Поставка товара имеющего расхождения по количеству. Акт об установлении расхождений в количестве при приемке товара. Составление и образец акта

В соответствии с договором поставки поставщик-продавец обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности (ст. 506 ГК РФ). Количество, ассортимент и качество таких товаров определяются договором. Но возможна ситуация, когда при приемке товаров выявлено расхождение с данными сопроводительных документов или условиями заключенного договора. В этом случае покупатель составляет акт расхождения при приемке товара по качеству или количеству. Как составить такой акт, расскажем в нашей консультации и приведем образец его заполнения.

Кто и когда составляет акт о расхождении

Акт о расхождениях при приемке товаров составляется созданной для этого комиссией, в которую включаются представители покупателя и представитель стороны, передавшей товары покупателю (например, перевозчик). Желательно в указанную комиссию включить и представителя поставщика. Предполагается, что акт расхождения при приемке товара составляется в момент выявления такого расхождения при приемке товаров. Однако возможно, что такое расхождение будет выявлено и позже. На порядок актирования расхождений это не повлияет. В то же время, необходимо учитывать, что акт о расхождении будет являться основанием для последующего предъявления претензии поставщику или перевозчику в связи с или выявленным . И если договором не предусмотрено право покупателя предъявлять претензию в связи с последующим выявлением расхождений, а такое расхождение могло быть установлено при приемке, взыскать потери с поставщика или перевозчика при запоздалом выявлении расхождений вряд ли получится.

Форма акта расхождений при приемке товара

Обязательной для всех формы акта, которым бы оформлялось выявленное расхождение при приемке товаров, нет. Поэтому организация составляет такой акт в произвольной форме. Конечно, если договором не предусмотрено применение строго определенного бланка.

В этом акте необходимо указать сущность выявленного расхождения, при возможности дать его количественную и суммовую оценку.

К слову, акт расхождения по количеству может быть оформлен по аналогии с актом о недостаче товаров, форму которого мы приводили в отдельном .

При разработке акта расхождений может быть также использована, к примеру, форма Акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно- материальных ценностей (

Покупатель обнаружил расхождение по количеству товара при приемке у себя на складе. Часть товара пропала в пути, по договору поставки транспортные расходы — за счет поставщика, транспортную компанию заказывает поставщик. Виновник пропажи — транспортная компания, поставщик будет требовать возмещения недостачи на основании накладных и акта о недостаче от покупателя. Покупатель просит выписать накладную и счет-фактуру на меньшую сумму (с учетом недостачи).
По какой накладной и по какому счету-фактуре покупатель должен оприходовать товар?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В данной ситуации поставщику нужно внести исправления в выставленные при отгрузке первичные документы и счета-фактуры. Составление новой накладной и счета-фактуры при расхождении данных о количестве товаров, выявленных покупателем при их приемке, не предусмотрено действующим законодательством.

Обоснование вывода:

Первичные документы

Согласно ст. 513 ГК РФ покупатель (получатель) обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, поставленных в соответствии с договором поставки. Принятые покупателем (получателем) товары должны быть им осмотрены в срок, определенный законом, иными правовыми актами, договором поставки или обычаями делового оборота. Покупатель (получатель) обязан в этот же срок проверить количество и качество принятых товаров в порядке, установленном законом, иными правовыми актами , договором или обычаями делового оборота, и о выявленных несоответствиях или недостатках товаров незамедлительно письменно уведомить поставщика. В случае получения поставленных товаров от транспортной организации покупатель (получатель) обязан проверить соответствие товаров сведениям, указанным в транспортных и сопроводительных документах, а также принять эти товары от транспортной организации с соблюдением правил, предусмотренных законами и иными правовыми актами, регулирующими деятельность транспорта.

Если речь идет о российском товаре, то применяется форма N ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей», если об импортном, то применяется форма N ТОРГ-3 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров».

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденными Постановлением N 132, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3 применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям, перечисленным в сопроводительных документах поставщика, расхождений в количестве и качестве нет».

