Пример расчета суточных в командировке заграницу и по рф. Суточные за командировку за границей

Главная / Квартира

Пребывание сотрудника в поездке по распоряжению руководителя организации и для осуществления служебных поручений оплачивается с учетом средней заработной платы и суточных за все проведенные в командировке календарные дни.

В текущем 2018 году правительство не изменило порядок выплаты командировочных за границей государства.

Кто может стать зарубежным командировочным, а кто нет

Работодатель не имеет право отправлять в командировку за границу сотрудников, которые:

находятся в декрете;
имеют оформленные ученические договорные соглашения;
состоят на инвалидности с ограниченной разъездной деятельностью;
являются несовершеннолетними, но выполняют определенные рабочие обязанности в компании.

Но работникам, занимающимся творческой деятельностью, журналистам, певцам, актерам, включая спортсменов, которым еще нет 18 лет, разрешается выезжать по рабочим вопросам за пределы страны.

В заграничную командировку можно отправить рабочих определенных категорий, по их согласию, составленному в письменной форме. Это относится к следующим сотрудникам :

женщинам, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, или мужчинам, оставшихся с детьми того же возраста без матери, также женщины в роли матери-одиночки;
у которых есть ребенок-инвалид;
если они присматривают или ухаживают за больным близким членом семьи;
с установленной группой инвалидности, выполняющих программные процедуры по восстановлению организма.

Перечисленные категории служащих могут отказаться от поездки за границу по работе. Это право должно быть прописано в письменном согласии на командировку, что подтверждает их осведомленность относительно этой возможности.

Зачастую специалисты задаются вопросом по оформлению рабочей поездки за пределы страны должностному лицу, если он занят по совместительству внутри организации. Такие сотрудники могут выезжать в рабочих целях, но это должно быть грамотно отражено в документах, касающихся второго места работы.

Вычисление налога на доходы физических лиц предполагает нормирование суточных. Командировки за пределы нашей страны не предусматривают налогообложение на суммы расходов сотрудника за проживание, если они не превышают 2500 рублей за один день, согласно той же статье Налогового кодекса. К примеру, если размер суточных, оплачиваемых организацией, составляет 2700 рублей, тогда 200 рублей из этой суммы облагаются налогом.

Аналогичным способом производят пенсионные выплаты, медицинские взносы, компенсации по больничному лицу и уходу за ребенком.

Таким образом, компенсация сотруднику за пребывание в зарубежной командировке предусматривается 168 статьей Трудового кодекса Российской Федерации . Если организация бюджетная, то сумма суточных вычисляется согласно законодательным актам. Остальные организации сами устанавливают их размер.

Подробная информация по загранкомандировкам представлена в данном семинаре.

Многие компании сталкиваются с необходимостью направления сотрудников в другой город или страну с целью решения рабочих вопросов. Целями поездки может быть обсуждение или подписание контракта, посещение семинара или тренинга, поиск новых партнеров и прочее. Если обратиться к официальным терминам, то служебная командировка представляет собой поездку работника, инициированную руководством организации, с целью необходимости выполнения служебного поручения за пределами места постоянной работы.

Командировка за границу отличается более сложной процедурой документального сопровождения. В связи с этим у большинства работников возникает множество вопросов по поводу правильного оформления командировки за границу.

Служебная поездка за границу. Пошаговая инструкция.

Процесс отправки работника за рубеж состоит из следующих этапов:

Определение суммы выплаты командированному сотруднику;
Расчет выплат, включаемых в расчет среднего заработка за все дни служебной поездки;
Расчет суточных;
Подготовка и оформление всех необходимых документов;
Оплата страховых взносов и НДФЛ с суточных, а также стоимости проживания и проезда.

К расходам, необходимым для сопровождения служебной поездки за границу, относятся:

Расходы по проезду на место и обратно;
Расходы по найму жилого помещения (отельного номера или квартиры);
Суточные расходы (связанные с проживанием);
Прочие расходы, произведенные с ведома работодателя.

