Простой образец акта приема передачи документов. Образец акта приема-передачи документов Документальное оформление приема передачи бухгалтерских документов

Передача документов от одного лица другому может быть произведена на основании документа, именуемого акт о приеме-передаче. Оформление такого бланка актуально в случае, когда необходимо получить документальное подтверждение тому, что документы переданы, и получатель их получил в целости и сохранности в обозначенном объеме.

Скачать бланк акта о приеме-передаче документов можно скачать в формате word бесплатно в конце статьи.

Акт может быть составлен при передаче документации между различными юридическими лицами, между физическими лицами (например, при увольнении или переводе работник передает дела и документы другому работнику).

Образец оформления

Бланк составляется в свободной форме. Если руководитель формирует комиссию для оформления акта, то в бланке должен содержаться перечень всех членов комиссии.

Как и любой документ, акт должен содержать название и заголовок.

Обязательно прописывается дата оформления, и, как правило, место оформления документа.

Обязательны также и реквизиты лиц, между которыми происходит передача документации. Прописываются реквизиты физических или юридических лиц.

Так как основное предназначение акта – это подтвердить факт приема-передачи документов, то бланк акта должен, соответственно, содержать перечень передаваемой документации.

Если число документов достаточно большой, то удобно список оформить в виде таблице. Для каждого документа нужно указать его наименование, дату оформления и номер. Также необходимо указать такую дополнительную информацию, как количество страниц, на которых документ представлен, и количество экземпляров, а также вид этого документа (оригинал или копия).

Если в акте приема-передачи будут указаны подробные сведения о каждой передаваемой бумаге, то, в случае возникновения в будущем споров и разногласий между сторонами, можно будет легко поднять акт и проверить, какие документы и в какой объеме передавались.

Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе о передаче дел следует указать:

• причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
• сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;
• лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);
• состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

Такими документами являются:

• учредительные и регистрационные документы;
• учетная политика;
• первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
• регистры бухгалтерского и налогового учета;
• бухгалтерские справки;
• бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
• отчетность во внебюджетные фонды;
• акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
• инвентаризационные описи;
• кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
• кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
• должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
• список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
• другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период - период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Шаг 5. Приемка - передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

Учредительные и регистрационные документы

1. Устав, учредительный договор;
2. Выписка их ЕГРЮЛ;
3. Свидетельство о регистрации;
4. Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
5. Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;

1. Учетная политика по бухгалтерскому учету;
2. Политика по налоговому учету;
3. План счетов бухгалтерского учета;
4. Должностные инструкции работников бухгалтерии;

1. Оборотно - сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
2. Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;

1. Бухгалтерская отчетность;
2. Декларации и расчеты по всем налогам;
3. Книги покупок и продаж;
4. Журнал учета полученных и выставленных счетов - фактур;

1. Приказ о проведении инвентаризации;
2. Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;

1. Акты налоговых проверок;
2. Акты сверок с налоговыми органами;

1. Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
2. Акты приемки - передачи основных средств по форме № ОС-1;
3. Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;
4. Акты на списание основных средств

1. Карточки учета материалов;
2. Приходные ордера по форме № М-4;
3. Требования - накладные по форме № М-11;

1. Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
2. Платежные поручения;
3. Выписки банков по расчетным счетам;
4. Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;

1. Трудовые договоры;
2. Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
3. Штатное расписание;
4. Табели учета рабочего времени;
5. Расчетно-платежные ведомости;

1. Авансовые отчеты;

1. Договоры с поставщиками и покупателями;
2. акты сверок с дебиторами и кредиторами;
3. товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг

1. Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
2. Бухгалтерские справки;
3. Путевые листы;
4. Бланки строгой отчетности;
5. Доверенности;
6. другие документы;

Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

• Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
• дату передачи дел;
• период, за который осуществлена передача дел;
• дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
• наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
• серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
• список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
• все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
• число переданных печатей, штампов и тому подобное.
• последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• характеристику бухгалтерского и налогового учета.

1) организация бухгалтерского учета.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

2) учет денежных средств.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира - операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

3) учет основных средств и нематериальных активов.

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

9) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

Акт приема-передачи документов – документ отражающий, передачу документа от одного лица к другому. Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера. Смена всегда происходит с передачей необходимой документации. Если такую передачу никак не фиксировать, то сотрудники и собственно фирма рискует потерять необходимую информацию и усложнить процесс вхождения в должность нового сотрудника.

Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов. Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.

Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем. Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.

Акт приема-передачи документов: основные моменты

Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме.

Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты : (нажмите для раскрытия)

1. Наименование, дата и место оформления данного акта
2. Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц)
3. Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). Также при необходимости прописываются паспортные данные.
4. Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).
5. Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов. При большом объеме материала вполне разумным является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика. Все это необходимо чтобы ни один документ не пропал.
6. Ставятся подписи сторон, которые означают согласие с документом и отсутствием претензий. Также ставится печать компании, в которой передаются документы.

Такой акт вполне может составляться между физическими лицами без указания организаций. Здесь достаточно реквизитов и паспортных данных сторон.

Надо отметить, что таким актом можно пользоваться также и при оформлении услуги, когда заказчик принимает на себя ответственность за хранение важных и ценных документов на время работы. К примеру, такой услугой может быть оформление заграничных выездных документов. В случае потери оригинальных и ценных документов исполнителем, у клиента, имеющего данный акт, есть веское основание обратиться во все необходимые инстанции в случае спора.

Еще одним полезным моментов в передачи ценных оригинальных документов является их копирование передающим лицом.Акт приема-передачи документов изготавливается в двух экземплярах по одному каждому из сторон передачи. Ниже мы предлагаем вашему вниманию образцы таких актов.

Акт приема-передачи документов - документ отражающий, передачу документа от одного лица к другому. Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера. Смена всегда происходит с передачей необходимой документации. Если такую передачу никак не фиксировать, то сотрудники и собственно фирма рискует потерять необходимую информацию и усложнить процесс вхождения в должность нового сотрудника.

Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов. Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.

Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем. Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.

Акт приема-передачи документов: основные моменты

Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме. Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты:

Наименование, дата и место оформления данного акта

Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц)

Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). Также при необходимости прописываются паспортные данные.

Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).

Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов.

При большом объеме материала вполне разумным является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика. Все это необходимо чтобы ни один документ не пропал.

Ставятся подписи сторон, которые означают согласие с документом и отсутствием претензий. Также ставится печать компании, в которой передаются документы.

Такой акт вполне может составляться между физическими лицами без указания организаций. Здесь достаточно реквизитов и паспортных данных сторон.

Надо отметить, что таким актом можно пользоваться также и при оформлении услуги, когда заказчик принимает на себя ответственность за хранение важных и ценных документов на время работы. К примеру, такой услугой может быть оформление заграничных выездных документов. В случае потери оригинальных и ценных документов исполнителем, у клиента, имеющего данный акт, есть веское основание обратиться во все необходимые инстанции в случае спора.

Еще одним полезным моментов в передачи ценных оригинальных документов является их копирование передающим лицом.Акт приема-передачи документов изготавливается в двух экземплярах по одному каждому из сторон передачи. Ниже мы предлагаем вашему вниманию образцы таких актов.

АКТ

приема-передачи документов

г. ________________ « » _________________ 20__ г.

_______________________________ в лице ________________________________________ , с одной стороны, передал, а _____________________________ в лице______________________________ , с другой стороны, принял следующие документы:

Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.

Передал документы: Принял документы:

__________________ / / _____________________ / /

Каким образом можно составить в организации акт приема-передачи материальных ценностей. Но иногда возникает необходимость в передаче от одного лица к другому лицу документов, которые также имеют ценность, а потому факт такой передачи должен быть зафиксирован. Речь может идти, к примеру, о передаче документов заказчиком исполнителю при заключении и исполнении договора выполнения работ или оказания услуг, о передаче документов в рамках соглашения о переводе долга или о передаче документов от увольняющегося сотрудника лицу, принимающему ответственность за такие документы.

Как в этом случае составить акт приема-передачи документов физическими лицами или между организациями?

Форма акта приема-передачи документов

Независимо от того, на каком основании и с какой целью производится передача документов от одного лица к другому, а также производится ли передача документов между физическими лицами или организациями, акт приема-передачи может составляться по схожей форме. Унифицированной и обязательной к применению формы акта приема-передачи документов нет, поэтому организация может разработать форму такого акта самостоятельно. Конечно, это не распространяется на случаи, когда обязательность применения определенной формы акта закреплена, к примеру, в договоре между сторонами.

В акте приема-передачи документов обычно указываются:

• дата и место передачи документов;
• лица, между которыми производится передача документов, а при необходимости их полномочия и основания таких полномочий;
• причина передачи документов;
• перечень передаваемых документов с указанием того, передается оригинал документа или его копия, а также количества страниц документов;
• подписи лиц, передавших и получивших документы.

При наличии акт может быть скреплен печатями сторон.

Акт составляется в 2-х экземплярах: для передающего и принимающего лица.

Приведем акта приема-передачи документов в формате Word.

Представим пример заполнения акта приема-передачи, которым оформлена передача документов из одного обособленного подразделения организации в другое подразделение.