Кто утверждает номенклатуру дел. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел. Что это за документ

Номенклатура дел организации в обычном режиме проходить корректировку на протяжении четвертого квартала каждого года. Как правило, если предприятие стабильное работает, то результатом такого процесс становится незначительно уточнение и, возможно, некие мелкие дополнения, необходимость в которых стала понятна в текущем периоде. Такой тип документа носит плановый характер, так как предполагает, что его составитель хотя бы примерно представляет себе последующий период работы компании, направление ее развития и иные элементы, которые могут потребовать уточнения. Во многих случаях, номенклатура составляется однажды и требует незначительных правок даже не каждый год, а раз 5 или 10 лет. Этот документ считается правильно составленным и учитывающим все возможные особенности развития. К сожалению, не у всех организаций есть такая сфера деятельности, позволяющая делать настолько долгосрочные прогнозы с абсолютной точностью.

Назначение номенклатуры

Составление номенклатуры дел имеет цель четкого закрепления определенной структуры документов компании и их группировки по некоторым признакам. Они собираются в конкретные дела, которые также известны под названием «первичные комплексы». Главным фактором в этом объединении являются заголовки, обязанные быть настолько понятные всем заинтересованным лицам, насколько это вообще возможно. Весь комплекс мер называется «формирование дела». После этого появляется возможность производить учет документов, их систематизацию, ускорять поиск нужных бумаг и обеспечивать их сохранность на протяжении определенного периода времени. Номенклатура дел учреждения, организации или другого юридического лица чаще всего является отправной точкой для разработки иных видов классификаторов, которые могут понадобиться для качественной дальнейшей работы. Кроме всего прочего, этот вид документа может становиться основанием для отправки бумаг в архив, их уничтожения и других видов обработки, которые только могут понадобиться в процессе деятельности компании. Если в частной компании или фирме номенклатура может не составляться вообще или составляться весьма условно, то для государственных предприятий или учреждений, она является очень важным документом, который в обязательном порядке обязан участвовать в процессе делопроизводства.

Структурный вид

Номенклатура дел — документ, который разделяется на несколько основных видов. Одним из них является как раз структурный вид. Он подразумевает, что все разделение документации будет происходить исключительно по принципу того, из какого конкретно отдела или структурного подразделения она поступила. Главной особенностью оформления в данном случае является требование учета особенности работы организации. То есть, нужно понимать значимость тех или иных отделов. Подобная номенклатура дел организации, образец которой представлен в таблице ниже, обычно начинает с того самого подразделения, которое и занимается составлением данного документа. Причина очень проста — эта вроде бы достаточно обычная бумага может стать краеугольным камнем всех процессов, протекающих в компании. Естественно, что она очень важна. А если это так, значит и составляющий ее отдел отличается повышенной значимостью. После этого, идут остальные подразделения, по мере их важности, заканчиваясь самыми незначительными структурами, не играющими особой роли в деятельности фирмы, типа общественных организаций или профсоюзов.

Пример правильно и неправильного вариантов составления:

Как можно заметить, в левом столбце выстроена достаточно понятная система. Именно в секретариате происходит формирование большинства документов. Входит сюда и номенклатура дел организации. В кадрах осуществляться подбор всех остальных людей, которые будут работать в компании, так что его значимость также нельзя не учитывать. Бухгалтерия очень важна, ведь именно она отвечает за работу с деньгами. Дальше могут идти все отделы, которые эти деньги зарабатывают или помогают зарабатывать. В самом конце идет структура, которая, с точки зрения компании, вообще не нужна (хотя сотрудники с этим могут не согласиться). Она не зарабатывает денег и только вводит фирму в расходы, требуя повысить заработную плату, обеспечить лучшие условия труда и так далее. Правый столбец выстраивался по алфавиту, что неудобно и неправильно.

Производственно-отраслевой вид

Этот вид подразумевает, что составитель будет в первую очередь ориентироваться на то, к какой сфере деятельности относится та или иная бумага. Он является одним из самых понятных видов, которые может принимать номенклатура дел организации. Образец может выглядеть как перечень задач, решаемых компанией, разделенный по графам. На первом месте может стоять «Организация деятельности», следом за ней - «Управление персоналом и кадрами» и так далее. По названиям сразу можно будет понять, какие именно документы можно найти в том или ином деле, что и является одной из задач формирования номенклатуры. Следует отметить, что именно этот вариант является попутно одним из самых сложных, так как далеко не каждый человек обладает настолько развитой фантазией и пониманием абсолютно всех, даже самых мелких нюансов работы компании. При такой системе, несколько первых лет номенклатура представляет собой очень разобщенный документ, который постепенно выстраивается в элегантную структуру, понятную всем заинтересованным лицам.

Функциональный вид

Этот вид — самый простой. Номенклатура дел в школе часто создается именно подобным образом. Суть его заключается в том, к чему относится документ и кто его создал. То есть, если в предыдущем случае больший упор шел на то, к какой сфере деятельности относится та или иная бумага, то в данном случае большее значение имеет что именно она делает или кто ее создавал. К примеру, на первом месте может стоять «Делопроизводство», дальше идти «Руководство» и так далее. Главным минусом подобного подхода является его небольшое удобство. В отличие от двух предыдущих вариантов, при таком решении проблемы не всегда можно обнаружить нужные документы именно там, где с точки зрения конкретного человека, они обязаны быть.

