Требования к хранению счетов фактур. Сроки хранения первичных документов, в том числе в электронном виде. Условия увеличения сроков хранения

Какой срок хранения товаротранспортных накладный при перевозке грузов в юридическом лице, таким как Общество с ограниченной ответственностью? Вопрос №2. Вообще обязательны ли ТТН, если допустим уже выписываются путевые листы?3.Вопрос №3. На что можно сослаться, если суд в рамках гражданского дела истребует данные ТТН, однако их предоставлять к примеру не желательно. Что можно указать, утеря или что нибудь ещё, что бы это было убедительно и правдоподобно.

1) безопаснее хранить ТТН не менее пяти лет.

В статье 23 НК РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов.

В части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет.

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните накладные как минимум пять лет.

2) Путевой лист и ТТН не взаимозаменяющие документы. Только в случае, если у Вас есть транспортная накладная, то ТТН не нужна. Для подтверждения факта заключения договора перевозки груза автомобильным транспортом достаточно транспортной накладной. Это следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008, части 1статьи 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, пункта 2 статьи 785 Гражданского кодекса РФ, пункта 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272.Аналогичный вывод отражен и в письме Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36.

Если доставка груза осуществляется транспортной организацией (автомобильным транспортом), выписывается ТТН по форме № 1-Т. При перевозках собственным автотранспортом продавец также выписывает товарно-транспортную накладную. Этот документ может служить основанием для отражения поступивших товаров в бухучете покупателя.

Помимо этого ТТН (форма № 1-Т) является документом, предназначенным для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Поэтому, если покупатель одновременно выступает заказчиком перевозки товаров, наличие у него товарно-транспортной накладной (формы № 1-Т) необходимо (письмо ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195).

3) В случаях, когда закон или договор требуют от одной стороны представить другой стороне какую-либо информацию, то непредставлением информации будет считаться в том числе:

• предоставление информации с опозданием,
• предоставление неполной информации,
• предоставление неправильной информации.

Непредставление сведений (информации) или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу),
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей; на юридических лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей (ст.
19.7 КоАП)

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Срок хранения

Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ , Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , а также в перечне , утвержденном .

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.*

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании . Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 .

И второе исключение – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Сергей Разгулин , действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Ситуация: Когда при перевозке товаров нужно составить товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т

Для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом составляют товарно-транспортную накладную.* Например, по форме № 1-Т (раздел 2 указаний, утвержденных , ).

Товарно-транспортную накладную составляет грузоотправитель для каждого грузополучателя и на каждую поездку автомобиля. При этом обязательно заполнить все реквизиты.

Елена Попова , государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Если доставка груза осуществляется транспортной компанией (автомобильным транспортом), выписывается товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 , п. 2 ст. 785 ГК РФ). При перевозках собственным автотранспортом продавец также выписывает товарно-транспортную накладную . Этот документ может служить основанием для отражения поступивших товаров в бухучете покупателя (п. 2.1.3 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 , указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 , п. , Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Помимо этого товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) является документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом(раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 , ). Поэтому, если покупатель одновременно выступает заказчиком перевозкитоваров, наличие у него товарно-транспортной накладной (

Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета прописаны в законодательстве. По истечении этих сроков документы, как правило, уничтожаются. Но всегда ли оправданы такие действия? В каких случаях может появиться необходимость хранить документацию за пределами общих сроков? И можно ли хранить документы в электронном виде? На эти вопросы мы ответим в статье.

В деятельности любой компании документооборот играет важную роль. От его эффективной организации в немалой степени зависят финансовые и налоговые риски, своевременность расчетов с контрагентами и выполнения требований контролирующих органов. Одной из важных составляющих документо-оборота в организации является обеспечение сохранности документов.

Обязанность хранить документы, создаваемые в процессе осуществления хозяйственной деятельности компании, в течение сроков хранения, установленных законодательством, вытекает из положений ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

По истечении сроков хранения первичная бухгалтерская документация может быть уничтожена. Главное — не допустить ошибки и не уничтожить документы, которые на законном основании могут потребовать налоговики. Иначе штрафов и доначислений не избежать…

Сколько хранить первичку…

Все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Такое определение первичных учетных документов дано в ст. 9 Закона № 129-ФЗ . А в пункте 2.2. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.83 № 105 (документ применяется и сейчас в части, не противоречащей Закону № 129-ФЗ), сказано, что первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.

Налоговый кодекс не содержит понятия первичных учетных документов, но, по сути, использует его в том же значении, что и законодательство о бухучете (это позволяют сделать нормы п. 1 ст. 11 НК РФ). Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет для целей исчисления налога на прибыль — это система обобщения информации для определения базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ . Расходы для целей налогового учета обязательно должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, бухгалтерский и налоговый учет основываются в первую очередь именно на первичных учетных документах. А вот сроки хранения первички для целей бухучета и налогообложения различны.

Общие сроки хранения первичной учетной документации содержатся и в бухгалтерском, и в налоговом законодательстве. Так, положения ст. 17 Закона № 129-ФЗ устанавливают обязанность организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухотчетность в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, но не менее пяти лет. При этом отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом составления документа (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ , п. 1.4 Перечня).

Статьей 362 Перечня также установлено, что первичные учетные документы и приложения к ним, на основании которых сделаны записи бухучета (кассовые документы и книги, банковские документы, ордера, акты о приеме, сдаче и списании имущества, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) хранятся пять лет.

Налоговый кодекс устанавливает обязанность обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это требование распространяется равным образом и на налогоплательщиков, и на налоговых агентов (подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

…а сколько счета-фактуры?

