Кто первый подписывает трудовой договор работник или работодатель. Как подписывать кадровые документы с удаленными работниками Трудовой договор на безвозмездной основе

Общая схема Порядок приема сотрудника на работу проходит в 6 основных этапов:

1. Проверка предоставленных соискателем документов. В зависимости от требований работодателя кандидат должен подтвердить образование, опыт работы, владение различными навыками.
2. Ознакомление нового сотрудника с внутренними документами организации под роспись. Среди наиболее распространенных выделяются: должностная инструкция; правила внутреннего распорядка; требования по дресс-коду или коммерческой тайне.
3. Согласование и подписание трудового договора. Документ составляется как минимум в 2-х экземплярах, подписывается сотрудником и представителем работодателя.
4. Подготовка приказа о приеме на работу: для одного сотрудника форма №Т-1; для учета группы специалистов №Т-1а.

Пошаговая инструкция для кадровика по оформлению приема на работу

Осужденные Граждане, исполняющие исправительные или обязательные работы, оформляются в особом порядке:

• место трудовой деятельности определяется органами местного самоуправления при согласовании с уголовно-исполнительными инспекциями (УИИ);
• работодателю отравляется официальное извещение с приложением копии приговора (подтверждение факта получения такого документа представитель компании должен направить в УИИ, заполнив отрывную часть от него);
• осужденному выдается предписание о трудоустройстве с указанием организации и необходимости явиться на место исправительных работ;
• представитель работодателя заполняет отрывной талон в предписании и выдает его сотруднику для предъявления в УИИ.

Полезно знать: компания не может необоснованно отказать в приеме осужденного, так как в таком случае инспекция может обратиться в прокуратуру.

Прием на работу: порядок оформления документов приема на работу

Внимание

Приказ о приеме на работу В течение трех дней с момента заключения контракта должен быть подготовлен приказ о приеме на работу. Для этого кадрового документа предусмотрена унифицированная форма Т-1. В приказе фиксируются:

• дата поступления на работу;
• условия приема (постоянно, временно – на какой срок, при замене отсутствующего работника — с указанием его ФИО, по совместительству);
• должность и структурное подразделение;
• оклад;
• срок испытания.

Ознакомившись с приказом, сотрудник проставляет под ним подпись, а сам документ регистрируется в журнале приказов по личному составу.

При приеме на работу какие документы надо подписать работнику

Если список функций принимаемого работника включает много пунктов, требует подробного раскрытия и предполагает внесение изменений, лучше его вынести из содержания трудового договора и оформить в виде приложения. Этот документ будет неотъемлемой частью контракта, но его отделение позволит дополнять обязанности без переделывания и переподписания основного договора. Порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: должностной инструкцией, правилами трудового распорядка, регламентами и положениями.
Эти бумаги новичку обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника. После того, как трудовой договор и все сопутствующие ему документы подписаны, их регистрируют в учетном журнале по персоналу.

Как принять на работу сотрудника: документы и особенности

Инфо

Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания. Согласно ТК РФ он не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с полугодовой «проверкой». Трудовое соглашение оформляется в письменной форме, в двух идентичных экземплярах — по одному для каждой стороны.

Договор скрепляется подписями работника и руководителя организации и печатью. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника, вторая копия остается у него на руках. Документы, подписываемые вместе с трудовым договором Как принять человека на работу, если его должность предполагает взаимодействие с деньгами, товарами, материальными ценностями, конфиденциальными данными? Документы, регулирующие эти моменты, подписываются одновременно с трудовым соглашением.

Menu

Заполнение личной карточки формы N Т-2. 6. Оформление личного дела работника. 7. Внесение записи в трудовую книжку. Рассмотрим подробнее каждый из этапов. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность, закреплен в ст.
65 ТК РФ. К ним относятся: — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; — трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства; — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; — документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; — документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Частью 2 ст.