Индивидуальная номенклатура

Под таким видом фигурирует номенклатура дел отдела, подразделения или какой-то иной структуры, которая существует в организации. То есть, это конкретный перечень документов, с которыми работают именно тут и нигде больше. Она максимально конкретна и часто меняется, так как названия и типы бумаг, с которыми работают люди, также постоянно изменяются в ту или иную сторону. Составление номенклатуры дел такой разновидности по большей части возлагается непосредственно на сотрудников именно этого отдела, так как только они имеют возможность оценить, что именно и в каком порядке должно располагаться. Она создается на базе типовой формы, обязательной для всех отделов или некоторой их части.

Типовая номенклатура дел

Это основа основ. Она включает в себя базовые подразделы и разделы, на примере которых остальные отделы будут создавать свои собственные, более расширенные аналогичные документы. Эта номенклатура обязательна для использования всеми лицами, так или иначе, работающими с документацией. Но чтобы создать ее, необходима некая отправная точка, на основе которой и будет нарастать остальная часть. Таким документом выступает примерная номенклатура дел.

Примерная номенклатура

По своей сути, этот документ представляет собой черновик, используемый сотрудниками секретариата (или любого другого аналогичного отдела) для создания собственной схожей бумаги. Чаще всего берутся некие усредненные, общие для всех примеры, которые условно подгоняются под потребности текущей организации. Потом, уже с учетом имеющегося, ответственное лицо получает нужную информацию от заинтересованных структурных подразделений, изучает ее, и на основании всего этого создает такой документ, как типовая номенклатура дел. Сразу и с нуля ее сделать практически невозможно. Зачастую во многих новообразованных предприятиях, несколько раз меняется и структура и остальные особенности этого документа, пока не будет выбран оптимальный и самый удобный, причем не только для одного конкретного лица, но и для всех сотрудников в целом.

Данные для разработки

Вся процедура создания номенклатуры может создаваться на основании трех базовых документов, которые, в той или иной степени, имеют к ней отношение. Первым является перечень типовых управленческих архивных документов, который был утвержден Министерством культуры в августе 2010 года под номером 558. Второй документ — перечень типовых архивных НТД, утвержденный тем же органом в июле 2007 года. Имеет номер 1182. Последний полезный документ — основные правила работы архивов организаций. Он был одобрен 06.02.2002. Благодаря той информации, которая представлена в указанных выше государственных нормах, можно составить примерную или типовую номенклатуру. Далее, на их основании, каждый отдел создает свой аналогичный документ. К примеру, для главбуха это будет номенклатура дел бухгалтерии и так далее. Делопроизводитель, собрав все подготовленные бумаги, начинает их анализировать. На этой основе и создается общая номенклатура для всей организации в целом.

Последовательность разработки номенклатуры

Весь процесс формирования документа можно условно разделить на четыре основных шага. Подбор оптимальной схемы и вида, написание заголовков вместе со сроками, расположение заголовков правильным образом, который описан выше, и последнее — окончательное формирование и утверждение. К примеру, нужна номенклатура дел отдела кадров. Сначала определяем, как именно это будет выглядеть. Допустим, выбран функциональный вид. На его основе создает заголовки. Они необязательно сразу должны быть расположены в нужном порядке, но рекомендуется сразу же вписывать сроки хранения (в некоторых случаях на них также можно ориентироваться). Когда это выполнено, берем созданную информацию и логически расставляем ее по мере важности. В результате получаем стройную схему, которую осталось только должным образом оформить и подписать у руководства. Любые спорные вопросы лучше уточнять у заинтересованных лиц, чтобы кажущиеся одинаковыми документы не попали в одну строку, являясь, по сути, абсолютно разными по своему назначению, форме, составлению и уж тем более — по сроку службы.

Особенности оформления

В целом в самом оформлении ничего сложного нет. Допускаются некоторые изменения или дополнения, но вполне удобно пользоваться и базовой формой, найти которую не составляет труда. Номенклатура дел организации должна содержать название самого документа, организации, регистрационный номер и дату, год, на который утверждается и поле для руководства, в котором оно может поставить свою подпись с грифом «Утверждаю». Это все указывается в шапке. Дальше идет список с подходящими полями и другой подобной информацией.

Примерная таблица оформления номенклатуры:

В самом конце проставляется подпись лица, которое отвечало за создание документа и его руководителя. Как можно заметить, ничего сложного тут нет. Главное — правильно написать заголовки и верно определить срок хранения. Как сказано выше, допускается внесение изменений. К примеру, в некоторых случаях одного поля «Пометки» может быть недостаточно. Создатель номенклатуры может посчитать что для эффективности ее использования может понадобиться несколько других столбцов. По своей сути они могут быть похожи на те же «Пометки», но информация там будет указываться более специфичная, типа ответственно лица, срока замены копий на оригиналы или ещё чего-то подобного. Тут уже полностью и целиком все зависит как от самого предприятия, так и от создателя номенклатуры, его знаний, особенностей и умений.

