Номенклатура дел кафедры на год. Составление номенклатуры дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов. Форма и структура номенклатуры дел

Главная / Авто

Ф едеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений...» скорректированы сроки хранения документов по личному составу путем внесения в новой статьи с номером 22.1. На нее в настоящее время нацелено основное внимание специалистов нашей отрасли - экспертов и практиков.

В статье устанавливается новый критерий определения сроков хранения документов по личному составу – 2002 / 2003 гг. как условная граница при установлении 50-летнего или 75-летнего сроков хранения . Но на этом изменения не заканчиваются.

Необходимо еще обратить внимание на то, что теперь коммерческие организации, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить свои кадровые документы столько же, сколько госструктуры (т.к. они помещены вместе в единый пункт внутри частей 1 и 2 статьи 22.1) – там используется формулировка «в течение» 75 / 50 лет. А остальные коммерческие организации должны хранить эти документы «не менее» 75 / 50 лет (пункты 3 частей 1 и 2 статьи 22.1). В государственные и муниципальные архивы подлежат передаче документы по личному составу только ликвидированных организаций. Таким образом, основная функция обеспечения социальных и пенсионных прав граждан / работников фактически возлагается на работодателей .

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года , хранятся:

в течение 75 лет

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года , хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Номенклатура дел организации - образец ее заполнения вы найдете в этой статье - оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?» .

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?» .

Как оформлять заголовки дел

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Где взять образец номенклатуры дел

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

Итоги

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

УТВЕРЖДЕНА

приказом Министерства финансов

Екатеринбург

Список сокращений

Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления

(отдела) в муниципальном образовании

Организационно-распорядительная деятельность

Казначейское исполнение бюджета

Планирование и анализ доходов бюджета

Финансирование предприятий муниципальной собственности

Финансирование государственных, муниципальных органов власти и государственных функций

Финансирование социальной сферы

Финансовый контроль

Правовое обеспечение деятельности

Бюджетный учет и отчетность по исполнению бюджетов различного уровня

Бюджетный учет и отчетность по исполнению сметы расходов управления

Управление персоналом

Материально-техническое обеспечение, транспорт, связь

Информационно-техническое обеспечение деятельности и защита информации

Социально-бытовое и медицинское обеспечение

Деятельность профсоюзной организации

Приложение 1. Форма номенклатуры дел организации

Приложение 2. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Список сокращений

	Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения, М., 2003
	до замены новыми
	до минования надобности
	для служебного пользования
	Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, М., 2004
	постоянно
	Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2000
	Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального Банка РФ, с указанием сроков хранения, М., 1994
	Федеральная налоговая служба России
	экспертно-проверочная комиссия

Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела) в муниципальном образовании (далее - управление).

Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел.

Финансовые управления, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство и архив, в соответствии с разделом 2 Основных правил работы ведомственных архивов, М., 1986.

При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику делопроизводства, сложившуюся в данном управлении и требования архивных учреждений к номенклатурам дел.

Примерная номенклатура построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура строится по структурному принципу, в соответствии с утвержденным штатным расписанием, и должна отражать все документы, образующиеся в деятельности управления, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой.

Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т. к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. Кроме того, состав документов, образующихся в делопроизводстве управления, может со временем меняться. Эти изменения также должны быть учтены при составлении конкретных номенклатур. При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в данном управлении не образуются.

В конкретной номенклатуре заголовки дел могут конкретизироваться. Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры.

В то же время несколько заголовков дел с одинаковыми сроками хранения при небольшом объеме документации могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело.

При небольшом объеме статистических отчетов управления с одинаковыми сроками хранения, они могут формироваться в одно дело с перечислением указанных статей и форм.

В графе 3 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей «Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального Банка РФ, с указанием сроков хранения» (ПЦБ), М., 1994, «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М., 2000, «Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения» М., 2003, «Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», М., 2004.

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными органами и учреждениями сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечнями типовых документов, либо путем оценки специалистами, экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности, и согласуются с ЭПК Управления архивами.