Порядок оформления приема на работу.

Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством. Заключение трудового договора Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу.
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме.

Как оформляется прием работника на работу?

Локальные нормативные акты организации Статьей 68 ТК РФ установлено, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами: — роспись в журнале (работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом); — роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом); — роспись в трудовом договоре (в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику). О локальных нормативных актах упоминается в ст. 8 ТК РФ.

Какие документы подписывает работник при приеме на работу

Личные дела сотрудников, включая приказы, документы по его зарплате хранятся в архиве 75 лет. Это делается в целях сохранения документов-оснований исчисления трудового стажа для начисления в будущем пенсии по старости. Внесение записи в трудовую книжку Обратим внимание на сроки внесения записей.
Статьей 66 ТК РФ установлено, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Это означает, что, если работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку можно не вносить. Если работник принят на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Какие документы должен подписать работник при приеме на работу

Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ). Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух (или более — если это предусмотрено нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права) экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора.
Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/. Приказ о приеме на работу Согласно ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

Какие документы должен подписать сотрудник при приеме на работу

Справки с предыдущего места работы (2-НДФЛ) -Справку с основного места работы, если оформляется совместитель Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с иностранным сотрудником: -документ, который удостоверит личность кандидата (паспорт или другие документы с фотографией), -договор о добровольном медстраховании, который является действительным на российской территории (он должен обеспечивать оказание гражданину неотложной медико-санитарной помощи), -разрешение на работу или, в отдельных случаях, патент, -разрешение на проживание, в ситуации, когда договор заключается с лицами без гражданства или проживающими временно в РФ, -вид на жительство, при заключении договора с лицом без гражданства или иностранным гражданином, которые постоянно проживают в РФ.

Во избежание проблемных ситуаций предлагаем разобраться во всех нюансах данного вопроса с помощью тщательного анализа соответствующих правовых норм.

Расторжение трудовых взаимоотношений по тем или иным причинам вначале оформляется приказом об увольнении. После чего следует процедура записи в трудовом документе, фиксирующая дату увольнения, номер приказа, причину увольнения.

Не будем подробно останавливаться на формулировках этой записи , поскольку современный вариант «Инструкции по заполнению трудовых книжек» доступен и включает в себя все формулировки для наиболее распространенных причин увольнения сотрудника.

Начнем с момента, когда запись уже внесена. Следующим этапом станет её официальное заверение. Как именно реализовывается данный аспект, подсказывает особый нормативный документ под названием «Правила ведения, хранения трудовых книжек, изготовления бланков для них, а также обеспечения ими работодателей» (далее по тексту будем именовать - Правила).

В частности, п.10 этого свода Правил постановляет, что в ходе аннулирования трудового договора с сотрудником все записи, которые были вносимы на протяжении трудового процесса в его трудовую книжку (далее употребляется в тексте как ТК), обязательно должны быть завизированы личной росписью работодателя или лица, несущего ответственность за работу с ТК, росписью увольняемого сотрудника, а также печатью учреждения.

Ниже рассмотрим подробнее каждый пункт всей процедуры и того, кто ее подписывает. Но прежде чем начать, хотелось бы убедиться, что вы знаете, как выглядит , . Иначе вы просто не поймете о чем идет речь.

Подпись работодателя или…

Пункт №45 вышеназванных Правил обязывает работодателя нести всю ответственность за работу с трудовыми документами сотрудников. В роли работодателя может выступать как индивидуальный предприниматель, так и юрлицо.

С предпринимателем дело обстоит просто – ему вменяется в обязанность самостоятельно вносить записи в трудовые документы. Однако как быть, если в качестве работодателя выступает юридическое лицо? В такой ситуации предусматривается ответственность за всё руководителя организации, т. е. единоличного органа исполнительного характера.

Именоваться такой руководитель может как угодно (директор, гендиректор, президент и т. д.). Иными словами, суть от наименования должности не изменится , а главным выводом будет то, что руководитель имеет право вносить в ТК соответствующие записи.