Итог

Номенклатура дел организации — важный документ, необходимый для качественной и эффективной ее работы. Особенно — в части документооборота. Она может разделяться на несколько видов и типов, каждый из которых обладает собственными особенностями и может быть как удобен, так и неудобен в той или иной ситуации. Формирование номенклатуры не отличается особой сложностью, но требует аккуратного и вдумчивого подхода, вне зависимости от выбранной формы или типа. Процесс создания в первую очередь завязан на формулирование заголовков и определение сроков хранения документации. Все виды номенклатур обязаны быть согласованы в письменном виде у руководства во избежание возможных проблем в будущем. Все лица, которые, так или иначе, работают с документами обязаны учитывать особенности формирования дел и информацию, указанную в соответствующей номенклатуре. Правильный, точный и внимательный подход к созданию этого документа значительно облегчает дальнейшую работу каждого отдела и всей организации в целом что, в свою очередь, положительно влияет на экономические показатели и эффективность труда.

Зачем нужна номенклатура дел?

Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Такие определения дает введенный в действие с 1 марта 2014 года «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации (финансовые, хозяйственные, кадровые и другие). Это многофункциональный документ, который необходим, чтобы:

• учесть все дела, которые заводят в организации (это поможет обеспечить их быстрый поиск и сохранность);
• сгруппировать определенные виды документов (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и т.д.);
• обеспечить порядок формирования дел (хронологическую, логическую последовательность документов в делах и т.д.);
• установить необходимые сроки хранения документов.

Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для сдачи их в архив или, наоборот, для уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

Обязательно ли составлять номенклатуру дел?

Составление номенклатуры дел предусмотрено «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Составление номенклатуры дел обязательно, если организация включена в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В первую очередь это касается муниципальных и государственных учреждений. В некоторых случаях коммерческие организации тоже могут попасть в этот список (например, нотариальные конторы). Но и всем остальным составлять номенклатуру дел необходимо, чтобы систематизировать делопроизводство и исполнить требования ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, в которой говорится, что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов. К таким документам относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой организации.

Когда нужно составлять номенклатуру дел?

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. То есть сейчас, в декабре, самое время составить и утвердить номенклатуру дел на 2015 год.

Что включать в состав номенклатуры дел?

В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.). Дела и документы ограниченного доступа с грифом «ДСП» – для служебного пользования (содержащие коммерческую или банковскую тайну, другие документы с конфиденциальной информацией) – также следует включать в номенклатуру дел.

Не забудьте включить в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Но если, скажем, профсоюз – это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив. Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.

Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. Единицей измерения в данном случае может быть файл и все необходимые для его поиска и идентификации реквизиты. В некоторых организациях электронные документы фиксируют в виде последнего раздела номенклатуры или формируют отдельную номенклатуру только для них.

С чего начать разработку номенклатуры?

Ответственность за разработку номенклатуры дел в крупных учреждениях обычно несет служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и т.д.), в небольших организациях – делопроизводитель, секретарь или другое, назначенное руководителем, лицо. В коммерческих организациях у секретаря зачастую недостает квалификации, и обязанность по составлению номенклатуры ложится на плечи кадровой службы, ведь именно здесь создается большинство документов длительного хранения. Сведения, необходимые для составления номенклатуры, должны предоставить все структурные подразделения организации, поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа, в котором указано, в какой срок должна быть предоставлена информация о заводимых в подразделениях делах и видах документов.

Возможно, для сферы деятельности вашей организации вышестоящими министерствами и ведомствами разработаны типовые и примерные номенклатуры дел, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Обязательно уточняйте эту деталь. Учтите, что типовые номенклатуры обязательны для исполнения (то есть необходимо соблюдать указанный в них состав дел, единую индексацию и сроки хранения документов). Примерная номенклатура дел служит лишь ориентиром для составления индивидуального документа организации. Например, для нотариусов разработана «Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой» (утв. решением Правления ФНП от 12.11.2012, приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229); для мировых судей – «Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей» (утв. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ 09.06.2011) и т.д. Крупные компании, например холдинги, также могут разрабатывать для своих филиалов, дочерних компаний и представительств типовые или примерные номенклатуры, чтобы обеспечить единообразие своей документации.

Большинству коммерческих организаций приходится разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно. В этом помогут такие нормативные акты, как:

• «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
• раздел 5 Постановления правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• пункт 3.5.1 «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
• «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры РФ 28.04.2011 № 412. Он содержит виды документов, используемые в строительстве, производстве, научно-исследовательской, проектной и некоторых других видах деятельности.

Также необходимо внимательно изучить Устав, штатное расписание, локальные нормативные акты организации, Положения о структурных подразделениях, правила, инструкции, стандарты, описи дел и т.п. – в них обычно содержатся ссылки на применяемые в организации документы.

Сначала готовят номенклатуры дел структурных подразделений и уже на их основе составляют сводную номенклатуру дел организации. В некоторых случаях используют функциональный, а не структурный принцип, то есть названиями разделов номенклатуры служат не подразделения, а функции (допустим, планирование, финансирование, производство, учет кадров и т.д.). Мы рассмотрим более распространенный вариант.

Составляем номенклатуру дел структурного подразделения

Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в приложении 8 к «Основным Правилам работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Она оформляется на общем бланке организации (правила оформления общего бланка установлены «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст).