Счета-фактуры нужно хранить четыре года (ст. 368 Перечня). Напомним, что счета-фактуры к первичной учетной документации для целей Закона № 129-ФЗ не относятся (см., например, письмо Минфина России от 12.07.2005 № 03-04-11/154). Это документ, необходимый для получения вычетов по НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ) и относящийся, соответственно, исключительно к сфере налогового учета. В постановлении ВАС РФ от 18.10.2005 № 4047/05 высшие арбитры тоже отметили, что счета-фактуры составляются на основе уже имеющихся первичных документов и должны отражать конкретные факты хозяйственной деятельности, подтверждаемые такими документами.

Таким образом, норма ст. 17 Закона № 129-ФЗ , согласно которой первичные документы хранятся не менее пяти лет, на счета-фактуры не распространяется. Это подтверждается и тем, что счета-фактуры отдельно поименованы в Перечне.

Получается, что счета-фактуры могут быть уничтожены раньше других документов по сделке. Посмотрим, как это может выглядеть на практике.

пример

Компания в сентябре 2012 г. приобрела товарно-материальные ценности, предназначенные для дальнейшей реализации. По этой сделке продавец выписал товарную накладную и выставил счет-фактуру от 18.09.2012. Оплата произведена через банк. Определим сроки хранения документов.

Платежное поручение и товарная накладная по форме № ТОРГ-12 признаются первичными документами и должны сохраняться с учетом требований Закона № 129-ФЗ не менее пяти лет. Этот срок, как мы помним, начинает течь с года, следующего за годом составления документа. То есть уничтожить первичку по данной операции можно не ранее 2018 г. Ведь согласно п. 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) документы включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, только если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется такой акт. В нашем случае срок хранения первички истечет к 1 января 2018 г.

Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться с периода, следующего за периодом, в котором был использован документ, то есть с 1 октября 2012 г.

Обратите внимание: если до истечения срока хранения счетов-фактур инспекция начала проверку по НДС за период, в котором налог по этим счетам-фактурам заявлен к вычету, их необходимо сохранить до завершения проверки и урегулирования всех спорных вопросов по ней.

Отметим, что документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, организация обязана хранить в течение не менее четырех лет с даты последней записи (п. 24 раздела II приложения 4, п. 22 раздела II приложения 5 и п. 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Анализируя судебную практику, можно прийти к выводу, что уничтожение счетов-фактур может привести к негативным последствиям даже в случае, когда налогоплательщик, казалось бы, соблюдал установленные НК РФ сроки хранения. А уж если документы уничтожены до истечения таких сроков, арбитры наверняка встанут на сторону инспекции.

Так, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 04.07.2012 по делу № А33-5433/2011 поддержал налоговиков, отказавших предпринимателю в вычете НДС из-за отсутствия счетов-фактур. Выездная проверка была назначена в 2009 г. за периоды 2006—2008 гг. При этом в 2006 г. предприниматель заявил к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным им еще в 2005 г. Инспекция доначислила НДС, посчитав, что налог к вычету мог быть предъявлен только в соответствующих периодах 2005 г. В региональном управлении ФНС России инспекторов поправили, указав, что вычет можно заявить и в более поздний период, но из-за отсутствия спорных документов оставили доначисления в силе. Суды встали на сторону фискалов. Они отклонили доводы бизнесмена о том, что требование инспекции о представлении документов вынесено за пределами установленного Налоговым кодексом срока хранения первички и счетов-фактур. Ведь суды нижестоящих инстанций установили, что на момент начала выездной проверки срок хранения документов не истек. Однако предприниматель, в нарушение подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ , не обеспечил сохранность документов и не принял меры по их восстановлению для подтверждения права на вычеты, несмотря на то что был ознакомлен с решением о проведении проверки, в том числе в отношении НДС. Небрежность обошлась коммерсанту почти в 1,3 млн руб. налога и пеней.

Отметим, что в данном случае бизнесмену за точку отсчета для хранения документов следовало брать 2006 г., поскольку именно в периодах 2006 г. он использовал счета-фактуры, полученные в 2005 г., для целей исчисления НДС. Кстати, предприниматель не удовлетворился проигрышем в трех судебных инстанциях и подал заявление о пересмотре дела в ВАС РФ. Заявление принято к производству (Определение ВАС РФ от 30.08.2012 № 11843/11), и, даже если спор не дойдет до Президиума ВАС РФ, узнать мнение высших арбитров по данному вопросу будет небезынтересно.

ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 30.01.2012 № А53-19232/2010 согласился с правомерностью определения налоговиками расчетным методом НДС, подлежащего восстановлению и уплате в бюджет со стоимости реконструкции здания, переданного в качестве вклада в уставный капитал другой организации. Нижестоящие суды установили, что на момент передачи основных средств в 2008 г. у компании имелись соответствующие первичные бухгалтерские документы и документы налогового учета. Однако на момент выездной проверки в 2010 г. документы, подтверждающие стоимость проведенной в 2003 г. реконструкции, налогоплательщик уже уничтожил. Арбитры указали, что установленный подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ срок для сохранности документов по данной операции, в том числе срок хранения первичных документов, отражающих реконструкцию спорных зданий, следовало исчислять с периода передачи имущества — 27 августа 2008 г. Поэтому уничтожить документы налогового учета компания могла не ранее 2012 г.

Специальные сроки хранения

На практике у организаций нередко возникает необходимость сохранения первички далеко за пределами общих сроков, установленных законодательством. В некоторых случаях это прямо установлено правовыми нормами, а иногда вытекает из правоприменительной практики.

Так, организация для целей учета расходов на обучение работников в целях налогообложения прибыли обязана хранить подтверждающие документы в течение всего срока действия соответствующего договора обучения. А после окончания обучения — еще и в течение одного года работы сотрудника, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены компанией согласно заключенному с организацией трудовому договору, но не менее четырех лет. Об этом говорится в п. 3 ст. 264 НК РФ .

На существование специальных сроков хранения документов, установленных главой 25 НК РФ , указал и Минфин России в письме от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270 .