Иначе обстоит дело в реальности. На сегодняшний день редко где найдется руководитель, лично занимающийся вопросами трудовых книжек подчиненных. Исключение составляют лишь представители малого бизнеса.

Для выхода из сложившейся ситуации распространенным вариантом является назначение лица, несущего ответственность за всю работу с ТК путем издания соответствующего приказа, заверенного руководителем.

Отметим, что работодатель вправе назначить ответственным за этот вопрос любого своего сотрудника , но чаще всего такие полномочия ложатся на плечи кадровика, бухгалтера или секретаря.

Отдельно рассмотрим вариант, когда ответственный за работу с ТК сотрудник ушел на «больничный» или находится в отпуске. Как же тогда уволиться?

Идеальным вариантом станет внесение записи лично руководителем. Но вполне приемлемо и иное решение – назначение в. и. о. ответственного за трудовые книжки другого сотрудника.

Заметим, что при таком развитии событий обязательным является оформление приказа, содержащего следующие сведения:

• Ф. И. О. сотрудника, на которого возложено временное исполнение данных обязательств;
• временной интервал исполнения обязанностей;
• размер прибавки к зарплате на указанный период.

Требования к подписи ответственного лица

Поскольку речь идет о понятии «подпись» обратимся за разъяснениями терминологии к ГОСТу 6.30 под названием «Унифицированная система организационно-распорядительных документов» (редакция 2003). Данный документ гласит, что в состав реквизита под названием «подпись» должны обязательно включаться:

• название должности лица, которое подписало документ;
• личная роспись вышеуказанного лица;
• Ф. И. О. в качестве расшифровки росписи.

Дальше по тексту для удобства в качестве подписи будем использовать символ «φ». Итак, личная подпись в трудовой книжке при увольнении лица, несущего ответственность за ТК (пусть это будет бухгалтер) получит следующий вид:

Бухгалтер φ Локтева К.В.

В варианте с индивидуальным предпринимателем, которого статья № 66 Трудового Кодекса обязала лично вносить записи в описываемый документ, роспись будет выглядеть таким образом:

Индивидуальный предприниматель φ Котов Ю.Б.

Немало споров возникает по поводу вопроса о возможности или невозможности сокращения слов «индивидуальный предприниматель» до двух букв «ИП».

Ответ на волнующие сомнения кроется в Правилах, где предельно четко сказано о невозможности любых словесных сокращений в процессе внесения записи в трудовой документ (исключением являются только инициалы).

Вариативность допустима лишь следующая:

Работодатель φ Пригожин А.А.

Безусловно, последний пример не вполне отвечает требованиям п. п. №3.22 вышеупомянутого стандарта (нет названия должности), но справедливости ради стоит сказать, что в Правилах ведения ТК нет указания на неукоснительность выполнения требований ГОСТа.

Кроме того, сама трудовая книжка с большой натяжкой может быть отнесена к документации организационно-распорядительного характера. Иными словами, этот ГОСТ в нашем случае скорее рекомендация, чем правилом.

Подпись работника в трудовой книжке при увольнении. Запись типа «ознакомлен»

После подписи работодателя или ответственного лица должна стоять роспись самого сотрудника. К сожалению, в силу малой освещенности этого вопроса в Правилах, фантазия кадровиков породила большое количество вариаций этой самой росписи. Самым популярным вариантом стала подпись следующего вида:

С записями ознакомлен φ Сидоров

Первым существенным недостатком подобной записи является отсутствие инициалов, ведь часто «закорючка» подписи может и не слишком напоминать фамилию сотрудника. Вторым промахом является взявшаяся практически из ниоткуда формулировка «с записями ознакомлен» либо просто «ознакомлен».

Почему из ниоткуда? Потому что в действительности нет ни одного нормативного документа, который бы постановлял оформлять подпись увольняемого работника именно таким образом.