Оформление командировки за границу. С чего начать?

Начало оформления всей необходимой документации для выезда за границу начинается с официального приглашения иностранного партнера. Этим партнером может быть не только отдельная фирма или компания, но и университет, институт, фонд и даже организационный комитет конференции. В таком специальном приглашении должны в обязательном порядке указываться сроки служебной поездки и финансовые условия. Стоит отметить, что к последним относится оплата проживания и проезда, возмещение медицинской страховки, а также внесение организационного взноса.

Сотруднику, командируемому за границу по приглашению зарубежного партнера, необходимо оформить служебную записку. Служебная записка относится к документам установленного образца и оформляется на имя директора компании. Помимо этого, командированному работнику необходимо согласовать все финансовые условия командировки в плановом отделе с последующим предоставлением отчетных документов в отдел международных связей. Параллельно необходимо оформить командировочное задание установленного образца, прикрепив к нему переведенные на русский язык копии приглашения.

Как оформить командировку за границу: необходимые документы

Почти каждый год меняются требования к правильному оформлению служебных поездок, в том числе и зарубежных. Для составления командировки в 2014 году, необходимо ознакомиться со следующим перечнем документов:

Служебное задание, составленное по форме N Т-10а;

Приказ о направлении в командировку,составленный по форме N Т-9 (N Т-9а);

Командировочное удостоверение, составленное по форме N Т-10.

Важно заметить, что командировочное удостоверение не выдается в том случае, если работник отправляется в служебную поездку в страну, пересечение границ которых нуждается в особой пометке в паспорте. Если же служебная поездка осуществляется в страны СНГ, то оформление командировочного удостоверения является обязательным. Во время служебной поездки за рубеж необходимо сделать в специальном журнале запись о днях нахождения сотрудника в командировке. А именно обозначить цифровым кодом «06» или буквенным кодом «К» в табеле учета рабочего времени.

Не менее сложной задачей является документальное оформление результатов заграничной командировки. Так, по возвращении из служебной поездки сотрудник обязан в течение трех рабочих дней предоставить следующие документы:

Отчет о выполненном служебном задании, составленный по форме N Т-10а, раздел 12;
Авансовый отчет о сумме, потраченной во время отъезда, составленный по форме N АО-1.

При этом к авансовому отчету в обязательном порядке необходимо прикрепить:

Документы, подтверждающие расходы (проездные документы, квитанции, посадочный талон, кассовые и товарные чеки, БСО);
Командировочное удостоверение с проставленными отметками о прибытии и выбытии из места командировки;
Копии страниц загранпаспорта с наличием отметок о пересечении границ.

Также необходимым условием отчетности для командируемых сотрудников является предоставление трех экземпляров «Отчета о результатах поездки» в отдел международных связей.

Командировка за рубеж и связанные с ней расходы.

Кроме основных расходов, связанных с зарубежной командировкой, компания может возместить сотруднику и множество других затрат. К таким расходам относятся:

Расходы, связанные с оформлением медицинской страховки (без этого документа иностранцы не допускаются в ряд стран);
Расходы на проведение телефонных переговоров;
Расходы, связанные с обменом чеков на наличную валюту в банковских учреждениях;
Расходы по перевозке багажа (но только весом до 30-ти килограмм);
Расходы, связанные с оформлением заграничного паспорта и визы.

Со дня пересечения границы РФ, суточные насчитываются согласно установленной норме выплаты в той стране, в которой находится сотрудник. Со дня пересечения работником государственной границы суточные будут уже рассчитываться согласно норме, установленной в пределах нашего государства.

Любая командировка за границу доставляет работодателям определенные трудности. А все потому, что достаточно непросто рассчитать все расходы лица и возместить излишек. Хотя оформление таких командировок осуществляется достаточно просто.