По мнению финансистов, для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (четыре года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке. С учетом требований ст. 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации. То есть, например, при приобретении компьютера, который с учетом Классификации основных средств включается во вторую амортизационную группу (имущество со сроком полезного использования свыше двух до трех лет включительно), срок хранения документов, подтверждающих расходы на приобретение объекта ОС (если компьютер будет признан таковым) может составить до семи лет. Исходя же из требований Перечня срок хранения документов об определении амортизации основных средств не может быть менее десяти лет.

При переносе убытков на будущее организация обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда база текущего налогового периода уменьшается на сумму убытка (п. 4 ст. 283 НК РФ). При этом сохранять, по мнению чиновников, нужно и первичку, подтверждающую размер понесенного убытка. Такого подхода придерживаются и некоторые окружные суды (см. постановления ФАС Поволжского округа от 25.01.2012 № А12-5807/2011 и от 12.04.2011 № А55-18273/2010, Центрального округа от 12.12.2011 № А68-2312/09 и др.).

В то же время есть и судебные решения в пользу налогоплательщиков, где арбитры указывают, что сохранять первичку не требуется, тем более в случае, когда наличие убытка было подтверждено предыдущей выездной проверкой (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 01.06.2011 № Ф09-2789/11-С3). Недавно точку в этом споре поставили высшие арбитры (постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12). Судьи решили, что сохранять первичные документы необходимо в течение всего срока уменьшения налоговой базы на сумму понесенного убытка, в том числе и в ситуации, когда убытки понесены правопредшественником компании. Перенос убытков осуществляется на срок до десяти лет (п. 2 ст. 283 НК РФ). А значит, с учетом глубины налоговой проверки и срока уплаты налога на прибыль срок хранения первичных документов, подтверждающих сумму понесенного убытка, в таком случае может составлять до 14 лет.

Более длительное хранение первички необходимо обеспечить и при включении в состав внереализационных расходов сумм просроченной дебиторской задолженности. Так, арбитры ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 11.04.2003 № А56-26135/02 указали, что первичные учетные документы, подтверждающие размер и основания возникновения дебиторской задолженности, используются и при осуществлении операции по ее списанию. Получается, что срок хранения этих документов необходимо исчислять с момента списания дебиторской задолженности. Эта позиция подтверждается и в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.09.2007 № А33-12062/2006 (Определением ВАС РФ от 31.01.2008 № 16192/07 отказано в пересмотре дела).

Хранение первички в электронном виде

Чиновники давно ничего не имеют против хранения первичных учетных документов в электронном виде (см., например, письмо Минфина России от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314). Фактически это стало возможным с момента принятия Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Положения ст. 314 НК РФ преду­сматривают возможность ведения регистров налогового учета в электронной форме. Согласно нормам п. 2 ст. 93 НК РФ (в редакции Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ) документы в электронной форме, составленные по установленным форматам, могут быть представлены в инспекцию по ТКС. В бухгалтерском учете также допускается составление первичных и сводных учетных документов на машинных носителях информации, с оговоркой, что в таком случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций и по требованию госорганов (п. 7 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Хранить в электронном виде первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета, оформленные организацией, можно. Главное условие — первичка и счета-фактуры должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть подписаны квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью). Такие документы могут подтверждать расходы для целей налогообложения в случаях, если законодательством не устанавливается или не подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе (письмо Минфина России от 15.09.2011 № 03-02-08/96). Более того, финансисты считают, что документы, составленные в электронной форме по установленным форматам, не нужно хранить на бумажных носителях (письмо от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).

Напомним, что в настоящее время утверждены электронные форматы некоторых первичных документов — товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172). В электронной форме можно представлять налоговикам и выставлять контрагентам и счета-фактуры (формат электронного счета-фактуры утвержден приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138). Однако многие другие востребованные в хозяйственной жизни компаний документы пока «осталось за кадром», и если они составлены в электронном виде, их придется представлять налоговикам в бумажном варианте с отметкой о подписании электронной подписью (письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1). Бумажные документы придется использовать и при работе с контрагентами, не имеющими соответствующих технических средств. Ведь электронный документооборот — дело добровольное.

Сроки хранения бумажных и электронных документов едины — никаких особенностей для последних законодатель не предусмотрел. На это указывают и чиновники (письмо Минфина России от 30.03.2012 № 03-11-11/104).

Электронные документы в архиве организации

Напомним, что право организации создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности, прописано в п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ . Деятельность созданного в компании архива должна быть организована в соответствии с упоминавшимися выше Правилами работы архивов. На возможность создания архива, в котором хранятся только документы организации и ее предшественников, указано в п. 1.2.1 данных Правил.

В разделе 3.3 Правил работы архивов приведен состав документов, подлежащих передаче в архив. Так, архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела со сроками хранения до десяти лет по общему правилу не подлежат передаче в архив организации. Они хранятся в структурных подразделениях компании и по истечении сроков хранения уничтожаются. Однако, как мы сказали выше, в особых случаях первичные документы могут сохраняться более десяти лет, и тогда они не должны включаться в состав актов о выделении документов с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

Поскольку документы компании можно хранить в электронном виде, то нет и никаких препятствий для формирования электронного архива организации. В пункте 1.2.2 Правил работы архивов указано, что в зависимости от состава документации архив может быть создан и на электронных носителях. Порядок сдачи в архив электронных документов (ЭД) рекомендован п. 2.1.4 Правил. Отбор документов на электронных носителях для передачи в архив производится экспертной комиссией организации после того, как эти документы перестали использоваться в работе компании. Экспертизу ЭД комиссия проводит во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях. При этом учитывается, в частности, отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение, стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив, соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения документации и затраты на хранение. Все операции, осуществляемые с электронными документами, при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и т.п.) должны быть документированы для обеспечения аутентичности документов. Об этом говорится в п. 1.3.4 Правил работы архивов. Необходимые для этого формы приведены в приложениях к Правилам. Так, для учета электронных документов используется форма учетной карточки, приведенной в приложении 31. За единицу учета ЭД может быть принят носитель с записью файла или нескольких файлов, образующих единый программно-информационный объект, и сопроводительная документация к ним (она может быть оформлена в электронном виде или на бумаге). Носителем может быть компакт-диск, жесткий диск компьютера (винчестер) и пр. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД (приложение 33) и журнал учета миграций и перезаписей ЭД (приложение 34).