Ещё одним распространенным заблуждением является размещение записи сотрудника (предположим она обозначена символом «μ») рядом с записью кадровика:

Инспектор ОК φ Локтева Е.В. μ

Вокруг этого вопроса и по сей день возникает немало споров. Защитники необязательности расшифровки подписи сотрудника утверждают, что раз фамилия, инициалы и подпись стоят на титульном листе трудовой, то в случае увольнения достаточно только расписаться.

Но как быть, к примеру, если сотрудником является женщина, фамилия которой за время работы в данной организации изменилась (к примеру, она вышла замуж)? Сличать подписи в данной ситуации не получится, ведь общеизвестно, что при смене фамилии меняется и роспись человека.

Итак, где же ставится подпись? Идеальным расположением обеих подписей будет следующий вариант:

Инспектор ОК φ Локтева Е.В.
Инженер I категории μ Зайцев М.В.

Возникают также споры и о том, стоит ли указывать полное название должности сотрудника, ведь иногда оно может оказаться довольно громоздким и попросту не поместиться в строку.

В данном случае приемлемо следующее решение:

Инспектор ОК φ Локтева Е.В.
Работник μ Соболев В.А.

Более подробно о том, как ставится подпись работника в трудовой книжке при увольнении — читайте .

Печать в трудовой книжке при увольнении и основные требования

Последним элементом заверения записи об увольнении, как уже было отмечено ранее, является печать. Первый аспект данного пункта на котором стоит остановиться – какой именно печатью следует заверять подобную запись? Раньше можно было выбирать из двух вариантов:

• печать действующей организации (предприятия);
• печать отдела кадров (службы).

Но с 2008 года Правила были несколько трансформированы . В ряд внесенных поправок вошло и распоряжение Роструда о замене части фразы п. 35 «…печатью организации (кадровой службы)…» на «…печатью работодателя».

Изменения были вызваны необходимостью привести Правила в максимальное соответствие с действующим Трудовым Кодексом, в котором используется единый термин «работодатель».

Иными словами, после вступления в силу этих поправок, заверение записи на предмет увольнения при помощи печати отдела кадров считается грубым нарушением процедуры. Касательно расположения её оттиска, то имеется ряд соответствующих требований:

• печать не может закрывать собой личные подписи или затруднять чтение других реквизитов, имеющих значение (к примеру, № приказа);
• оттиск должен слегка «заходить» на название должности увольняемого, в идеале занимая большей своей частью пустые строчки снизу;
• печать на документе должна иметь четкий и читабельный вид.

Процедура ознакомления работника с записью

Порядок ознакомления сотрудника с соответствующей записью об увольнении в его трудовом документе осуществляется согласно п.12 упомянутых выше Правил.

И подразумевает роспись работника в его личной карточке.

В роли последней выступает специальный документ под названием Форма № Т-2 .

Во исполнение именно этого пункта запрещается ведение таковых карт в компьютерном варианте, т. е. они должны иметь только рукописный вид.

Заверение: лаконично и просто

Базируясь на произведенном выше анализе, можно подвести итоги. Согласно всем требованиям и нормативам в области трудового права акт окончания трудовых взаимоотношений фиксируется подписью работника на следующих документах:

• приказ, свидетельствующий об увольнении;
• трудовая книжка;
• персональная карта, изготовленная по Форме Т-2;
• книга по учету движения трудовых книжек.

Следуя несложным советам, изложенным в данной статье, вы сможете грамотно и квалифицировано подойти к процедуре заверения записи об увольнении в вашем трудовом документе.

Теперь вы знаете, кто должен расписывается в ТК, нужна ли подпись работника и работодателя. Что делать, если не выдают трудовую в день увольнения — читайте .