Данные формы являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.
Претензионное письмо составляется покупателем в произвольной форме с учетом требований, установленных п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ). При этом в нем обязательно надо указать сведения о реквизитах договора, об акте расхождений по количеству и качеству, а также указать требования, которые покупатель предъявляет поставщику в соответствии с п. 1 ст. 466 ГК РФ.

На основании полученных от покупателя Акта и претензии у продавца возникает необходимость внести исправления в учет и в первичные документы на отгрузку, поскольку количество товара в них не соответствует фактически поставленному (п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

Подпунктами 4.2-4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР) предусмотрен следующий порядок внесения исправлений в первичные учетные документы: одной чертой зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится таким образом, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть подтверждено надписью «исправлено» и подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Счет-фактура

Федеральным законом от 19.07.2011 N 245-ФЗ (далее — Закон N 245-ФЗ) в НК РФ внесен ряд изменений и дополнений, связанных, в частности, с применением корректировочных счетов-фактур.

Согласно абзацу третьему п. 3 ст. 168 НК РФ, которым Законом N 245-ФЗ дополнен п. 3 ст. 168 НК РФ, при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней, считая со дня составления документов, указанных в п. 10 ст. 172 НК РФ.

В соответствии с п. 10 ст. 172 НК РФ, которым Законом N 245-ФЗ дополнена ст. 172 НК РФ, указанными документами являются: договор, соглашение, иной первичный документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

При изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав в сторону уменьшения, разница между суммами НДС, исчисленными исходя из стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав до и после такого уменьшения, подлежит вычетам у продавца этих товаров (работ, услуг), имущественных прав на основании выставленных продавцом корректировочных счетов-фактур при наличии указанных в п. 10 ст. 172 НК РФ документов, но не позднее трех лет с момента составления корректировочного счета-фактуры (п. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ в редакции Закона N 245-ФЗ).

Указанные изменения в НК РФ вступили в силу 01.10.2011.

ФНС России в письме от 28.09.2011 N ЕД-4-3/15927@ «О применении корректировочного счета-фактуры» разъяснила, что составление корректировочных счетов-фактур осуществляется на основании составленного начиная с 01.10.2011 соответствующего первичного документа, согласно которому изменяется стоимость отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Из приведенных норм НК РФ следует, что сторонами должно быть документально согласовано изменение первоначальных условий поставки. В рассматриваемой ситуации этого не происходит, а имеют место недопоставка и выставление покупателем претензии.

Покупателем выявлено несоответствие данных, содержащихся в счете-фактуре, фактически поступившему товару, следовательно, он не вправе заявить налоговый вычет по поступившей части товара на его основании (п. 2 ст. 169 НК РФ). Поэтому в анализируемом случае продавцу необходимо исправить первоначальный счет-фактуру.

Исправления, заверенные подписью руководителя и печатью продавца, с указанием даты внесения исправления вносятся продавцами в соответствии с п. 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914.

При этом ФНС России рекомендует при внесении продавцами исправлений в счета-фактуры, в которых обнаружены ошибки, зачеркивать неверные показатели в графах или строках такого счета-фактуры, а в свободном поле счета-фактуры указывать «Исправлено» со ссылкой на конкретную строку или графу и пояснять, что и на что исправлено. Данную информацию об исправлении следует заверить подписью руководителя организации с указанием даты внесения исправления и печатью организации (письмо ФНС России от 06.05.2008 N 03-1-03/1924).

Таким образом, в экземпляры счетов-фактур продавца и покупателя, выставленные при отгрузке, продавцу необходимо внести исправления, предусматривающие корректировку количества и стоимости отгруженной продукции. Указанные исправления вносятся продавцом в счет-фактуру на дату внесения исправлений в отгрузочные документы на основании Акта ТОРГ-2.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, советник налоговой службы II ранга Остафий Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги

Акт расхождений при приемке товара форма ТОРГ-2 используется для фиксации несоответствия фактических сведений и указанных в документах поставщика. При ненадлежащем качестве товара, несовпадении количественных показателей данный акт будет служить основанием для возврата товара поставщику либо его замены. Скачать бланк акта ТОРГ-2 можно в конце статьи.