Е.В. Вайтман Эксперт журнала «Российский налоговый курьер», при участии специалистов ФНС России
Журнал «Российский налоговый курьер », №6 за 2009 год

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. Возможно, некоторые из них пора уничтожить

Бухгалтерские документы

Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в статье 17 Закона № 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице ниже.

Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.

Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.

Налоговые декларации и документы для расчета налогов

Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.

Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.

Аналогичное требование установлено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).

Обратите внимание

Для акционерных обществ — особые правила

Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:

• документы о создании, реорганизации общества;
• устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
• свидетельство о государственной регистрации общества;
• решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
• протоколы общих собраний акционеров;
• протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
• списки аффилированных лиц общества;
• положения о филиалах и представительствах общества;
• протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
• бюллетени для голосования;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.

Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив.

Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.

Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов)

Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.

Пример 1

ООО «Гиацинт» было зарегистрировано в апреле 2004 года. Организация применяет общую систему налогообложения.

Четырехлетний срок, в течение которого ООО «Гиацинт» должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 год, — это период с 1 января 2005 года по 31 декабря 2008 года. Соответственно документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 год, организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

До 2008 года налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков — как квартал (ст. 163 НК РФ)

Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)

Убыток, выявленный по итогам 2001 года (до вступления в силу главы 25 НК РФ), может быть перенесен на будущее в сумме, не превышающей сумму убытка, числившегося по состоянию на 1 июля 2001 года (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.08.2001 № 110-ФЗ)

Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 года, может охватывать 2005-2007 годы и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 года. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону № 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.

Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в пунктах 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Его минимальная продолжительность — пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.

Отметим также, что согласно пункту 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.

Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 году запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 год, налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.

Пример 2

Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 года налоговым периодом по НДС для ООО «Гиацинт» являлся календарный месяц.

Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 года организация должна хранить до 30 апреля 2009 года (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 года).

Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, — с 1 января 2005 года. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 года, ООО «Гиацинт» обязано хранить до 31 декабря 2009 года.

Поскольку в 2004-2007 годах налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу. Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель 2004 года, — с 1 мая 2004 года по 30 апреля 2008 года.

Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал 2008 года, начинается с 1 апреля 2008 года и заканчивается 31 марта 2012 года. Книги покупок и книги продаж за I квартал 2008 года компания обязана будет сохранять до 31 марта 2013 года (если последние записи в них были сделаны в марте 2008 года), а счета-фактуры за этот период — до 31 декабря 2013 года.

Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше.

Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее

В соответствии со статьей 283 НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах. Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Так сказано в пункте 4 статьи 283 НК РФ. В письме от 03.04.2007 № 03-03-06/1/206 Минфин России разъяснил, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в пункте 5 статьи 346.6 и пункте 7 статьи 346.18 Налогового кодекса соответственно.

Пример 3

ООО «Азалия» является плательщиком налога на прибыль. По итогам 2003 года в налоговом учете организации был получен убыток. Его сумма переносилась на будущее в течение 2006-2008 годов по частям.

Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за 2003 год, организация обязана была хранить в течение четырех лет — до 31 декабря 2007 года. Поскольку на сумму убытка 2003 года уменьшены налоговые базы 2006-2008 годов, компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания 2008 года (последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет) — до 31 декабря 2012 года.

Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны безнадежные долги

Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены.

Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи 252 НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально. Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами. Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности.

Ситуация 3. Организация владеет основными средствами

Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек.

Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.

Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы.

Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 268 НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.

Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.

В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-02/84.

Хранение документов

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, — понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ)

В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в пункте 1 статьи 257 НК РФ

Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12. 95 № 208-ФЗ

Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в статье 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Организации, документы которых не подлежат приему в государственные или муниципальные архивы, уничтожают документы с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами (п. 3.9 Указаний)

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.

Другой вариант — передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В пункте 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.

Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения. Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде?

Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона № 129-ФЗ). Кроме того, в статье 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

В письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила). В пункте 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.

Уничтожение и утилизация документов

Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен ниже.

Рисунок. Образец акта об отборе документов для уничтожения

Кроме того, организация может воспользоваться образцом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма утверждена в приложении № 4 к Основным правилам.

При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Это следует из положений пункта 2.4.5 Основных правил. В нем говорится, что однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (например, авансовые отчеты за 2000 год).

Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т.п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации (п. 2.4.7 Основных правил).

Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83). Другими словами, компания может продолжать хранить документы даже по истечении сроков их обязательного хранения.

Ответственность за утрату документов

Налоговая . Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение в статье 120 Налогового кодекса предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:

5000 руб., — если отсутствуют документы за один налоговый период;

15 000 руб. — при отсутствии документов более чем за один налоговый период;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., — если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база.

Кроме того, если налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Административная . Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Об этом сказано в статье 13.20 КоАП РФ. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Уголовная . Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ)

И зучим правила исчисления срока хранения документов в бухгалтерском и налоговом учете, в т.ч. примем во внимание срок исковой давности. Рассмотрим исключения из этого правила, например: особенности счетов-фактур, документы по ранее полученным убыткам, документы на приобретение ценного имущества с длительным сроком амортизации ­(здания – 31 год и др.). Разберемся, когда можно уничтожать документы, для которых в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, установлено требование «при условии ­проведения проверки (ревизии)». Вы поймете, как себя вести при истребовании налоговыми органами документов, срок хранения которых истек, а также пострадавших в результате пожара или затопления. Сможете оценить риски штрафных санкций.