Разъяснения касательно подписантов первичных бух документов: имеет ли право подписывать документ человек, не состоящий в труд отношениях с компанией? На человека выписана доверенность, чтобы забрать документы у контрагента.Контрагент попросил подписать документы. Предусмотрены какие-либо штрафные санкции за то, что подписывает документ человек, не состоящий в штате? Вправе ли мы выдавать доверенность на то, чтобы забрать и подписать документы не штатному сотруднику?

Да, если на него выписана доверенность на право подписи документов. Штрафных санкций за это нет. Можно выдать доверенность физическому лицу, который не состоит с организациях в трудовых (гражданско-правовых) отношениях.

Ни гражданское, ни трудовое законодательство не связывают возможность выдачи доверенности на право подписи с наличием между представителем и представляемым трудовых отношений или какого-либо гражданско-правового договора.
Статья 9 Закона № 402-ФЗ позволяет подписывать первичные документы лицам, совершивших сделку, операцию ответственными за ее оформление, либо лицам ответственными за оформление совершившегося события. При этом закон не указывает, что ответственными лицами могут быть только сотрудники организации.

Вместе с тем формально требования к составлению первичного документа будут нарушены. Наименование должностей лиц, которые отвечают за совершение хозяйственной операции и правильность ее документов, входит в число обязательных реквизитов первичного документа (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). А в данной ситуации у физического лица должности в организации нет. Это может вызвать претензии со стороны инспекторов, но на практике такого не случается. В данном случае в документах нужно указать сведения о выданной доверенности.

1.Кто может подписывать бухгалтерские документы в организациях

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом .

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П .

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы .

2.Как организовать документооборот в бухгалтерии

Допустим, организация, которая не является малым (средним) предприятием, заключила договор со сторонним исполнителем об оказании услуг по ведению бухучета. Кто должен подписывать первичные документы за главного бухгалтера в таком случае?

Руководитель сам должен назначить перечень людей, которые имеют право подписывать первичные учетные документы (п. 14 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н , ). Это могут быть сотрудники организации (кассир, менеджер и т. д.), а также представители сторонней организации, которая ведет бухучет.

В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430 .

3.Как организовать документооборот в бухгалтерии

Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Такой перечень установлен частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Новые документы

Минфин уточнил, как записать в первичке должность сотрудника

Евгений Сатаев, эксперт «УНП»

Письмо Минфина России от 10.09.13 № 07-01-06/37273

Первичку от имени компании вправе подписать внештатный специалист, например подрядчик, но рядом с его автографом все равно надо поставить название должности. Этот вывод следует из письма Минфина России от 10.09.13 № 07-01-06/37273 (ответ на частный запрос).

Один из обязательных реквизитов первички - наименование должности специалиста, который совершил сделку и является ответственным за ее оформление (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). В законе не сказано, что это должен быть именно работник. Значит, подписать документы вправе и внештатник. Например, бухгалтер, который ведет в компании бухучет по договору, либо кладовщик, с которым заключен договор подряда. На практике компании в таких случаях не заполняют должность в первичных документах. Ведь у внештатных специалистов должности нет. В то же время, как следует из комментируемого письма, пустую строчку вместо должности оставлять не стоит. Иначе есть риск, что по дефектной первичке инспекторы снимут расходы у покупателя, а судьи их поддержат (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 01.03.11 № А78-5281/2010).

Специалисты опрошенных нами УФНС считают, что должность подрядчика, который подписывает первичку, надо писать в зависимости от характера работы. Например, если документ подписывает специалист компании, которая ведет бухучет, то должность можно так и записать «бухгалтер». А если подрядчик отгружает товар со склада, то в накладной можно назвать его кладовщиком. При этом, по мнению налоговиков, право подписи можно зафиксировать в самом договоре на работы либо передать внештатному специалисту по доверенности. А в самой первичке указать, на основании какого документа специалист поставил автограф в первичке (см. образец).

