Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы. Не подшита опись к заявке Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой

Главная / Квартира

Госзаказчик не может настаивать и на прошивке такой объемной заявки в виде единого пакета документов. Закон N 44-ФЗ не предполагает права устанавливать эти требования, указывает Минфин.

Если в заявке есть несколько отдельно прошитых томов, в каждом из них должна быть опись, напоминает ведомство.

Кроме того, том должен быть подписан участником или уполномоченным лицом и скреплен печатью при ее наличии.

Документ: Письмо Минфина России от 16.06.2017 N 24-05-08/37735

Текст письма Минфина России от 16.06.2017 N 24-05-08/37735

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

Министерство финансов Российской Федерации (далее - Минфин России), рассмотрев обращение по вопросу применения положений Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон о контрактной системе), сообщает следующее.

В соответствии с частью 4 статьи 51 Закона о контрактной системе все листы поданной в письменной форме заявки на участие в открытом конкурсе, все листы тома такой заявки должны быть прошиты и пронумерованы. Заявка на участие в открытом конкурсе и том такой заявки должны содержать опись входящих в их состав документов, быть скреплены печатью участника открытого конкурса при наличии печати (для юридического лица) и подписаны участником открытого конкурса или лицом, уполномоченным участником открытого конкурса. Соблюдение участником открытого конкурса указанных требований означает, что информация и документы, входящие в состав заявки на участие в открытом конкурсе и тома заявки на участие в открытом конкурсе, поданы от имени участника открытого конкурса и он несет ответственность за подлинность и достоверность этих информации и документов. Не допускается устанавливать иные требования к оформлению заявки на участие в открытом конкурсе, за исключением предусмотренных настоящей частью требований к оформлению такой заявки. При этом ненадлежащее исполнение участником открытого конкурса требования о том, что все листы таких заявки и тома должны быть пронумерованы, не является основанием для отказа в допуске к участию в открытом конкурсе.

Также положениями Закона о контрактной системе предусмотрено, что заявка на участие в открытом конкурсе может быть как подана в форме единого пакета документов, перечень которых установлен частью 2 статьи 51 Закона о контрактной системе, так и состоять из нескольких томов (частей), содержащих в себе указанные документы.

а) в форме единого пакета документов такая заявка должна содержать опись (также вшитую в такую заявку) входящих в ее состав документов, быть скреплена печатью участника открытого конкурса при наличии печати (для юридического лица) и подписана участником открытого конкурса или лицом, уполномоченным участником открытого конкурса;

б) состоящей из нескольких томов (частей), такая заявка должна содержать опись (вшитую в каждый том (часть) заявки) входящих в состав каждого тома (части) документов, каждый том (часть) должен быть скреплен печатью участника открытого конкурса при наличии печати (для юридического лица) и подписан участником открытого конкурса или лицом, уполномоченным участником открытого конкурса.

При этом требований о том, что заявка на участие в открытом конкурсе, состоящая из нескольких отдельно прошитых томов (частей), должна сшиваться дополнительно в единый пакет документов, а также содержать опись такого единого пакета документов, Законом о контрактной системе не предусмотрено.

Проведение конкурсов - это один из наиболее популярных конкурентных способов закупок в рамках контрактной системы. Вместе с тем конкурсная процедура в сравнении, например, с запросом котировок или электронным аукционом, требует больше времени и отличается некоторой сложностью.

Проведение конкурсов связано с множеством деталей и нюансов, которые вынуждены учитывать как заказчики, так и участники. В рамках статьи нами будет рассмотрен частный вопрос подготовки и рассмотрения заявки для участия в конкурсе, решения контрольных и судебных органов в отношении которого вызвали бурное обсуждение и далеко неоднозначную реакцию как среди участников, так и среди организаторов торгов.

Суть рассматриваемой проблемы сводится к тому, как правильно следует сшивать заявку на участие в конкурсе.