Требование действующего законодательства таково, что каждая операция в жизнедеятельности организации должна сопровождаться оправдательными документами (причем зачастую не одним, а несколькими). В результате их накапливается столько, что просто некуда складывать, а хранить долго – затратно. Каждый из учетных документов имеет свои сроки хранения, установленные нормами законодательства. После окончания этих сроков организация вправе уничтожить документы. Если все-таки принимается такое решение, необходимо выбрать те из них, ­уничтожение которых не повлечет за собой неприятностей при ­возможных ­проверках.

Давайте разберем требования, которые предъявляет законодательство к сроку хранения бухгалтерских и налоговых документов. Из общего правила есть масса исключений, они-то и представляют наибольший ­интерес, т.к. не все специалисты о них знают.

Общее правило для хранения...

...бухгалтерских документов

Запись в бухгалтерском учете не может быть произведена без оформления первичных учетных документов, которые по общему правилу должны храниться не менее пяти лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетности (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

В то же время необходимо ориентироваться на сроки хранения документов, определенные , к которому отсылает сам Закон № 402-ФЗ, в том случае, когда этот срок является более ­длительным.

Например, поддерживать в целостности годовую бухгалтерскую отчетность предписано постоянно, квартальную – в течение 5 лет, а месячную – в течение 1 года (ст. 351 Перечня). Постоянного срока хранения требуют документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (ст. 355 Перечня).

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начислении и перечислении налогов в бюджет всех уровней и внебюджетные фонды всех уровней требуется хранить в течение 5 лет (ст. 382 Перечня), так же как и налоговые декларации юридических лиц по всем налогам (ст. 392 Перечня). Согласно ст. 658 Перечня i>личные карточки ­работников .

Как видим, сроки немалые. А исчисление ведется с 1 января года, следующего за годом, в котором документы использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Пример 1

Свернуть Показать

В общем случае, если срок хранения предписан в течение 5 лет, а документ составлен, допустим, в мае 2014 года, то срок его хранения начнет исчисляться с 1 января 2015 г. и закончится 31 декабря 2019 г.

...срок хранения налоговых документов

Налоговый учет ведется на основе данных первичных документов (ст. 313 НК РФ). Подтверждением данных налогового учета могут быть не только первичные учетные документы, но и аналитические регистры налогового учета, расчеты налоговой базы.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Причем налогоплательщику надлежит обеспечить сохранность данных налогового учета и документов, которые служат основанием для исчисления и уплаты налогов , в т.ч. подтверждающих получение доходов и осуществленные расходы, в течение не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Здесь в законодательстве нет отсылки на Перечень. Но финансовое ведомство нередко ссылается на него при рассмотрении данного вопроса (например, в письме Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).

Поименованные первичные учетные документы необходимы налоговым органам в целях осуществления контроля за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, в том числе при проведении налоговых проверок.

Уничтожение документов

Из всего вышесказанного напрашивается вывод, что при принятии решения об уничтожении документов с истекшим сроком хранения следует руководствоваться как минимум:

• Переченем Минкультуры,
• Законом о бухгалтерском учете и
• Налоговым кодексом РФ.

Причем необходимо грамотно оценить сроки хранения каждого из документов, подлежащих уничтожению, чтобы в будущем не попасть впросак, когда проверяющие органы вдруг потребуют предоставить им ­некоторые из уже уничтоженных документов.

Для этого в организации создается экспертная комиссия, которая производит проверку архива документов. Она создается приказом (распоряжением) руководителя организации. Причем ежегодно издавать такой приказ не требуется, достаточно это сделать один раз, а в дальнейшем лишь менять состав членов, если кто-то из них уволился.

В процессе своей работы комиссия составляет акт с перечнем документов, подлежащих уничтожению. Когда акт будет готов, он утверждается руководителем организации. На его основании производится ­уничтожение первичных документов.

При этом целесообразнее составлять отдельные акты на группы документов, уничтожаемых разными способами: с помощью шредера, огня, сдачи в качестве вторсырья. Наиболее «ценные» документы, содержащие конфиденциальную информацию (их обычно меньшинство) лучше уничтожать самостоятельно и безвозвратно (например, сжигать или ­шредировать), а основную массу можно и на вторсырье отдать.

Проведя уничтожение и подписав об этом документы, организация может считать, что она выполнила свои обязательства, предусмотренные законодательством, и имеет на руках документы, подтверждающие факт проведенной процедуры.

Исключения из общего правила

Товарная накладная и счет-фактура

Начнем, казалось бы, с простого примера. Допустим, организация приобрела материал и получила в марте 2014 года от поставщика товарную накладную и счет-фактуру. В этом же месяце материал был оприходован на склад и далее отдан в производство.

Документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в организации в течение не менее четырех лет с даты последней записи (п. 24 разд. II Приложения № 4, п. 22 разд. II Приложения № 5 и п. 13 разд. II Приложения № 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Отсчет срока хранения для счета-фактуры в обоснование налогового вычета по НДС начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использован в последний раз. Вспомним, что НДС рассчитывается поквартально, и мартовская счет-фактура участвует в расчете НДС за I квартал 2014 г. Поэтому в данном случае срок хранения можно начинать отсчитывать с 01.04.2014, закончится он по истечении 4 лет, то есть 31.03.2018. Но в середине года документы не уничтожают, а хранят до конца года (т.е. до 31.12.2018) и только потом отражают в акте к уничтожению.

Надо принять во внимание, что вычет по НДС можно произвести по приобретенным товарам только после принятия их на учет (п. 1 ст. 172 и ст. 171 НК РФ). Следовательно, документ, подтверждающий факт их приобретения – накладную – также важно хранить в течение срока, рассчитанного выше для счета-фактуры (до 31.12.2018).