Документы с грифом «ДСП» группируются в отдельные дела. При небольшом количестве таких документов допускается группировать их в дела вместе с другими, по тому же вопросу, при этом данному делу присваивается гриф «ДСП» и соответствующие изменения вносятся в номенклатуру дел.

Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистами данного управления, ответственными за делопроизводство и архив.

Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Данные 1, 2 и 4-й граф конкретной номенклатуры проставляются на обложках дел.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В отличие от примерной в конкретной номенклатуре 5 граф, в графе 3 конкретной номенклатуры против каждого заголовка дела по завершению его проставляется количество частей, томов.

Уточнения к срокам хранения, указанные в графе 4 «Примечание» примерной номенклатуры, переносятся в конкретную, иные примечания могут быть опущены, однако учитываются при составлении конкретной номенклатуры. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметку о лицах, ответственных за формирование дел, о переходящих делах, об ограничении доступа к документам, о выделении дел к уничтожению. По истечении года, на который была составлена номенклатура, в конце ее ответственным за делопроизводство лицом подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел, отдельно постоянного и временного хранения.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке управления в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела)

в муниципальном образовании

Индекс дела	Заголовок дела	хранения и № статьи по	Примечание


	01. Организационно-распорядительная деятельность

	Нормативно-правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения) органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации
	Нормативно-правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения) органов законодательной и исполнительной власти Свердловской области		* Относящиеся к деятельности управления – пост.
	Нормативно-правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения) органов местного самоуправления		* Относящиеся к деятельности управления – пост.
	Протоколы совещаний, приказы Министерства финансов Свердловской области		* Относящиеся к деятельности управления – пост.
	Инструкции, регламенты, методические указания Министерства финансов Свердловской области по основной деятельности		* После замены новыми
	Положение об управлении, свидетельства о регистрации
	Положения о структурных подразделениях управления
	Приказы (распоряжения) начальника управления по основной деятельности
	Приказы (распоряжения) начальника управления по административно-хозяйственным вопросам
	Протоколы совещаний у начальника управления
	Протоколы оперативных совещаний структурных подразделений управления
	Годовой план работы управления
	Годовые планы работы структурных подразделений управления
	Оперативные планы работы управления, структурных подразделений
	Годовой отчет о работе управления
	Квартальные отчеты о работе управления		* При отсутствии годовых, полугодовых – пост.
	Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства управления
	Приемо-сдаточные акты, составленные при смене должностных и материально-ответственных лиц		* После смены должностного, материально-ответственного лица
	Докладные, служебные записки сотрудников управления
	Документы (акты, заключения, предписания, справки и др.) о проверках работы управления
	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы); документы по их рассмотрению		* В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения
	Документы (справки, обзоры, вырезки из газет, аудиовизуальные документы и др.) по истории управления
	Документы (информации, вырезки из газет, обзоры и др.) по основной деятельности		* Освещающие историю управления – пост.
	Переписка с Министерством финансов Свердловской области по основной деятельности
	Переписка с органами законодательной и исполнительной власти Свердловской области, органами местного самоуправления по основной деятельности
	Переписка с предприятиями, учреждениями, организациями по основной деятельности
	Журнал регистрации приказов (распоряжений) начальника управления по основной деятельности		* Хранится в управлении. При ликвидации передается в государственный архив, если может быть использован в качестве научно-справочного аппарата
	Журнал регистрации приказов (распоряжений) начальника управления по административно-хозяйственным вопросам
	Журнал регистрации поступающих документов
	Журнал регистрации отправляемых документов
	Журнал (карточки) учета исполнения документов, поставленных на контроль
	Журнал регистрации обращений граждан
	Журнал регистрации приема посетителей
	Журнал учета принятых и отправленных телефонограмм, телеграмм
	Журнал учета принятых и отправленных факсограмм
	Журнал регистрации докладных, служебных записок сотрудников управления



	02. Формирование и исполнение бюджета

	Положения, инструкции, методические рекомендации, правила, порядок, информационные письма федеральных, областных и муниципальных органов исполнительной власти о бюджетном процессе , бюджетной классификации		* После замены новыми
	Бюджет муниципального образования, документы к нему
	Проект бюджета муниципального образования, документы к нему
	Сметы доходов и расходов распорядителей бюджетных средств и бюджетных учреждений *
	Пояснительная записка к годовому отчету управления об исполнении бюджета муниципального образования, документы к ней