Общая информация

Командировка за границу подразумевает нахождение лица за пределами РФ в связи с исполнением служебных обязанностей в течение определенного периода времени. Существует определенная процедура отправления сотрудника в командировку, которая с 2015 года немного упростилась.

Изменения произошли на основании ПП №1595 от 29.12.14 г. Например, теперь нет необходимости оформлять командировочные удостоверения. Несмотря на это, командировка подчиненных за рубеж осуществляется не так часто, как служебные поездки по территории России. Поэтому должностным лицам обязательно важно знать все нюансы оформления и выдачи суточных в 2019 году.

Оформление

Оформление командировки регламентирует Трудовой кодекс, а также ПП № 749. Согласно этим двум нормативным актам все решения по командировке принимает исключительно работодатель. Цель поездки, сроки и многое другое зависит только от него. Свое решение работодатель обязан оформить документально. Какой это будет вид документа, нормативные акты не содержат. Но на практике начальник выдает приказ о направлении работника в командировку.

Для этого оформляется специальная форма приказа – Т-9 или Т-9а, если направляется несколько лиц. Закон также не запрещает использовать бланки приказов, разработанные работодателем для организации собственноручно. Главное, чтобы ни были утверждены соответствующими внутренними документами.

Этот этап оформления командировки за границу осуществляется очень просто. Кадровому сотруднику потребуется только приказ и служебное задание, наличие которого не является обязательным. Далее работодателю необходимо возместить расходы, которые сотрудник понесет в поездке. То есть, оформить суточные.

Расходы

Перед тем, как оформить выдачу денежных средств, необходимо учесть все траты работника. Основные виды расходов в загранкомандировках следующие:

Суточные. Сюда входят личные траты работника, включая питание и т. д.
Проездные. Работодатель оплачивает дорогу до места назначения, а также оформление документов для поездки (загранпаспорта, визы).
Аренда. Оплату наемного жилья, включая номер в гостинице или квартиру, также компенсирует организация.
Остальное. Работодатель может оплачивать мобильную связь, Интернет, почтовые услуги и т. д.
Возмещению подлежат также траты на обязательное медицинское страхование.

Читайте также Правила оформления отпуска после 6 месяцев работы согласно Трудового кодекса

Все расходы командированного лица за границей, которые оплачивает предприятие, должны быть указаны в коллективном договоре или ином локальном документе. Важно знать, что чаще всего оплате не подлежат следующие траты:

обслуживание в ресторанах, кафе и т. д.;
расходы на оздоровительные клубы;
расходы за услуги посторонних компаний.

Трата командировочных средств (всех, кроме суточных), должна быть подтверждена с помощью документов.

Что касается суточных, то в 2019 году выплата осуществляется следующим образом:

деньги в иностранной валюте командируемому лицу выдаются только за время пребывания за границей;
выдача суточных в рублях происходит только за те дни, которые он находился на территории РФ.

Заграничные командировки могут оплачиваться без каких-либо ограничений со стороны законодательства. Но в расчет следует брать то, что НДФЛ не облагаются только суточные, да и то, если они не превышают нормы. В 2019 году это 2, 5 тыс. рублей на один день. Но это не значит, что работодатель обязан придерживаться этой нормы проживания. Он может платить любую сумму, но придется платить налог. Помимо этого, наниматель компенсирует сотруднику ту сумму в рублях, которую он потратил для приобретения иностранной валюты.

Минимальный срок командировки не установлен. Она может длиться неделю или всего один день. Что касается однодневных командировок, то при их оформлении в приказе ставится соответствующая отметка. После поездки сотрудник обязан отчитаться работодателю и получить возмещение. Однако суточные за такие командировки не выплачиваются.

Служебная записка

Это документ требуется, если командировочное лицо отправляется в поездку на автомобиле. При этом неважно, личный это транспорт или служебный. Несколько лет назад оформлялось так же командировочное удостоверение или служебное задание. Эти документы уже не требуется, но без записки доказать свое пребывание в командировке не может.