В целях бухгалтерского учета товарная накладная (обычно применяется по унифицированной форме № ТОРГ-12) является первичным учетным документом, и срок ее хранения составляет не менее пяти лет. Поэтому для бухгалтерского учета в данном примере срок ее хранения более длительный. Срок хранения начинает отсчитываться после года, в котором она использовалась для составления отчетности, то есть с 01.01.2015, и заканчивается 31.12.2019.

Как видим, у одного документа (накладной) может быть несколько функций, каждая из которых подпадает под свои правила, поэтому сроки хранения по ним могут различаться (в данном случае для целей налогового учета – 31.12.2018 и для целей бухгалтерского – 31.12.2019). Тогда выбираем максимальный из них – 31.12.2019.

Казалось бы, все понятно. Но жизненная ситуация может усложниться.

Срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, если правом на налоговый вычет воспользовались позже

У налогоплательщика может отсутствовать реализация в каком-то квартале (налоговом периоде по НДС). В результате суммы начисленного НДС отсутствуют, а суммы для принятия НДС к вычету есть, например, суммы НДС с арендной платы, приобретенных материалов и т.д.

Официальное мнение налоговых органов таково, что нельзя принять НДС к вычету в периоде отсутствия реализации у налогоплательщика (письмо Минфина РФ от 14.12.2011 № 03-07-14/124).

Хотя справедливости ради отметим, что в письме ФНС РФ от 28.02.2012 № ЕД-3-3/631@ изложено противоположное мнение. Ему же вторят постановление Президиума ВАС РФ от 03.05.2006 № 14996/05 (в нем указано, что реализация товаров (работ, услуг) не является в силу закона условием применения налогового вычета) и постановление Десятого арбитражного апелляционного суда 12.07.2012 по делу №А41-41514/11. Но в этом случае организации не избежать налоговой проверки, так как по итогам налогового периода (квартала) в декларации по НДС она ­отразит сумму НДС, исчисленную к возмещению из бюджета.

Не хочется налоговой проверки? Что делать? Вспомним о том, что налоговый вычет по НДС – это право налогоплательщика, а не обязанность. И он может воспользоваться этим правом в течение трех лет после окончания соответствующего налогового периода (п. 2 ст. 173 НК РФ и письмо Минфина РФ от 30.04.2009 № 03-07-08/105).

Другими словами, если воспользоваться условиями примера, организация может применить налоговый вычет по НДС по полученному счету-фактуре в течение трех лет начиная с 01.04.2014, например, через год в I квартале 2015 года. В результате данной операции сроки ­хранения по документам должны отодвинуться тоже на год:

• по счету-фактуре, датированному мартом 2014, – с 31.12.2018 на 31.12.2019;
• по товарной накладной – с 31.12.2019 на 31.12.2020.

Если бы мы воспользовались правом на вычет НДС еще позже, например, в III квартале 2016 года, то:

• счет-фактуру пришлось бы хранить до 31.12.2020;
• а товарную накладную – до 31.12.2021.

Если счет-фактура получен позже товара и накладной

Такая же ситуация по расчету срока хранения документов возникнет у организации, когда она получает счет-фактуру по приобретенному товару (услуге, работе) в более позднем налоговом периоде, чем период получения самого товара и товарной накладной. Но при этом важным условием для вычета является подтверждение более позднего факта получения счета-фактуры – им может стать конверт со штемпелем ­почтового ­отделения.

Сроки хранения первичных документов, подтверждающих в данном случае факт получения материала, также отодвигаются (например, накладная). Ведь одним из условий налогового вычета по НДС, как мы ­говорили выше, является факт принятия материала на учет.

Если купленный материал отдан в производство на следующий год

Допустим, организация приобрела материал в марте 2014 г. (как в нашем первом, самом простом примере), накладную и счет-фактуру получила тогда же, но отдала материал в производство в следующем году – в январе 2015 г. Тогда и сроки хранения первичного документа (товарной ­накладной) также следует сдвигать на год – в ­бухгалтерском и ­налоговом учете.

В этом случае налоговый вычет по НДС произведен ранее. И отсчет срока хранения счета-фактуры ведется с марта 2014 г. То, что материал передан в производство в более поздние сроки, отражается только на ­производственном процессе, а не на подтверждении права вычета по НДС.

Если материал получен, но не оплачен

Бывает и так, что материал поставлен вместе со всеми документами (накладная, счет-фактура), но он остался неоплаченным.

По истечении срока исковой давности (три года) задолженность списывается. Тогда срок хранения накладной отсчитывается от окончания года, в котором была списана задолженность, – в общем случае семь лет (три года исковой давности плюс четыре года по правилам налогового учета). Иначе нечем будет подтверждать сумму задолженности и дату возникновения долга (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 по делу № ­А11-2321/2011 и ФАС ­Поволжского округа от 03.10.2012 по делу № А72-7995/2011).

Но не забудьте, что перед годовой бухгалтерской отчетностью проводится инвентаризация, в том числе и задолженностей. В случае подписания акта сверки с поставщиком срок исковой давности начинает отсчитываться заново, т. е. с даты подписания акта. В результате он может сдвигаться ежегодно и таким образом длиться до бесконечности, то же самое ­происходит и со ­сроком хранения документов (накладной и счетом-фактурой).

У организации, отгрузившей товар, но не получившей оплаты, аналогичная ситуация – «зеркальное отражение». Ей тоже придется хранить документы «до бесконечности» при подписании ежегодных актов сверки. Тем более что могут возникнуть встречные проверки со стороны ­налоговых органов.

Приобретение основного средства (амортизация)

Организация приобрела ценное имущество с длительным сроком хранения, например, здание и установила срок его полезного использования 31 год. В течение этого срока будет начисляться амортизация по данному основному средству, значит, акт приема-передачи и иные документы, связанные с покупкой здания, должны храниться в течение данного срока, и только после его окончания начнется отсчет четырехлетнего срока хранения ­документов по ­НК РФ . В результате срок хранения ­документов ­составит 35 лет.