Как заполнить акт расхождений? Инструкцию по оформлению бланка разберем ниже, для наглядности предлагаем также скачать заполненный образец акта формы ТОРГ-2.

При приемке товара необходимо тут же проверить состояние товарно-материальных ценностей, сверить их количество с указанным в документах (в товарной или товарно-транспортной накладной) и при выявлении расхождений сразу же при экспедиторе составить акт расхождений, к которому приложить претензию поставщику.

Для составления акта можно воспользоваться типовой формой ТОРГ-2.

Образец заполнения ТОРГ-2

Необходимо заполнить 4 листа акта.

1 лист:

Заполняются сведения о сопроводительных документах, о поставщике и покупателе (грузополучателе и грузоотправителе). Для заполнения этих граф можно воспользоваться данными сопроводительных документов, приложенных к товару (товарная накладная, счет-фактура). Здесь отмечается место приемки товара, способ и время доставки.

2-3 лист:

Здесь отмечается наличие пломб, сведения о расхождениях в количестве товара.

Для составления акта расхождений назначается комиссия, которая оценивает состояние товара, сверяет полученное количество с указанным в документах, выявляет излишки и недостачу, делает заключение по полученным ценностям.

Все эти сведения отражаются на 2-м и 3-м листе акта форма ТОРГ-2.

Комиссия отмечает состояние упаковки, не повреждена ли тара, устанавливает наличие необходимой маркировки на коробках.

На этих двух листах содержится таблица, в которой как раз и отмечаются все отклонения между фактическими и документальными данными. Посмотреть пример заполнения этой таблицу можно, скачав образец акта ниже. Если расхождений по количеству нет, то эту таблицу заполнять не нужно.

В процессе приемки товарной продукции и иных материальных ценностей могут обнаруживаться несоответствия между фактическим наличием товара и количеством, указанным в сопроводительных документах. В этом случае следует составить документ, который бы зафиксировал факт количественного и качественного расхождения при приемке ценностей – Акт об установленном несоответствии. Бланк имеет унифицированную форму ТОРГ-2 (соответствует ОКУД 0330202), и на его основании в дальнейшем поставщику продукции может быть выставлена претензия.

После выгрузки и осмотра товарной продукции проводится сверка фактического наличия и состояния груза с данными, указанными в сопроводительных, расчетных и транспортных документах. Выявленные сведения о расхождениях заносятся в бланк, где подробно указываются все обнаруженные несоответствия веса, количества, объема, артикула, вида, ассортимента товара. Составление формы ТОРГ-2 является обязательным условием выполнения пунктов контракта, соглашения или договора на поставку.

Составление и образец акта

Оформлять акт несоответствия при приемке товарно-материальных ценностей уполномочены члены комиссии, эксперт, который отвечает за проведение товарной экспертизы, а также представители отправителя груза и получателя. Заполнять бланк следует отдельно по каждому поставщику, на каждую партию доставленной продукции по отдельному транспортному документу.

Отражать в акте необходимо только те товарные позиции, по которым обнаружились несоответствия по количеству или качеству. В заключительной части документа обязательно делается отметка о том, что по иным позициям поставленного товара расхождений не имеется.

После проведения процедуры по приемке товарной продукции, вся сопроводительная документация вместе с оформленным актом передается под расписку в службу бухгалтерии, а один экземпляр направляется отправителю (поставщику) груза. Данные документы являются юридическим основанием для предъявления претензионных требований. При приемке товаров и продукции отечественного производства акт о расхождениях по количеству и качеству ценностей составляется в 4-х экземплярах.