Интересно, что предоставлять служебную записку после командировки обязаны также руководители фирм. Не учитывается даже то, то за рулем может быть другой водитель. Обычно компании разрабатывают собственные бланки служебных записок, чтобы подчиненным было проще их оформлять. Документ содержит следующую информацию:

наименование предприятия;
личные данные командировочного лица;
дату;
место поездки;
продолжительность командировки;
марку и номер автомобиля;
подпись.

Читайте также Порядок расчета среднего заработка для командировки

Изначально документ оформляет сотрудник. К записке прикладываются бумаги, подтверждающие пребывание в указанной стране и т. д. При необходимости подтвердить осуществление командировки может принимающая сторона. Для этого указывается название организации, необходимые даты и другие сведения. Запись подтверждается подписью должностного лица и печатью компании.

Учет расходов

Важно знать о том, как правильно в 2019 году необходимо отчитываться перед работодателем за траты в поездке. Итак, сотрудник не позднее 3 дней после возвращения обязан предоставить:

авансовый отчет;
окончательный отчет;
копию загранпаспорта.

К этим документам обязательно нужно приложить все чеки и квитанции, которые он привез с собой. При поездке за границу многие документы будут на иностранном языке. Их следует перевести. Можно сделать это самостоятельно или с помощью переводчика, если такой есть в штате организации. Но работодателю нужно подавать как оригинал чеков, так и бланки с переводом. Если у сотрудника остались неизрасходованные средства, то они возвращаются. По суточным отчитываться не нужно.

Справка: Авансовый отчет заполняется несколькими лицами. Это сотрудник, который вернулся из командировки, и бухгалтер компании. Вся информация вносится в специальный бланк формы № АО-1.

Правила заполнения документа подотчетным лицом в 2019 году следующие:

Он указывает название организации, дату оформления, а также свои личные данные, включая должность.
Указывается назначение аванса.
Специальные графы должны содержать сведения о документах, подтверждающих расходы лица. Обязательно пишутся суммы.
Общая сумма расходов указывается в графе 6.

После заполнения отчет предоставляется бухгалтеру. Должностное лицо обязательно должно составить справку, подтвердив тем самым получение документа. В ней указывается, когда был получен отчет, после чего ее отдают сотруднику. Далее специалист проверяет документы и заполняет графы с 7 по 9. После этого обязательно указывается, есть ли перерасход, сумма потраченного аванса и т. д.

И только после осуществления всех этих процедур можно передавать авансовый отчет руководителю предприятия. После утверждения им документа бухгалтер осуществляет списание денег и расчет с сотрудником. Если у командировочного осталась неизрасходованная сумма, то он обязан сдать ее на основании приходного кассового ордера.

Что касается учета трат сотрудников, отправленных в рабочую поездку , то для того, чтобы такие расходы принять к учету в целях налога на прибыль, они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (ст. 252 НК РФ). Это первый факт, о котором ни в коем случае не нужно забывать. Удивительно, но несмотря на то, что эта истина повторяется из уст в уста, на практике не так часто встретишь компанию, у которой все «командировочные» документы в идеальном порядке.

Личная карта

Компания перечисляет аванс на командировочные расходы своему сотруднику на его банковскую карту в рублях. Сотрудник оплачивает этой картой в том числе расходы в командировках за границей. В этом случае Минфин считает, что расходы следует определять исходя из потраченной суммы согласно первичным документам по обменному курсу, установленному банком на дату списания средств (письма от 22 января 2016 г. № 03-03-06/1/2318, от 17 июля 2015 г. № 03-03-06/41128). Документом, подтверждающим курс, может быть выписка с карточного счета сотрудника, где будет виден курс списания, такая выписка должна быть заверена банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749).

