировки и первый день следующей. Правда, в таком случае вероятно возникнет спор с налоговой из-за сверхнормативных выплат.

Второй способ - объединение поездок. Если сразу известно, что работнику придется посетить сразу несколько мест, то на командировку оформляется полный пакет документов. В него вносится вся информация, через запятую указываются пункты назначения, цели, проставляется общая длительность.

Внимание! При этом закон не ограничивает продолжительность поездки, оставляя это на усмотрение компании. Суточные рассчитываются и выплачиваются сразу на весь срок поездки. Если во время командировки предстоит посещение двух и более стран, поездка разбивается на отрезки, и суточные для каждого рассчитываются исходя из установленных норм для этой страны.

Как отчитаться по поездке

С 2015 года законом было разрешено не оформлять . В этом случае для подтверждения общей продолжительности поездки нужно использовать проездные билеты, посадочные талоны, счета из гостиницы и прочие бумаги.

Если работник не сумел предоставить их, то из принимающей компании можно запросить официальный документ, подтверждающие работу командированного, с оттиском печати и подписями.

С 2016 года разрешено при поездках на место командировки и обратно использовать личный автотранспорт. В качестве подтверждения периода поездки в этом случае применяются чеки заправки ГСМ и служебная записка на имя руководителя.

Таким образом, период дней, за которые выплачиваются суточные в командировке подтверждаются документально бланками, предоставляемыми сотрудником.

А вот предоставлять документы, которые подтверждали бы расходование суточных, и вообще сам факт, что ни были использованы, работник не обязан. Работодатель по закону должен произвести данную выплату, а вот на что их работник потратит - уже его личное дело.

Оплачиваются ли выходные дни?

Во время нахождения в командировочной поездке часть ее дней могут приходиться на выходные. Оплата таких дней производится в зависимости от условий поездки.

Если сотрудник в эти дни не выполнял никакой работы на месте командировки, то такие дни считаются как дни отдыха. Однако закон обязывает выплатить за них суточные, а также компенсировать прочие расходы (например, за гостиницу).

Оплату за выходной день необходимо произвести, если:

Выполнял порученную работу;
В этот день выехал в командировку или вернулся из нее;
Находился в дороге.

При этом она должна быть начислена не менее чем в двойном размере. Либо по желанию самого сотрудника дни могут быть оплачены в одинарном размере, и еще в любой удобный для него день будет предоставлен отгул.

Внимание! Локальными актами фирмы, коллективным либо трудовым соглашением могут устанавливаться другие нормы оплаты , однако они не могут быть меньше, чем устанавливает ТК РФ.

Сотрудник вернулся после 24.00

Согласно положение о командировках №749, дни поездки за границу необходимо разделить на промежутки, с целью правильного расчета суточных.

При этом:

День выезда из страны должен включаться во время нахождения за границей;
День прибытия в страну должен включаться в период нахождения в России.

Точная дата определяется согласно штампу, проставленному на паспортном контроле.

Если самолет прилетел до 24:00, и в это же время был пройден паспортный контроль - датой прибытия в страну считается текущий день, и за него выплачиваются суточные по России.

Если самолет прилетел до 24:00, но таможенный контроль пройдет после 24:00 - датой пересечения границы будет считаться следующий день (в аэропорту границей считается таможенная зона). Таким образом за день прилета выплачиваются суточные в норме иностранной поездки, а за день пересечения границы - в норме поездки по России.

Внимание! Если самолет прилетел после 24:00, и в это же время был пройден контроль на таможне - день прилета и прохождения считаются днем нахождения в России, за этот день выплачиваются суточные по нормам поездок внутри страны.

Из этого правила есть исключение - при перемещении между странами СНГ штамп в паспорте не ставится. Даты выезда из страны и возвращения будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении или датах на проездных документах. В этом случае всегда суточные за дату отъезда будут выплачиваться по норме заграничной поездки, а за дату возвращения - по норме поездок внутри страны.