Требования 44-ФЗ к конкурсной заявке

Большинству неопытных в области госзакупок специалистов может показаться, что в данном вопросе все ясно и попросту не о чем спорить. На практике всё иначе – неверно прошитая заявка может стать причиной отстранения от участия.

Согласно части 4 закона о контрактной системе, листы непосредственно самой заявки и тома сопутствующих документов должны быть прошиты и пронумерованы. Кроме того, и заявка, и том должны иметь опись включенных в их состав документов, быть проштампованы печатью и подписаны участником.

При этом статья указывает, что отсутствие нумерации не может служить причиной для отказа в допуске к участию.

На практике требования данной статьи реализовывались с позиции того, что заявка не является чем-то самостоятельным, а представляет собой полный пакет всех необходимых документов, прошитых, пронумерованных и заверенных подписью и печатью, который при необходимости – например в случае большого объёма - может быть разделен на отдельные тома.

Такой подход в подавляющем большинстве случаев не вызывал споров и нареканий ни у заказчиков, ни у участников закупок ровно до тех пор, пока не появилось судебное решение, обозначившее позицию контрольных органов.

Позиция арбитражного суда относительно требований части 4 статьи 51 Закона № 44-ФЗ

Согласно мнению арбитражного суда Ставропольского края (Дело № А63-6369/2015 г. Ставрополь 08 октября 2015 года), разделив знаком «,» слова «все листы заявки» и «все листы тома такой заявки», Закон заостряет внимание на том, что это два юридически самостоятельных документа. Это же подтверждают требования о том, что заявка и том заявки должны включать в себя опись, быть подписаны и скреплены печатью.

По мнению судебного органа, статья 51 не содержит какого-либо непосредственного указания на то, что заявка и том заявки должны быть сшиты вместе.

К такому выводу можно прийти лишь если бы в качестве разделителя вместо знака «,» использовался союз «и».

Основываясь на подходе буквального толкования положений законодательства, арбитражный суд сделал заключение, что заявка и том заявки - это самостоятельные документы, которые прошиваются по отдельности и не предоставляются единым пакетом.

Выводы

Мы нередко становимся свидетелями того, как могут отличаться решения контрольных и судебных органов различных регионов при работе с аналогичными делами. Однако несмотря на то, что судебное решение вынесено органом краевого уровня, оно может учитываться в качестве судебной практики при рассмотрении аналогичных вопросов в других регионах.

Задача участника закупки состоит в подготовке заявки таким образом, чтобы она была допущена к участию. В контексте рассмотренной практики участник при подготовке заявки на участие в конкурсе может обезопасить себя от отстранения одним из двух способов.

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ АНТИМОНОПОЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Р Е Ш Е Н И Е № 463
03.06.2009 г. Екатеринбург

Комиссия Управления Федеральной антимонопольной службы по Свердловской области по контролю в сфере размещения заказов в составе:

Пушкарёвой М.В. - заместителя руководителя управления, Председателя Комиссии;

Шумковой М.Г. - ведущего специалиста-эксперта отдела контроля за размещением заказов, члена Комиссии;

Королевой Я.В. - специалиста 3 разряда отдела контроля за размещением заказов, члена Комиссии;

рассмотрев жалобу «ЗАО «Вектор-Бест-Урал» (ул. Старых Большевиков, 75, г. Екатеринбург, 620135) на действия заказчика в лице МУЗ «Центральная городская больница № 4», Единой комиссии по размещению заказов Администрации города Нижний Тагил, уполномоченного органа в лице Администрации города Нижний Тагил (ул. Балакинская, Больничный городок, г. Нижний Тагил, 622005) при размещении заказа путем открытого аукциона на поставку расходных материалов для анализаторов иммунологической лаборатории муниципального учреждения здравоохранения «Центральная городская больница № 4» в части наличия нарушений Федерального Закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (далее - Закон о размещении заказов),

в присутствии:

Единой комиссии по размещению заказов Администрации города Нижний Тагил главного специалиста отдела по размещению муниципального заказа управления муниципального заказа Администрации города Нижний Тагил Марковой И.Н. (доверенность от 02.06.2009 г. № 50-1357), и.о. начальника отдела по размещению муниципального заказа управления муниципального заказа Администрации города Нижний Тагил Шамарина С.Ю. (доверенность от 02.06.2009 г. № 50-1356),

представителя «ЗАО «Вектор-Бест-Урал» Старыгиной И.Ф. (доверенность от 02.06.2009 г. № 50-1356), Зарубина А.П. (представитель заявителя без доверенности),

УСТАНОВИЛА:

В Свердловское УФАС России поступила жалоба (вх. № 01-4671 от 29.05.2009) ЗАО «Вектор-Бест-Урал» на действия заказчика в лице МУЗ «Центральная городская больница № 4», Единой комиссии по размещению заказов Администрации города Нижний Тагил, уполномоченного органа в лице Администрации города Нижний Тагил при размещении заказа путем открытого аукциона на поставку расходных материалов для анализаторов иммунологической лаборатории муниципального учреждения здравоохранения «Центральная городская больница № 4» в части наличия нарушений Закона о размещении заказов.

О времени и месте рассмотрения жалобы стороны были уведомлены посредством факсимильной связи (исх. № 4009 от 01.06.2009).

Представитель заказчика с доводами жалобы не согласился и пояснил, что, информация о проведении открытого аукциона на поставку расходных материалов для анализаторов иммунологической лаборатории МУЗ "Центральная городская больница №4" была размещена на официальном сайте города Нижнего Тагила 22.04.2009 г. и опубликована в газете "Горный край" 24.04.2009 г. под № 28 (в соответствии с требованиями ч.1 ст.45 Федерального закона №94-ФЗ от 21.07.2005 г.) в извещении № AMGNT09108AA01 (№УЗ-110ат13-ИмЛ-03л - оригинальный номер заказчика).

Рассмотрение поступивших заявок проводилось с 10 часов 00 минут 15.05.2009 г. до 12 часов 00 минут 21.05.2009 г. Единой комиссией по размещению муниципального заказа согласно требований ч.ч. 2 и 2.2 ст. 35 Закона о размещении заказов. При этом подход к рассмотрению заявок всех участников (по всем лотам данного аукциона) у Единой комиссии был одинаков.

При рассмотрении заявки, поступившей от ЗАО "Вектор-Бест-Урал" (зарегистрирована под №1 13.05.2009 г. в 16:36) было выявлено, что прилагаемая опись присутствует в виде отдельного листа, не подшитого к заявке, т.е. комплекту документов, целостность которого она должна подтверждать.

В ходе обсуждения членами Единой комиссии данного несоответствия было принято единогласное решение об отказе в допуске к аукциону ЗАО "Вектор-Бест-Урал", руководствуясь следующим:

В составе прошитой заявки нет описи (нарушение ч.2.2 ст.35 Закона о размещении заказов и п.п. 4,5 ч.1 Информационного блока документации об аукционе (все листы заявки на участие в аукционе должны быть прошиты и пронумерованы). Заявка на участие в аукционе и том заявки на участие в аукционе должны содержать опись, входящих в ее состав документов, т.е.опись входит в состав заявки и следовательно должна быть подшита и составлять с ней единое целое.

Кроме того, при открытом аукционе процедура рассмотрения заявок на предмет их состава и комплектности согласно Закону о размещении заказов не предполагает ведение аудиозаписи и поскольку на данную процедуру отводится до 10 дней, то в условиях достаточно большого документооборота у Единой комиссии, в интересах самого участника для исключения возможности случайной утери не подшитой описи, обеспечить целостность и полноту заявки путем представления ее в подшитом виде, начиная с описи, входящих в ее состав документов. В противном случае, при утере не подшитой описи и выявления отсутствия (по каким-либо причинам) любого из документов в составе заявки вообще исключается возможность установления факта их присутствия при подаче заявки.