Если в компанию уже поступили документы, где вместо должности ничего не написано, то безопаснее попросить поставщика переделать бумаги. Инспекторы наверняка возьмут на вооружение письмо и будут отказывать в расходах, если должности нет.

Вносим ясность

Как проверить подпись на первичке и счетах-фактурах контрагента

Роман Корябин, аудитор группы компаний «ИНТЕЛИС»

главное в статье

Если в первичке неразборчивая подпись, понадобится копия приказа

Сторонняя компания может подписать счет-фактуру по доверенности

Вся первичка и счета-фактуры, которые поступают в компанию, должны быть подписаны уполномоченными представителями контрагентов. Иначе на проверке инспекторы могут отказать в вычетах по НДС и учете расходов. Но как документально подтвердить, что бумаги подписал уполномоченный на это представитель и что должно быть в таких документах, в законодательстве четко нигде не сказано. Вносим ясность.

Документы подписывает сотрудник компании

Перечень сотрудников компании, которые имеют право подписи первичных документов, утверждают приказом руководителя (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). Счета-фактуры также могут подписать не только директор и главный бухгалтер, но и другие работники, которые уполномочены на это приказом по организации или доверенностью от ее имени (п. 6 ст. 169 НК РФ).

В документах в этом случае вместо данных руководителя и главного бухгалтера после подписи обычно ставят фамилию и инициалы сотрудника, подписавшего бумаги. Причем сведения о должности уполномоченного сотрудника и реквизиты приказа или соответствующей доверенности обычно не вносят. Вместе с тем надежнее, чтобы эти данные в документах присутствовали и сотрудники при получении документов требовали у продавца копию приказа или доверенности.

Даже когда фамилия сотрудника разборчива и нет сомнений в его полномочиях, например компания долгое время сотрудничает с контрагентом, копию документа на право подписи все-таки лучше запросить. Налоговики на местах при проверках просят эти документы. Поэтому лишней она не будет. А в обязательном порядке потребуется подтвердить полномочия сотрудника, подписавшего документ, если подпись на первичке или счете-фактуре неразборчива. К этому документу у инспекторов появятся претензии в первую очередь.

Документы подписывает сотрудник другой организации

Иная ситуация, когда у компании контрагента учет ведет специализированная компания. Налоговый кодекс не требует, чтобы счет-фактура был подписан именно должностным лицом организации. Поэтому подписать документ за руководителя и главного бухгалтера по доверенности может специалист, например бухгалтер сторонней компании. Главное, чтобы такое право было прямо предусмотрено в доверенности. А значит, потребуется ее копия.

С первичкой немного сложнее. Если контрагент передал бухучет в специализированную компанию, то формально требования к составлению первичного документа будут нарушены. Наименование должностей лиц, которые отвечают за совершение хозяйственной операции и правильность ее документов, входит в число обязательных реквизитов первичного документа (п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). А у сотрудника специализированной компании должности в организации нет. В принципе это может вызвать претензии со стороны инспекторов, но на практике такого не случается, примеров судебных решений тоже нет. Поэтому, если в первичке контрагента рядом с подписью будет расшифровка: «Главный бухгалтер специализированной организации, действующий на основании доверенности (ее реквизиты)», это будет отвечать требованиям пункта 2 статьи 6 закона № 129-ФЗ.

Что будет являться (признаваться) надлежащим ознакомлением работника под роспись с приказом и иным любым локальным актом при электронном документообороте работодателя с позиции трудового законодательства. Основная мысль: что признается надлежащим ознакомлением работника (в том числе позиции суда) под роспись с приказом и иным любым локальным актом работодателя? Только личная подпись работника или, например, допустимо организовать электронную рассылку по индивидуальной электронной почте работника.

Ответ

Личная подпись или электронная подпись работника. Рассылка по почте не является надлежащим уведомлением.

Трудовой договор. Подписание трудовых договоров ЭЦП не предусмотрено законодательством (исключение - дистанционная работа).

