Разработка маршрута движения документа. Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией Схема документооборота на предприятии

Движение входящих документов показано на рис. 2, где цифрами и буквами обозначено:

Экспедиционная обработка корреспонденции

Вся поступающая корреспонденция (доставленная почтовой, факсимильной связью, курьерами, документы, привезенные сотрудниками из командировок, переданные на переговорах) должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность доставки, целостность вложений, правильность оформления документов. Ошибочно доставленная почтовая корреспонденция возвращается почтовому отделению, о факсимильных сообщениях следует, если это возможно, сообщить отправителю.

Экспедиция (секретарь) вскрывает все поступившие конверты. Исключение составляют конверты с отметкой «лично» и конверты, имеющие гриф ограничения доступа к документу в том случае, если существует специальное подразделение для обработки корреспонденции с грифом.

Конверты уничтожаются. Исключение составляют четыре случая:

если дата почтового штемпеля свидетельствует о дате поступления или отправки корреспонденции (конкурсные документы, арбитражные документы, исковые заявления, судебные повестки и т.д.);
если на документе вообще отсутствует дата;
если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;
если дата отправки существенно отличается от даты получения документа.

Проверяя целостность вложения, необходимо убедиться в наличии всех листов документа, всех приложений и количестве листов в них.

Проверяя правильность оформления, необходимо убедиться в том, что отсутствуют ошибки, которые не позволяют принять документ в работу. (На гарантийном письме отсутствует печать, например). Кроме того, проверяется возможность прочесть листы документа, если он получен по факсу.

Если обнаружены ошибки, о них необходимо поставить в известность отправителя. Документ следует задержать в экспедиции до того, как эти ошибки будут исправлены (высланы необходимые приложения, заменены нечитаемые листы и т.д.).

На всех поступивших документах (в том числе и на факсимильных сообщениях) проставляется дата поступления (28) и, если необходимо, учетный порядковый номер. Учетный номер необходим для более точного подсчета количества поступивших документов.

Предварительное рассмотрение. Сортировка

При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:

документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ;
документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.

Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ (приложение). Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений (Порядок регистрации рассматривается в разделе «Регистрация документов»).

Для того чтобы правильно провести предварительное рассмотрение, необходимо хорошо представлять себе деятельность фирмы и перспективы ее развития.

Распределение

Зарегистрированные документы распределяются на две группы:

документы, которые должны быть представлены руководителю;
документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем:

важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса);
сложность и новизна поставленных вопросов;
авторство (органы государственной власти, вышестоящие организации);
срок исполнения (чем меньше срок исполнения, тем быстрее документ должен быть передан в структурное подразделение).

Документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, которые ему помогут принять решение (документы, на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные предложения и т.д.).

Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в установленное им самим время. Руководитель должен рассматривать документы в день доклада или, в крайнем случае, на следующий день и возвращать их со своей резолюцией (16). Периодически (например, один раз в неделю) руководителю дается обзорная справка (в устной или письменной форме) о документах, переданных в структурные подразделения на исполнение. Перераспределение

На основании резолюции руководителя делается перераспределение, т.е. документы направляются в структурные подразделения на исполнение.

ТЕМА 8. ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

1. Понятие, виды и основные этапы документооборота

2. Принципы и методы организации документооборота

3. Регистрация документов и построение поисковой системы

4. Контроль исполнения документов

Понятие, виды и основные этапы документооборота

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Организация движения документов нацелена на: а) сокращение пути и времени движения документов, б) исключение возвратного, дублирующего и неритмичного движения документов, в) унификацию процедур прохождения и обработки конкретных документов, г) применение современной оргтехники. Движение конкретных документов различается длиной пути, этапами обработки документов и сроками их хранения. В "Государственной системе документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" рассматривается документооборот организации. Все документы организации делятся на три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Документооборот входящих документов

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение от сторонних организаций или лиц: вышестоящих, подчиненных, государственных, муниципальных, частных, депутатов и граждан.

Обработка входящих документов включает: а) прием и первичную обработку документов; б) предварительное рассмотрение и распределение документов; в) регистрацию; г) рассмотрение документов руководством; д) передачу на исполнение.

Прием и первичную обработку поступающих документов производит служба ДОУ, или секретарь, или централизованная экспедиция в зависимости от объема корреспонденции, в нерабочее время по необходимости - дежурный сотрудник. Экспедиция - специальный отдел организации, производящий прием, отправку и рассылку документов и грузов. Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены курьером и посетителями, переданы средствами электрической связи.

При получении корреспонденции:

1) проверяется правильность ее доставки: ошибочно присланная корреспонденция возвращается на почту;

2) проверяется целостность упаковки и документов, их повреждения (неполное получение факсимильного сообщения, отсутствие указанного в документе приложения); составляется акт о повреждениях или отсутствии документов, который пересылается вместе с полученными документами их отправителю;

3) не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично" или адресованная общественным организациям;

4) заказные письма принимаются под расписку;

5) на документ с надписью «СРОЧНО» проставляется время получения;

6) упаковка при вскрытии уничтожается, кроме случаев, когда в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке); в документе нет даты, и она устанавливается по почтовому штемпелю.

Предварительное рассмотрение и распределение документов нацелено на оперативное получение документов исполнителями, освобождение руководства от рассмотрения второстепенных вопросов.

Оценка поступившего документа учитывает: а) вид документа и важность его содержания; б) сложность и новизну поставленных вопросов; в) общественное положение автора документа; г) срочность исполнения документа.