	Переписка с бюджетополучателями об исполнении бюджета и финансировании
	Переписка с муниципальными органами исполнительной власти, учреждениями, предприятиями муниципального образования о выдаче и возврате кредитов
	Сводные реестры лимитов бюджетных обязательств муниципального образования
	Сводные реестры расходных обязательств муниципального образования
		* После закрытия счета
	Аннулированные карточки с образцами подписей клиентов
	Заявки учреждений, предприятий муниципального образования на финансирование

	Реестры финансирования организаций-бюджетополучателей
	Книга регистрации лицевых счетов






	04. Планирование и анализ доходов бюджета

	Нормативно-правовые акты органов государственной власти и местного самоуправления. Копии		* Относящиеся к деятельности управления – постоянно
	Прогноз поступления доходов в бюджет муниципального образования, документы к нему
	Документы (заявления, акты сверки, уведомления и др.) по вопросам возвратов налогоплательщикам налогов, сборов и др. обязательных платежей
	Документы (копии решений, распоряжений; согласования, отчеты, договоры) о предоставлении инвестиционного налогового кредита
	Документы (анализы, сведения, итоги недоимки с разбивкой по налогам и переписка) о недоимке в бюджетную систему
	Документы (информации, сведения, переписка и др.) о поступлении доходов в бюджет муниципального образования
	Документы (анализы, пояснительные записки и др.) об исполнении доходной части бюджета муниципального образования
	Документы инспекции ФНС России, предоставляемые для анализа и составления проекта бюджета (отчеты ф. , 4-НМ)
	Документы (протоколы, решения, сведения и переписка) о признании безнадежными к взысканию и списании недоимки, задолженности по налогам, пеням и штрафам

	Документы (копии решений, договоры, отчеты, расчеты) о предоставлении рассроченных кредитов предприятиям агропромышленного комплекса		* После истечения срока действия договора
	Документы (копии решений, договоры, отчеты, расчеты) о выдаче кредитов предприятиям торговли, потребкооперации, крестьянским, фермерским хозяйствам		* После истечения срока действия договора
	Переписка о предоставлении кредитов, субсидий предприятиям агропромышленного комплекса




	09. Финансовый контроль

	Квартальные планы контрольно-ревизионной работы
	Годовой отчет управления о результатах контрольно-ревизионной работы, объяснительная записка к нему
	Квартальные отчеты управления о результатах контрольно-ревизионной работы
	Документы (акты, справки, переписка и др.) о проведении проверок по заданиям Министерства финансов Свердловской области*		* По каждому учреждению, предприятию может быть заведено отдельное дело
	Документы (акты, справки, переписка и др.) о проведении проверок по заданиям правоохранительных органов*		* По каждому учреждению, предприятию может быть заведено отдельное дело
	Документы (распоряжения, планы, программы проведения проверок, акты, справки, объяснительные записки и др.) о проведении плановых проверок учреждений, организаций-бюджетополучателей*		* По каждому учреждению, предприятию может быть заведено отдельное дело
	Постановления о взыскании штрафных санкций за нецелевое использование бюджетных средств
	Информации, доклады о результатах проверок и ревизий, направленные в органы местного самоуправления
	Переписка по вопросам финансового контроля
	Книга учета нарушений, выявленных в ходе проверок



	10. Правовое обеспечение деятельности

	Нормативно-правовые акты законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов, органов местного самоуправления. Копии
	Устав муниципального образования. Копия		* После замены новым
	Заключения управления на проекты решений, постановлений, распоряжений
	Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, протоколов, определений, решений, характеристик и др.) представляемых в правоохранительные, судебные органы		* После вынесения решения
	Переписка по правовым вопросам
	Журнал регистрации исков и претензий