Все остальные участники данного аукциона (по другим лотам) подали заявки в полном соответствии с требованиями закона.

Ссылка заявителя на удобство не подшитой описи при сверке представленных в заявке документов по меньшей мере некорректна, как если бы существовали отдельно оглавления от основного содержания книг, пользовательских руководств и прочей документации.

Заслушав доводы сторон, проанализировав представленные материалы, Комиссия Свердловского У ФАС России пришла к следующим выводам:

22.04.2009 заказчик разместил на официальном сайте в сети «Интернет» извещение о проведении открытого аукциона на поставку расходных материалов для анализаторов иммунологической лаборатории муниципального учреждения здравоохранения «Центральная городская больница № 4». Вместе с извещением на официальном сайте в сети «Интернет» была опубликована документация об аукционе.

В п.п. 4, 5 ч. 1 Информационного блока документации об аукционе заказчик установил следующие требования к оформлению заявки на участие в аукционе: Заявка на участие в аукционе, том заявки на участие в аукционе должны содержать опись входящих в ее состав документов, быть скреплены печатью участника размещения заказа (для юридических лиц) и подписаны участником размещения заказа или лицом, уполномоченным таким

участником размещения заказа. Все листы заявки на участие в аукционе должны быть прошиты и пронумерованы, скреплены печатью участника размещения заказа и подписаны участником размещения заказа или лицом, уполномоченным таким участником размещения заказа. Данные требования соответствуют ч. 2.2. ст. 35 Закона о размещении заказов.

Согласно ч. 2.2. ст. 35 Закона о размещении заказов все листы заявки на участие в аукционе, все листы тома заявки на участие в аукционе должны быть прошиты и пронумерованы. Заявка на участие в аукционе и том заявки на участие в аукционе должны содержать опись входящих в ее состав документов, быть скреплены печатью участника размещения заказа (для юридических лиц) и подписаны участником размещения заказа или лицом, уполномоченным таким участником размещения заказа. Соблюдение участником размещения заказа указанных требований означает, что все документы и сведения, входящие в состав заявки на участие в аукционе и тома заявки на участие в аукционе, поданы от имени участника размещения заказа, а также подтверждает подлинность и достоверность представленных в составе заявки на участие в аукционе и тома заявки на участие в аукционе документов и сведений. Не допускается устанавливать иные требования, за исключением предусмотренных настоящей частью требований к оформлению заявки на участие в аукционе. При этом ненадлежащее исполнение участником размещения заказа требования о том, что все листы заявки на участие в аукционе и тома заявки на участие в аукционе должны быть пронумерованы, не является основанием для отказа в допуске к участию в аукционе.

21.05.2009 аукционная комиссия провела процедуру рассмотрения заявок на участие в открытом аукционе. В соответствии с протоколом от 21.05.2009 аукционной комиссией принято решение об отказе в допуске к участию в аукционе по лоту № 3 ЗАО «Вектор-Бест-Урал».

Действия членов аукционной комиссии, принявших решение об отказе в допуске к участию в аукционе участника размещения заказа - ЗАО «Вектор-Бест-Урал» являются законными и обоснованными, так как заявка ЗАО «Вектор-Бест-Урал» не соответствовала положениям документации об аукционе.

В соответствии с ч. 1 ст. 36 Закона о размещении заказов аукционная комиссия рассматривает заявки на участие в аукционе на соответствие требованиям, установленным документацией об аукционе, и соответствие участников размещения заказа требованиям, установленным в соответствии со ст. 11 Закона о размещении заказов.

На основании вышеизложенного, руководствуясь ст. 17, ст. 60 Закона о размещении заказов Комиссия,

РЕШИЛА: 1. Признать жалобу ЗАО «Вектор-Бест-Урал» необоснованной.

Процедура проходит на электронных торговых площадках. Все документы участник прикрепляет и заверяет в интерфейсе площадки. Большинство документов по первой и второй части оформляется в формате Microsoft Word. Нет необходимости распечатывать, подписывать и сканировать каждый документ в составе заявки.