Товары, получаемые по внешнеторговым контрактам, принимаются способом, отличным от того, который используется во внутренних отношениях. В данной статье будет рассмотрена тема, касающаяся разногласий в приеме иностранного товара – ТОРГ-3 Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров.

Порядок приемки импортных товаров

Прежде всего, порядок должен быть урегулирован контрактом. Стороны могут договориться о том, что приемка осуществляется по правилам, действующим в стране покупателя, или определить собственные условия, но тогда они должны быть детально описаны, во избежание недопониманий и разночтений.

Если приемка определена в контракте лишь частично, то в неурегулированной части используются правила, определенные внутренним законодательством. В России с 15 октября 1990 применяется Инструкция Госарбитража, использование которой составляет обычай торгового оборота.

ТОРГ-3 Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров: когда составляется ТОРГ-3

Товар, направленный в рамках исполнения международного контракта, должен быть принят и оплачен покупателем. Если товар, направленный продавцом и задокументированный экспедитором, не совпадает с фактически полученным в части количества или качества, то применяется форма ТОРГ-3. В ней отображаются все обнаруженные недочеты.

В ходе приемки ответственное лицо изучает сопроводительные документы и сличает указанные сведения с полученным товаром. Оценивается качество, заявленное и фактическое, а также количество. Все несоответствия заносятся в акт, заполняемый в соответствии с правилами перевозчика или экспедитора.

К примеру, если продавец отгрузил 18 коробок с писчей бумагой и 2 с бумагой для принтера, а согласно документам экспедитору передано 20 коробок писчей бумаги, то составляется акт. В нем отражается расхождение в 2 коробки.

Формирование комиссии

Принимать товары, поступившие в ходе исполнения внешнеэкономического контракта, может только специальная комиссия. Создается она не всегда, а только в тех случаях, когда имеются расхождения между отгруженным и прибывшим товаром.

В состав комиссии входят:

• представители покупателя;
• уполномоченное лицо продавца;
• эксперт бюро экспертиз Торгово-промышленной палаты или иной незаинтересованной организации.

Продавец должен быть оповещен о создании комиссии. После получения уведомления он направляет своего представителя. Если это невозможно или продавец игнорирует направленное обращение, к участию в работе комиссии привлекается представитель третьей организации, не заинтересованной в результате. По сложившемуся обычаю приглашают представителя Торгово-промышленной палаты соответствующего региона, поскольку он соответствует требованию компетентности в вопросах приемки товара. Комиссию создают сразу же после истечения срока, предоставленного на ответ. Поскольку простой транспорта оплачивается дополнительно.

Сроки направления уведомлений о формировании комиссии

Сроки направления уведомлений о проведении экспертного исследования составляют:

Где используется

ТОРГ-3 необходим для возмещения ущерба, причиненного покупателю в связи с недопоставкой товара или поставкой товара ненадлежащего качества. Порядок возмещения зависит от условий контракта и обстоятельств происшествия. На основе акта впоследствии составляется претензия. Она может быть направлена продавцу или экспедитору в зависимости от того, кто виноват в происшествии.

Направление акта сопровождается претензионным письмом, к которому прикладываются дополнительные документы:

• бумаги продавца или поставщика, в которых указано количество товара, его комплектность и иные данные;
• упаковочные ярлыки, прикрепленные к тем местам, в которых обнаружились недостатки;
• пломбы;
• доверенность уполномоченного лица;
• акты отбора образцов и результаты анализа;
• транспортные документы;
• иные документы, имеющие отношение к делу.

Кто заполняет акт

Заполняет акт уполномоченная комиссия, состоящая из представителей покупателя, продавца и эксперта ТТП или иной независимой организации. Важно, чтобы члены комиссии были компетентны в вопросах приемки товара. Акт заполняется на компьютере и подписывается всеми участниками. Отдельная строка предусмотрена для подписи эксперта ТТП или иной независимой организации.

Правила заполнения

Акт составляется в пяти экземплярах. Этим он отличается от аналогичной формы, предусмотренной для отражения разночтений при поставках внутри страны (ТОРГ-2). Скреплять печатью все пять актов не требуется.