	11. Бюджетный учет и отчетность по исполнению бюджетов различного уровня


	Сводки о выполнении планов по доходам и расходам денежных средств бюджета муниципального образования
	Акты, справки документальных проверок постановки бюджетного учета и отчетности управления Министерством финансов Свердловской области
	Акты сверки управления с отделением Федерального казначейства и инспекцией ФНС России о перечисленных и поступивших платежах и других доходах в бюджет муниципального образования
	Акты инвентаризации задолженности по бюджетным кредитам и состояния муниципального долга по полученным и предоставленным кредитам
	Заключения управления по возвратам неналоговых платежей (доходов)
	Выписки из банковского счета местного бюджета
	Выписки из лицевого счета отделения федерального казначейства по исполнению областного бюджета и документы к ним
	Выписки из лицевого счета отделения федерального казначейства по исполнению местного бюджета и документы к ним
	Оборотные ведомости по доходам местного бюджета
	Ведомости учета внутренних расчетов между органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджета
	Ведомости учета невыясненных поступлений
	Переписка с предприятиями, организациями муниципального образования о финансировании, организации и ведении бюджетного учета и отчетности
	Главная книга по исполнению бюджета муниципального образования		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Главная книга по ведению учета финансирования муниципальных учреждений, выполняющих государственные функции		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Муниципальная долговая книга
	Карточки учета выданных кредитов		* После погашения кредитов
	Карточки учета получателей бюджетных средств и кассовых расходов
	Журналы бухгалтерских операций и документы к ним		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Книга учета платежных поручений		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Журнал регистрации договоров о предоставлении бюджетных кредитов
	Книга учета долгов муниципальных предприятий по кредитным договорам		* После окончания срока действия последнего договора
	Сводные реестры поступления и выбытия бюджетных средств
	Реестр поручительств, выданных администрацией муниципального образования по кредитным договорам		* После окончания срока действия последнего договора
	Журнал учета чековых книжек



	12. Бюджетный учет и отчетность по исполнению сметы расходов управления

	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области о бюджетном учете и отчетности, присланные для сведения
	Положения о премировании работников и оказании материальной помощи		* После замены новыми
	Годовая смета расходов, штатное расписание управления и документы к ним
	Годовой бухгалтерский отчет управления об исполнении сметы расходов на содержание аппарата управления
	Квартальные бухгалтерские отчеты управления об исполнении сметы расходов на содержание аппарата управления		* При отсутствии годовых – пост.
	Ежемесячные бухгалтерские отчеты управления об исполнении сметы расходов на содержание аппарата управления		* При отсутствии годовых – пост.
	Налоговые декларации управления по уплате налога на прибыль , имущество, НДС и транспортного налога
	Квартальные отчеты управления по уплате налога на прибыль, имущество, НДС		* При отсутствии годовых – пост.
	Налоговые декларации по единому социальному налогу, по государственному пенсионному страхованию
		* После истечения срока действия договора
	Акты, справки документальных проверок исполнения сметы расходов управления Министерством финансов Свердловской области и другими контролирующими органами

	Исполнительные листы и реестр исполнительных листов		* Не менее 5 лет
	Оборотные ведомости по балансовым и забалансовым счетам		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов
	Документы (протоколы, акты, сличительные ведомости и др.) об инвентаризации имущества управления		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения








	13. Управление персоналом

	Нормативно-правовые акты законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов, органов местного самоуправления по вопросам организации работы с персоналом. Копии*		* Относящиеся к деятельности управления – пост.

	Журнал учета личных дел работников управления



	14. Материально-техническое обеспечение, транспорт, связь

	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области по вопросам материально-технического и хозяйственного обеспечения, присланные для сведения
	Свидетельства о владении, пользовании, распоряжении имуществом
	Положение о конкурсной комиссии по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг управления
	Протоколы заседаний конкурсной комиссии по проведению торгов (конкурсов) на закупку товаров и документы к ним
	Годовые сведения управления об автотранспорте и о протяженности ведомственных и частных автодорог (ф. (автотранспорт)
	Договоры о материально-техническом обеспечении и документы к ним		* После истечения срока действия договора
	Договоры о сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду) и документы (технические паспорта, планы, схемы) к ним
	Паспорта зданий* и оборудования		* Памятников архитектуры – пост. ** После ликвидации здания, оборудования
	Договоры подряда на строительство, реконструкцию и ремонт объектов
	Паспорта транспортных средств	До списания транспортных средств
	Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии, ремонте и списании транспортных средств		* После списания транспортных средств
	Переписка управления об административно-хозяйственной деятельности
	Карточки учета материальных ценностей у работников управления		* После списания материально-имущественных ценностей. При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Акты, справки об уничтожении печатей, штампов		* При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков – пост.
	Журнал оттисков печатей и штампов
	Журнал учета выдачи печатей и штампов, ключей