Налогообложение суточных

Для целей налогового учета установлены следующие размеры суточных:

700 рублей за сутки - для командировок внутри России;
2500 рублей за сутки - для поездок в другие государства.

Суточные в командировке в пределах этих норм не подлежат обложению НДФЛ, и не отражаются в каких-либо отчетах. Если же размер выплат был больше, то на сумму превышения необходимо начислить налог. Это производится в заключительный день месяца, в котором был утвержден сданный авансовый отчет, а рассчитанная сумма удерживается из зарплаты работника.

Также, эти суммы необходимо будет отразить в отчетах и 6-НДФЛ.

С 2017 года, с передачей прав по управлению взносами в ФНС, сверхлимитные суммы суточных необходимо также облагать взносами во все фонды, кроме отчислений на травматизм. Производить расчет взносов нужно по итогам того месяца, когда был утвержден авансовый отчет, путем включения сумм превышения в общую базу.

Внимание! Применять нормы суточных при расчете налога на прибыль в 2017 году не нужно. Компания их принимает к учету в размерах, закрепленных локальными актами компании, и относит в число прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Они включаются в базу по определению налога на прибыль в день принятия авансового отчета.

Суточные при командировках в 2018 году обязательны к выплате работодателем (ст. 168 НК РФ). О нормировании, размерах и сроках выплаты суточных читайте в статье.

Порядок выплаты суточных

Суточные возмещаются работнику за каждый день его нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни (п. 11 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — постановление № 749).

Реальный срок командировки подтверждается проездными документами, а в случае их утраты - документами о проживании. Также часто целесообразным будет составить служебную записку по командировке. Она поможет подтвердить период пребывания в командировке, если по каким-то причинам невозможно предъявить документы о проживании. В этом случае в служебной записке должны быть сделаны отметки принимающей стороны о датах прибытия и убытия (п. 7 постановления № 749).

При проезде к месту выполнения служебного задания на автомобиле (личном или служебном) к служебной записке прилагаются документы, подтверждающие даты нахождения в пути: путевой и/или маршрутные листы, квитанции и чеки с автозаправок и др.

Подробнее о расходовании суточных см. в материале .

При однодневной командировке есть свои особенности: если командировка не выходит за пределы России, суточные не выплачиваются, а при командировке за границу их размер составит 50% от обычной их величины (пп. 11, 20 постановления № 749). Однодневная командировка стала камнем преткновения в вопросе оплаты: судебная практика располагает решением Верховного суда России от 11.09.2012 № 4357/12, где сказано, что данная выплата может быть осуществлена, но с оговоркой, что это компенсация за иные траты сотрудника. В случае болезни работника во время командировки, согласно п. 25 постановления № 749, суточные выплачиваются за все дни болезни, даже если она увеличила срок командировки. Это правило действует и при задержке работника в командировке с разрешения (или по просьбе) руководства.

Размер суточных при командировках в 2018 году

Кстати, размер суточных законом не ограничен, в ст. 217 НК РФ предусмотрены только их нормы для целей обложения НДФЛ и страховыми взносами, которые представляют собой необлагаемый минимум. Нормы суточных в командировке - 2018: для российских командировок — 700 руб., а для зарубежных — 2 500 руб., они же действовали и в 2017 году. Суммы, выдаваемые работнику по корпоративным нормам сверх лимита, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Как уплачивать страховые взносы с суточных, читайте в материале .

Расчет суточных по заграничным командировкам производится по отметкам таможенной службы в загранпаспорте командированного сотрудника. По общему правилу день пересечения границы на выезд из РФ считается как день за границей, день пересечения границы на въезд в РФ считается уже днем в РФ (п. 18 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Если суточные для поездки выданы в иностранной валюте, в целях НДФЛ они пересчитываются в рубли по курсу Банка России , в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки или на , если после возвращения из командировки сотрудник увольняется. А вот для целей расчета страховых взносов со сверхлимитных сумм суточных используется (письмо Минфина от 29.05.2017 № 03-15-06/32796).