В противном случае сложно будет доказать экономическую оправданность расходов, а также данных по основному средству (сроки ввода в эксплуатацию, первоначальную стоимость, амортизацию) при проверке, проводимой налоговой инспекцией (постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009, № КА-А40/1255-09 по делу № ­А40-32554/08-129-101).

Документы по понесенным убыткам и отложенным расходам

В письме Минфина России от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272 указано: в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. А этот срок составляет 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором этот убыток был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

Убыток выявляется на предприятии по окончании года (налогового периода) и рассчитывается как разница между всеми доходами и расходами, произведенными организацией за истекший год. Поэтому она должна хранить все документы по произведенным расходам, а также ­полученным доходам за тот год (налоговый период), когда получен ­убыток.

По мнению контролирующих органов, в этом случае к установленному сроку хранения следует прибавить еще четыре года, предусмотренных подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Основанием служит предположение, согласно которому отсчитывать 4-летний срок хранения нужно не с момента составления документов, а с момента окончания налогового периода, в котором учтен соответствующий убыток. Если этого не сделать, то перенос ­убытков ­будет считаться неправомерным.

Такой подход можно встретить в судебных решениях, например, в постановлениях ФАС Московского округа от 02.03.2006, 26.02.2006 № КА32-А40/785-06 и Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12. Есть и другая судебная практика, которая не согласна с данной точкой зрения: постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 25.09.2009 по делу № А32-8964/2007-12/190 и ФАС Северо-Западного округа от 22.11.2004 по делу № А56-10982/04.

У вас есть два пути: хранить документы по максимуму либо быть готовыми к битвам в судебных инстанциях, исход которых не гарантирован.

Отсутствие документов в результате пожара, затопления, хищения

Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Но что делать, если документы отсутствуют в силу пожара (затопления, хищения), а от налоговых органов пришло требование об их представлении?

Финансовое ведомство считает, что они должны быть восстановлены (письмо от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191). Есть судебные решения с аналогичной позицией (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.10.2010 № ­09АП-24752/2010-АК, № 09АП-25298/2010-АК по делу № А40-4800/10-115-55), где суд пришел к выводу, что руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат ­восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

В то же время в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 30.07.2007 по делу № А28-1129/2007-3/21 суд пришел к выводу, что уничтоженные пожаром документы, запрошенные потом налоговым органом, организация не смогла предоставить, потому что она не имела реальной возможности это сделать в установленный срок. Налоговому органу было отказано в части взыскания штрафных санкций.

Есть и другие случаи, когда судьи вставали на сторону налого­плательщиков (постановления ФАС Московского округа от 25.06.2010 № ­КА-А40/6480-10, ФАС Поволжского округа от 25.06.2010 по делу № ­А55-967/2011).

Однако если налогоплательщик не сможет подтвердить, что у него на момент получения требования документы отсутствовали, то штрафа не избежать (постановление ФАС Московского округа от 28.04.2009 № ­КА-А40/3228-09). Здесь пригодятся любые документы от компетентных органов, которые подтвердят факт затопления (акт о затоплении и / или справка из обслуживающей организации), пожара (акт о пожаре, полученный от пожарной службы), ограбления, взлома (справка из ­полиции) и т.п.

Суды считают штраф обоснованным и в случаях, когда после утраты документов налогоплательщик не предпринял мер по их восстановлению (постановление ФАС Уральского округа от 28.04.2010 № Ф09-2782/10-С2).

Документы уничтожены, а требование пришло

Может сложиться такая ситуация, когда организация взвесила все «за» и «против», приняла решение об уничтожении документов, ­оформив все должным образом, а налоговый орган требует их представления.

Суды зачастую встают на сторону налогоплательщика.

Судебная практика

Свернуть Показать

В постановлении ФАС Уральского округа от 14.10.2011 № Ф09-6531/11 по делу № А07-18923/2010 (определение ВАС РФ от 02.12.2011 № ВАС-15006/11) суд установил, что общество не представило первичные бухгалтерские документы по причине их правомерного уничтожения. У налоговых органов нет основания для применения расчетного метода, установленного п. 7 ст. 166 НК РФ в целях определения налогового вычета, которое возможно только при наличии конкретных ­документов (ст. 171, 172 НК РФ).

Судебная практика

Свернуть Показать

Суд посчитал, что отсутствие первичных бухгалтерских документов, подтверждающих первоначальную стоимость основных средств, ввиду их уничтожения, так как срок хранения этих документов истек, не может являться основанием для отказа в учете остаточной стоимости названных основных средств в составе затрат (постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1255-09 по делу № А40-32554/08-129-101).

Судебная практика

Свернуть Показать

Налоговая инспекция предъявила требование к фирме доплатить налоги из-за непредставления необходимых документов на списание ГСМ. Часть документов, по их мнению, была неправильно оформлена, другая часть уничтожена. Налоговики указали, что документы должны были храниться не менее 5 лет в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

Но арбитры имели свой взгляд на данную ситуацию. Они вынесли решение в пользу фирмы, указав, что она списывала ГСМ исходя из положенных норм и на основании ежемесячных актов. В данном случае судьи не сочли наличие дефектов при заполнении путевых листов, а также отсутствие некоторых документов причиной для признания неправомерности списания на себестоимость затрат по ГСМ (постановления ФАС Северо-Западного округа от 16.06.2000 № ­А56-31018/99 и от 08.07.2002 № А56-8533/02).