	15. Информационно-техническое обеспечение деятельности и защита информации

	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области по вопросам использования технических и программных средств, организации автоматизированного информационного обмена		* После замены новыми
	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области по вопросам информационной безопасности и защиты информации		* После замены новыми
	Положение об организации информационной безопасности управления
	Перечень сведений конфиденциального характера*
	Технический паспорт на защищаемое помещение*		** После ликвидации здания, списания оборудования
	Документы (акты, протоколы, справки) о проверках обеспечения защиты информации
	Переписка по вопросам защиты информации
	Протоколы приема-передачи данных на электронных носителях
	Журнал учета доступа к информационным ресурсам, содержащим сведения, составляющие служебную тайну*	62к ПД МНС



	16. Социально-бытовое и медицинское обеспечение


	Положение о комиссии по социальному страхованию
	Протоколы заседаний комиссии по социальному страхованию		* При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Документы (списки, справки, ведомости, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании, отдыхе работников управления и членов их семей





	17. Деятельность профсоюзной организации

	Протоколы профсоюзных собраний, заседаний профсоюзного комитета, документы к ним
	Документы (справки, акты, докладные записки, заявления, переписка и др.) об осуществлении профсоюзной деятельности
	Ведомости учета членских взносов



	18. Архив

	Нормативные и методические документы (правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации) по организации делопроизводства и архивного дела, присланные для сведения
	Положение об архиве, экспертной комиссии управления
	Инструкция управления по делопроизводству
	Протоколы заседаний экспертной комиссии управления
	Документы (справки, акты и др.) о проверке состояния делопроизводства и условий хранения документов в архиве управления
	Номенклатура дел управления
	Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния приема и передачи, выделения документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов,)		* При ликвидации управления передается на государственное хранение
	Описи дел постоянного хранения управления
	Описи дел по личному составу управления		* После уничтожения дел
	Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения		* После уничтожения дел
	Журнал регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
	Книга (журнал) учета выдачи дел во временное пользование



Составитель: Ведущий специалист Управления архивами Свердловской области






СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области от 01.01.2001 № 14

Приложение 1

Формат А4 (210х297)

Форма номенклатуры дел организации

Приложение 2

Формат А4 (210х297)

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.
Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.

Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.

Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне. В частности, там нет приказов, уведомлений.

Типовая номенклатура дел организации, перечень

	Заголовок документа	Нормативный акт


	Приходно-расходная книга по и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них





	Приказы по основной деятельности
	ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
	Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации



	Документы о проведении работ в выходные и праздничные дни
	Положение о коммерческой тайне	Ст. 10 Закона о коммерческой тайне
	Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы.

В отделе кадров хранится большое количество дел. Организовать правильный документооборот, правильно определить сроки хранения, поможет номенклатура дел. Именно о ней мы и поговорим в данной статье.

Из этой статьи вы узнаете:

для чего нужна номенклатура дел отдела кадров на 2019 год;
как правильно составить документ;
что включает в себя номенклатура дел.

Что такое номенклатура дел отдела кадров

Итак, номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, которые создает организация, с указанием сроков их хранения. Такое определение дает ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденный приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст. Фактически, это список документов организации, в нашем случае кадровых.

Номенклатура дел создается для того чтобы обеспечить делопроизводство в организации, а именно, правильно формировать, учитывать и хранить необходимые дела.

Кроме того, данный перечень дел систематизирует документооборот, она систематизирует информацию и является главным учетным документом.

Как правило, номенклатура дел составляется по каждому структурному или обособленному подразделению. Кроме того, создается единый сводный перечень дел в целом по организации. В этой связи, в отделе кадров существует собственная номенклатура дел отдела кадров. В бухгалтерии будет применяться перечень дел бухгалтерии и т.д.