В иностранной валюте

Вопросы часто возникают по учету расходов в иностранной валюте. На самом деле здесь все достаточно просто. Если сотрудник приложил к авансовому отчету по загранкомандировке документ, который подтверждает курс конвертации рублей в иностранную валюту (например, справку о покупке), то валютные расходы пересчитываются в рубли по курсу, указанному в этой бумаге (письма Минфина от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059, от 17 июля 2015 г. № 03-03-06/41128). Если такого документа нет, то расходы, понесенные в иностранной валюте, надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ: в части средств, выданных авансом сотруднику под отчет перед командировкой, – на дату выдачи аванса (письмо Минфина от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059); в части, не покрытой авансом (то есть в сумме перерасхода), – на дату утверждения авансового отчета по загранкомандировке (письмо Минфина от 6 июня 2011 г. № 03-03-06/1/324).

Иностранные налоги

Зачастую сотрудники прикладывают к авансовым отчетам по заграничным командировкам оправдательные документы, где отдельной строкой выделены иностранные налоги. Согласно позиции Минфина и ФНС, статья 270 НК РФ содержит закрытый перечень неучитываемых трат, иностранные налоги там не указаны. В связи с этим налоги, уплаченные за рубежом, можно учесть в целях налогообложения прибыли на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Приезд иностранца в РФ

И немного о приглашенных в Россию для переговоров иностранцах. Миграционный учет в России регламентирует Федеральный закон от 18 июля 2006 года № 109-ФЗ. Для того чтобы иностранец приехал в российскую компанию в командировку, фирма должна его пригласить . Как правило, для деловых визитов оформляется деловая виза. Существует несколько типов и разновидностей деловых виз. Виза выдается на 90 дней с возможностью однократного или двукратного въезда либо сроком до 12 месяцев (мультивиза).

Обратите внимание

То, что командировка не состоялась, не говорит о том, что расходы на покупку билета можно считать необоснованными. Ситуация спорная, я думаю, что стоимость невозвратного авиабилета можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль.

После пересечения границы России иностранец должен встать на миграционный учет в течение семи дней. Для граждан некоторых стран установлены иные сроки, например, 30 дней для резидентов Белоруссии, 15 дней для граждан Таджикистана. Если иностранец поселился в гостинице, то гостиница поставит его на учет. Если вы решили поселить командированного иностранца в корпоративной квартире, то обязанность по регистрации будет лежать на компании.

Что касается оформления командировочных расходов, то тут будут действовать законы той страны, откуда приехал иностранец. Российская сторона ничего оформлять не обязана. Встречаются случаи, когда российская сторона оплачивает часть расходов на проживание командированного иностранца. В таком случае компания может перевыставить эти расходы иностранной организации, если у них заключен договор и такая возможность в нем предусмотрена. Если такой возможности нет, то расходы нельзя будет учесть в целях налогообложения прибыли, так как между вашей компанией и иностранцем отсутствуют трудовые отношения. Пребывание иностранца в России сроком более 90 дней в течение 12 месяцев может быть обусловлено только трудовыми отношениями.

При назначении работника в командирование компания не только оплачивает расходы на транспорт и по аренде жилья, но выплачивает и суточные. В связи с последними расходами у бухгалтеров и руководителей возникают вопросы. Не всегда понятно, в каких случаях данные выплаты назначаются, каков их размер и порядок расчета.

Суточные в командировках - изменения в законодательстве на 2018 год

Для начала необходимо разобрать, что такое суточные расходы в командировке. По статье 168 ТК РФ законодательство определяет данные выплаты как возможность компенсировать сотруднику расходы в связи с его проживанием вне пределов постоянного места жительства.

До недавнего времени такие выплаты при расчете не облагались налогом. С начала 2018 года Постановление Правительства предписывает определенные лимиты, которые по-прежнему не облагаются налоговыми и страховыми взносами:

700 рублей для поездок по России;
2500 рублей для командировочных за границу.

Предел данных выплат при этом не ограничен как и раньше. Однако суммы сверх указанного лимита теперь облагаются взносами в стандартном порядке.