Основная часть номенклатуры представлена в табличной форме, содержащей пять граф:

• индексы дел;
• заголовки дел (томов, частей);
• количество дел (томов, частей);
• сроки хранения дел (томов, частей) и номера статей по перечню;
• примечание.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, 04-05, где 04 – обозначение отдела кадров, а 05 – порядковый номер дела по номенклатуре. Он может состоять не из двух, а из трех пар цифр. Например, 03-02-07, где 03 – обозначение финансово-экономического департамента, 02 – обозначение входящей в его состав бухгалтерии, а 07 – порядковый номер дела по номенклатуре. Вместо цифровой индексации в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр). Чтобы при составлении номенклатуры дел следующего года можно было сохранить те же индексы, что и в этом году, в каждом разделе оставляют несколько свободных строк для заведения ранее не предусмотренных дел (как правило, не более 5–7).

Во второй графе номенклатуры указывают заголовки дел. Их располагают по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (начинают с документов вышестоящей организации, затем идут документы руководителя организации, после них – документы, изданные в структурном подразделении). Далее перечисляют прочие правила, положения, инструкции, разработанные в самой организации или присланные для сведения. Затем перечисляют заголовки дел с планами и отчетами (сначала годовые, затем квартальные, после – месячные). Проекты распорядительных документов, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки однотипных дел (например, дел с личными карточками работников) вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке.

В кадровой службе за основу можно взять такую последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре:

• штатное расписание и изменения в нем (обычно в кадровой службе хранятся копии, а оригиналы находятся в службе документационного обеспечения управления вместе с приказами по основной деятельности);
• локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка и другие);
• приказы (по основной деятельности и по личному составу);
• документы, являющиеся основаниями к изданию приказов (справки, заявления, объяснительные и докладные записки, акты и т.п.);
• трудовые договоры (а также изменения к ним, соглашения о расторжении трудовых договоров);
• учетные документы работников (личные карточки, личные дела, журналы регистрации приказов, договоров и т.п.);
• персональные документы работников (трудовые книжки, копии паспортов и других личных документов, справки об установлении инвалидности и т.п.);
• планы и отчеты кадровой службы;
• переписка со сторонними организациями (с военкоматом, пенсионным фондом и т.п.);
• документы временных комиссий, комитетов, рабочих групп и т.п.

К составлению заголовков дел существуют определенные требования (п. 3.4.9 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы» и т. д.). Заголовок дела составляют из сочетания следующих элементов:

• название вида документа (приказы, положения, протоколы и т.д.) или, если в состав дела входят разные виды документов, наименование рода заводимого дела (переписка, документы);
• автор документа (название организации или структурного подразделения);
• корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы);
• краткое содержание документов дела (суть документа, например «по вопросам аттестации рабочих»);
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• отметка о том, что дело сформировано из копий документов, а не оригиналов.

Например, «Переписка с военным комиссариатом Заводского района г. Орел», «Документы о профессиональной подготовке и повышении квалификации рабочих СУ-3 (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)».

Каждое дело не должно превышать 250 листов или иметь толщину более 3–4 см. Поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. Если предполагается, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка: например, «Приказы об увольнении работников. Т. 1. 01.01.2015 – 30.06.2015».

Третья графа номенклатуры дел (количество дел) заполняется в последнюю очередь, уже по окончании календарного года, по фактически заведенным делам. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» делается запись «не формировалось».

В четвертой графе на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) указывают сроки хранения дел и номера статей по перечню. Данный перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

Если в Перечне нет необходимого документа, то срок хранения определяют по «Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры РФ 28.04.2011 № 412). Ведомственные перечни применяются для установления сроков хранения специфичных для конкретной отрасли документов. Если для данного вида деятельности разработана типовая или примерная номенклатура, то сроки переносятся из нее. Самостоятельно определять срок хранения документов организация не вправе. Если необходимый вид документа в перечнях не найден, то срок его хранения устанавливается экспертной комиссией организации (если она не является источником формирования госархива) или экспертной комиссией Росархива (в этом случае в графе «срок хранения» указывается номер и дата протокола заседания той или иной комиссии).

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством 2014 года, начинается с 1 января 2015 года.

При установлении сроков обратите внимание, что некоторые статьи перечней разбиты на пункты, имеющие разные сроки хранения. К примеру, личные дела руководителей должны храниться постоянно (пункт «а» ст. 656), а личные дела работников – в течение 75 лет (пункт «б» ст. 656).

В Перечне содержатся и другие специальные отметки, которые относятся к срокам хранения документов. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что некоторые из этих видов документов могут иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности могут быть переданы на постоянное хранение в государственный архив. Эти отметки также нужно переносить в номенклатуру дел. К документам с пометкой «ЭПК» относятся, например, личные карточки работников, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении и т.д. К документам, присланным из других организаций (распорядительным, нормативным, методическим) в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми» или «До минования надобности» (в этом случае срок хранения определяет сама организация). Копии приказов руководителя по основной деятельности, присланные в структурное подразделение, также включаются в номенклатуру дел с пометкой «ДМН» (до минования надобности).

Как правило, в одно дело помещают документы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, не допускается помещать в одно дело приказы об отпуске без сохранения заработной платы и об очередном отпуске, ведь первые хранятся 75 лет, а вторые лишь 5 лет. Если дело сформировано из документов с разным сроком хранения или по одной теме, но разных видов, то время хранения дела устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения. Например, создано дело «Документы по установлению квалификации работников (графики, протоколы, заявления, ведомости)». В него входят:

• графики проведения аттестации – срок хранения 1 год;
• протоколы заседаний и постановления аттестационной комиссии – срок хранения 15 лет;
• заявления о несогласии с постановлениями аттестационной комиссии – срок хранения 5 лет;
• ведомости проведения аттестации – срок хранения 5 лет.