В акте сопоставляются сведения, включенные в сопроводительную документацию, с теми, которые отражены в контракте. Таким образом, для корректного заполнения нужны документы:

1. контракт, спецификация или иной документ, в котором указывается перечень товаров, включая их количество и ассортимент и иные необходимые данные, подписанный непосредственно сторонами;
2. сопроводительная документация, выданная перевозчику и содержащая сведения о комплектности, количестве и наименовании товара, переданного в доставку;
3. если сопроводительные документы отсутствуют, то записываются данные из упаковочных листов и нанесенной маркировки;
4. фактическое количество записывается, когда нет документов, обозначенных в пп.2-3.

На каждую партию, поступившую по одному сопроводительному документу и по одному продавцу, оформляется отдельный акт. Если расхождения были выявлены не по всем позициям полученных товаров, то данные о комплектности в акт не заносятся, но в конце документа обязательно отмечается, то расхождений по иным (не отраженным в акте) ТМЦ не выявлено.

Заполнение акта при обнаружении недочетов

Акт составляется всегда, когда есть разночтения по количеству или качеству товара:

Сроки составления, направления и акта

Обычно сроки предъявления претензий указаны в контракте. Если нет, то следует руководствоваться теми сроками, которые определены Инструкцией.

Ошибки, допускаемые при заполнении бланка

1. Главной ошибкой может стать неверный выбор формы бланка. Для внутреннего оборота действует практически такая же форма ТОРГ-2. Не следует путать и с другой формой, имеющей схожее наименование 3-ТОРГ ПМ. Она используется для отражения сведения об обороте малого предприятия.
2. Неполная комиссия. Правила приемки определяются соглашением полностью или в части. Если их нет, то следует руководствоваться обычаями торгового оборота. Неполная комиссия, отсутствие документов, подтверждающих невозможность явки представителя продавца или ТТП либо иной независимой организации, ставит под сомнение результаты приемки. В такой ситуации покупатель может получить отказ, основанный на формальных основаниях нарушения порядка приемки.
3. Нарушение порядка заполнения акта: неверное или неполное описание дефектов товара. Эта ошибка также может привести к отказу.
4. Отсутствие четких требований со стороны покупателя. Направляя акт продавцу, и сопровождая его претензией, следует указать, каких действий он ожидает. Обычно все ситуации описаны в контракте. В противном случае исполнения не последует или оно будет исполнено частично.

Ответы на вопросы

Вопрос №1. Чем обосновано количество актов?

Ответ : Акты составляются в том количестве, которое необходимо для разрешения спорной ситуации. Согласно обычаю делового оборота, их 5: один передается покупателю, второй направляется продавцу вместе с претензией, третий – перевозчику, четвертый – его представителю, который подписывает акт, пятый оставляет себе организация, проводившая приемку.

Вопрос №2 . Партнер, торгующий импортными товарами, просит при расхождении выставлять ТОРГ-3, но при этом он является российской компанией, обоснована ли такая просьба?

Ответ: Да, такая просьба может от него поступить. Дело в том, что в отсутствие данного документа у продавца может возникнуть проблема с учетом ТМЦ. Так как он торгует импортными товарами, то их учет и списание производится по «своим» формам. Кроме того, если он закупает товар за границей, то ТОРГ-3 является основанием для предъявления претензий иностранному контрагенту.

Вопрос №3 . Когда можно приостановить приемку груза?

Ответ : Это допускается в случае обнаружения недостачи после вскрытия упаковки. Товар следует хранить до передачи отправителю.

Вопрос №4 . Комиссия нужна при любой приемке?

Ответ : Если условия контракта не предусматривают этого, то каждый раз собирать комиссию не нужно. Необходимость возникает только при обнаружении расхождений. Приемка приостанавливается, и оповещаются стороны. Затем организуется работа комиссии и составляется акт.