Пример

Коммерческий директор ООО «Смоленские пивоварни» выехал из Смоленска в командировку 01.03.2018. В период с 02.03.2018 по 03.03.2018 он работал в Москве. 04.03.2018 уехал на поезде в Прагу. Поезд отправился в 7:45 04.03.2018, пересек границу РФ в 3:01 05.03.2018, прибыл в пункт назначения в 9:50 05.03.2018. Обратно директор вернулся самолетом до Москвы 09.03.2018 и в Смоленск прибыл 10.03.2018.

По корпоративным нормативам, дирекции установлены повышенные нормы суточных: 1 000 руб. для России, 50 евро — для европейских стран.

По графику командировки директору были выданы:

Рубли за 01.03.2018, 02.03.2018, 03.03.2018, 04.03.2018, 09.03.2018 и 10.03.2018 = 6 дней. Итого: 6 000 руб. суточных по России.
Евро за 05.03.2018, 06.03.2018, 07.03.2018, 08.03.2018 = 4 дня. Итого: 200 евро.

Авансовый отчет директор представил 13.03.2018. Этим же днем авансовый отчет был утвержден.

Курс евро, установленный Банком России, на 13.03.2018 — 69,7972 руб., на 31.03.2018 — 70,5618 руб.

Расчет суточных при командировке, принимаемых в расходы:

6 000 + 200 × 69,7972 = 19 959,44 руб.

Нормативы:

700 × 6 + 2500 × 4 = 14200 руб.

Обложению НДФЛ подлежит сумма: 6 000 + 200 × 70,5618 - 14 200 = 5 912,36 руб.

Страховые взносы бухгалтер ООО «Смоленские пивоварни» начислил на сумму: 19 959,44 - 14 200 = 5 759,44 руб.

ТК РФ не установлена обязанность работодателя выплачивать одинаковые суточные всем сотрудникам организации: их можно разделить на категории, закрепив за каждой из них в учетной политике соответствующую сумму. Об этом сказано в письме Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291 и письме Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1.

Также размер суточных при командировках в 2018 году можно сделать зависимым от нескольких факторов, например стоимости питания и проезда на пассажирском транспорте в месте командировки, занимаемой должности. Главное — закрепить изменения в учетной политике и положении о командировках.

Как уже выяснилось, суточные освобождены от удержания НДФЛ в пределах норм, указанных в НК РФ, то есть при выплатах суточных в большем, чем эта норма, размере на превышающую сумму налог начисляется. Для целей НДФЛ датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных признается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). При этом удержание следует производить из ближайшей выплаты заработной платы сотруднику, а перечислить налог в бюджет не позднее чем на следующий день после этой выплаты (об этом гласит п. 6 ст. 226 НК РФ).
Минфин РФ в письме от 01.10.2015 № 03-04-06/56259 указывает, что денежные средства, выплачиваемые работнику взамен суточных при однодневных командировках, не облагаются НДФЛ в размерах, предусмотренных п. 3 ст. 217 НК РФ.
Налоговый учет суточных для целей налога на прибыль не подразумевает нормирования, то есть они признаются в той сумме, в какой установлены на предприятии. Ст. 272 НК РФ говорит о том, что командировочные расходы признаются в учете на дату утверждения авансового отчета: это правило действует и для суточных.
Начиная с 2017 года на суточные сверх норм, установленных п. 3 ст. 217, начисляются страховые взносы на ВНиМ, ОПС и ОМС (п. 2 ст. 422 НК РФ). В письме Минфина России от 16.03.2017 № 03-15-06/15230 уточнено, что для суточных в иностранной валюте пересчет в рубли должен осуществляться по официальному курсу Центрального банка Российской Федерации, установленному на дату начисления суточных в пользу работника.
Днем начисления суточных для целей расчета страховых взносов понимается день утверждения авансового отчета (см. письмо Минфина РФ от 29.05.2017 № 03-15-06/32796). Взносы на травматизм на суточные как в пределах норм, так и сверх норм не начисляются (п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Об отражении суточных в 6-НДЛФ читайте в статье