Срок хранения этого дела определяем по более длительному сроку, в данном случае дело должно храниться 15 лет.

Сроки хранения документов в электронном виде такие же, как и для документов на бумажном носителе, в графе 5 «Примечание» нужно поставить отметку «в электронном виде».

Вообще, в пятой графе «Примечание» указывают названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел (если использовано более одного перечня), ставят отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, об утрате или изъятии дел и др.

Номенклатуру дел структурного подразделения визирует его руководитель. Если в структурном подразделении есть экспертная комиссия (ЭК), то документ направляется ей для согласования (составляется протокол заседания экспертной комиссии и ставится отметка о согласовании на номенклатуре). Затем документ подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации.

Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение) приведен в Приложении 1.

Составляем сводную номенклатуру дел

Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по тому же принципу. Форма этого документа приведена в приложении 7 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, которые располагают в том порядке, в каком они утверждены в соответствии с нормативными документами организации (например, в штатном расписании): администрация, секретариат, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. В самом конце перечисляют документы временно действующих комитетов, комиссий, профсоюзных организаций (если они не являются самостоятельными юридическими лицами).

Последовательность расположения заголовков дел должна быть одинаковой во всех разделах номенклатуры организации (например, организационно-распорядительная документация, затем планы, отчеты и т.д.).

Согласование и утверждение сводной номенклатуры

Порядок согласования сводной номенклатуры:

• первым ставит подпись руководитель службы делопроизводства или лицо, ответственное за документационное обеспечение управления;
• затем ее визирует руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации;
• после этого номенклатуру согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
• и, наконец, направляют на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (это относится к организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и делается не реже одного раза в 5 лет).

Согласованная номенклатура дел передается на утверждение руководителю организации. Утвердить номенклатуру дел можно двумя способами: с помощью грифа утверждения на самом документе или издав соответствующий приказ. Если номенклатура дел – явление для организации не новое, то, конечно, удобнее использовать гриф утверждения. В том случае, если она вводится впервые или претерпела существенные изменения, лучше утвердить ее с помощью приказа: таким образом можно дополнительно привлечь внимание всех структурных подразделений и обязать их формировать дела в соответствии с новой номенклатурой. Образец подобного приказа приведен в Приложении 2. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе.

Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр помещают в дело и хранят в службе документационного обеспечения управления; второй – используют в качестве рабочего; третий – является учетным документом в ведомственном архиве (при его наличии); четвертый – остается после согласования в государственном архиве (в случае необходимости согласования); другие экземпляры отправляют в структурные подразделения (в виде выписок соответствующих разделов).

В течение года все исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Если в течение года возникает необходимость в создании или хранении не предусмотренных ранее документов, то в номенклатуру вносят новую запись – заголовок дела. Напомним, что дело считается заведенным, если в него включен хотя бы один документ. Для таких ситуаций полезно оставить в резерве несколько свободных строк в каждом разделе.

При смене работников дела, включенные в номенклатуру дел, передаются по акту. Уничтожать документы и дела, включенные в текущую номенклатуру, нельзя. Например, нельзя порвать заявление работника на увольнение даже в том случае, если он это заявление отозвал.

После завершения делопроизводственного года к номенклатурам дел структурных подразделений составляются итоговые записи о категориях и количестве заведенных в них дел и передаются в службу документационного обеспечения управления. Та, в свою очередь, составляет итоговую запись к сводной номенклатуре дел и передает эти сведения в архив (в зависимости от категории организации – в ведомственный архив или в архив организации). Итоговые записи делаются по форме, приведенной в приложении 7 «Основных Правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Образец подобной записи приведен в Приложении 3.

В конце каждого года номенклатура уточняется: добавляются вновь заведенные дела, удаляются ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.п. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом (в графе «примечание» ставится отметка «переходящее»). Затем номенклатура в виде нового документа снова утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в компании произошли существенные организационные изменения, номенклатура разрабатывается заново.

Несмотря на некоторые трудности при внедрении в организации понятия «номенклатура дел», как только она становится понятной и привычной, делопроизводство становится более осмысленным и систематизированным, проще решаются вопросы поиска и сохранности необходимых документов, обеспечивается преемственность передачи информации от одних работников к другим, что вносит свой вклад в поддержание информационной безопасности организации.

Приложение 1

Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение)

Приложение 2

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Приложение 3

Образец оформления итоговой записи номенклатуры дел

ПОРЯДОК

составления номенклатуры дел

1. Общие положения .

1.1. Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, подлежащих передаче в архив.

Дело отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одном вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

1.2. Ответственность за составление сводной номенклатуры дел предприятия возлагается на сектор по экспедированию документов и делопроизводству.

Сводная номенклатура дел предприятия составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

1.3. Сводная номенклатура дел разрабатывается на основе анализа состава и ее держания документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. При разработке номенклатуры дел используются положение об учреждении, положения о его структурных подразделениях, организационная структура и штатное расписание, другие нормативные распорядительные документы, характеризующие задачи и функции предприятия, планы и отчет: предприятия по основным и вспомогательным видам деятельности.

В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности предприятия (в том числе документов коллегиальных органов, комиссий, комитетов и т.д.), определенные положениями, приказами и другими документами.

В номенклатуру дел включаются все документы на бумажных носителях, сформированные в дела, а также документы на других (технических) носителях информации (электронных, магнитных и т.п.).