Размер суточных в командировке по России

Минимальный размер суточных в командировке на 2018 год по России, как и за границей, законодательством не предусматривается. То есть на практике начисление осуществляется по усмотрению работодателя в соответствии с локальными нормами организации.

Однако правила направления в командировку предписывают, что сотрудник не должен оказаться в худших условиях по сравнению с текущими. Поэтому во избежание трудовых споров при расчете рекомендуется придерживаться следующих минимальных рамок:

при назначении в пределах того же региона - 200-300 рублей;
для другого региона - от 500 рублей.

Законодательство предусматривает, что норма суточных должна быть прописана в локальном положении о командировках . Также она может указываться в нормативных актах, по которым работник направляется в поездку.

Командировка за границу - суточные в 2018 году

Отдельно необходимо рассмотреть командировочные расходы при направлении за границу. В данной ситуации рекомендуется руководствоваться Постановлением Правительства под номером 812 . Данное законоположение предписывает определенные размеры расходов для каждой страны.

Такое предписания относятся к работникам бюджетных организаций. Поэтому для внебюджетных компаний они носят скорее рекомендательный характер. В данном вопросе также необходимо учитывать установленный порог в 2500 рублей. Все средства, которые превышают данное значение подлежат налогооблажению.

Руководитель вправе самостоятельно решать, в какой валюте он выплачивает командируемому деньги. Расчет при этом производится в соответствии с текущим курсом Центрального Банка РФ.

Суточные в командировках в бюджетных учреждениях

Постановление Правительства под номером 729 регулирует начисление всех командировочных выплат. Оно также предписывает фиксированный размер начислений по расходам на одни сутки для поездок в пределах России. На 2018 год для работников бюджетных учреждений размер суточных составляет 100 рублей.

Для расчета выплат в сутки при заграничных поездках необходимо обращаться к Постановлению Правительства под номеров 812. Приложение к данному документу регулирует выплаты согласно расчету по каждой стране в отдельности.

Выплата суточных при командировках

Один из главных вопросов, который возникает при выдаче командировочных - это как считают суточные в командировке. Рассчитать данное положение не составляет труда. Для этого необходимо установить количество командировочных дней. Полученное значение умножается на указанную в нормативе сумму.

Если к примеру сотрудник 4 дня находится за пределами России и на пятый день приезжает, то выплата рассчитывается соответственно этим значениям. То есть 4 дня оплачиваются как заграничные, пятый - как внутри России.

Расчет суточных при командировках в 2018 году

Для наглядности можно рассмотреть пример расчета на 2018 год. Сотрудник отправляется в командировку с первого по девятое октября. Едет он за границу, по приказу прибывает девятого вечером, то есть всего восемь дней.

Организация установила, что для страны назначения выплата средств в сутки составляет 2800 рублей, а по России - 600 рублей. Первое значение необходимо умножить на семь дней - выходит 19600. К ним прибавляются 600 рублей за день по России, итого 20200 выдаются на руки командируемому.

Но поскольку лимит превышен, то следует вычесть и налоги. Вместе со страховыми взносами они к примеру составят 18%. Лимит превышен на 300 рублей, их также необходимо умножить на 7 дней - 2100. Далее нужно найти указанный процент от полученной суммы - 378 рублей потребуется уплатить за превышение лимита.

Командировка на один день - суточные в 2018 году

Законодательство предписывает, что однодневная командировка не требует начисления суточных. То есть возмещаются фактически только транспортные услуги и организационные расходы. Однако локальное положение организации может предусматривать такое начисление на расходы.

Оформляется такая сумма обычно из расчета 50% от установленного размера начислений для поездок за границу. По России такие средства могут не выплачиваться вообще, но работодатель может оформить их отдельным платежом на текущие расходы. Налог с такой выплаты при расчете не удерживается, если сумма находится в пределах лимита.