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При этом один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя (ст. 67 ТК РФ).

При этом, в случае если трудовой договор будет оформлен только на электронном носителе с использованием ЭЦП, требования к форме трудового договора, установленные ст. 67 ТК РФ, будут считаться несоблюденными.

Кадровые документы. Подписывать кадровые первичные учетные документы ЭЦП можно.

При этом если речь идет о документах, с которыми необходимо ознакомить работников под роспись в силу требований законодательства, то для ознакомления документ необходимо будет распечатать и заверить уполномоченным лицом.

Объясняется это тем, что документ в электронной форме, заверенный электронно-цифровой подписью, имеет юридическую силу только в электронной форме (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ)

Первичный учетный документ (в том числе кадровый) составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами не предусматривается обязательное составление документа на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Таким образом, поскольку законодательством не установлено иное, кадровые первичные документы могут составляться в электронном виде.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и в материалах «Системы Кадры» .

«Прием на работу

Для трудоустройства дистанционный сотрудник представляет в электронной форме. При этом работодатель может потребовать направить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п.). Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной цифровой подписью между работодателем и дистанционным сотрудником*. Это следует из положений части 5 статьи 312.1, части 5 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ, статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Трудовой договор

Отношения между дистанционным сотрудником и работодателем регулирует (ст. 56, 57 ТК РФ). При его оформлении руководствуйтесь общими правилами заключения договора, а также специальными нормами, которые касаются трудовых отношений с удаленными работниками (ст. 312.2 ТК РФ). В частности, в трудовом договоре с дистанционным работником дополнительно можно указать:

• порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе;
• сведения о программно-технических средствах, средствах защиты информации, оборудовании, которое следует применять в ходе работы. Все эти средства может предоставлять работодатель, тогда в договоре нужно прописать порядок и сроки обеспечения сотрудника таким оборудованием, а также порядок его возврата при расторжении договора. Кроме того, условиями договора может быть предусмотрено, что сотрудник использует собственные или взятые в аренду средства, тогда в договоре уместно прописать порядок и сроки выплаты компенсации за такое использование;
• порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (например, расходов на Интернет, телефонную связь);
• для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе укажите местонахождение работодателя.

Трудовой договор о дистанционной работе (а впоследствии и дополнительные соглашения к нему) можно заключить путем обмена электронными документами с цифровыми подписями между работодателем и сотрудником*. При этом не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила предусмотрены в статьях 312.2-312.5 Трудового кодекса РФ, статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника оформите в . Ознакомить сотрудника с ним можно путем обмена электронными документами с цифровыми подписями между работодателем и дистанционным сотрудником* (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Особенности документооборота

Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме, заверив свое обращение цифровой подписью*.

Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, связанных с работой. Тогда работодателю следует направить такие копии по почте заказным письмом с уведомлением, если в заявлении прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде. В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.

Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: , пособие по беременности и родам и т. п. Для их получения сотрудник направляет работодателю соответствующие оригиналы документов: листки нетрудоспособности, справки и проч. по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила установлены частями 6-8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ».

2. Ситуация: Можно ли вести табель учета рабочего времени в электронном виде без оформления на бумажном носителе

«Можно, но только если он будет заверен электронной цифровой подписью*.

Табель учета рабочего времени (по форме № Т-13 или самостоятельно разработанной форме) является первичным учетным документом (п. 2 постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835). Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации. Переход на ведение учета отработанного времени в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Информация в электронной форме, завизированная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе. Об этом сказано в статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по требованию государственных органов (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, табель учета рабочего времени можно вести в электронном виде, если он содержит надлежаще оформленную электронную подпись лица, ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения и сотрудника кадровой службы. При необходимости на основании данного электронного документа работодатель может изготовить табель на бумажном носителе.

Аналогичная точка зрения содержится в письме Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-1».