В ходе первичного рассмотрения документы делятся на 2 потока: 1) для рассмотрения руководителем организации; 2) для направления в те структурные подразделения, которые согласно Положению о структурном подразделении будут исполнять документы. Руководству обычно направляются документы вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства, а также жалобы на действия подчиненных должностных лиц. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан предаются в специальное подразделение по рассмотрению писем граждан. Всю эту работу делает опытный человек, хорошо знающий структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Помощь ему оказывают справочные материалы: примерный перечень документов для рассмотрения руководством, перечень должностных лиц и их обязанностей и др.

Регистрация входящих документов состоит в проставлении на первом листе документа в правом нижнем углу отметки о поступлении документа в организацию, которая пишется от руки и включает регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Это может быть регистрационный штамп - штамп, содержащий наименование организации, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Факсимильное изображение имеет дату поступления, поэтому указывается лишь порядковый номер. На невскрытой корреспонденции регистрационный штамп ставится на конверте и упаковке пакетов.

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция переносится в регистрационную форму. Руководитель может попросить сделать для себя копии некоторых документов. Он не должен, как правило, принимать лично без регистрации документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций.

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководителем. Документы должны быть переданы на исполнение в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. При нескольких исполнителях документ передается ответственному исполнителю; при его отсутствии – первому из состава исполнителей, для остальных делаются копии или документ передается поочередно. Необходимость размножения документов и количество копий определяется исполнителем.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Требования к документообороту, обязательные для соблюдения во всех учреждениях. Этапы технологического процесса обработки и движения поступивших документов. Централизованная и децентрализованная регистрация корреспонденции, индексирование документов.

контрольная работа , добавлен 29.06.2013

Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Количественный анализ документов на предприятии. Автоматизации делопроизводства как решение проблем в нормативном обеспечении и документообороте.

курсовая работа , добавлен 05.03.2015

Задачи службы делопроизводства, порядок регистрации документов. Организация документооборота в ГУ "1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской обл.". Формы регистрации документов и значение для оперативного принятия управленческих решений.

курсовая работа , добавлен 12.01.2012

Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.

презентация , добавлен 16.04.2012

Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

реферат , добавлен 11.12.2010

Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.

курсовая работа , добавлен 05.10.2014

Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.

контрольная работа , добавлен 09.03.2016

Схема движения исходящих документов

Прохождение исходящих документов включает в себя:

составление проекта документа;
его изготовление;
согласование (визирование);
подписание;
утверждение (если необходимо);
регистрацию;
экспедиционную обработку;
сортировку по способам отправки;
отправку.

Изготовление документов

Рукопись документа должна быть оформлена в соответствии правилами составления и оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба ДОУ вправе принять в работу только рукопись, написанную чернилами или пастой только черного, синего или фиолетового цвета.

Ответственность за содержание и оформление документа несет исполнитель (автор текста).

На подпись или утверждение документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, на основании которых они готовились. Исходящие документы регистрируются только после подписи должностного лица.

Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

Экспедиционная обработка

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления:

наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ);
наличие печати (если она необходима);
наличие даты и регистрационного номера;
правильность адресации;
наличие всех страниц и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по почте, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

Сортировка

После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

документы, отправляемые по почте;
документы, отправляемые по факсу;
документы, отправляемые с курьерами.

При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

Отправка

Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Целесообразно использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают.

Вся корреспонденция за исключением массовой поздравительной рассылки должна быть отправлена заказными письмами. Оформление заказных писем (если их больше пяти) предполагает составление реестра. В реестр вносятся не документы, а конверты с корреспонденцией. Реестр составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается составителем. Один экземпляр реестра заверяется печатью организации. Экземпляр с печатью остается в отделении связи, а экземпляр с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.

Маршрут движения - направление движения документов, этапы и инстанции движения документов. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно -- наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, -- получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю. Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов. Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов. Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба ДОУ может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: разработка проекта документа - согласование документа -доработка документа-отправка (или сдача в архив) документа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор пока не будут устранены все замечания. Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства - все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем. Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное - чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы. Именно за счет СЭД происходит сокращение бумажной переписки. Для составления и редактирования документов пользуются текстовыми редакторами, например Word 2007.Документы создаются на основе типовых форм, заранее введенных в память компьютера и содержащих трафареты. Передача документов в электронном виде осуществляется в компьютерной локальной сети, входящих и исходящих документов - с помощью электронной почты и сети Интернет. Запись о входящих и исходящих документах вносится в регистрационную карточку и вводится однократно. При регистрации входящего документа заполняют следующие поля: дата получения документа; регистрационный номер; наименование подразделения, получившего документ; корреспондент; дата документа; номер документа; количество листов документа; количество листов приложений; вид документа и краткое содержание. При регистрации исходящих документов: название подразделения, подготовившего документ; исходящий номер; дата; адресат; исполнитель; контрольная дата(если ожидается ответ); номер дела. Контроль исполнения ведет служба ДОУ. Постановка на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения» в регистрационной карточке. Отметка о контроле ставится в левом верхнем углу. Контролю подлежат все документы. Хранение документов на компьютере осуществляется в виде файлов, хранящихся на жестком диске. Файлы раскладываются по папкам. Название папки начинается с вида документа, затем следуют отметки об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы. Сроки хранения зависят от ценности содержащейся в файлах информации. Документы хранятся в электронном архиве, куда направляются сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это обеспечивает сохранность документа, быстрый поиск и распределенный доступ к документам при помощи локальной сети или удаленного доступа.