Документы на технических носителях и их комплексы не подлежат формирования в дела, но включаются в номенклатуру дел в целях учета.

1.4. Сроки хранения включенных в номенклатуру дел (документов на технических носителях) определяются на основе действующего Перечня документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения, а также на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень) /М., 2000/ решений ЦЭПК при Росархиве.

Для определения сроков хранения специфических документов применяется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения /М., 1989/.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатуре дел, переносятся в номенклатуру дел предприятия без изменений.

1.5. Номенклатуры дел на новый календарный год разрабатываются в 4 квартал текущего года и вводятся в действие с 1 января следующего года.

1.6. Утвержденная сводная номенклатура дел предприятия тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в секторе по экспедированию документов и делопроизводству, второй - используется в качестве рабочего экземпляра, третий - находится на хранении в архиве предприятия, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является предприятие. Утвержденная сводная номенклатура дел предприятия вводится в базу данных электронных систем.

2. Требования к составлению номенклатуры дел.

2.1. Форма номенклатуры дел включает шесть граф (приложения1,2).

2.2. В графе 1 (индекс дела) указывается установленное цифровое обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения или предприятия в целом.

Нумерация индексов структурных подразделений устанавливается руководством предприятия.

Индексы дел в номенклатуре обозначаются арабскими цифрами и состоят из номеров структурного подразделения, подразделения в его составе и порядкового номера дела по номенклатуре. Например, в индексе 10-1-54 цифра 10 обозначает индекс структурного подразделения (управления), 1 - индекс подразделения в его составе (отдела) и 54 - порядковый номер дела по номенклатуре данного структурного подразделения.

Документам или комплексам документов на технических носителях индексы дел не присваиваются.

2.3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «документы дня» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.), краткое содержание, а также указание на копийность документов дела являются обязательными элементами заголовка. Подлинность документов в заголовке не оговаривается.

В конце заголовка указывается наличие пометки «Конфиденциально»).

В номенклатуре все заголовки дел пишутся полностью, не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков.

2.4. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Журналы и книги регистрации, учета документов рекомендуется располагать конце раздела.

Заголовки дел заведенных по географическому и корреспондентскому признаком вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки «переходящих» дел (т.е. содержащих документы по вопросам, не разрешенным в течение одного года), могут вноситься в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом, что и в предыдущем году. Для «переходящих» дел допускается использование общего заголовка. Использование общего заголовка допускается также для группы дел, содержащих однородные документы (например, «Годовые бухгалтерские отчеты »).

В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Документы на технических носителях включаются в номенклатуру дел в конце ее разделов (при этом графы 1 и 3 не заполняются, в графе 6 делается примечание - «ведется в электронном виде»).

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

2.5. В течение года в номенклатуры дел структурных подразделений по решению их руководителей могут вноситься изменения, о которых в недельный срок письменно информируется сектор по экспедированию документов и делопроизводству.

Согласованные изменения в номенклатуре дел вносятся в базу данных.

2.6. Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

В процессе разработки номенклатуры дел необходимо учитывать следующие правила составления заголовков дел:

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается название организации, документы которой будут получены (адресат или корреспондент документа), указывается с кем и по какому вопросу ведется переписка;

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их обобщенное название;

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, если это не влияет на определение сроков хранения документов, - точка в конце заголовка не ставится.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в номенклатуре дел следует указывать период (месяц, квартал, год) на (или за) который будут составлены планы (отчеты). Например: «Бухгалтерские отчеты за 3 квартал 1999 года».

При подшивке в дело всех годовых (или с иной периодичностью) планов (отчетов) заголовок дела формулируется обобщенно. Например: «Квартальные бухгалтерские отчеты».

В заголовках дел, содержащих различные документы по одному вопросу, употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются три основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о проведении совещаний (планы, списки, повестки)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел содержащих документы - приложения.

В заголовках личных (персональных), «наблюдательных» и других дел содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования, оформления и сдачи дел в архив. При этом необходимо внести изменения в номенклатуру дел.

2.7. Графа 3 «количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое суммарное количество заведенных томов, частей одного дела, включенного в номенклатуру. Данные графы 3 служат основанием для заполнения итоговой записи номенклатуры дел.

2.8. В графе 4 указывается срок хранения дела или информации на технических носителях. Сроки хранения, не предусмотренные названным перечнем, определяются по Типовому перечню или устанавливаются ЭК предприятия.

2.9. В графе 5 указывается номер статьи Типового перечня документов со сроками хранения, на основании которой установлен срок хранения дела. При этом к номерам статей Типового перечня (М., 1989) добавляется аббревиатура ТП (без кавычек); Типового перечня (М., 2000) - ПТ (без кавычек).

2.10. В графе 6 «Примечание» сектор по экспедированию документов и делопроизводству проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другую организацию, подразделение, виде носителя информации и др., а также о лицах, ответственных за формирование, хранение дел.

2.11. В начале следующего года производится подсчет общего количества сформированных в подразделении дел, предусмотренных номенклатурой и включенных в нее дополнительно в течение года, на основании этих данных заполняется графа 3 номенклатуры дел и составляется итоговая запись номенклатуры (приложение 4). Копия итоговой записи представляется в сектор по экспедированию документов и делопроизводству предприятия для подведения общего итога в сводной номенклатуре дел (приложение 3).