3. Статья: Электронные документы в кадровой службе

«Электронные документы помогают сдать отчетность и получить госуслугу, обменяться информацией внутри компании и взаимодействовать с гражданами и организациями. почему же кадровики не могут полностью перейти на электронный документооборот и что для этого нужно?

Электронные документы в кадровой службе чаще всего используют, когда необходимо*:

1. Сдать отчетность в ПФР, ФСС России, Росстат.

ПРИМЕР

Страхователи, у которых в прошлом календарном году среднесписочная численность физических лиц, получающих выплаты и иные вознаграждения, превысила 25 человек, обязаны представлять отчеты по формам РСВ-1 и 4-ФСС в территориальные органы ПФР и ФСС России в электронной форме (ч. 1 ст. 10, ч. 9, 10 ст. 15 Закона № 212-ФЗ, письмо Минтруда России от 09.09.2015 № 17-4/ООГ-1244).

2. Взаимодействовать с госорганами и внебюджетными фондами, переписываться с ними.

ПРИМЕР

Любая сторона коллективного спора может подать электронное заявление в соответствующий госорган по урегулированию коллективных трудовых споров для уведомительной регистрации спора (ч. 3 ст. 401 Трудового кодекса РФ).

УСЛОВНЫЕ СОКРАЩЕНИЯ

Закон № 63-ФЗ - Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Закон № 212-ФЗ - Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Закон № 149-ФЗ - Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

3. Использовать электронные сервисы государственных органов и внебюджетных фондов.

4. Обмениваться письмами и др. документами внутри компании.

5. Переписываться с гражданами и организациями.

6. Оформлять и прекращать трудовые отношения с дистанционными работниками (ст. 312.1, 312.2, 312.5 ТК РФ).

В то же время использовать электронные документы в кадровом документообороте проблематично. Связано это прежде всего с тем, что кадровые документы имеют длительные сроки хранения.

Большую часть документов по личному составу работодатель должен хранить 50 лет. При этом сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписывают электронные документы, действует не больше одного года.

Чтобы кадровые службы перешли на электронный документооборот, нужно:

• изменить трудовое законодательство;
• закрепить правила архивного хранения электронных документов в течение длительного срока;
• утвердить стандарт (формат) электронного кадрового документа;
• упростить порядок представления таких документов в качестве доказательств в контрольно-надзорные органы и суд.

В настоящее время кадровики с помощью электронных документов взаимодействуют с госорганами, ведут корпоративную переписку, если в компании приняты правила работы с этим видом документов».

4. Статья: Ознакомить работников с кадровыми документами можно будет электронно

«Что корректируется: Трудовой кодекс РФ

Стадия проекта: в разработке

Предполагаемый срок вступления в силу: с 2018 года

Сейчас на всех кадровых документах сотрудники расписываются собственноручно. Трудовой договор, инструкции, положения, внутренние правила трудового распорядка сотрудники подписывают, когда ознакомляются с ними (абз. 2 и 3 ст. 68 ТК РФ).

Однако уже в ближайшем будущем работникам разрешат ставить на трудовых и кадровых документах электронные подписи*. Такой законопроект подготовили специалисты Минэкономразвития России. И он должен вступить в силу с 1 января 2018 года.

Как только новшество будет принято, вы сможете получать подписи своих работников, не дожидаясь их личного визита в отдел кадров или бухгалтерию. Достаточно будет переслать работникам внутренние документы на их почту через Интернет. Но, правда, у сотрудника должна быть электронная подпись.

По мнению разработчиков законопроекта, нововведение позволит оптимизировать работу кадровой службы и бухгалтерии. Одно лишь пока неясно — кому придется получать электронную подпись: сотруднику или работодателю. Известно только, что полученную ЭЦП сотрудники смогут использовать и для своих личных целей. Например, обращаясь в различные госструктуры.

Поэтому есть вероятность, что получать подпись придется самим гражданам. Какое решение будет принято окончательно, мы расскажем об этом».