Условие проведения проверки

Хотелось бы обратить внимание еще на один важный момент. В Перечне Минкультуры РФ для некоторых документов срок хранения начинает отсчитываться «при условии проведения проверки (ревизии)». Например, без проверки нельзя уничтожить первичные документы (ст. 362 Перечня).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

В данном случае речь идет о налоговых проверках. О них сказано в ст. 87 НК РФ. По результатам как выездной, так и камеральной налоговой проверки налоговым органом составляется акт проверки (порядок и сроки его составления оговорены в ст. 100 НК РФ). При выявлении правонарушений и согласии налогоплательщика с ними последний вносит соответствующие изменения в учете: производит доначисление ­налогов, ­оплачивает пени и штрафы и т.д.

Кроме того, камеральная проверка будет проводиться в случае подачи налогоплательщиком уточненной декларации за более ранние, чем ­истекшие три года, налоговые периоды.

Но, как известно, срок исковой давности составляет три года (п. 1 ст. 113 НК РФ). Налоговые органы могут предъявить претензии и выставить санкции в пределах этого срока. При выявлении нарушений за более ­ранние периоды с налогоплательщика не могут быть взысканы штрафы.

В то же время НК РФ не требует уничтожения документов, финансовое ведомство указывает, что уничтожение документов с истекшим сроком хранения – это право налогоплательщика. А проверка налоговых ­органов может вообще не произойти.

Как поступать организации? Во-первых, из приведенных выше судебных решений видно, что в случаях, когда налогоплательщик не смог предоставить документы с истекшим сроком хранения по требованию проверяющих органов по причине их уничтожения, суды принимали сторону налогоплательщика. Конечно, в этих ситуациях последний должен грамотно провести саму процедуру уничтожения (правильно ее документировать). В случае затребования правомерно уничтоженных ­документов это становится принципиально.

Во-вторых, за нарушение сроков хранения документов, установленных в Перечне Минкультуры РФ, налоговая инспекция оштрафовать не может.

Получается, что если бухгалтерские / налоговые документы уничтожены по причине истечения их сроков хранения, то санкции от налоговых органов организации не грозят, даже если эти документы не проходили налоговую проверку. Ведь, как мы помним, даже стандартные сроки хранения для документов бухгалтерского и налогового учета (пять лет и четыре года) длиннее, чем срок исковой давности (три года), не говоря уже о других ­особенностях и исключениях, когда стандартные сроки ­хранения увеличиваются.

Ответственность

Хотелось бы обратить внимание читателей на санкции, которые могут быть применены к налогоплательщику при отсутствии у него первичных документов. Рассмотрим самые распространенные.

Если первичные документы уничтожены после установленного срока хранения – хорошо, можете спать спокойно. Но порой при расчете срока руководствуются общими правилами (прописанными в Законе № ­209-ФЗ, НК РФ и Перечне Минкультуры РФ) и забывают о специальных «оговорках», таким образом уничтожая документы, которые еще должны были хранить. И вот в этом случае чаще всего и возникают проблемы.

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов или иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет ­применение ответственности по ст. 126 НК РФ:

• если эти документы не содержат признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 НК РФ, то штраф составит 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 119 посвящена представлению налоговых деклараций, а ст. 129.4 – уведомлениям о контролируемых сделках);
• если организация откажется предоставить имеющиеся у нее документы или представит их с заведомо недостоверными сведениями и такое деяние не связано со ст. 135.1 НК РФ (непредставление банком справок / выписок по операциям и счетам), то размер штрафа составит 10 000 руб.

Однозначно избежать привлечения к ответственности по ст. 126 НК РФ можно, если срок хранения затребованных налоговиками документов истек и к моменту запроса они уже были уничтожены организацией, но это еще нужно будет доказать (см. постановления ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-СЗ по делу № А47-5018/2008; ФАС Северо-Западного округа от 06.07.2009 по делу № А05-8773/2008 (определением ВАС РФ от 13.10.2009 № ВАС -13307/09 ­отказано в ­передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)).

Если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие (или будут уничтожены) первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, то компания может быть ­оштрафована в ­размере (ст. 120 НК РФ):

• 10 000 руб. – если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
• 30 000 руб. – если нарушение совершено в течение более чем одного налогового периода.

Если при этом обнаружится занижение налоговой базы, то на компанию будет возложен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы ­налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

За одно и то же правонарушение двух мер налоговой ответственности быть не может, поэтому организацию смогут наказать либо по ст. 126 НК РФ, либо по ст. 120 НК РФ. Суммировать эти штрафы не ­будут.

Кодекс РФ об административных правонарушениях тоже содержит ряд положений о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает штрафы за нарушение сроков хранения документов, обязанность хранения которых предусмотрена законодательством об АО, ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, о пенсионных и инвестиционных фондах, а также принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Получается, что здесь речь идет в первую очередь о хранении корпоративных документов , фигурирующих в этой группе нормативных правовых актов, в которую большинство учетных ­документов не подпадает.

Но сюда подпадают, например, бухгалтерские балансы АО, их отчеты о прибылях и убытках, аудиторские заключения (п. 2.1.10 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, ­утвержденное ­постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Перечень документов ООО , за утрату которых может применяться статья 13.25 КоАП РФ, немного другой. Он приведен в ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Примечательно, что среди прочего там сказано, что ООО обязано хранить «иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества». Очевидно, сюда подпадает и бухгалтерская отчетность.

Размеры штрафов по ст. 13.25 КоАП РФ составляют:

• от 2500 до 5000 руб. – для должностных лиц;
• от 200 000 до 300 000 руб. – для юридических лиц.

Применение данной статьи маловероятно в ситуации отсутствия первичных документов, хотя совсем исключить такую возможность нельзя.

Если нарушение сроков хранения документов привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, то на винов­ных должностных лиц будут возложены санкции в размере от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Если по НК РФ (ст. 120 и 126) наказывают юридических лиц, то за то же правонарушение виновное должностное лицо могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ, но только один раз (согласно ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ дважды за одно и то же административное правонарушение никто не ­может нести административную ответственность).