В итоговую запись номенклатуры дел вносятся суммарные данные о количестве дел, их томов, частей из графы 3 номенклатуры отдельно по срокам хранения постоянного, временного (до 10 лет), временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и хранящихся «до минования надобности».

3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения.

3.1. Ответственность за составление номенклатуры дел структурного подразделения предприятия возлагается на секретаря (ответственного за делопроизводство) структурного подразделения.

3.2. При составлении номенклатуры дел секретарь (ответственный за делопроизводство) структурного подразделения должен уточнить соответствие номенклатуры дел подразделения фактически заведенным делам. В номенклатуру дел дополнительно включаются фактически заведенные, но не предусмотренные в ней дела, а также дела, которые планируется завести в соответствии с предложениями руководства и сотрудников структурного подразделения.

Заголовки дел, не заводившихся в течение предыдущего года, в номенклатуру дел не включаются.

3.3. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются секретарем в соответствии с требованиями п. 2.2. – 2.4., 2.7. – 2.11.

3.4. Номенклатура дел подразделения составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра номенклатуры дел подписываются секретарем структурного подразделения и представляются на согласование в архив предприятия. Согласованные с архивом номенклатуры дел подписываются руководителем структурного подразделения, а затем передаются, сектор по экспедированию документов и делопроизводству для согласования в части соблюдения требований технологии и составления сводной номенклатуры.

После утверждения сводной номенклатуры дел Исполнительным директором один экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения возвращается его секретарю. Другой экземпляр остается в секторе по экспедированию документов и делопроизводству и является составной частью сводной номенклатуры дел.

4. Составление сводной номенклатуры дел предприятия .

4.1. Сводная номенклатура (свод номенклатур) дел предприятия составляется сектором по экспедированию документов и делопроизводству из номенклатуры дел структурных подразделений по установленной форме (приложение 2).

4.2. В начале сводной номенклатуры дел располагается номенклатура дел сектора по экспедированию документов и делопроизводству, так как именно в ней отражаются наиболее важные нормативные, распорядительные, методические и т.п. документы; затем - номенклатуры дел остальных структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой.

4.3. К сводной номенклатуре дел оформляется титульный лист, а также итоговая запись, заполняемая по итогам года на основании суммарных данных, полученных от структурных подразделений (приложение 3,4).

4.4. В случае создания нового структурного подразделения, его номенклатура дел должна быть составлена в 3-месячный срок.

В случае изменения функций структурного подразделения его номенклатура дел пересоставляется в течение 1 месяца.

Номенклатуры дел вновь созданных или реорганизованных структурных подразделений помещаются в конце сводной номенклатуры дел.

4.5. Сводная номенклатура дел предприятия составляется в необходимом количестве экземпляров, подписывается зав. сектором по экспедированию документов и делопроизводству, визируется заведующим сектором экспертизы, хранения документов, после чего утверждается Исполнительным директором.

4.6. Сводная номенклатура дел предприятия подлежит рассмотрению и одобрению ЭК и представляется на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На 200____год

Индекс структурного подразделения

Наименование должности руководителя

Наименование должности

составителя номенклатуры дел

структурного подразделения подпись расшифровка подписи

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Приложение 2

УТВЕРЖДАЮ

«____»___________________2002г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На 200_____год

ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Протокол заседаний экспертно-

экспертной комиссии проверочной методической

предприятия комиссии комитета по делам от_____200___№___ архива при Правительстве УР

от_______200___№_____

Форма сводной номенклатуры дел

Приложение 3

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ

НА ПРЕДПРИЯТИИ

Форма итоговой записи к сводной номенклатуре дел

Приложение 4

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ

В _____________________________________________________________

Наименование структурного подразделения

Форма итоговой записи к номенклатуре дел структурного подразделения

делопроизводство нормативный хранение номенклатура

Система хранения документов в каждой организации строиться на основе номенклатуры дел (Приложение 1), локального нормативного документа, предназначенного для организации хранения документов, учета дел, заведенных в каждом календарном году, установления сроков их хранения.

Согласно официальному определению, «Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». 1

Основная цель номенклатуры дел - обеспечение порядка в процессе подшивки документов в дела, т.е. формирование дел. Но помимо основной цели, номенклатура дел предназначена еще и для проведения экспертизы ценности документов перед их отбором на архивное хранение. Этот документ является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив. Номенклатура дел служит также для учета дел временного (до 10 лет) хранения документов в архиве.

Номенклатура дел составляется службой ДОУ на 1 января каждого календарного года, согласовывается с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) государственного архива, ЭК предприятия и утверждается руководителем организации. При составлении номенклатуры дел руководствуются положениями об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов, с указаниями сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. При этом изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание. 2

В организации составляются номенклатуры дел отдельных подразделений и сводная номенклатура дел организации. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года службой ДОУ или ответственным за делопроизводство сотрудником подразделения, согласовывается с архивом и экспертной комиссией, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ организации. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ. Сводная номенклатура дел составляется сотрудниками службы ДОУ организации на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией организации, с экспертной проверочной комиссией архива, в который передаются на хранение, и утверждается руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в организации 3 .