Каждый документ в составе заявки нужно подписать электронной подписью:

Если торги по 44-ФЗ, то неквалифицированной.
Если торги коммерческие или по 223-ФЗ, то вид подписи зависит от требований площадки. В большинстве случаев требуется базовая квалифицированная подпись.

Документы, заверенные электронной подписью, юридически значимы и приравниваются к бумажному оригиналу с подписью и печатью. В том числе юридическую силу имеют электронные выписки из ЕГРЮЛ, заверенные квалифицированной электронной подписью налогового инспектора.

Запрос котировок

В соответствии с ч. 2 ст. 77 44-ФЗ заявку можно подать в письменной форме в запечатанном конверте или в форме электронного документа. Но возможность подавать котировочные заявки в электронном виде на ЕИС до сих пор не реализована. То есть по закону подать заявку на участие в запросе котировок можно только в бумажном виде. Участник закупки распечатывает подготовленные документы и заверяет их вручную.

Заявка от юридического лица

должность,
подпись,
ФИО полностью,
дата,
печать.

Заявка ИП или физического лица без образования ИП

подпись,
ФИО полностью,
дата,
*у ИП печать при наличии.

В котировках прошивать и нумеровать листы заявки не нужно. Сложите все документы в непрозрачный конверт формата А4 и отправьте по адресу, который заказчик указал в извещении. На конверте нужно указывать только информацию о закупке:

номер извещения,
наименование закупки,
дата и время вскрытия конвертов, указанные в документах закупки.

Открытый конкурс

Заявку на участие отправляют только в бумажном виде в запечатенном, непрозрачном конверте без сведений об участнике. На конверте указывают только информацию о закупке и адрес заказчика. Правила, по которым заверяют заявку, установлены в ч. 4 ст. 51 44-ФЗ:

Все листы заявки или ее отдельных томов должны быть прошиты и пронумерованы. Заявку прошивают с помощью дырокола, нитки и иголки.
Заявка на участие в открытом конкурсе и каждый том такой заявки должны содержать опись входящих в их состав документов. Этот лист должен быть первым в заявке или ее томах.
Заявку скрепляют печатью участника открытого конкурса при наличии печати (для юридического лица) и подписывают от лица участника или его уполномоченного представителя.

Во всех «бумажных» процедурах заложите время на доставку конверта заказчику. Если он находится в другом регионе, доставка может занять несколько дней. Даже такие службы экспресс-доставки, как EMS, DHL и PonyExpress, могут неделю доставлять корреспонденцию в отдаленные районы.

Как заверять копии?

В документах заявки поставщики предоставляют копии оригиналов устава, приказа о назначении на должность и т.д. В 44-ФЗ нет разъяснений, нужно ли заверять каждый лист отдельно или можно заверить весь документ одной печатью и подписью.

Лучше ориентироваться на требования заказчика, при необходимости подавать запрос на разъяснения и придерживаться одного универсального правила: заверять все листы, где есть пункты «печать и подпись». Проставьте там, где необходимо:

печать «копия верна» или напишите эту фразу ручкой, если нет печати,
дату,
должность,
подпись,
расшифровку ФИО,
печать организации.

Бумажная выписка из ЕГРЮЛ действительна, если на ней стоит печать налогового органа и подпись должностного лица.

Благодарим их за помощь в подготовке статьи Центр сопровождения торгов СКБ Контур. Специалистам Центра вы можете поручить подготовку сложных и срочных заявок.

Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

Обложки

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

стандартными
нестандартными
длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Опись – всему голова

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

наименование документа;
дату составления описи;
заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

Закрытое акционерное общество

«Восток»

Санкт-Петербург 00.00.0000

Опись документов

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Как пронумеровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

нумеруются именно листы, а не страницы;
опись нумерации не подлежит;
при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Ошибки в нумерации

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Как сшивать документы?

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.