Имеется три типа номенклатуры дел:

типовая,
примерная,
индивидуальная.

Для каждой организации создается собственная индивидуальная номенклатура дел. Но разработать ее можно на основе типового перечня дел.

Перечень создается с целью учета всех дел, которые ведутся в организации в целом или отдельно по каждому структурному подразделению. Кроме того, с помощью этого документа осуществляется надлежащая группировка дел по тематике и разделам. Также перечень требуется для обеспечения хранения дел в хронологической последовательности и определения сроков хранения конкретных документов.

В большинстве случае составление номенклатуры дел не является обязательным. Обеспечить составление перечня должны только те организации, которые включены в перечень субъектов, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Поэтому большая часть коммерческих организаций не обязана разрабатывать номенклатуру дел, но ее создание будет в интересах самой организации, поскольку позволит обеспечить регламентацию и правильное хранение дел.

Как составить номенклатуру дел отдела кадров на 2019 год

Итак, номенклатура дел создается на каждый календарный год. Поэтому на 2019 года необходимо сформировать самостоятельный перечень дел.

В номенклатуру отдела кадров надо включать все дела, которые создаются в данном структурном подразделении. Как правило, в данный перечень включаются документы на бумажных носителях. Между тем, в последнее время активно развивается электронный документооборот. В этой связи в каждом тематическом подразделе перечня надо привести список документов, которые создаются и хранятся в электронном виде.

Создание номенклатуры дел состоит из последовательных действий. В первую очередь, надо определиться с ответственным работником, которому будет поручен данный объем работ. Как правило, перечень дел в отделе кадров составляет руководитель отдела или инспектор отдела кадров. За основу можно взять форму, которая приведена в приложении 8 ГСДОУ, утв. приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. В этом документе также можно найти основные правила заполнения разделов номенклатуры.

Предлагается формировать документ из следующих разделов:

индекс дела;
название дела (заголовок);
количество дел;
срок хранения дела. Отметим, что сроки хранения дел приведены в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
примечания.

Теперь остановимся подробнее на заполнении каждого раздела.

Индекс , как правило, формируется из цифрового обозначения. Но некоторые организации присваивают индексу буквенный код. Так, каждому структурному подразделению присваивается собственный номер и он должен присутствовать в индексе. И дополнительно присваивается порядковый номер дела. Также специальный номер может обозначать категорию дел. Поэтому индекс, например, может выглядеть следующим образом: 02-08. Из них 02 – это цифровое обозначение отдела кадров, а 08 – номер дела.

Далее идет следующая графа - наименование дела . Как правило, при формировании учитывается степень важности документов. В данной графе сначала перечисляются наиболее значимые документы, например, организационные документы компании. Далее перечисляются все категории документов: локальные акты, штатное расписание, график отпусков, приказы, акты, учетные документы и т.д.

Отметим, что из заголовка дела должно быть четко понятно, какие именно документы входят в перечень, т.е. должно быть ясно содержание дела. Не рекомендуется использовать неопределенные формулировки, такие, например, как «разные документы». Вместо этого используйте более конкретные названия, например, «Исходящие документы».

Следующая графа 3 – количество дел . В ней надо указать общее количество дел. Эту графу надо заполнить по окончании календарного года, когда заканчивается срок действия номенклатуры на год.

Далее идет графа 5 – срок хранения дела . При заполнении этого реквизита надо руководствоваться сроком хранения кадровых документов, указанным в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

И последняя графа – Примечания . Здесь надо указывать информацию. Которая не была учтена в предыдущих графах, но имеет важное значение. Например, в данной графе можно указать дату заведения дела.

Перечень дел в приведенном порядке может быть составлена в отношении каждого структурного подразделения. По этим правилам составляется номенклатура дел отдела кадров на 2019 год.

В заключении еще раз отменим, что хотя составление номенклатуры деля не является обязательным для большинства организаций, этот документ крайне удобен для регламентации, учета и обеспечения хранения документов отдела кадров. Поэтому рекомендуем ежегодно составлять такой документ. Поскольку он значительно облегчает организацию документооборота в организации в целом, и в кадровой службе в частности.