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел должна быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно-методических документах Росархива правилами. В заголовочной части размещают следующие реквизиты:

• - Наименование организации
• - Наименование вида документа (номенклатура дел)
• - Дата
• - Номер
• - Место разработки
• - Срок действия
• - Гриф утверждения (располагается справа)

Оформляя в бланке реквизит «Номер», необходимо помнить, что здесь проставляется порядковый номер номенклатуры, начиная от создания первой номенклатуры дел в организации, а в кратком заголовке указывается год, в течение которого будет действовать номенклатура дел. 4

Номенклатура состоит из разделов. Наименование раздела зависит от того, какой принцип взят за основу построения номенклатуры дел.

Если в организации есть структурные подразделения, номенклатура строится по структурному принципу. В этом случае названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатному расписанию).

Если структурных подразделений нет, номенклатура дел строится по функциональному или производственному принципу, когда разделами будут служить основные направления деятельности организации, обозначенные в ее Уставе.

Например: «организационно-распорядительная деятельность», «управление персоналом», «планово-отчетная деятельность», «финансовая деятельность», «маркетинг» и т.д.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

Наименования дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности - по степени важности группируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, создающихся в деятельности организации.

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы.

Каждый раздел включает пять граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов или частей дела, сроки хранения дела и примечание.

Бесспорный характер номенклатуры дел определяется ее нормативным статусом. Статьей о процедурах, обязательных для придания данному документу юридической силы, мы завершаем цикл методических материалов, посвященных разработке номенклатуры дел организации.

Итак, четвертый и последний этап в алгоритме разработки номенклатуры дел - оформление ее проекта, подписание , согласование и утверждение .

Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф (см., например, Методические рекомендации, приложение № 19):

В графе 1 проставляются в валовом порядке индексы (номера дел) , включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) раздела (структурного подразделения) и порядкового номера заголовка дела в пределах данного раздела. Индексы обозначаются парами арабских цифр, оформленных через дефис.

Например:

01-01, где 01 – код структурного подразделения (например, секретариат) и 01 – номер заголовка дела в данном разделе (в секретариате).

В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляются резервные номера (не более 3) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году. Рекомендуется по возможности (но необязательно) сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделах номенклатуры дел, а для переходящих дел (т.е. делопроизводство по документам, содержащимся в них, не закончено) индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел из систематизированных карточек или базы данных переносятся заголовки дел (томов, частей) . В течение года заголовки дел могут уточняться в процессе формирования документов дела.

Графа 3 в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется, она заполняется по итогам календарного/делопроизводственного года. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве.

Из систематизированных карточек с заголовками дел в графу 4 переносятся сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню или ссылки на статьи, пункты и подпункты законодательных актов и других нормативных правовых документов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечня документов, по которому устанавливаются сроки хранения документов дела, проставляются отметки «В электронном виде», «Переходящее» , отметки о лицах, ответственных за формирование дела и обеспечение его сохраннояти и т.п.

Подписывает сводную номенклатуру дел руководитель службы делопроизводства. На документе оформляются:

• виза руководителя архива организации или лица, ответственного за архивное хранение документов;
• гриф согласования с экспертной комиссией организации (если она образована);
• гриф согласования с архивным учреждением (обычно согласование оформляется протоколом заседания ЭПК архивного учреждения), если организация сдает документы в государственный или муниципальный архив и является источником их комплектования.

Процедура согласования номенклатуры дел с архивным учреждением проводится не реже одного раза в 5 лет и осуществляется в обязательном порядке при коренном изменении структуры, направлений деятельности и функций организации, когда обязательной становится разработка новой номенклатуры дел.

Номенклатура дел оформляется в государственных органах и муниципальных учреждениях в четырех экземплярах , в негосударственных – в трёх .

Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства.

Второй экземпляр передаётся в государственный или муниципальных архив, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел.

Третий экземпляр хранится в архиве организации или у лица, ответственного за архивное хранение.

Четвертый является рабочим экземпляром, который после утверждения номенклатуры дел служба делопроизводства направляет в структурные подразделения в виде копии/выписок соответствующих разделов в качестве обязательного плана формирования дел в следующем календарном/делопроизводственном году.

Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации (грифом утверждения руководителем в федеральных органах исполнительной власти или приказом руководителя негосударственной организации) и регистрируется в общем потоке организационных или распорядительных документов.

По окончании года заполняется графа 3 номенклатуры дел и оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Итоговые записи к номенклатуре дел каждого структурного подразделения передаются ответственными за делопроизводство в подразделениях в службу делопроизводства. Итоговая запись к сводной номенклатуре дел организации, т.е. количественные характеристики документального фонда, направляются в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (лицу, ответственному за архив), если документы не передаются в государственный или муниципальный архив. Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, передавшим сведения, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи. Например:

обществе с ограниченной ответственностью «ХХХ»

Руководитель службы ДОУ подпись И.О. Фамилия

20.01.2013

Итоговые сведения переданы в архив.

Специалист отдела делопроизводства подпись И.О. Фамилия

22.01.2013

Скачать пример оформления заголовочной части и некоторых статей номенклатуры дел (структурного типа) в формате

Таким образом, с помощью номенклатуры дел осуществляется систематизация документального фонда организации и идентификация каждого документа с учетом его подлинности или копийности и формы представления (бумажной или электронной). А указание должности ответственного за обеспечение сохранности дел (категорий документов) позволяет организационно правильно осуществлять по акту прием-передачу дел по должности в случае увольнения или перевода руководителей соответствующих подразделений.